Bien gérer votre coopérative - Co-operative Housing Federation of

Transcription

Bien gérer votre coopérative
Un guide sur les normes de gestion de base pour les coopératives d’habitation
À l’intérieur
Introduction. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1
1
À propos des normes de gestion de base . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Les membres ne devraient-ils pas gérer eux-mêmes la coopérative?. . . . . . . . . .
Trouver de bons gestionnaires (et les conserver). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Et les comités?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Un mot au sujet de la gouvernance et de la gestion. . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Collaboration conseil-gestionnaires. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4
4
5
5
6
2
Gérer les finances . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
7
Les résultats que nous voulons. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Les personnes, les outils et la formation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
3
Maintenir la coopérative en bon état . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Les résultats que nous voulons. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
4
Assurer une pleine occupation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
5
Respecter les exigences juridiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
6
Aider les coopératives à bien gouverner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
7
Un dernier mot pour aider les coopératives à bien gouverner . . . . . . . . . . 55
BIEN GÉRER VOTRE COOPÉRATIVE
i
ii
Introduction
Les coopératives d’habitation jouent un rôle social important. Elles
offrent des logements abordables et elles permettent de bâtir des
communautés dans lesquelles les membres s’entraident, en partageant des
valeurs communes.
Pour atteindre ces objectifs et pour pouvoir continuer de le faire, les
coopératives doivent être fortes et le rester. Elles doivent s’occuper de la
gestion quotidienne de la coopérative et cela signifie qu’elles doivent avoir
une bonne gestion.
Les coopératives évoluent dans un contexte difficile qui change
constamment. Elles doivent concurrencer sur des marchés changeants
pour garder leurs logements occupés. Dans certains cas, elles
doivent essayer de joindre les deux bouts avec une fraction de l’aide
gouvernementale qu’elles recevaient auparavant, tout en logeant encore
des membres à faible revenu qui ont besoin d’aide. Dans d’autres cas,
elles trouvent qu’il est difficile de fonctionner en se conformant aux règles
gouvernementales rigides qui régissent les programmes. Les bâtiments
des coopératives vieillissent et doivent être entretenus. Sans une bonne
gestion, les coopératives peuvent se retrouver en difficulté, parfois en très
grande difficulté.
Pour aider les coopératives à bien fonctionner, tant dans les bonnes que
dans les mauvaises périodes, la FHCC a adopté en 2004 des normes de
gestion de base pour les coopératives d’habitation et elle a lancé une
campagne – la Campagne en faveur d’une bonne gestion – dans le but
de les faire connaître à tous ses membres. En 2006, nous avons intégré
la Campagne en faveur d’une bonne gestion à la Vision 2020MC de la
FHCC, un nouveau programme visant à aider les coopératives à planifier
un avenir sûr.
Un mot à propos de la nouvelle édition
Les coopératives évoluent
dans un contexte difficile
qui change constamment.
Sans une bonne gestion,
les coopératives peuvent
se retrouver en difficulté,
parfois en très grande
difficulté.
Pour aider les coopératives
à bien fonctionner, en
période de prospérité
comme en période de
difficulté, la FHCC a adopté
en 2004 des normes de
gestion de base pour les
coopératives d’habitation.
Dans cette nouvelle
édition, nous renvoyons les
lecteurs à la boîte à outils
de la Vision 2020 et aux
ressources en ligne.
La boîte à outils continue
d’évoluer, à mesure que
nous continuerons d’aider
les coopératives à bien
gérer leurs affaires et à
se préparer pour bâtir un
avenir sûr.
L’information maintenant
accessible en ligne pour
vous aider à bien gérer
votre coopérative est un
outil essentiel pour bien
faire le travail.
La cinquième édition de Bien gérer votre coopérative est un élément clé de
la Vision 2020, tout comme les guides accompagnateurs Bien gouverner
votre coopérative et Bien appliquer nos principes coopératifs. Ensemble,
ces guides aident les coopératives d’habitation, et tous ceux qui y
travaillent, et tous ceux qui y travaillent et qui les appuient, à hausser la
barre au niveau de la gestion, de la gouvernance et du leadership de nos
communautés coopératives.
1
Dans cette nouvelle édition, nous renvoyons les lecteurs à la boîte à outils
de la Vision 2020, qui est accessible aux membres sur le site Web Vision
2020 de la FHCC. La boîte à outils continuera d’évoluer, à mesure que
nous continuerons d’aider les coopératives à bien gérer leurs affaires et
à se préparer pour bâtir un avenir sûr. Nous proposons également de
plus en plus de ressources en ligne dans cette édition. Avec la quantité
d’information maintenant disponible de diverses sources en ligne pour
vous aider à bien gérer votre coopérative, l’accès à Internet n’est plus
simplement un avantage pour le gestionnaire de la coopérative : c’est un
outil essentiel pour bien faire son travail.
Ce guide ne vise pas à remplacer les nombreuses autres ressources offertes
par le mouvement de l’habitation coopérative pour aider les coopératives
à gérer leurs affaires. Les activités de formation, les publications de
la Librairie de l’habitation coopérative, les articles dans les bulletins
d’information, le Centre de ressources en ligne de la FHCC, et les
ressources des fédérations locales – il existe une foule de ressources qui
peuvent vous aider à bien gérer votre coopérative. Mais voici ce que nous
pouvons vous promettre pour ce guide : si vous obtenez les résultats de
gestion que nous y décrivons, votre coopérative sera bien gérée et vos
membres seront fiers de la considérer comme leur chez-soi.
Remerciements
Nicholas Gazzard et Kim Weiman ont rédigé ce guide. Diana Devlin,
Nicholas Gazzard et Dale Reagan ont révisé cette cinquième édition.
Yvon Lepage en a fait la traduction et Diane Paquette a effectué la lecture
d’épreuves. La conception et la mise en page initiales sont de Stéphanie
Ballantyne et EGO Creative Solutions. Le dessin de la page couverture est
une réalisation de la firme Aerographics.
Bien gérer votre coopérative est une initiative du projet Vision 2020MC.
5e édition, mai 2009
2
1
À propos des normes de
gestion de base
En 2004, la FHCC a élaboré des normes de gestion de base et elle les a
présentées à l’AGA la même année. Les membres les ont adoptées avec
enthousiasme comme un ensemble de modèles simples pour assurer la
bonne gestion des coopératives.
Les normes de gestion de base vous aident à mesurer et à améliorer la
qualité de la gestion de votre coopérative. Elles précisent les résultats
qu’apporte une bonne gestion. Elles sont divisées en cinq groupes :
1. 2. 3. 4. 5. gérer les finances
maintenir la coopérative en bon état
assurer une pleine occupation
respecter les exigences juridiques
aider les coopératives à bien gouverne.
Pour chacun de ces groupes, les normes de gestion décrivent :
• les résultats que nous voulons
• les personnes, les outils et la formation nécessaires pour accomplir
le travail.
Les normes de gestion de
base vous aident à mesurer
et à améliorer la qualité
de la gestion de votre
coopérative. Les normes de
gestion de base ne disent
pas quel genre de gestion
les coopératives doivent
utiliser. Un personnel
formé, une bonne tenue
de livres, des groupes de
gestion qui se spécialisent
dans les coopératives et des
entreprises de gestion de
propriétés commerciales
qui connaissent bien les
coopératives d’habitation
sont autant de choix
possibles. Ce qui compte,
c’est de faire le travail et de
bien le faire. Cela suppose
compétence et fiabilité.
Les normes de gestion de base ne disent pas quel genre de gestion les
coopératives doivent utiliser. Un personnel formé, une bonne tenue de
livres, des groupes de gestion qui se spécialisent dans les coopératives et
des entreprises de gestion de propriétés commerciales qui connaissent
bien les coopératives d’habitation sont autant de choix possibles. Ce
qui compte, c’est de faire le travail et de bien le faire. Cela suppose
compétence et fiabilité. Lorsque vous choisissez un gestionnaire pour
votre coopérative, évaluez-le en fonction de ces deux critères :
1. A-t-il les compétences nécessaires pour bien faire le travail tout
le temps?
2. Le travail se fera-t-il lorsqu’il sera nécessaire?
3
Les membres ne devraient-ils pas gérer
eux-mêmes la coopérative?
Une véritable coopérative
d’habitation est une
coopérative où les membres
sont copropriétaires de
leur logement pour leur
avantage mutuel. Ils
prennent les décisions de
façon démocratique pour
le bien de la coopérative
et de sa communauté.
Ils élisent le conseil
d’administration, qui est
chargé d’administrer les
affaires de la coopérative.
Ils se conforment aux sept
principes internationaux de
la coopération et la gestion
de la coopérative par ses
membres n’est pas un de
ces principes.
Certaines coopératives d’habitation pensent que leurs membres devraient
faire tout le travail quotidien de gestion de la coopérative. Autrement,
elles croient que leur coopérative n’est pas une vraie coopérative. Mais
personne n’a jamais dit qu’une coopérative se définit par la façon dont
elle est administrée. Une véritable coopérative d’habitation est une
coopérative où les membres sont copropriétaires de leur logement pour
leur avantage mutuel. Ils prennent les décisions de façon démocratique
pour le bien de la coopérative et de sa communauté. Ils élisent le
conseil d’administration, qui est chargé d’administrer les affaires de la
coopérative. Ils se conforment aux sept principes internationaux de la
coopération et la gestion de la coopérative par ses membres n’est pas un
de ces principes.
Trouver de bons gestionnaires (et les conserver)
Vous avez différents choix pour trouver des gestionnaires professionnels
pour votre coopérative :
•
•
du personnel que vous embauchez directement
des entreprises de services d’aide à la gestion.
Dans chaque cas, vous devrez vous devrez vous assurer que le gestionnaire
a les connaissances nécessaires pour gérer votre coopérative d’habitation
et qu’il connaît les règles du programme gouvernemental de votre
coopérative.
Peu importe votre choix, vous devez vous assurer de bien faire votre
travail à titre d’employeur ou de partie contractante. Cela signifie :
•
•
•
des directives au personnel ou à l’entreprise de gestion de la part des
représentants choisis de votre coopérative
des conditions de travail professionnelles pour toutes les personnes
qui travaillent sur place dans votre coopérative
une rémunération équitable pour la qualité du travail à laquelle vous
vous attendez.
Vous voulez des personnes qualifiées pour gérer vos affaires. Votre capacité
de les garder dépendra beaucoup des relations que vous aurez avec ces
personnes.
4
Et les comités?
Lorsque l’habitation coopérative a réellement commencé à prendre de
l’ampleur au Canada, nous avions prévu que les comités seraient appelés à
jouer un rôle important dans la gestion de nos coopératives. Il n’est donc
pas étonnant que beaucoup de coopératives d’habitation, sans doute la
plupart, ont eu recours à des comités pour s’occuper de leur gestion. Les
coopératives ont mis sur pied des comités pour deux raisons :
•
•
pour planifier et superviser les tâches de gestion
pour s’occuper elles-mêmes des tâches de gestion
Comme nous l’avons indiqué plus haut, les normes de gestion de base
n’indiquent pas comment les coopératives devraient répondre à leurs
besoins de gestion, mais seulement quels devraient être les résultats. La
question est donc de savoir si les comités ont produit de bons résultats de
gestion pour les coopératives.
Les comités ont-ils
produit de bons résultats
de gestion pour les
coopératives? Après 35 ans
d’expérience, nous pouvons
affirmer que les résultats
ont été assez mitigés.
Après 35 ans d’expérience, nous pouvons affirmer que les résultats ont
été assez mitigés. Certaines coopératives ont obtenu de bons résultats de
leurs comités, mais il y a également eu beaucoup de problèmes, surtout
dans des secteurs clés comme les finances, l’entretien et l’occupation des
logements de la coopérative. Nous en revenons donc aux deux questions
que nous avons posées plus haut, c’est-à-dire :
1. Les comités font-ils bien leur travail tout le temps?
2. Les comités font-ils bien leur travail lorsqu’il le faut?
Si la réponse à ces deux questions n’est pas un « oui » inconditionnel,
vous voudrez sûrement examiner attentivement votre recours aux comités
pour gérer les affaires de la coopérative.
Un mot au sujet de la gouvernance
et de la gestion
La gouvernance concerne l’orientation globale de la coopérative, c.-à-d.
l’établissement des politiques, l’adoption du budget et d’autres plans, la
supervision de la gestion et le bien-être de la coopérative. La gouvernance,
c’est le travail des administrateurs et des membres qui les élisent.
La bonne gestion et la
bonne gouvernance vont
de pair. Si l’une est faible,
l’autre sera affaiblie. C’est
la raison pour laquelle nous
avons ajouté « Appuyer la
bonne gouvernance dans
les coopératives » aux
normes de gestion de base.
5
La gestion est le travail au jour le jour de la gestion de la de la
coopérative, c.-à-d. s’occuper des affaires courantes en fonction de
l’orientation globale établie par le conseil. Même si les rôles sont
différents, la bonne gestion et la bonne gouvernance vont de pair. Si
l’une est faible, l’autre sera affaiblie. C’est la raison pour laquelle nous
avons ajouté « Appuyer la bonne gouvernance dans les coopératives » aux
normes de gestion de base.
