Sommaire - Formations Saint Sernin

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TÉLÉNOTES – VADEMECUM DE L’ADMINISTRATEUR
Ce document décrit les grandes étapes de l’utilisation de Télénotes par l’administrateur de
l’établissement. Il n’aborde que les règles essentielles à une bonne pratique, et se nourrit de
l’expérience réelle des utilisateurs. Il est donc vivement recommandé de prendre le temps de
parcourir ce document qui vous fera gagner un temps précieux.
Pour le détail des fonctionnalités, vous pouvez vous reporter au manuel de l’administrateur
(http://www.telenotes.fr/pdf/manuel_administrateur.pdf).
Sommaire
1. CONFIGURATIONS DU NAVIGATEUR .................................................................2
2. EN DÉBUT D’ANNÉE..............................................................................................4
2.1 IMPORT INITIAL DES FICHIERS ÉLÈVES ET ENSEIGNANTS.......................................................4
2.2 PREMIÈRE CONNEXION...............................................................................................6
2.3 PREMIÈRES VÉRIFICATIONS.........................................................................................7
2.4 CRÉER DES MODÈLES DE RELEVÉS ET BULLETINS..............................................................8
2.5 FORMATION DES UTILISATEURS.....................................................................................9
2.6 COMMUNICATION DES IDENTIFIANTS ..............................................................................9
2.7 LA CRÉATION DES GROUPES......................................................................................10
3. EN COURS D’ANNÉE...........................................................................................11
3.1 NOUVEAUX ÉLÈVES ET MISE À JOUR DES DONNÉES ÉLÈVES...............................................11
3.2 NOUVEAUX PROFESSEURS ET REMPLAÇANTS..................................................................11
3.3 CHANGEMENT DE GROUPES ET DE CLASSES..................................................................11
3.4 ÉDITION DE RELEVÉS INTERMÉDIAIRES..........................................................................12
3.5 SUIVI DE LA SAISIE..................................................................................................12
3.6 VALIDATION DE LA PÉRIODE.......................................................................................12
3.7 COMMUNICATION AVEC LES UTILISATEURS.....................................................................12
3.8 PRÉPARATION DU CONSEIL DE CLASSE.........................................................................13
3.9 IMPRESSION ET SAUVEGARDE DES BULLETINS.................................................................13
4. EN FIN D’ANNÉE..................................................................................................14
4.1 NOTANET ............................................................................................................14
4.2 RÉSULTATS RÉCAPITULATIFS......................................................................................14
4.3 SAUVEGARDES .....................................................................................................14
Télénotes – v.2.3
Vademecum Administrateur
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Mise à jour : 02/10/08
@ CRDP d'Aix-Marseille
1. Configurations du navigateur
Télénotes est compatible avec les navigateurs Internet Explorer, version 6 et ultérieures et
Mozilla Firefox. Quelques réglages de votre navigateur sur le poste que vous utilisez le plus
souvent vous permettront une utilisation sans souci.
Déclaration comme site de confiance
Pour éviter des problèmes de configuration sans
toutefois modifier le paramétrage pour les autres
sites visités, nous vous conseillons de déclarer
Télénotes comme site de confiance :
1. lancez Internet Explorer (attention, il est
important de n’en n’avoir qu’une fenêtre Internet
Explorer d’ouverte).
2. Dans les menus d'Internet Explorer
sélectionnez le menu "Outils" puis "Options".
3. Une fenêtre de dialogue s'ouvre ; sélectionnez l'onglet "Sécurité" ;
4. cliquez sur l'icône verte "Sites de confiance" ;
3
4
6
5
5. vous obtenez l'écran ci-avant ; vérifiez que le niveau de sécurité pour cette zone est
Basse, sinon déplacez le curseur ;
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6. cliquez sur le bouton "Sites".
7. Une nouvelle fenêtre de dialogue s'ouvre.
Tapez https://aixm1.telenotes.fr dans le
champ "Ajouter ce site Web à la zone :".
8
7
8. Cliquez sur le bouton "Ajouter". Le nom du
site apparaît dans la fenêtre Sites Web.
