821 mod 2002 , version électronique

Formulaire à introduire en 3 exemplaires
Est-ce votre première demande ?
Dans la négative, veuillez indiquer le
Cachet d’arrivée
numéro d’identification (belge) attribué
RBT
Demande
de remboursement de la taxe sur la
valeur ajoutée
par un assujetti non établi
dans le pays
Assujettis établis au sein de l’ Union Européenne
non identifiés à la T.V.A. en Belgique .
Si vous avez effectué des opérations ( outputs)
localisées en Belgique, veuillez consulter le
prescrit de la circulaire 4/1988. Dans le cas
contraire , veuillez consulter la circulaire 6/1981
Visitez notre site : www.minfin.fgov.be
Bureau Central pour Assujettis Etrangers
Service Remboursements
Tour Sablon
25° étage
Rue J. Stevens
7
1000
Bruxelles
Belgique
1
Nom et prénoms ou dénomination sociale du requérant
Rue
Numéro
Code postal, lieu, pays
(*) mettre une
croix dans
la case
appropriée
⇒
2
Nature de l’activité du requérant
3
Indication du bureau fiscal et numéro d’identification T.V.A. du requérant dans
le pays où celui-ci a son siège, son domicile ou sa résidence habituelle
4
Période visée par la demande
5
Montant total – en chiffres – dont le remboursement est demandé
(relevé détaillé, voir au verso) T EURO obligatoire T
7
Mode de règlement souhaité (*)
du
mois
compte bancaire
Au
année
€
compte chèque postal
IBAN Numéro de compte
mois
année
,
chèque ou mandat
code Swift
Nom du titulaire
Nom et adresse de l’organisme financier
8
Nombre des annexes : ..........
9
Le requérant déclare :
⇒
Documents d’importation :
a)
que les biens ou services indiqués au verso de la présente demande ont été utilisés pour ses besoins d’assujetti
à l’occasion de :
b)
qu’il n’a effectué dans le pays où le remboursement est demandé, au cours de la période visée par la présente
demande :
(*) aucune livraison de biens ni aucune prestation de services
(*) que des prestations de services ou livraisons de biens pour lesquelles le client est redevable de la taxe .
Les factures adressées au client doivent être jointes au dossiers ainsi que tout élément explicatif .
(*) que certaines prestations de transport exonérées et certaines prestations de services accessoires à ces
prestations de transport ;
(*) Que des opérations pour lesquelles l’ acquéreur des biens ou services dispose d’ une franchise de taxe à l’
achat ( ventes à des missions diplomatiques , organismes supranationaux et effort de défense ) ou des
opérations exonérées ( exportations ) . Le certificat 450 délivré par l’ ayant droit à la franchise à l’
achat ou les documents d’ exportations doivent être joints au dossier
1
(*) mettre une
croix dans
la case
appropriée
Factures : ..........
2
3
4
c)
d)
avoir reçu
ne pas avoir reçu
de notes de crédit sur les factures demandées en remboursement (si oui, les déclarer en
case 10, en diminution du montant total)
que les renseignements figurant dans la présente demande sont sincères.
Le requérant s’engage à reverser toute somme indûment perçue.
A
, le
(Lieu)
N° 821 – mod. 2002 (e).
(Date)
(Signature)
10
Relevé des montants de T.V.A. relatifs à la période visée par la présente demande
Numéro
d’ordre
Nature du bien
ou du service
Nom, numéro d’identification T.V.A., si connu,
et adresse du fournisseur ou du prestataire
Date et numéro de la facture
ou du document d’importation
Montant de la taxe y afférente dont
le remboursement est demandé
Case réservée
à l’administration
Total
Les tickets et factures simplifiées ne
sont pas acceptés . Les limitations de
l’ article 45 ( 50% sur les frais liés aux
véhicules mixtes ) et les exclusions (
restaurant , hôtels , frais privatifs ,
cadeaux , frais de réception ) sont d’
application . Les assujettis soumis à
un prorata de déduction sont invités à
le communiquer à l’ appui de leur
dossier
Le montant inscrit doit être
converti en Euro . Seules les
factures libellées en Euro ( ou en
BEF pour les factures émises
avant le 1.1.2002 ) sont
acceptées .
