Audit du processus de recouvrement des créances stagiaires du

Transcription

Centre Africain d’études Supérieures en
CESAG BF – CCA
BANQUE, FINANCE,
COMPTABILITE, CONTROLE
& AUDIT
Master Professionnel
en Audit et Contrôle de Gestion
(MPACG)
AG
ES
C
Promotion 7
(2012-2014)
Mémoire de fin d’étude
IB
-B
THEME
O
LI
AUDIT DU PROCESSUS DE
RECOUVREMENT DES CREANCES
STAGIAIRES DU CESAG
E
U
EQ
TH
Présenté par :
Dirigé par :
M. Armel Christian NDONG EKOUA
Dr. Edoh GABIAM
Professeur associé au CESAG
Conseiller juridique
Octobre 2014
Audit du processus de recouvrement des créances stagiaires du CESAG
DEDICACES
Je dédie ce mémoire :
 à mes grands-parents qui ont toujours gardé un œil sur moi et veillé à ce que je ne tombe
pas dans les pièges de la vie ;
 à mon père et à ma mère pour l’amour et le soutien qu’ils m’ont apporté durant ma
formation.
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O
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Armel NDONG
MPACG 2013-2014
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REMERCIEMENTS
J'exprime ma reconnaissance et adresse mes sincères remerciements à toutes les personnes qui,
par leur compréhension, leur disponibilité et leur collaboration, ont contribué à la rédaction de
ce mémoire.
A ma famille qui n’a ménagé aucun effort pour ma réussite.
A ma fiancée qui a su m’encourager et à nos enfants qui n’ont pas eu de mal à vivre loin de leur
père.
A tous ceux qui m’ont aidé à la préparation de ce diplôme.
Je témoigne ma reconnaissance :
 au bon Dieu qui m’a donné la force de pouvoir reprendre mes études et m’avoir accordé
C
sa miséricorde pour parfaire mon cursus ;
ES
 à monsieur le Directeur Général du CESAG, le professeur Boubacar BAIDARI, pour
AG
m’avoir accueilli dans sa structure en tant que stagiaire ;
 à monsieur Sikatin GNANSOUNOU, Chef du département financier et comptable, pour
-B
sa disponibilité, ses conseils et m’avoir accordé un stage dans son département ;
IB
 à monsieur André BAGUI, qui était charge du rapprochement à la DFC, actuellement
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LI
assistant au département CESAG BF-CCA pour m’avoir aidé dans mes recherches de
stage et de mémoire, pour sa compassion et ses encouragements pendant mon stage et
TH
ainsi que pour sa disponibilité ;
 à monsieur YAZI Moussa, Directeur de la Formation et chef de Département CESAG
EQ
Banque, Finance, Comptabilité, Contrôle et Audit pour l’encadrement, mais aussi pour
U
sa rigueur dans le travail et ses qualités humaines appréciables ;
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 à mon directeur de mémoire, le Docteur Edoh GABIAM, Conseiller Juridique et
professeur associé au CESAG, pour ses conseils, sa disponibilité et l’intérêt qu’il a porté
à ce mémoire ;
 à tout le corps professoral du CESAG pour la qualité de l’enseignement dispensé ;
 à tous les agents du CESAG en particulier à ceux du département financier et comptable
et particulièrement pour m’avoir reçu et facilité mon travail ;
 à la 7ème promotion du Master Professionnel en Audit et Contrôle de Gestion, pour les
échanges d’expériences et l’ambiance amicale qui a régnée durant la formation.
Je ne saurais oublier tous ceux qui, de près ou de loin, ont participé à la réalisation de ce
mémoire.
Armel NDONG
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LISTE DES FIGURES ET TABLEAUX
FIGURES
Figure 1 : modèle d’analyse ......................................................................................................... 35
Figure 2 : Cycle d’appréciation du contrôle interne .................................................................... 40
Figure 3 : procédure de recouvrement à l’inscription .................................................................. 57
Figure 4 : état des créances 2011-2012 ........................................................................................ 81
AG
ES
C
-B
TABLEAUX
Tableau 1 : modalités de paiement pour les bénéficiaires de mesures dérogatoires .................... 58
IB
Tableau 2 : Plan de mission ......................................................................................................... 67
O
LI
Tableau 3 : Identification des risques de recouvrement............................................................... 68
TH
Tableau 4 : forces et faiblesses .................................................................................................... 72
Tableau 5 : objectifs principaux ................................................................................................... 75
EQ
Tableau 6 : programme de vérification ........................................................................................ 76
Tableau 7 : Situation des encaissements globaux du CESAG 2011-2012................................... 81
U
E
Tableau 8 : Situation des encaissements globaux du CESAG 2012-2013................................... 82
Tableau 9 : Situation des encaissements globaux des frais de scolarité des étudiants du CESAG
2013-2014 .................................................................................................................................... 83
Tableau 10 : FAR relative à l’entretien des stagiaires ................................................................. 88
Tableau 11 : FAR relative au fonctionnement du service de recouvrement ................................ 89
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LISTE DE SIGLES ET ABREVIATIONS
BCEAO : Banque Centrale des Etats de l’Afrique de l’Ouest
BF : Banque Finance
CAC : Commissaire Aux Comptes
CCA : Comptabilité, Contrôle et Audit
CAMES : Conseil Africain et Malgache de l’Enseignement Supérieur
CEAO : Communauté Economique de l’Afrique de l’Ouest
C
CESAG : Centre Africain d’Etudes Supérieurs en Gestion
ES
CNCC : Conseil National des Commissaires aux Comptes
AG
DFC : Département Financier et Comptable
DRC : Direction de la Recherche et de la Consultance
IB
-B
ESGE : Ecole Supérieur de Gestion
FRAP : Feuille de Révélation et d’Analyse des Problèmes
O
LI
IFACI : Institut Français de l’Audit et du Contrôle Interne
TH
ISA : Internal Standards Auditor
PACER : Programme d’Appui aux Centres d’Excellence Régionaux
E
QCI : Questionnaire du Contrôle Interne
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OHADA : Organisation pour l’Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires
UEMOA : Union Economique et Monétaire Ouest Africaine
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LISTE DES ANNEXES
Annexe 1 : Organigramme du CESAG........................................................................................ 95
Annexe 2 : La grille de séparation des tâches .............................................................................. 96
Annexe 3 : test de permanence .................................................................................................... 99
Annexe 4 : Guides d’Entretien ................................................................................................... 100
Annexe 5 : lettre de relance ....................................................................................................... 102
Annexe 6 : facture proforma ...................................................................................................... 103
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TABLE DES MATIERES
DEDICACES .................................................................................................................................. i
REMERCIEMENTS ......................................................................................................................ii
LISTE DES FIGURES ET TABLEAUX .....................................................................................iii
LISTE DE SIGLES ET ABREVIATIONS .................................................................................. iv
LISTE DES ANNEXES ................................................................................................................ v
TABLE DES MATIERES ............................................................................................................ vi
INTRODUCTION GENERALE ................................................................................................... 1
C
ES
PREMIERE PARTIE : CADRE THEORIQUE DE L’ETUDE ................................................... 9
1.1.
AG
Chapitre 1 : Le processus de recouvrement des créances ........................................................ 11
Notion de créances et de recouvrement ................................................................... 11
Les créances ..................................................................................................... 12
-B
1.1.1.
Recouvrement des créances ..................................................................................... 13
1.3.
Les objectifs du processus de recouvrement ............................................................ 14
1.4.
Les procédures liées au recouvrement des créances ................................................ 17
1.5.
Les principes de recouvrement ................................................................................ 18
1.6.
La prévention des impayés....................................................................................... 19
1.7.
Le recouvrement précontentieux.............................................................................. 19
IB
1.2.
O
LI
EQ
TH
La relance ......................................................................................................... 20
1.7.2.
La mise en demeure ......................................................................................... 20
1.7.3.
Avocats et huissiers.......................................................................................... 20
1.7.4.
La transaction ................................................................................................... 21
1.7.5.
Les procédures de recouvrement par mesure conservatoire ............................ 21
E
U
1.7.1.
1.7.5.1.
La prescription ............................................................................................. 21
1.7.5.2.
La saisie conservatoire ................................................................................. 22
1.7.5.3.
Les sûretés judiciaires .................................................................................. 22
1.7.6.
La notion de créance ........................................................................................ 22
1.7.7.
Définition de de la créance .............................................................................. 22
1.7.8.
Types de créances ............................................................................................ 24
1.7.8.1.
Armel NDONG
Créances privilégiées ................................................................................... 24
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1.7.8.2.
Créances chirographaires ............................................................................. 24
1.7.8.3.
Créances institutionnelles ............................................................................ 25
Chapitre 2 : L’audit du processus de recouvrement des créances ........................................... 26
2.1.
Le concept d’audit des processus ............................................................................. 26
2.2.
La démarche d’audit interne .................................................................................... 27
2.2.1.
La phase d’étude .............................................................................................. 28
2.2.2.
La phase de réalisation ou de vérification........................................................ 28
La réunion d’ouverture ................................................................................ 29
2.2.2.2.
Le programme de vérification...................................................................... 29
2.2.2.3.
Le travail sur le terrain ................................................................................. 29
2.2.2.4.
L’évaluation du contrôle interne .................................................................. 30
Le contrôle des comptes............................................................................... 30
2.2.3.
ES
2.2.2.5.
C
2.2.2.1.
La phase de conclusion .................................................................................... 31
AG
Le projet de rapport ...................................................................................... 31
2.2.3.2.
La réunion de synthèse................................................................................. 32
2.2.3.3.
Le rapport définitif ....................................................................................... 32
IB
-B
2.2.3.1.
Chapitre 3 : Méthodologie de l’étude ...................................................................................... 33
O
LI
3.1.
Modèle d’analyse ..................................................................................................... 33
3.2.
Outils et techniques de collecte de données ............................................................. 36
TH
DEUXIEME PARTIE : CADRE PRATIQUE DE L’ETUDE ................................................... 44
EQ
Chapitre 4 : Présentation du CESAG ....................................................................................... 46
Historique, mission, valeurs, vision du CESAG ...................................................... 46
E
U
4.1.
4.1.1.
Historique......................................................................................................... 46
4.1.2.
Mission............................................................................................................. 46
4.1.3.
Valeurs ............................................................................................................. 47
4.1.4.
Vision ............................................................................................................... 47
4.1.5.
Les activités du CESAG .................................................................................. 47
4.1.6.
La logistique d’appui du CESAG .................................................................... 48
4.1.7.
Organisation et fonctionnement du CESAG .................................................... 49
4.1.7.1.
Le Conseil D’Administration....................................................................... 49
4.1.7.2.
La Direction Générale (DG) ........................................................................ 50
4.1.7.3.
Les Directions .............................................................................................. 50
4.1.7.4.
Le Secrétariat Général (SG) ......................................................................... 51
Armel NDONG
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Page vii
4.1.7.5.
La Direction de la Formation (DF) .............................................................. 51
4.1.7.6.
La direction de la recherche et de la consultance (DRC)............................. 52
4.1.7.7.
Le Projet Master Banque Finance (PMBF) ................................................. 52
4.1.7.8.
Le projet Licence en Gestion des PME-PMI ............................................... 52
Chapitre 5 : Recouvrement des créances stagiaires du CESAG ............................................. 53
5.1.
Les procédures de recouvrement des créances stagiaires du CESAG ..................... 53
5.1.1.
Recouvrement des créances des nouveaux stagiaires ...................................... 53
Vérification de la validation de l’admission au CESAG ............................. 54
5.1.1.2.
Envoi de l’admission par mail et de la facture proforma ............................ 55
5.1.1.3.
Facturation (département financier et comptable) ....................................... 55
5.1.1.4.
Règlement financier (caisse, ECOBANK) .................................................. 56
Le règlement par moratoire (dérogation recouvrement comptabilité) ......... 56
5.1.1.6.
ES
5.1.1.5.
C
5.1.1.1.
Déroulement du processus de recouvrement des créances des
nouveaux
AG
stagiaires (les acteurs du processus de recouvrement des créances stagiaires) ........... 57
5.1.2.
Procédure de recouvrement des créances des anciens stagiaires ..................... 59
-B
Vérifications d’usage et du matériel académique (quitus) ........................... 59
5.1.2.2.
Traitement des quitus ................................................................................... 60
5.1.2.3.
Facturation ................................................................................................... 60
5.1.2.4.
Règlement financier ..................................................................................... 60
IB
5.1.2.1.
O
LI
TH
5.1.3.
Procédure de recouvrement des créances des stagiaires institutionnels .......... 60
Présentation et vérification de la prise en charge......................................... 61
5.1.3.2.
Etablissement de la facture .......................................................................... 61
5.1.3.3.
Mise en œuvre de la procédure de recouvrement ........................................ 61
E
U
EQ
5.1.3.1.
5.2.
Suivi des compte des stagiaires................................................................................ 62
5.3.
Rapprochement entre la comptabilité, la scolarité et l’agent de recouvrement ....... 62
5.4.
Les processus au cœur de ces démarche .................................................................. 63
Chapitre 6 : Mise en œuvre de l’audit du processus de recouvrement des créances du CESAG
et recommandations ................................................................................................................. 65
6.1.
L’audit du processus de recouvrement des créances stagiaires au CESAG ............ 65
6.2.
Prise de connaissance de la société .......................................................................... 65
6.2.1.
6.3.
Plan de mission et programme de travail ......................................................... 66
Analyse des risques .................................................................................................. 68
6.3.1.
Armel NDONG
Identification des risques de recouvrement des créances ................................ 68
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6.3.2.
6.4.
Test de contrôle interne et analyse des risques ................................................ 71
6.3.2.1.
Prise de connaissance du contrôle interne du recouvrement du CESAG .... 71
6.3.2.2.
Le questionnaire du contrôle interne............................................................ 71
6.3.2.3.
Forces et faiblesses du processus de recouvrement du CESAG .................. 72
6.3.2.4.
La grille de séparation des tâches ................................................................ 73
6.3.2.5.
Contrôle de l’application permanente des processus ................................... 74
6.3.2.6.
Les objectifs de l’auditeur............................................................................ 74
Phase d’exécution .................................................................................................... 75
6.4.1.
Programme de vérification............................................................................... 76
6.4.1.1.
Les recouvrements amiables ........................................................................ 77
6.4.1.2.
La procédure des recouvrements de créance stagiaire du CESAG .............. 78
6.4.1.3.
C
6.4.2.
ES
Analyse statistique des risques de recouvrement des créances .................... 81
AG
6.5.
Analyse et interprétation de l’état des créances ............................................... 81
Phase finalisation ..................................................................................................... 84
6.5.1.
Rapport d’audit ................................................................................................ 85
-B
Compte-rendu pour la Direction .................................................................. 85
6.5.1.2.
Définition des constats d’audit..................................................................... 86
6.5.1.3.
Référentiel documentaire ............................................................................. 87
6.5.1.4.
Synthèse de l'audit ....................................................................................... 87
IB
6.5.1.1.
O
LI
FAR relative à la transmission de l’information aux stagiaires débiteur ......... 88
6.5.3.
FAR relative au fonctionnement du service de recouvrement ......................... 89
EQ
TH
6.5.2.
CONCLUSION GENERALE ...................................................................................................... 91
U
ANNEXES ................................................................................................................................... 94
E
BIBLIOGRAPHIE ..................................................................................................................... 104
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AG
ES
C
INTRODUCTION GENERALE
IB
-B
O
LI
E
U
EQ
TH
La performance des entreprises commerciales, réside dans leur capacité à lier le management
aux bonnes pratiques.
Parler des entreprises commerciales, revient à confronter les forces vives du marché dont les
fournisseurs d’une part et les clients de l’autre. Ici il n’est pas de rigueur de faire mention des
fournisseurs, certes l’institution académique qui met à la disposition des stagiaires, un cadre
d’étude et du matériel pour satisfaire leurs exigences, n’est que le socle bénéficiaire, des
retombées de ses produits.
Le recouvrement des créances, qui est l’acte par lequel, les différents débiteurs honorent leurs
engagements, contractés à l’entame du cursus, n’est toujours pas si facile, dans la mesure où en
matière de recouvrement, se posent toujours des contraintes
C
ES
Dans le milieu académique, la créance ; client ; débiteur, est une sphère d’étude, qui soulève
plusieurs facettes dont :
AG
des impayés ;
-B
des retards ;
des paiements par pièces bancaires non encore transmises ;
IB
cause de multiples détournements par manque de contrôle et de cumul de poste.
O
LI
Par ailleurs, ce pôle commercial, met en œuvre plusieurs outils de contrôle et d’analyse de la
le rapprochement bancaire ;
la confirmation des comptes (Commissaire Aux Comptes) ;
E
U
les états de caisse ;
EQ
TH
gestion, pour faire face aux multiples désagréments :
le contrôle des livres comptables ;
parfois un audit.
C’est dans cette optique, que nous nous sommes intéressé, à la réalisation d’une mission d’audit
des processus de recouvrement des créances, pas pour faire la lumière sur les anomalies, dont
regorge l’ensemble de paiement mais pour comprendre le pourquoi certaines créances
n’arrivaient pas à être recouvré ? Quelles peuvent être les causes qui font que les engagements
pris ne puissent pas être honorés ?
Plusieurs critères entrent en liste pour élucider les mystères qui sont autour des créances, car
chercher à comprendre le recouvrement des créances dans un milieu académique, peut parfois
Armel NDONG
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entraîner à faire du social voir de la psychologie, pour permettre à l’entité qui offre ses services
de comprendre chacun de ses donateurs.
Il est parfois difficile de suivre ou de comprendre un client de nos jours, car les différents
changements économiques et des comportements multiples que les hommes présentent, portent
toujours à confusion, car l’imagination renvoie au pire.
L’on ne condamne pas celui qui paye, mais celui non seulement dont le paiement n’est pas
effectué. Celui-ci, est attelé à payer quelles que soit ses difficultés lié à sa situation financière.
Ainsi, une bonne gestion des créances ne rentre pas seulement dans l’aspect pécuniaire, mais
aussi dans la compréhension, des facteurs de rendement.
C
Le recouvrement est sans doute un moyen de rentabilisation des caisses, qui veille sur les
ES
règlements des créances, en œuvre des moyens de contrôle et suivi de créances, mais il reste le
AG
plus efficace dans la mesure des règles de la nature et du social. C’est-à-dire prendre en compte
les difficultés de paiement qu’endurent les créanciers.
-B
Selon BARREAU (2003 : 401), « le cycle d’exploitation génère un besoin de financement que
IB
le gestionnaire doit maîtriser ». Le responsable de gestion du poste client, à la lourde charge de
O
LI
maitriser certains aspects de la comptabilité mais aussi du droit commercial des sociétés sans
doute et avoir aussi une critique sociale apte à comprendre toutes les parties.
TH
Il est facile de comprendre les besoins d’une bonne gestion du poste client lorsque l’on calcule
EQ
l’incidence financière qu’il peut avoir sur la rentabilité d’une entreprise. Entre autres, le coût du
U
montant des créances irrécouvrables et celui des intérêts financiers dus au retard de paiement,
E
lors de la régularisation de la créance.
Grâce à une bonne organisation, il sera aisé d’obtenir facilement des débiteurs un paiement à
l’échéance prévue. Malheureusement, les entreprises n’appliquent pas ces différentes étapes
c’est pourquoi elles ont souvent des problèmes pour recouvrer leurs créances. C’est ainsi que
dans le souci d’être une institution académique de renom le CESAG se trouve dans le besoin
d’auditer son processus de recouvrement.
En effet le processus de recouvrement est simple ; il est d’une importance capitale pour une
entreprise qui se veut compétitive. Or, la compétitivité ne peut être atteinte que si l’entreprise
est consciente de ses défaillances de façon à les réduire ou les prévenir par le biais de la mise en
place d’un bon processus de recouvrement.
Armel NDONG
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Par conséquent, la routine et le perpétuel recommencement que vivent les employés font qu’ils
ne se rendent pas compte de beaucoup de problèmes qui arrivent et sont susceptibles de risques
majeurs liés au recouvrement des créances. Ceux-ci représentent les dysfonctionnements de
l’application du processus de recouvrement que peut constater l’audit.
Les problèmes économiques que le monde a connus et continue de connaître, ont amené
certaines entreprises à prendre des mesures idoines pour la gestion efficace et rationnelle de leur
trésorerie. Cette dernière, qui est un élément sensible et primordial de l’entreprise, fait de
nouveau l’objet d’une attention particulière, portant sur la gestion du recouvrement à la
première considération des dirigeants des entreprises.
A cet effet la plupart des entreprises Africaines soucieuses de leur trésorerie sont à la recherche
C
ES
des procédures de recouvrement de qualité.
AG
Le Centre Africain d’Etudes Supérieures en Gestion (CESAG) est une institution de formation à
vocation sous régionale. Le centre est leader dans le domaine de la formation au niveau de la
-B
sous-région malgré l’environnement fortement concurrentiel. Ses multiples activités rendent son
fonctionnement complexe et expliquent la diversité de ses créances qui méritent une attention
IB
particulière.
O
LI
C’est pourquoi il souhaite comprendre les raisons qui freinent le recouvrement des créances, et
TH
mettre en place des procédures.
EQ
Cette situation pourrait s'expliquer par des causes d'ordre externe et interne à l'entreprise :
E
U
Au plan externe : nous pouvons citer :
l'insolvabilité des clients;
l'inefficacité des structures de recours (l'action en justice) ;
manque de sincérité de certains clients ;
changement fréquent d’adresse ;
indigence d’un certain nombre de clients débiteurs.
Au plan interne, nous notons :
l'organisation privilégie la formation à sa propre gestion financière ;
l'inefficacité des politiques de recouvrement des créances successives mises en place par
les Directeurs Généraux qui se sont succédé ;
Armel NDONG
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la complexité et l’ambigüité du processus de recouvrement des créances du fait de son
rattachement à la BCEAO et de son statut d’établissement d’enseignement ;
le retard et manque de rigueur dans la relance et suivi des créances ;
l’accès facile à la procédure de paiement moratoire à la demande du client (pas de
vérification approfondie sur l’incapacité réelle du client à solder son compte) ;
les tarifs inadaptés à la capacité financière des parents qui s’engagent et n’arrivent plus à
honorer leur engagement jusqu’au bout.
Il en résulte les conséquences ci-après :
l'impossibilité de respecter diverses échéances envers les tiers bailleurs (banques,
salaires, fournisseurs, etc.) ;
C
ES
le risque de liquidation en perspective ;
une augmentation des besoins de fond de roulement qui menace l’équilibre financier ;
AG
les informations contenues dans le dossier ne permettent pas de procéder à une sélection
rigoureuse de la clientèle avant la signature du contrat ;
-B
ces informations ne permettent pas non plus un suivi qui prévient le risque tel que le
O
LI
employés ;
IB
dépôt de bilan pour les entreprises qui prennent en charge la formation de leurs
l’image de marque qui peut être ternie, lorsque le CESAG veut sévir sur ses créanciers ;
l’UEMOA.