Collaboration conseil-gestionnaires
De plus en plus de coopératives privilégient l’approche d’une équipe
formée du conseil et des gestionnaires, dans laquelle la gestion et la
gouvernance forment un partenariat étroit qui :
•
•
•
•
reconnaît chacun comme un intervenant clé
établit clairement « qui fait quoi »
désigne aux gestionnaires des « contacts » au conseil pour obtenir des
avis entre les réunions, lorsque nécessaire
permet aux deux parties d’être à l’aise pour échanger des idées
La collaboration conseil-gestionnaires permet au conseil et au gestionnaire
de trouver le juste équilibre des rôles en travaillant ensemble pour
répondre aux besoins et aux priorités de la coopérative.
6
2
Gérer les finances
En bout de ligne, c’est une question d’argent. S’il n’y en a pas assez, votre
coopérative ne survivra pas, même si votre communauté est forte. En tant
que conseil d’administration, vous devez vous assurer que vos finances
sont bien gérées. Vous avez donc besoin de personnes compétentes pour
s’occuper de votre argent.
Gérer les finances – les résultats
que nous voulons
En tant que conseil
d’administration, vous
devez vous assurer que vos
finances sont bien gérées.
Vous avez donc besoin de
personnes compétentes
pour s’occuper de votre
argent.
la coopérative adopte un budget
réaliste chaque année
La gestion des finances de votre coopérative commence
avec la planification. Votre coopérative doit commencer
à préparer son budget plusieurs mois avant son année
d’application.
Assurez-vous que votre coopérative rassemble toute
l’information nécessaire pour préparer un bon budget.
Quels seront les coûts d’éléments comme l’énergie et les
taxes? Votre prêt hypothécaire changera-t-il? Et l’aide
gouvernementale? Combien devriez-vous déposer dans
votre réserve de remplacement ou votre réserve pour
immobilisations?
La gestion des finances
de votre coopérative
commence avec la
planification. Votre
coopérative doit
commencer à préparer
son budget plusieurs
mois avant son année
d’application. Visez
toujours un budget
équilibré.
Vous devez aussi planifier vos dépenses à même votre
réserve d’immobilisations. Dans les sections concernant
l’entretien de la coopérative et la planification financière
à long terme, nous abordons la question des prévisions
à long terme pour le fonds de réserve. Vous devriez
également disposer d’un petit budget pour les dépenses
d’immobilisations à court terme. Ce budget vous indique
combien vous devrez dépenser pour les remplacements et
les réparations majeures que vous prévoyez effectuer au
cours des deux ou trois prochaines années.
7
N’oubliez pas non plus le marché du logement local
lorsque vous fixez le montant de vos droits d’occupation.
Il y a peut-être des concurrents dont vous devez tenir
compte. Quels sont leurs loyers? Quel est le taux
d’inoccupation local? Inutile de budgéter pour une
occupation complète et vous retrouver au milieu de
l’année avec des pertes importantes dues aux logements
inoccupés. Ou encore de perdre de l’argent alors que vous
auriez pu fixer vos droits d’occupation à un niveau
plus élevé.
La budgétisation n’a rien à voir avec la physique nucléaire.
Elle nécessite simplement une attention au détail. Assurezvous que votre gestionnaire en est conscient.
Vous devez aussi vous assurer de faire approuver votre
budget par vos membres à temps pour donner un avis
suffisant de toute hausse des droits d’occupation. Le délai
minimum est de 60 jours. Certaines coopératives peuvent
avoir des règles ou des règlements qui prévoient un délai
plus long.
Assurez-vous que le budget de votre coopérative vous
permet de rester « dans le noir ». L’argent que vous
prévoyez recueillir en droits d’occupation et auprès
du gouvernement et d’autres sources devrait au moins
équivaloir à vos dépenses et à ce que vous devez déposer
dans votre réserve pour immobilisations.
À l’occasion, certaines coopératives connaîtront des années
déficitaires. Ce n’est pas nécessairement un problème si
ce déficit est prévu et si vous avez un surplus accumulé
des années précédentes dans lequel vous pouvez puiser.
Mais si votre coopérative est déficitaire pendant plusieurs
années ou si vous avez un déficit imprévu, vous vous
dirigez directement vers des difficultés. Visez toujours un
budget équilibré.
8
la coopérative règle ses factures au
complet et à temps
Votre coopérative peut-elle se permettre de payer des
frais de retard pour des comptes en souffrance? Ou de
manquer un rabais pour un paiement anticipé? Assurezvous que le paiement des factures est approuvé et que les
chèques sont signés et envoyés à temps pour respecter le
délai de paiement. Les frais de retard sont un gaspillage de
votre argent.
la coopérative a des livres et des
registres financiers à jour
La personne chargée de la tenue des livres dans votre
coopérative doit garder vos dossiers financiers à jour.
Voici certains signes qui indiquent que vos livres sont
à jour.
•
Tous les revenus provenant des droits d’occupation
sont inscrits à la date d’échéance, au début de chaque
mois. C’est ce qu’on appelle la comptabilité d’exercice.
•
Les dépenses comme les taxes et les assurances sont
inscrites aux livres tous les mois, même si elles ne
sont payées qu’une ou deux fois par année. C’est
également un principe de la comptabilité d’exercice.
Assurez-vous que votre teneur de livres utilise la
comptabilité d’exercice et non la comptabilité
de caisse. Au besoin, votre vérificateur peut vous
expliquer la différence.
•
Les paiements et les dépôts sont inscrits dans vos
livres à mesure qu’ils sont effectués. Votre conseil
d’administration doit pouvoir demander de
l’information à jour et l’obtenir immédiatement.
La même règle s’applique aux membres qui veulent
de l’information au sujet de leur compte de droits
d’occupation.
Assurez-vous que le
paiement des factures
est approuvé et que les
chèques sont signés et
envoyés à temps pour
respecter le délai de
paiement. Les frais de
retard sont un gaspillage de
votre argent.
Assurez-vous que votre
teneur de livres utilise la
comptabilité d’exercice
et non la comptabilité de
caisse. Au besoin, votre
vérificateur peut vous
expliquer la différence.
Votre conseil
d’administration doit
pouvoir demander de
l’information à jour et
l’obtenir immédiatement.
La même règle s’applique
aux membres qui veulent
de l’information au sujet
de leur compte de droits
d’occupation.
9
Les administrateurs doivent
poser des questions
au sujet de ce qu’ils ne
comprennent pas. Il n’y a
pas de question financière
stupide.
•
Votre gestionnaire garde un œil sur vos mouvements
de trésorerie et, au besoin, vous conseille de transférer
des fonds entre les comptes pour éviter d’être à
découvert ou pour s’assurer que vous maximisez vos
revenus de placement.
•
Votre système de tenue de livres produit
régulièrement des états financiers, ce qui nous amène
au prochain résultat que nous voulons.
le conseil reçoit et examine les états
financiers chaque mois
Votre système de comptabilité doit vous fournir des états
financiers. Voici les rapports essentiels et la fréquence à
laquelle vous devez les recevoir :
•
•
•
Assurez-vous que votre
conseil peut assister à un
atelier sur la
compréhension
des états financiers.
Parce que lorsque vous
examinerez les états
financiers vous devez
vraiment savoir ce que
vous regardez.
bilan – tous les mois
état des revenus – tous les mois
arrérages des droits d’occupation – au moins deux
fois par mois, sauf s’il n’y a pas d’arrérages.
Les administrateurs doivent comprendre les états
financiers afin de pouvoir les examiner en connaissance de
cause. Les états financiers doivent être assez détaillés pour
donner une image claire de la situation de la coopérative,
mais pas trop détaillés qu’ils sont trop
difficiles à comprendre. Les administrateurs doivent poser
des questions au sujet de ce qu’ils ne comprennent pas. Il
n’y a pas de question financière stupide.
Assurez-vous que votre conseil peut assister à un atelier sur
la compréhension des états financiers p arce que lorsque
vous examinerez les états financiers vous devez vraiment
savoir ce que vous regardez.
10
votre coopérative calcule de façon précise les
droits d’occupation et les subventions versées
aux ménages bénéficiant d’une aide assujettie au
contrôle du revenu
La plupart des programmes de coopératives d’habitation
comportent un volet de subvention qui permet aux
coopératives d’offrir une aide assujettie au contrôle du
revenu (AACR) pour réduire les droits d’occupation de
leurs ménages à faible revenu. Il est important que le
gestionnaire ou le teneur de livres de votre coopérative
connaisse les règles qui s’appliquent au calcul de l’AACR
et des subventions. Ces règles peuvent varier d’un
programme à un autre. Si vous vous trompez, vous
pourriez devoir au gouvernement de l’argent que vous
n’avez pas et vos membres vous devront de l’argent qu’ils
n’ont pas. En cas de doute au sujet des règles de l’AACR,
demandez l’aide de la FHCC ou de votre fédération
locale, ou adressez-vous aux gens qui administrent le
programme de votre coopérative.
la coopérative gère ses risques financiers
De nos jours, on entend souvent parler de la gestion
des risques. Que signifie cette expression? Pour votre
coopérative, la gestion des risques signifie qu’il faut
prévenir les pertes en réduisant les risques au niveau
le plus bas possible. Les pertes peuvent être physiques,
comme dans le cas d’un incendie ou d’une inondation,
et nous les examinerons plus en détail dans la section
traitant de l’entretien de votre coopérative. Elles peuvent
également être financières. Deux facteurs peuvent vous
aider à réduire les risques de pertes financières :
•
•
Il est important que le
gestionnaire ou le teneur de
livres de votre coopérative
connaisse les règles qui
s’appliquent au calcul de
l’AACR et des subventions.
Ces règles peuvent varier
d’un programme à un
autre.
Si vous vous trompez,
vous pourriez devoir au
gouvernement de l’argent
que vous n’avez pas et vos
membres vous devront de
l’argent qu’ils n’ont pas.
La gestion des risques
signifie qu’il faut prévenir
les pertes en réduisant les
risques au niveau le plus
bas possible.
les contrôles financiers
une bonne police d’assurance
11
Les contrôles financiers sont des systèmes qui vous
permettent de protéger votre argent. Ils vous aident à
vous assurer que :
•
•
•
•
•
vos systèmes comptables et bancaires sont solides
l’argent des membres est en sécurité et bien
comptabilisé
vos actifs sont bien assurés
vous n’avez pas confié toutes vos finances à une seule personne
il n’y a pas de risque de fraude.
Il est facile de penser qu’il
est impossible qu’une
fraude se produise dans
votre coopérative : chaque
coopérative où il y a
eu de la fraude pensait
la même chose. Vous
pouvez demander à votre
vérificateur de vous donner
des conseils au sujet des
contrôles financiers.
Avez-vous pris toutes les mesures nécessaires pour protéger
votre coopérative contre la fraude? Il est facile de penser
qu’il est impossible qu’une fraude se produise dans votre
coopérative; chaque coopérative où il y a eu de la fraude
pensait la même chose. Vous pouvez demander à votre
vérificateur de vous donner des conseils au sujet des
contrôles financiers. Assurez-vous aussi que le vérificateur
vous donne une lettre de recommandations chaque année.
La lettre de recommandations renferme des conseils qui
vous aideront à améliorer vos systèmes et vos contrôles
financiers.
La gestion judicieuse
des cartes de crédit est
également un contrôle
financier. Demandez
donc à votre vérificateur
d’examiner vos mesures de
contrôle de carte de crédit,
si votre coopérative en
utilise une.
Une note au sujet de l’utilisation des cartes de crédit dans les
coopératives
Les cartes de crédit peuvent être très utiles dans les
coopératives d’habitation, mais dans certaines coopératives
elles ont causé des problèmes parce que leur utilisation
n’a pas été bien encadrée. Vous devez être très prudents
lorsque vous gérez l’utilisation de cartes de crédit dans
votre coopérative. Pour cela, il vous faut :
•
•
•
•
•
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un nombre restreint de personnes qui peuvent utiliser la carte et à quelles fins
une limite de dépenses raisonnable sur la carte
un système de bons de commande efficace
une comparaison mensuelle du relevé de la carte par rapport aux reçus
une supervision indépendante de l’utilisation de la
carte par un tiers, comme votre teneur de livres.
Une autre façon de contrôler l’usage des cartes de crédit
est d’utiliser des cartes de fournisseurs plutôt que les cartes
générales émises par des banques.
La gestion judicieuse des cartes de crédit est également un
contrôle financier. Demandez donc à votre vérificateur
d’examiner vos mesures de contrôle de carte de crédit, si
votre coopérative en utilise une.
Le deuxième facteur pour gérer les risques financiers –
tous les risques, en fait – est la police d’assurance de votre
coopérative. Avez-vous vérifié votre police d’assurance
récemment pour savoir si vous êtes suffisamment assurés?