Pièces à joindre :(1) factures originales , numérotées et classées
(2) attestation fiscale originale de moins d’ un an , mentionnant l’ activité exercée délivrée par l’ autorité fiscale du pays où l’ assujetti est établi . Si
cette activité n’ ouvre qu’ un droit partiel au remboursement de la taxe , le pourcentage admis doit être communiqué.
(3) éléments explicatifs nécessaires à la compréhension du dossier ( contrats , documents de transport ) . Dans les cas visés par la circulaire 4 de
1988, la production de copies de factures de vente ( opérations avec montage , travaux occasionnels dans le pays ou pour lesquels l’ opérateur n’
est pas redevable de la taxe )ou de document d’ exportation ( exportation de biens au départ du territoire belge ) peut être rendue obligatoire
Note explicative sur la demande de restitution de TVA belge 821
Information sur la législation belge, commentaires, circulaires et décisions en matière de la TVA se
trouve sur le site internet du ministère de finance belge. Surfez vers www.minfin.fgov.be (fisconet )
A. Qui peut introduire une demande ?.
A.1. Le requérant doit être un assujetti conformément aux dispositions du Code de la T.V.A.
A.2. Le requérant doit être établi dans un autre Etat membre de la C.E.E.
A.3. Il n'a eu en Belgique au cours de la période à laquelle se rapporte la demande de
remboursement ni le siège de son activité économique, ni d'établissement stable, domicile ou résidence
habituelle.
A.4.
Il n'a, au cours de cette période, pas livré de biens ni effectué de prestations de service en
Belgique, à l'exception de certaines prestations de services (transport et prestations accessoires au dit
transport).
NB : dans le cas où l’assujetti a effectué certaines opérations localisées fiscalement en Belgique pour
lesquelles il n’est pas redevable de la taxe,
(1) que ce soit parce qu’il s’agit de prestations de service ou de livraisons de biens pour
lesquelles le cocontractant est tenu redevable de la taxe ( article 51 § 2 du Code la T.V.A. ) ,
(2) ou des prestations effectuées vers un client ayant une franchise de taxe à l’achat (article 42
du Code) (Commission européenne, ambassades, OTAN ; joindre le bon de commande
formulaire 450/451)
(3) ou pour lesquelles une autre cause d’exonération peut être revendiquée ( articles 39 à 41 du
Code ),
La procédure visée à la circulaire 4/1988 doit être appliquée.
Elle implique de fournir à l’appui du dossier toutes les explications et documents nécessaires à établir la
situation fiscale : contrats, factures établies envers les clients, preuves d’exportation, autorisation d’achat
de l’organisme supranational selon les cas )
B. Opérations ouvrant le droit au remboursement.
B.1.
Il doit s'agir de taxes qui grèvent des biens ou des services que l'intéressé utilise dans l'exercice
de son activité d'assujetti. Les assujettis étrangers subissent les mêmes limitations ou
exclusions du droit à déduction que les assujettis établis en Belgique.
B.2. En ce qui concerne certains frais, la déduction n'est pas admise ou n'est que partielle (cadeaux,
frais d'accueil, frais de restaurant et de logement, tabacs, boissons spiritueuses, frais de voiture.)
B.3. Lorsque l’assujetti a dans son pays un droit limité à la déduction, le montant réclamé doit être
réduit à due proportion.
B.4. Seules les taxes belges peuvent être réclamées.
NB : principaux cas particuliers
-
frais de restaurant et hôtel : pas de remboursement sauf dans le cas où ces frais auraient été
exposés par l’entreprise pour un employé chargé d’une mission à l’extérieur de l’entreprise,
mission qui doit être une livraison de bien ou une prestation de service facturée à un client.
-
frais afférents aux véhicules automobiles : restitution en principe limitée à 50 % de la TVA.
