Guide Pratique de l`Entretien professionnel

GUIDE PRATIQUE
ENTRETIEN PROFESSIONNEL
“
Optimisez la gestion
des compétences dans
votre entreprise…
1ER RÉSEAU D’EXPERTS POUR LA FORMATION ET L’EMPLOI
”
ENTRETIEN
professionnel
L’
article 1er de l’accord national interprofessionnel du
20 septembre 2003, repris dans l’accord général du 5 décembre 2003,
prévoit que “pour lui permettre
d’être acteur dans son évolution
professionnelle, tout salarié ayant
au moins deux années d’activité dans une même entreprise
bénéficie, au minimum tous les
deux ans, d’un entretien professionnel réalisé par l’entreprise,
conformément aux dispositions
d’un accord de branche ou d’entreprise conclu en la matière ou, à
défaut, dans les conditions définies par le chef d’entreprise”.
MISE EN ŒUVRE
Plusieurs actions sont conseillées :
■
• Identifier la personne qui va mener l’entretien
(responsable hiérarchique direct, représentant du chef d’entreprise, chef d’entreprise
lui-même…).
• Préparer la personne choisie à sa fonction :
formation, remise de documents techniques
ad hoc (“Guide de l’entretien professionnel”…).
■
■ Pour l’entreprise, c’est un outil
permettant :
L’entretien professionnel peut être
articulé avec les autres types d’entretiens pratiqués par l’entreprise
(entretien d’évaluation…). Attention toutefois d’assurer la traçabilité des éléments relevant de l’entretien professionnel qui, à défaut,
perdrait de son utilité.
3 la co-construction avec les salariés de projets de formation
à court et moyen termes,
3 l’élaboration du plan de formation et son articulation avec
d’autres dispositifs (DIF…).
fessionnel est l’occasion de formuler des demandes de formation, de faire un point d’étape sur
son parcours professionnel.
AGEFOS PME
Lorraine
3, rue de Berlange
57140 WOIPPY
Tél. 03 87 32 03 90
Fax 03 87 34 01 19
www.agefos-pme-lorraine.com
Action cofinancée par :
MINISTÈRE DU TRAVAIL,
DES RELATIONS SOCIALES,
DE LA FAMILLE
ET DE LA SOLIDARITÉ
Dans le cadre de
l’EDEC (Engagement
Développement de l'Emploi
et des Compétences) signé
par la CGPME Lorraine.
Programmer l’entretien
Organisé en septembre-octobre, l’entretien
contribue à la conception du plan de formation de l’année suivante, mis en œuvre en novembre-décembre ; il permet de compléter le
projet de plan de formation : le calendrier des
entretiens professionnels doit tenir compte
des besoins de l’entreprise quant à la définition
de son plan de formation.
L’entretien professionnel
présente un double intérêt :
■ Pour le salarié, l’entretien pro-
Organiser la fonction
■
Préparer l’entretien
Avant la date prévue pour l’entretien, un certain
nombre d’informations doivent être réunies :
“historique” du salarié (formation, ancienneté,
postes occupés… – voir grille Entretien/Entreprise page ci-contre), caractéristiques de son
poste actuel, offre de formation…
Afin que l’entretien soit constructif, il est
essentiel que le salarié s’y prépare également. La grille Entretien/Salarié (page cicontre) doit l’y aider. A lui remettre donc
avant l’entretien.
La grille remise au salarié doit lui
permettre de formaliser son itinéraire professionnel, d’envisager
des perspectives. Il s’agit d’un outil
de préparation de l’entretien :
libre au salarié de l’utiliser. Dans
tous les cas, la grille doit rester sa
propriété.
CONTENU
DE L’ENTRETIEN
Au cours de l’entretien, peuvent être abordés :
■ les besoins de l’entreprise par rapport au poste
occupé, à l’évolution de l’emploi et aux compétences du salarié,
■ les projets d’évolution du salarié dans le cadre
de l’entreprise,
■ les projets d’évolution personnels (demandes
de DIF, CIF,VAE…),
■ le principe de la mise en œuvre d’actions
de formation en dehors du temps de travail,
■ la possibilité de co-construire des parcours de
formation qualifiants, etc.
■ les demandes du salarié de consolider son employabilité en développant des compétences
transversales utiles à l’entreprise et à la sécurisation de son parcours professionnel.
SUIVI
Retracer les conclusions de l’entretien est indispensable dans la perspective de la mise en œuvre
des préconisations qu’elles contiennent et de la
préparation de l’entretien suivant.Toutefois, aucune règle particulière n’est imposée. L’entreprise
peut donc s’inspirer du modèle de grille de suivi
proposé ci-après.
