Guide de formation - College Jean Renoir Bourges

TÉLÉNOTES – GUIDE DE FORMATION
Ce document propose un canevas à une formation rapide des professeurs.
Lors de cette formation, si votre base n'est pas encore prête, vous pouvez utiliser la base
démonstration https://demo.telenotes.fr avec l'identifiant Professeur et le mot de passe
demo.
Pour le détail des fonctionnalités disponibles pour les professeurs, vous pouvez vous
reporter au manuel des professeurs (http://www.telenotes.fr/telenotes_manuel_prof.pdf).
Télénotes – v.2.2
Guide de formation
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TABLE DES MATIÈRES
Table des matières
1.PRÉSENTATION GÉNÉRALE................................................................................. 3
1.1UTILITÉ................................................................................................................... 3
1.2PARAMÈTRES UTILES.................................................................................................. 3
1.3HÉBERGEMENT DES DONNÉES....................................................................................... 3
2.NAVIGATION DANS L’INTERFACE........................................................................ 4
2.1INFORMATIONS.......................................................................................................... 4
2.2ORGANISATION DE L'INTERFACE..................................................................................... 4
2.3MESSAGES D'ALERTE.................................................................................................. 5
3.GRANDES ÉTAPES DE L'UTILISATION................................................................ 5
3.1CRÉER UN GROUPE.................................................................................................... 5
3.2CRÉER UNE ÉVALUATION............................................................................................. 6
3.3SAISIR LES APPRÉCIATIONS DE BULLETIN.......................................................................... 7
3.4VALIDER UN GROUPE.................................................................................................. 8
3.5COMMUNIQUER......................................................................................................... 8
4.CONSEILS GÉNÉRAUX AUX PROFESSEURS...................................................... 8
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1. Présentation générale
Une présentation générale des avantages de Télénotes et de son niveau de sécurité
pourront vaincre les réticences de certains professeurs.
1.1 Utilité
Télénotes a plusieurs avantages pour le professeur :
– un carnet de notes électronique : Télénotes calcule automatiquement les moyennes,
avec possibilité de coefficienter les évaluations, d'utiliser des échelles personnalisées et de
créer des recueils,
– des outils pour gagner du temps : des tableaux de synthèse de ses notes et
appréciations, des statistiques type livret scolaire, des listes vierges ;
– un accès facilité aux résultats des élèves dans les autres disciplines : des tableaux de
synthèse et des graphiques pour être informé rapidement de l’évolution des résultats des
élèves dont on est professeur ou professeur principal ;
– une plus grande souplesse dans la saisie des appréciations de bulletins : plus
d’embouteillages en salle des professeurs, plus de classeur papier qui disparaît, et la
possibilité de saisir ses appréciations depuis chez soi, quand on l’a choisi…
1.2 Paramètres utiles
Pour accéder à Télénotes, il faut :
– un ordinateur relié à Internet (connexion type ADSL recommandée) et un navigateur
(Internet Explorer version 7 ou FirefoxMozilla version 2) ;
– l'adresse de connexion :http://www.telenotes.fr/ et le code d’accès établissement (3 chiffres
maximum), ou la longue adresse directe enregistrée au préalable dans ses propres favoris ;
– un identifiant et un mot de passe personnels. Seul l'établissement est habilité à le délivrer.
Sensibilisez les professeurs au problème du hameçonnage : il ne faut jamais accéder à un
site sensible (banque, notes) à partir d'un lien obtenu dans un mail, ni par les favoris d'un
poste établissement ; éventuellement, on peut vérifier que l'adresse commence par
https://aixm1.telenotes.fr .
1.3 Hébergement des données
Les données de l’établissement sont hébergées sur des serveurs professionnels en dehors
de l’établissement ; seuls des membres du CRDP d'Aix-Marseille sont habilités à effectuer
des maintenances sur ces serveurs. Les données de ces serveurs sont archivées
complètement chaque nuit.
Dès qu’un lien de validation est cliqué (par exemple : ENREGISTRER LES MODIFICATIONS), les données
saisies sont enregistrées sur le serveur. Il n’y a donc pas à craindre de perte de données,
sauf dans le cas où on saisit des données dans un champ (par exemple les notes des élèves
d’une classe), en oubliant de valider globalement la saisie avant de quitter l’écran de saisie.
