Convention production location de vacances

Modèle de convention – dépositaire : CDT Béarn Pays basque
CONVENTION DE PRODUCTION ET PROCEDURE DE RESERVATION
CLIENTELE INDIVIDUELLE TARIFS Année …………….
LOCATIONS DE VACANCES
Le présent contrat définit les procédures de travail et les engagements réciproques permettant la vente de
prestations dans le cadre de l'organisation du COMITE DEPARTEMENTAL DU TOURISME BEARN PAYS BASQUE.
ENTRE :
organisme : ……………………………………………….
sis : …………………………………………………………..
Tel :
Fax :
E-mail : ……………………………………….
représenté par sa directrice, Mr …………………….., ci-après dénommé “ le Producteur ”
et d’autre part,
organisme : ...........................................................…………..
sis : ..........................................................………
.......................................................................
représenté par M. ...............................................................
ci-après dénommé “ le Prestataire ”
IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :
Objet
Le Prestataire confie au choix les missions suivantes :
MISSION 1 : Le Prestataire autorise le Producteur, ou ses points de vente agréés par le CDT, le soin
d’effectuer sur les prestations décrites en annexe, les missions suivantes : promotion,
enregistrement de réservations, établissement des contrats de réservation, encaissement des
acomptes et soldes liés.
OUI
NON
(Rayer la mention inutile) : Les articles particuliers qui s'appliquent : 8 à 18
MISSION 2 : Le Prestataire confie au Producteur le soin d'intégrer ses informations dans le système
de réservation et de lui ouvrir un accès au module de réservation en ligne mis en place par le
CDT. Les dossiers initiés par des clients à partir de la plateforme sont gérés directement par le
Prestataire.
OUI
NON
(Rayer la mention inutile) : Les articles particuliers qui s'appliquent : 19 à 23
Articles communs aux deux missions :
1
Obligation de
moyens
Le Producteur s’engage à inscrire la promotion de ces biens dans son plan d’action
commerciale, et à mobiliser sur l’exécution de la présente son personnel technico-commercial.
2
Clientèle
La commercialisation effectuée par le Producteur s’étend à l’international. La clientèle pourra
être très diverse et sélectionnée uniquement dans une recherche de bonne adaptation des
prestations proposées aux attentes exprimées.
3
Aptitude
professionnelle,
assurances
Le Producteur et le Prestataire déclarent répondre aux conditions fixées par la loi en matière
d’aptitude professionnelle, et avoir souscrit une assurance responsabilité civile pour la couverture
de leurs risques professionnels respectifs
4
Durée
La présente convention de production est valide à compter de sa signature jusqu’au 31
décembre ………… Elle pourra être reconduite tacitement chaque année, pour une durée de 1
an, sauf dénonciation par lettre recommandée adressée au plus tard trois mois avant échéance.
Page 1
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5
Qualité des
chambres
Les biens confiés en commercialisation sont tous conformes à la réputation de l’établissement
démarché.
6
Descriptif
Le Prestataire est entièrement responsable des descriptifs communiqués. Ceux-ci seront établis
conformément au modèle joint en annexe.
7
Prix
Pour les biens confiés à la vente, les prix indiqués sont valables pour la période annuelle allant
du 01 janvier …..…… au 31 décembre ……….Ils sont révisés chaque année, au plus tard le 30
septembre.
Le Prestataire certifie que tous les prix communiqués au Producteur sont au plus égaux à ceux
auxquels pourrait prétendre un client se présentant directement à son établissement.
S’il était constaté que ce n’était pas le cas, les règlements dus par le Producteur seraient
diminués en conséquence.
8
Suppléments
Tous frais supplémentaires dus à une modification apportée au cours du séjour par le client,
concernant la durée ou la nature de la prestation, devront être réglés directement au Prestataire
par le client. Les taxes de séjour sont également directement perçues par le Prestataire.
9
Promotions
Le Prestataire et le Producteur conviennent des modalités de mise en œuvre de promotion en
fonction de la stratégie marketing développée. Des promotions sont définies au coup par coup
par avenant, dont le modèle est annexé.
