Guide pratique pour la planification de l`exploitation des

Planification et suivi technique FM | 4.13 | CRB-BULLE TIN |
SAVOIR-FAIRE | 7
Guide pratique pour la planification de l’exploitation
des ouvrages à un stade précoce.
IFMA suisse (International Facility Management Association) ainsi que 26 partenaires de projet ont développé un guide pratique pour la
planification et la construction Facility Management (pbFM). Le guide présente comment coordonner étroitement fonctionnement et exploitation, lors de la planification et la réalisation d’un ouvrage. Pour préparer idéalement l’exploitation et le fonctionnement déjà lors des
processus de planification et de réalisation du bâtiment.
TEXTE: RENÉ SIGG
Les bâtiments ont en règle générale une
longue durée de vie. La phase d’exploi­
tation a une influence essentielle aussi
bien sur les coûts d’utilisation que sur la
consommation des ressources et de
l’énergie. Le Facility Management (FM)
est une gestion globale des fonctions
support et services pour faire fonction­
ner en continu des bâtiments ainsi que
des postes de travail et des surfaces,
pour maintenir leurs capacités de fonc­
tionnement et les adapter aux besoins
changeants. Le Facility Manager «pi­
lote» donc les biens immobiliers durant
le cycle de vie et il est responsable en
grande partie des coûts engendrés. Afin
que l’ouvrage soit conçu conformément
aux exigences de l’exploitation et qu’une
transition fluide se fasse entre la réalisa­
tion et l’utilisation, il est nécessaire, déjà
lors des phases de planification et de réa­
lisation d’un ouvrage, de coordonner
étroitement fonctionnement et exploi­
tation.
Cette exigence a été reconnue égale­
ment par la SIA. Selon la Recommanda­
tion SIA 113 «FM adapté à la planifica­
tion et à la réalisation de constructions»,
le rôle du concepteur FM lors du proces­
sus de construction a été déterminé la
première fois en 2010. La Recomman­
dation SIA 113 décrit les tâches d’un Fa­
cility management adapté à la planifica­
tion (pbFM) alors que le «Modèle de
prestations» SIA 112 fixe les phases. Ainsi
l’exploitation et le fonctionnement se
préparent idéalement déjà lors des pro­
cessus de planification et de réalisation
du bâtiment.
IFMA Suisse, ainsi que 26 partenaires du
projet, ont pris en considération les exi­
gences de la Recommandation SIA 113 et
ont développé des instructions concrètes
qui montrent comment mettre le FM en
pratique. C’est pourquoi les tâches les
plus importantes ont été résumées dans
des modules de prestations. Le Guide
pratique a pour but de soutenir l’appli­
cation de la Recommandation SIA 113.
Les maîtres d’ouvrage sont soutenus
lors de la commande des prestations
pour la planification et la réalisation de
SIA 112
Modèle de prestations
Conception
Ouvrage
Direction générale, architecte,
team de concepteurs
Recommandation
SIA 113
FM adapté à planification
réalisation/construction
Gestion/processus
principaux/utilisateurs
(concepteur exploitation)
Optimisation
ouvrage/utilisation/
exploitation
Gestion exploitation
processus exploitation
FM
Concepteur FM
Concepteur FM
Fig. 1: Interactions entre le plan de construction (SIA 112) et le FM adapté
à la planification et à la réalisation (SIA 113).
constructions avec le Facility Manage­
ment, et les prestataires disposent, grâce
aux auxiliaires et aux exemples, d’une
base conforme à la pratique.
Le FM dans les phases de planification
et de construction
Le FM accompagnant la planification et
la réalisation de constructions agit plus
efficacement s’il est intégré très tôt. Dès
les phases préliminaires de planifica­
tion, les mesures nécessaires du point
de vue du fonctionnement et de l’exploi­
tation peuvent être introduites, en inté­
gralité, dans l’ouvrage. Si les spécialistes
de l’exploitation et de la gestion sont im­
pliqués trop tardivement, les replanifica­
tions engendreront des coûts inutiles et
élevés. Il sera ensuite plus difficile d’in­
fluencer optimalement les coûts du cycle
de vie, étant donné que les décisions es­
sentielles ont déjà été prises.