A noter par ailleurs qu’il peut être utile de consolider – au plan collectif – les informations tirées
des entretiens professionnels (voir grille Entretiens/Consolidation page ci-après), afin par exemple de :
■ visualiser les demandes de CIF, de DIF et de
périodes de professionnalisation actuelles et
à venir, pour programmer les absences et les
remplacements,
■ recenser les possibilités d’articulation entre
plan de formation et demandes de DIF,
■ connaître globalement le volume des demandes
de DIF dans le temps et en évaluer le coût,
■ recenser les accords donnés par les salariés
sur le principe de formations hors temps de
travail…
Si le salarié dispose d’un passeport
de formation, les propositions qui
lui seraient faites en matière d’actions de formation lors de l’entretien professionnel peuvent être,
avec son accord, mentionnées dans
une annexe de son passeport.
Modèle type
entretien professionnel (à remplir par le salarié)
Grille Entretien professionnel / Salarié
■C
e document vous a été remis pour vous aider à préparer l’entretien professionnel prévu le
avec (nom/fonction)
■C
et entretien est l’occasion privilégiée de faire le point sur votre parcours professionnel dans l’entreprise et d’envisager les éventuelles formations nécessaires
en vue, par exemple, d’une évolution ou d’une mobilité dans l’entreprise.
■ L a grille ci-dessous doit vous permettre de retracer votre itinéraire professionnel, de prendre conscience de ce que vous avez réalisé et de ce que vous savez
faire.Vous remplissez cette grille pour vous-même : il ne vous sera pas demandé de la remettre à votre interlocuteur.
mon histoire professionnelle
Entreprise / service
Emplois occupés
(en commençant par le plus ancien)
Savoir-faire utilisé
Réalisations
marquantes
Formations suivies
dans mon emploi actuel
Savoir-faire utilisé
Réalisations marquantes
Evolutions constatées (tâches supprimées, ajoutées,
nouveaux outils, responsabilités nouvelles…)
Formations suivies
Compétences complémentaires favorisant une continuité d’emploi
Savoir-faire complémentaires à la
technique : savoir s’organiser, s’informer, etc.
Réalisations marquantes
(voir exemples en annexe)
Comment j’ai acquis ces savoir-faire
(sur le tas, en participant à un projet, avec une formation, etc.)
ma motivation, mes souhaits
Ce que j’aime faire
Ce que j’aimerais faire
(mon projet professionnel)
Les formations que je souhaiterais suivre
Modèle type
entretien professionnel (à remplir par le chef d’entreprise)
Grille Entretien professionnel / Entreprise
■ Les
parties 1, 2, 3 et 4 de cette grille permettent de préparer l’entretien professionnel. Elles doivent être renseignées et mises à jour avant chaque entretien.
■ L a partie 5 est réservée aux résultats des entretiens professionnels précédemment conduits. Elle doit être remplie en 2 temps :
"à chaud", après chaque entretien, en ce qui concerne les préconisations et décisions prises à cette occasion. Ultérieurement, pour consigner
les suites concrètes qui y ont été données (formations suivies ou programmées, changement de poste…). Cette partie doit servir de base à
l’entretien professionnel à venir.
identification du salarié
■ Nom
Prénom
Date de naissance
■ Date d’entrée dans l’entreprise
Poste occupé
Qualification
Classification (convention collective)
Niveau de formation
historique des emplois occupés dans l’entreprise
Dénomination
Objectifs
par rapport
au poste
aux missions
Principales
tâchesou
effectuées
Période (mois/année)
des emplois
Formations suivies (préciser les principales
caractéristiques : intitulé, période, durée, diplôme obtenu…)
compétences favorisant l’adaptation et le changement
Savoir-faire et attitudes
Objectifs
par rapport au poste ou Compétences
aux missions
à développer pour
complémentaires à la technique :
entretenir sa curiosité professionnelle, accepter
d’être tuteur, etc. (voir exemples en annexe)
favoriser l’adaptation et le changement
Formations ou actions nécessaires
évolution prévisible de l’emploi actuel
Modifications éventuelles
Objectifs
par rapport au poste
aux
missions actuelles
Ecartsou
avec
les compétences
prévisibles
Formations ou actions nécessaires
(tutorat, formation, action de professionnalisation, etc.)
entretiens professionnels
Dates / responsables
/ préconisations /
Objectifs
par rapport au posteConclusions
oudécisions
aux missions
de l’entretien
de formation
Suites données (ex. : formations suivies, changement
d’emploi, de classification…) / date
(1)
(2)
(3)
(4)
Modèle type
Observations
Autres actions
favorisant l’adaptation
et le changement
(à préciser)
DIF (4)
(à préciser)
Période de
Professionnalisation (3)
(à préciser)
BC/VAE (2)
Projet plan
de formation (1)
Date entretien
Poste actuel
Salariés
Plan de formation : à préciser si hors temps de travail.
Bilan de Compétence / Valorisation des Acquis de l’Expérience.
Période de professionnalisation : à préciser si hors temps de travail.
Droit Individuel à la Formation : à préciser si dépassement de l’horaire de travail.
Salarié 1
Salarié 2
TOTAL
entretien professionnel : grille d’entretien professionnel / consolidation
(formulation par le salarié de projets pour
les années à venir, par exemple utilisation
du DIF dans 2 ans…)
Formations et actions nécessaires
annexe
à utiliser par le salarié et le chef d’entreprise comme une aide à remplir
la partie “Compétences complémentaires favorisant une continuité d’emploi”
et la partie “Compétences favorisant l’adaptation et le changement”.