Articles relatifs à la mission 1 :
10
Contingent /
Request
Les biens, désignés en annexe, peuvent être confiés en contingent avec un délai de rétrocession
tel que précisé sur l’annexe « Etat récapitulatif du contingent ou en request ». Dans ce dernier
cas, le Producteur interrogera systématiquement le Prestataire, à concurrence de la quantité
déclarée.
11
Annulation
En cas d’annulation par le client, Le Prestataire est informé immédiatement, et perçoit une
indemnité calculée selon le barème des conditions générales et particulières de vente annexées
à la présente .
13
Fonctionnement
des réservations
Avis de prise d’option : en cas de réservation anticipée, le Prestataire est averti immédiatement
de toute prise d’option.
Validation de la réservation : à réception des acomptes de réservation le point de vente valide
la réservation et en avertit immédiatement le Producteur. Lui-même avertit le Prestataire, par
mail, fax ou courrier.
Avis d’arrivée du client : à réception du solde du séjour, une copie des bons d’échange envoyés
au client est adressée au Prestataire. Ceux-ci mentionnent les dates d’arrivée, de départ du
client et le détail des prestations réservées.
Acceptation des bons d’échange : à l’arrivée du client, le Prestataire fournit les prestations
convenues contre remise des bons d’échange conformément à la confirmation de réservation
qui lui a été adressée. Les bons d’échange émis par le Producteur engagent à ne pas être
modifiés par le Prestataire.
14
Règlement des
séjours
Le Prestataire adresse au Producteur la facture relative à la réservation effectuée par celui-ci,
sauf cas d’annulation visés à l’article « dédit du Prestataire », et déduction faite de la commission
convenue.
15
Commission
La rémunération du Producteur s’effectue sur la base d’un taux de commission TTC s’appliquant
au tarif TTC des prestations achetées par le client.
Ce taux de commission est fixé à :
-……% pour les ventes individuelles
-……% pour les ventes via un revendeur : agence de voyage, tour opérateur
16
Double
réservation
Page 2
En cas de litige portant sur une éventuelle double réservation, le Producteur demeure prioritaire
sur le contingent qui lui a été confié en commercialisation.
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17
Dédit du
Prestataire
Dans le cas de dédit du Prestataire amenant le point de vente à faire une nouvelle proposition
plus chère que la précédente au client, la différence des deux montants pourra être imputable
au Prestataire qui s’est dédit.
Dans le cas où le client ne pourrait être relogé, il recevra du point de vente, outre le
remboursement de la totalité des sommes versées, une indemnité égale à la pénalité qu’il aurait
supportée si l’annulation était intervenue de son fait à la date du dédit. Cette pénalité sera à la
charge du Prestataire. Celui-ci peut s’assurer pour couvrir ce risque en cas de circonstance de
force majeure ou de décision prise pour la sécurité du client.
18
Autres litiges
Avant toute action contentieuse auprès des tribunaux compétents, les parties s’obligent à la
recherche de solutions amiables.
Articles relatifs à la mission 2 :
19
Formation
Le Producteur s'engage à former le Prestataire à l'utilisation du module de gestion des plannings
et des dossiers clients.
20
Disponibilités
Le Prestataire s'engage à faire régulièrement, tout au long de l'année, état de disponibilités.
Le Prestataire communique alors directement ses disponibilités sur le serveur Résanet64 : il indique
le nombre de logements, par catégories préalablement définies dans le cadre du présent
contrat, qu’il souhaite mettre en marché sur le(s) portail(s) de réservation en ligne.
Le Prestataire peut retirer ses logements du serveur à tout moment si ils ne font pas l’objet d’une
option de réservation.
21
Fonctionnement
des réservations
Dans le cas d'une interrogation via la plateforme de réservation en ligne, le Prestataire gère
directement le dossier.
Avis de prise d’option : en cas de réservation anticipée, le Prestataire est averti immédiatement
de toute prise d’option.
Validation de la réservation : à réception des acomptes de réservation le Prestataire sélectionne
le dossier pour les passer en réservation ferme. Dans le cas d'un paiement en ligne, le dossier
passe directement en statut "Ferme".