EQ
TH
une intervention parfois non visible des politiques et gouvernants des pays membres de
Pour aborder de façon efficace à la résolution de ce problème, des solutions sont envisageables :
E
U
appliquer le recouvrement par voie juridique : les défaillances clients, les litiges et
les contentieux sont inévitables pour une institution ;
avoir un recouvrement en amont : c’est l’ensemble des actions entreprises pour que
le client régularise sa situation avant sa sortie ;
faire le recouvrement par voie normale : il s’agit du recouvrement dans les limites du
délai maximum autorisé conformément à la convention d’agrément signé avec le
client;
effectuer un affacturage des créances de plus d’une année : il consiste à céder une
créance à un tiers qui s’occupe de sa gestion. L’institution qui y recoure est
Armel NDONG
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immédiatement payée et elle décharge de sa gestion administrative des créances
cédées ;
avoir l’assurance-crédit : dans le cadre d’un contrat classique, l’entreprise assure son
chiffre d’affaires. Pour chaque nouveau client, elle demande à son assureur une
nouvelle option d’assurer à hauteur de l’encours ;
faire la mise en place d’un service de recouvrement au CESAG avec un bon système
de contrôle ;
faire de l’audit du processus de recouvrement du CESAG.
Parmi toutes les solutions, l’audit des processus de recouvrement apparaît entre autres comme
une préoccupation essentielle.
C
ES
L’objectif principal de notre étude est d’analyser et de comprendre les problèmes liés au
processus de recouvrement des créances stagiaires du CESAG.
AG
Les objectifs spécifiques de l’étude se présentent comme suit :
-B
analyser les étapes du processus de recouvrement des créances stagiaires du
IB
CESAG ;
O
LI
décrire l'organisation et le fonctionnement du système de recouvrement du CESAG;
collecter et analyser les informations disponibles ;
TH
identifier les problèmes existants liés au recouvrement des créances ;
EQ
formuler des recommandations pour l'amélioration du système de recouvrement des
créances du CESAG ;
U
éviter le manque de trésorerie dû à l’accumulation de ses créances.
E
Ce choix s’explique par le fait que « l’audit interne est une activité qui donne à une organisation
une assurance sur le degré de maîtrise de ses opérations, lui apporte ses conseils pour les
améliorer, et contribue à créer de la valeur ajoutée. Il aide cette organisation à atteindre ses
objectifs en évaluant, par une approche systématique et méthodique ses processus de
management des risques, de contrôle et de gouvernement d’entreprise, et en faisant des
propositions pour renforcer leur efficacité » (The Institue of Internal Auditor).
La solution retenue nécessite des questions adaptées pour trouver les problèmes qui minent le
processus de recouvrement ou les méthodes à appliquer pour l’alléger.
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Pour commencer notre étude il était nécessaire de s’interroger sur la méthode à appliquer pour
analyser et comprendre les procédures de recouvrements des créances stagiaires. Ainsi, quelle
stratégie faut-il élaborer pour diagnostiquer le processus de recouvrement du CESAG ?
Plus spécifiquement, cette étude devra apporter des réponses à des questions précises :
quelles sont les étapes du processus de recouvrement du CESAG ?
ce processus contribue-t-il à l’amélioration des performances du CESAG ?
comment le CESAG peut-il éviter l’accumulation des créances ?
Ces questions justifient le choix de notre thème : « Audit du processus de recouvrement des
créances stagiaire au CESAG ».
C
Ainsi, pour atteindre ses objectifs, il sera nécessaire de :
ES
décrire les méthodes et les procédures appliquées par le CESAG pour le recouvrement ;
AG
analyser les procédures de recouvrement en vigueur ;
faire des recommandations pour leur amélioration.
-B
IB
Pour mener notre étude et atteindre ces objectifs il est important pour nous d’avoir l’aval du
O
LI
chef du Département Financier et Comptable, qui notifie à l’ensemble de son personnel de notre
mission et son importance pour le service en général, et le département du recouvrement en
TH
particulier.
EQ
Cependant pour une étude plus approfondie la délimitation du sujet est primordiale.
Notre étude s’intéresse aux inscriptions des stagiaires, les modes et les moyens de paiements
E
U
utilisés par les stagiaires pour la régularisation de leur créance.
Aujourd’hui, le besoin en matière de maîtrise du processus de recouvrement devient de plus en
plus crucial car, contrairement à ce que pensent certaines personnes, tout le processus n’est pas
souvent respecté. L’intérêt de l’étude se trouve à deux niveaux.
Pour le CESAG
Ce travail pourra servir aux dirigeants du CESAG parce qu‘il pourra participer à la mise en
place d’une procédure de qualité pour le recouvrement des créances. Et un bon suivi des
régularisations des stagiaires. En effet, il peut réduire les anomalies et apporter des
recommandations sur la base des constats faits lors de l’audit du processus de recouvrement.
Armel NDONG
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Les résultats de l’étude pourront aussi être intéressants pour le CESAG où la recherche occupe
une place de choix.
Pour nous-même
C’est l’occasion d’approfondir nos connaissances théoriques. C’est également une opportunité
pour cerner davantage les politiques mises en place pour maîtriser les processus de
recouvrement. Elle va enrichir aussi notre expérience et peut nous servir de référentiel dans
notre profession.
ES
C
Notre mémoire sera articulé autour deux parties.
Ainsi, la première partie portera sur le cadre théorique et abordera sur compréhension des mots
AG
clés de notre thème et l’analyse de l’audit du processus de recouvrement. La deuxième partie
sera consacrée à l’audit du processus de recouvrement des créances du CESAG.
IB
-B
O
LI
E
U
EQ
TH
Armel NDONG
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AG
ES
C
PREMIERE PARTIE :
-B
IB
CADRE THEORIQUE DE L’ETUDE
O
LI
E
U
EQ
TH
Dans un environnement en évolution constante, l’entreprise ne doit pas perdre de l’importance
et la fiabilité de l’information financière qui doit l’aider dans sa prise de décision. Ainsi, les
processus jouent un rôle important, dans l’amélioration, l’efficacité et l’économie de
l’entreprise.
Par ailleurs, certains responsables n’attachent pas beaucoup d’importance à la formalisation des
processus lors création de leurs entreprises.
Ce n’est que dans un constat de difficultés pendant la période d’activité que les dirigeants font
appel à un cabinet d’audit pour l’évaluation des processus en vigueur et pour la mise en place de
nouvelles procédures. L’importance des processus est ressentie dans la mesure où les dirigeants
des entreprises se rendent compte qu’ils pouvaient améliorer les profits si les processus étaient
ES
C
mis en place.
En outre, nous pouvons dire que leur formalisation contribue à la réduction de la fraude, des
AG
détournements et des indélicatesses liées à l’activité financière. Ainsi, c’est le rôle du Conseil
d’Administration et de la Direction Générale d’en garantir l’efficacité du fonctionnement de
-B
l’entreprise et la bonne qualité des documents financiers.
IB
Cependant, il apparait nécessaire de s’interroger sur l’efficacité du processus de recouvrement
O
LI
des créances est mis en place et de s’assurer que toutes les mesures ont été prises afin de créer
processus de recouvrement de créance.
EQ
TH
un environnement de contrôle optimal et d’avoir des étapes claires pour l’élaboration du
Plusieurs auteurs ont réfléchis sur la notion de processus de recouvrement. Pour éliminer les
U
confusions faites dans le domaine de recouvrement des créances, nous avons jugé utile de
E
consacrer pour le premier chapitre le processus de recouvrement des créances.
Avant d’aborder dans le deuxième chapitre la démarche suivie par l’auditeur pour analyser et
comprendre le processus de recouvrement de créances, et dans le troisième chapitre l’approche
méthodologique de notre thème, les moyens utilisés pour élaborer et analyser le processus de
créances du CESAG.
Armel NDONG
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Chapitre 1 : Le processus de recouvrement des créances
Ce chapitre nous permettra de rappeler la notion de processus, l’importance des processus, les
objectifs ainsi que ceux liés aux différents types de recouvrement. La norme ISO 9000 version
2000 porte un intérêt dans l’importance accordée aux processus, qui est mentionné plusieurs
fois dans le référentiel. Cette importance de la notion de processus, montre, combien il est
important d’orienter la démarche qualité sur le « faire » et non sur le « dire » notamment sur les
documents. L’approche processus de nos jours ne semble plus négligée car elle démontre à la
fois une évolution et une réalisation de l’intérêt général.
Le processus se découpe en tâches ou opérations successives, qui vont à leurs tours être
C
dissociables en geste successifs. Ces différentes opérations sont consignées dans des documents
ES
écrits pour servir d’aide-mémoire aux acteurs chargés de mettre en œuvre lesdites procédures.
La position centrale du contrôle interne fait que toutes les activités de l’organisation, se
AG
construisent avec les mêmes dispositifs, s’apprécient avec les mêmes outils et la même méthode
-B
dans tous les domaines. En effet, l’auditeur s’appuie sur cette idée pour dire que le contrôle
interne n’est pas une fin en soi et ne devrait pas donner lieu à des processus complexes, lourds
IB
et compliqués qui bloquent le circuit.
O
LI
Mais bien au contraire le contrôle interne doit exiger que les processus soient autant que
TH
possible maîtrisés par tous les membres de l’organisation et adaptés à cette dernière. C’est
seulement dans ce contexte qu’on pourra évaluer les processus en appréciant leurs qualités et
U
EQ
chercher à les renforcer dans la mesure du possible.
Ainsi, ce chapitre permettra de comprendre la notion de processus et des conceptions liés au
E
processus de recouvrement des créances.
1.1. Notion de créances et de recouvrement
Dans le domaine commercial, la vente à crédit d’une marchandise, ou une prestation de service
dont le paiement est échelonnée et donne naissance à une créance client, qui doit être recouvrée
à échéance prévue, pour permettre à l’entreprise de faire face au besoin de trésorerie.
Armel NDONG
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1.1.1. Les créances
Les créances sont des montants, de toute nature, qui sont dus par le client à son fournisseur,
échues et non échues. Les créances apparaissent à l’actif du bilan d’une entreprise dans un
compte intitulé clients et effets à recevoir.
Selon DAYAN (2004 : 132) « l’équilibre financier est une contrainte permanente pour chaque
agent économique. Tout dysfonctionnement concernant le paiement des dettes à l’échéance
implique des préjudices et demande donc une correction urgente. En même temps, l’équilibre
financier est un impératif absolu, c’est-à-dire qu’il ne doit être occulté pour aucune raison ».
Cet équilibre financier est tenu grâce à une bonne maîtrise du besoin en fonds de roulement
C
(BFR). Toute variation du BFR engendre un mouvement de trésorerie.
ES
 Le besoin en fonds de roulement
AG
Selon PIC (2009 : 91), « le BFR représente l’impact financier du décalage des durées entre
-B
durée de stockage et délai de paiement des clients comparés au délai obtenu des fournisseurs ».
IB
Le besoin en fonds de roulement est l’excédent des emplois d’exploitation (stock, poste
O
LI
clients…) sur les ressources d’exploitation (poste fournisseur, dettes fiscales et sociales,
avances et acomptes reçus…), c’est pourquoi on appelle également besoin de financement de
EQ
TH
l’exploitation (DELAHAYE & al, 2007 : 167).
L’objectif de l’étude du BFR est de voir si les besoins d’exploitations sont financés par les
ressources d’exploitations.
E
U
Le BFR ne se présente pas, en effet, comme un simple problème de financement. Il relève d’un
risque industriel très important. Le financement par crédit à court terme, s’il résout les
problèmes de trésorerie immédiats, rend par contre l’entreprise très vulnérable à toute
modification de son environnement industriel et financier ; cela conduit à des dépôts bilans
dramatiques.
En considérant l’expression simplifiée du BFR, on a la formule suivante :
BFR= Stocks + créances ˗ fournisseurs
Pour améliorer leur trésorerie et optimiser leur BFR, les entreprises misent naturellement sur le
respect, voire la réduction des délais de paiement de leurs débiteurs.
Armel NDONG
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 La trésorerie
La trésorerie est un élément du patrimoine de l’entreprise au même titre que les investissements
réalisés, les stocks détenues ou encore les créances en attentes d’encaissement.
Dans la mesure ou les clients ont une influence sur le besoin en fonds de roulement, des retards
de paiement ou des clients insolvables peuvent donc dégrader le niveau de la trésorerie de ce
fait l’équation de l’équilibre financier s’en trouve affectée et l’entreprise doit faire face à une
trésorerie nette amoindrie.
T = FR – BFR
C
ES
1.2. Recouvrement des créances
AG
Le recouvrement des créances est une activité règlementée consistant à utiliser tous les moyens
légaux, amiables et/ou judiciaires, pour obtenir le paiement de la créance due. La rentabilité des
-B
capitaux investis est l’une des préoccupations majeures de l’entreprise. Pour atteindre cet
objectif, l’entreprise doit recouvrer dans les délais échus les créances dont le recouvrement ne
IB
semble toujours pas facile.
O
LI
Selon LASSEGUE (2002 : 20), « le recouvrement des créances est défini comme le fait pour un
EQ
due, à l’arrivée du terme convenu ».
TH
créancier d’obtenir le paiement de la somme d’argent ou de la prestation en nature qui lui est
La politique de facturation et de recouvrement est indissociable de la notion de gestion des
U
E
créances. Une fois la prestation fournie, la facturation établie, les créances doivent
effectivement être encaissés afin d’assurer un bouclage normal du cycle d’exploitation (achat
des biens ou prestations de services, stockage/transformation, ventes-encaissementsrèglements). Les fonctions de suivi des créances et de recouvrement doivent être assurées par un
service spécialement désigné à cet effet par la direction générale. Ce service devra être doté
d’un personnel compétent et motivé, suffisamment outillé pour procéder régulièrement au bon
suivi du recouvrement.
Selon PIC (2009 : 191), « le recouvrement est une relance de paiement, amiable ou judiciaire,
effectué par un fournisseur auprès de ses clients en retard de paiement ».
Armel NDONG
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1.3. Les objectifs du processus de recouvrement
L’entreprise a le choix sur les méthodes suivantes pour gérer ses créances : la gestion interne,
l’externalisation ou le rachat des créances (UNEDIC, 2009).
 Gestion interne
Par gestion interne il faut entendre, l’entreprise elle-même gère le recouvrement de ses impayés,
par l’appui ou la mise en place d’un service contentieux. Elle peut éventuellement s’appuyer sur
des sociétés spécialisées, souvent des sociétés de recouvrement qui lui fournissent des services
tels que des modèles de documents à l’en-tête. L’entreprise peut aussi initier une action en
justice, par l’intermédiaire d’huissier de justice en cas de non-paiement, la société créancière
peut décider d’abandonner la créance.
ES
C
 Externalisation
AG
Selon LACITY & HIRSCHEIM (1993), « l’externalisation ou encore l’outsourcing dans la
forme la plus basique peut être entendue comme l’achat d’un bien ou d’un service qui était
-B
auparavant réalisé en interne ». L’outsourcing se caractérise aujourd’hui par un transfert de
IB
personnel et de l’équipement vers le prestataire qui devient également responsable des pertes et
O
LI
profit.
L’entreprise fait appel à une société spécialisée dans le recouvrement, alors mandatée, qui
TH
s’occupe simplement de poursuivre la démarche initiale de recouvrement, et éventuellement des
EQ
démarches judiciaires. La société de recouvrement est alors dénommée le mandataire
l’entreprise faisant appel à elle est alors désignée comme le mandant, et reste créancière. En cas
U
E
de non-paiement, et lorsque la démarche de recouvrement amiable voire judiciaire se sera
soldée par un échec, le mandataire pourra alors fournir, en tant que professionnel, une
attestation de non solvabilité au mandant, lui permettant par la suite de recouvrer la taxe sur la
valeur ajoutée auprès des services fiscaux.
 Le rachat de créance
L’entreprise peut faire appel à une société qui lui rachète la créance, moyennant un rabais. Dans
ce cas, c’est cette société de recouvrement qui gère le risque de défaut de paiement, et elle
devient alors, définitivement, le créancier. On appelle ces sociétés, des sociétés d’affacturages.
Cette technique permet à l’entreprise créancière de disposer très rapidement de liquidités.
L’objectif de la fonction de recouvrement des créances client c’est la mise en œuvre de l’une
Armel NDONG
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des méthodes citées ci-dessus. Ainsi, le processus de recouvrement peut être décomposé en
plusieurs étapes à savoir :
 désignation des relations financières clients
L’impulsion de la Direction Générale est une organisation en mode processus. Une affirmation
d’une politique crédit en fonction de la stratégie commerciale et des besoins financiers est
nécessaire pour donner au service recouvrement une forte légitimité et les moyens de piloter le
processus. Selon PROVOST & VIVIEN (2001 : 8), La politique financière client doit être
optimisé au service des stratégies de l’entreprise. Dans ce cas l’entreprise pourra consolider ses
marges et son indépendance financière.
paiement) :
AG
ES
C
 fixation et révision des conditions de crédit (ligne de crédit, délais et modalités de
La ligne de crédit définit la limite du risque acceptable pour l’entreprise, client par client. Elle
doit être actualisée régulièrement pour tenir compte de l’évolution de la santé économique du
-B
client, de son comportement de paiement, de l’évolution des marges et des volumes. Les risques
IB
de défaillance des clients doivent être anticipés et leur évolution surveillée.
O
LI
 suivi et contrôle des encours clients
TH
La gestion des encours clients permet de suivre en permanence l’utilisation qui est fait pour
EQ
chaque client de la ligne de crédit et de mettre en œuvre, dans les meilleurs délais, les actions
qui s’imposent lorsque l’encours dépasse la ligne de crédit autorisée. Elle vous permettra de
U
connaitre avec précision l’engagement financier total avec le client et de maîtriser les actions
E
possibles en cas de dépassement des autorisations. Ainsi, vous pourrez optimiser l’action
commerciale sans s’exposer de façon inconsidérée. De plus il peut provoquer la révision des
lignes de crédit en cas d’insuffisance par rapport aux besoins commerciaux.
 gestion administrative et comptable des comptes clients : de la facturation à
l’encaissement :
Le flux de facturation, la gestion des encaissements et de l’imputation comptable (lettrage)
doivent être optimisés :
1.
la maîtrise du fichier clients ;
2.
la qualité de la facturation ;
Armel NDONG
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3.
la qualité des échanges avec les départements académiques ;
4.
la qualité du lettrage des comptes ;
5.
connaître avec précision l’engagement réel du client ;
6.
disposer d’informations à jour et fiables pour ne pas retarder les opérations de
relance ;
7.
être capable de produire les bonnes informations en cas de procédure.
 respect des échéances de paiement ;
C’est la mise en œuvre d’une procédure de relance amiable adaptée à la typologie client qui
définit :
C
 les intervenants ;
ES
 les modalités de relance (téléphone, courrier…) ;
 le suivi.
AG
 le calendrier des relances et leur évolution;
-B
Ces vérifications, procédures vous permettent de :
IB
 comparer les délais de paiement et les délais accordés ;
O
LI
 prévenir les retards non qualifiés ;
TH
 identifier les éventuels litiges ;
 impliquer les directions commerciales et opérationnelles.
EQ
 Gestion des litiges ;
U
E
Les litiges sont souvent révélés tardivement. Ils sont de natures différentes : litiges
administratifs et commerciaux, litiges techniques et logistiques. Ils ont des origines différentes
et font toujours apparaître un dysfonctionnement interne. Il est important d’identifier les litiges
pour écarter les faux litiges qui ne sont que prétexte à des retards de paiement. Ainsi, la
résolution des litiges peut permettre d’accélérer le temps et de responsabiliser tous les
intervenants.
 Recouvrement contentieux.
Ce type de recouvrement doit être définit comme étant phase ultime de processus, dans la
mesure où tous les recours amiables sont épuisés. A ce niveau la relation commerciale avec le
Armel NDONG
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client n’est plus prédominante. La procédure prend appui à la mise en demeure, choisir l’action
judiciaire qui donnera le meilleur résultat possible selon :
•
le montant de la créance ;
•
les frais à engager ;
•
le temps nécessaire pour parvenir à un résultat ;
•
la santé économique du créancier ;
Enfin il faut piloter le processus de recouvrement et rester maître des décisions à prendre.
Ainsi, selon VAN PRAAG (1995 : 73), l’action du crédit management doit être une action de
prévention. Néanmoins, il est nécessaire d’examiner quels sont les moyens dont il dispose pour
C
recouvrer ses créances. En effet, l’action de recouvrer dépend directement du crédit
ES
management ou qu’elle soit déléguée à d’autres acteurs internes ou externe à l’organisation, il
convient d’être attentif à cet aspect du crédit management. Le crédit management dispose donc
AG
d’un certain pouvoir en la matière. Son travail d’analyse et de quantification du risque né de
-B
l’activité commerciale dont le fruit est une décision, doit lui donner la possibilité d’imposer.
Selon la fonction du rapport de forces qui existe entre l’entreprise et son client, de quel que soit
IB
les moyens de paiement qu’il considère comme mieux approprié. C’est ainsi que nous allons
O
LI
voir les processus liés aux différents types de recouvrements.
TH
1.4. Les procédures liées au recouvrement des créances
EQ
Selon LABADIE ROUSSEAU (2001 : 107), lorsque le règlement ne se fait pas au comptant, il
U
faut recouvrer la créance, ainsi le crédit management peut intervenir. Mais lorsque cette phase
E
n’implique pas uniquement le crédit manager et son équipe, elle doit faire en coordination avec
le service de comptabilité clients et les commerciaux. Ainsi, cela va lui permettre de tenir avec
le client un discours unique.
Aussi, devra-t-elle faire l’objet d’une procédure clairement établie et rigoureusement appliquée,
dont les étapes dépendent de l’échéance de la créance :
 pré relance : avant l’échéance ;
 relance : échéance + x jours ;
 recouvrement contentieux : suite à une relance amiable resté sans effet.
Armel NDONG
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En outre pour avoir la chance de retrouver la créance, il faut agir vite. Ainsi, l’ensemble des
procédures de rappel ou de relance doit être effectués avant tout oublie du créancier surtout en
milieu académique ou la majorité des stagiaires sont prise en charge. En effet, trop attendre,
c’est prendre des risques de voir la solvabilité de son client se dégrader et même parfois lui
laisser le temps d’organiser son insolvabilité.
C’est pourquoi nous allons citer d’abord les principes de recouvrement avant d’énumérer les
différents processus : la prévention des impayées, le recouvrement précontentieux ou
la
méthode conservatoire.