Votre police doit vous protéger contre les types de risque
suivants :
•
•
•
•
•
•
•
Votre police d’assurance
doit vous protéger contre
divers types de risques.
Posez des questions au
sujet de votre assurance.
Soyez certains d’être bien
assurés.
les accidents des bénévoles
les pertes matérielles
la perte de revenu (en raison de pertes matérielles)
la responsabilité générale contre des réclamations de tiers pour des dommages
la responsabilité des administrateurs et des agents
la fraude
le cambriolage et le vol.
Il est important que vous compreniez bien votre police
d’assurance, alors posez des questions s’il le faut.
Pendant que nous sommes sur le sujet des assurances,
notons que c’est une bonne idée de recommander
aux membres d’avoir leur propre assurance de biens
personnels. C’est pour leur propre protection et cela peut
aussi protéger la coopérative.
la coopérative évite les opérations en espèces
Nous savons tous que 500 $ en espèces le vendredi peut
se réduire à 300 $ le lundi – ou à rien du tout. Il est donc
tentant d’accepter le paiement en espèces des membres
lorsqu’ils ont cet argent en main. Mais ne le faites pas.
Vous pouvez mettre
votre coopérative et vos
employés en difficulté
en acceptant de l’argent
comptant. Parce que les
paiements en espèces
peuvent disparaître sans
laisser de trace ou on peut
prétendre qu’ils n’ont
jamais été faits. Insistez
pour que les membres qui
ne peuvent payer par
chèque le fassent par
mandat-poste.
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Vous pouvez mettre votre coopérative et vos employés en
difficulté en acceptant de l’argent comptant parce que
les paiements en espèces peuvent disparaître sans laisser
de trace ou on peut prétendre qu’ils n’ont jamais été faits.
Insistez pour que les membres qui ne peuvent payer par
chèque le fassent par mandat-poste. Envisagez le paiement
direct – vous pouvez faire installer un appareil de cartes de
débit dans le bureau de votre coopérative.
Règle générale, n’acceptez
pas que vos membres
soient en situation
d’arrérage. Votre
coopérative doit percevoir
tous les droits d’occupation
le premier jour de chaque
mois.
la coopérative perçoit promptement
perçoit promptement les droits d’occupation
Règle générale, n’acceptez pas que vos membres soient en
situation d’arrérage. Votre coopérative doit percevoir tous
les droits d’occupation le premier jour de chaque mois.
Si vous permettez à vos membres de payer en retard, vous
aurez des arrérages. Si vous ne leur permettez pas de le
faire, vous n’en aurez pas.
Si vous ne recevez pas le paiement d’un membre, vous
devez convenir d’un mode de paiement acceptable ou
prendre les mesures nécessaires pour l’expulser. C’est aussi
simple que cela.
Sévère? Pas vraiment. La fin du mois n’est pas bien
loin. Tous les arrérages pour le mois courant devraient
être réglés avant le début du mois suivant. Sinon, vous
commencerez à éprouver de graves problèmes avec
l’accumulation des droits d’occupation non payés.
Beaucoup de coopératives
verront leurs accords
d’exploitation prendre
fin d’ici quelques années,
si ce n’est plus tôt. Leurs
prêts hypothécaires
initiaux de premier rang
seront remboursés, mais
elles perdront aussi leurs
subventions.
Ce seront des changements
importants et le moment
de commencer à les
planifier financièrement
est maintenant, non pas
lorsqu’ils se produiront.
14
la coopérative met en place un plan financier à long
terme
De plus en plus, les coopératives voient plus loin que
la prochaine année lorsqu’elles planifient leurs finances.
Beaucoup de coopératives verront leurs accords
d’exploitation prendre fin d’ici quelques années, si ce
n’est plus tôt. Ces coopératives seront dans une situation
financière bien différente à ce moment. Leurs prêts
hypothécaires initiaux de premier rang seront remboursés,
mais elles perdront aussi leurs subventions. Elles n’auront
peut-être pas les fonds nécessaires dans leurs réserves et
devront se refinancer pour payer le coût des rénovations
et même du réaménagement de leur propriété. Ce seront
des changements importants et le moment de commencer
à les planifier financièrement est maintenant, non pas
lorsqu’ils se produiront.
Il n’y a pas seulement la fin des accords gouvernementaux
auxquels nous devons penser. Les coopératives dont les
partenariats gouvernementaux se poursuivront pendant
un certain temps doivent également planifier leurs
finances pendant des périodes couvrant plusieurs années.
Mettre en place un plan financier à long terme ne se fait
pas du jour au lendemain. Mais les éléments dont il faut
tenir compte sont bien connus. Vous devrez établir des
estimations pour les éléments suivants :
1. les dépenses annuelles de votre coopérative
2. votre paiement hypothécaire et tout autre prêt que
vous remboursez
3. tout nouvel emprunt que vous devrez contracter à l’avenir
4. les contributions à votre réserve de remplacement et les retraits
5. les droits d’occupation que vous devrez fixer pour couvrir tous vos coûts
6. toute subvention d’exploitatio que vous recevez du
gouvernement.
Pour estimer les montants que vous devrez ajouter à,
et dépenser de, votre réserve pour immobilisations – le
point 4 sur cette liste – vous aurez besoin d’un plan
d’immobilisations à long terme. Nous examinerons ce
sujet plus en détail dans la section concernant l’entretien
de votre coopérative, à la page 21.
Combien d’années votre plan financier à long terme
devrait-il couvrir? Au moins cinq ans et, de préférence, dix
ans. Vous devrez également le mettre à jour chaque année
à mesure que de nouvelles données concernant les activités
de votre coopérative deviendront disponibles. Les plans
à long terme ne sont pas des boules de cristal. Mais ils
donnent une bonne idée de votre avenir financier et vous
permettent de commencer à vous y préparer maintenant
en fixant vos droits d’occupation au niveau de rentabilité
réel, non seulement au niveau qui vous permet d’atteindre
le seuil de rentabilité aujourd’hui.
15
la coopérative a un plan d’investissement
Votre coopérative doit
avoir une stratégie pour
faire fructifier ses réserves
en y investissant. C’est
particulièrement important
dans le cas de vos réserves
pour immobilisations.
Votre coopérative doit avoir une stratégie pour
faire fructifier ses réserves en y investissant. C’est
particulièrement important dans le cas de vos réserves
pour immobilisations. Un bon plan d’investissement
vous procurera l’argent dont vous avez besoin pour
les remplacements de biens d’immobilisation et les
réparations lorsque vous en avez besoin, tout en faisant
fructifier vos fonds à plus long terme pour gagner plus
d’argent.
Pour créer un plan
d’investissement qui
correspond à vos besoins,
vous devriez vous
adresser à un conseiller en
placement.
Pour créer un plan d’investissement qui correspond à
vos besoins, vous devriez vous adresser à un conseiller
en placement. La caisse de crédit ou la banque de
votre coopérative pourrait vous orienter dans la bonne
direction. En Ontario, un programme de placement a
été créé pour les coopératives qui relèvent de la Loi sur la
réforme du logement social. Ce programme est offert par
le biais de la Société des services de logement social.
Gérer les finances – les personnes,
les outils et la formation
La tenue de livres exige des
compétences spécialisées.
Vous avez besoin d’un
teneur de livres ou d’un
service de tenue de livres
qualifié et expérimenté.
les personnes
La budgétisation, le paiement des factures, la perception
des droits d’occupation, la surveillance du fonds de
roulement, la surveillance des contrôles financiers – toutes
ces tâches nécessitent une administration financière solide
de vos employés ou de vos gestionnaires. Assurez-vous
donc de choisir des gestionnaires qui ont les bonnes
compétences.
Votre gestionnaire doit également connaître le ou les
programmes gouvernementaux qui s’appliquent à
votre coopérative. Sans une bonne connaissance du
fonctionnement des subventions, des erreurs peuvent se
produire dans la budgétisation et dans l’établissement des
droits d’occupation pour les ménages à faible revenu.
16
La tenue de livres exige des compétences spécialisées. Vous
avez besoin d’un teneur de livres ou d’un service de tenue
de livres qualifié et expérimenté. Vous pouvez obtenir un
service de tenue de livres auprès
•
•
•
•
d’un teneur de livres indépendant
d’employés que vous embauchez
d’une firme comptable
d’une entreprise de gestion
– à condition qu’ils ont les compétences nécessaires.
Peu importe qui s’occupe de la tenue des livres, cette
personne doit être impartiale et n’avoir aucune raison de
cacher de l’information au conseil d’administration; en
d’autres termes, il ne faut pas que ce soit un membre ni
un parent d’un membre.
Lorsque vous embauchez un teneur de livres ou un
gestionnaire financier, demandez à voir ses qualifications
et vérifiez ses références. Choisissez quelqu’un qui a un
titre professionnel ou qui est appuyé par un comptable
professionnel. Comme c’est le cas pour beaucoup de
questions financières, vous pouvez toujours demander à
votre vérificateur de vous aider à trouver un bon teneur de
livres.
les outils
Votre teneur de livres a besoin d’un logiciel comptable
pour tenir vos dossiers financiers et produire les états
financiers dont vous aurez besoin. Il n’y a aucune excuse
pour tenir les livres manuellement au 21e siècle. Vous
obtiendrez de bien meilleurs résultats en utilisant un
logiciel comptable.
Votre teneur de livres
a besoin d’un logiciel
comptable pour tenir
vos dossiers financiers et
produire les états financiers
dont vous aurez besoin.
17
En général, pour bien
gérer les finances de la
coopérative vous devez
avoir un bureau doté d’un
ordinateur, de matériel de
bureau approprié et de
bons systèmes.
Pour la planification
financière à long terme,
la FHCC prépare une suite
d’applications de feuilles de
calcul personnalisée avec sa
boîte à outils Vision 2020MC.
En général, pour bien gérer les finances de la coopérative
vous devez avoir un bureau doté d’un ordinateur, de
matériel de bureau approprié et de bons systèmes. Le
bureau devrait être conforme aux normes professionnelles,
non pas muni d’appareils désuets et de meubles délabrés.
Aucun bureau de coopérative ne devrait se priver du
courriel et de l’accès à Internet – on y trouve simplement
beaucoup trop de conseils financiers utiles et de
renseignements importants au sujet des programmes pour
les coopératives d’habitation et leurs gestionnaires.
Pour la planification financière à long terme, la FHCC
prépare une suite d’applications de feuilles de calcul
personnalisée avec sa boîte à outils Vision 2020MC.
Lorsque le logiciel sera accessible sur le site Web de
la Vision 2020, vous pourrez télécharger et utiliser la
version conçue pour le programme de votre coopérative
d’habitation. Il vous permettra de saisir toutes les
données pour la planification à long terme que nous
avons mentionné plus haut. Vous pouvez jouer avec
des variables, comme les taux d’intérêt, l’inflation et
les besoins d’emprunts futurs, pour obtenir différents
résultats au sujet de l’avenir des finances de votre
coopérative. Les membres de la FHCC peuvent obtenir
cette feuille de calcul sur le site Web de la Vision 2020.
Est-il utile d’avoir un comité des finances? Ce genre de
comité peut s’avérer utile, s’il a un rôle distinct et s’il
n’empiète pas sur le territoire du conseil. La meilleure
tâche à confier au comité des finances est probablement
d’assurer le suivi des contrôles financiers mentionnés plus
haut.
Dans certaines coopératives, le comité des finances fait
également office de comité de la vérification, examinant
les états financiers annuels vérifiés avec le vérificateur et
discutant de la lettre de recommandations du vérificateur.
C’est la lettre du vérificateur qui offre des conseils pour
améliorer votre gestion et vos contrôles financiers.
18
Ce sont des rôles utiles pour un comité des finances.
Mais une mise en garde : il n’y a aucune utilité à avoir un
comité des finances à moins de pouvoir combler tous les
postes par des membres qui comprennent vraiment les
finances de votre coopérative. Autrement, votre comité
des finances ne sera pas bien utile. Il n’aura pas une idée
claire de son rôle ni de ce qui le distingue du conseil.
la formation
La tenue de livres est une compétence spécialisée qui
exige une formation appropriée. Il existe des désignations
comptables professionnelles telles que CA et CGA, mais
il n’est pas nécessaire d’être un comptable accrédité
pour tenir les livres d’une coopérative. La plupart des
instituts de technologie offrent des cours de comptabilité
appropriés.
En plus de connaître les principes de comptabilité
généraux, votre teneur de livres devra savoir comment
comptabiliser les subventions gouvernementales et
connaître les autres exigences comptables propres
aux programmes de coopératives. Vous trouverez ces
renseignements en vous adressant au mouvement de
l’habitation coopérative.
La formation financière générale pour les gestionnaires
de coopératives est offerte par le biais des programmes de
perfectionnement professionnel de la FHCC. L’Institute
for Housing Management offre une formation financière
pour les gestionnaires immobiliers en Ontario et d’autres
programmes de gestion immobilière sont offerts partout
au pays.
La tenue de livres est une
compétence spécialisée
qui exige une formation
appropriée.