9. Valider en cliquant sur Fermer.
9
10. Vous revenez à la page "Sites de confiance" ; vérifiez que le niveau de sécurité pour
cette zone est faible et validez les réglages en cliquant sur OK.
11. Fermez Internet Explorer puis relancez-le ;
connectez-vous à la page Télénotes de votre
établissement, un signe apparaît en bas à droite.
Désactivation des filtres anti pop-up
Télénotes utilise parfois des fenêtres pop-up que le navigateur peut bloquer. Vérifiez que le
bloqueur n'est pas activé (le navigateur vous propose alors de l'activer comme ci-dessous).
Votre barre d'outils Google ou votre pare-feu peuvent aussi bloquer ces fenêtres.
Utilisateurs de Freebox mode routeur
Un problème dû à Free empêche le bon
fonctionnement des menus déroulants.
1. Dans le menu d'Internet Explorer
Outils>Options Internet... sélectionnez cette
fois-ci l'onglet Connexions, puis cliquez sur
Paramètres réseau (même si vous n'êtes pas
en réseau).
2. Cochez les cases comme ci-contre et
entrez pour adresse proxy : proxy.free.fr et
pour le port : 3128. Cliquez sur OK.
3. Vous revenez à l'écran précédent ; validez
une nouvelle fois.
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2. En début d’année
2.1 Import initial des fichiers élèves et enseignants
Vous initialisez votre base Télénotes à partir des bases Sconet et STS de votre
établissement. Si votre établissement n'utilise pas Sconet, vous pouvez néanmoins importer
un fichier élève1 au format csv. Les données professeurs et élèves peuvent être modifiées
après l'import initial dans l'interface Télénotes, de plus, les données élèves, à part le NOET
et la classe, peuvent elles être mises à jour aussi à partir de la base Sconet au cours de
l'année, et les élèves manquants ajoutés.
Pour utiliser au mieux Télénotes, il est très important d'attendre que les services soient
renseignés, pour que l'attribution aux enseignants de leurs classes et leurs disciplines soit
automatique. Attendez aussi qu'aux élèves soient attribuées leur classe définitive.
1) Tout d'abord, enregistrez les 6 fichiers d'exportation sur votre disque dur ou sur une clé ;
dans Sconet, Accès Base Elèves,
avec la rubrique Exploitation > Exports xml >
Exports génériques,
exportez les fichiers :
Nomenclature,
Structures,
Elèves sans adresse,
Responsables avec adresse,
Communs ;
1
Utilisez alors l'adresse https://aixm1.telenotes.fr/import/csv/login.aspx pour faire votre importation.
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dans STSWEB, menu « Mise à jour », exportez le fichier Services.
2) Pour créer votre base Télénotes, vous avez simplement besoin d’un ordinateur connecté
à Internet, de ces fichiers, de votre code abonné et du mot de passe que le CRDP vous a
communiqués par mail fin septembre ou au moment de votre abonnement. Vous pouvez
recommencer l'opération tant qu'il n'y a pas de groupes créés dans votre base.
a) Vous vous connectez à l’adresse http://www.telenotes.fr/nouveau.
b) Pour chaque fichier requis, vous indiquez quel est le chemin de ce fichier en cliquant
sur le bouton « Parcourir... ». Vous validez en cliquant sur le bouton IMPORTER. Un
écran de résultat vous indique si l’importation s’est correctement déroulée2. Un
bouton vous permet de visualiser ou de sauvegarder la page de résultat (cf. 3.3
Premières vérifications p.7).
ATTENTION : ne revenez plus sur cette page http://www.telenotes.fr/nouveau. Vous
continuerez votre travail d'administrateur sur l'espace Administrateur accessible depuis la
page http://www.telenotes.fr .
2
L'échec de cette opération peut être dû à un problème sur les fichiers Sconet (fichiers zippés deux fois, élèves
ayant le même NOET, matière en double) ou à un mauvais choix de fichiers ; contactez-nous sur la boîte
[email protected] .
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2.2 Première connexion
Vous vous connectez avec le lien inclus dans
le mail contenant les codes, ou en passant
par le site www.telenotes.fr et en indiquant le
RNE de votre établissement. Vous pouvez
ajouter cette adresse à vos favoris.