1.5. Les principes de recouvrement
C
Selon MATHIEU (1995 : 272), toutes réflexions sur la fonction de recouvrement doit conduire
ES
à l’analyse de trois principes à savoir :
AG
 La réactivité est un facteur clé de succès du recouvrement, tant il est vrai qu’elle
représente quasiment toujours « le prix de la cours ». Le temps est une contrainte qui, si
-B
elle est insuffisamment prise en compte, génère l’accumulation des impayés, la
IB
disparition de la solvabilité du client, le règlement d’autres créanciers plus réactifs.
O
LI
Nous pouvons comprendre dans ce principe énoncé par l’auteur, qu’il est nécessaire de
se mettre en avant de l’activité de recouvrement, qu’une entreprise doit fonctionnée au
TH
fur et mesure que ses objectifs son compromis, se doter d’outils suffisants pour détecter
structures disposant de moyens adaptés.
U
EQ
l’impayé actuel ou virtuel et organise très précisément la gestion de cet impayé, par des
 La continuité dans le traitement de l’impayé est le deuxième facteur clé. Il faut à ce titre
E
éviter les ruptures dans la chaîne de gestion et s’assurer que le relais d’organisation
interne fonctionne correctement pour qu’il n’y ait pas de « trous », dans la « pression »
exercée à l’encontre du client retardataire. A cette encontre, il faut entendre que la
gestion des impayés doit se faire de façon permanente, c’est-à-dire parvenir à gérer ce
problème, afin que cela ne se représente plus.
 La progressivité, suppose la mise en place de l’agent si nécessaire, au service
contentieux d’un établissement, de mesures coercitives adaptées. De plus, contraignant
au sens de la contrainte juridique pour le client. En outre nous pouvons citer d’autres
principes de recouvrement (UNEDIC, 2009) qui sont :

affiliation et tenue du fichier ;
Armel NDONG
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
gestion des effectifs salariés ;

gestion du compte affilié ;

régularisation annuelle ;

incident de paiement ;

admission en non-valeur des ressources irrécouvrables.
Ces principes, démontrent que le recouvrement est plus que nécessaire. Ainsi, le recouvrement
se doit d’être une matière implacable dans la gestion du profit.
1.6. La prévention des impayés
L’objectif de la mise en œuvre des différentes solutions de prévention vise dans un premier
ES
C
temps à diminuer le risque d’impayés. En outre, de transformer une situation défensive visant à
minimiser les pertes en un système offensif visant à fidéliser la clientèle habituée à payer par le
AG
mode de payement qu’il souhaite, et ceci avec un maximum de garanties.
Les principes de fonctionnement sont identiques dans le cas où le client a le choix sur le mode
IB
-B
de payement.
Selon ONNAINTY (2003 : 13, et 14), pour prévenir les impayés il faut :
O
LI
 sélectionner ses clients commerçants ;
TH
« Certes, lorsque l’on fait face à un impayé, il est un peu tard pour penser à sélectionner ses
clients. Mais cette sélection, peut être utile pour l’avenir car elle permet de limiter sérieusement
EQ
les risques ».
E
U
 éviter les clients à risques ;
« Il est chose impossible de faire un tamisage de client car le risque survient quelques soient les
valeurs intrinsèques du client ».
 prendre quelques garanties élémentaires
« En matière de relations commerciales et de solvabilité du client le « risque zéro » n’existe pas.
On peut cependant sérieusement limiter ce risque en prenant un certain nombre de précautions
destinées à se garantir ».
1.7. Le recouvrement précontentieux
En matière de recouvrement, surtout lorsqu’il s’agit de règlement, il est toujours difficile de
faire comprendre aux institutions les difficultés qui peuvent survenir pour recouvrer la créance
Armel NDONG
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amorcée. Ainsi, dans la mesure du possible, le créancier tentera un recours amiable, le créancier
est toujours partagé entre le désir d’agir vite pour recouvrer un impayé et la crainte de perdre un
bon client qui a omis de régler en temps utile par simple négligence ou mauvaise organisation
alors qu’il a l’intention de régler et qu’il dispose des moyens financiers pour le faire. Ce
recours amiable se traduira par ce que l’on appelle la relance.
1.7.1. La relance
Pour ONNAINTY (2003 : 26), l’expérience montre que la meilleure relance possible conjugue
avec celle faite par téléphone et par courrier. Ainsi, le créancier prendra soin de téléphoner au
client quelques jours avant la date d’échéance et dans la conservation, de lui rappeler la
C
proximité de cette échéance. La relance téléphonique peut se faire après les 8 jours qui suivent
ES
la date limite de paiement Ainsi, une lettre simple est adressée à la suite d’un coup de téléphone
infructueux, et commençant presque toujours par sauf erreur ou omission de notre part, vous
AG
restez à nous devoir un montant de (….) et la lettre est envoyée au service comptable.
IB
-B
1.7.2. La mise en demeure
La mise en demeure constitue le dernier recours à l’amiable. Elle doit être envoyée environ 3
O
LI
semaines après la date d’échéance de la facture et doit avoir été précédée de plusieurs relances
TH
téléphoniques et d’un courrier simple. Elle doit spécifier la ou les factures concernées (avec
numéro, date d’émission et montant), ainsi que le rappel de toutes les précédentes relances. Elle
EQ
doit indiquer qu’elle vaut mise en demeure. Nous nous voyons dans l’obligation de vous mettre
en demeure. Ainsi, selon ONNAINTY (2003 : 27), la lettre de mise en demeure est à la fois la
U
E
dernière mesure amiable et la première mesure contentieuse. C’est une amiable puisqu’elle est
faite sans formalités particulières par le créancier. Qu’elle est remise au débiteur sans
intervention d’un huissier, simplement par lettre recommandée avec demande d’avis de
réception.
1.7.3. Avocats et huissiers
Il est évident que l’assistance de spécialistes tels que l’avocat ou l’huissier de justice est
précieuse. Mais le coût de la Justice est élevé, notamment celui des honoraires de ces auxiliaires
de Justice. La question est alors de savoir si la créance à recouvrer est d’un montant
suffisamment élevé pour solliciter leur aide. En effet, l’ordre de payer est donné au client par le
tribunal d’instance ou de commerce, si le client est un commerçant. Cet ordre doit être délivré
Armel NDONG
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par un huissier. Par contre les avocats qui dans la plupart des cas, détiennent « le monopole de
la plaidoirie », leurs services sont souvent obligatoires pour recouvrer certaines créances.
1.7.4. La transaction
On parle de transaction quand il y a contestation, quand on peut raisonnablement craindre que le
débiteur ne soit pas devenu insolvable avant la fin de la procédure ou quand le montant des frais
de justice est disproportionné au faible montant de la créance. Ainsi, il est aisé de transiger par
l’entremise d’avocats. On observera que la transaction peut intervenir à tout moment : avant
l’instance contentieuse, au cours de cette instance, ou même après. Pour éviter les lenteurs et les
incertitudes liées à l’exécution du jugement, le créancier estime qu’il a intérêt à transiger.
C
En l’absence d’avocats, on peut transiger en se montrant particulièrement prudent et en
ES
procédant ainsi : on se mettra d’accord verbalement avec le débiteur sur les possibilités d’un
AG
arrangement amiable. Par conséquent, les effets de la transaction selon l’article 2052 du code
civil stipule que « les transactions ont, entre les parties, l’autorité de la chose jugée en dernier
IB
-B
ressort ».
O
LI
1.7.5. Les procédures de recouvrement par mesure conservatoire
Les mesures conservatoires (dictionnaire juridique, 2008) sont celles permettant à un créancier
TH
de conserver ou de garantir un droit ou un bien. Elles ont pour objet de garantir, avant le procès
EQ
ou pendant le procès, un créancier contre le risque d’insolvabilité de son débiteur en conservant
un droit ou un bien et sont prévues par la loi n°91-650 du 9 juillet 1991 loi sénégalaise. Ces
U
mesures sont réalisées soit pour les créances définies par la loi (loyers chèque sans provision)
E
soit sur autorisation du juge de l’exécution dans les autres cas. D’une manière générale, la loi du
9 juillet 1991 permet à un créancier ne disposant pas de titre exécutoire, de garantir sa créance
par la mise en œuvre.
1.7.5.1. La prescription
La prescription est une fin de non-recevoir qui éteint l’action : au but de peu de temps, la
demande est irrecevable, toutefois ce délai peut être interrompu ou suspendu ; c’est grande
différence avec la forclusion que rien ne peut stopper et qui coupe irrémédiablement court à
toute demande. Selon ONNAINTY (2003 : 239), en matière de créance, il est important de ne
pas perdre de temps. D’abord en raison du risque de prescription, lorsque le délai de
Armel NDONG
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prescription est écoulé, la dette est éteinte. Dans la plupart des cas ce délai est de 10 ans mais si
l’action tend au recouvrement d’une créance ayant fait l’objet d’un jugement de condamnation
la prescription est de trente (30) ans s’il a été rendu contradictoirement.
1.7.5.2. La saisie conservatoire
Envisager la possibilité d’annonce ou de recours à la procédure il s’agit de retenir que par
hypothèse, les invitations au paiement adressées au débiteur à titre de relance ou rappel puis de
mise en demeure sont restées vaines. Enfin, il faut entendre par vertus de la procédure : ses
caractères, propres à faire impression sur le débiteur, qui dès lors on supposera qu’il y a pour lui
plus d’inconvénients que d’avantages à persister dans le non-paiement. Le créancier procède à
ES
C
la saisie au moyen d’un acte d’huissier de justice signifié au tiers.
AG
1.7.5.3. Les sûretés judiciaires
Selon l’Encyclopédie pratique du droit et des contrats « les sûretés judiciaires sont des garanties
-B
financières constituées par effet de la loi ou par convention au profit d’un créancier et attachées
à sa créance. ». En outre, pour BRAUDO (1996 : 2009), les sûretés sont des techniques
IB
juridiques destinées à assurer le règlement des créances pour le cas où le débiteur ne disposerait
O
LI
pas de liquidités ou de biens d’une valeur suffisante pour désintéresser l’ensemble de ses
TH
créanciers. Les sûretés peuvent porter sur des biens meubles et sur des créances, comme sur des
biens ou des droits immobiliers. Les sûretés comprennent en particulier, le gage, le droit de
EQ
rétention, le warrant, les privilèges. Pour mieux aborder notre l’aspect de recouvrement il est
nécessaire de parler des créances, leur description et définition.
E
U
1.7.6. La notion de créance
Le recouvrement des créances commerciales étant une fonction essentielle pour l'entreprise, il
est tout à fait normal que la maîtrise de l'analyse de ce processus qui est lié à cette fonction,
occupe une place prépondérante dans la gestion efficace de l'entreprise. Ainsi, le maillon
essentiel de l’étude, n’est non seulement le processus mais aussi la créance.
1.7.7. Définition de de la créance
Selon BILIAU (2009 :1478), la créance est le droit en vertu duquel une personne physique ou
morale, qu'on appelle le créancier (appelé aussi le prêteur), peut exiger des droits sur un (des)
Armel NDONG
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biens ou un (des) services d'un débiteur, qui peut être une personne physique ou morale, qui lui
doit la fourniture d'une prestation.
Par rapport aux aspects comptables, selon CLERMONT (2014 : 20), au moment de leur entrée
dans le bilan, les créances sont évaluées à leur valeur nominale, quel que soit leur prix
d'acquisition. A l'inventaire, elles sont évaluées à leur valeur actuelle, avec éventuellement
constitution d'une provision pour dépréciation. En comptabilité, une créance liquide est un actif
immédiatement convertible en monnaie.
Par rapport aux aspects juridiques, selon GHESTIN (2009 : 1478), une créance relève du droit
des obligations.
Si une dette est annulée (soldée) la créance équivalant à cette dette est aussi annulée car une
C
créance qui est détenue par un créancier est toujours équivalente à une dette qui est détenue par
AG
ES
un débiteur.
Selon CLERMONT (2014 : 20), pour parvenir au recouvrement de sa créance le créancier
-B
bénéficie de protections conventionnelles et légales, en particulier lorsque la créance possède un
caractère alimentaire. Aujourd'hui des sociétés privées sont spécialisées dans le recouvrement
IB
des créances qui concernent des personnes ne payant pas leurs dettes.
O
LI
En revanche le débiteur peut être également l'objet d'une protection, comme c'est le cas de celui
TH
qui se trouve dans une situation de surendettement.
EQ
Selon AURIBAULT (2011 : 15), en matière commerciale, le redressement judiciaire a été
institué pour assurer la garantie des emplois, tenter la sauvegarde de l'entreprise et, à défaut
U
moyen de protéger l'intérêt du ou des créancier(s).
E
d'avoir pu parvenir au redressement de l'entreprise, pour chercher dans sa liquidation le meilleur
Certaines créances peuvent être vendues. Quand un vendeur vend une créance, les droits
conférés par la créance qui sont stipulés dans le contrat de prêt deviennent alors la propriété de
l'acheteur de la créance. L'acheteur devient le nouveau créancier.
Selon AURIBAULT (2011 : 15), Même si avoir de nombreuses créances indique une forte
activité, cela reste tout de même un manque en trésorerie qui peut s'avérer problématique au
lancement d'une entreprise, et pour les PME principalement. Cependant, pour remédier à ce
problème, nombreuses sont les entreprises qui ont recours à l'affacturage, ou l'affacturage
inversé.
Armel NDONG
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Page 23
Le but de ces techniques est similaire, à savoir convertir une créance payée à une date x en
"cash" par le biais d'un organisme financier qui supportera à la place du fournisseur le délai de
paiement en échange d'un pourcentage appelé escompte. La différence cependant, c'est que dans
le cas de l'affacturage inversé c'est la réputation (et donc la capacité à rembourser la créance) de
l'acheteur qui est en cause ; le taux de financement obtenu est donc bonifié, et le fournisseur
finance sa trésorerie à moindres frais.
1.7.8. Types de créances
Nous notons quatre types de créances :
 créances privilégiées ;
ES
C
 créances chirographaires ;
 créances institutionnelles
AG
1.7.8.1. Créances privilégiées
-B
Selon BOCOBZA-BERLAUD (20011 : 65), elles sont garanties par un privilège général sur les
IB
biens mobiliers et immobiliers de la personne physique ou morale déclarée en redressement ou
O
LI
liquidation judiciaire.
TH
Un créancier privilégié bénéficie d'une garantie (nantissement, gage, hypothèque, privilège,
etc.) qui lui assure une priorité de paiement sur les autres créanciers dits « simples » les
U
EQ
créanciers chirographaires, de son débiteur.
Un privilège peut porter sur un seul bien du débiteur, par exemple un gage sur une machine-
E
outil ou sur un véhicule. Il peut aussi porter sur un ensemble de biens du débiteur, par exemple
le privilège pour le paiement des frais de justice qui porte sur l'ensemble des biens mobiliers du
débiteur.
1.7.8.2. Créances chirographaires
Selon DE GENTILE (1986 : 171), un créancier chirographaire est un créancier simple, c'est-àdire ne disposant d'aucune garantie particulière (privilège, nantissement, hypothèque) lui
permettant d’être payé avant les autres créanciers, sur le prix de vente des biens de son débiteur.
Il dispose seulement, comme garantie du paiement de sa créance, de l'ensemble des biens
présents et à venir de son débiteur.
Armel NDONG
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S'il n'est pas payé, un créancier chirographaire peut faire vendre les biens de son débiteur pour
se payer sur le prix de vente, mais il sera en concurrence avec tous les autres créanciers et
notamment les créanciers privilégiés.
Lors de la vente des biens du débiteur, il viendra après les créanciers privilégiés. Ensuite la
répartition du solde éventuel se fera « au marc le franc », c'est-à-dire que les sommes seront
réparties entre les différents créanciers chirographaires au prorata de leur créance.
1.7.8.3. Créances institutionnelles
Selon GAY (2002 : 38), une créance institutionnelle est une créance, prise en charge par une
C
entreprise, une organisation, l’Etat etc. ce type de créances ne sont prise en compte que sous
ES
présentation d’un document attestant que la créance est prise en charge par tel ou tel organisme.
AG
La présentation de la prise en charge permet de coordonner avec le client l’ensemble des
dispositions dont il doit faire face ou remplir pour avoir droit aux services dont il a besoin.
IB
-B
O
LI
Au terme de ce chapitre, il ressort que l'efficacité du dispositif du processus de recouvrement
des créances d'une entreprise dépend de la portée des mesures préventives dont elle s'est dotée,
TH
de l'application des règles de contrôle interne surtout le processus de revenus et de la
préparation de l'entreprise à faire face à la matérialisation du risque. Cela n’est pas un problème
EQ
de comptabilité, et pire encore un problème de comptabilité de tiers.
U
Ce chapitre a mis en relief la compréhension des expressions clés au processus de recouvrement
E
et nous a permis de centrer notre étude sur l’important du suivi et du contrôle des paiements des
bailleurs.
Armel NDONG
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Chapitre 2 : L’audit du processus de recouvrement des créances
Le recouvrement des créances constitue une source d’entrée significative dans la vie d’une
entreprise. Pour assurer son fonctionnement et sa survie et partant s’affirmer rentable, une
entreprise doit à tout prix maximiser ses recettes. Aujourd’hui encore, le recouvrement des
recettes apparaît comme le nerf des entreprises. C’est compte tenu de cette importance
indéniable des recettes, donc la nécessité de bien assurer leur recouvrement, que nous avons
C
porté notre choix sur un thème traitant ce sujet afin de mieux cerner le contour.
ES
L’audit permet la révision périodique des instruments dont dispose une direction pour contrôler
AG
et gérer l’entreprise. Les objectifs de l’audit sont dans le cadre de cette révision de vérifier si les
-B
procédures mises en place comportent des sécurités suffisantes, si les informations sont
sincères, les opérations régulières, les organisations efficaces, les structures claires et actuelles.
IB
O
LI
Ainsi, pour une approche plus claire il est nécessaire de décrire le rôle de l’audit dans
l’élaboration des processus avant d’identifier les différentes étapes de l’audit d’un processus de
TH
recouvrement. Selon IFACI (2004), l’objectif de l’audit est l’expression d'une opinion de
l'auditeur visant les états financiers établis dans tous leurs aspects significatifs en conformité à
EQ
un référentiel comptable identifié, et au moyen d'un audit réalisé selon des principes
E
U
généralement admis.
2.1. Le concept d’audit des processus
L’audit doit exprimer de manière indépendante une option critique, objectives, constructives sur
une information en se référant toujours à des normes identifiées et prédéfinies. On parle d’audit
externe lorsque l’intervention procède du fait d’un professionnel externe à l’entité visitée. A
contrario, l’audit interne est concrétisé par le salarié de l’entreprise. Selon la norme ISO 2050
« le responsable de l’audit interne doit partager les informations et coordonner avec les
prestataires internes et externes de service ».
Armel NDONG
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Souvent, à tort, le terme « audit » est utilisé pour définir un processus, d’inspection, de contrôle,
de vérification, d’expertise, de conseil de gestion, de simple enquête. Pour avoir une bonne
compréhension du rôle dévolu à l’audit dans l’élaboration des processus et écarter tout risque de
confusion et d’interprétation avec toutes les autres activités voisines. Nous allons, au fur et à
mesure, tenter de retrouver les concepts de base de l’audit et les domaines opérationnels.
Selon MITONNEAU (1977 : 15) « l’audit peut être défini comme l’examen professionnel d’une
information en vue d’exprimer sur cette information une opinion responsable et indépendante,
par référence à un critère de qualité ; cette information doit accroître l’utilité de l’information ».
Un mémoire de processus est un guide pour l’audit qui, à défaut serait obligé de les décrire, il
facilite la mission d’audit si les processus ont été bien conçu.
C
L’amélioration constante des méthodes est devenue une nécessité compte tenu de l’évolution
ES
des techniques et celle des conditions de marché. Un audit des processus permet de juger leur
AG
efficacité, de leur bonne application et de la formation des processus. Ainsi, il est important de
décrire les concepts de base de l’audit avant de parler des processus qui n’est rien d’autre que
IB
-B
l’audit opérationnel. Nous essayerons de définir l’audit avant de décrire ses concepts.
O
LI
2.2. La démarche d’audit interne
TH
En audit il existe deux types de méthodes d’approches qui sont :
EQ
 approche par les risques ;
 approche par le contrôle.
E
U
La règlementation professionnelle recommande l’approche par les risques.
Selon HAMZAOUI (2008 : 42), au travers de l’approche par les risques, « l’auditeur doit
approfondir, par des procédures d’audit appropriés, l’identification et l’évaluation des risques au
niveau des catégories d’opérations, des soldes, des informations données dans l’annexe et des
assertions, correspondantes pour réduire le risque d’anomalies significatives à un niveau
acceptable ».
L’approche par les risques nécessite ensuite que l’auditeur détermine une réponse approprié aux
risques évalués. A cet effet, il reçoit et exécute d’autres procédures, dont la nature, le calendrier
Armel NDONG
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Page 27
ou l’étendue entrent en relation directe avec l’évaluation des risques identifiés (Norme ISA 330,
« procédures mises en places par l’auditeur en réponse aux risques évalués »).
La démarche générale d’une mission d’audit s’articule autour des phases suivant :
 la phase d’étude ;
 la phase de réalisation ou de vérification ;
 la phase de conclusion et de suivi du rapport.
2.2.1.
La phase d’étude
C’est la phase de préparation de la mission. Elle est enclenchée par une étape consistant en la
prise de connaissance du domaine audité et l’identification des risques et opportunités
C
d’amélioration. Ces deux étapes constituent le plan de la phase d’étude et permettent à travers
ES
un programme ficelé de définir :
AG
 les domaines, fonctions ou activités à examiner ;
 les structures (divisions ou services et secteurs) à visiter ;
-B
 les interviews à réaliser ainsi que les personnes à rencontrer ;
IB
O
LI
Elle comprend :
 l’ordre de mission ou la lettre de mission ;
 et la définition des objectifs (RENARD, 2010 : 217).
2.2.2.
La phase de réalisation ou de vérification
E
U
EQ
 l’identification et l’évaluation des risques ;
TH
 la prise de connaissance de l’entité à audité ;
Cette phase comprend :
 la réunion d’ouverture ;
 le programme de vérification ;
 le travail sur le terrain ;
 l’évaluation du contrôle interne ;
 le contrôle des comptes.
Armel NDONG
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Page 28
2.2.2.1.
La réunion d’ouverture
Elle doit se tenir sur les lieux où la mission doit se dérouler car c’est à cet endroit que nous
disposons du maximum d’informations et de documents susceptibles d’être consultés au cours
de la réunion. Elle est présidée soit par le chef de mission ou le responsable de l’audit interne.
Selon LEMANT (1995 : 37) au cours de cette présentation, on expliquera le rôle de l’audit
interne, son positionnement, la présentation de la logistique, la présentation des auditeurs et
audités.
2.2.2.2.