Votre teneur de
livres devra savoir
comment comptabiliser
les subventions
gouvernementales et
connaître les autres
exigences comptables
propres aux programmes
de coopératives.
La formation financière
générale pour les
gestionnaires de
coopératives est offerte par
le biais des programmes
de perfectionnement
professionnel de la FHCC,
l’Institute for Housing
Management et d’autres
programmes offerts
partout au pays.
Les membres du conseil et d’autres bénévoles, comme les
membres du comité des finances, auront besoin d’une
formation financière pour connaître :
•
•
•
le cycle budgétaire de la coopérative
le programme de logement de votre coopérative
la bonne façon de lire les états financiers.
19
Le mouvement de l’habitation coopérative, par le
biais des fédérations locales et de la FHCC, offre une
foule de possibilités de formation pour les conseils
d’administration au moyen d’ateliers, de manuels de la
Librairie de l’habitation coopérative et de documents
accessibles sur Internet.
20
3
Maintenir la coopérative en
bon état
Voici deux questions importantes pour votre coopérative :
1. Votre coopérative est-elle en bon état? Faites-vous ce qui est nécessaire
pour entretenir votre propriété et vous assurer qu’elle n’éprouvera pas
de graves problèmes de réparation à l’avenir?
2. Vue de la rue, votre coopérative donne-t-elle une bonne impression?
Si vous étiez à la recherche d’un endroit pour vivre, seriez-vous prêt à
emménager dans votre coopérative d’habitation?
Votre propriété est votre
bien le plus important. Si
elle est en mauvais état,
vous ne pourrez pas offrir
des logements convenables
et abordables à vos
membres, ni remplace vos
membres quand ils
partiront.
Si vous avez répondu oui à ces questions, alors vous prenez les bonnes
décisions d’affaires pour préserver les bâtiments et les terrains de votre
coopérative et vous pratiquez ce qu’on appelle une saine gestion de vos
actifs.
Si vous avez répondu non, vous n’êtes pas seul. Et pourtant votre
propriété est votre bien le plus important. Si elle est en mauvais état, vous
ne pourrez pas offrir des logements convenables et abordables à vos
membres, ni remplace vos membres quand ils partiront.
Voici quelques signes qui indiquent que vous prenez bien soin de votre
coopérative.
Maintenir la coopérative en bon état
– les résultats que nous voulons
la coopérative « donne une bonne
impression » de l’extérieur
Il est important que votre propriété soit à son meilleur.
Cela signifie que vous devez faire les gros travaux, comme
entretenir la peinture extérieure. Cela signifie ici aussi que
vous devez tenir compte des petites choses qui font une
différence, comme tondre le gazon, enlever les mauvaises
herbes et ramasser les déchets qui traînent sur votre
terrain.
L’apparence de votre
coopérative est très
importante. Vos membres
actuels et éventuels
veulent vivre dans une
communauté qui est bien
entretenue et qu’ils seront
tous fiers de considérer
comme leur chez-soi.
21
L’apparence de votre coopérative est très importante.
Vos membres actuels et éventuels veulent vivre dans une
communauté qui est bien entretenue et qu’ils seront tous
fiers de considérer comme leur chez-soi.
Assurez-vous toujours
que le travail est fait de
façon professionnelle,
par des gens qui ont les
compétences nécessaires.
Il est injuste de demander
à des bénévoles de faire
le travail, tant pour les
bénévoles que pour les
membres qui ont demandé
que le travail soit fait.
la coopérative donne suite sans
tarder aux demandes de réparations
D’abord, vous devez préciser clairement quelles
réparations sont la responsabilité des membres et
lesquelles sont la responsabilité de la coopérative. De cette
façon, vous éviterez beaucoup de différends très évitables
avec vos membres.
Lorsque vos membres signalent des problèmes ou
demandent des réparations, faites-leur remplir un
formulaire de demande de travail. Ensuite, assurez-vous
que la coopérative y donne suite sans tarder.
Vous devez essayer d’offrir un service équivalent à celui
offert par un bon propriétaire sur le marché privé. Ce
niveau de service peut être très élevé. Vous devez pouvoir
promettre à vos membres que les problèmes urgents,
comme les fuites d’eau ou les risques de nature électrique,
seront réglés immédiatement. Les réparations moins
urgentes devraient être effectuées en moins d’une semaine.
Assurez-vous toujours que le travail est fait de façon
professionnelle, par des gens qui ont les compétences
nécessaires. Il est injuste de demander à des bénévoles
de faire le travail, tant pour les bénévoles que pour les
membres qui ont demandé que le travail soit fait.
L’entretien périodique
est important. Toutes
les composantes du
bâtiment, qu’il s’agisse
de la toiture, de l’entrée,
de la machinerie ou de
l’équipement, dureront
plus longtemps si vous en
prenez soin - en d’autres
termes, si vous avez un
programme d’entretien
préventif en place.
22
la coopérative a un calendrier
d’entretien périodique et préventif
L’entretien périodique est important. Toutes les
composantes du bâtiment, qu’il s’agisse de la toiture, de
l’entrée, de la machinerie ou de l’équipement, dureront
plus longtemps si vous en prenez soin - en d’autres termes,
si vous avez un programme d’entretien préventif en place.
De plus, un calendrier d’entretien signifie que vous
prévoyez les coûts dans votre budget. Vous n’aurez donc
pas laissé l’état de votre coopérative au hasard.
Un bon inspecteur en bâtiment ou un entrepreneur
général peut vous aider à établir un plan pour entretenir
vos bâtiments grâce à un entretien périodique. Vous
pouvez également recourir à certains des services de
gestion qui sont offerts aux coopératives d’habitation.
N’oubliez pas non plus de renouveler – et de revoir – les
contrats d’entretien pour des éléments comme l’entretien
des ascenseurs et d’autres services techniques.
la coopérative ne présente pas de
risques d’accident
Assurez-vous que votre coopérative ne présente pas de
risques d’accident, comme :
•
•
•
•
•
des bosses ou des craques dans la chaussée
des passages piétonniers glissants
des débris ou des outils qui traînent par terre
des marches ou des rampes d’escalier brisées
des aires communes mal éclairées.
Il en va de la sécurité de vos membres et des visiteurs à
votre coopérative, alors assurez-vous de faire inspecter
votre propriété régulièrement pour ce genre de risque et
réglez tout problème immédiatement. Veiller à la sécurité
de votre coopérative fait partie de ce qu’on appelle une
stratégie de gestion des risques. Nous aborderons plus
en détail la gestion des risques dans la section portant sur
la gestion des finances.
Il en va de la sécurité de vos
membres et des visiteurs
à votre coopérative,
alors assurez-vous de
faire inspecter votre
propriété régulièrement
pour ce genre de risque
et réglez tout problème
immédiatement.
Veiller à la sécurité de votre
coopérative fait partie de ce
qu’on appelle une stratégie
de gestion des risques. La
gestion des risques consiste
également à renseigner
vos membres au sujet des
risques dans leur logement.
La gestion des risques pour les coopératives d’habitation
consiste également à renseigner vos membres au sujet des
risques dans leur logement. Beaucoup de coopératives
ont subi des dommages matériels importants en raison
d’incendies et d’inondations qui ont débuté dans le
logement d’un membre. La sensibilisation des membres
à ce genre de risque peut vraiment réduire les possibilités
d’incendie ou d’inondation dans votre coopérative.
23
Les membres de votre
coopérative savent-ils quoi
faire en cas d’urgence?
Assurez-vous qu’un service
d’intervention en cas
d’urgence que tous vos
membres connaissent est
accessible 24 heures sur 24,
et qu’ils savent quand ils
peuvent l’utiliser.
la coopérative a une procédure
d’intervention d’urgence
Les membres de votre coopérative savent-ils quoi faire en
cas d’urgence? Assurez-vous que tous les occupants savent
ce qu’ils doivent faire en cas :
•
•
•
•
•
•
d’incendie (appelez toujours le 911)
d’inondation
de panne d’électricité
de panne de chauffage en hiver
de manque d’eau
de manquement à la sécurité.
Les coopératives doivent pouvoir réagir aux situations
d’urgence en tout temps, pas seulement quand votre
gestionnaire est en poste. Assurez-vous d’avoir un service
de réponse en cas d’urgence 24 heures sur 24 que tous les
membres connaissent et qu’ils savent quand l’utiliser.
Vous ne pouvez pas
entretenir votre coopérative
si vous ne savez pas dans
quel état elle est. Pour cela,
vous avez besoin d’un plan
d’immobilisations.
Un plan d’immobilisations
est une étude à long
terme de votre propriété,
couvrant au moins les 10
dernières années
Votre prévision du
fonds de réserve pour
immobilisations (ou de
remplacement) vous
indique combien vous
pouvez vous attendre à
dépenser de votre réserve
à plus long terme. Vous
pouvez ainsi bien budgéter
l’argent que vous devrez
déposer dans ces réserves.
24
la coopérative a un plan d’immobilisations
et elle le garde à jour
Vous ne pouvez pas entretenir votre coopérative si vous
ne savez pas dans quel état elle est. Pour cela, vous avez
besoin d’un plan d’immobilisations.
Un plan d’immobilisations est une étude à long terme
de votre propriété, couvrant au moins les 10 dernières
années. Un plan d’immobilisations vous indique :
•
•
•
quels éléments de votre propriété devront être réparations majeures)
quand vous pouvez vous attendre à devoir effectuer des réparations ou des remplacements
combien il pourrait vous en coûter.
Les deux premiers éléments de cette liste constituent
ce qu’on appelle l’évaluation de l’état du bâtiment, ou
EEB. Il s’agit d’une étude de votre propriété réalisée par
un professionnel du bâtiment, comme un ingénieur. Le
troisième élément est la prévision du fonds de réserve pour
immobilisations (ou de remplacement). Elle vous indique
combien vous pouvez vous attendre à dépenser de votre
réserve à plus long terme. Vous pouvez ainsi bien budgéter
l’argent que vous devrez déposer dans ces réserves.
Il est important d’actualiser votre plan à mesure que les
remplacements sont effectués ou que de nouvelles données
sont disponibles.
Pendant que vous envisagez les remplacements
d’immobilisations dans votre coopérative, vous devriez
aussi penser à l’efficacité énergétique et à la viabilité parce
que c’est une proposition gagnante sur toute la ligne. Si
les remplacements que vous effectuez sont plus efficients
au plan de l’énergie et des ressources, vous économiserez
de l’argent sur vos factures d’énergie et de services
publics, et vous réduirez l’empreinte de carbone de votre
coopérative en utilisant des technologies vertes.
la coopérative inspecte sa propriété
Vous ne saurez pas dans quel état est votre coopérative
si vous ne l’inspectez pas. Votre coopérative doit avoir un
programme d’inspection physique complet. Cela signifie
que vous devez :
•
inspecter tous les logements chaque année et lorsque vous recevez un avis de déménagement
L’inspection annuelle des logements vous permet de
planifier les réparations futures et de vérifier si les
logements sont endommagés. Lorsqu’un membre
vous avise qu’il part, vous devez également inspecter
le logement. De cette façon, vous serez assuré que
le logement sera prêt pour un nouveau membre
immédiatement – et que le membre qui part paie
pour les réparations qui relèvent de sa responsabilité.
Une fois les inspections terminées, assurez-vous
d’effectuer toutes les réparations nécessaires sans
retard. Si la réparation est la responsabilité du
membre, vérifiez si elle a été bien faite. Sinon, vous
devrez le faire vous-même et demander au membre
d’en payer le coût.
•
Inspecter les aires communes et l’équipement chaque année, ou plus souvent si nécessaire
L’inspection annuelle des
logements vous permet de
planifier les réparations
futures et de vérifier
si les logements sont
endommagés.
Des inspections régulières
vous permettent de
détecter des petits
problèmes et de vous en
occuper, avant qu’ils ne
deviennent de gros – et
coûteux – maux de tête.
Inspectez les aires
communes et l’équipement
chaque année, ou plus
souvent si nécessaire.
25
L’inspection de la propriété et de l’équipement de
votre coopérative va de pair avec le programme
d’entretien préventif. Des inspections régulières vous
permettent de détecter des petits problèmes et de
vous en occuper, avant qu’ils ne deviennent de gros –
et coûteux – maux de tête.
Un conseil : tenez des dossiers précis des inspections
et des réparations de logements. Ils peuvent s’avérer
très utiles plus tard, s’il y a un différend au sujet de
l’état antérieur du logement.
Maintenir la coopérative en bon état
– les personnes, les outils, la formation
Pour obtenir les
résultats d’entretien
que vous voulez, vous
devez vous adresser
aux bonnes personnes
– des professionnels
compétents.