Saisissez « Administrateur » dans le champ
identifiant et votre mot de passe : vous
accédez alors à votre espace Administrateur.
La zone centrale s'ouvre sur la rubrique
INFORMATIONS, qui contient éventuellement des
messages envoyés par les enseignants, les
CPE, les parents d’élèves ou l’éditeur de
Télénotes (Cf. manuel de l’administrateur,
chapitre 4 pour plus de précisions). Vérifiez
que vous n’avez pas de nouveau message
avant d’utiliser les fonctionnalités de
Télénotes.
ASTUCE : pour revenir à la page d’accueil et
consulter de nouveau vos messages, cliquez
sur le logo Télénotes.
Télénotes est organisé en rubriques et sous-rubriques ; les pavés colorés correspondent
aux rubriques, et les sous-rubriques correspondantes s'affichent dans le bandeau vertical à
gauche.
2. Quand vous cliquez sur ces
pavés colorés, les sousrubriques correspondant à la
rubrique choisie s'affichent à
gauche.
1. Ici figure le nom de l’établissement et
votre statut. Le lien DÉCONNEXION vous
permet de quitter la session en cours,
CHANGER DE MOT DE PASSE de personnaliser
vos paramètres de connexion.
3. Les sous-rubriques
apparaissent dans ce
bandeau vertical.
Certaines de ces sousrubriques proposent
plusieurs fonctions.
Cliquez sur ces sousrubriques ou sur une
fonction pour accéder à
l’écran correspondant.
4. La page correspondant à la
fonction choisie s'affiche et à
droite du titre, une icône ?.
Cliquez sur ce lien lors de vos
premières utilisations .
5. N'oubliez pas de cliquer
sur le bouton de validation
pour enregistrer votre travail.
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Dans la suite de ce document, la mention BASE DE DONNÉES > ELÈVES > MODIFICATION par exemple
signifiera que vous avez d’abord à cliquer sur le pavé de rubrique BASE DE DONNÉES, puis sur le
bouton de sous-rubrique ELÈVES, puis sur la fonction MODIFICATION de cette sous-rubrique.
Les messages d’alerte (confirmation de création, d’enregistrement, messages d’erreur)
sont systématiquement affichés sous le titre de la page. Pensez à vérifier que cette alerte,
affichée après chaque validation, ne comporte pas de message d’erreur.
En bas à droite, vous trouverez un lien « rapporter un bug » ; si vous rencontrez un
comportement de l'application qui vous semble anormal, cliquez sur ce lien pour nous
envoyer un message. Seul l'administrateur peut utiliser ce lien. Votre message sera traité
dans les 24h ouvrées. Ne nous téléphonez pas, le traitement des appels téléphoniques est
plus long. Cette adresse de messagerie est relevée par des techniciens ; l'adresse
[email protected] est relevée par des commerciaux dans un délai plus long.
2.3 Premières vérifications
AVERTISSEMENT : avant de distribuer les identifiants aux utilisateurs de Télénotes
(enseignants, Administration, CPE, parents d’élève), il convient de faire un certain nombre
de vérifications (vos fichiers Sconet peuvent être incomplets ou mal renseignés). Certaines
modifications (changement de classe, changement du nom d'une division) peuvent perturber
le bon fonctionnement de Télénotes si elles interviennent après la création des groupes.
– Vérifiez que l'affectation des enseignants (disciplines et classes) vous convient en
consultant la rubrique BASE DE DONNÉES > PROFESSEURS > MODIFICATION ; dans le cas contraire,
recommencez votre import une fois que le fichier services d'STS est correctement rempli.
– Quand des élèves n’ont pas de division attribuée dans Sconet, ils sont intégrés dans une
classe nommée « Aucune » dans Télénotes. Intégrez-les manuellement dans leurs
classes respectives (rubrique BASE DE DONNÉES > ELÈVES > MODIFICATION).