Les éléments suivants doivent être fournis :
o
une description de l’usage de la voiture
o
Une copie de l’inscription de la voiture
o
S’il y a déjà eu un précédent achat de voiture en Belgique, veuillez communiquer quel est
l’état actuel de la voiture (encore dans la société, vendue,….)
-
frais de réception : les taxes grevant des frais exposés en vue de procurer un agrément à des
tiers ne sont pas remboursables
-
avantages privatifs : les taxes grevant des frais exposés en vue de procurer un avantage à une
personne , employée ou non par la société , ne sont pas restituables . Ceci vise également
certains frais (eau, gaz, électricité, déménagement, recherche de logement) d’expatriés qui sont
acquittés par l’employeur
-
les taxes grevant des biens offerts en cadeau ne sont pas restituables
B.5
Si on demande le remboursement de la TVA sur des frais de gestion (’management fee’), une
copie de ce contrat doit être jointe à la demande. La TVA est seulement restituable s’il est clair que ce
contrat de gestion représente une réalité économique et qu’il y a pour ces frais une prestation certaine et
démontrable.
B.6
Seulement la TVA due est restituable
C. Formulaires - Procédure
C.1.
La demande doit être établie sur un formulaire qui peut être obtenu auprès de l'autorité
compétente du pays du requérant (formulaire OB.68 pour les Pays-Bas, doc.3559 pour la France,
UST1T pour l'Allemagne, VAT65 pour le Royaume Uni, Y64 pour le Danemark, I.V.A.79 pour l’Italie,
T.V.A.26 pour le Grand-Duché de Luxembourg et 821 en Belgique. Le formulaire 821 peut (bientôt) être
téléchargé sur notre site internet. Si vous utilisez un autre formulaire que le 821, veuillez communiquer
les éléments demandés et qui ne sont pas mis sur le formulaire, en annexe.
C.2. Le formulaire de demande doit être introduit en 3 exemplaires.
C.3. Tous les exemplaires doivent être signés. La case montant ne peut être libellée qu’en EURO
C.4. La demande doit être introduite auprès du Bureau central de T.V.A. pour assujettis étrangers,
Département remboursements, Rue Josef Stevens, 7, 25° étage à 1000 Bruxelles, Belgique.
C.5. Toutes les rubriques doivent être remplies, en caractères d'imprimerie, en langue néerlandaise
ou en langue française.
C.6. A la case 9 de la demande, le requérant doit indiquer de » manière claire, précise et utile la
nature des activités pour lesquelles il a acquis les biens et services visés par la demande.
C.7
La rubrique “compte bancaire” doit être complétée et les renseignements suivants doivent être
communiqués : Numéro du compte, Code de l’Institution, Code guichet, clé, Code swift, nom du titulaire,
nom de la banque, adresse complète de la banque
Le RIB est conseillé
D. Annexes à joindre. Factures - Attestation fiscale - Procuration.
D.1.
La demande doit être accompagnée des originaux des factures et notes de crédit reçues des
fournisseurs ou des documents d'importation.
D.2. Sur chaque document sera apposé le n° d'ordre sous lequel il est repris au verso de la demande.
D.3. Les factures doivent être établies conformément aux dispositions du Code belge ( art 5 de AR 1 :
date, n° d'inscription au facturier de sortie, nom et adresse des parties, n° de T.V.A. et n° du
registre du commerce du fournisseur, date de livraison du bien ou achèvement du service, le
libellé, prix et autres éléments de la base d'imposition exprimées en francs belges (jusqu ‘au
31/12/02) ou en Euro, taux et montant de la T.V.A., également en francs belges ou en Euro et
certaines autres mentions en ce qui concerne les voitures automobiles).
D.4 a) Les factures doivent être accompagnées des annexes, bordereaux de livraison, ventilations,
nécessaires à la compréhension des prestations reçues.
b) Les tickets ne sont pas des factures et n’offrent pas droit à restitution. Il en va de même des
factures incomplètes ou incorrectement établies, ou établies au nom d’un tiers et des factures
simplifiées non accompagnées du relevé carte visa / carte bleue
c) En cas de perte des originaux, des doubles seront demandés au fournisseur qui devra y apposer
la mention suivante, datée du jour de la délivrance du double: 'Double délivré à la demande du
client pour remplacer l'original égaré ou détruit '(voir circ.10/1974).