Partie savoir-faire complémentaires à la technique
Cette partie porte sur les savoir-faire, capacités, compétences du salarié qui complètent la partie technique et métier
et qui favorisent l’adaptation et le changement dans la vie professionnelle. C’est à vous de définir les actions concrètes
réalisées qui illustrent la maîtrise d’un savoir-faire/capacité/compétence en vous inspirant des exemples donnés.
1 Compétences Transversales générales
G.1 - Assurer des responsabilités
n Définir et faire observer des consignes de travail.
n Rendre compte de son activité au supérieur hiérarchique.
n Prendre des initiatives dans son domaine d’activité.
G.2 - Organiser le travail
n Etablir des priorités dans les actions à réaliser.
n Préparer le travail ou les missions à réaliser.
n Planifier les différentes opérations de production.
G.3 - Assurer une relation avec les clients
n Présenter une bonne image de l’entreprise aux clients.
n Ecouter et prendre en charge les demandes des clients.
n Enregistrer et traiter les réclamations clients.
G.4 - Former des personnels
n Former les nouveaux arrivants aux tâches techniques à réaliser.
n Former des jeunes aux métiers de l’entreprise.
G.5 - Développer, gérer et maîtriser
l’information professionnelle dans son activité
n Rechercher l’information utile à l’entreprise.
n Utiliser l’informatique pour mettre en forme l’information.
n Utiliser l’Internet pour la recherche d’informations.
G.6 - Manager et animer un collectif de travail
n Convaincre les autres en développant le dialogue.
n Assurer la responsabilité d’une équipe de travail.
n Faire adhérer une équipe à un programme de travail.
G.7 - E
ntretenir/développer des relations professionnelles
internes/externes à l’entreprise
n Créer un climat de confiance avec le supérieur hiérarchique.
n Assurer de bonnes relations de travail avec ses collègues.
n Développer des relations professionnelles avec l’extérieur.
G.8 - Mettre en place sa propre activité
n Préparer le montage administratif de création d’activité.
n Gérer les finances, suivi budgétaire, trésorerie.
n Se former à la gestion d’activité.
2 Compétences Transversales d’apprentissage
A.1 - Assurer son autoformation dans différentes
situations d’apprentissage
n Interroger des collègues ou d’anciens collègues.
n Rechercher des informations professionnelles sur Internet.
n Se former sur le tas en situation de travail.
A.2 - Entretenir sa curiosité et sa motivation
pour apprendre dans le champ professionnel
n Lire les documents disponibles sur l’activité de l’entreprise.
n Proposer de participer à de nouvelles activités.
n Acquérir des compétences pour changer d’activité.
A.3 - Accéder à une formation professionnelle
complémentaire et/ou à un niveau supérieur
n Rechercher l’information sur les possibilités de formation.
n Rechercher et obtenir un financement pour une formation.
n Utiliser un CIF pour accéder à une formation supérieure.
A.4 - Utiliser des méthodes diversifiées
pour acquérir de nouvelles compétences
n Observer et poser des questions à l’entourage professionnel.
n Capitaliser des façons de faire en prenant des notes.
n Etre à l’écoute des autres, analyser, comprendre.
A.5 - Utiliser la formation continue en entreprise
pour progresser dans son activité professionnelle
n S’informer des contenus du plan de formation de l’entreprise.
n Participer aux formations d’adaptation de l’entreprise.
n Exprimer ses besoins de formation et de compétences.
3 Compétences Transversales de mobilité
M.1 - D
évelopper un réseau relationnel professionnel et général
n Entretenir des contacts avec des professionnels de son secteur
d’activité.
n Participer à des évènements sportifs et culturels.
M.2 - Mettre en valeur son professionnalisme
n Faire reconnaitre la qualité de son travail dans l’entreprise.
n Ajouter à son CV les nouvelles compétences acquises.
n Effectuer un bilan de compétences et le traduire dans son CV.
M.3 - R
echercher et intégrer un emploi dans une nouvelle région
n Intégrer la mobilité géographique pour trouver un emploi.
n Changer de région pour trouver un emploi intéressant.
n Se renseigner sur les aides au déménagement.
M.4 - Se tenir informé sur son environnement économique,
professionnel et social
n S’informer sur l’actualité générale, économique, sociale, technique
de sa région et de la périphérie.
n Observer l’évolution de son métier et de son activité.
M.5 - Anticiper sa recherche d’emploi
n Se rendre disponible pour des contacts professionnels.
n Identifier les entreprises qui peuvent vous intéresser.
n Se fixer des objectifs de progression professionnels.
M.6 - Assurer des missions nécessitant
une mobilité géographique
n Réaliser des missions extérieures au lieu de travail habituel à la
demande du responsable.
n Se rendre à des formations nécessitant des déplacements.
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