Il faut vérifier que la page a été rafraîchie et qu'un message de confirmation est affiché sous
le titre de la page (cf. « messages d'alerte », p. 5) ; les messages d’avertissement qui
indiquent qu’une saisie n’a pas pu être enregistrée (par exemple si un format de date est
incorrect) sont systématiquement affichés en rouge. Si certaines données n'apparaissaient
plus, cela peut être dû à une configuration de l'administrateur de l'établissement (modèle de
bulletin par exemple) ; le professeur pourra contacter son administrateur pour faire
réapparaître les données.
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Télénotes est conçu de manière à ce que toute donnée saisie et enregistrée puisse être
modifiée ultérieurement par l’utilisateur. On peut donc ajouter, modifier ou supprimer des
données, en utilisant la fonction « Modification » de la sous-rubrique courante.
2. Navigation dans l’interface
2.1 Informations
Quand vous vous connectez à votre espace, la zone centrale s'ouvre sur la rubrique
INFORMATIONS, qui contient éventuellement des messages envoyés par l’administrateur, les CPE
ou les parents d’élèves avec le menu COMMUNICATION. Vérifiez que vous n’avez pas de nouveau
message avant d’utiliser les fonctionnalités de Télénotes.
Pour revenir à la page d’accueil
et consulter de nouveau vos
messages, cliquez sur le logo
Télénotes.
2.2 Organisation de l'interface
Télénotes est organisé en rubriques et sous-rubriques ; les pavés colorés correspondent aux
rubriques, et les sous-rubriques correspondantes s'affichent dans le bandeau vertical à
gauche.
3.
Les
sous-rubriques
apparaissent
dans
ce
bandeau
vertical.
Leur
nombre
et
leur
intitulé
dépendent de la rubrique
choisie. Certaines de ces
sous-rubriques
proposent
plusieurs fonctions. Cliquez
sur ces sous-rubriques ou sur
une fonction pour accéder à
l’écran correspondant.
2. Quand vous cliquez sur ces
pavés colorés, les sousrubriques correspondant à la
rubrique choisie s'affichent à
gauche.
1. Ici figure le nom de
l’établissement et votre statut.
Le lien DÉCONNEXION vous
permet de quitter la session
en cours, CHANGER LES MOTS DE
PASSE de personnaliser vos
paramètres de connexion.
4. La page correspondant à la
fonctionnalité choisie s'affiche.
Le titre de la page rappelle la
fonctionnalité ; à droite de ce
titre, un lien AIDE. Cliquez sur
ce lien pour obtenir les
informations nécessaires pour
utiliser
au
mieux
la
fonctionnalité surtout lors de
vos premières utilisations de
Télénotes.
5. N'oubliez pas de cliquer sur
le lien VALIDER pour enregistrer
votre travail.
Consultez systématiquement l'aide en ligne lors de vos premières utilisations de Télénotes.
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2.3 Messages d'alerte
Les messages d’alerte (confirmation de création, d’enregistrement, messages d’erreur) sont
systématiquement affichés sous le titre de la page. Pensez à vérifier que cette alerte,
affichée après chaque validation, ne comporte pas de message d’erreur.
3. Grandes étapes de l'utilisation
Les menus disponibles pour le professeur sont : GROUPES, NOTES, BULLETINS, SYNTHÈSES, NOTANET et
COMMUNICATION.
Il est important de comprendre la signification des concepts fondamentaux autour desquels
Télénotes est organisé, en particulier la notion de groupe. Un groupe peut être identique à
une classe, ou être un ensemble constitué d’élèves issus de classes différentes (cf. EPS,
Anglais, etc.), voire de niveaux différents, auquel est attaché une discipline et un
professeur. Un professeur ayant les mêmes élèves dans deux disciplines différentes doit
créer deux groupes, un pour chaque discipline.
Quand ils saisissent des données (notes, appréciations, etc.), les professeurs travaillent
dans Télénotes avec des groupes, qu’ils aient les élèves en classe entière ou non. En
revanche pour la consultation des données, ils sélectionnent des classes pour afficher des
résultats.
3.1 Créer un groupe
La première étape de l’utilisation de Télénotes pour les professeurs est donc la création des
groupes ; ils ne peuvent pas commencer à saisir des notes ou des appréciations tant que les
groupes ne sont pas créés. C'est une opération qu'ils n'auront à effectuer qu'une fois, au
début de l'année scolaire. Ils pourront être amenés en revanche à ajouter des élèves.