D.4bis Les notes de crédit reçues, relatives aux factures introduites dans une demande de
remboursement ou dans une demande précédente, doivent être déclarées en diminution de la
demande en cours. Si ce n’est pas possible, les montants doivent être reversés au trésor.
D.5.
Obligatoirement à joindre: Une attestation originale à délivrer par l'administration de l'Etat
membre de la C.E.E. où le requérant est établi et d'où il résulte qu'il possède la qualité d'assujetti
au sens de la sixième directive T.V.A. (77/388/C.E.E. ). Durée de validité de l’attestation: 1 an.
L’attestation doit mentionner le numéro intracommunautaire ainsi que l’activité exercée.
D.6.
Lorsque le requérant a effectué des opérations en Belgique, des copies des factures de sorties
seront jointes, ainsi que la preuve de l’exemption de la taxe, de son acquittement par le requérant
ou par un tiers ( circ. 30/75 )
NB :
Lorsque l’assujetti ne peut, dans son pays, pas déduire l’ensemble des taxes en amont, cette
limitation s’applique également aux restitutions de taxes étrangères. L’assujetti doit
communiquer à l’appui de sa demande le prorata ou la méthode de calcul employée.
D.7. Procurations.
D.7.1. Lorsque le paiement doit être fait en mains d'un mandataire, une procuration doit être jointe à la
demande de remboursement.
D.7.2. La procuration qui résulte d'un acte public établi sur le territoire d'un Etat qui est lié par la
Convention de La Haye du 5 octobre 1961 doit être revêtue de l'apostille prévue par cette
convention. L’apostille est supprimée pour le Danemark, l’Irlande, la France et l’Italie et les Pays
Bas.
(Convention de la Haye : http://www.hcch.net/e/conventions/menu12e.html )
D.7.3. Pour les actes sous seing privés établis en Belgique, les signatures doivent être légalisées par
le fonctionnaire compétent de l'administration communale ou certifiées authentiques par un
notaire belge.
D.7.4. Dans les autres cas, les signatures doivent être légalisées par l'agent diplomatique ou
consulaire belge et par le Ministère des affaires étrangères de Belgique.
D.7.5. Les procurations établies dans une langue autre que le néerlandais, le français ou l'allemand,
doivent être accompagnées d'une traduction certifiée conforme.
D.8. Prescriptions
D.8.1 Passé le 30.6 de l’année qui suit l’exigibilité des taxes, les dispositions de faveur de la 8°
directive ne sont plus appliquées. La demande est cependant traitée, en conformité avec l’article
76§2 du Code.
D.8.2 Les demandes de remboursement peuvent être introduites jusqu’à prescription du droit à
déduction associé aux factures. Avant le 1.1.99, la règle est la prescription quinquennale, à partir
du 1.1.99, la prescription triennale est instaurée.
E. Période - Date limite d'introduction - Montant minimum.
E.1.
E.2.
E.3.
E.4.
E.5.
E.6.
La demande de remboursement doit concerner des achats de biens ou de services facturés ou
des importations effectuées au cours d'une période qui n'est ni inférieure à trois mois ni
supérieure à une année civile.
La demande peut toutefois porter sur une période de moins de trois mois, lorsque cette période
constitue le solde d'une année civile. Les demandes peuvent concerner également des factures
ou des documents d'importation qui n'ont pas fait l'objet de demandes précédentes et qui
concernent des opérations effectuées au cours de l'année civile en question.
La demande doit être présentée au plus tard dans les six mois qui suivent l'expiration de l'année
civile au cours de laquelle la taxe est devenue exigible.
Le montant auquel la demande de remboursement se rapporte ne peut être inférieur à 200
EURO lorsqu'il s'agit d'une demande qui a trait des achats de biens ou de services facturés ou à
des importations effectuées au cours d'une période d’au moins trois mois, mais inférieure à une
année civile. Cette limite est ramenée à 25 EURO lorsque la période de référence représente le
solde d’une année civile.