Les bases d’une utilisation promet­
teuse du pbFM dans un ouvrage sont
posées dans les premières phases d’un
projet. Plus le projet progresse et plus
l’accent est mis sur la planification de
l’exploitation. Les spécialistes de l’ex­
ploitation doivent être impliqués suffi­
samment tôt, quand fonctionnement et
exploitation se déroulent dans un envi­
ronnement organisationnel complexe
comprenant divers participants. Cela
concerne avant tout les ouvrages qui dis­
posent d’une exploitation coûteuse et
complexe, comme par ex. les bâtiments
administratifs aux fonctions diverses,
les laboratoires, les hôpitaux, les bâti­
ments industriels ou ceux destinés à la
culture et au sport.
Optimisation du point de vue de l’exploitation
Les biens immobiliers de valeur stable,
qui sont à la fois utiles et flexibles, pré­
sentent une grande qualité d’utilisa­
tion. Ils sont facilement adaptables,
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Assurancequalité
SIA 113
Propriétaire
Utilisateur/
locataire
Méthodique planification Facility Management
(pbFM)
Finances/
Ressources:
tâches
Optimisation
coûts du cycle
de vie: valeur
d'utilisation
Prestataires
Gestion
informations
données
taires, utilisateurs, définit les conditions
préalables, décrit les prestations orien­
tées processus et présente les besoins en
ressources et en personnel. A partir de là,
il devient possible d’organiser les struc­
tures et les processus de l’exploitation,
d’établir l’appel d’offres des prestations
d’exploitation et des services FM et aussi
la documentation sur la future exploita­
tion.
Review
Désignation/
Structuration
Construction:
tâches
Organisation:
tâches
Planification
exploitation
Exploitation
ouvrage:
optimisation
Sauvegarde
Echange
Gestion informations données
Fig. 2: Structure de la Recommandation SIA 113 «FM adapté à la planification et
à la réalisation de constructions» qui comprend les éléments les plus pertinents
du FM accompagnant la planification et la construction (pbFM).
tout en ménageant les ressources dispo­
nibles dans l’exploitation et présentent
des coûts avantageux d’exploitation. Le
FM accompagnant la planification et la
construction va du général au particu­
lier. La description de plus en plus dé­
taillée assure que les sujets les plus per­
tinents soient pris en compte au bon
moment et que les ressources soient in­
vesties au bon endroit. Les thèmes pro­
viennent de la mise en parallèle entre
le plan de construction et le concept de
conduite de l’exploitation. Les exigences
requises pour optimiser l’ouvrage du
point de vue de l’exploitation en ré­
sultent aussi. La planification adaptée au
FM tient compte à la fois des besoins des
propriétaires et de ceux des utilisateurs.
Afin d’optimiser le projet dans sa globa­
lité, une coordination intensive avec le
programme d’exploitation de l’utilisa­
teur est indispensable.
Planification de l’exploitation
A côté de l’optimisation de l’ouvrage, il
est essentiel de la planifier l’exploitation
future. Sur la base du «Modèle de proces­
sus et de prestations pour le Facility Ma­
nagement (ProLeMo)» ou de la norme SN
EN 15221­4 «Taxinomie, classification et
structures dans le Facility Manage­
ment», les processus et les prestations
sont déterminés suivant les différents
acteurs impliqués (propriétaires, loca­
taires/utilisateurs, exploitants). La docu­
mentation des résultats de ce processus
de planification provient du concept de
conduite de l’exploitation. Ce concept ré­
partit les responsabilités entre proprié­
Optimisation des coûts du cycle de vie
Dans le cadre de la planification et des
prestations FM, les investissements sont
toujours décidés en fonction des coûts
du cycle de vie. L’analyse des coûts du
cycle de vie d’un ouvrage remplace ainsi
l’optimisation des coûts d’investisse­
ments. C’est dans les premières phases
de la planification d’un projet de
construction que les coûts sur les cycles
de vie sont les plus influençables. L’aide
au calcul «Evaluation du coût des cycles
de vie des biens immobiliers» publié par
IFMA Suisse offre la possibilité d’optimi­
ser les coûts du cycle de vie d’un ouvrage
dès les phases «Définition des objectifs»,
«Etudes préliminaires» et «Etude du pro­
jet». L’approche méthodique, qui consiste
à disposer de données pour chaque
phase, permet d’obtenir des résultats
comparables aussi avec différents ni­
veaux d’information dans chacune des
phases. Tandis que les coûts d’investisse­
Ouvrage conforme à sa fonction
•
•
•
•
Valeur durable propriétaire
Exploitation efficiente
Optimisation coûts cycle de vie ouvrage
Exploitation durable/ressources
Optimisation
ouvrage/exploitation
Planification exploitation
• Exploitation prise compte dans
planification (espaces, processus,
logistique, matérialisation)
• Coûts d'exploitation: base de décision
• Documentation adaptée exploitation
(données exigences)
• Reviews qualité exploitation
•
•
•
•
•
Concept exploitation
Acquisition prestations
Concept facturation
Structure exploitation
Reprise ouvrage
Optimisation coûts cycle de vie ouvrage/Valeur utile utilisation
Gestion des informations
Fig. 3: Approche méthodologique du Facility Management accompagnant la
planification et la réalisation (pbFM).