– Vérifiez le niveau des classes. Les niveaux sont utilisés par Télénotes pour, d'une part,
trier les listes de classes, et d'autre part, sélectionner les classes des niveaux 3e et
Terminale pour les fonctionnalités EPREUVES COMMUNES et NOTANET. Modifiez le cas échéant le
niveau affecté à une classe en utilisant la fonction BASE DE DONNÉES > CLASSE > MODIFICATION.
– Vérifiez la période affectée aux classes. Modifiez-la le cas échéant avec la fonction BASE
DE DONNÉES > CLASSE > MODIFICATION. Attention, les périodes ne sont pas récupérées de Sconet et
toutes les classes sont par défaut en trimestre. La durée des périodes n'est pas importante
pour Télénotes, seule compte le nombre. Les dates de début et de fin ne sont pas
nécessaires non plus (cf. Suivi de la saisie, p. 12).
– Vérifiez le nom des classes. Modifiez-les le cas échéant avec la fonction BASE DE DONNÉES >
CLASSE > MODIFICATION.
– Personnalisez les noms de disciplines pour les rendre plus explicites pour les parents,
en saisissant un nom long explicite qui sera utilisé dans le bulletin, et un nom court utilisé
dans les tableaux de synthèse et les graphiques. Utilisez la fonction BASE DE DONNÉES >
DISCIPLINES > MODIFICATION. Faites-le de préférence avant que les enseignants utilisent Télénotes.
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Pour créer une nouvelle discipline, utilisez la fonction BASE DE DONNÉES > DISCIPLINES > CRÉATION.
Pensez à l'affecter aux enseignants concernés et à l'ajouter au modèle de bulletin.
Si deux enseignants enseignent la même discipline pour les mêmes élèves, il peut être
intéressant d'avoir deux lignes sur le bulletin. Dans ce cas, créez une nouvelle discipline : en
effet, un élève ne peut avoir plusieurs lignes dans son bulletin avec la même matière. Par
exemple pour l'EPS, créez une discipline EPS 2 avec le menu BASE DE DONNÉES > DISCIPLINES >
CRÉATION et affectez-la au deuxième enseignant. L'élève aura deux lignes dans son bulletin
pour l'EPS : EPS et EPS2. Attention néanmoins, vous ne disposerez pas de la moyenne
pour ces notes, et pour les élèves passant le brevet, cela peut s'avérer bloquant (cf. p. 10).
– Attribuez les professeurs principaux aux classes en utilisant la rubrique BASE DE DONNÉES
> CLASSE > GESTION P.P. Cochez la case adéquate si vous autorisez l'enseignant à entrer
l'appréciation du conseil de classe (appréciation générale du bulletin).
2.4 Créer des modèles de relevés et bulletins
Par défaut, Télénotes génère des relevés et bulletins dans un format standard, avec la liste
des disciplines enseignées pour une classe donnée (et uniquement celles-là), dans l'ordre
dans lequel les groupes ont été créés. Toutefois, il est important de vous familiariser, dès le
début de l'année, avec les principes avec lesquels Télénotes en gère la mise en forme. En
effet ces modèles gèrent aussi les relevés qui apparaissent dans l'espace « Familles » ;
nous vous conseillons donc de définir les modèles avant que les enseignants, les CPE ou
les familles ne commencent à utiliser Télénotes.
À chaque classe est attribuée 3 modèles, un modèle d'en-tête, un modèle de corps, et un
modèle de bas de bulletin. Vous pouvez personnaliser ces modèles ou en créer de
nouveaux. Ensuite, vous les affecterez aux classes avec le menu BASE DE DONNÉES > MODELES >
AFFECTATION.
Le modèle d'en-tête fait appel aux informations relatives à votre établissement (adresse
mail, logo, etc.) complétées dans la rubrique BASE DE DONNÉES > ETABLISSEMENT. Le modèle de pied
vous permet de personnaliser la signature, d'inclure les vœux, etc.
Le modèle de corps contient les disciplines ; par défaut, Télénotes crée un modèle par
classe à l'import de la base et lui affecte cette classe. Ce modèle est commun au relevé et
au bulletin ; les coefficients sont utilisés dans les tableaux. Quand un groupe est créé, la
discipline est ajouté à ce modèle par défaut et au modèle en cours.