Dans le cas d'une vente réalisée vis le Producteur (mission 1 sélectionnée), les modalités sont
celles décrites dans les articles relatifs à cette mission.
22
Commission
d'apport d'affaire
La rémunération du Producteur s’effectue sur la base d’un taux de commission TTC s’appliquant
au tarif TTC des prestations achetées par le client, pour le service d'apport d'affaire via sa
plateforme de réservation en ligne.
Ce taux de commission est fixé à :……% des prestations réservées.
23
Paiement en
ligne
Page 3
Le Prestataire peut disposer d'un module de paiement sécurisé en ligne. Le Producteur lui
soumettra un contrat à signer avec la société Midiway en charge de la gestion de ce module.
Pour le Producteur,
Pour le Prestataire,
Fait à
Fait à
Le
Le
Signature
Signature
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ANNEXE A LA CONVENTION DE PRODUCTION
LOCATIONS DE VACANCES
COORDONNEES
DESCRIPTIF PRESTATAIRE
Nom : ……………………………………………………………………………………………
Adresse : ……………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………….......
Tel : ………………………………….. Fax : ……………………………………………..
E-mail : …………………………………………………………………………………..
Pour les réservations :
Personne à contacter : ............................................................
Périodes et horaires de permanence :
…………………………………………………………………………………….......
Responsabilité civile :
Compagnie d'assurance :
N° de police :
Joindre les justificatifs
Agréments (si concerné) :
Nature :
N° d'agrément :
Date de délivrance :
Joindre les justificatifs
COORDONNEES REGLEMENT :
Nom : ……………………………………………………………………………………………
Adresse : ……………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………….......
Coordonnées bancaires :
…………………………………………………………………………………….......
…………………………………………………………………………………….......
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HOTELLERIE, HOTEL CLUB
DESCRIPTIF LOGEMENT(S)
Descriptif général :
Classement ministériel
Nombre d’étoiles :
Date arrêté préfectoral ou n° d’ identification :
Label
Clévacances : Nombre de clés :
Gîtes de France : Nombre d’épis
Date de rénovation du logement :
Environnement du logement
Centre ville: CV / Agglomération: A / Village: V / Isolé: I
Bord de mer: BM / Bord de lac: BL / Bord de rivière: BR / Station de sports
d’hiver: SH / Montagne : MO
Distances :
Commerces :
Plage :
Lac :
Stations sports hiver :
Garage privé :
OUI
Parking privé : OUI
Piscine :
NON
NON
OUI
NON
Prestations Complémentaires
Tarif
Kit Linge
.......................... €
Serviette éponge et de bain
.......................... €
Ménage au départ
.......................... €
Télévision
.......................... €
Chauffage (période...) : .....................................................
.......................... €
Autres, à préciser ...
.......................... €
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Remplir une fiche par type de logement
CATEGORIE DE LOGEMENT
CATEGORIE
Nombre
Appartement dans
résidence
AP
Maison individuelle
MI
Chalet
CH
Appartement dans
maison individuelle
AM
Maison mitoyenne
MM
Exemple : Chalet 2 pièces pour 4 personnes, avec un convertible :
2CH4C.
Vue : Mer: M / Lac: L / Montagne: MO / Pistes ski: S.
Type :
T1, T2 ….. :
Surface :
m²
Capacité d’accueil :
Animaux admis :
OUI
NON
Accessibilité handicapés : OUI
NON
Nombre de pièces :
Nombre de chambres :
Nombre de lits :
1 place ;
2 places :
superposés :
Convertibles :
Code du logement
Ascenseur :
OUI
NON
Etage (numéro) :
Equipement du logement :
OUI
NON
Linge de maison
Serviettes de toilette
Draps
Lit bébé
Lave vaisselle
Four traditionnel
Four micro-ondes
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TV
Lave linge
Tel Téléséjour
Salle de bains avec baignoire
Salle de bains avec douche
WC indépendant
Balcon
Terrasse
Cheminée
Jardin privatif
Barbecue
Salon de jardin
Page 7
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LOCATIONS DE MEUBLES
Période
Tarifs ……………
Dates des périodes
A
B
C
D
(1) : Prix commissionnés par logement, location des draps incluse.