Planification et suivi technique FM | 4.13 | CRB-BULLE TIN |
FM dans la phase «Définition
des objectifs»
Le concepteur FM doit participer dès
le départ à l’organisation du projet. La
conception FM peut être assurée par un
professionnel issu de l’organisation de
base ou par un spécialiste externe. La
tâche, l’ampleur des prestations et le rôle
de chacun sont à définir très clairement
dès le début du projet. Dans la phase «Dé­
finition des objectifs» selon la recom­
mandation SIA 112, il faut définir les be­
soins, les objectifs et conditions de base
pour le projet de construction et établir
une stratégie. Le concepteur FM doit dé­
finir les buts suivants:
Projet 1
Projet 2
100'000'000
Projet 3
Projet 4
Projet 5
80'000'000
60'000'000
40'000'000
0
5
10
15
20
25
30
[CHF avec TVA]
35
40
45
50
55
60
[Années]
Fig. 4: Exemple d’un calcul des coûts du cycle de vie pour cinq différents projets dans le
cadre d’un concours sur une période de 60 ans.
• Poser les bases pour examiner les be­
soins d’un point de vue exploitation;
• le point de vue exploitation est conte­
nu dans les objectifs et les conditions
de base du projet et
• les connaissances du point de vue ex­
ploitation sont prises en compte dans
les stratégies.
Par le point de vue exploitation, la plani­
fication FM apporte des bases supplé­
mentaires, des constatations pertinentes
et des solutions lors de l’examen des be­
soins et du développement de la straté­
gie. Ces indications sont précieuses aussi
bien pour le propriétaire que pour l’utili­
sateur comme solution à long terme.
Une délimitation claire des rôles de cha­
cun et des prestations est décisive à ce
stade pour une exploitation active et ef­
ficace du futur bâtiment.
FM dans la phase «Etude du projet»
Selon le Modèle de prestations du règle­
ment SIA 112, c’est dans cette phase que
les coûts, la rentabilité et les délais sont
établis et optimisés. Le concepteur FM
doit définir les buts suivants:
• Pour toutes les dispositions et les déci­
sions lors du développement du projet,
les effets sur l’exploitation sont définis
de manière transparente et portés à la
connaissance du maître de l’ouvrage;
• le projet de construction est optimisé
par rapport aux coûts du cycle de vie;
• les données et documents établis dans
le cadre de l’élaboration du projet sont
Temps d'attente [min]
Management de l’information et des
données
Tout au long du cycle de vie d’un ou­
vrage, des données sont générées en
continu, depuis la planification jusqu’à
la rénovation, en passant par l’utilisa­
tion. Cette forme de gestion des données
permet d’assurer la transmission des in­
formations pour tous les intervenants,
dans chaque phase. De plus, certaines
exigences doivent être faites en temps
opportuns:
• Contenus de l’information, présenta­
tion et calendrier de mise en place
• Responsabilités pour la mise à disposi­
tion et la gestion des données
• Mise à disposition des moyens d’infor­
mations.
L’informatique est de plus en plus utili­
sée dans les domaines conception, gestion
de l’exploitation, traitement de l’infor­
mation, et elle sert à modéliser les réali­
sations architecturales, locaux, installa­
tions, etc. en les structurant sous forme de
données électroniques. Building Informa­
tion Modeling (BIM) vise à mettre à dis­
position de tous, et durant tout le cycle de
vie d’un ouvrage, les informations néces­
saires dans un modèle de données du Bâ­
timent. Le modèle «Bauwerkdokumenta­
tion im Hochbau» (en langue allemande
uniquement) publié par KBOB/IPB veut
standardiser la documentation dans le
secteur de la construction et de l’immobi­
lier en Suisse.
120'000'000
Nombre de personnes
ment sont des données calculées avec le
Code des coûts de construction Bâtiment
eCCC­Bât, les coûts d’utilisation, basés
sur des algorithmes de calcul spécifiques
aux groupes de coûts, sont calculés selon
une approche ascendante.
