Administration des douanes

Services
for the Entreprise
Témoignage
E n t re p ri s e s
L’Administration des Douanes un pas
de plus vers l’administration en ligne
avec Microsoft Internet Information
Server et Exchange Server
Panorama de la situation
Secteur
■ Administration
Solution
■ Messagerie
■ Workflow
■ Intranet/Extranet
Produits et Services utilisés
■ Microsoft Windows 2000 Server
■ Microsoft Internet Information Server 5 (IIS)
■ Microsoft Windows Terminal Server
■ Microsoft Exchange 2000 Server
■ Microsoft Consulting Services
Bénéfices
■ Maîtrise des coûts
■ Amélioration de la communication
■ Gain de temps et de productivité
■ Administration centralisée du réseau
Contact
Administration des Douanes et Impôts Indirects
Avenue Annakhil, Centre des Affaires,
Hay Riad, Rabat
M. Mohammed Ezzahaoui
Tél : 037 71.78.00/01 - 037 57.90.00
Fax : 037 71.78.14/15
Site web : www.douane.gov.ma
L’Administration des Douanes et Impôts Indirects (ADII), organe du
Ministère de l’Economie, des Finances, de la Privatisation et du
Tourisme, participe à la définition de la politique douanière marocaine et en assume la mise en oeuvre. Dans le cadre du processus
de modernisation qu’elle poursuit depuis plusieurs années, l’informatique occupe une place de choix et contribue au développement
de la qualité des services offerts aux opérateurs économiques et à
l’amélioration de la productivité interne. Dans ce sens, l’ADII a décidé de procéder à la mise en place d’une messagerie d’entreprise
desservant l’ensemble de ses structures, aussi bien centrales que
régionales. L’objectif étant de favoriser la circulation de l’information et d’améliorer la communication interne et avec les partenaires
externes, par l’intermédiaire des échanges numériques. Au delà de
la messagerie électronique, ce projet a nécessité la mise à niveau
en profondeur du réseau interne douane, pour asseoir cette application sur une architecture appropriée. Ce projet a été mené avec le
concours de Microsoft Consulting Services, la cellule consulting de
Microsoft et la collaboration d’un Microsoft Certified Partner - partenaire à haute valeur ajoutée.
Une vision pragmatique
La nouvelle architecture informatique mise en oeuvre est axée
autour d'une plate - forme Microsoft et des applications disponibles
via un intranet et ouvertes sur internet. "A l'issue d’une première
phase de réflexion, nous avons testé en interne différentes platesformes. Nous avons choisi Exchange 5.5 pour une première étape
avant de passer à Exchange 2000 qui constitue une infrastructure
de messagerie et de collaboration riche en fonctionnalités, facile à
administrer et s’intégrant parfaitement avec notre environnement
bureautique" affirme Mohammed Ezzahaoui.
Messagerie et savoir-vivre
Exchange 2000 Server offre une infrastructure de messagerie disponible 7j/7 et 24h/ 24, à la fois fiable et évolutive. Opérationnel
depuis plusieurs mois, ce système est régulièrement enrichi de nouveaux services. Une myriade de petites applications fa c i l i te également le travail quotidien sur Exchange. Si auparavant il y avait une
Services
for the Entreprise
masse importante de documents qui circulaient sous format
papier, aujourd’hui, ces flux physiques diminuent au profit de
l’information numérique. Les utilisateurs ont adopté de
manière naturelle Microsoft Exchange. La messagerie s'impose dorénavant comme un outil-clé de l'organisation du travail. Si l’accès à la navigation Internet est restreint, l’ADII a
choisi d'équiper l'ensemble des collaborateurs disposant de
micro-ordinateurs reliés au réseau d'une boîte aux lettres
email. "C'est un moyen de communication qui facilite le travail de tout un chacun au sein de l’organisation", commente
Mohammed Ezzahaoui." L'ef ficacité et la productivité de l’organisation passe par une meilleure circulation de l’information. "De plus, ajoute Mohammed Ezzahaoui, l'email nous
relie à nos par tenaires et à nos opérateurs."
Automatiser les procédures
La création de formulaires électroniques a non seulement,
bien évidement, réduit l’utilisation du papier mais a permis
également un gain de temps considérable. Un exemple d’application de ce type est celui de la demande de fournitures de
bureau. Les commandes en fournitures sont aujourd’hui
gérées par workflow, ce qui améliore leur prise en charge. De
la même façon, la gestion de l’accueil et des salles de
réunions s’appuie sur la fonction d’agenda partagé : un collaborateur peut consulter le planning des salles et les agendas des collègues concernés. Par ce biais, la réunion est validée rapidement par un responsable. L’utilisation des formulaires électroniques dans un cadre plus large, celui de la
dématérialisation des procédures est aujourd’hui entamée à
travers le recensement des imprimés utilisés au sein de
l’Administration, en vue de les simplifier et, lorsque c’est possible, les remplacer par leur équivalent électronique.
