La cellule active est le nom donn la cellule qui est prte recevoir du

Excel 2003 – Résumé
( Claude Meyer
« Excel 2003 » est un tableur permettant de créer des tableaux contenant des données (texte,
nombres, dates, ...). Les valeurs chiffrées peuvent être calculées au moyen de formules afin
d’obtenir le résultat d’une somme, d’une moyenne, ... Les données calculées peuvent provenir de
différentes feuilles.
Le logiciel offre la possibilité de représenter des graphes, de gérer des bases de données, de trier
les données, de créer des « macros » afin de réaliser des tâches automatisées ...
• La fenêtre Excel
Quand Excel est lancé, la fenêtre affichée à l’écran est la suivante :
Les différentes
barres :
A) de titre
B) de menu
C) d’outils standard
D) de mise en forme
En-têtes de colonne
En-têtes de ligne
Onglets des feuilles
Barres de
défilement
E) d’état
Un classeur contient par défaut 3 feuilles de calcul. Les noms des feuilles apparaissent sur des
onglets situés au bas de la feuille. Pour passer d'une feuille à une autre, vous cliquez sur l'onglet de
la feuille. Le nom de la feuille active apparaît toujours en gras sur un fond blanc. Vous pouvez
renommer les feuilles, en ajouter, en supprimer, les déplacer ou les copier à l’intérieur d’un classeur
ou vers un autre classeur.
Chaque feuille est composée de cellules organisées en lignes et en colonnes. La cellule est définie
par l’intersection d’une colonne et d’une ligne.
La cellule active est le nom donné à la cellule
prête à recevoir du texte, une valeur ou une
formule. Elle est entourée par un trait gras.
Vous pouvez rendre n’importe quelle cellule
active en utilisant la souris ou les flèches de
déplacement.
Quand vous changez de cellule active, la zone
nom indique les nouvelles références de la
cellule.
Zone nom
(= nom de la
cellule active)
Poignée
de copie
Cellule active
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Comme montré sur la 1ère page, la fenêtre par défaut d’Excel contient :
A) La barre de titre qui indique le nom du programme « Microsoft Excel » et le nom du classeur
(= nom du fichier).
Nom du fichier
B) La barre de menu qui indique les groupes de commandes pouvant être sélectionnés au
moyen du clavier (touche alt + 1ère lettre soulignée) ou de la souris.
La sélection active un sous-groupe de commandes situées dans un menu déroulant.
C) La barre d’outils standard qui représente un ensemble de boutons reprenant les commandes
les plus fréquemment utilisées. Ils permettent d’activer de façon simplifiée une procédure tel
que l’ouverture ou la sauvegarde d’un fichier, l'annulation d'une manipulation, …
Nouveau classeur
Enregistrer le classeur
Somme automatique
Aperçu avant impression
Ouvrir un classeur
D) La barre de mise en forme qui représente un ensemble de boutons permettant de centrer le
contenu d’une cellule, de choisir une police de caractère, de mettre une bordure à une cellule,
...
Quand vous passez avec le curseur de la souris sur un
bouton, une étiquette d’aide de couleur jaune apparaît
avec un renseignement concernant l’utilité du bouton.
Vous pouvez ajouter des barres d'outils (dessin, graphique, ...) ou en masquer en
utilisant la commande « Barre d’outils » du menu « Affichage ».
Quand plusieurs barres d’outils sont affichées, il est
possible que les boutons d’une barre ne soient pas
tous visibles. Il faut cliquer sur la fin de la barre pour
voir les autres boutons.
E) La barre d’état située au bas de l'écran qui affiche des informations concernant la commande
sélectionnée ou l'opération en cours. La partie droite de la barre d'état indique si les touches
« verrouillage majuscule » et « verrouillage numérique » sont activées. Pour afficher ou
masquer la barre d'état, cliquez dans le menu « Affichage » sur « Barre d'état ».
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• Les différentes formes du pointeur
La forme du pointeur dépend de sa position sur l’écran.
Forme
Explication
Sur la feuille de calcul le pointeur d'Excel a cette forme. Il
permet de sélectionner une cellule ou une plage de cellules.
Cette forme indique que le pointeur se trouve sur la poignée de
recopie. Cette poignée est très utile pour incrémenter une série,
de recopier des valeurs, une formule, ...