(2) : Prix commissionnés par logement ou type de logement, en Euros.
CODE LOGEMENT :
Week-end
Semaine
(1)
(2 )
Remise 2eme
Semaine
(2 )
CATEGORIE :
PERIODE A
…................ F
…................ F
…................ F
PERIODE B
…................ F
…................ F
…................ F
PERIODE C
…................ F
…................ F
…................ F
PERIODE D
…................ F
…................ F
…................ F
Page 8
Caution
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CONVENTION DE PRODUCTION ET PROCEDURE DE RESERVATION
Autorisation de remontée des offres sur ResaNet Online
Avenant
En application de la convention de production signée avec …………………………………………………..,
Je soussigné ……………………………représentant l’organisme : …………………………………………..,
Déclare accepter la remontée de mes offres sur le site de réservation en ligne indiqué dans le tableau cidessous.
L’acceptation de la vente sur le site indiqué implique l’acceptation des conditions de vente des sites (voir
annexe).
Dans le cas où je gère moi-même mes plannings, j’accepte notamment de régler une commission au taux
indiqué dans le tableau ci-dessous pour chaque vente réalisée sur le site (pour le site du CDT, pas de
commission).
Nom du site
http://64.resanetonline.com/
Taux de
commission
Acceptation
OUI / NON
0%
OUI
Fait à ………………………….., le ………………………….
Signature précédée de la mention « lu et approuvé »
Page 9
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CONDITIONS GENERALES D'UTILISATION DU SITE
Elles sont accessibles à partir de la page d'accueil (rubrique "Mentions légales et C.G.U.) du site www.tourisme64.com
CONDITIONS GENERALES ET PARTICULIERES DE VENTE
Article 1 : Tarification
Les prix publiés sont indiqués en Euros. Aucune contestation ne pourra être prise en considération au retour. Il appartient
donc au Client d’apprécier, avant son départ, si le prix lui convient.
Sauf cas particulier précisé, les prix ne comprennent pas la taxe de séjour.
Hormis le cas des locations de vacances, où les prix s'appliquent par unité de location, les prix affichés sont applicables à
la personne.
Article 2 : Assurances
Sauf cas particulier précisé, aucune assurance (annulation, bagages, assistance, rapatriement) n’est comprise dans les
prix figurant dans ce site.
Article 3 : Durée du séjour
Le client signataire du contrat conclu pour une durée déterminée ne pourra en aucune circonstance se prévaloir d'un
quelconque droit au maintien dans les lieux à l'issue du séjour.
Article 4 : Réservation et règlement des prestations
La réservation est considérée comme ferme et définitive :
-
Dans le cas d’un dossier réservé en ligne avec paiement sécurisé par carte bancaire : A compter de la
communication du numéro de réservation figurant sur le document de confirmation communiqué en ligne lors de la
réservation et confirmé par Email à l'adresse indiquée dans le formulaire de réservation.
-
Dans le cas d’un dossier réservé en ligne avec règlement par un autre mode de règlement (chèque, chèquevacances,…) : A compter de la réception de l'acompte (ou de la totalité du règlement si inscription tardive à moins
de 30 jours du début du séjour) par le Vendeur.
Les modalités de versement de l'acompte (des arrhes dans le cas des locations meublées) ou du solde varie d'un
Vendeur à l'autre : pourcentage à régler à la réservation, délai de règlement du solde avant la date de début du séjour,
modes de paiement. Elles sont précisées au moment de la validation de la réservation.
Cas particulier des locations meublées : Un contrat de location sera adressé par le Vendeur, dès que la réservation est
confirmée par l'envoi des arrhes.
Article 5 : Règlement du solde
Le Client devra verser au Vendeur le solde de la prestation convenue et restant due, et ceci dans les délais indiqués dans
la confirmation de réservation adressée par Email.
Le Client n'ayant pas versé le solde à la date convenue, est considéré comme ayant annulé son séjour. Dès lors, la
prestation est de nouveau offerte à la vente et aucun remboursement ne sera effectué.
