INTITULE DU POSTE : Assistant en Gestion

INTITULE DU POSTE : Assistant en Gestion Administrative
NATURE DE L’EMPLOI : BAPJ
Composante : SGFI - Service général de la formation initiale
Service : Département de la Licence de Sciences et Techniques, Mineure Sciences Humaines et Sociales
Site de localisation : Campus Jussieu
Envoyer CV + lettre de motivation à [email protected]
ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE
Dans le contexte du développement de l'offre de formation de la mineure "Sciences Humaines et Sociales"
menant à la création d'au moins 6 parcours, un poste d’assistant en gestion administrative s’avère nécessaire.
MISSION PRINCIPALE :
L’assistant en gestion administrative coordonne et réalise les activités administratives des parcours de la
mineure SHS (valorisation, administration) intégrée au sein de la Licence de Sciences et Technique (LST), en
lien avec le secrétariat de la LST, les départements de formation de l’Université Pierre et Marie Curie (UPMC),
de l'Université de Technologie de Compiègne (UTC) et du Muséum National d'Histoire Naturelle (MNHN) ainsi
que les UFR de l'Université Paris-Sorbonne (UP-S).
ACTIVITÉS PRINCIPALES :
- Prendre en charge les aspects pédagogiques et logistiques du secrétariat des parcours de la Mineure SHS :
• assurer les activités de secrétariat pédagogique des formations, allant de l’inscription des étudiants
jusqu’aux délibérations et coordonner les différents plannings
• contacter et accueillir les enseignants et les étudiants des différents parcours
• jouer un rôle d’interface et de coordination entre les membres de l’équipe impliquée dans la formation et
les étudiants
- Elaborer, mettre en place une démarche qualité et développer des outils de conduite, de suivi, d’évaluation et
de valorisation de la formation
- Participer à l’organisation de séminaires pédagogiques et de voyages d’étude
- Organiser et contribuer à l’animation des réunions qui accompagnent la formation
- Assurer l’encadrement technique des personnels et leur apporter ressources et expertise dans les domaines
de gestion administrative
- Jouer un rôle d’interface avec la Direction des Ressources Humaines pour le recrutement des enseignants
vacataires
ACTIVITÉS ASSOCIÉES
- Assurer la circulation de l’information, communiquer avec les personnels de la Licence Sciences et
Techniques et des services de la composante ainsi qu’avec les partenaires extérieurs (UP-S, UTC et MNHN)
- Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des procédures et des documents pour améliorer le
fonctionnement de la structure
- Informer et accompagner dans leurs démarches les partenaires et les personnels de la structure
- Suivre l’évolution de la réglementation sur l’ensemble d’un domaine de gestion
COMPETENCES
Savoirs généraux et théoriques :
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative, connaissance approfondie dans le domaine
de l’administration d’un service d’université et/ou d'établissement d'enseignement supérieur
- Notions de base en droit privé et/ou public
Savoir-faire opérationnels :
-
Maîtriser un ensemble de règles et de procédures dans un ou plusieurs domaines de gestion administrative
Maîtriser les outils de gestion et de communication informatiques, assister les utilisateurs
Animer et coordonner l’activité d’une équipe
Appliquer et faire appliquer les textes réglementaires
Structurer et rédiger un document d’information technique ou réglementaire
Savoirs sur l'environnement professionnel :
- Connaissance sur la réglementation et les procédures du domaine de gestion du service
- Connaissance sur l’organisation et les activités du service de l’UPMC
Savoir-être
-
Goût du contact et du travail en collaboration
Autonomie, sens des responsabilités et de l’initiative
Rigueur et organisation
Disponibilité et réactivité