Il prend la forme d'une flèche lorsque le pointeur se trouve en
dehors de la feuille de calcul. Il sert alors à choisir une option.
Quand il se trouve sur le bord d'une cellule active ou d'une
plage de cellules, il prend cette forme et permet de déplacer
la ou les cellules à un autre endroit de la feuille.
Le curseur prend cette forme quand il est
situé sur le trait qui sépare les en-têtes de
colonnes. Il sert à modifier la largeur d'une
colonne.
Le curseur prend cette forme quand il est situé
sur le trait qui sépare les en-têtes de colonnes
et qu'une des colonnes est "cachée". Il permet
de « décacher » la colonne.
Le curseur prend cette forme quand il est situé sur le trait qui sépare les entêtes de lignes. Il sert à modifier la hauteur d'une ligne.
Le curseur prend cette forme quand il est situé sur le trait qui sépare les entêtes de lignes et qu'une des lignes est "cachée". Il permet de « décacher »
la ligne.
• L'entrée des données
Saisie :
Sélectionnez la cellule et tapez le texte. Le texte
introduit apparaît dans la cellule et dans la barre de
formule, qui affiche en plus trois boutons :
Nom de la
cellule active
Barre de formule
[annulation, entrée (validation), fonctions].
Mémorisation :
Le texte est mémorisé quand la touche Enter est pressée ou, quand une flèche de
déplacement est tapée ou, quand un « clic » a lieu sur une autre cellule ou, quand un « clic »
de la barre de formule.
a lieu sur le bouton
Correction :
Pour modifier les données d’une cellule, vous pouvez double-cliquer sur la cellule ou taper sur la
F2
pour modifier directement les données qu'elle contient.
touche
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• Les différents types de données
Le statut d’une cellule est déterminé par le premier caractère entré. Attention, seules les cellules
contenant des nombres, des dates et des formules peuvent être utilisées dans les calculs !!!
La saisie de texte (libellé)
Quand vous tapez comme premier caractère une lettre ou un symbole tel que
()‘~!#%^&*_\¦[]}{;:`<>,?, l’entrée est considérée comme du texte. Le libellé peut également
contenir des chiffres.
Exemples : janvier, Bonjour !, 012ART, NE 23987, avs 208 4675
Une donnée texte est automatiquement alignée à gauche de la cellule.
Par défaut, chaque cellule a une largeur de
10.78 points. Toutefois, il est possible de voir
un libellé plus long que la largeur de la cellule,
si la cellule de droite est vide.
Pour taper un retour conditionnel dans un
libellé, appuyez simultanément sur les
touches alt + Enter.
Alignement à gauche
Retour
conditionnel
Une colonne est automatiquement ajustée au libellé le
plus long de la colonne par un double clic sur la ligne
de séparation des en-têtes de colonnes (le pointeur
prend l'aspect d'une double-flèche).
Le contenu d’une cellule peut-être justifié, il est
nécessaire de rendre active la cellule et ensuite
de cliquer sur le bouton justifier à gauche, ou à
droite ou au centre.
Pour centrer un titre sur plusieurs colonnes :
- Cliquez sur la cellule contenant le libellé;
- « Etirez » la plage sur les colonnes devant
contenir le titre;
- et cliquez sur le bouton
La saisie de valeurs (nombres)
Quand un nombre ou un symbole +, -, =, $ est tapé comme premier caractère dans une cellule,
celle-ci contient une valeur.
Un nombre est toujours introduit sans séparateur de millier. Une valeur est automatiquement
justifiée à droite.
Remarque : Il est préférable d’utiliser le clavier numérique pour entrer les valeurs
décimales. Car selon la configuration de votre système il faut utiliser la
virgule ou le point.
Si la valeur est plus large que la cellule, le
nombre est affiché en notation scientifique
(2E+03) ou plusieurs signes ##########
apparaissent. Dans ce dernier cas, la
largeur de la cellule doit être ajustée.
Remarque : 2E+03 signifie 2@103 (=2000)
Il est évidemment impossible d’effectuer
des calculs avec les libellés numériques !!
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Un format est mis sur l’apparence des nombres en
appelant, au moyen du menu contextuel (cf page 6),
la fenêtre « Format de cellule » / onglet
« Nombre ».