Par défaut, l'ordre des disciplines pour une classe est celui dans lequel sont créés les
groupes. Dans le modèle créé par défaut pour chaque classe, toutes les disciplines
enseignées dans une classe font partie d'un seul regroupement, le regroupement « Par
défaut » ; c'est un regroupement dont le nom n'apparaît pas sur le bulletin et qui ne crée pas
de colonne s'il est seul.
Puisque seules les disciplines pour lesquelles le groupe a une évaluation apparaissent dans
chaque bulletin, vous pouvez créer un seul modèle personnalisé pour toutes les classes de
votre établissement.
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Dans le modèle que vous créerez, vous pouvez utiliser le regroupement « Par défaut » , qui
n'apparaitra pas sur le bulletin mais qui vous permettra de personnaliser l'ordre des
disciplines. Vous pouvez créer par exemple, un regroupement « Lettres », qui rassemble les
disciplines littéraires, un regroupement « Sciences » pour les disciplines scientifiques, etc.
Procédure
1- Saisissez un nom pour le modèle de corps personnalisé, et cliquez sur CRÉER.
ATTENTION : vous devez créer le modèle AVANT de créer les regroupements
de ce modèle. Une fois le modèle créé, l'intitulé du lien passe de CRÉER à MODIFIER.
2- Le cas échéant, activez les cases choisies puis cliquez sur le lien VALIDER.
3- Renseignez le champ de saisie "Nom du regroupement" ; si un nom de regroupement est
déjà présent, cliquez auparavant sur NOUVEAU.
4- Cochez des disciplines dans la liste "Liste des disciplines", et cliquez sur l'icone "flèche
gauche"
pour insérer ces disciplines dans la liste "Disciplines du regroupement" (pour
supprimer une discipline de la liste, cliquez sur l'icone "flèche droite"
).
5- Modifiez le cas échéant l'ordre des disciplines en sélectionnant une discipline dans la liste
"Disciplines du regroupement" et en cliquant sur l'icone "flèche haute" pour remonter d'un
niveau dans la liste ou sur l'icone "flèche basse" pour descendre d'un niveau.
6- Validez la création de ce regroupement en cliquant sur le lien CRÉER situé à droite de la
liste "Regroupements". Un message signalant la création du regroupement apparaît.
Vous pouvez modifier la composition de ces regroupements ou les supprimer en utilisant les
liens MODIFIER et SUPPRIMER situés à droite de la liste « Regroupements »
2.5 Formation des utilisateurs
Pour que Télénotes soit rapidement et correctement utilisé et pour éviter tout travail superflu
à l'administrateur, il est indispensable qu’une formation soit dispensée avant la distribution
des codes à l’ensemble des utilisateurs de l’établissement. Le document « guide de
formation » d'une douzaine de pages peut servir de support pour cette séance
(http://www.telenotes.fr/pdf/guide_de_formation.pdf). On peut utiliser pour la présentation la
base de démonstration : https://demo.telenotes.fr, Identifiant : Professeur. On créera un
groupe, quelques évaluations et appréciations (voir ci-dessous).
Vous pouvez distribuer à cette occasion le document memo_prof.doc que vous trouverez à
l'adresse http://www.telenotes.fr/pdf/memo_prof.doc,prévu pour être imprimé en A4 rectoverso.
2.6 Communication des identifiants
Après les vérifications et la formation, vous pouvez imprimer et communiquer les identifiants
à l'administrateur faible, au CPE et aux enseignants que vous trouverez dans la rubrique
BASE DE DONNÉES > IDENTIFIANTS. Nous vous conseillons d'attendre la mi-trimestre pour
communiquer les identifiants aux familles, le temps que les enseignants aient saisi quelques
notes.
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2.7 La création des groupes
Au cours de la formation, vous devrez montrer aux enseignants comment créer un groupe,
puisqu'il doit le faire avant d'entrer des données de type évaluation ou appréciation.
Chaque enseignant crée ses groupes dans son espace ; l'administrateur peut aussi le faire
depuis son espace, cependant, nous ne le recommandons pas, pour éviter des erreurs de
saisie, et surtout pour que les enseignants s'approprient la notion de groupe.