Ne vous fiez
pas aux membres pour
entretenir la coopérative
bénévolement. Il n’est pas
raisonnable de s’attendre à
ce que les membres soient
des menuisiers ou des
plombiers.
les personnes
Pour obtenir les résultats d’entretien que vous voulez,
vous devez vous adresser aux bonnes personnes, à savoir
des professionnels compétents. Ne vous fiez pas aux
membres pour entretenir la coopérative bénévolement. Il
n’est pas raisonnable de s’attendre à ce que les membres
soient des menuisiers, des plombiers ou des inspecteurs en
bâtiment. Assurez-vous en
particulier que les travaux électriques sont faits de façon
professionnelle – c’est-à-dire par un électricien pleinement
compétent. Et si vous embauchez vos propres employés
pour l’entretien, donnez-leur l’équipement approprié pour
faire le travail.
Il n’est pas raisonnable non plus de vous attendre à ce
que les membres se lèvent au milieu de la nuit pour
répondre à une urgence. Ayez donc recours à un service
professionnel pour les urgences. Le CRS, un service de la
Co-operative Housing Federation of BC, offre un service
de coordination en cas d’urgence sur appel dans toutes les
régions du pays, et des services locaux sont offerts dans
toutes les régions.
Cela ne signifie pas que les membres ne peuvent pas aider,
surtout lorsqu’il s’agit de maintenir la bonne apparence de
la coopérative. Mais l’entretien de la propriété nécessite
plus que des bonnes intentions – surtout lorsque les
bâtiments prennent de l’âge.
26
les outils
L’entretien nécessite une administration efficiente. Il
vous faut un système d’ordres de travail pour gérer les
réparations et une bonne tenue de livres pour consigner
les résultats des inspections et des travaux effectués. Vous
devriez avoir un calendrier pour l’inspection annuelle
des logements et un calendrier pour les inspections au
moment des déménagements et des réparations qui entre
en action dès qu’un membre vous donne un avis de
départ. Vous devez également avoir en place un système
d’intervention en cas d’urgence pour des éventualités
comme des fuites d’eau, des pannes de chauffage et des
manquements à la sécurité.
L’entretien nécessite une
administration efficiente.
Il vous faut un système
d’ordres de travail pour
gérer les réparations et une
bonne tenue de livres pour
consigner les résultats des
inspections et des travaux
effectués.
Assurez-vous de garder un suivi de tout le travail que
fait votre coopérative. Pour cela, vous aurez besoin d’un
bon système de classement où vous pourrez conserver
un historique physique de chaque logement. Ces
renseignements s’avèreront très utiles pour vous à l’avenir.
Nous avons déjà souligné l’importance de la planification.
Vos plans d’entretien et de réserves de remplacement sont
des éléments importants de votre trousse de réparation.
Assurez-vous que ces plans sont en place et qu’ils sont
gardés à jour.
Beaucoup de coopératives ont un comité d’entretien.
Ce genre de comité est-il utile? Ce genre de comité
pourrait être utile pour planifier l’entretien et peut-être
pour aider dans les inspections (voir la section sur la
formation ci-après). Mais la plupart des coopératives ont
découvert qu’il n’est pas réaliste de s’attendre à ce qu’un
comité s’occupe de la propriété bénévolement.
Pour vous aider à préparer votre plan d’immobilisations, la
FHCC a rédigé un guide très accessible. Vous le trouverez
sur le site Web de la Vision 2020.
Pour vous aider à
préparer votre plan
d’immobilisations, la
FHCC a rédigé un guide
très accessible. Vous le
trouverez sur le site Web de
la Vision 2020.
27
La SCHL et la Société des services de logement
social (SSLS) en Ontario ont produit des outils
pour la planification des réserves de remplacement.
Communiquez avec votre bureau local de la SCHL ou
avec la SSLS au (416) 594-9325 (sans frais en Ontario
1-866-268-4451) ou à [email protected]. Ces
deux séries d’outils comprennent des logiciels qui vous
permettent de mettre à jour les données financières
associées à votre plan de réserve de remplacement à
mesure que les travaux sont terminés.
Une bonne façon de
former des bénévoles
pour l’inspection des
logements est de payer un
inspecteur qualifié pour
faire la tournée avec eux
et leur montrer comment
procéder.
la formation
Nous ne recommandons pas de demander à vos membres
d’effectuer les inspections de logements. Si vous voulez
recourir à vos membres, assurez-vous qu’ils savent quoi
chercher et quoi ignorer, comme le désordre. Une bonne
façon de former des bénévoles pour l’inspection des
logements est de payer un inspecteur qualifié pour faire la
tournée avec eux et leur montrer comment procéder.
Mais de façon générale, vous devriez avoir recours à du
personnel qualifié. Si vous avez la chance d’avoir des gens
de métier ou des spécialistes des structures parmi vos
membres, vous voudrez probablement recourir à leurs
services. Mais avant de dépendre trop de vos membres
qualifiés, posez-vous cette question : est-ce juste de se
fier à ces membres pour faire le travail quand il doit
être fait? Par exemple, disons que vous êtes un peintre
professionnel. Cela signifie-t-il que vous êtes prêt à
peinturer des logements vacants pendant vos temps libres?
Ce n’est pas nécessairement le cas.
28
4
Assurer une pleine occupation
Pourquoi les logements vacants représentent-ils un problème pour votre
coopérative? Voici pourquoi : lorsque vous perdez des revenus de droits
d’occupation en raison de logements inoccupés, vous ne pourrez plus
jamais récupérer ces revenus. Pour obtenir les revenus dont vous avez
besoin pour bien gérer votre coopérative – et avoir une communauté
coopérative saine et positive – vous devez garder le nombre de logements
vacants au minimum. Votre objectif est de n’avoir aucun logement vacant.
Pour obtenir les revenus
dont vous avez besoin
pour bien gérer votre
coopérative – et avoir une
communauté coopérative
saine et positive – vous
devez garder le nombre
de logements vacants au
minimum.
Votre objectif est de n’avoir
aucun logement vacant.
Assurer une pleine occupation –
les résultats que nous voulons
la coopérative limite le roulement
de ses membres en leur assurant un
bon service
Vous n’aurez pas de logements vacants si vos membres ne
déménagent pas. Rien de mieux pour diminuer le taux de
roulement que d’avoir des membres satisfaits. Vous voulez
que vos membres soient actifs dans la coopérative? Veillez
à ce qu’ils soient bien traités comme des clients qui paient
pour obtenir un service. Assurez-vous que la coopérative
a une bonne apparence. Effectuez les réparations
promptement. Assurez-vous que votre gestionnaire
connaît l’importance d’offrir un service professionnel
courtois. Ayez de bonnes politiques qui traitent
tout le monde de façon équitable. Assurez-vous que vos
assemblées sont bien organisées et stimulantes et qu’elles
attirent les membres. N’oubliez pas non plus d’offrir à vos
membres des occasions de socialiser – cela aide à bâtir un
esprit de communauté.
Vous n’aurez pas de
logements vacants si vos
membres ne déménagent
pas. Rien de mieux pour
diminuer le taux de
roulement que d’avoir des
membres satisfaits.
Comment savoir si vos membres sont satisfaits?
Demandez-leur! Nous vous indiquerons comment dans la
partie traitant des outils de cette section.
29
Si vous voulez combler vos
logements rapidement,
assurez-vous qu’ils sont
prêts pour le marché.
Les chercheurs de
logements sont plus
susceptibles de choisir un
logement accueillant et ils
en prendront plus soin si le
logement est en bon état.
la coopérative remet les logements
en bon état pour qu’ils soient prêts à
être remis sur le marché lorsqu’ils se
libèrent
Si vous voulez combler vos logements rapidement,
assurez-vous qu’ils sont prêts pour le marché. Un
logement prêt pour le marché est un logement qui a
une couche de peinture fraîche, des tapis propres et des
accessoires en bon état. Vous n’économiserez pas en
lésinant sur la réparation des logements – ou en vous
fiant aux membres pour faire le travail lorsqu’ils auront
emménagé. Les chercheurs de logements sont plus
susceptibles de choisir un logement accueillant et ils en
prendront plus soin si le logement est en bon état.
la coopérative annonce ses
logements vacants
Si vous savez qu’un de vos logements deviendra bientôt
vacant et qu’il n’y a pas de demandeur pour le combler,
vous devrez l’annoncer. Les logements vacants ne se
rempliront pas tout seul. La coopérative qui fait de la
publicité est moins susceptible d’avoir des logements
vacants. Vous aurez plus de détails au sujet de la publicité
dans la section intitulée « les outils » ci-après.
la coopérative a un processus de
demande rapide et simple
Vous devriez pouvoir
approuver les nouveaux
membres aussi rapidement
que le propriétaire privé au
coin de la rue accepte de
nouveaux locataires.
30
Vous devriez pouvoir approuver les nouveaux membres
aussi rapidement que le propriétaire privé au coin de la
rue accepte de nouveaux locataires. Et vous pouvez le faire
sans sacrifier l’esprit coopératif.
La présentation d’une demande d’adhésion à une
coopérative d’habitation ne devrait pas être un supplice.
Le processus peut être rapide et simple. D’abord, assurezvous que quelqu’un répond au numéro de téléphone
indiqué dans votre annonce. Offrez de faire visiter le
logement immédiatement. Il n’est pas nécessaire de retarder
le processus en attendant d’organiser une entrevue officielle.
Les gens qui réussissent dans les entrevues d’adhésion
sont bons en entrevue. Pas besoin de passer une longue
entrevue. Plutôt, lorsque vous rencontrez le demandeur
pour faire visiter le logement, parlez-lui de votre
coopérative et décrivez les responsabilités et les avantages
d’être membre. Si la personne est encore intéressée,
vous avez un nouveau membre – à condition que les
vérifications de crédit et auprès des propriétaires antérieurs
ne soulèvent pas de problème. L’approbation officielle du
conseil pour un nouveau membre peut se faire plus tard.
Le processus peut être
rapide et simple.
Il n’est pas nécessaire de
retarder le processus en
attendant d’organiser
une entrevue officielle.
Si vous ne pouvez traiter la
demande immédiatement,
vous allez perdre ce
demandeur. Vous devrez
alors recommencer.
Rappelez-vous que certaines personnes seront toujours
de meilleurs candidats que de meilleurs membres, peu
importe votre processus de sélection. Heureusement, ils
ne sont qu’une faible minorité.
La vérification des antécédents doit être effectuée
immédiatement car si vous ne pouvez traiter la demande
immédiatement, vous allez perdre ce demandeur. Vous
devrez alors recommencer.
les logements sont réoccupés sans
délai
Si vos méthodes de recherche de nouveaux membres sont
efficaces, vous obtiendrez les résultats que vous voulez :
des logements qui sont comblés immédiatement.
Parfois, lorsque le marché est tranquille, vous devrez peutêtre offrir des encouragements pour attirer de nouveaux
membres, comme le font les propriétaires du secteur privé
pour louer leurs logements lorsque les locataires ont un
grand choix. Vous pourriez offrir l’électricité gratuite ou
le branchement du téléphone gratuit, ou même un congé
de droits d’occupation pour le douzième mois. Il est
préférable de renoncer à une petite portion de vos revenus
pour le logement qu’à la totalité des revenus qu’il peut
rapporter.
31
la coopérative oriente promptement
ses nouveaux membres
Donnez aux nouveaux
membres l’information
dont ils ont besoin au sujet
de la vie en coopérative
dès qu’ils emménagent. La
chose la plus importante
à demander aux nouveaux
membres est d’assister aux
assemblées des membres
pour en apprendre
davantage et voter sur les
questions.
Fournissez à vos membres de l’information au sujet de la
vie dans la coopérative dès qu’ils emménagent. Si vous
voulez des membres productifs qui participent activement
au sein de la coopérative, alors montrez à vos nouveaux
membres ce qu’ils doivent faire. Donnez-leur le choix,
mais rappelez-vous que la chose la plus importante à
demander aux nouveaux membres d’une coopérative est
d’assister aux assemblées des membres pour se renseigner
et voter sur les propositions. C’est la meilleure façon de les
faire participer au sein de la coopérative.
la coopérative informe ses membres au sujet des
services communautaires
Pendant que nous sommes sur le sujet du partage
d’information, ce serait une bonne idée de fournir à
vos membres un peu d’information au sujet des services
offerts dans la collectivité. Vos nouveaux membres
peuvent également être nouveaux dans votre quartier
ou même au Canada. Ce sera très utile pour eux si le
gestionnaire peut leur fournir de l’information au sujet
des services locaux, comme les centres communautaires,
les cliniques de santé, les ressources d’aide juridique et
les bureaux gouvernementaux. Votre gestionnaire n’est
pas un travailleur social, mais ce n’est pas trop difficile
de préparer une liste de ces ressources et de la mettre à la
disposition des membres. Cela fait partie du service!
Votre ressource la plus
importante pour combler
vos logements est la
personne avec laquelle les
membres éventuels font
affaire au téléphone ou en
personne lorsqu’ils visitent
le logement.
32
Assurer une pleine occupation –
les personnes, les outils, la formation
les personnes
Votre ressource la plus importante pour combler vos
logements est la personne avec laquelle les membres
éventuels font affaire au téléphone ou en personne
lorsqu’ils visitent le logement.