Lorsque le montant à rembourser conformément au point E.4. n'atteint pas 25 EURO, aucun
remboursement n'est accordé. En aucun cas, le solde pour lequel aucun remboursement n'a été
accordé, ne peut être reporté à une autre année civile et ajouté aux soldes éventuels de cette
année civile.
Si le remboursement n'est pas accordé, l'ayant droit peut introduire la demande en restitution
prévue par l'article 90 du Code de la T.V.A. pendant 3 ans à compter de la date de notification
de la décision de rejet.
F. Cas dans lesquels la présente procédure n'est pas applicable.
F.1.
F.2.
Lorsque l'assujetti est établi hors de la C.E.E.
Lorsque l'assujetti, même celui établi dans un autre Etat membre de la C.E.E. effectue en
Belgique des opérations autres que celles qui sont visées au point A.4. Dans ce cas la procédure
F.3.
F.4
à suivre est celle prévue par la Circulaire n° 4 de 1988.
Lorsque la demande est introduite après l'expiration du délai de six mois prenant cours à la fin de
l'année civile au cours de laquelle la taxe est devenue exigible, la demande ne sera pas rejetée.
Elle perdra toutefois tous les avantages liés à la VIII° directive .
Lorsque les taxes reprises sur les factures ont été indûment portées en compte par le fournisseur
G. Divers.
G.1.
G.2.
G.3
Le requérant sera informé de la décision dès qu’elle est prise. Une diminution éventuelle ou le
rejet de la demande sera justifié.
Si vous voulez contacter le Bureau central pour assujettis étrangers, il est préférable d'écrire ou
d’envoyer un fax.
Veuillez toujours mentionner la référence du dossier, si elle est connue.
La demande doit être accompagnée d’une lettre explicative quant aux opérations du requérant en
Belgique, et ce afin d’assurer une compréhension minimale du dossier. Ainsi le dossier peut être
clôturé plus vite.
Veuillez mentionner aussi une adresse d’ E Mail.
H. Requérant établi hors de l’union européenne
H.1
Un requérant, qui n’est pas établi dans l’U.E. peut également utiliser aussi le formulaire 821.
Il doit alors y mentionner en haut de la page « Requérant hors U.E. »
H.2
Le requérant doit ajouter à sa demande une copie d’une inscription dans le registre de commerce
(traduite si ce document n’est pas en néerlandais, français, allemand ou anglais) ou un document
de son pays d’origine ayant même valeur qui servira d’attestation fiscale.
Au lieu d’une copie de leur registre de commerce, les requérants des pays qui seront membre de
l’Union européenne en 2004, peuvent introduire une attestation fiscale, délivrées par leur
l’administration fiscale.
H.3
Le requérant dont également joindre une copie des statuts (Fr, Nl, All ou Anglais) (s’il s’agit d’une
première demande ou si les statuts ont changés depuis la dernière demande) ainsi que les
derniers comptes annuels.
H.4
Le requérant doit tenir compte de tous les autres dispositions stipulées ci-avants.
CHECKLIST pour votre demande de restitution de la TVA belge
-
lettre explicative (G3)
-
le formulaire 821
mentionnant
- n° RBT de la demande précédente
- votre N° de TVA
- la case 9 bien et dûment remplie
- description de l’activité
- une liste détaille en case 10
– mode du remboursement (c7)
tenu compte du suivant :
- certaines limitations de déductions (B1-B6)
- procédure (C1-C7)
- certaines preuves au niveau des frais de voiture
- notes de crédit (D4 Bis)
-
L’attestation fiscale (D5)
-
Le mandat (D7)
-
Les preuves supplémentaires dans certains cas comme :
-
o
Preuve que des opérations en Belgique sont exemptées de la TVA belge, ou que le client
est redevable de la TVA belge (A4)
o
Contrat de gestion (Management Fee) (B5)
Factures et notes de crédit