Occupational Therapist Services Page 7 – 2.1.1
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Question and Answer – Document #4 th Date: December 16 , 2013 RFP Reference number: 1000154130 Closing Date: January 7 , 2014 Closing Time and Time Zone: 14:00 EST Project Title: Occupational Therapist Services th Français à suivre To All Bidders: This is to advise all bidders of a question and answer pertaining to this Request for Proposal. Question #11: Page 7 – 2.1.1 Stated “Review applications requesting funding for oxygen and respiratory equipment and supplies” – Can you please clarify that the use of oxygen is about how it impacts mobility and activities of daily living. Answer #11: Please excuse this error in the English version of the RFP. The correct words in Item 2.1.1 to replace funding for oxygen and respiratory equipment and supplies are funding for mobility equipment and supplies Question #12: Page 8 – Can we see a copy of the Consultant Recommendation form provided by the NIHB MS & E Review Centre? Answer #12: The recommendation report template will be provide to the winning bidder contractors and consultants. The Project Authority and Departmental Representative will provide upon the commencement of the Contract up to a half day teleconference with each of the Contractors to familiarize the Contractors’ resources with the current workload and types of files that will need to be reviewed. Question #13: Page 10 – 3.4 Location of Work – on average what percentage of work might require the OT to travel to the NIHB Medical Supply and Review Centre? Answer #13: Cases to be reviewed will be sent to the consultant at his/her own place of business from the NIHB MS&E Review Centre. The work is expected to be performed at the Contractor’s site. Please see the special requirements identified in Article 3.6 for this work. Question #14: Page 14 – Can you please clarify the the statement 7.1.1 “You are invited to submit 4 (four) written copies in either official language of both the Technical and Cost Proposals. Your proposal must be structured in the following manner: One (1) covering letter 4 copies of the technical proposal 1 copies of the cost/Price Proposal, contained in a separate sealed envelope The first statement implies 4 copies of everything and the following directions as per above are slightly contradictory. Can you please clarify exactly what you are expecting. Is the latter more accurate? Do you only want 1 copy of the Cost/Price Proposal in a separate envelope or do we hand in 4 copies of everything? Answer #14: One (1) cover letter, four (4) copies of the technical proposal and one (1) cost proposal in a separate sealed envelope are required. Question #15: Is there a cap (limit) on how many hours of work can be billed per job (review request)? Answer #15: The OT consultants and the NIHB nurse reviewer take on average 20-60 minutes to review a mobility and/or a transfer equipment request from an MS&E provider for an NIHB client. Please refer to section 2.4 for an explanation of the Method and Source of Acceptance: The Departmental Representative or her delegate will monitor the Contractor’s Occupational Therapist recommendations for consistency of application to the NIHB Program criteria and guidelines. The provision of the professional advice and the training requirements will be monitored by the Departmental Representative and measured against work of similar nature performed by other professional resources. Any discrepancies will be identified in writing to the Contractor and corrective action will be undertaken in a manner and against a schedule by both parties. Question #16: We only received a hard copy of the RFP document. We did not receive a soft copy of the document. Therefore is it your expectation that documents are filled out in hand writing? Can we have soft copy of the forms? Answer #16: A soft (Word) version of the RFP can be sent electronically by request ALL OTHER TERMS AND CONDITIONS OF THE REQUEST FOR PROPOSAL REMAIN UNCHANGED. Question et réponse– Document #3 Date : 16 décembre 2013 Numéro de référence de DP : 1000154130 Date de clôture : 7 janvier, 2014 Heure de clôture : 14:00 (HNE) TITRE DU PROJET : Services d’ergothérapie À tout soumissionnaire : Ceci est pour aviser tous les soumissionnaires des questions et réponses concernant cette demande de proposition Question 11 : L'article 2.1.1, du document anglais de la DP mentionne que le consultant Ergothérapeute révisera des demandes d'équipement et de fournitures d'oxygène. Réponse 11 : Veillez excuser cette erreur qui s'est retrouvé dans le texte Anglais, l'ergothérapeute consultante révisera des demandes d’équipement et de fournitures d’ergothérapie. Le texte du document français n'a pas d'erreur à cet article. Question 12 : Est-ce que nous pouvons obtenir une copie du gabari qui sert aux recommendations? Réponse 12 : Le gabari sera fourni aux contracteurs et aux consultants soumissionaires gagnants. Le chargé de projet et représentant du Ministère offrira à chaque entrepreneur au début du contrat une téléconférence pouvant durer jusqu’à une demi-journée pour aider le personnel de l’entrepreneur à se familiariser avec la charge de travail en cours et le type de dossiers à examiner. Question 13 : Où le consultant sera-t-il appeleé à travailler? Réponse 13 : Les demandes à reviser seront envoyées au consultant à son propre bureau de travail. Le travail sera effectué dans les installations de l’entrepreneur. Voir les besoins propres à ce travail à la section 3.6. Question 14 : Dans la DP version Anglaise article 7.1.1 il semble avoir discordance sur le nombre de copies pour la proposition de prix/coût. SVP clarifier. Réponse 14 : La discordance sur le nombre de copies pour la proposition de prix qui existe dans le document Anglais, ne se retrouve pas dans la DP version Française. Une (1) copie de la proposition de prix/coût, sous pli séparé et cacheté doit accompagner la soumission. Question 15 : Est-ce qu'il y a un nombre limite d'heures pour la facture de chaque révision? Réponse 15 : Les consultants ergothérapeutes et les infirmiers de révisions SSNA prennent entre 20-60 minutes pour réviser une demande du fournisseur médical pour un client SSNA. L'artice 2.4 explique la Méthode et source d’acceptation: Le représentant du Ministère ou la personne qu’il aura désignée vérifiera si les recommandations de l’ergothérapeute de l’entrepreneur sont conformes aux critères et aux lignes directrices du Programme des SSNA. Le représentant du Ministère contrôlera la prestation de conseils professionnels et les formations demandées en comparant ceux-ci à des travaux similaires effectués pour la DGSPNI par le même groupe de professionnels de la santé. Tout écart sera signalé par écrit à l’entrepreneur, et des mesures correctives seront prises, selon un processus un échéancier convenant aux deux parties Question 16 : Nous n’avons reçu qu’une copie d’écran de la DP. Est-ce qu’on doit remplir les documents à la main? Pouvons-nous obtenir une version électronique des formulaires? Réponse 16: La version Word de la DP est disponible sur demande. TOUTES LES AUTRES MODALITÉS DE CETTE DEMANDE DE PROPOSITION DEMEURENT INCHANGÉES.