Vous devez avoir un représentant présentable et amical
qui est disponible aux moments appropriés, quelqu’un
qui offre une bonne visite du logement et qui explique
clairement en quoi consiste la vie en coopérative. Cette
personne peut être un membre, mais de plus en plus de
coopératives constatent que gestionnaire est la meilleure
personne – ou, dans une coopérative achalandée,
quelqu’un dont le travail est axé sur les membres et la
commercialisation.
Vous devez avoir un
représentant présentable
et amical qui est disponible
aux moments appropriés.
Cette personne peut être
un membre, mais de plus
en plus de coopératives
constatent que leur
gestionnaire est la
meilleure personne.
Vous avez remarqué que nous n’avons pas mentionné
de comité d’adhésion. C’est parce que, dans un marché
concurrentiel, le recours à un comité d’adhésion bien
intentionné mais lent à réagir pour combler les logements
n’est peut-être pas la meilleure façon de faire le travail.
Vous n’avez pas besoin d’un comité complet pour combler
un logement vacant – vos demandeurs veulent un
logement, pas un emploi. Rappelez-vous que ce sont eux
qui vous paieront, et non l’inverse.
les outils
Essayez autant que possible d’avoir une liste d’attente.
Cela peut vouloir dire que vous devrez annoncer même
lorsque vous n’avez pas de logement vacant. Il y a souvent
des familles qui veulent emménager dans une coopérative
et qui sont prêtes à attendre qu’un logement se libère. Si
vous gardez une liste d’attente, assurez-vous de la tenir
à jour. Beaucoup de coopératives se sont fiées à leur liste
d’attente pour combler leurs logements – seulement pour
découvrir que la plupart des personnes qui figuraient sur
cette liste ont trouvé un autre logement ou ne sont plus
dans le décor.
Le meilleur outil est une
stratégie publicitaire.
Dressez le plan des
possibilités d’annoncer vos
logements et cherchez à
savoir ce qui fonctionne
mieux pour votre
coopérative.
Certaines coopératives organisent des portes ouvertes
pour les personnes qui pourraient être intéressées à vivre
dans une coopérative d’habitation. C’est une occasion
de transmettre de l’information et d’ajouter de nouveaux
noms à votre liste d’attente.
33
Si votre liste d’attente n’est pas bien longue, le meilleur
outil est une stratégie publicitaire. Dressez le plan des
possibilités d’annoncer vos logements et cherchez à savoir
ce qui fonctionne mieux pour votre coopérative. Voici
quelques idées :
•
•
•
•
•
•
le bulletin d’information ou le site Web de votre
fédération locale
les journaux locaux
les sites Internet d’annonces classées (il y a une raison
pour laquelle Internet tue le journal, et c’est
celle-ci!)
les écoles locales
les centres et les babillards communautaires
les collèges et les universités (les étudiants paient aussi
un loyer).
Placez aussi un avis de logement vacant à l’extérieur de
votre coopérative – cette méthode peut être très efficace
et elle ne vous coûte rien une fois que vous avez acheté
l’affiche.
Comment pouvez-vous
savoir si vos membres sont
satisfaits? La FHCC a un
outil pour ses membres
appelé le Sondage de
satisfaction des membres.
Vous pouvez l’utiliser pour
sonder vos membres au
sujet de différents services.
34
Un mot au sujet des services aux membres dans les
coopératives
Vous aimeriez avoir des membres satisfaits? Comment
pouvez-vous savoir si vos membres sont satisfaits? La
FHCC a un outil pour ses membres appelé le Sondage
de satisfaction des membres. Vous pouvez l’utiliser pour
sonder vos membres au sujet de différents services et
compiler les résultats en ligne. Vous n’avez qu’à aller sur le
site Web de la FHCC, cliquer sur la Vision 2020 et suivre
les liens.
la formation
Il n’existe pas de diplôme universitaire pour apprendre
comment garder votre coopérative pleinement occupée.
Mais si vous payez quelqu’un pour annoncer les logements
de votre coopérative, assurez-vous que cette personne
a une stratégie, qu’elle sait comment négocier avec les
gens et comment vérifier les références et interpréter les
rapports de crédit. Si vous prévoyez avoir recours à des
membres pour faire visiter les logements, ils doivent savoir
qu’il est important de traiter rapidement les demandes.
La personne chargée
d’annoncer les logements
de votre coopérative doit
bien connaître le marché
local, le taux d’inoccupation
et la concurrence.
La personne chargée d’annoncer les logements de votre
coopérative doit bien connaître le marché local, le taux
d’inoccupation et la concurrence. Consultez le journal
ou consultez les annonces classées sur Internet – c’est là où
se trouve le marché locatif. Parce que si vous ne connaissez
pas vos concurrents, vous perdrez la bataille.
35
36
5
Respecter les exigences
juridiques
Votre coopérative est une corporation, une entité juridique. Cela signifie
qu’il y a des exigences juridiques à respecter. Vous avez aussi des devoirs
conformément aux règles et aux ententes qui s’appliquent à vous à titre de
fournisseur de logements. La connaissance des règles qui régissent votre
coopérative est la meilleure façon de vous assurer de ne pas les enfreindre.
La connaissance des
règles qui régissent votre
coopérative est la meilleure
façon de vous assurer de ne
pas les enfreindre.
Respecter les exigences juridiques –
la coopérative se conforme aux
accords et aux règles du programme
Votre coopérative doit respecter les conditions des accords
et les règles du programme de logement qui s’applique à
elle. C’est ce qu’on appelle la conformité au programme et
elle est obligatoire. Vous pouvez déléguer la tâche d’assurer
la conformité de votre coopérative à votre gestionnaire,
mais c’est le conseil qui doit veiller à ce que ce soit le cas.
Vous ne pouvez pas vous plaindre que le gouvernement ne
respecte pas les règles si votre coopérative ne les respecte
pas non plus.
Votre coopérative doit
respecter les conditions
des accords et les règles du
programme de logement
qui s’applique à elle.
Parfois, la connaissance des règles du programme se limite
à consulter un accord d’exploitation. Dans d’autres cas
– comme pour les coopératives qui relèvent de la Loi sur
la réforme du logement social en Ontario – la question
est beaucoup plus complexe. Pour ces coopératives, la
conformité est une cible mouvante qui créé des maux de
tête aux gestionnaires de coopératives. C’est la raison pour
laquelle la Région de l’Ontario de la FHCC peut aider.
Vous aurez plus de précisions à ce sujet dans la section
« les personnes, les outils et la formation » ci-après.
Certaines coopératives – en fait, de plus en plus de
coopératives – ne sont plus assujetties à un programme de
logement gouvernemental. Voilà une série d’obligations
juridiques dont elles n’ont plus à se préoccuper. Mais votre
coopérative a encore beaucoup d’autres exigences juridiques,
comme nous le verrons plus loin dans cette section.
37
Si vous fixez des droits
d’occupation en fonction
du revenu pour des
membres à faible revenu,
assurez-vous de bien le
faire.
la coopérative administre les
subventions au loyer selon l’accord
d’exploitation ou les règles du
programme
Si vous fixez des droits d’occupation en fonction du
revenu pour des membres à faible revenu, assurez-vous
de bien le faire. Il est très difficile de demander plus
d’argent à des membres auxquels vous n’avez pas demandé
suffisamment d’argent selon les critères du programme.
Si vous avez des doutes au sujet de la façon d’établir
les droits d’occupation pour les membres à faible
revenu, consultez la documentation du programme ou
communiquez avec le bureau gouvernemental chargé de
ces règles. Vous pouvez également obtenir de l’aide de
votre fédération locale ou de la FHCC.
Votre accord d’exploitation
ou les règles de votre
programme vous
indiqueront quand vous
devez envoyer vos états
financiers vérifiés annuels
et à qui les envoyer.
Apprenez à connaître
les règles locales qui
s’appliquent à votre
coopérative.
la coopérative envoie ses états
financiers vérifiés et les autres
rapports au gouvernement dans les
délais prévus
Votre accord d’exploitation ou les règles de votre
programme vous indiqueront quand vous devez envoyer
vos états financiers vérifiés annuels (et tout autre rapport
annuel) et à qui les envoyer. Il peut s’agir d’un ministère
du gouvernement ou d’un organisme gouvernemental
qui s’occupe du logement. Certaines provinces veulent
également une copie de vos états financiers vérifiés, ainsi
que d’autres rapports généraux. Apprenez à connaître les
règles locales qui s’appliquent à votre coopérative.
N’oubliez pas de faire approuver vos états financiers
vérifiés par les membres (c’est déjà arrivé!). Et présentez
votre rapport de vérification et vos autres rapports à
temps. Si vos rapports sont toujours présentés en retard,
cherchez à savoir pourquoi. C’est le signe d’une faiblesse
dans votre processus de gestion.
38
la coopérative se conforme à la loi
sur les coopératives et aux autres lois
provinciales
Les coopératives fonctionnent dans un vaste cadre
juridique. Dans cette section, nous aborderons certains
des aspects les plus importants de ce cadre.
Votre accord d’exploitation (ou la LRLS pour les
coopératives du programme de l’Ontario) peut établir les
règles pour vous en tant que fournisseur de logements
dans le cadre d’un programme gouvernemental. Des lois
et des règles s’appliquent également à vous simplement à
titre de coopérative, et aussi à titre de propriétaire
immobilier et de société de logement.
Vous devez connaître les
exigences de votre loi
provinciale qui régit les
coopératives, ainsi que les
règles ou les règlements de
votre coopérative.
Assurez-vous de connaître
les lois de votre province
qui régissent l’expulsion
au cas où vous auriez à les
appliquer.
Vous devez connaître les exigences de votre loi provinciale
qui régit les coopératives, ainsi que vos propres règles ou
règlements qui sont autorisés par la loi régissant votre
coopérative.
Vous devriez également tenir compte des rapports
provinciaux que vous devez envoyer. Il est très important
d’être à jour avec ces rapports. Certaines coopératives ont
failli être dissoutes parce qu’elles avaient négligé d’envoyer
leurs rapports financiers pendant plusieurs années. Si vous
êtes un gestionnaire ou un administrateur, vous ne voulez
pas que la dissolution de la coopérative se produise sous
votre gouverne!
Les règles concernant les expulsions et les évictions
relèvent également des provinces et elles varient à l’échelle
du pays. Dans la plupart des provinces, la loi sur les
coopératives régit ces procédures. Mais dans certains
cas, les lois sur la location résidentielle s’appliquent aux
coopératives tout comme elles s’appliquent aux locataires.
Assurez-vous de connaître les lois de votre province qui
régissent l’expulsion au cas où vous auriez à les appliquer.
Si vous employez votre propre personnel, assurez-vous de
respecter les exigences de la loi provinciale sur les normes
d’emploi. Si vous avez une convention collective
avec vos employés, assurez-vous de bien connaître vos
responsabilités en vertu de cette convention et de la loi sur
les relations de travail qui s’y applique.
39
La norme nationale en
matière de protection
des renseignements
personnels est établie dans
la Loi sur la protection des
renseignements personnels
et les documents
électroniques (LPRPDÉ).
Vous devez savoir ce qu’il
faut faire pour protéger les
renseignements personnels
de vos membres.
Actuellement, les questions touchant les droits de la
personne et la loi sur la protection des renseignements
personnels ont de plus en plus de répercussions sur
les coopératives d’habitation. De récentes décisions de
commissions provinciales des droits de la personne ou
de tribunaux concernent les coopératives d’habitation et
vous devez les connaître, parce qu’elles pourraient toucher
directement les obligations de votre coopérative à l’endroit
de vos membres.
Des lois visant à protéger les renseignements personnels
sont maintenant en place au Canada depuis quelques
années. Elles régissent les renseignements que vous pouvez
recueillir auprès de vos membres, la durée de temps que
vous pouvez les conserver et les fins auxquelles vous
pouvez les utiliser. Assurez-vous que votre coopérative
protège les renseignements personnels de ses membres et
ne les communique pas d’une manière qui soit contraire à
la loi.
La norme nationale en matière de protection des
renseignements personnels est établie dans la Loi sur la
protection des renseignements personnels et les documents
électroniques (LPRPDÉ). Les provinces mettent
graduellement en place leurs propres lois qui équivalent
ou qui vont même plus loin que la norme fédérale et
remplacent la LPRPDÉ. En Colombie-Britannique,
par exemple, la Loi sur la protection des renseignements
personnels (LPRP) s’applique. D’une manière ou
d’une autre, vous devez savoir ce qu’il faut faire pour
protéger les renseignements personnels de vos membres.
Pour répondre à vos questions sur la protextion des
renseignements personnels, la FHCC a rédigé un guide
intitulé Protecting Personal Information : A Housing Coop’s Guide pour la Loi sur la protection des renseignements
personnels et les documents électroniques. Vous pouvez le
télécharger dans la section des ressources de notre site
Web.
40
Il y a également une foule de règlements municipaux
locaux qui ont une incidence sur votre coopérative.