Si l’administrateur gère les élèves par classe dans son espace, les enseignants, qu’ils aient
la responsabilité de classes entières ou non, travaillent dans leur espace uniquement avec
des groupes. Un groupe est un ensemble composé d’élèves éventuellement issus de
classes différentes, auquel est attaché une discipline et un enseignant. Si un enseignant a
les mêmes élèves dans deux disciplines différentes, il créera deux groupes.
REMARQUE : Télénotes calcule des indicateurs statistiques permettant de situer l'élève au
sein du groupe, il est donc important que les groupes correspondent aux groupes physiques
que l'enseignant a en face de soi. De plus, les évaluations étant assignées à des trimestres,
il faut donc arrêter les notes en même temps pour tous les élèves d'un groupe.
AVERTISSEMENT : attention, on ne peut pas inclure dans un groupe des élèves qui font
déjà partie d'un autre groupe dans la même discipline ; en effet, un élève ne peut avoir
plusieurs lignes dans son bulletin avec la même matière. Ces élèves apparaissent en grisé.
Si un élève a plusieurs enseignants dans la même discipline, vous pouvez soit créer une
nouvelle discipline (cf. p. 7) et alors il y aura deux lignes sur le bulletin et pas de note globale
(attention pour le brevet), soit créer un seul groupe, commun aux deux enseignants, pour
n'avoir qu'une ligne dans le bulletin avec la synthèse des notes et des appréciations.
Pour créer un groupe commun à deux enseignants, vous pouvez soit créer un enseignant
fictif avec les deux noms (Martin Dupont par exemple) avec la fonction BASE DE DONNÉES >
PROFESSEURS > CRÉATION et donner les codes aux deux enseignants, soit donner pour consigne
aux enseignants que l'un des deux (Martin par exemple) crée le groupe et mette le nom de
l'autre, Dupont, en commentaire dans son groupe pour qu'il s'affiche dans le bulletin.
Si les enseignants se partagent la classe en revanche, c'est-à-dire si aucun élève n'a les
deux enseignants, Télénotes gérera le cas automatiquement.
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3. En cours d’année
3.1 Nouveaux élèves et mise à jour des données élèves
Nous vous conseillons de mettre à jour votre base Télénotes à partir des fichiers Sconet
avec la fonction BASE DE DONNÉES > ELÈVE > MISE À JOUR, et BASE DE DONNÉES > RESPONSABLES LÉGAUX > MISE
À JOUR plutôt qu'à partir des fonctions CRÉATION ou MODIFICATION . Ainsi vos deux bases seront
cohérentes.
Commencez par mettre à jour les élèves pour intégrer les nouveaux élèves puis mettez à
jour les responsables légaux.
Dans Sconet, générez les deux fichiers ElèvesSansAdresse et ResponsablesAvecAdresse
comme indiqué p. 4 .
Utilisez la fonction BASE DE DONNÉES > ELÈVE > MISE À JOUR. pour ajouter les nouveaux élèves et
mettre à jour les informations (nom, prénom, date de naissance, options, ...) et les NONAT
des autres élèves ; on vous demande le fichier ElèvesSansAdresse.
Utilisez la fonction BASE DE DONNÉES > RESPONSABLES LÉGAUX > MISE À JOUR. pour mettre à jour les
adresses ; on vous demande le fichier ElèvesSansAdresse.
On ne peut pas changer un élève de classe, ou mettre à jour son NOET.
Vous pouvez néanmoins ajouter manuellement un élève à votre base de données
Télénotes, avec la fonction BASE DE DONNÉES >ELÈVE > CRÉATION. Quand vous ajoutez
manuellement un élève, vous pouvez mettre un NOET et un NONAT(INE) fictifs, qui ne
soient pas déjà utilisés par un de vos élèves.
IMPORTANT : dans ce cas, avant de faire une mise à jour de la base Sconet avec la
fonction BASE DE DONNÉES>ELÈVE>MISE À JOUR, il vous faudra mettre le bon NOET avec la fonction
BASE DE DONNÉES>ELÈVE>MODIFICATION pour éviter d'avoir un doublon. Le NOET est un numéro
académique que vous trouverez dans la fiche Sconet de l'élève (N° Interne, 4 ou 5 chiffres).