Article 6 : Locations de vacances : Dépôts de garantie
En matière de location de vacances, un dépôt de garantie, destiné à couvrir les conséquences éventuelles des
dégradations pouvant être imputées au Client, est à verser sur place, à l’arrivée. Le dépôt de garantie ne peut excéder
25 % du montant du loyer.
De façon contradictoire, il sera établi à l’arrivée et au départ un état des lieux permettant une vérification des locaux, objet
de la location.
Le Vendeur peut procéder à l’encaissement immédiat du dépôt de garantie.
Il sera restitué dans un délai maximum de 15 jours à compter du départ du Client, déduction faite, par le Vendeur des
montants à la charge du Client aux fins de remise en état des lieux, réparations diverses, ...
Le montant de ces retenues devra être dûment justifié par le Vendeur sur la base de l’état des lieux de sortie, constat
d’huissier, devis, factures, …
Page 10
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Si le dépôt de garantie s’avère insuffisant, le Client s’engage à compléter la somme sur la base des justificatifs fournis par
le Vendeur.
Ce présent cautionnement ne pourra en aucun cas être considéré comme participation au paiement du loyer.
Article 7 : Arrivée du Client
D'une manière générale, l'arrivée à l'établissement doit se faire avant 18 heures. Pour une arrivée au-delà de cette heure
le Vendeur doit être averti par téléphone au numéro indiqué sur la confirmation de réservation adressée par Email.
Les prestations non consommées au titre de ce retard resteront dues et ne pourront donner lieu à aucun remboursement.
Article 8 : Annulation
.1/ Par le Client :
Les conditions d'annulation peuvent différer d'un Vendeur à l'autre ou en fonction des saisons. A défaut d'avoir des
conditions d'annulations différentes, qui s'afficheraient dans le descriptif de la prestation, et réputées plus favorables au
Client, les frais suivants sont retenus :
-
Plus de 30 jours avant la date de départ : aucun frais d’annulation.
-
De 30 à 21 jours avant le départ, 10% du prix total du séjour réservé
-
De 20 à 8 jours avant le départ, 50% du prix total du séjour réservé
-
Moins de 8 jours avant le départ, 90% du prix total du séjour réservé
-
Non présentation, 100% du prix total du séjour réservé
Le Client ne pourra prétendre à aucune indemnité ou remboursement de la part du Vendeur s’il abrège ou interrompt son
séjour pour quelque cause que ce soit. Toute prestation non utilisée ne sera pas remboursée.
Cas particulier des locations meublées : Toute résiliation du contrat à l’initiative du Client doit être adressée au
Vendeur par courrier recommandé avec accusé de réception à l’adresse du Vendeur, la date de réception par le Vendeur
faisant foi. Si cette résiliation intervient dans un délai :
-
Supérieur à 90 jours avant l’entrée dans les lieux, le Vendeur restitue dans les 30 jours de la résiliation l’intégralité du
montant des arrhes versées par le Client.
-
Compris entre 60 et 90 jours avant l’entrée dans les lieux, le Vendeur restitue dans les 30 jours de la résiliation 75 %
du montant des arrhes versées par le Client.
-
Compris entre 30 et 60 jours avant l’entrée dans les lieux, le Vendeur restitue dans les 30 jours de la résiliation 50 %
du montant des arrhes versées par le Client.
-
Inférieur à 30 jours avant l’entrée dans les lieux, le Vendeur conserve l’intégralité du montant des arrhes versées par
le Client.
Lorsque, avant l’entrée dans les lieux et quelque soit le moment auquel elle intervient, la résiliation effectuée par le Client
se fonde sur un cas de force majeure dûment justifié, le Vendeur doit restituer dans les 30 jours de cette résiliation
l’intégralité du montant des arrhes versées.
Si le Client ne s'est pas présenté le jour mentionné sur le contrat et passé un délai de 24 H et sans avis notifié du Vendeur
: le contrat est considéré comme résilié, les arrhes restent acquises au Vendeur qui peut disposer de sa location.