Dans l’ensemble, beaucoup de lois et de règlements
différents s’appliquent aux coopératives. Vous ne pouvez
pas vous attendre à les connaître tous – même les avocats
ne passent pas ce test. Mais vous devriez connaître les
principales responsabilités légales de votre coopérative.
la coopérative adopte ses propres lois et politiques
Jusqu’à maintenant dans cette section, nous avons
examiné les accords, les lois et les règlements qui sont des
exigences externes, mises en place par différents paliers
de gouvernement ou organismes gouvernementaux. Mais
il existe une autre série de règles qui s’appliquent à votre
coopérative – celles que vous mettez en place.
En plus des documents constitutifs déjà mentionnés, les
coopératives ont des conventions d’occupation, adoptent
des règlements et mettent en place des politiques qui
doivent être respectées rigoureusement, tant par les
membres que par la coopérative. Une des façons les plus
sûres de contrarier les membres de la coopérative est
d’appliquer vos propres « lois » de façon inégale, parce
que cette façon d’agir peut facilement être perçue comme
du favoritisme. Cela peut également vous causer des
problèmes juridiques. Parce que les membres ont le droit
de s’attendre à ce que les règles qu’ils ont adoptées soient
respectées, et votre coopérative a le devoir de répondre à
cette attente.
Les coopératives adoptent
des règlements et elles
mettent en place des
politiques qui doivent être
respectées rigoureusement,
tant par les membres que
par la coopérative.
Les membres ont le droit
de s’attendre à ce que les
règles qu’ils ont adoptées
soient respectées, et votre
coopérative a le devoir de
répondre à cette attente.
Soyez donc équitables et justes lorsque vous appliquez les
règles de votre coopérative et gardez-les à jour. C’est une
composante essentielle de la bonne gouvernance.
41
Votre gestionnaire
devrait avoir une bonne
connaissance pratique
de la loi qui s’applique
à votre coopérative et
pouvoir vous indiquer si
vous vous y conformez.
Respecter les exigences juridiques –
les personnes, les outils et la formation
Vos administrateurs
devraient aussi connaître
le contexte juridique,
surtout lorsqu’il s’agit de
leurs propres obligations
juridiques. Le mouvement
de l’habitation coopérative
dispose de beaucoup de
ressources pour aider les
coopératives d’habitation à
respecter leurs obligations
juridiques.
les personnes
Le conseiller juridique de votre coopérative peut
vous indiquer comment vous conformer à toutes vos
obligations juridiques. Mais vous ne voulez pas consulter
votre avocat à chaque fois que vous avez une question,
parce que vous verrez que vos frais augmenteront très vite.
Votre gestionnaire devrait avoir une bonne connaissance
pratique des principaux domaines du droit qui
s’appliquent à votre coopérative et pouvoir vous indiquer
si vous vous y conformez. Votre fédération locale devrait
aussi pouvoir vous dire quels sont les principaux domaines
du droit qui ont une incidence sur votre coopérative.
Vos administrateurs devraient aussi connaître le contexte
juridique, surtout lorsqu’il s’agit de leurs propres
obligations juridiques. Nous vous décrirons plus en détail
les obligations du conseil lorsque nous examinerons la
gouvernance.
Il est très utile d’avoir
à portée de la main
des copies de tous les
documents qui régissent
votre coopérative. Assurezvous qu’ils sont accessibles
dans le bureau ou en ligne.
les outils
Le mouvement de l’habitation coopérative dispose
de beaucoup de ressources pour aider les coopératives
d’habitation à respecter leurs obligations juridiques.
Les fédérations locales et la FHCC offrent toute une
gamme de possibilités de formation par le biais d’ateliers,
de manuels et de documents publiés sur leurs sites Web.
La Région de l’Ontario de la FHCC peut grandement
aider les coopératives qui essaient de s’y retrouver dans la
Loi sur la réforme du logement social et dans d’autres lois
de l’Ontario. Demandez à votre fédération locale si elle
a une liste de toutes les lois et de tous les règlements qui
touchent votre coopérative.
Il est très utile d’avoir à portée de la main des copies
de tous les documents qui régissent votre coopérative.
Assurez-vous que les documents suivants sont accessibles
dans le bureau ou en ligne.
42
•
votre accord d’exploitation gouvernemental ou
la Loi sur la réforme du logement social (LRLS) et
les règlements afférents pour les coopératives du
programme de l’Ontario
•
la Loi sur la protection des renseignements personnels
et les documents électroniques (LPRPDÉ) ou la loi
provinciale qui la remplace
•
Au minimum, les lois provinciales suivantes :
•
•
•
•
la loi sur les coopératives
la loi sur la location résidentielle, si elle s’applique
la loi sur les normes d’emploi
la loi sur les droits de la personne.
Pour les coopératives de l’Ontario qui relèvent de la
LRLS, la Société des services de logement social a un
centre de ressources en ligne qui vous indique toutes les
lois de l’Ontario applicables aux coopératives d’habitation,
ainsi que les liens pour y accéder.
Internet est une excellente source pour trouver ces
documents. Au lieu de vous rendre au bureau ou à l’agent
des publications gouvernementales le plus proche, vous
pouvez télécharger des copies de toutes les lois dont
vous avez besoin en restant dans votre coopérative – ou,
tout simplement, les consulter en ligne afin d’appuyer le
développement durable!
la formation
La connaissance de la loi n’est pas quelque chose d’inné.
La meilleure façon de connaître les exigences juridiques
de votre coopérative est de tirer profit des ateliers et des
autres activités de formation offerts par le mouvement de
l’habitation coopérative. Il est particulièrement important
que votre gestionnaire ait une très bonne formation
dans ce secteur. Tous les bureaux de la FHCC peuvent
offrir à votre gestionnaire des conseils pour respecter
les obligations juridiques ou vous indiquer à qui vous
adresser. Votre conseil a aussi besoin d’une formation,
afin de comprendre son rôle et s’assurer que la coopérative
respecte ses responsabilités juridiques, ce qui nous amène
à la question essentielle de la bonne gouvernance dans
votre coopérative.
La connaissance de la loi
n’est pas quelque chose
d’inné. La meilleure
façon de connaître les
exigences juridiques de
votre coopérative est de
tirer profit des ateliers
et des autres activités de
formation offerts par le
mouvement de l’habitation
coopérative.
43
44
6
Aider les coopératives à bien
gouverner
Dans le guide de la FHCC intitulé Bien gouverner votre coopérative,
nous décrivons ce qu’il faut pour assurer une bonne gouvernance et
un leadership moral. Nous espérons que les membres des conseils
d’administration des coopératives liront ce guide et le trouveront utile.
La bonne gouvernance est la responsabilité du conseil. Mais il ne suffit
pas des lire un guide pour savoir comment bien gouverner, et c’est là
où les gestionnaires des coopératives entrent en jeu. Les gestionnaires
peuvent et devraient appuyer la bonne gouvernance de diverses façons, et
c’est ce que nous décrirons dans ce document.
La bonne gouvernance
exige beaucoup
d’informations exactes.
Et la principale source
pour obtenir les différents
types d’informations
dont le conseil a besoin
pour bien faire son travail
est le gestionnaire de la
coopérative.
Pourquoi est-ce la responsabilité des gestionnaires d’appuyer la
gouvernance? Pour deux raisons. Premièrement, la bonne gouvernance
exige beaucoup d’informations exactes et la principale source pour
obtenir les différents types d’informations dont le conseil a besoin pour
bien faire son travail est le gestionnaire de la coopérative. Deuxièmement,
c’est une solution gagnante pour tout le monde! L’appui des gestionnaires
au conseil permet d’assurer une bonne gouvernance, qui, à son tour, aide
à mieux comprendre et à appuyer les gestionnaires. Bref, lorsqu’on appuie
la bonne gouvernance tout le monde en bénéficie. Voyons maintenant
les résultats que nous voulons obtenir grâce au soutien apporté par les
gestionnaires en vue d’assurer une bonne gouvernance.
45
Aider les coopératives à bien gouverner :
Votre conseil peut suivre
toute la formation au
monde, mais il ne pourra
pas prendre de bonnes
décisions s’il ne dispose pas
de la bonne information.
le conseil reçoit l’information et les
avis dont il a besoin pour prendre les
bonnes décisions
Il s’agit probablement de la principale façon dont
les gestionnaires peuvent faire une différence dans la
gouvernance. Votre conseil peut suivre toute la formation
au monde, mais il ne pourra pas prendre de bonnes
décisions
s’il ne dispose pas de la bonne information. Voici ce dont
le conseil a besoin de son gestionnaire pour être efficace :
•
•
•
•
•
Les rapports des
gestionnaires doivent être
clairs et brefs. Assurez-vous
de distribuer les documents
destinés au conseil à temps
afin que les administrateurs
puissent en prendre
connaissance à l’avance.
46
des données financières claires et à jour, y compris
des rapports sur les arrérages, un rapport de gestion
abordant des questions non financières, telles que les
logements vacants, les travaux d’entretien et d’autres
questions que le conseil doit connaître
de l’information au sujet des changements aux règles
et aux règlements qui touchent votre coopérative et
des décisions que le conseil peut prendre
des copies à l’avance de tous les rapports qui
figureront à l’ordre du jour de la réunion
des recommandations du gestionnaire au sujet des
mesures à prendre concernant les points à l’ordre du
jour
tout autre document d’appoint nécessaire pour aider
les membres du conseil à prendre des décisions.
Les rapports des gestionnaires doivent être clairs et brefs.
Ils peuvent être présentés sous forme abrégée, pourvu que
toute l’information nécessaire figure sur la page. Assurezvous de distribuer les documents destinés au conseil à
temps afin que les administrateurs puissent en prendre
connaissance à l’avance et non au moment d’arriver à la
réunion. La préparation d’une trousse de documents pour
la réunion, comprenant l’ordre du jour et le procès-verbal
(vous en saurez plus à ce sujet un peu plus loin), prend du
temps. Mais l’avantage est une réunion plus productive
durant laquelle le conseil obtient des résultats concrets
et les gestionnaires obtiennent les décisions dont ils ont
besoin pour accomplir leur travail.
les réunions du conseil sont bien
planifiées et préparées et le procès-verbal
est dressé
Dans une coopérative bien gérée, le gestionnaire joue le
rôle de secrétaire général, aidant à préparer l’ordre du jour
et à veiller à ce que le procès-verbal soit bien dressé pour
chaque réunion. Le gestionnaire s’assure que :
•
•
•
•
Dans une coopérative
bien gérée, le gestionnaire
joue le rôle de secrétaire
général, aidant à préparer
l’ordre du jour et à veiller à
ce que le procès-verbal soit
bien dressé pour chaque
réunion.
l’ordre du jour comprend tous les points que le
conseil doit aborder
l’ordre du jour est réaliste compte tenu du temps
disponible
les points les plus importants sont mentionnés en
premier
la personne chargée de dresser le procès-verbal sait
comment le faire et le fait à temps.
Il est inutile d’obliger des volontaires à dresser le
procès-verbal à moins qu’ils n’aient une certaine formation
(que vous pouvez souvent obtenir auprès de votre
fédération locale) et qu’ils puissent s’engager à les produire
rapidement. Autrement, malgré le temps qu’exige ce
travail, il est souvent préférable que le gestionnaire (ou
un employé de la coopérative) dresse le procès-verbal.
Assurez-vous également que le livre des procès-verbaux et
les autres comptes rendus des réunions du conseil sont en
ordre; vous vous faciliterez ainsi grandement la tâche au
moment de la vérification.
le conseil reçoit une orientation
chaque année et de l’information au
sujet des possibilités de formation
Il n’est pas raisonnable de s’attendre à ce que les
administrateurs connaissent déjà leur travail simplement
parce qu’ils ont accepté de siéger au conseil. Les
administrateurs ont besoin de formation et ils doivent être
informés des affaires courantes de la coopérative.
Les administrateurs ont
besoin de formation et ils
doivent être informés des
affaires courantes de la
coopérative. Le gestionnaire
peut aider en encourageant
le conseil à proposer une
politique qui ferait en
sorte que l’orientation
et la formation des
administrateurs deviennent
des mécanismes réguliers
de la coopérative.
47
Le gestionnaire peut aider à faire une différence en :
•
•
•
offrant aux nouveaux membres du conseil une
orientation pour les informer des affaires de la
coopérative
informant le conseil des séances de formation offertes
dans le cadre des activités de formation régionales
et annuelles du mouvement coopératif et à la
coopérative
fournissant au conseil de l’information au sujet des
documents et des sites Internet qui traitent de la
formation des conseils d’administration.
Le gestionnaire peut également aider en encourageant
le conseil à proposer une politique qui ferait en sorte
que l’orientation et la formation des administrateurs
deviennent des mécanismes réguliers de la coopérative.
De cette manière, il ne sera pas nécessaire de prendre une
décision chaque année. La formation du conseil devient
donc une activité régulière. Une fois de plus, il y a un
avantage pour les gestionnaires : il est tellement plus facile
de travailler avec un conseil qui connaît bien son rôle.
Le conseil devrait
organiser une séance de
planification annuelle
pour établir les objectifs
opérationnels pour l’année.