Le programme de vérification
C’est l’ensemble des diligences que nous allons mettre en œuvre pour atteindre les objectifs de
C
notre programme de travail, pour confirmer les forces et faiblesses apparentes. Il indique la liste
ES
des tâches à effectuer comme les questionnaires spécifiques à utiliser pendant les travaux de
terrain, les procédures à employer, les preuves à examiner, la répartition des tâches entre les
AG
auditeurs et le calendrier d’exécution de ces tâches. Selon SCHICK & al (2010 : 118), le
-B
programme de vérification est un document qui procure cinq bénéfices :
O
LI
sont prise en comptes ;
IB
 il assure le responsable de l’audit interne que toutes ses préoccupations sur les impayés
 il permet au chef de mission d’évaluer les tâches que cela implique, de les répartir entre
 il guide les auditeurs et leur évite de déborder ;
EQ
TH
auditeurs et d’établir le planning de la mission ;
 il documente le déroulement de la mission et sert de tableau synoptique : qui a effectué
U
le travail ? quand va-t-il terminé ? comment s’y est-on pris et qu’a-t-on trouvé ? quels
E
problèmes ont été identifiés ?
 il capitalise le savoir-faire du service en servant d’exemple et d’inspiration pour d’autres
missions.
2.2.2.3.
Le travail sur le terrain
Cette phase, nous conduira à des conclusions indiscutables et pertinentes en réponse aux
interrogations du management. Il se déroulera conformément au programme de vérification que
nous avons établi. Selon LEMANT (1995 : 77), « les travaux sur le terrain peuvent être des
observations, des rapprochements, des interviews… ». De ce fait nous devons identifier,
analyser, évaluer et documenter les informations nécessaires, utiles, suffisantes, fiables et
Armel NDONG
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Page 29
pertinentes pour atteindre les objectifs de notre mission. Nous devons aussi fonder les
conclusions et les résultats de notre mission sur des analyses et évaluations appropriées et les
confrontations avec les personnes ressources.
2.2.2.4.
L’évaluation du contrôle interne
L’objectif visé est de comprendre et d’évaluer les procédures et de contrôle interne du processus
de recouvrement des créances utilisés par la société pour statuer sur les risques. Selon
RENARD (2005 : 487), « les composant du contrôle interne peuvent être regroupés en cinq
rubriques : les moyens, les systèmes d’information, l’organisation, les procédures, la
supervision ».
ES
C
Ainsi, nous mènerons des tests de conformité pour s’assurer de la compréhension du processus.
AG
Selon PIGE (2007 : 82), l’auditeur doit observer les procédures en place, leur mode de
fonctionnement, les liens qui existent entre elles et des contrôles qu’effectuent les employés de
-B
l’entreprise. Une première évaluation sera faite sur la base d’un questionnaire et la grille
d’analyse afin de déceler les points forts théoriques et les points faibles du contrôle interne.
IB
O
LI
Nous procéderons par la suite à des tests de permanence sur les points forts qui nous
permettront de nous assurer de l’application permanente des procédures et d’en mesurer
TH
l’impact réel sur la couverture des risques. Nous tirerons les conséquences de l’appréciation des
procédures en s’appuyant sur les points forts relevés et en renforçant les contrôles substantifs
EQ
lorsque des points faibles ont été identifiés. L’évaluation du contrôle interne détermine
E
U
l’étendue du contrôle des comptes.
2.2.2.5.
Le contrôle des comptes
Partant de la conclusion sur l’évaluation du contrôle interne, l’auditeur effectue un contrôle des
comptes permettant de se prononcer sur les documents de synthèse. La norme NEP-315
« connaissance de l’entité et de son environnement et évaluation du risque d’anomalies
significatives dans les comptes » donne la définition des contrôles de substance « procédure
d’audit mises en œuvre pour détecter les anomalies significatives au niveau des assertions ».
Pendant l’examen des comptes, l’auditeur complète son information avec les outils de
confirmation directe, d’examen analytique, contrôle par regroupement, contrôle physique et
Armel NDONG
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Page 30
évaluation des principes comptables. Cette phase permet à l’auditeur de fonder son jugement sur
l’ensemble des comptes.
Dans le but de conserver la traçabilité des contrôles, les auditeurs formalisent tous leurs travaux
dans divers documents que sont entre autre :
 les « papiers de travail » véritables « brouillons » des auditeurs sur lesquels est consigné
le délai des investigations ;
 les « feuilles de couverture » qui résument pour chaque contrôle : l’objectif du contrôle,
sa nature, les résultats obtenus et les conclusions de l’auditeur en charge du contrôle ;
 enfin lorsqu’un contrôle atteste d’un dysfonctionnement, une feuille d’analyse des
risques (FAR) synthétise l’opinion de l’opinion de l’auditeur sur cette faiblesse du
C
contrôle interne. La FAR est appelée également par certains la FRAP ce qui signifie
ES
Feuille de Révélation et d’analyse des Problèmes.
AG
La FAR relate pour le problème évoqué ; les éléments de preuve qui en révèlent l’existence, les
-B
causes avérées, les conséquences réelles ou potentielle et enfin les propositions de
recommandations formulées par l’équipe d’audit pour remédier à ce dysfonctionnement.
IB
La phase de conclusion
O
LI
2.2.3.
TH
Elle comprend :
EQ
 le projet de rapport ;
U
 la réunion de synthèse ;
2.2.3.1.
E
 le rapport définitif.
Le projet de rapport
La rédaction des conclusions s’étale sur l’ossature du rapport d’audit à sa validation. « Un
rapport est un document sensible qui engendre des réactions de la part des audités » (BECOUR,
1996 : 372). Ces réaction peuvent être : acceptations, propositions optimisation, contestation,
reconnaissance ou rejet du rapport.
Armel NDONG
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Page 31
L’équipe d’audit doit établir les conclusions de sa mission. Dans un premier temps à travers la
construction d’ossature du rapport qui va de support pour le compte final sur site auprès des
audités et de base pour l’établissement du projet de rapport.
Selon LEMANT (1995 : 111) « le projet de rapport d’audit appelé aussi l’ossature du rapport,
élaborée à partir des problèmes sur les FAR et des conclusions figurant sur les feuilles de
couverture pour les points, est l’enchainement des messages que l’auditeur veut livrer lors des
présentations et dans le rapport concluant la mission ».
Le projet de rapport reprend l’ensemble des énoncés des problèmes, classés par thème et suivant
l’ordre des points à faire passer en fonction des faiblesses révélées. Après validation par le chef
de mission, ce projet de rapport est communiqué aux audités en préparation de la réunion de
AG
ES
2.2.3.2.
C
validation.
La réunion de synthèse
-B
Elle est dirigée par le responsable de l’équipe d’audit, et réunit normalement les mêmes
IB
participants à la réunion d’ouverture. Selon LEMANT (1995 : 112), l’objectif de cette réunion
O
LI
consiste pour l’équipe d’audit « d’ordonner ses idées et de décider de ce qu’elle va dire ». Elle
informe les participants des constats qu’elle a faits et assure de leur bonne compréhension par
EQ
TH
les audités, de façon à permettre que des actions correctives adaptées soient mises en œuvre.
Elle permet aux auditeurs de présenter et de discuter du projet de rapport avec toutes les
personnes concernées tout en faisant attention à leur réaction. Cette réunion est déterminante
U
E
quant à la valeur ajoutée de la mission d’audit. Suite à cette réunion, les auditeurs établissent le
rapport d’audit définitif.
2.2.3.3.
Le rapport définitif
Le suivi de la mission est composé de suivi des recommandations et les actions de progrès.
Selon RENARD (2002 : 287), «de tout temps, les auditeurs internes ont eu le souci de savoir ce
que devenaient leurs recommandations afin de pouvoir mesurer la réelle efficacité de leurs
travaux, suivre les solutions qui sont données à des problèmes dans lesquels ils se sont
totalement impliqués. Le suivi des recommandations et une collaboration entre auditeurs et
audités ».
Armel NDONG
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Page 32
A la fin de la mission, le service d’audit a en charge le suivi de la mise en œuvre des plans
d’actions.
L’audit a pour finalité d’assister les membres de l’organisation dans l’exercice efficace de leurs
responsabilités. Dans ce but, il leur fournit des analyses, des appréciations, des
recommandations, des avis et des informations concernant les activités examinées. Ainsi la
conclusion d’une mission d’audit dépend de l’analyse de l’entité à auditer et de la qualité des
travaux entrepris. Le respect de la déontologie, des normes de travail, une « approche
systématique » sont des éléments essentiels au bon déroulement de la mission afin de faire des
propositions pour renforcer l’efficacité du contrôle interne. A présent, nous allons définir une
méthodologie à adopter dans de cette étude.
ES
C
Chapitre 3 : Méthodologie de l’étude
AG
Dans le modèle classique de la recherche, la phase d'observation est une étape intermédiaire
entre la construction du modèle d'analyse et l'examen des données choisies pour le tester.
-B
L’étude que nous avons menée, nous a permis de connaitre l’environnement à auditer (phase de
préparation d’une mission d’audit interne). Nous avons été conduits à entrer en contact avec
IB
notre terrain dès le début de notre recherche.
O
LI
Ainsi, pour mieux élaborer la partie pratique de notre étude, il convient de présenter la
EQ
TH
méthodologie que nous envisageons d’utiliser.
Selon COLLIN & VALIN (1992 : 23) « Un audit est un examen méthodologique d’une
situation, fait par une personne indépendante et compétente qui s’assure de la validité matérielle
U
E
des éléments qu’il doit contrôler. Il vérifie la conformité du traitement des données et émet une
opinion sur la concordance globale de cette situation par rapport aux normes ».
Pour BATUDE (1997 : 22) « la démarche d’audit est spécifique car elle nécessite une
connaissance précise de l’entité et itérative parce qu’elle est toujours précise et complétée au fur
et à mesure que sont obtenues les conclusions des premiers travaux ».
3.1. Modèle d’analyse
Un modèle d’analyse est une représentation schématique de tout ou partie de l’entreprise dans
un langage de représentation approprié (JIMENEZ & al. 2008 : 55).
Armel NDONG
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Page 33
En règle générale, l’audit formule des recommandations pour la résolution des difficultés de la
mise en œuvre et de l’application des processus. De notre point de vue l’affirmation nous
semble juste car l’approche par les risques adaptés par l’audit vise l’identification et l’évaluation
de tous les risques qui pourraient affecter les processus. Ces risques sont examinés, évalués et
des mesures concrètes et réalisables sont proposées.
Notre approche consiste avant tout à dérouler une mission d’audit du processus de
recouvrement du CESAG, définie selon l’approche d’audit par les risques. Ensuite nous
procéderons à une analyse critique du processus de recouvrement des créances appliqué par le
CESAG et apporter des conseils sur les points d’amélioration décelés.
Le but de la phase d'analyse est de spécifier et définir le système à construire. Les modèles
C
développés doivent décrire ce que le système doit faire, les besoins.
ES
Il est important pendant cette phase de rester en contact avec les clients, de façon à ce que le
AG
système construit soit conforme à leurs besoins. Au cours de cette phase d'analyse on cherche à
créances).
IB
-B
construire des modèles qui nous permettent de mieux comprendre le système (recouvrement des
O
LI
Le modèle d'analyse est totalement détaché des problèmes d'implémentation. C'est la définition
de l'analyse : modéliser sans contraintes d'implémentation. La cible est d'obtenir un modèle qui
TH
résolve notre problème dans les conditions idéales. Ainsi le modèle est uniquement orienté
«résolution de problèmes », liée au processus de recouvrement des créances du CESAG. Ce qui
U
EQ
aide aussi pour communiquer avec le client.
E
Pour une meilleure compréhension de notre approche dans le cadre pratique de notre étude,
nous avons adoptés un modèle d’analyse (tableau n°1). L’adoption de cette approche passe par
la mise en place d’un modèle d’analyse, avant d’émettre des recommandations pour la mise en
œuvre des outils techniques qui permettront conduire le processus de recouvrement des
créances.
Armel NDONG
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Page 34
Figure 1 : modèle d’analyse
PHASES
Préparation
ETAPES
Connaissance du
OUTILS
Analyse documentaire
domaine à auditer sur
Observation physique
le plan théorique et
pratique
Entretien
Découpage
processus
Questionnaire du contrôle
du
en
interne
sous
processus
Entretien
ES
C
La réunion d’ouverture
finalisation
programme
du
Répartition des tâches entre
œuvre
Tableau d’identification des
risques
des
O
LI
diligences,
IB
en
outils
et
Questionnaire du contrôle
interne
Tests d’existence
Grille de séparation des
tâches
E
U
EQ
TH
techniques d’audit
Tests de conformité
Conclusion
La préparation des
conclusions
Recommandation
FAR
Mise en œuvre de de l’audit
Action
Source : nous même
Armel NDONG
à
utiliser sur le terrain
vérification
Mise
spécifiques
de
-B
Réalisation
Question
AG
La
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Page 35
3.2. Outils et techniques de collecte de données
Suivant la nécessité, plusieurs outils sont définis par divers auteurs pour réaliser une mission
d’audit, dans le cadre de notre étude, nous utiliserons les outils d’interrogation (interview), les
outils de descriptions (observation physique, narration, la grille d’analyse des tâches, flow
chart), la manuel de procédure, les tests de conformité, ainsi que le tableau de risque. Ces
éléments sont classifiés en outils de collectes et d’analyse de données.
Ainsi, pour collecter les informations sur l’entreprise, l’auditeur procède selon CNCC,
(1998:10) par :
•
le questionnaire de prise de connaissance qui est essentiellement utilisé lors de la
ES
•
C
phase de prise de connaissance de la mission et il permet ainsi de bien préparer ;
l’élaboration d’un autre type de questionnaire appelé questionnaire de contrôle
AG
interne (QCI); l’analyse des documents qui consiste à consulter les différents
documents (interne et externe) à l’entreprise. Ces documents sont :
les organigrammes à analyser ;
•
les manuels de procédures ;
•
les notes de services ;
•
les anciens rapports d’audit ;
•
les rapports antérieurs des conseils ;
•
les rapports rédigés par d’autres professionnels.
IB
-B
•
O
LI
EQ
TH
E
U
 interviews
L’interview consiste à avoir un entretien avec un interlocuteur en vue de l’interroger sur ses
actes, ses idées, etc. et de divulguer la teneur de l’entretien. Selon RENARD (2010 : 336),
«l’interview n’est pas une conversation, ni un interrogatoire dans lequel le rapport serait celui
d’un accusé face à son accusateur. Tout au contraire l’atmosphère d’une interview d’audit
interne doit être une atmosphère de collaboration, il doit être coopératif ».
Elle consiste en pratique lors d’une mission d’audit à se faire décrire la procédure en vigueur à
l’aide d’entretien. Cette description narrative est appelée aussi un mémorandum (RENARD,
1998 :71).
Armel NDONG
MPACG 2013-2014
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Il s’agit d’une technique de recueil d’informations. Cependant les personnes consternées par
cette interview sont des dirigeants et d’autres membres qui interviennent dans le processus de
recouvrement.
L’interview se fait à l’aide de questionnaire type d’examen, appelé guide d’entretien. Le
planning des interviews est établi à la réunion d’ouverture et validés par les audités.
 L’observation physique
L’observation physique est la constatation de la réalité de l’exercice et du fonctionnement d’un
phénomène. Pour une mission d’audit nous allons procéder à l’observation physique de
C
quelques-unes de ces personnes qui interviennent dans le processus de recouvrement des
ES
créances, dans l’exécution de leurs tâches pour quelques fois corroborer l’exactitude des propos
recueillis. Dans le cadre de ce travail, nous effectuerons une observation directe. Ainsi, les
AG
opérations d’analyse des grands livres de 2011 à 2014, afin de mieux étudier les différentes
-B
créances du CESAG.
IB
Il s’agira aussi, pour nous d’observer :
O
LI
Comment s’effectue la facturation ;
•
le respect du calendrier des interventions de l’équipe chargé du recouvrement ;
•
l’état récapitulatif de la situation des impayées.
EQ
TH
•
Outre les documents, la grille d’analyse des tâches nous sera utile pour observer les différentes
E
U
tâches effectuées par les opérationnels.
 Le rapprochement
C’est une technique de validation qui consiste à vérifier la véracité des informations
comptables. En confrontant les données bancaires (relevé) au grand livre du CESAG, pour
analyser par la suite les différents écarts appelés suspens. Cette confrontation met en rapport,
l’agent du recouvrement, les comptables, la caisse, la facturation, et les différents chèques émis
et reçu, ainsi que le fichier de recouvrement.
Armel NDONG
MPACG 2013-2014
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 Piste d’audit
Consiste à reconstituer dans un ordre chronologique les opérations, à justifier. Toute
information par une pièce d’origine à partir de laquelle il doit être possible de remonter par un
cheminement ininterrompu au document de synthèse et réciproquement. L’évolution des soldes
d’un arrêté à l’autre par la conservation des mouvements ayant affecté les postes comptables
doit être expliqué.
 La vérification par sondage et l’analyse
C
La nature des sondages à effectuer dépend de l’objectif recherché, par conséquent avant de
ES
procéder à un sondage, l’auditeur doit clairement expliciter ce qu’il recherche et ce qu’il
cherche à prouver et définir ce qui constitue une anomalie, une erreur, un manquement par
AG
rapport à son seuil de signification préalablement établi.
-B
En utilisant le sondage, il cherche établir dans une population donnée que le taux d’anomalie
IB
existant n’est pas supérieur au taux maximum d’acceptation, ou que les erreurs contenues dans
O
LI
une population n’excédant pas l’erreur maximale acceptable. De toutes les façons, pour
effectuer un sondage, l’auditeur doit tenir compte de trois éléments principaux, la taille de son
TH
échantillon, le mode de sélection de l’échantillon, et évaluation des résultats auxquels il aboutit.
(BENEDICT & KERAVEL, 1996. CNCC, 1992 ; BUENER, 1991).
EQ
 L’échantillonnage
U
E
Pour s’assurer de la s’assurer de la fiabilité des processus de recouvrement, nous avons collecté
des informations essentiellement auprès de la Direction Financière et comptable (DFC). Cette
Direction est assez représentative dans la mesure où toutes les factures sont faites par le
département.
Selon BRUEL (1998 : 122) « la facturation consiste à présenter un document (la facture)
traduisant en terme la valeur du produit livré ». DIALLO (2003 : 396), complète en disant que
le paiement de la facture doit se faire par chèque ou par bon de caisse respectivement par le
trésorier ou par le caissier.
Armel NDONG
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Page 38
Ainsi, la collecte des données a été faite par la recherche des pièces probantes pour valider les
différents tests, et par l’administration directe des questionnaires. Cependant, les comptes des
différents clients extraits du grand livre de 2011 à 2014 ont été analysés.
En outre une stratégie de recouvrement efficace passe par un bon diagnostic juridique
économique et financier et une parfaite maîtrise de l’environnement juridique, particulièrement
en ce qui concerne l’entreprise, de la phase amiable aux différentes phases judiciaires. Le
diagnostic de la stratégie de recouvrement préconisée doit passer inévitablement par une
connaissance précise de la situation du débiteur et de son évolution. Le diagnostic juridique
économique et financier doit également caractériser avec fiabilité la créance et son
environnement et rechercher l’étendue patrimoniale du débiteur et de ses coobligés.
ES
C
C’est pourquoi le traitement c’est l’ensemble des mesures préconisées, visant à améliorer la
AG
situation du créancier et permettant une solution optimale. Depuis la négociation avec le
débiteur et ses coobligées, éventuellement avec les organes de la procédure, il recouvre une
-B
multiplicité d’action.
IB
 Questionnaires du contrôle interne
O
LI
Le QCI est l’outil indispensable pour concrétiser la phase de réalisation de l’Audit. C’est une
TH
grille d’analyse dont la finalité est de permettre à l’auditeur d’apprécier le niveau et d’apporter
un diagnostic sur le dispositif de Contrôle Interne, de l’entité ou de la fonction auditée.
EQ
Ce document commence à s’élaborer dès le découpage des tâches élémentaires pour la mise en
U
place de l’Audit Interne. Il est constitué de questions ouvertes pour laisser les audités vu leur
E
temps de s’exprimer et de répondre dans l’absolu de a confidentialité cela dans le cadre de notre
travail. Selon RENARD (2009 : 288), il existe un cycle d’appréciation du contrôle interne.
Armel NDONG
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Figure 2 : Cycle d’appréciation du contrôle interne
Outils
Connaissance du sujet
Découpage
Identification des risques
séquentiel
Audité
Définition des objectifs
AG
ES
C
Programme d’audit
outils
-B
Questionnaire
Outils
IB
d
Choix des
O
LI
Tests
E
U
EQ
TH
FRAP
Rapport
Appréciation sur le contrôle interne
Source : RENNARD (2004 : 38)
Armel NDONG
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 La grille d’analyse des tâches
Elle est relative à l’organigramme fonctionnel et hiérarchique. C’est à travers elle qu’on peut
analyser la structure afin de détecter les dysfonctionnements et discerner les réelles causes. Ce
qui revient à mesurer le travail de chacun pour vérifier les cumuls des fonctions et les tâches
incompatibles. Sa lecture va permettre de déceler sans erreurs possible les manquements à la
séparation des tâches et donc d’y porter remède. « Pour chaque tâche, l’auditeur va chercher qui
l’accomplit. A chaque fois que l’auditeur rencontre un personnage nouveau, il indique son nom
en tête d’une colonne et fait une croix en face de la tâche concernée : remplir une grille c’est
donc identifier et mettre des croix » (RENARD, 2010 :359).
ES
C
 La feuille d’analyse des risques (FAR)
La FRAP est le papier de travail synthétique par l’auditeur présent et documente chaque
AG
dysfonctionnement (SCHICK & al. 2010 :125).
Elle est élaborée en tenant compte du tableau des risques. Elle facilite la communication avec
-B
l’audité concerné. « La méthodologie employée consiste à étudier le fonctionnement réel des
IB
opérations ; répéter les constats significatifs, déterminer leurs causes, démontrer les
TH
 L’analyse des données
O
LI
conséquences et proposer des moyens d’amélioration » (SCHICK & al. 2010 : 125).
En règle générale, on distingue quatre types de dossiers :
U
Le dossier de synthèse rassemble le rapport définitif, les états financiers relatifs à la
E
•
EQ
Toute la documentation relative à la mission d’audit doit être répertoriée et classée par nature.
période auditée, le plan d’audit, le budget détaillé ;
•
Le dossier annuel comprend le programme de travail, le détail des travaux, les papiers de
travail classés par situation, les documents d’analyse, les notes etc. ;
•
Le dossier permanent comporte toute l’information relative à la connaissance générale
de l’entreprise.
Le dossier d’information contiendra toute la correspondance classée chronologiquement,
échangée dans le cadre de la mission d’audit. Ainsi, les données obtenues à partir des différents
outils seront traitées pour obtenir des (forces et des faiblesses), en ce qui concerne les forces,
Armel NDONG
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Page 41
nous apporterons des outils d’amélioration pour le CESAG. Quant aux faiblesses, nous allons
donner les conséquences et montrer l’impact de ces derniers.