3.2 Nouveaux professeurs et remplaçants
Attention, la suppression d'un enseignant fait disparaître toutes ses données d'autre part,
pour qu'un élève conserve ses statistiques des trimestres précédents, il doit rester dans le
même groupe. Si un enseignant change en cours d'année, changez le nom, le prénom de
l'enseignant avec la fonction BASE DE DONNÉES > PROFESSEURS > MODIFICATION et créez un nouveau
mot de passe que vous donnerez à son successeur, qui conservera ainsi toutes les
données.
3.3 Changement de groupes et de classes
Attention,
– quand un élève change de groupe ses évaluations précédentes n'apparaissent plus ;
– quand un élève change de classe il est supprimé de tous ses groupes.
Sauvegardez les bulletins avant de faire ces opérations.
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3.4 Édition de relevés intermédiaires
Vous pouvez en cours de trimestre éditer des relevés de notes intermédiaires. Sur ces
relevés figurent la période courante (par exemple : trimestre 2), et la date d’impression.
Vous pouvez éditer autant de relevés que nécessaire. Puisque ces relevés sont
automatiquement mis à jour à chaque nouvelle saisie de notes, ils constituent un état
complet des résultats des élèves à un moment donné, et peuvent notamment être utilisés
par les enseignants lors des rencontres avec les parents d’élève.
ATTENTION : les données d’absences issues de Sconet étant intégrées dans les relevés, il
faut les importer avant l’édition des relevés.
3.5 Suivi de la saisie
Plusieurs outils sont à votre disposition pour suivre le travail des utilisateurs.
– La création des groupes et la saisie des notes peut être contrôlée par classe, par discipline
ou par professeur depuis les fonctions de recherche de la rubrique BASE DE DONNÉES ( > CLASSES >
MODIFICATION ; > DISCIPLINES > LISTE DES GROUPES ;> PROFESSEURS > LISTE DES GROUPES ) ; la saisie des notes
peut aussi être suivie par classe en consultant les notes NOTES > TABLEAUX DE NOTES. Attention, il
est possible que les enseignants n'aient pas rentré de notes mais leur moyenne directement
dans le bulletin.
– Le remplissage des bulletins (notes et appréciations) peut être suivi par la sous-rubrique
BULLETINS > REMPLISSAGE ; vous pouvez aussi consultez les notes seules dans la sous-rubrique
BULLETINS > TABLEAUX TRIMESTRIELS.
Quand un enseignant a enregistré tous ses bulletins avec une note et une appréciation pour
chaque, la couleur devient verte. Il peut revenir sur ses bulletins tant que vous ne passez
pas au trimestre suivant avec la rubrique BULLETINS > PÉRIODE EN COURS .
3.6 Validation de la période
Quand les bulletins sont finalisés, verrouillez-les et passez à la période suivante avec la
sous-rubrique BULLETINS > PÉRIODE EN COURS. C'est la période ouverte à la saisie pour les bulletins.
De plus, c'est la période proposée par défaut aux enseignants pour entrer leurs notes,
même s'ils peuvent en choisir une autre.
REMARQUE : les données d’absences Sconet, les données B2i et l'appréciation générale
qui vont figurer sur les bulletins, doivent être saisies avant qu’une période soit validée.
3.7 Communication avec les utilisateurs
La rubrique communication vous permet de communiquer avec tous les types d’utilisateurs
de manière simple et instantanée. L’outil proposé vous permet d’insérer un message dans la
page d’accueil des utilisateurs de Télénotes.
Vous pouvez ainsi envoyer un message à un enseignant (l’avertir de l’insertion d’un élève
dans une classe, de l’imminence d’un conseil, etc.), à tous les enseignants d’une classe, aux
familles, individuellement ou par classe. Les enseignants et les parents peuvent aussi
communiquer si les enseignants l'autorise.
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3.8 Préparation du conseil de classe
Plusieurs outils sont à votre disposition pour préparer ce conseil.
- Les enseignants apporteront le récapitulatif des notes et appréciations qu'ils ont rempli sur
les bulletins.