Le gestionnaire a un rôle
important à jouer pour
préparer le conseil pour sa
séance de planification.
la séance de planification annuelle
du conseil est productive
Le conseil devrait organiser une séance de planification
annuelle pour établir les objectifs opérationnels pour
l’année. Même s’il est préférable d’avoir recours à un
animateur de l’extérieur pour cette séance, le gestionnaire
a un rôle important à jouer.
La raison est que le gestionnaire sait ce qui est prévu au
calendrier de la coopérative et ce qui doit figurer sur la
liste des choses à faire pour l’année. Est-ce le moment de
mettre à jour le plan d’immobilisations? La coopérative
a-telle un plan d’immobilisations? Le prêt hypothécaire
doit-il être renouvelé cette année? Les règlements liés
à la LRLS changeront-ils de nouveau? Y a-t-il des
problèmes avec le budget? Avec l’entretien? Pour garder la
coopérative pleinement occupée? Y a-t-il une politique qui
doit être créée ou réexaminée?
48
La liste sera différente selon la coopérative, mais chaque
coopérative devrait en avoir une et le gestionnaire. Et le
gestionnaire est le mieux placé pour savoir ce qui devrait y
figurer. Soyez donc un joueur actif pour préparer le conseil
pour sa séance de planification. Les administrateurs
auront leurs propres idées pour la planification, et
c’est très bien ainsi. Avec l’orientation (et le tact!) du
gestionnaire, le conseil aura une séance productive et il
établira des objectifs qui feront une différence positive au
cours de la prochaine année.
Il existe une communication
bidirectionnelle efficace entre le
conseil et les membres
Les conseils d’administration peuvent rapidement
devenir impopulaires si les membres ont l’impression
que les décisions sont prises « derrière des portes closes ».
Les conseils doivent mener leurs affaires de manière
transparente et être sensibles aux besoins des membres.
Nous examinons cette question dans le guide de la
FHCC Bien gouverner votre coopérative, dans lequel nous
soulignons l’importance de tenir les membres informés de
façon globale de ce que fait le conseil. Nous mentionnons
également que le conseil devrait se concentrer sur les
services, ce qui signifie qu’il doit écouter les membres.
Les conseils doivent faire
preuve de transparence et
répondre aux besoins des
membres. Le conseil
devrait se concentrer sur les
services, ce qui signifie qu’il
doit écouter les membres.
Pour cela, il faut établir un
lien de communication et
le gestionnaire peut venir
en aide.
Pour cela, il faut établir un lien de communication. Le
gestionnaire peut venir en aide en :
•
•
•
•
•
•
informant le conseil de l’importance de la
communication entre le conseil et les membres
s’assurant que les procès-verbaux des réunions du
conseil sont accessibles à tous les membres
s’assurant que les états financiers de la coopérative
sont accessibles
informant les membres des décisions du conseil qui
les touchent
aidant à transmettre les bulletins d’information
aidant les membres à communiquer avec le conseil.
49
Voici quelques précisions au sujet de ce dernier point.
Il n’est pas raisonnable que les membres exercent leur
droit d’expression en frappant aux portes des membres
du conseil pendant le soir. Il est toutefois raisonnable
qu’ils communiquent avec les membres du conseil, et le
gestionnaire de la coopérative peut les aider dans cette
démarche.
Une présidence efficace est
importante pour assurer la
réussite d’une assemblée
des membres, une bonne
préparation est tout aussi
importante. Tout comme les
membres du conseil à leurs
réunions, les membres de la
coopérative auront besoin
d’un peu d’information
pour les aider à prendre
leurs décisions. Si la
présidence pose un
problème, le gestionnaire
peut aider en proposant
d’autres choix, peut-être en
s’adressant à la fédération
locale.
les assemblées des membres sont
bien organisées et les procès-verbaux
dressés
Si une présidence efficace est importante pour assurer
la réussite d’une assemblée des membres, une bonne
préparation est tout aussi importante. À moins de
simplement vouloir faire perdre du temps aux membres,
des décisions devront être prises à l’assemblée. Tout
comme les membres du conseil à leurs réunions, les
membres de la coopérative auront besoin d’un peu
d’information pour les aider à prendre leurs décisions.
Les gestionnaires peuvent aider à bien organiser les
assemblées en :
•
•
•
distribuant les avis de convocation aux assemblées
s’assurant que l’ordre du jour est préparé et distribué
aux membres
fournissant aux membres les renseignements de
base dont ils ont besoin au sujet des points à l’ordre
du jour, y compris le procès-verbal de la dernière
réunion, dans un langage clair et facile à comprendre.
Il sera également utile de s’assurer que la personne qui
préside la réunion – il n’est pas nécessaire que ce soit le
président de la coopérative – ait certaines compétences
pour remplir cette fonction. Si la présidence pose un
problème, le gestionnaire peut aider en proposant d’autres
choix, peut-être en s’adressant à la fédération locale. Ce
que nous avons dit au sujet de la consignation des
procèsverbaux pour les réunions du conseil s’applique
aussi aux assemblées des membres. Le travail doit être bien
fait et prêt à temps, et le recours à un bénévole n’est pas
toujours la meilleure solution.
50
les administrateurs et les membres
reçoivent des conseils au sujet
de leur rôle dans la structure de
gouvernance de la coopérative
Les rôles des membres du conseil et des membres
de la coopérative ne sont pas toujours clairs et cela
cause souvent plus de difficultés qu’il ne le faut. Ces
différents rôles sont décrits dans le guide Bien gouverner
votre coopérative. Ici, nous soulignons que le conseil
d’administration est chargé de protéger la coopérative,
ce qui est une responsabilité légale, et c’est la raison pour
laquelle le conseil a beaucoup plus de pouvoir décisionnel
que les membres. Il est important pour les membres
de comprendre cette situation et de ne pas renverser le
jugement du conseil dans les assemblées générales.
Le conseil d’administration
est chargé de protéger la
coopérative, ce qui est une
responsabilité légale, et
c’est la raison pour laquelle
le conseil a beaucoup plus
de pouvoir décisionnel
que les membres. Il y a
des questions que seuls les
membres peuvent décider,
telles que la nomination du
vérificateur, la modification
des règlements ou des
règles d’association
d’une coopérative et,
bien entendu, l’élection
des administrateurs. Le
gestionnaire peut aider à
dissiper toute confusion au
sujet de ces rôles distincts.
En même temps, il y a des questions que seuls les
membres peuvent décider, telles que la nomination du
vérificateur, la modification des règlements ou des règles
d’association d’une coopérative et, bien entendu, l’élection
des administrateurs.
Le gestionnaire peut aider à dissiper toute confusion au
sujet de ces rôles distincts en :
•
•
•
étant une source d’expertise au sujet de la
gouvernance de la coopérative
s’assurant que les administrateurs et les membres ont
tous les deux accès aux outils de formation sur la
gouvernance
informant les membres du conseil au sujet de la
portée – et des limites – de leurs pouvoirs.
En aidant les membres et le conseil à comprendre leurs
rôles et en avisant le conseil au sujet de la nécessité de
faire preuve de transparence (vous en apprendrez plus sur
ce sujet dans le guide Bien gouverner votre coopérative),
le gestionnaire peut grandement contribuer à créer et
à maintenir une culture saine et démocratique dans la
coopérative.
51
Aider les coopératives à bien gouverner :
les personnes, les outils et la formation
Ceux qui peuvent le
plus appuyer la bonne
gouvernance, ce sont
les gestionnaires. C’est
la raison pour laquelle
il est important pour
les gestionnaires de
bien connaître la bonne
gouvernance et ce qu’elle
nécessite.
les personnes
Pour aider les gestionnaires à comprendre les principales
distinctions entre la gestion et la gouvernance, ainsi
qu’entre les rôles et les responsabilités du conseil et de
l’ensemble des membres, il vous serait peut-être utile
d’avoir recours à l’avocat de votre coopérative. Pour de
l’aide avec les séances de planification et de formation
du conseil, cherchez des animateurs qualifiés en vous
adressant à votre fédération locale ou à la FHCC. Mais
ceux qui peuvent le plus appuyer la bonne gouvernance,
ce sont les gestionnaires. C’est la raison pour laquelle il est
important pour les gestionnaires de bien connaître la bonne
gouvernance et ce qu’elle nécessite. Vous en saurez plus à ce
sujet dans les sections portant sur les outils et la formation.
La dernière chose qu’un gestionnaire de coopérative veut
faire c’est d’en rajouter à une charge de travail déjà lourde.
Mais il est fort probable que le gestionnaire offre déjà des
conseils pour aider avec la gouvernance – souvent après
que des erreurs ont été faites. Il est préférable de réussir
dès la première fois. De cette façon, le gestionnaire s’aide
lui-même et sa coopérative.
les outils
Il existe plusieurs
ressources pour favoriser
la bonne gouvernance
et les gestionnaires de
coopératives peuvent aider
en les portant à l’attention
des administrateurs.
Il existe plusieurs ressources pour favoriser la bonne
gouvernance et les gestionnaires de coopératives peuvent
aider en les portant à l’attention des administrateurs. En
voici certaines qui sont accessibles sur le site Web de la
FHCC :
•
•
•
•
52
le guide sur la gouvernance intitulé Bien gouverner
votre coopérative et le DVD qui l’accompagne
l’outil d’auto-diagnostique intitulé Votre coopérative
est-elle bien gérée?
le cours en ligne « Le C.A. en bref » sur les éléments
essentiels du conseil (disponible en 2010)
de l’information sur les changements aux règlements
qui ont une incidence sur les coopératives
d’habitation
Il y a aussi beaucoup d’autres ressources en ligne et en
format imprimé traitant de la bonne gouvernance. Dans
la foulée des scandales de gouvernance d’entreprise au
début des années 2000, beaucoup de choses ont été écrites
au sujet de la bonne gouvernance, tant dans le secteur à
but lucratif que dans le secteur sans but lucratif. Internet
est une riche source d’information de bonne qualité sur la
gouvernance provenant de diverses sources, alors naviguez!
Un outil très utile pour favoriser la bonne gouvernance est
une entente de bonne conduite. Les gestionnaires peuvent
proposer aux administrateurs de signer une entente de
code de conduite; s’ils ne respectent pas les conditions
de l’entente, ils devront démissionner de leur poste au
conseil. Les membres du conseil d’administration de la
FHCC signent une telle entente, et de plus en plus de
conseils d’administration commencent à l’exiger. Vous
pouvez télécharger un modèle d’entente de code de
conduite pour les administrateurs sur le site Web de la
FHCC.
Un outil très utile pour
favoriser la bonne
gouvernance est une
entente de bonne
conduite. Les gestionnaires
peuvent proposer aux
administrateurs de signer
une entente de code de
conduite; s’ils ne respectent
pas les conditions de
l’entente, ils devront
démissionner de leur poste
au conseil.
La formation et l’éducation
font la différence entre les
administrateurs capables de
relever le défi de la bonne
gouvernance et ceux qui
ont de la difficulté.
la formation
Lorsque nous avons indiqué plus haut les résultats que
nous voulons obtenir pour appuyer la bonne gouvernance,
nous avons souvent mentionné la formation. Il n’y
a aucun doute : la formation et l’éducation font la
différence entre les administrateurs capables de relever
le défi de la bonne gouvernance et ceux qui ont de la
difficulté. Nous recommandons une formation pour les
administrateurs dans les domaines suivants :
•
•
•
•
•
•
la pratique de la gouvernance
les questions juridiques pour les conseils
d’administration
la connaissance des états financiers
la présidence des réunions
la consignation de procès-verbaux, si les
administrateurs assument cette fonction
la direction et l’évaluation du personnel des
coopératives et des entreprises de gestion.
53
La séance de planification du conseil est également une
occasion de formation, car elle donne aux administrateurs
l’image plus globale dont ils ont besoin pour diriger leur
coopérative dans la bonne voie.
Tout cela, bien entendu, exige des formateurs et des
animateurs, et la meilleure source pour les trouver est le
programme de formation de votre fédération locale. Si
vous n’avez pas cette possibilité, la FHCC organise des
activités de formation régionales et nationales, et nous
pouvons vous aider à trouver les bonnes personnes pour
diriger des séances adaptées à votre coopérative.
54
7
Un dernier mot pour aider les
coopératives à bien gouverner
La bonne gouvernance attire de plus en plus d’attention. Qu’il
s’agisse des salles de conseil de sociétés bien connues ou d’organismes
communautaires comme votre coopérative, les gens exigent des
normes de bonne conduite et de leadership plus sévères de la part des
administrateurs. Les normes de gouvernance pour les coopératives
établies dans le présent guide vous aideront grandement à satisfaire à ces
exigences.
55
La
FÉDÉRATION DE L’HABITATION COOPÉRATIVE du Canada
© FHCC, 2009. Les membres de la FHCC
peuvent reproduire et utiliser le présent
guide. Il est interdit aux autres d’utiliser ou
de reproduire le contenu de ce document
sans le consentement de la Fédération de
l’habitation coopérative du Canada.
Bien gérer votre coopérative est une
publication du projet Vision 2020 dont la
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