L'objectif général de contrôle interne est de donner une assurance raisonnable quant à la
maîtrise des différents cycles d'activités dont l'analyse du processus de recouvrement des
créances clients. C'est donc par un respect des dispositifs du CI de ce cycle que l'on peut assurer
la maîtrise des activités, face aux exigences de la fonction vente.
Pour ce faire, un audit doit être mené suivant une démarche rigoureuse avec des techniques et
outils idoines. Ainsi les outils que nous avons retenus dans notre étude serviront de cadre
d’appréciation de l’audit de la gestion de recouvrement des créances clients axés sur une
C
AG
ES
approche par les risques.
IB
-B
O
LI
E
U
EQ
TH
Armel NDONG
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Page 42
La revue de littérature que nous venons de faire à travers la première partie, a permis de
présenter les principes fondamentaux de l'audit du processus de recouvrement des créances au
CESAG.
Du point de vue de l'entreprise, l’audit du processus de recouvrement des créances est un
élément déterminant de la protection du patrimoine et pour l'amélioration de l'image de
l'entreprise. Les défaillances de l'entreprise sont pour une grande partie liées à l'insolvabilité
d'un ou plusieurs clients.
Le recouvrement de créances se positionne donc, comme la solution optimiste, apte à résoudre
les problèmes nés de l'insolvabilité des clients, qui est le principal risque client. Pourtant, cette
technique n'est efficace que lorsque l'entreprise effectue une analyse de son risque client. Cette
C
analyse permet, à l'entreprise, de mettre en exergue les points de risque dans son
ES
fonctionnement et lui suggère des voies de maîtrise de ces risques.
AG
Par ailleurs, une réflexion plus profonde sur l'optimisation du recouvrement de créances,
-B
pourrait emmener à revoir les aspects de la relation entre l'entreprise et ses clients.
L'entreprise doit-elle continuer à voir le client comme un outil de réalisation du chiffre
IB
d'affaires, ou devrait-elle le considérer comme partenaire. A ce partenaire, elle ne se contenterait
O
LI
pas seulement d'offrir un service ou un produit, mais aussi un financement ou un aval auprès des
institutions financières pour améliorer son activité.
TH
Cette partie théorique nous permettra de faire une corrélation avec la pratique de notre étude au
E
U
EQ
sein de notre institution qui est le CESAG.
Armel NDONG
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Page 43
ES
C
DEUXIEME PARTIE :
AG
CADRE PRATIQUE DE L’ETUDE
IB
-B
O
LI
E
U
EQ
TH
Tout travail organisé et qui a suivi une méthodologie rationnelle doit initialement être fondé sur
l’analyse des faits. En outre, celui qui veut réaliser un travail pertinent doit en premier lieu être
en harmonisation avec le domaine sujet d’optimisation. Les établissements de formation sont de
plus en plus confrontés au risque client dans la mesure où ils négocient des délais de paiements
avec leurs clients pour le règlement des frais de scolarité. Il est donc nécessaire de porter une
attention particulière sur le système ou la procédure de recouvrement des créances au sein du
CESAG afin de pallier le manque de trésorerie dû aux risques d’impayés.
Ainsi, le but sera de recueillir toutes les informations nécessaires à la réalisation de son travail.
Aussi pour extraire les processus et les traitements suivis dans l’accomplissement des tâches en
question. C’est ainsi, que dans cette deuxième partie, nous allons d’abord faire la présentation
ES
C
du CESAG dans son ensemble en première lieu avant d’évaluer le processus de recouvrement
de l’entité. En dernier lieu nous asseyons de donner des recommandations pour la bonne marche
AG
du centre en matière de recouvrement de créances.
IB
-B
O
LI
E
U
EQ
TH
Armel NDONG
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Page 45
Chapitre 4 : Présentation du CESAG
Ce premier chapitre de la deuxième partie de notre étude est consacré à la description de
l’existant. La première section présente le CESAG à travers sa mission, ses structures et son
organisation. La deuxième section traite du manuel de procédures élaboré et mis en œuvre dans
l’institution. En outre, une mission d’audit ne peut se dérouler sans la prise de connaissance de
l’entité auditée.
4.1. Historique, mission, valeurs, vision du CESAG
La présentation du CESAG sera faite au travers de son historique, de ses missions, de ses
Historique
AG
4.1.1.
ES
C
valeurs et de sa vision.
Le CESAG est un Etablissement Public International spécialisé dans la formation, le conseil et
-B
la recherche en gestion. Il a été créé en 1985, et placé depuis 1996 sous la tutelle de la Banque
IB
Centrale des Etats de l’Afrique de l’Ouest (BCEAO) pour le compte des Etats de l’Union
O
LI
Economique et Monétaire Ouest Africain (UEMOA). Le centre s’est rapidement hissé au rang
des meilleures écoles de management en Afrique. Il constitue aujourd’hui une véritable
EQ
4.1.2.
TH
alternative aux grandes écoles de management du Nord.
Mission
U
La mission du CESAG est de contribuer à l’intégration régionale, par la formation, la
E
consultation et la recherche en management, pour le développement durable de l’Afrique. Afin
de répondre à cette mission, le CESAG s’est engagé dans un processus de repositionnement
stratégique avec pour contrat de performance, d’en faire un établissement d’enseignement
supérieur et de recherche à stature internationale.
Pour ce faire, le Centre s’est doté d’une nouvelle vision, de nouvelles valeurs organisationnelles
et d’une offre pédagogique revisitée et réadaptée aux tendances du marché international. Ces
perspectives sont soutenues par des leviers de performance centrés sur la bonne gouvernance,
l’Assurance-Qualité et la Gestion Axée sur les Résultats (GAR).
Armel NDONG
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Page 46
4.1.3.
Valeurs
Pour répondre à cette mission, nous nous appuyons sur des valeurs telles que le
professionnalisme, l’éthique, la satisfaction du client, le travail et la culture de l’évaluation.
 Objectifs et Axes stratégiques
L’objectif du plan stratégique 2013-2017 est de faire passer le CESAG d’un modèle
d’institution de formation professionnelle reconnue régionalement, à un business school de
stature internationale, reconnue dans les meilleurs classements mondiaux. Cette ambition
s’articule autour de (08) axes stratégiques majeurs tels que :
Axe 1 : le développement de la marque CESAG ;
C
Axe 2 : l’investissement dans la qualité du process « produit » et de l’environnement de
ES
la pédagogie ;
AG
Axes 3 : le développement des activités de recherche et de formation du personnel ;
Axe 4 : le développement des relations avec les entreprises en les alumni ;
-B
Axe 5 : l’accroissement de l’ouverture à l’international ;
Axe 6 : la réorganisation de la formation initiale ;
IB
Axe 7 : la restructuration de la formation continue (CESAG EXECUTIVE) ;
O
LI
Axe 8 : la reforme pédagogique et de nouveaux programmes dynamiques et de qualité.
TH
4.1.4.
Vision
EQ
Le CESAG a pour ambition de se positionner comme : « l’école de management africaine, de
U
référence mondiale, accessible à toutes les couches sociales, intégrée à un réseau d’institutions
E
prestigieuses, dirigée par une équipe compétente et engagée, laquelle utilise une technologie de
pointe dans un environnement de travail paisible où règnent la transparence et l’équité, pour
mettre à la disposition du continent une élite professionnelle de managers »
4.1.5.
Les activités du CESAG
Les activités du CESAG sont essentiellement au nombre de trois :
•
formation ;
•
consultance ;
•
recherche.
Armel NDONG
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Formation
La gamme des formations actuellement dispensées par le CESAG comprend :
•
les formations de cycle long (MBA) ;
•
les formations de cycle moyen ;
•
les séminaires de perfectionnement ;
•
les formations en langues étrangères (anglais, français, italien, arabe, allemand,
espagnol, japonais).
Consultation
C
La consultation au CESAG a pour objectif d’accroître la notoriété du centre dans le milieu
ES
professionnel, contribuer à son autofinancement et adapter de façon permanente ses
programmes et matériels pédagogiques aux besoins des clients.
AG
Recherche
-B
La recherche au CESAG a pour objectif la réalisation d’études et de recherches sur les pratiques
IB
de management international. Elle porte également sur la création, l’adaptation et la diffusion de
O
LI
nouvelles techniques de gestion capable d’améliorer les performances des entreprises et autres
organisations. Elle vise enfin la création d’une revue en gestion et la diffusion des résultats des
TH
travaux de recherches.
EQ
En marge de ses principales activités, le CESAG a également développé d’autres activités pas
U
directement liées à la formation ou à la consultation mais des activités qui ont trait à des
E
services comme :
•
location de salles et résidence,
•
location de fournitures et de matériels audiovisuels ;
•
l’autre prestation telle que la reprographie, les tirages et impression.
4.1.6.
La logistique d’appui du CESAG
Les différentes activités du CESAG notamment les formations de déroulent avec un important
support logistique composé de :
•
2 laboratoires de langues de 15 boxes chacun ;
Armel NDONG
MPACG 2013-2014
Page 48
•
une salle de marché-école bénéficiant des services d'information Reuters ;
•
une bibliothèque de 60 places proposant plus de 7 000 ouvrages et 3380 titres, 50
abonnements à des revues scientifiques, 2600 mémoires de fin de formation en ligne, 3
base de données en ligne, et une bibliothèque numérique ;
un centre audiovisuel doté d’un studio d’enregistrement;
•
un auditorium de 280 places avec traduction simultané en 6 langues ;
•
26 salles de cours climatisées de 15 à 60 places ;
•
une résidence-hôtelière de 64 chambres climatisées avec Tv ;
•
3 restaurants de 150 couverts chacun ;
•
un laboratoire multimédia de langues ;
•
4 laboratoires informatiques de 15, 18, 20 et 25 postes en réseau.
ES
C
•
C’est cet ensemble qui fait du CESAG une école différente des autres institutions, en matière
Organisation et fonctionnement du CESAG
IB
-B
4.1.7.
AG
logistique.
Les différentes structures du CESAG sont les suivantes :
O
LI
le Conseil d’Administration ;
•
la Direction Générale ;
•
le Secrétariat Général ;
•
la Direction de la recherche et de la consultance ;
•
la Direction de la formation.
E
U
EQ
TH
•
4.1.7.1.
Le Conseil D’Administration
Le Conseil d’Administration comprend au maximum douze (12) membres représentants
respectivement :
•
la commission de l’UEMOA ;
•
le monde des affaires et les chambres consultatives des pays de l’UEMOA ;
•
les universités ayant des compétences prouvées dans le domaine de l’enseignement
supérieur et/ou dans la recherche scientifique ;
•
les organisations internationales des relations de coopération avec le centre ;
Armel NDONG
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Page 49
•
Il est présidé par le gouverneur de la BCEAO. Le conseil d’Administration est investi
des pouvoirs les plus étendus pour assurer l’administration du centre. A cet effet, il
approuve ;
•
les statuts et tout amendement ultérieur, par une décision à la majorité des deux tiers de
ses membres ;
•
le programme annuel d’activités et les orientations du centre ;
•
le rapport annuel d’activités présenté par le Directeur Général ;
•
l’ensemble des règles régissant les activités du centre, notamment en matière
administrative et financière ainsi que dans le domaine de la coopération entre le centre et
les organisations régionales et internationales ;
les programmes de formation et le statut du personnel.
•
De même, le Conseil d’Administration nomme et révoque le Directeur Général.
ES
C
•
AG
Tout comme le Conseil d’Administration, le CESAG est aussi, doté d’un Conseil Scientifique et
Pédagogique, consultatif de 11 membres, chargé de la supervision des programmes de
-B
formation et de recherche. Cet organe composé des professeurs des Universités régionales,
IB
européennes et américaines, est chargé d'évaluer de façon permanant le niveau scientifique du
Centre, de formuler des propositions, des observations et des avis sur les activités de formation,
La Direction Générale (DG)
EQ
TH
4.1.7.2.
O
LI
de recherche et de conseil du Centre ;
La Direction Générale est assurée par le Directeur Général qui est nommé par le conseil
U
d’administration sur proposition de son président. Elle organise et dirige les activités du centre.
E
Ainsi Le professeur Boubacar BAIDARI est nommé Directeur Général du Centre Africain
d’Etudes Supérieures en Gestion à la suite du conseil d’administration extraordinaire qui s’est
tenu le vendredi 15 mars 2013 sous la présidence de Monsieur TIEMOKO MEYLIET KONE ,
Gouverneur de la Banque Centrale des Etats de l’Afrique de l’Ouest, président du Conseil
d’Administration du CESAG.
4.1.7.3.
Les Directions
Pour répondre au besoin de suivi et de qualité par apport aux procédures relative en la matière,
pour le CESAG, ce qui autrefois était des Direction, ont eu à être inséré dans les Directions
majeures.
Armel NDONG
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Page 50
4.1.7.4.
Le Secrétariat Général (SG)
Le Secrétariat Général est assuré par le Secrétaire Général qui seconde le Directeur Général
dans la coordination des activités administratives du centre. A ce poste de Secrétariat Général
sont rattachés :
•
la cellule du budget et du contrôle de gestion ;
•
chargé d’étude,
Selon les nouvelles dispositions, le Secrétariat Général dispose aussi de trois (03) département
qui l’appui au suivi et contrôle des activités.
ES
C
•
Département de l’Administration et des Ressources Humaines, qui coordonne les
AG
activités administratives et scolaire pour se faire il est épaulé par deux (02) ; le service
de gestion des ressources humaines, le service approvisionnement et moyens généraux ;
Le Département Financier et Comptable, qui a dans son sillon trois (03) services ; le
-B
•
service finance, le service comptabilité, le service suivi financier et projet ;
IB
•
Le Département des Ressources Pédagogique, qui gère quatre (04) services, le service
O
LI
de la scolarité et de l’admission, service logistique pédagogique, service documentation,
service informatique.
La Direction de la Formation (DF)
EQ
TH
4.1.7.5.
E
U
La Direction de la Formation nouvellement instituée est chargée de gérer et coordonné le
déroulement des formations du CESAG car elle est composée six (06) départements
pédagogiques et une cellule FOAD innovation dont :
•
le Département CESAG PRO ;
•
le Département CESAG BF-CCA ;
•
le Département CESAG Grande Ecole ;
•
le Département CESAG Exécutif ;
•
le Département CESAG Santé ;
•
le Département CESAG Langue ;
Armel NDONG
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Page 51
4.1.7.6.
La direction de la recherche et de la consultance (DRC)
La Direction de la Recherche et de la consultance a été créé dans le but de rehausser l’esprit
LMD (Licence Master Doctorat), elle a pour vocation d’appuyer et d’accompagner les
chercheurs dans leur quête et d’apporté un soutien en matière de conseil aux personnes morales
et physique dans la recherche et l’innovation.
La Direction de la Recherche et de la consultance est composée de deux (02) départements qui
jaugent son étude :
•
le Département CESAG Programme Doctoral ;
•
le Département CESAG consultance.
ES
C
4.1.7.7.
Le Projet Master Banque Finance (PMBF)
AG
Le Projet Master Banque Finance, est projet autonome chargé de la formation du diplôme de
IB
4.1.7.8.
-B
Master en banque et finance.
Le projet Licence en Gestion des PME-PMI
O
LI
Le projet licence en gestion des PME-PMI, est un projet réalisé en partenariat avec le groupe
EQ
TH
TOTAL, pour une formation continue des gérants et entreprenants dans les PME-PMI.
U
Ce chapitre nous a permis de connaitre le CESAG à travers son histoire, sa mission, ses valeurs
E
et sa vision et de comprendre aussi son fonctionnement à travers sa structure organisationnelle.
Afin d’atteindre nos objectifs d’étude sur le CESAG, nous avons trouvé utile de présenter le
processus de recouvrement des créances de la scolarité des stagiaires de ladite institution pour
une efficacité de son audit.
Le chapitre suivant est relatif à la présentation du système de recouvrement des créances de la
scolarité des stagiaires du CESAG.
Armel NDONG
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Page 52
Chapitre 5 : Recouvrement des créances stagiaires du CESAG
Beaucoup d’entreprises doivent faire face à des impayés, c’est pourquoi la procédure de
recouvrement des créances est une procédure essentielle pour aider les entreprises à faire face à
ce type de comportement. Cette procédure concerne aussi les particuliers dont les loyers, les
pensions alimentaires restent impayées. Les créanciers ont alors à leur disposition des
procédures de droit commun et des procédures d’urgence pour y faire face.
Le processus de recouvrement, est l’élément de l’entreprise qui permet d’évaluer sa
performance et sa capacité d’autofinancement.
Ainsi, toutes les entreprises se doivent de faire attention à leurs créances clients sur la réduction
C
des délais de paiement à 60 jours, risque d’occasionner quelques tensions sur le besoin en fonds
ES
de roulement des entreprises.
AG
Au-delà de la prise en compte du risque client sur les comptes, il est important de doter de
-B
processus efficaces tant en termes de sélection des clients que de recouvrement. Ainsi, nous
allons décrire les différents processus de recouvrement stagiaires du CESAG, avant de voir les
IB
processus au cœur de leurs démarches.
O
LI
TH
5.1. Les procédures de recouvrement des créances stagiaires du CESAG
Pour mieux orienter notre investigation nous nous sommes appesantie sur le recouvrement
EQ
créances stagiaires qui fait office de maillon nécessaire en matière de créance dans un milieu
E
U
académique en dépit des autres sources de revenus.
Le recouvrement des créances stagiaires est constitué dans les processus suivants :
 le recouvrement des créances de nouveaux stagiaires ;
 le recouvrement des créances des anciens stagiaires ;
 le recouvrement des créances des stagiaires institutionnel.
5.1.1.
Recouvrement des créances des nouveaux stagiaires
Le processus de recouvrement des nouveaux stagiaires passe par différentes étapes de
l’acceptation à l’inscription.
Armel NDONG
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Page 53
Le nouveau stagiaire, se doit de passer le concours d’entrer au CESAG pour les programmes de
ces exigences et ceux du DESS traitement des dossiers.
Ainsi, chaque étudiant admis reçoit par mail après notification de son admission, sa facture
proforma à partir de laquelle il doit payer avant la rentrée les modalités exigées de ses frais de
formation, sa facture définitive lui parviendra après le premier paiement.
Les différentes étapes de ce type de recouvrement comme susmentionné sont :
 vérification de la validation d’admission au CESAG sur le registre des inscriptions ;
 envoi du mail d’admission et de la facture proforma ;
 facturation ;
C
 règlement financier ;
AG
ES
 règlement moratoire.
Le recouvrement des créances stagiaires est exercé par un certain nombre de département, lié à
la régularisation et à l’entré au CESAG.
-B
La procédure de recouvrement, passe au préalable par :
IB
O
LI
le département académique, qui organise le concours d’entrer au CESAG ;
le service de la scolarité qui prépare les listes des admissions qu’elle transmet au
TH
département financier ;
admissions et les factures définitives ;
EQ
le département financier et comptable qui établit les factures pro-forma, pour les
E
U
la caisse pour les paiements des tranches et versement de la scolarité ;
le service de recouvrement, suivi des règlements, demande et retrait des dérogations,
contrôle à la porte (voir schéma de la page 63) ;
Caisse et ECOBANK pour paiement.
5.1.1.1.
Vérification de la validation de l’admission au CESAG
(service scolarité)
Le système de vérification de la validation de l’admission au CESAG est un ensemble de
procédure et d’enregistrement des données sur une base pour lancer en suite une série de
sélection, après concours.
Armel NDONG
MPACG 2013-2014
Page 54
Ainsi, l’ensemble des participants sont enregistrés sur une base donnée temporaire jusqu’à
l’admission totale. Cette procédure est lancée au début du processus du retrait de dossier, à la
l’admission. Après cette étape si le candidat est admis, il reçoit un mail dans lequel on lui
transfert une facture pro-forma et les modalités de paiement.
5.1.1.2.
Envoi de l’admission par mail et de la facture proforma
(service scolarité)
Les lettres d’admission, permettent aux stagiaires de faire part de leurs admissions afin de
pouvoir chercher des bourses pour les stagiaires boursiers et d’identification lors de
ES
C
l’inscription.
Les stagiaires admis reçoivent par mail après notification de son de leur admission, leurs
AG
factures proforma qu’il sert d’outil de paiement.
Facturation (département financier et comptable)
IB
-B
5.1.1.3.
La facturation, permet de définir au client son adhésion au sein de l’institut mais aussi de suivre
O
LI
les différents paiements des stagiaires, elle vient en complément des reçus de paiement qui en
sont aussi un moyen de suivi et de contrôle de paiement.
TH
Ainsi, comme susmentionné, les nouveaux stagiaires sont facturé après leurs admissions sur la
EQ
base de la liste des admis après concours, les factures sont établit à cette pour l’ensemble des
E
U
stagiaires admis afin d’avoir confirmation de leur adhésions.
La procédure de facturation permet à l’établissement d’établir une prospection statistique par
rapport à la capacité d’accueil, et un moyen de redimensionner les classes et les espaces
d’études, de façons provisoires et préventives. Pour ce fait, la procédure de facturation après
acceptation du stagiaire et de sa notification à l’inscription s’ouvre ou prend place, la procédure
de règlement financier.
Ainsi, un nouveau reçoit au préalable une facture proforma pour faire valoir de droit d’obtention
du concours.
Armel NDONG
MPACG 2013-2014
Page 55
5.1.1.4.
Règlement financier (caisse, ECOBANK)
Après la procédure de facturation, une autre phase liée au processus de recouvrement s’active,
celle du règlement financier, qui s’exécute par les différents modes de paiement, en espèce, par
chèque ou par virement bancaire. Cette procédure, n’est certes pas celle qui définit l’adhésion
du stagiaire dans l’établissement, elle permet à l’établissement dès les premiers versements de
faire une sélection ou un établissement du planning de départ de l’activité académique et
moyens qu’il faut pour l’entame de l’année.
Ainsi, selon ces modes de paiements, les versements en espèces s’effectuent directement dans le
compte de l’établissement au niveau d’ECOBANK, par les différents stagiaires sous
présentation de leur facture préétablie et envoyé dans les boites mails stagiaires avant la rentrée
C
ES
académique, après vérification de leur admission et confirmation de leur inscription.
AG
Le paiement par chèque est aussi effectué au niveau d’ECOBANK, mais cette catégorie de
stagiaire, est inscrit sous réserves de l’acceptation ou du paiement du chèque par les institutions
-B
financières.
IB
Par ailleurs, les virements se font dans les comptes de l’établissement au niveau de la BCEAO,
O
LI
qui notifie à l’établissement des versements effectués par virement, par l’envoi d’un état de
virement. Au départ la BCEAO, était la seule Banque qui avait le droit de recevoir des
TH
virements, mais par confusion, certain stagiaire, ont tendance à virer les fonds à ECOBANK,
EQ
qui souvent un temps pour répondre à cette requête, cette difficulté, a été mise l’écart pour que
seul la Banque Centrale peut recevoir les virements des différents stagiaires, autre cette
U
procédure le stagiaire est conduit à faire suivre ses fonds au risque de non inscription.