Aux services des opérateurs économiques
L’ADII a mis en place une rubrique e-doune, appelée à devenir un vé ri table portail, à l’ave n i r, consacré aux télé services, afin de permettre aux entreprises et aux citoyens,
grâce à la réduction des démarches administratives et à la
célérité du traitement de l’information d’accéder à un certain
nombre de services, tels que le dédouanement des véhicules
ou les demandes de cautions,etc. A terme, le portail e-douane sera interfacé directement avec le système informatique
métier, ce qui élargira l’éventail des services télématiques
pouvant être rendus aux opérateurs économiques : enregistrement des déclarations en douane, accès automatique au
devis et aux documents exigibles, consultation de la situation
d’une déclaration,etc.
Une administration unifiée et décentralisée
"L’annuaire Active Directory fournit une connexion réseau
unique et un seul point d'administration. De plus la fonction
Terminal Server est disponible en natif et permet désormais
de prendre le contrôle à distance et effectuer les modifications sur les 8 serveurs déployés au sein de l'Administration",
déclare Mohammed Ezzahaoui. En plus de la gestion des
tâches administratives traditionnelles des services d'annuaires, Active Directory répond, en effet, à d’autres besoins
en matière de nommage, d'interrogation, et d'administration.
"Nous avons pu fédérer nos ressources ainsi que notre messagerie. Aujourd'hui, toutes les informations sont centralisées
au sein d'Active Directory et chacun peut interroger l'annuai-
re en mode intranet." A terme, nous souhaitons définir un
compte utilisateur une et une seul fois au sein de notre
annuaire, et définir ensuite des habilitations par rapport aux
applications envisagées par l'utilisateur : le début du "single
sign on" en quelques sor te.
Une architecture évolutive
Après la messagerie et les outils collaboratifs, l’Administration
des Douanes compte développer de nouveaux services applicatifs. Elle envisage en effet, de mettre en place une solution de
visioconférence, car la collaboration en temps réel offre aux
équipes virtuelles de nouveaux modes de rencontre, de collaboration et de travail sur des documents, qui ne tiennent pas compte de la localisation physique. "Nous allons prochainement intégrer des services de streaming. En effet, l’intranet verra probablement son contenu étoffé par des services de diffusion identiques et la possibilité de réaliser des visioconférences à travers
Exchange 2000 Conferencing Server", conclut Mohammed
Ezzahaoui. Afin de renforcer l’infrastructure actuelle,
l’Administration des Douanes va entamer des projets de sécurité et de haute disponibilité.
Microsoft®
Consulting
ServiceEnterprise
s
Microsoft Consulting Services
"Nous avons accompagné l’ADII à plusieurs niveaux, la
conception de l'architecture de l’annuaire Active Directory
(Microsoft Windows 2000 Server), le design du système
de messagerie (Microsoft Exchange 2000 Server) et l'étude de l'élargissement du déploiement à l'ensemble des
directions régionales en fonction des contraintes de télécommunications et de l’organisation de l’administration."
explique Salim Tazi de Microsoft Consulting Services. MCS
rassemble une vingtaine de consultants intervenant sur
l’Afrique du Nord, dont la mission est d'assister les clients
Microsoft dans le design, le déploiement et la mise en
oeuvre des technologies Microsoft. "L’accompagnement
de MCS, tout le long du projet, était bénéfique particulièrement au niveau de l’expertise technique et la démarche
de travail qui a profité à l’équipe interne dans le cadre du
transfert de connaissances visé à travers l’organisation
générale du projet.", souligne Mohammed Ezzahaoui.
"Notre objectif est d’amener chacun, l’ADII, comme ses partenaires à évaluer peu à peu le parti qu’il peut tirer de ces
nouvelles technologies pour améliorer la façon de travailler
ou rendre de nouveaux services. Ce sont les utilisateurs qui
identifieront et qui demanderont les nouvelles applications",
déclare Salim Tazi. Moins que jamais liée à la "paperasse",
l’administration évolue et les effets des nouvelles technologies apparaissent peu à peu : meilleure circulation de l’information, plus grande réactivité, nouvelles synergies… Le
développement des nouvelles technologies au sein de l’ADII,
parallèlement aux chantiers de modernisation et de simplification des procédures a contribué aux avancées significatives réalisées par l’administration, tant au niveau de sa gestion interne qu’au niveau du service rendu à l’opérateur économique et aux partenaires.