SAVOIR-FAIRE | 9
Durée de la Simulation [h]
Fig. 5: Exemple d’un procédé de simulation logistique, en cours de journée, en termes d’attente
de personnes aux systèmes d’accès individuel à l’entrée d’un bâtiment administratif.
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implantés de telle façon qu’ils peuvent
être pris en charge pour l’exploitation
sans grand investissement et être réu­
tilisés et
• l’exploitation, dès la fin de la réalisa­
tion, est conçue de façon intégrale et
représentée dans le concept de la ges­
tion d’entreprise.
Dans cette phase par exemple, les simu­
lations informatiques effectuées par le
concepteur FM sont utiles dans le cadre
de la logistique afin d’optimiser les flux
de personnes et de marchandises dans le
bâtiment. Grâce aux connaissances ac­
quises, des variantes de planification re­
latives à la livraison, au système d’accès
individuel, au contrôle d’accès et aux as­
censeurs, peuvent être dimensionnées
de manière optimale. En outre, des in­
dices donnent des valeurs indicatives
pour différents scénarios sur les mesures
d’organisation futures lors du fonction­
nement régulier et en cas d’urgences.
FM dans la phase «Réalisation»
Dans la phase 5 «Réalisation» selon le
Règlement SIA 112, le bâtiment est prêt
à être occupé. Le concepteur FM veille à
ce que l’organisation de l’entreprise soit
en mesure de prendre en charge le bâti­
ment et les aménagements techniques
dans les délais ainsi que les prestations
de service soient fournies dans la quali­
té souhaitée. Le concepteur FM apporte
son soutien aux maîtres d’ouvrage et aux
concepteurs techniques lors de la planifi­
cation à long terme des différentes mises
en service et mises à disposition ain­
si que lors de la coordination avec l’ex­
ploitant. Le concepteur FM coordonne,
avec l’équipe de concepteurs, la prise en
charge et l’instruction de l’exploitant,
ainsi que le transfert des documents im­
portants pour l’exploitation. Finalement,
il contrôle l’observation des exigences
définies lors de la phase de la planifica­
tion, du point de vue de l’exploitation. Il
est important que la mise en service et le
tests complets aient lieu dans des condi­
tions aussi réalistes que possibles pour
que les résultats des tests présentent des
conclusions cohérentes pour l’exploita­
tion. L’expérience montre qu’une mise
en service et une phase de transmis­
sion planifiée minutieusement présente
de grands avantages. En particulier, une
description claire des tâches et des objec­
tifs contribue à un bonne transition de la
construction à l’exploitation.
Partenaires de projet
Allpura, Amstein + Walthert AG, Armasuisse Immobilien, Axpo AG, Baudirektion
Kt. Zürich, Cofely AG, CRB, Emch + Berger AG Gesamtplanung Hochbau, ETH Im­
mobilien, Halter Immobilien, Hochbauamt Kanton St. Gallen, ICFM AG, Immobilien
Aargau, Implenia AG, Infra Post AG, Intep – Integrale Planung GmbH, ISS Facility
Services AG, Logistikbasis der Armee, MIBAG, pom+ Consulting AG, Priora Facility
Management AG, PSP Group Services AG, reflecta ag, Roche Diagnostics AG, Syngen­
ta Crop Protection AG, Swisscom.
VERTEIDIGUNG • LOGISTIKBAS
DEFENSE • BASE LOGISTIQUE
DIFESA • BASE LOGISTICA DELL‘
DEFENSIUN • BASA LOGISTICA
Kanton St.Gallen
Hochbauamt
Publication
IFMA Suisse a élaboré, en collaboration avec 26 parte­
Planungs- und
naires de projets, un guide qui tient compte des exi­
baubegleitendes
Facility Management
gences de la Recommandation SIA 113 «FM adapté à la pla­
pbFM
nification et à la réalisation de construction», et explique
Praxisleitfaden
für die Empfehlung
concrètement comment les tâches peuvent être réalisées
SIA 113
dans la pratique. Il souhaite ainsi favoriser l’application
et la diffusion de la Recommandation SIA 113. Les maîtres
d’ouvrage sont assistés lors de la commande de presta­
tions pour la planification et la gestion avec le Facility
Management. Les fournisseurs de prestations disposent ainsi d’une base pratique
comprenant des auxiliaires et des exemples, en langue allemande actuellement.
Commande auprès de: CRB, Steinstrasse 21, Case postale, 8036 Zurich,
tél. + 41 44 456 45 45, e­mail: [email protected].
René Sigg
Partenaire et directeur
Intep – Integrale Planung GmbH
Membre du Comité IFMA Schweiz