- Vous pourrez apporter des copies du tableau de synthèse de la classe, disponible sur votre
espace (BULLETINS > TABLEAUX TRIMESTRIIELS) et sur celui des enseignants. Si un professeur est
absent est n'a pas rempli ses bulletins, vous pourrez retrouver ses notes avec NOTES >
TABLEAUX DE NOTES.
- Vous pouvez rétroprojeter des informations pendant le conseil de classe, en générant un
pdf avec la fonctionnalité BULLETINS > CONSEIL DE CLASSE. Ainsi, vous n'avez pas besoin d'une
connexion internet dans la salle où se passe le conseil et vous n'êtes pas tributaire des
aleas du réseau.
3.9 Impression et sauvegarde des bulletins
L’opération d’impression dure en moyenne 2 à 3 minutes par classe, en fonction du trafic et
de la qualité de la connexion. Une bonne pratique consiste à se ménager un délai
raisonnable (par exemple de deux jours) entre la date de fermeture de la période
communiquée aux utilisateurs (enseignants et CPE) et la date d’impression des bulletins.
Dans la mesure où le service en ligne Télénotes est le plus souvent disponible, une
confiance excessive peut s’installer et faire disparaître les réflexes de prudence inhérents à
ce type de solution (problème de réseau interne, lenteur de connexion, indisponibilité
temporaire du service).
D'autre part, il est indispensable de sauvegarder les bulletins envoyés aux familles ou d'en
garder une copie papier. En effet, la validation est réversible, les modifications de mise en
forme affectent tous les bulletins, et un élève qui change de groupe perd ses informations.
IMPORTANT : nous vous invitons d'abord à clôturer la période, puis à sauvegarder
systématiquement les bulletins par classe juste avant l’impression trimestrielle (rubrique
BULLETINS > EDITION DES BULLETINS, lien SAUVEGARDER), et à les imprimer en utilisant les fichiers
sauvegardés plutôt que le lien IMPRIMER. Ainsi, vous pouvez imprimer hors connexion, et vous
êtes certains de disposer d’une sauvegarde correctement archivée pour chaque classe.
REMARQUE : la mise en page des bulletins dépend des paramètres choisis dans la
rubrique BASE DE DONNÉES > MODÈLES (cf. chapitre précédent).
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4. En fin d’année
4.1 Notanet
La rubrique Notanet de Télénotes vous permet de générer un fichier de données importable
dans l’application Notanet et des fiches brevet.
- Établissez au préalable la correspondance entre les disciplines de votre établissement et
les matières du contrôle continu du brevet avec le menu DISCIPLINES.
- Attribuez les séries de brevet pour chaque classe de 3e.
- La sous-rubrique NOTANET>SAISIE MANUELLE vous permet de changer manuellement les
moyennes des élèves de 3e de l'année en cours. Les données saisies se substituent à celles
calculées automatiquement par Télénotes dans les fiches brevet et dans l'export des 3e. Les
enseignants ont accès aussi à cette fonctionnalité pour leur groupe.
- La sous-rubrique NOTANET>EXPORTATION vous permet de constituer un fichier que vous utiliserez
sur le serveur ocean/notanet, afin d’exporter en bloc les données des élèves qui passent le
brevet.
REMARQUE : les données ne sont pas importées directement (vous avez un mot de
passe fourni par le rectorat pour vous connecter au site ocean qui contient
l'application Notanet). Vous pouvez donc utiliser cette fonctionnalité plusieurs fois
avant de décider de faire l'importation ; ocean vous permet aussi de recommencer
l'importation.
- La sous-rubrique NOTANET>FICHES BREVET vous permet de générer un fichier pdf de vos fiches
de brevet pour vos classes de 3e.
4.2 Résultats récapitulatifs
Chaque enseignant a accès à un récapitulatif de ses notes dans son espace, le carnet de
notes.
4.3 Sauvegardes
Assurez-vous que vous avez bien sauvegardé les bulletins des trois trimestres avec la
rubrique BULLETINS>EDITION et les fiches brevet des 3e.
ATTENTION : légalement, le CRDP ne peut conserver vos données plus d’une année.
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