Utilisez la rubrique GROUPES > CRÉATION de l'espace du professeur pour créer un nouveau
groupe. Cette rubrique existe aussi dans l'espace administrateur.
1. Saisir un nom pour ce nouveau groupe.
CONSEIL : attirez l'attention sur le fait qu'un groupe Télénotes n'est pas seulement
un groupe d'élève, mais qu'il s'agit d'un ensemble d'élève auquel est attaché une
discipline et un professeur. En conséquence, il y a autant de groupe en 4e3 que
d'enseignements, et, même si le professeur ne voit qu'un groupe, le sien,
l’administrateur Télénotes voit tous les groupes de 4e3 ; il peut être utile à ce momentlà de définir une convention de nommage, comme « 43 EPS » plutôt que
« quatrième 3 ».
2. Choisir la discipline correspondant au groupe.
ATTENTION : si le professeur a les élèves dans deux disciplines différentes, il doit
créer deux groupes, un pour chacune des deux disciplines.
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3. Sélectionner la classe ou une des classes devant servir à constituer le groupe. Seuls
apparaissent les élèves n'étant pas encore inscrits dans cette discipline, les autres étant
grisés.
4. Cliquer sur les élèves de cette classe devant être insérés, puis sur « AJOUTER LES
SÉLECTIONNÉS » ; les élèves apparaissent dans la colonne « constitution du groupe ».
ÉLÈVES
ATTENTION : il convient de n'ajouter que ses élèves, car ils ne sont plus
« disponibles » pour les autres professeurs.
5. Répéter les points 3 à 4 pour chaque classe concernée.
6. En bas de l’écran, cliquer sur le bouton « CRÉER LE GROUPE ». Attention, le groupe ne sera
pas créé si vous oubliez de cliquer sur ce lien ; par exemple, si vous cliquez sur un autre
bouton de rubrique sans avoir validé, vous devrez recommencer.
MISES EN GARDE : - si deux professeurs ont le même élève dans la même discipline, il
doivent prendre contact avec leur administrateur ;
- les groupes sont constitués pour toute l'année ;.
- quand un élève arrive dans une classe, l'administrateur l'ajoute à la classe et prévient les
professeurs : chaque professeur concerné devra l'ajouter manuellement à son groupe avec
la rubrique « GROUPES > MODIFICATION », en sélectionnant la classe et en cochant l'élève. Les
professeurs peuvent aussi modifier le nom et la discipline du groupe ; l'administrateur peut
en plus modifier le professeur.
3.2 Créer une évaluation
Une fois les groupes créés, on peut commencer à saisir des résultats d'évaluations ; ce sont
le plus souvent des notes de devoir, à la maison ou en classe, mais il peut s’agir d’autres
types de production donnant lieu à une note : exposés, dossiers, etc. Les évaluations
peuvent être affectées d'un coefficient et regroupées dans un recueil. L'échelle peut être de
1 à 100.
Le menu SYNTHÈSES permettra au professeur de suivre ces résultats dans les autres
disciplines : relevés de notes intermédiaire, bulletins, tableau de synthèse de la classe. Les
notes apparaitront donc dans l'espace des collègues, et aussi éventuellement dans l'espace
des familles.
REMARQUE : on peut insister sur l'intérêt de saisir les évaluations au fur et à mesure
que l'on communique les notes aux élèves ; ainsi, les collègues et éventuellement les
parents d’élèves peuvent suivre l’évolution des résultats des élèves.
On peut créer quelques évaluations pour l'exemple avec la rubrique NOTES > EVALUATIONS >
CRÉATION.
a) Créer une évaluation simple
Par exemple, notation sur 20, coefficient 1, sans information optionnelle.
1. Sélectionnez le groupe concerné.
2. Vérifiez que la période est correcte, sinon, sélectionnez-la. La période affichée est la
première période non validée/verrouillée.
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3. Donnez un nom à cette évaluation.
4. Saisissez des notes (de 0 à 20 avec éventuellement une décimale, ou AB, DI, NN)
REMARQUE : on peut remplir ou modifier ultérieurement certaines notes.
4. Enregistrez cette série de notes en cliquant sur « CRÉER CETTE ÉVALUATION ».
b) Consulter le carnet de notes
Utilisez la rubrique NOTES > CARNET DE NOTES pour visualiser l’ensemble des évaluations créées.
c) Créer une évaluation personnalisée
Par exemple, notation sur 50, coefficient 4.