Le Client ne pourra prétendre à aucune indemnité ou remboursement de la part du Vendeur s’il abrège ou interrompt son
séjour pour quelque cause que ce soit. Toute prestation non utilisée ne sera pas remboursée.
.2/ Par le Vendeur :
Le Client ne pourra prétendre à une quelconque indemnité si l’annulation est imposée par des circonstances de force
majeure ou pour des raisons tenant à la sécurité des voyageurs.
Cas particulier des locations meublées : Toute résiliation doit être notifiée par lettre recommandée ou télégramme :
-
Avant l’entrée dans les lieux : En cas de résiliation du présent contrat par le Vendeur, avant l’entrée dans les lieux,
pour quelque cause que ce soit sauf cas de force majeure, il reversera au Client le double du montant des arrhes
reçues augmenté des intérêts au taux légal. Cette restitution sera adressée au Client par courrier recommandé avec
accusé de réception dans un délai de 15 jours à compter de la notification de la résiliation.
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-
Après l’entrée dans les lieux: Lorsque la résiliation du contrat par le Vendeur intervient pendant la durée de la location,
elle doit être dûment justifiée (défaut de paiement du loyer, chèque sans provision émis par le Client, détérioration
avérée des lieux loués, plaintes du voisinage, …). Cette résiliation, qui intervient par courrier recommandé avec
accusé de réception, entraîne le départ du Client dans les deux jours de la date de réception du courrier lui notifiant
cette décision. Le Vendeur se réserve le droit de conserver le montant du dépôt de garantie dans les conditions
précisées au paragraphe « dépôt de garantie (ou caution) ». Quelque soit la cause de la résiliation, l’intégralité du
montant des loyers demeure acquise au Vendeur.
Article 9 : Capacité d'hébergement
Dans le cas d'un hébergement locatif, le contrat est établi pour une capacité d'hébergement maximum. Si le nombre de
participants dépasse la capacité d'accueil, le Vendeur peut refuser les clients supplémentaires, le contrat étant alors
réputé rompu du fait du Client. Dans ce cas, le montant de la location reste acquis au Vendeur.
Article 10: Hôtels
Les prix comprennent la location de la chambre avec ou sans petit déjeuner, demi-pension ou pension complète. Sauf
indication contraire, ils ne comprennent pas les boissons lors des repas. Lorsqu'un Client occupe seul une chambre
prévue pour loger deux personnes, il lui est en général facturé un supplément Le jour du départ, la chambre doit être
libérée avant 12h00.
Article 11 : Preuve
Il est expressément convenu que, sauf erreur manifeste de la part du Vendeur dont le Client rapporterait la preuve, les
données conservées dans le système de réservation ont force probante quant aux commandes passées par le Client. Les
données sur support informatique ou électronique constituent des preuves valables et en tant que telles, sont recevables
dans les mêmes conditions et avec la même force probante que tout document qui serait établi, reçu ou conservé par
écrit.
Article 12 : Litiges et réclamations
Toute réclamation relative à un voyage ou à un séjour doit être formulée par écrit et adressée par pli recommandé au
Vendeur dans les plus brefs délais et au plus tard dans les 30 jours suivant le retour de voyage.
Article 13 : Responsabilités et garanties
Les transactions réalisées par le biais du site relèvent des seuls rapports du Client avec le Vendeur.
Le Client reconnaît qu'agissant en qualité de simple intermédiaire, le CDT64 ne peut, en aucun cas, voir sa responsabilité
engagée relativement aux informations communiquées par le Vendeur, ni aux contrats de prestations que le Client aura
conclu avec le Vendeur.
De ce fait, tout manquement aux conditions de la réservation, telles qu'indiquées aux présentes conditions, est sous
l'entière responsabilité du Vendeur.
Le CDT64 ne garantit, ni ne se porte fort de la solvabilité ou du respect des engagements, de la qualité des prestations ou
de leur conformité.
De ce fait, le CDT64 ne saurait, en aucun cas, être tenu responsable au titre de la fourniture des services de tout
préjudice, quel qu’il soit, supporté, le cas échéant, par le Client.
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