E
La procédure de règlement financier, renvoi à une procédure allégée de paiement par moratoire.
5.1.1.5.
Le règlement par moratoire (dérogation recouvrement comptabilité)
Le règlement des stagiaires par moratoire est outre le paiement de la totalité des frais de
scolarités, le montant des frais est étalé sur trois tranches dans une période de six (06) mois de
septembre à mars, ce délai se doit d’être respecté par le stagiaire. Vu les difficultés des
stagiaires, c’est disposition ne sont jamais respecté par une catégorie ou l’ensemble des
stagiaires, qui use de fois des fonds pour satisfaire des besoins qui sont pour eux prioritaires.
Ainsi, les délais de paiements se voient dépasser les six (06) accordé pour le paiement.
Armel NDONG
MPACG 2013-2014
Page 56
5.1.1.6.
Déroulement du processus de recouvrement des créances des
nouveaux stagiaires (les acteurs du processus de recouvrement des créances
stagiaires)
Figure 3 : procédure de recouvrement à l’inscription
- Département académique
Organisation du concours d’entré au CESAG
Admission
Ajourné
Consultation
C
proforma aux stagiaires
- Service de la scolarité
par mail ou retrait sur
place au CESAG pour
des
listes d’admission
AG
ES
Envoi de la facture
-B
les résidents au Sénégal.
IB
- Département financier et comptable
TH
Présentation de la facture proforma.
O
LI
Nouveaux stagiaires accord d’admission
Changement de la facture proforma en facture
- Caisse
Règlement des frais d’écolage (minimum exigé à
L’inscription (caisse espèce ECOBANK, virement
E
U
EQ
normale.
BCEAO), copie du reçu de paiement pour régularisation.
- Service de recouvrement du CESAG (suivi des règlements, demande et retrait des
dérogations)
Présentation du reçu de paiement pour suivi et régularisation des frais.
Contrôle au portail des entrées
Source : nous même
Les différentes modalités sont prescrites dans le tableau suivant.
Armel NDONG
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Page 57
Tableau 1 : modalités de paiement pour les bénéficiaires de mesures dérogatoires
Frais de scolarité rentrée 2014-2015
PROGRAMMES
Montant des frais de
Montant minimum
scolarité
requis à
2ième Tranche : 25%
3ième Tranche : 25%
Date limite :
Date limite :
31/12/14
30/03/15
l’inscription : 50%
Date limite :
30/09/14
1 230 000
615 000
307 500
307 500
1 280 000
640 000
320 000
320 000
ES
1ère année de licence
665 000
332 500
332 500
457 500
457 500
750 000
750 000
(LPGEO1+LPTCF1)
(LPGEO2+LPTCF2)
1 330 000
AG
3èmeannée de licence
C
2ème année de licence
(LPGEO3+LPTCF3)
1
et
2
1 830 000
(MPSG+MPCGF
915 000
IB
O
LI
+MPACG)
3 000 000
1 500 000
MBA AG MAE
3 030 000
1 515 000
757 500
MBF
3 530 000
1 765 000
882 500
(GP+MS+ACG+GSS
+ES+IGF+GRH+AG)
757 500
E
U
EQ
TH
MBA
-B
Master
882 500
Source : CESAG: (2015)
Après les procédures des règlements financiers dont le premier paiement, la première tranche de
50% intervient le processus opérationnels, qui consiste pour l’entreprise, la conception à la
réalisation des produits et des services que l’entreprise fournit à ces clients.
Armel NDONG
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Page 58
Dans notre cas après le règlement, le service recouvrement délivre des cartes, appelé « carte
d’accès ». Ces cartes font mention de la situation évolutive de paiement des frais de scolarité.
En outre les processus opérationnels comprennent par exemple les achats, la production, la
logistique, la vente et le support après-vente. Le bon fonctionnement de ces processus
conditionne opérationnelle de la société et exige une vigilance toute particulière en matière de
contrôle interne.
5.1.2.
Procédure de recouvrement des créances des anciens stagiaires
Tout comme le processus de recouvrement des nouveaux stagiaires, les anciens stagiaires ont
eux aussi des procédures pour leur inscription ou leur départ, c’est-à-dire d’une part ceux qui
faite d’embuche.
ES
C
sont arrivés à la fin de leur cursus, ceux qui ont été ajournés, ainsi que ceux dont l’année est
AG
Ainsi, le processus de recouvrement des anciens stagiaires passe par :
 les vérifications d’usage (procédure du quitus) ;
Vérifications d’usage et du matériel académique (quitus)
EQ
TH
5.1.2.1.
O
LI
 règlement financier.
IB
 facturation ;
-B
 traitement des quitus ;
Les vérifications d’usage, sont les contrôles utilisation ou de gestion des biens acquis lors de
U
l’année académique. Elles sont régulière par suivi et appointement sur un document appelé
E
quitus.
Le quitus c'est un document qui atteste que vous êtes en règle avec la bibliothèque universitaire,
la résidence d’accueil, les crédits informatiques, la comptabilité, c'est à dire que vous avez
restitué tous les documents empruntés et, éventuellement, remboursé ceux que vous auriez
perdus ou dégradés. Ainsi, que vous avez régularisé l’ensemble des charges que vous avez
contractées au cours de l’année académique précédente.
Il est à noter qu’un quitus non régularisé à quelle poste que ce soit ne peut être accepté pour
inscription ou dépôt de documents de fin de cycle.
Armel NDONG
MPACG 2013-2014
Page 59
5.1.2.2.
Traitement des quitus
Après l’étape de vérification d’usage, les quitus sont soumis au service comptabilité pour la
vérification des frais d’écolage et autre service lié à la scolarité. Le quitus n'est libératoire de
responsabilité que pour les actes de gestion dont l'établissement a eu connaissance et qu'elle a
été à même de constater.
Le traitement du quitus est fait en une journée sauf cas exceptionnel de vérification ou plusieurs
à la fois.
5.1.2.3.
Facturation
C
ES
Tout comme les nouveaux stagiaires, les anciens stagiaires reçoivent eux aussi des factures par
le même canal, c’est-à-dire par boîte mail ou lors dès la rentrée académique au CESAG. La
AG
facturation met en relief les frais d’écolage et permet au bailleur de mieux se préparer pour
l’année avenir et ne pas avoir à répéter les erreurs de l’année précédente. Par ailleurs, la facture
-B
est établit sur la base du quitus, du relevé de note, afin de savoir si le stagiaire passe en classe
IB
supérieure.
Règlement financier
O
LI
5.1.2.4.
TH
Pour les anciens stagiaires, le mode de règlement s’effectue en fonction des observations du
EQ
quitus, vérifié qu’ils se sont acquittés de leurs dettes en matière d’usage du matériel
U
académique. Le règlement financier prend effet après vérification et traitement du quitus, c’est
E
dans cette optique, que les anciens stagiaires ont obligation de régulariser leurs situations en
totalité ou par moratoire.
5.1.3.
Procédure de recouvrement des créances des stagiaires institutionnels
Les stagiaires institutionnels sont constitués de l’ensemble des bailleurs prise en charge par une
organisation, l’Etat ou toutes autres institutions. Cette catégorie de stagiaire à un mode de
recouvrement bien plus complexe que les précédents.
Armel NDONG
MPACG 2013-2014
Page 60
5.1.3.1.
Présentation et vérification de la prise en charge
La prise en charge est établit par les organisations que sous présentation des factures, à cet effet,
une factures pro forma est établit pour faire valoir de droit, non seulement pour être prise en
charge, mais aussi pour l’obtention d’une bourse dans la mesure ou les budgets des organismes,
bailleurs ne peuvent couvrir ces frais et faire état de rationalisation des dépenses.
5.1.3.2.
Etablissement de la facture
Cette catégorie de stagiaire, nécessite un certain nombre de vérification avant l’établissement
des leurs factures dans la mesure où ils sont pris en charge, ils doivent non seulement présenter
C
les documents attestant de cette prise en charge mais aussi, l’attestation de paiement ou de
ES
bourse.
AG
Au départ, on leur établit une première facture, la proforma pour acceptation de prise en charge
par les organismes. En suite la facture définitive, leur est transmise par mail ou par boite
-B
postale. L’établissement de la facture, respect les conditions précédemment citées, elle est
IB
établit en fonction de la prise en charge et de l’attestation d’obtention de la bourse d’étude.
O
LI
5.1.3.3.
Mise en œuvre de la procédure de recouvrement
TH
Le processus de recouvrement des créances fait partie intégrante d’une bonne gestion de
EQ
portefeuille de crédit. Il nécessite une organisation adéquate et efficace et repose essentiellement
E
U
sur une collaboration continue entre le chargé de crédit, l’agent de recouvrement et le créancier.
Le recouvrement est un service important pour l’entreprise, il permet à la fois de conserver les
clients et de libérer les fonds pour décaissement.
La procédure de recouvrement du CESAG, prend forme à la rentrée, elle dès le premier
paiement des frais d’écolage, elle est accentuée à la deuxième libération des fonds prescrite dans
les fiches d’engagement. La procédure de recouvrement, se fait en plusieurs étapes selon les
modes de paiement qui sont :
 convocation des stagiaires débiteurs ;
 relance ;
 suivi des relances ;
Armel NDONG
MPACG 2013-2014
Page 61
 confection des cartes d’accès ;
 contrôle des paiements et des cartes d’accès.
Ces étapes sont réalisées au fur et à mesure que la date butoir de paiement approche, afin que
l’ensemble des engagements soit rempli et que les parties engagées ne soient plongées dans
l’oubli.
5.2. Suivi des compte des stagiaires
Le paiement des mensualités effectuées par les stagiaires ont été crédité dans leurs comptes.
Avant la fin du mois l’agent chargé du recouvrement sélectionne tous les stagiaires qui n’ont
pas payé et les appels pour leurs rappeler l’engagement qu’ils avaient pris. En outre chaque
stagiaire dispose d’un badge et d’une carte d’accès qui fait mention sur le dos de la situation de
C
paiement du stagiaire, des modalités de règlement moratoire faisant office d’accès dans le
AG
ES
centre.
D’autre part, les engagements qui ne sont pas encore effectué, suite à des difficultés financières
-B
des tuteurs, on le droit dès le premier paiement de demander une dérogation ou un nouvel
engagement, la date de règlement est signée en fonction des prescriptions ou de l’accord du
IB
Département Financier et Comptable.
O
LI
Ces documents de paiement sont présentés obligatoire aux vigils chaque fois que le stagiaire
EQ
TH
veut entrer dans le centre.
5.3. Rapprochement entre la comptabilité, la scolarité et l’agent de recouvrement
U
E
L’agent chargé de recouvrement doit, à la fin de chaque mois, faire un rapprochement entre la
comptabilité, la scolarité et lui. Cela va lui permettre d’avoir une situation nette des créances
stagiaires avant le début du mois prochain et de vérifier réellement le paiement.
La procédure de rapprochement, est plus élargie en matière de compte stagiaires, elle est liée
également au système ou moyen de paiement des stagiaires en guise de contrôle donc le
rapprochement bancaire effectué chaque entre les opérations bancaire, réalisé par le centre et
les opérations enregistré par la banque.
Le rapprochement bancaire est la confrontation entre le relevé tenue par la banque et le grand
livre tenue par le centre, ainsi, on met en relief l’ensemble des opérations effectué courant le
mois puis on lève les anomalies appelé suspens. Le rapprochement bancaire ne prend pas fin à
Armel NDONG
MPACG 2013-2014
Page 62
la levé des suspens, il faut une vérification des différents suspens relevé cherché leur origine par
l’entremise de l’ancienne état, rappelé les stagiaires afin ou demandé au responsable de la
facture les souches de reçu, et au chargé de recouvrement les états de paiement s’il y a lieu.
5.4. Les processus au cœur de ces démarche
La mise en place d’un contrôle interne efficace passe par la compréhension détaillée, de bout en
bout, des activités de l’entreprise. A cette fin, la représentation des processus s’impose comme
un outil performant. La cartographie des processus distingue ceux qui :
 concernent l’activité principale de l’entreprise ;
C
 assurent un rôle de support ;
AG
ES
 remplissent un rôle de pilotage.
Dans une entreprise il faut vendre, acheter, produire et tenir la comptabilité et gérer les
ressources humaines. Il existe différentes manières de représenter et de modéliser une entreprise
-B
et ses processus. Dans une logique de marché on peut, comme l’illustre cet exemple, regrouper
 les processus support ;
U
EQ
TH
 les processus de direction et de pilotage.
O
LI
 les processus opérationnels ;
IB
les processus en trois grandes familles :
Ce chapitre rappelle essentiellement à la description des processus de recouvrement des
E
créances stagiaires du CESAG et les processus au cœur de leurs démarches, nous a permis
d’identifier ses différents processus de recouvrement. Cependant, nous avons constaté un besoin
d’audit de ses processus enfin d’identifier les dysfonctionnements d’évaluation leurs forces et
faiblesses.
Une analyse des risques liés au recouvrement des créances, dans cette mesure nous apporterons
à notre étude une proposition de la cartographie des risques de recouvrement des créances, une
séparation des tâches et un test de permanence, qui contribuera à vérifier si les points de
contrôle essentiel ont été effectués.
Armel NDONG
MPACG 2013-2014
Page 63
AG
ES
C
IB
-B
O
LI
E
U
EQ
TH
Armel NDONG
MPACG 2013-2014
Page 64
Chapitre 6 : Mise en œuvre de l’audit du processus de recouvrement des créances du
CESAG et recommandations
Après avoir décrit et cerné les procédures de recouvrement des créances du CESAG dans le
chapitre précèdent, il convient d’identifier, analyser et prévenir les risques existants. Cela se
fera dans ce chapitre selon les trois phases ordinaires d’une mission d’audit interne : la phase de
préparation, la phase de réalisation et la phase de conclusion.
Les travaux de l’auditeur donnent une certaine assurance à la direction sur la pertinence et
l’efficacité de sa politique notamment en matière de recouvrement consiste à analyser les
risques inhérents au processus tel que décrit par l’entité, mais également tel qu’il est pratiqué
C
par les observations qui découlent de l’examen devraient être d’un précieux apport pour les
ES
dirigeants qui ont commandité la mission.
AG
Notre approche consiste à analyser les processus de recouvrement décrit au chapitre 5 appliqué
au CESAG il y a déjà 6 ans. Faire des tests de contrôle interne, analyser les risques, apprécier
-B
des échantillons des créances de 2011 à 2014. Enfin cette ensemble de risques que nous allons
IB
répertorier sous forme de cartographie pour mieux comprendre et voir les risques majeurs.
O
LI
6.1. L’audit du processus de recouvrement des créances stagiaires au CESAG
TH
A travers cet audit, nous procéderons à l’identification des risques liés aux différentes phases du
EQ
processus, à l’évaluation du dispositif de contrôle interne mis en place. Des tests de conformité
E
U
et de permanence seront faits pour renforcer l’efficacité du contrôle interne.
6.2. Prise de connaissance de la société
L’audit ne peut être mis en œuvre auprès d’une entreprise ou d’un groupe d’une manière
efficace et pertinente, qu’après une adaptation aux spécificités et particularités de l’entreprise
contrôlée. Il en résulte la nécessité de s’enquérir de la compréhension réelle de l’activité de
l’entreprise et de son environnement général, ainsi que des spécificités de son organisation.
Le recouvrement des créances stagiaires du CESAG est assuré par le département financier et
comptable. Les créances sont saisies dans le logiciel comptable appelé « SAGE » ainsi que la
comptabilisation des différents opérations. Nous avons procédé à une revue des procédures de
Armel NDONG
MPACG 2013-2014
Page 65
régularisations pour avoir des informations pertinentes sur le contrôle interne de la société. Les
documents mis à notre disposition sont :
 les procédures d’inscription ;
 les relevés de comptes ;
 les rapports de gestion ;
 les factures ;
 les reçus.
Nous avons pris connaissance aussi sur la base des entretiens avec le chef de service du
département financier et comptable, de l’agent chargé du recouvrement, du service scolarité des
procédures en vigueur et de l’examen de la documentation disponible. Le guide d’entretien
C
figure à l’annexe N°4 : page 100.
ES
Le CESAG ayant pour mission première l’éducation, nous ne présenterons que les conclusions
AG
liées à l’audit de son processus de recouvrement des créances stagiaires.
-B
6.2.1.
Plan de mission et programme de travail
IB
O
LI
L'auditeur doit planifier l'audit afin que la mission soit réalisée de manière efficace.
Encore appelé « Note d’orientation » ou « Terms of référence », le plan de mission, nous permet
TH
de faire la synthèse des objectifs (généraux et spécifiques) poursuivis et du champ d’action
EQ
relatif à la mission d’audit à réaliser.
E
U
Selon la norme ISA 300, planifier un audit implique d’établir un plan de mission décrivant la
stratégie générale d’audit adoptée pour la mission et de développer un programme de travail
dans le but de réduire le risque d'audit à un niveau faible acceptable. La planification demande
la participation de l'associé responsable de la mission et des autres membres clés de l'équipe
affectée à la mission afin de bénéficier de leur expérience et de leur apport personnel et de
rendre le processus de planification plus efficace et plus efficient.
Pour notre mission d’audit au CESAG, ce plan se présente comme suit :
Armel NDONG
MPACG 2013-2014
Page 66
Tableau 2 : Plan de mission
Processus audité : processus de recouvrement des créances stagiaires
I.
Objectifs généraux de la mission

Auditer le système de recouvrement des créances du CESAG afin de maximiser le
niveau de règlement des frais de scolarité des stagiaires institutionnels ou individuels
et de réduire le taux d’impayés.

Etudier, vérifier et analyser les différentes étapes du système afin d’aider les
différents responsables intervenants dans ce système à avoir une visibilité des risques
y afférents et à prendre des mesures pour leur traitement.
C
Objectifs spécifiques de la mission
ES
II.
AG
 analyser les étapes du système de recouvrement des créances du CESAG ;
 contrôler les différentes étapes de la procédure de recouvrement ;
 décrire l'organisation et le fonctionnement du système de recouvrement du CESAG ;
collecter et d'analyser les informations disponibles ;
 le processus de recouvrement des créances stagiaires présente une faiblesse humaine
pour son déroulement, un agent pour l’ensemble du processus.
 Amener la direction à plus tenir en compte le processus et l’améliorer, en recrutement
et formant les agents déjà admis ou exerçant à l’instant ;
 identifier les problèmes existants liés au recouvrement des créances ;
 mettre en place un système de contrôle en amont pour éviter les contentieux
 formuler des recommandations pour l'amélioration du système de recouvrement des
créances du CESAG ;
 mettre en place les procédures de recouvrement des créances ;
 évaluer le système de recouvrement. des créances stagiaires du CESAG en analysant
les différents états financiers.
IB
-B
O
LI
E
U
EQ
TH
III.
Champ d’action
Pour cette mission, nous allons nous concentrer sur les directions et services suivants :
 la direction comptable et financière ;
 la scolarité.
Documents à consulter :
Le manuel de procédures et autres documents nécessaires seront consultés selon les besoins.
Source : nous même
Armel NDONG
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Page 67
6.3. Analyse des risques
Le but de l’évaluation du dispositif du contrôle interne est d’avoir une bonne vue du processus
étudié au CESAG.
Pour l’évaluation de risque, parmi tant de méthodes existantes, nous allons choisir la méthode
MIRIS (Maîtrise Interne des Risques et Sécurité), proposé par BERNARD & AL (2010 : 8287), qui analyse les risques selon la démarche pragmatique en situant les responsabilités sur la
base d’une autosuggestion et de la recherche en commun de la adaptées pour l’amélioration du
processus.
L’évaluation du contrôle interne se fera à travers l’identification des risques (ils sont présentés
leur hiérarchisation.
AG
6.3.1.
ES
C
dans le tableau des risques TARI qui constitue notre base de contrôle), leurs identifications et
Identification des risques de recouvrement des créances
-B
Cette paragraphe vise à recensé les risques qui sont susceptible de nuire au bon déroulement du
IB
processus de recouvrement des créances stagiaires du CESAG. Cette identification est recensée
O
LI
dans le tableau suivant.
DR01
DR01
Division
recouvrement
division
recouvrement
Armel NDONG
de
de
de
libellés des risques
R01.1
risque lié à la procédure inadéquate (non-respect des
besoins du client / débiteur due à l'absence de
l'éthique et du manque de formation des agents
entraînant des conflits.
R01.2
risque lié à l’omission de la liste de certains stagiaires
débiteurs due à l’accumulation des dossiers et au
manque de main d’œuvre, pouvant entrainer l’oubli
de certain dossier admis.
R01.3
risque lié à l'absence de procédure préventive de
paiement avant les délais de régularisations due à la
mauvaise gestion des ressources humaines et aux
multiples tâches effectuées par l'agent de
recouvrement, pouvant entrainer des retards de
paiement.
E
DR01
division
recouvrement
code
risque
U
fonctions
EQ
code
fonction
TH
Tableau 3 : Identification des risques de recouvrement
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Page 68
DR01
division
recouvrement
de
de
DR01
division
recouvrement
de
DR01
division
recouvrement
de
DR01
division
recouvrement
DR01
division
recouvrement
R01.8
absence de procédures d'identification de tâches due
à la mise en place rapide du processus de
recouvrement, pouvant entraîner un méli-mélo dans
l'accomplissement des tâches.
de
risque de confusion due aux multiples tâches
effectuées par l'agent de recouvrement pouvant
entraîner des conflits et malversations.
R01.9
division financière
risque lié aux chèques sans provisions due au défaut
R02.10 de paiement et au manque de procédures, pouvant
entrainer une perte financière.
risque lié au défaut de compétence en matière de
R02.11 gestion des litiges due au manque de formation des
agents en matière de gestion des litiges.
risque lié au défaut d'optimisation de la gestion des
ressources humaines due à la gestion serrée des
R02.12
ressources financières pouvant entraîner une
confusion dans les tâches à accomplir.
division comptable
risque lié à la réception tardive des données bancaires
pour contrôle des versements due à l'envoi tardive de
R03.13
la banque entrainant le ralentissement des procédures
de vérification et de contrôle de recouvrement.
division comptable
risque lié au défaut de vérification de l'exhaustivité
des tâches de saisie, d'imputation et de classement
R03.14
due à un délai cours de restitution des données,
entraînant un laissé aller.
division comptable
risque lié à l'absence des procédures d'identification
des clients en cas de litiges et de défaut de paiement
R03.15
(adresse et erroné, déménagement etc…) due au
manque de mise à jour de la base de données client,
E
U
Armel NDONG
EQ
DC03
risque lié au manque de contrôle des tâches à
accomplir due à la mauvaise gestion des tâches,
pouvant entraîner un laissé aller.