1. Sélectionnez le groupe concerné.
2. Donnez un nom à cette évaluation.
3. Choisissez une échelle de note sur 50.
4. Télénotes propose 2,5 comme coefficient, changez-le par 4.
5. Saisissez les dates caractéristiques de l’évaluation et un commentaire.
6. Saisissez des notes (sur 50, ou AB, DI, NN).
7. Enregistrez cette série de notes en cliquant sur « CRÉER CETTE ÉVALUATION ».
Consultez à nouveau le carnet de notes. Les évaluations sont ramenées automatiquement
sur 20, mais vous pouvez afficher l’échelle de notation d’origine en cliquant sur le bouton
« NOTES D’ORIGINE ». De même, pour une évaluation sur 10, Télénotes vous proposera un
coefficient ½ ; cette note comptera donc comme une évaluation sur 20 mais de coefficient ½.
d) Modifier une évaluation
Utilisez la rubrique NOTES>EVALUATIONS>MODIFICATION pour modifier certains paramètres ou
certaines notes.
e) Créer un recueil
Un recueil permet de regrouper certaines évaluations sous un intitulé et un coefficient
commun. Vous pouvez par exemple créer un recueil « oral » et un recueil « écrit », et
affecter un cœfficient différent à ces recueils. Vous pourrez afficher le détail de ces résultats
dans la case appréciation du bulletin. Pour le détail de l’utilisation de cette fonctionnalité,
notamment le calcul de la moyenne dans ce cas, consulter l'aide en ligne.
3.3 Saisir les appréciations de bulletin
Une fois la période terminée, il faut saisir les appréciations dans le menu BULLETINS : cette
saisie consiste simplement, pour chaque élève d’un groupe, à entrer une appréciation, à
vérifier la moyenne attribuée à l’élève (on peut modifier manuellement cette moyenne si on le
souhaite), et à enregistrer. Utilisez la rubrique BULLETINS > SAISIE pour enregistrer les
appréciations de bulletins.
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1. Saisissez une appréciation dans le champ correspondant.
2. Cliquez sur « ENREGISTREZ LE BULLETIN ». Vous passez automatiquement à l’élève suivant.
a) Modifier une appréciation
1. Sélectionnez l’élève dont vous voulez modifier l’appréciation ;
2. cliquez sur « ENREGISTREZ LE BULLETIN ».
b) Modifier une moyenne
1. Sélectionnez l’élève dont vous voulez modifier la moyenne ;
2. saisissez la moyenne manuellement ;
3. cliquez sur « ENREGISTREZ LE BULLETIN ».
c) Insérer automatiquement des notes
Pour insérer automatiquement des notes d’évaluation en début d’appréciation pour toute la
classe, il suffit de sélectionner les évaluations et de cliquer sur les cases à cocher
correspondantes.
ATTENTION : quand vous insérez des évaluations dans l’appréciation, la longueur
maximale de l’appréciation est diminuée d’autant.
3.4 Valider un groupe
Les professeurs peuvent valider un groupe avec la rubrique BULLETINS>VALIDATION., pour indiquer
à l'administrateur qu'ils ont fini, et pour afficher dans les listes le trimestre suivant par défaut.
Attention, pour modifier les professeurs auront besoin de contacter leur administrateur. Les
professeurs doivent aussi savoir que l'administrateur peut verrouiller la classe. Profitez de
cette séance pour choisir un mode de fonctionnement.
3.5 Pavé Communication
On peut à tout moment communiquer avec les CPE, l’administrateur Télénotes de
l'établissement ou les parents d’élèves de ses classes si on a coché la case adéquate.
4. Conseils généraux aux professeurs
Il est recommandé de présenter succintement sur le site www.telenotes.fr la documentation
du professeur et la faq. On finir la séance en rappelant ces 3 conseils :
– Apportez un soin particulier à la création des groupes, en vérifiant soigneusement la
composition de chaque groupe, et en signalant à l'administrateur tout groupe inutile.
– Pensez à valider vos saisies en cliquant sur le lien ou le bouton de validation : si vous
quittez la rubrique en cours sans avoir validé la saisie, vos données seront perdues. Prenez
le temps de lire les messages de confirmation et d’avertissement.
– Consultez systématiquement l'aide en ligne et les documents d'aide de www.telenotes.fr .
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