TH
DC03
R01.7
O
LI
DC03
risque lié au repli identitaire dû à une discrimination
raciale, et au système d'accueil des clients entraînant
un ralentissement des services.
IB
DF02
R01.6
AG
DF02
ES
DF02
de
R01.5
risque lié aux erreurs sur le montant de la créance des
stagiaires débiteurs, due à la familiarisation agent et
stagiaire pouvant entrainer des inscriptions arbitraires
et une confusion de la personne.
-B
division
recouvrement
C
DR01
R01.4
risque lié à la confusion nominative, due aux
individus portant le même nom, pouvant entraîner
des saisies erronées et des erreurs de pointage lors
des contrôles.
MPACG 2013-2014
Page 69
pouvant entrainer une perte financière.
DC03
division comptable
risque lié à la mauvaise gestion des ressources
R03.16 humaines (démotivation, perte du sentiment
d'appartenance, démission à la chaîne).
DI04
division
informatique
risque lié à l'absence de vérification des programmes
R04.17 due au manque de contrôle, pouvant entraîner le
ralentissement dans l'accomplissement des tâches.
division
informatique
risque lié à l'absence du système de reporting des
incidents qui sont intervenus dans les programmes
R04.18 due au manque de contrôle permanent, de la division
informatique pouvant entraîner un arrêt des activités
financière et comptable, qui en dépendent.
DI04
division
informatique
AG
ES
C
DR04
risque lié au retard d’exécution sur les interventions
due au manque des agents et à l’oubli des agents
exécutant
pouvant
entrainé
un
retard
R04.19
d’accomplissement des tâches en relation avec l’outil
informatique (comptabilité, recouvrement service
financier…..)
IB
-B
Source : nous même
Nous constatons sur la lecture de la matrice, que la majorité des risques que nous avons pu
O
LI
recenser, sont des risques tolérant sous contrôle d’une part vu l’activité et son importance au
TH
sein de l’entreprise.
EQ
D’autre part les risques recensés, sont inacceptables et peuvent être refusé, en mettant en place
un système de prévention des risques, pouvant entraîner une réduction des litiges, conduisant au
E
U
maintien de l’activité financière et à la réduction de l’activité.
Nous recommandons une formation des agents en charge du recouvrement dans tous les rouages
du recouvrement, et de la gestion des litiges, pour face aux nombreuses difficultés que l’on peut
rencontrer en matière de recouvrement.
Cette partie nous a permis de comprendre et d’analyser le recouvrement de façon qualitative et
quantitative pour pouvoir apporter des recommandations fiables, pour l’activité. Tout au long de
notre étude, nous ne pouvons pas parler de facilité dans nos investigations, car l’analyse des
risques et une proposition de cartographie nous semble plus ou moins comme un acquis à la
prévention des risques lié au recouvrement. Cette cartographie est utile à la mise en place d’un
processus de recouvrement fiable.
Armel NDONG
MPACG 2013-2014
Page 70
L’audit du processus de recouvrement des créances conduit à la prise en compte des critères
négligés et pas dans la mesure où un nouveau secteur est mis en activité. Le CESAG en matière
de recouvrement, n’est pas encore au point car l’ensemble moyen du recouvrement ne sont pas
encore mis en place.
Ainsi nous ne pouvons pas dire que le CESAG pratique un recouvrement en tant que tel mais un
paiement de frais d’écolage ou de service rendu.
Une rédaction des procédures du processus de recouvrement et de l’ensemble des tâches à
réaliser dans le processus afin que l’agent seul qu’il soit ait un planning d’activité.
Test de contrôle interne et analyse des risques
ES
C
6.3.2.
Pour ce faire il est important de porter des observations de chacun des agents qui participent au
AG
recouvrement par l’administration d’un questionnaire du contrôle interne, la grille de séparation
de tâches, et le contrôle de l’application permanente des processus pour faire des tests sur le
-B
contrôle interne et analyser les risques.
IB
Prise de connaissance du contrôle interne du recouvrement du
O
LI
6.3.2.1.
CESAG
TH
Cette étape de notre investigation, sera analysée à travers les questionnaires du contrôle interne,
EQ
la grille de séparation des tâches, le diagramme de circulation des procédures qui nous conduira
6.3.2.2.
Le questionnaire du contrôle interne
E
U
à l’élaboration d’une cartographie des risques liés au processus de recouvrement.
Nous avons estimé nécessaire de faire le questionnaire de contrôle interne séparément dans la
mesure où les réponses ne doivent pas correspondre. Ainsi, du DFC au recouvrement en passant
l’agent chargé de l’établissement des factures.
L’importance est de limiter les anomalies et désagréments en matière de recouvrement,
l’auditeur se doit d’apporter des conseils et des analyses de risques qui seront recensés.
L’ensemble des tableaux relatifs aux différents tests seront en annexe.
Armel NDONG
MPACG 2013-2014
Page 71
6.3.2.3.
Forces et faiblesses du processus de recouvrement du CESAG
Le tableau des forces et des faiblesses, montre les accomplissements et les manquements du
processus de recouvrement.
Tableau 4 : forces et faiblesses
FORCES
FAIBLESSES
Comptabilisation des créances du jour au absence du contrôle régulier des comptes clients.
jour.
recouvrement
sont Le service de recouvrement ne dispose pas
d’organigramme clairement défini.
ES
C
Les objectifs de
clairement définis.
Délai de dérogation laissé à l’appréciation du
Département Financier et Comptable et non du
client.
AG
Inciter le client à payer sa dette.
-B
IB
Les contrôles de début d’année réalisé par la La distribution des quitus doit prendre effet en fin
signature du quitus.
d’année.
O
LI
TH
La culture de risque est intériorisée au sein La culture du risque n’est pas très bien appliquée.
de l’institut
E
U
EQ
Toutes les tâches exécutées par la Les tâches du responsable du recouvrement ne sont
responsable chargée du recouvrement sont pas contrôlées.
supervisées.
La responsable chargée du recouvrement est La responsable du recouvrement effectue trop de
associée aux activités de contrôles.
tâche.
La responsable chargée du recouvrement est Absence de ressources humaines au service de
dotée de moyens financiers et techniques recouvrement, faute de la multiplicité des tâches
pour bien mener à bien sa mission.
effectuées par la responsable du recouvrement.
La responsable chargée du recouvrement Absence de manuel de procédure de recouvrement.
met de la rigueur dans la relance et le suivi
des créances et les tâches effectuées.
Le contrôle et le suivi des comptes se font Rapprochement bancaire non regulier.
Armel NDONG
MPACG 2013-2014
Page 72
de façon périodique au
rapprochements des comptes.
moyen
des
La procédure de suivi et de traitement des Aucun reporting des évènements passé en matière
créances anciennes et douteuses permet un de recouvrement pour lutter plus efficacement à la
non régularisation de la créance et survenance des
recouvrement efficace et sûr des créances.
risques quelconque.
Source : nous même
Nous avons constaté un certain nombre de problèmes majeur au CESAG e matière de
ES
C
recouvrement les contrôle n’interviennent que dans la période prescrite dans les modalités de
règlements remis lors du retrait des dossiers et de la rentrée universitaire, prévue chaque mois
La grille de séparation des tâches
-B
6.3.2.4.
AG
d’octobre.
IB
Un des principes fondamentaux et en même temps un des impératifs sur lesquels repose un bon
O
LI
système de contrôle interne (c’est à dire une des conditions pour la mise en œuvre), est
l’organisation au niveau de l’entreprise L’organisation, quelque soient la taille ou le secteur de
TH
l’entreprise, (annexe 2) : pages 96 repose essentiellement sur :
E
U
 la règle de division des tâches.
EQ
 la règle de séparation des fonctions ;
La règle de séparation des tâches vise à ce que chaque personne qui commet une erreur ou une
faute n’a ni la possibilité de la dissimuler ni la possibilité d’en retarder la découverte. Il est en
effet fondamental qu’aucune personne n’exerce à la fois des activités de deux (02) tâches
incompatibles. La séparation de ces tâches est à la base de la fiabilité de tout système de
contrôle interne. Elle permet notamment d’exercer un contrôle réciproque ce qui constitue un
dispositif de sécurité important dans l’entreprise.
Il est à noter aussi que, la grille de séparation des tâches nous a permis de connaître les rôles de
tout un chacun inscrit dans le processus de recouvrement du CESAG.
Armel NDONG
MPACG 2013-2014
Page 73
6.3.2.5.
Contrôle de l’application permanente des processus
Le contrôle interne des recouvrements consiste à analyser les risques inhérents au processus tel
que décrit par le centre mais aussi tel qu’il est pratiqué sur le terrain.
6.3.2.6.
Les objectifs de l’auditeur
En matière de recouvrement, les exigences sont d’autant plus multiples que le domaine audité. Il
est important ici de faire ressortir les évaluations et les modalités d’enregistrement des créances.
Par ailleurs, nous avons distingué les objectifs généraux et les objectifs spécifiques.
Ainsi, comme objectifs généraux nous devons vérifier la conformité aux exigences du
C
référentiel de l’entreprise (normes, textes, règlementations, cahiers des charges, spécifications
AG
ES
du client…).
Vérifier que les dispositions organisationnelles (processus et opérationnelles (procédures,
-B
instructions, etc…) sont établies, connues comprises et appliquées.
IB
Vérifier l’efficacité des domaines audités c’est-à-dire son aptitude à atteindre les objectifs.
progrès.
O
LI
Identifier les pistes d’amélioration et des recommandations pour conduire l’entreprise vers le
TH
Conforter les bonnes pratiques observées pour encourager les équipes et capitaliser ces
EQ
pratiques dans l’entreprise.
U
Les vérifications effectuées en matière d’objectifs spécifiques sont relatives aux différents types
E
de débiteur aux engagements signés, ainsi, ces objectifs répondent au principe de réalité,
d’évaluation.se traduisant par les objectifs suivants :
•
autorisation ;
•
sécurité ;
•
enregistrement.
Chaque objectif est apprécié en fonction du type de créances et du type d’inscription des
stagiaires.
Armel NDONG
MPACG 2013-2014
Page 74
Tableau 5 : objectifs principaux
Les types de
créances
Les objectifs
autorisation
Nouveaux stagiaires
Anciens stagiaires
Stagiaires
institutionnel
AG
ES
C
S’assurer de
S’assurer que les
S’assurer que les
l’admission des
débiteurs ont retiré
débiteurs son prise en
débiteurs au sein du
leurs quitus.
charge.
centre.
S’assurer que les
S’assurer que les prises
S’assurer que les
quitus ont été signés.
en charge sont fiables.
S’assurer que les
S’assurer que
débiteurs admis sont à
mesure de payer.
quitus sont traités pour l’organisation paiera les
S’assurer de
que le débiteur puisse
frais de scolarité du
l’application rigoureuse
régler ses frais de
stagiaire.
des processus de
scolarité.
S’assurer de
S’assurer que le
l’établissement de la
recouvrement.
S’assurer de
débiteur est pris en
facture proforma.
charge.
l’établissement de la
facture proforma.
S’assurer que le
débiteur n’est pas sous
réserve.
S’assurer de l’envoi de
S’assurer de l’envoi
S’assurer de l’envoi de
la facture proforma.
des lettres et des
la facture proforma.
modalités de paiement S’assurer qu’il n y a pas
S’assurer que les
débiteurs acceptent les
aux tuteurs.
de retard de mise en
conditions d’admission. S’assurer du règlement
place du budget.
des obligations du
S’assurer que les tarifs
S’assurer de la sincérité
quitus.
sont adaptés à leurs
du débiteur.
bourses.
S’assurer que les
Vérifier
que
les
Vérifier que les
comptes ont été créés. comptes ont été mise à comptes ont été mises à
Enregistrement
des jour
jour et leurs créations.
créances.
Enregistrement
Enregistrement
des créances.
des créances.
IB
-B
O
LI
sécurité
E
U
EQ
TH
enregistrement
Source : nous même
6.4. Phase d’exécution
Cette phase fait beaucoup plus appel aux capacités d'observation, de dialogue et de
communication. Se faire accepter est le premier impératif de l'auditeur, se faire désirer est le
Armel NDONG
MPACG 2013-2014
Page 75
critère d'une intégration réussie. C'est à ce stade que l'on fait appel aux capacités d'analyse et au
sens de la déduction. C'est, en effet, à ce moment que l'auditeur va procéder aux observations et
constats qui vont lui permettre d'élaborer la thérapeutique. Poursuivant notre image bucolique,
nous pouvons dire que c'est à cette phase que se réalise alors la mission d'audit.
6.4.1.
Programme de vérification
Il représente la procédure à adopter pour la mise en œuvre de notre mission d’audit surtout le
déroulement du plan de mission, ceci en termes de document à consulter, des informations à
collecter ainsi que leur période de réalisation. Il a été réalisé selon les exigences de la norme
2240 de l’audit interne de l’IFACI. Ainsi nous allons présenter les tâches relatives à chaque
C
objectif du plan de mission.
AG
ES
Tableau 6 : programme de vérification
Domaine à contrôler
Poste ou document lies à
d’admission
Liste d’admission délivré
- s’assurer que l’ensemble des
Vérification
par la scolarité et relevé
stagiaires facturés sont dans les
admissions
des notes pour les anciens
conditions d’entré au CESAG ;
exhaustive
des
U
EQ
et factures proforma
Vérifications effectués
TH
Fichier
Objectifs d’audit
O
LI
l’activité
IB
-B
PROGRAMME DE TRAVAIL ET DE VERIFICATION
stagiaires
facturés
Relevés d’inscription
ont
honoré
E
- s’assurer que l’ensemble des
leurs
engagement ;
Compte des stagiaires
- s’assurer que les états financiers
sont établis correctement avec la
Vérification
des
bases
de
données des inscriptions ;
balance des comptes ;
Etats financiers
Comptes stagiaires
Balance des comptes
- vérifier les annexes aux états
financiers et s’assurer que les
Vérification
rapports ont été effectués ;
soldes des recouvrements des
arithmétique
créances ;
- Etablir les lead schudles (actif,
Armel NDONG
MPACG 2013-2014
Page 76
des
passif, perte et profit)
Rapprochement bancaire ;
Pointage ;
S’assurer que ces créances sont
effectives et sont réellement dans
les comptes du CESAG ;
Débiteurs divers
Analyse
- stagiaires décédés ;
de
l’évolution
des
reprises de la régularisation des
- règlement en cours de
remboursements ;
traitement ;
ES
C
Confirmation ;
Rapprochement ;
AG
Pointage.
-B
Création des comptes ;
S’assurer
que
les
comptes
Evaluation des écarts ;
stagiaires sont créés et ventilés de
IB
Ventilation des comptes ;
Contrôle
leur paiement
soldes ;
O
LI
Tenue des comptes
Rapprochement ;
TH
Suivi des comptes
arithmétique
Pointage.
EQ
Source : nous même
Les recouvrements amiables
E
U
6.4.1.1.
L’impayé survient lorsque votre client n’a pas réglé sa facture à la date convenue. Une facture
est établit suivant un accord de paiement des modalités de règlement sont établit et doivent être
respecté.
Dans la mesure où impayé survient, l’organisation est confronté à une situation où elle doit face
à une décision liée à son client.
Deux solutions de présente :
•
les actions de recouvrement amiable ;
Armel NDONG
MPACG 2013-2014
Page 77
des
•
les actions de recouvrement judiciaire.
Les actions de recouvrement amiable ne sont que des stratégies de conservation des clients en
mettant en œuvre des préventions et des rappels, des avis de retards de paiement, par des lettres
de relance, en matière de recouvrement amiable et par des injection de payer en matière de
recouvrement judiciaire.
La technique la plus utilisée en milieu académique est l’action de recouvrement amiable, les
établissements de formation évite des contre publicité de leur mode de management, pour ce
faire ils optent pour la conservation de leurs clients.
Ainsi, les lettres de relance sont envoyées, la lettre de relance revêt un caractère non-
C
contentieux. Rédigée de manière courtoise, ce courrier permet de faire remarquer au débiteur
ES
que la facture qui lui avait été adressée reste impayée.
AG
Elle peut être envoyée par courrier simple remise à main propre et ne constitue pas un préalable
obligatoire à une future action de recouvrement.
-B
IB
Cette lettre fait état du de paiement ou de l’impayé du montant, elle est toujours établit en
O
LI
fonction du retard et du non-respect des engagements.
La relance peut être faite sous plusieurs formes, elle est une prévention de non-paiement et
TH
d’impayé. Pour ce faire l’agent de recouvrement se doit d’avoir l’ensemble des renseignements
ne sont pas transmise aux stagiaires mais à leurs bailleurs.
U
téléphone ;
•
lettre de relance ;
•
assignation au tuteur.
6.4.1.2.
E
La relance peut être faite par :
•
EQ
du stagiaire, qui est en charge des frais de règlement, les adresses des tuteurs, ainsi, les relances,
La procédure des recouvrements de créance stagiaire du CESAG
Le recouvrement est mis en œuvre pour palier au problème de trésorerie, rencontré dans le
déroulement des activités comptables. Le recouvrement au CESAG respect une forme de
procédure qui est conçue pour faire face aux situations d’impayé, au retard de paiement et autre.
Armel NDONG
MPACG 2013-2014
Page 78
La procédure de recouvrement des créances stagiaires du CESAG est réalisée en plusieurs
étapes qui sont :
 convocation des stagiaires débiteurs ;
 la relance ;
 coordination des relances ;
 conception des badges,
 conception des cartes d’accès ;
 vérification des cartes d’accès.
 lettre de dérogation.
ES
C
 Convocation des stagiaires débiteurs
La convocation des stagiaires débiteurs est réalisée dans la limite des dates de paiement de la
AG
portion des frais à régulariser à cette date. Le responsable du recouvrement, rappel à l’ensemble
des étudiants ayant un impayé ou un retard de paiement de bien passé régulariser leur solde.
IB
-B
 Relance
O
LI
La relance comme précédemment définie, est une procédure qui peut se faire en plusieurs étape
au CESAG les lettres de relance sont établit en trois exemplaire et envoyé à chaque fois que le
EQ
 Coordination des lettres de relance
TH
stagiaire ne se manifeste pas, rappelant les sommes dues et la date de recouvrement.
au débiteurs et fait une liaison de convocation.
E
U
Cette étape est réalisée par le chargé de recouvrement qui s’assure que les lettres sont parvenues
L’agent chargé de recouvrement s’assure de leur destination et de leur distribution pour mettre
en place la procédure de réception des stagiaires dont la situation est critique.
 Conception des badges
Les conceptions des badges sont effectuées dès le premier paiement c’est-à-dire le paiement de
la moitié des frais d’écolage.
 Conception des cartes d’accès
Armel NDONG
MPACG 2013-2014
Page 79
Les cartes d’accès sont établit selon les versements et font mention de cachets de paiement des
traite 50%, 25%, 25%, cette conception est aussi faite par l’agent de recouvrement.
 Vérification des cartes d’accès
Les dates de contrôle sont parfaite établit en fonction des prévisions du centre et des besoins de
la trésorerie, elle ne représente en rien un arrêt de l’accès dans l’enceinte mais une prévention au
recouvrement. Cette vérification est effectuée par l’agent de recouvrement.
 Lettre de dérogation
ES
C
Les lettres de dérogation sont établit en fonction de retard de paiement des stagiaires les
demande de dérogation sont déposé chez l’agent de recouvrement qui les transmets au DFC
Analyse
AG
pour approbation, et après cette étape, l’agent de recouvrement les distribues.
-B
Nous avons constaté tout au long de notre mission que l’agent de recouvrement est engagé dans
IB
plusieurs tâches, qui parfois demande un déplacement de cet agent vers les lieux de contrôle.
O
LI
Les tâches effectuées par l’agent de recouvrement que nous avons relevées sont :
 conception des cartes d’accès ;
 distribution des cartes d’accès ;
E
 gestion des litiges.
U
 contrôle et vérification des paiements ;
EQ
TH
 recouvrement ;
Ces différentes charges fragilisent le recouvrement et peuvent être support de risques de
confusion, les charges effectuées par l’agent de recouvrement ne sont pas des moindres elles
nécessitent de la concentration et de la maitrise de soi pour être effectuées.
La procédure de recouvrement appliqué au CESAG est incomplète car la gestion de litige n’est
pas mise en place et les moyens d’analyse des différents des stagiaires.
Armel NDONG
MPACG 2013-2014
Page 80
6.4.1.3.
Analyse statistique des risques de recouvrement des créances
L’analyse statistique nous conduira à la compréhension de l’évolution des créances et à apporter
des recommandations en ce sens. Une analyse statistique est un constat chiffré et schématique
des données recueillies des documents du recouvrement.
6.4.2.
Analyse et interprétation de l’état des créances
Cette analyse nous permet de vérifier et de comparer les états de recouvrement sur une période,
avoir une vue sur les écarts de versement entre les différentes instituts au CESAG.
Tableau 7 : Situation des encaissements globaux du CESAG 2011-2012
C
MONTANT TOTAL
RECOUVRABLE
CESAG
TOTAL ENCAISSE
ECARTS DES
ENCAISSEMENTS
ISMEO
939 920 000
877 991 807
61 928 193
ISCBF
1 041 745 000
1 018 910 000
22 835 000
ILIF
69 000 000
59 120 000
9 880 000
ISMS
150 000 000
142 340 000
7 660 000
AG
ES
INSTITUT
IB
-B
O
LI
TH
Etat des créances 2011-2012
1200
1041745000
1000 939920000
E
Millions
Figure 4 : état des créances 2011-2012
U
EQ
Source : CESAG (2012)
1018910000
877,991807
recouvrement
800
montant total recouvrable
encaisse
ecarts
600
400
150000000
200
61,928193
Armel NDONG
0
ISMEO
142340000
[VALEUR]00000059120000
MPACG
2013-2014
22835000
ISCBF
institut
ILIF
9880000
7660000 Page
ISMS
81
Nous constatons, sur ce graphique, que les créances ne sont pas recouvrées à 100% vu les
différents écarts.
L’état des créances de 2011 à 2012 montres que l’ISCBF, a le recouvrement le plus élevé, cela
peut être dû à différences existantes sur les effectifs. Nous pouvons dire ici que cette institut
dans la mesure du possible propose soit plus de formation que les autres ou a plus de stagiaires
inscrits que les autres instituts.
Les deux premiers instituts ont une forte élévation de leur taux de recouvrement également par
apport à la filière licence, qui n’est pas présente dans les deux autres.
ES
C
En outre, nous constatons que les écarts positifs sont dus non seulement du fait que le
AG
recouvrement ne soit pas effectifs mais aussi que les prévisions ne reflète pas la réalité c’est-àdire que certaine réclamation des étudiants n’aboutissent pas et sont parfois obligés de se faire
-B
rembourser ou de geler leurs avoir pour l’année suivant.
IB
Les écarts de redevance, sont le plus souvent par un abandon des engagements des bailleurs
O
LI
trouvant que le coup est très élevé, d’autre part les mariages précipités de certaine communauté,
laissant au dépourvu l’apprentissage académique.
TH
EQ
Tableau 8 : Situation des encaissements globaux du CESAG 2012-2013
MONTANT A
ENCAISSER
MONTANT
ENCAISSE
ENCARTS DES
ENCAISSEMENTS
ISMS
108 000 000
138 120 000
+ 30 120 000
ILIF
66 365 000
67 365 000
+ 1 000 000
ISCBF
1 309 480 090
1 288 309 635
21 170 455
ISMEO
1 014 315 300
959 401 130
54 914 170
E
U
INSTITUT
Armel NDONG
MPACG 2013-2014
Page 82
Recouvrement
Millions
Etat des creances 2012-2013
3000
2500
2000
1309,48009 1288,309635 1014,3153
1500
959,40113
1000
C
0
ecarts
ILIF
ISCBF
ISMEO
108000000
66365000
1309480090
1014315300
138120000
67365000
1288309635
959401130
30120000
1000000
21170455
54914170
Instituts
-B
montant a encaisser
montant encaisse
ecarts
IB
54,91417
21,170455
ISMS
AG
montant encaisse
30,12
ES
montant a encaisser
66,365
67,365
[VALEUR]000000
108 138,12
500
O
LI
Le constat est le même pour l’état des créances de 2012-2013
TH
U
EQ
Tableau 9 : Situation des encaissements globaux des frais de scolarité des étudiants du
CESAG 2013-2014
MONTANT A
ENCAISSER
MONTANT
TOTAL ENCAISSE
CESAG SANTE
114 000 000
91 150 000
22 850 000
CESAG GRANDE
ECOLE
421 325 000
318 715 000
102 610 000
CESAG BF-CCA
614 430 000
593 298 701
21 131 299
CESAG PRO
561 585 000
528 924 093
32 660 907
CESAG EXECUTIVE
579 940 000
439 093 000
140 847 000
PROJETS
AUTONOME
175 610 000
176 125 000
+515000
MBAIP
163 080 000
82 725 550
80 354 450
Armel NDONG
MPACG 2013-2014
ECART SUR
ENCAISSEMENT
E
DEPARTEMENTS
Page 83
état des créances 2013 - 2014
700 000 000
lrecouvrements
600 000 000
500 000 000
400 000 000
300 000 000
200 000 000
100 000 000
CESAG SANTE
ES
C
CESAG
GRANDE
ECOLE
CESAG PRO
CESAG
PROJETS
EXECUTIVE AUTONOME
MBAIP
departements
MONTANT TOTAL ENCAISSE
AG
MONTANT A ENCAISSER
CESAG BFCCA
ECART SUR ENCAISSEMENT
-B
Nous pouvons dire qu’au détriment des précédentes appréciations, la valeur de la créance est
IB
plus élevée dans les départements présentant des programmes de Master dont le CESAG
O
LI
EXECUTIF et le CESAG BF-CCA, due à la croissance des effectifs d’une part et des coûts
TH
inférieurs par rapport aux autres départements offrant une formation du deuxième cycle, d’autre
part par le manque d’information des procédures de recouvrement aux bailleurs.
EQ
E
U
Recommandation
Il est souhaitable, pour le bon déroulement du recouvrement, que des engagements soient non
seulement adressés aux stagiaires mais aussi aux bailleurs car il est préférable, de connaître sur
quelle période, le bailleur pourra payer selon les programmes.
6.5. Phase finalisation
Cette phase exige également et avant tout une grande faculté de synthèse et une aptitude
certaine à la rédaction, encore que le dialogue ne soit pas absent de cette dernière période.
L'auditeur va cette fois élaborer et présenter son produit après avoir rassemblé les éléments de
sa récolte : c'est le temps des engagements et de la planification.
Armel NDONG
MPACG 2013-2014
Page 84
6.5.1.
Rapport d’audit
Date de l’audit : 03 octobre 2014 réunion de clôture le 31 octobre 2014
Processus concerné : audit du processus de recouvrement des créances stagiaires.
Référentiel(s) :
Norme ISO 9001 : 2008 intranet, qualité et ensemble des processus et
procédures du système qualité.
Objectifs de l’audit :
vérifier l’application du ou des procédures concerné(s) pour définir des pistes
d’amélioration
vérifier la prise en compte des pistes d'amélioration indiquées lors de l'audit interne
ES
C
précédent.
vérifier et soulever la non-conformité majeure signalée lors de l'audit interne précédent.
AG
mise en œuvre des actions correctives et/ou préventives des audits précédents.
-B
6.5.1.1.
Compte-rendu pour la Direction
IB
O
LI
Conclusion
L’audit s’est déroulé dans un climat de confiance entre l’auditeur et les différents audités. Les
TH
entretiens ont été menés sur les lieux de travail habituels des audités ce qui a facilité la
permis à l’auditeur de comprendre le déroulement
EQ
recherche et la présentation des documents pour « bénéfices » de preuves. Les entretiens ont
des activités des audités, le mode de
E
U
fonctionnement des processus de recouvrement.
Ce qui a permis d’orienter les investigations sur des points de questionnements selon la logique
d’amélioration continue du processus de recouvrement des créances stagiaires et d’offrir à
l’auditeur un meilleur aperçu de l’organisation de son établissement d’accueil. Toutefois, il a
fallu à plusieurs reprises établir un consensus avec les différentes personnes auditées pour
valider les différents écarts afin de mieux définir le type de catégorie.
Cet audit a permis de vérifier les procédures et l’efficacité du processus de recouvrement des
créances stagiaires du CESAG.
L’amélioration et sa gestion en terme de mise à jour, d’analyse et d’efficacité et donc de
conformité aux exigences de la norme.
Armel NDONG
MPACG 2013-2014
Page 85
Efficacité du processus et amélioration continue
La prise en compte des constats des audits précédents (mémoires rédigés en matière de
processus de recouvrement) et la mise en place d’actions correctives et curatives permettra
l’amélioration du processus. L’efficacité de celui-ci est à ce jour satisfaisant et la boucle
d’amélioration suit son processus jusqu’à sa mise en place.
Domaines requérant l’attention de la Direction
Les rapprochements bancaires plus précisément les états financiers.
6.5.1.2.
Définition des constats d’audit
C
AG
ES
Non-conformité majeure (NCM)
Absence de manuel de procédure ou encore défaut de mise en œuvre ou de maintien d’une ou
plusieurs exigences du processus de recouvrement des créances, ou situation qui sur la base de
-B
preuves objectives soulèverait des doutes significatifs sur l’aptitude du processus à respecter :
IB
la politique, les objectifs ou les engagements publics du CESAG ;
O
LI
la conformité aux exigences réglementaires à un processus de recouvrement
TH
applicables ;
la conformité aux exigences du référentiel de l’audit ;
absence de personnel dans service de recouvrement.
E
U
EQ
politique de recrutement faible ;
Non-conformité mineure (NCm)
L’anomalie causée par la surveillance continue à l’entrée, et les problèmes de virement non
confirmé par la BCEAO à temps, et la réception des chèques sans provision.
Situation indicative d’une faiblesse du processus de recouvrement des créances, qui n’a pas eu
d’impact significatif sur le fonctionnement du processus ou sur la qualité des prestations mais
qui nécessite des actions correctives pour assurer la pérennité et l’aptitude future du processus.
Action curative demandée (ACD)
Manque agents de recouvrements pour la bonne conduite du processus.
Armel NDONG
MPACG 2013-2014
Page 86
Situation nécessitant une correction sans pour autant traduire une défaillance ou une faiblesse
du processus de recouvrement du CESAG, et dont la nature ne justifie pas l’engagement d’une
recherche des causes et d’actions correctives.
Opportunité d’amélioration (OA)
Le processus n’est pas conforme aux critères de l’audit. Le constat constitue une opportunité
d’amélioration pour le processus ou l’institution.
Piste
Le prochain audit devra s’orienter sur la rédaction, l’applicabilité et le respect des procédures de
recouvrement des créances.
ES
C
Référentiel documentaire
AG
6.5.1.3.
Les états financiers des cinq (05) dernières années ;
-B
Les rapports de recouvrement des cinq (05) années ;
IB
Les reçus de paiement.
O
LI
Norme ISO 9001 : 2008 intranet, qualité et ensemble des processus et procédures du
système qualité.
6.5.1.4.
Synthèse de l'audit
E
Audit du : processus de recouvrement des créances stagiaires
U
EQ
TH
Norme ISA 300 : planification d’un audit états financiers
Procédure d’ « amélioration » (chapitre 8 de la norme ISO 9001 : version 2008)
Audit de suivi : processus de recouvrement des créances
Procédure « maîtrise des enregistrements » et « maîtrise des documents » (chapitre 4 de la
norme ISO 9001 : version 2008).
Armel NDONG
MPACG 2013-2014
Page 87
6.5.2.
FAR relative à la transmission de l’information aux stagiaires débiteur
Tableau 10 : FAR relative à l’entretien des stagiaires
Feuille d’Analyse de risques (FAR)
Papier de travail
FAR N°1
Risque identifié : mauvaise transmission de l’information aux stagiaires lors de leur
convocation
Constats :
absence et non-respect des engagements par les stagiaires faute de gaspillage des
fonds destinés à la scolarité (usage personnel) ;
un certain nombre de stagiaires présente un comportement d’irresponsabilité.
ES
C
Cause :
AG
absence de dispositif de contrôle permettant de contrôler l’information auprès des
tuteurs des stagiaires ;
Conséquences :
O
LI
non-respect des engagements ;
IB
-B
absences de suivi des tuteurs sur leur investissement.
baisse du fonds de roulement de l’institut ;
TH
baisse rendement des stagiaires au cours pour cause d’absence.
EQ
Recommandation :
U
DFC doit mettre en place un dispositif permettant d’avoir une communication directe
E
avec les tuteurs ;
inciter les parents à pratiquer un suivi de recouvrement créance de leur enfant ;
Etabli par : Armel NDONG
Approuvé par : le responsable du recouvrement
Source : nous même
Armel NDONG
MPACG 2013-2014
Page 88
6.5.3. FAR relative au fonctionnement du service de recouvrement
Pendant notre mission d’audit des processus du recouvrement des créances stagiaires étudié,
nous avons identifiés un problème au niveau du fonctionnement du service de recouvrement. La
FRAP suivant présente le problème.
Tableau 11 : FAR relative au fonctionnement du service de recouvrement
Feuille d’Analyse de risques (FAR)
Papier de travail
FAR N°2
Risque identifié : ralentissement du processus de recouvrement des créances
Constats :
C
absence et manque de formation du personnel de recouvrement ;
ES
procédure lourde, et instable du processus de recouvrement ;
contrôle effectué sans préavis.
AG
-B
Cause :
manque de personne impliqué dans le processus de recouvrement ;
IB
trop tâche effectuée par le seul agent de recouvrement ;
O
LI
manque de coordination en le service de scolarité, le service de recouvrement et la
caisse.
sanction aléatoire ;
EQ
TH
Conséquences :
discorde entre les différents services ;
U
démission du personnel en échelle.
E
Recommandation :
avoir un suivi de recouvrement dans l’ensemble du processus des services impliqué par
le recouvrement des créances ;
embaucher du personnel formé dans le domaine du recouvrement ;
fidéliser le personnel exerçant et formaliser les procédures de recouvrement des
créances.
Etabli par : Armel NDONG
Approuvé par : le responsable du recouvrement
Source : nous même
Armel NDONG
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Page 89
Analyse
Nous avons constaté dans un premier temps que le service du recouvrement du CESAG n’est
pas un service en tant que tel mais un agent détaché de la DFC qui effectue une multitude de
tâches, parfois l’obligeant à quitter son poste comme le montre la grille, sur l’ensemble des
tâches que l’agent de recouvrement effectue.
Recommandation
Après réflexion, il est nécessaire que la division recouvrement soit un service constitué des
agents effectuant des tâches spécifiques, au recouvrement, c’est- à-dire, qu’une personne ne sera
plus chargé d’effectué toutes les tâches mais plusieurs ; la rédaction des lettres de relance ; la
réception des stagiaires ; la distribution des dérogations et le contrôle continue des entrées.
ES
C
Nous souhaitons aussi, que ce service de recouvrement qui est le plus sensible de l’entreprise est
AG
aussi un agent psychologue qui sera en charge d’établir les relations entre les bailleurs et les
stagiaires. Cette solution que nous proposons permettra dans un premier temps de prévenir et de
-B
géré certain risque lié au recouvrement.
IB
L’agent psychologue rendra l’ensemble des rapports à la direction qui lui transmettra les
O
LI
solutions et sera chargé de délivrer ou non des dérogations après entretien avec les bailleurs.
E
U
EQ
TH
Armel NDONG
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Page 90
AG
ES
C
-B
IB
CONCLUSION GENERALE
O
LI
E
U
EQ
TH
Notre étude nous a permis d’analyser de for en comble les outils utilisés par le CESAG dans le
processus de recouvrement et de mettre en pratique, nos connaissances en matière d’Audit de
Gestion et de déceler les problèmes existants en matière de recouvrement dans l’entité audité.
Cette apprentissage pour nous a été plus que nécessaire, dans la mesure où nous avons délimité
l’approche de l’audit en fonction des risques et de la revue des dossiers soumis à notre
appréciation, certes notre tâche ne fut pas facile dans la mesure où un travail d’audit nécessite
une autorisation des plus hautes instances pour être mené.
Sur ce plan de gestion des risques, nous avons proposé un plan de risque à couvrir pour une
conduite du plan de recouvrement sur la borne des 97% des stagiaires, sur la mise en place des
recommandations proposé et de l’analyse apporté sur le déroulement de notre étude.
ES
C
Le risque inhérent à cet octroi de crédit s’impose donc aux entreprises qui selon leur taille, leur
AG
profil de clientèle et leur stratégie réalisent un effort plus ou moins grand pour le contrôler. La
gestion de risque client est un paramètre d’amélioration et de maintien de la situation financière
-B
d’une entreprise. En effet, « une bonne gestion des risques favorise l’accélération des flux de
trésorerie provenant des règlements des factures clients, à échéance ou en souffrance »
IB
(DARSA, 2010 : 64).
O
LI
L’outil essentiel de gestion des risques repose sur la capacité à déceler les anomalies liées au
EQ
TH
fonctionnement ou à l’activité des entreprises.
L’audit des processus est l’un des moyens qui peut faire face à de telles situations, prendre en
U
compte l’ensemble des éléments courant au processus n’est peut-être pas moyen de freiner les
E
risques, mais de les limités.
Ainsi, face à une telle situation, la nécessité d'opérer de profonds changements afin de rétablir la
rentabilité de l'entreprise se fait sentir. Sans doute, la mise en place d'un dispositif à même de
maîtriser les risques liés au recouvrement contribuerait certainement à l'atteinte des objectifs.
C'est dans ce contexte que nous nous sommes proposé d'évaluer la maîtrise des risques liés au
recouvrement des stagiaires mise en place par le CESAG, en proposant une cartographie des
risques liés au processus de recouvrement.
Il est important ici de noter que la division de recouvrement dans l’accomplissement de sa tâche
de prévention, dans le cadre de l’envoi des lettres de relances ne plus attendre les délais avant
l’envoi des de ces lettres. Le système d’affichage unique ne démontre en rien une prévention car
Armel NDONG
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Page 92
cette opération se doit d’être individuelle une lettre remise à chaque stagiaire, et un mail aux
bailleurs semble plus qu’efficace à la procédure que nous avons observé durant notre mission.
Notre constat a aussi été fait sur la variation des procédures opérées de 2009 à 2014 ce que nous
a permis de comprendre que le CESAG n’avait pas une procédure de recouvrement formalisée
mais variée selon les observations des autorités.
Cette variation de fonctionnement, présente un risque majeur pour l’agent de recouvrement qui
effectue plusieurs tâches à la fois, dans la mesure où le sentiment de confusion se présente.
Avoir une procédure de déroulement des tâches permet de vérifier plus facilement en cas de
contrôle de vérifier les tâches effectuées et de suivre le fonctionnement des agents.
AG
ES
C
IB
-B
O
LI
E
U
EQ
TH
Armel NDONG
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AG
ES
C
IB
-B
ANNEXES
O
LI
E
U
EQ
TH
Annexe 1 : Organigramme du CESAG
AG
ES
C
LI
IB
-B
TH
O
U
EQ
E
Source : CESAG
Armel NDONG
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Annexe 2 : La grille de séparation des tâches
L’objectif de ce contrôle est de s’assurer que les séparations des fonctions sont effective et bien
ordonnées.
Tâches
Natures
Acteurs
stagiaire scolarité facturation DFC caissier SDC recouvrement
Retrait
x
du A
quitus
x
Traitement du En
quitus
x
C
d’admission
A
AG
Etablissement
x
ES
des documents
C
Présentation
-B
de la facture
x
pro-forma
IB
TH
x
A
O
LI
Autorisation
d’inscription
de EX
compte
E
U
stagiaire
Etablissement
x
EQ
Création
x
A
de la facture
définitive
Paiement de la EX
x
première de la
tranche
x
Réception des A
fonds versés
Armel NDONG
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Page 96
x
Emission de la EX
dette
x
Autorisation de A
x
la dette
Demande
x
de A
dérogation
x
Autorisation de A
la dérogation
x
Réception des C
de
reçus
des C
de
x
des C
En
x
TH
des fiches
x
U
EQ
x
Conception des EX
cartes scolaires
E
Contrôle
x
O
LI
renseignements
Enregistrement
x
IB
Contrôle
x
-B
paiement
AG
Contrôle
ES
dérogation
C
fiches
des C
x
cartes
x
Conception des EX
cartes d’accès
Contrôle
x
des C
cartes d’accès
Versement des
x
x
exigibilités
Armel NDONG
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Contrôle
x
des C
x
exigibilités
Contrôle
x
des C
réclamations
Source : nous même
A : Autorisation
C : Contrôle
En : Enregistrement
EX : Exécution
AG
ES
C
IB
-B
O
LI
E
U
EQ
TH
Armel NDONG
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Page 98
Annexe 3 : test de permanence
Le test de permanence permet de vérifier les exécutions réalisées dans le processus de
recouvrement.
Tâches
Natures
Acteurs
stagiaire
C
oui
DFC
oui
oui
Caissier
non
oui non
non
non
oui non
C
SDC
Recouvrement
oui
non
oui
non
non
oui
non
non
oui
non
x
oui
non
oui non
oui
non
oui
non
oui non
x
C
vérification de la C
facture
oui
oui non
non
oui non
non
oui non
non
non
oui non
oui
non
oui
non
oui non
x
oui
non
oui
oui non
oui
non
non
oui non
x
non
oui non
oui
non
oui
non
oui non
non
oui non
oui
oui
non
x
non
oui
non
x
oui
non
non
oui
oui
non
oui
non
non
oui
non
E
U
oui
non
x
EQ
EX
oui
oui
x
x
TH
non
oui
x
x
oui
vérification des
comptes créés
oui
O
LI
C
suivi des
comptes
oui
IB
oui
oui
x
-B
vérification des C
reçus de
paiement
non
AG
A
oui
ES
pro-forma
vérification du
versement du
montant exigible
Facturation
x
Vérification de
l’admission
contrôle et
traitement des
quitus
Scolarité
C
contrôle des
comptes
x
oui
non
oui non
oui
non
oui
x
non
oui non
oui
Source : nous même
Armel NDONG
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Annexe 4 : Guides d’Entretien
Guide d’entretien avec le Directeur Comptable et Financier
1. Quels sont les objectifs prioritaires en matière de recouvrement qui vous sont assignés
par la Direction Générale ?
2. Pensez-vous que la pratique de l’audit interne a une influence sur la performance de la
gestion de recouvrement ?
3. Disposez-vous d’un manuel de procédures pour le recouvrement des créances ?
4. Quels sont les procédures établies dans votre institution concernant la gestion du
recouvrement des créances ?
C
ES
5. Ces procédures sont-elles formalisées en termes de manuel ?
AG
6. Pouvez-vous nous les décrire ?
7. Comment vérifier vous l’application de ces procédures ?
-B
8. Quelles sont les difficultés rencontrées lors de l’exécution de ces procédures ?
IB
O
LI
9 Quelles sont leurs causes ?
10. Quelles sont leurs conséquences ou leurs impacts
TH
11. Les agents placés sous votre responsabilité ont-ils une notion sur le contrôle interne ?
EQ
12. Quelles sont vos suggestions quant à l’amélioration de ces procédures ?
E
U
Guide d’entretien avec la responsable chargée du recouvrement
1. Les objectifs du recouvrement des créances vous ont été clairement définis ?
2. Vous disposez d’un manuel de procédure pour l’accomplissement de votre tâche ?
3. Pouvez-vous nous décrire votre procédure de recouvrement des créances ?
4. Existe-t-il un calendrier retraçant les différents périodes de recouvrement des créances ?
5. Le portefeuille client est-il régulièrement mises à jour ?
Armel NDONG
MPACG 2013-2014
Page 100
6. Existe-t-il une remonté de l’information au niveau de la hiérarchie ?
7. Sous quelle forme ces informations parviennent-elles à la hiérarchie ?
8. Quelles sont les difficultés que vous rencontrez lors de l’exécution de votre tâche ?
9. Quelles sont vos suggestions pour alléger ces difficultés ?
Guide d’entretien avec le responsable de la trésorerie
1. Disposez-vous d’un manuel de procédures ?
2. Quelles sont vos attributions ?
ES
C
3. Les informations émanant du service recouvrement vous parviennent-elles à temps ?
4. Existe-t-il un suivi des clients s’acquittant de leurs créances via les avis de crédit ?
AG
5. Quel est l’impact d’une baisse de recouvrement sur la trésorerie de l’institution ?
-B
6. Quelles sont les actions menées-vous pour y remédier ?
IB
Guide d’Entretien au responsable de la facturation
O
LI
1. Existe-t-il un manuel spécial adapté au processus de facturation ?
3. Quelles sont vos attributions ?
TH
2. Pourquoi a-t-on mis en place la facturation ?
5. Sur quelle base le stagiaire est-il facturé ?
E
Source : nous même
Armel NDONG
U
6. A quel moment le processus de facturation prend forme ?
EQ
4. Quelle est le lien existant entre la facturation et le recouvrement ?
MPACG 2013-2014
Page 101
Annexe 5 : lettre de relance
AG
ES
C
IB
-B
O
LI
E
U
EQ
TH
Armel NDONG
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Page 102
Annexe 6 : facture proforma
AG
ES
C
IB
-B
O
LI
E
U
EQ
TH
Armel NDONG
MPACG 2013-2014
Page 103
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ES
C
IB
-B
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