Plusieurs catégories de formats sont proposées :
nombre, monétaire, dates, ...
Avec le format personnalisé, des espaces ou des
caractères soulignés peuvent être ajoutés à la suite
du format pour « détacher » le nombre de la droite de
la cellule. Ex : ##’##0.008888
Le 0 et le symbole # sont utilisés comme espaces réservés pour des chiffres. Si vous utilisez le
0, le chiffre est toujours affiché, même s’il s’agit d’un zéro. Le symbole # supprime l’affichage
des zéros non significatifs.
Dans les formats monétaires, le caractère * indique qu’un texte doit être aligné à gauche et que
le nombre doit être aligné à droite (Ex : le format Sfr*#’##0.00" affiche Sfr 1'560.45).
Pour « fabriquer » un format monétaire, sélectionner l'option « personnalisée » et rédiger les
paramètres du format. Ex : "fr.s." * #'##0.00 (remarques : le libellé monétaire est entre
guillemets et un espace précède et suit le caractère *.
Les boutons de la barre format proposent les formats les plus utilisés pour les nombres.
Applique le style milliers par défaut aux cellules
sélectionnées. Il applique une apostrophe comme
séparateur de milliers et deux positions décimales
aux nombres. Il ajoute également un espace après le
nombre.
Ajoute une position décimale dans le format de
nombre à chaque fois que vous cliquez sur le
bouton.
Supprime une position décimale dans le format de
nombre à chaque fois que vous cliquez sur le
bouton.
La saisie de libellés numériques
Un label numérique (numéro de téléphone, numéro AVS, ...) ne peut pas être utilisé dans un
calcul. Pour indiquer qu’un nombre ou qu’un opérateur mathématique doit être considéré
comme du « texte » et non comme une valeur, il est nécessaire de commencer l’entrée avec
une apostrophe (‘). Elle apparaît dans la barre de formule, mais pas dans la cellule.
Exemples :
‘- rabais
‘+ TVA
‘05-09
affiche
affiche
affiche
- rabais
+ TVA
05-09
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La saisie de dates ou d’heures
Une date ou une heure est considérée comme un nombre par Excel à la condition de respecter un
format précis à l’introduction. Si le format n’est pas respecté, le contenu de la cellule sera
considéré comme du texte et il ne sera pas possible de calculer par exemple le nombre de jours
séparant deux dates.
Il faut entrer les dates selon le format : 15/3/65 (15 mars 1965) et les heures selon le
format : 12:30:45 (12 heures 30 minutes et 45 secondes).
Excel est capable de calculer le nombre de jours entre deux dates car chaque date correspond à
un numéro de série.
Exemples : Le 1er janvier 1900 a le numéro de série ...
1
Le 2 janvier 1900 a le numéro de série ...
2
Le 30 septembre 1998 a le numéro de série ...
36068
Les cellules contenant des dates peuvent également contenir un format pour modifier leur
apparence :
Contenu de la
Avec le format ...
cellule
Cela donne ...
30/09/98
30/09/98
30/09/98
30/09/98
#'##0.00
mm aa
mmm aaaa
jjjj
36'068.00
09 98
sept 1998
mercredi
• Menu contextuel
Pour ouvrir un menu contextuel, vous placez le pointeur de la souris sur un objet (cellule, en-tête
de colonne, graphique, ...) et vous appuyez sur le bouton droit de la souris. Le menu propose un
extrait des commandes les plus utilisées concernant l’objet sélectionné.
Menu contextuel de la cellule active :
Menu contextuel de l'en-tête de colonne :
• L’insertion d’une ligne ou d’une colonne dans un tableau
Cliquez sur l’en-tête de ligne ou vous voulez insérer une ligne.
Puis, dans le menu contextuel, sélectionnez l’option
« Insertion ».
Les lignes se décalent pour ajouter une ligne vierge.
Pour insérer plusieurs lignes, sélectionnez à partir de la ligne à
insérer autant d’en-tête de lignes que le nombre de lignes à
insérer.
Le principe est le même pour insérer une ou plusieurs colonnes.
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• Modification de l'affichage à l'écran
L’affichage, par défaut, ne permet pas toujours de visualiser les grands tableaux.
Il peut être modifié en utilisant le bouton « zoom ». Les données sont affichées
avec de plus petits caractères.
Le changement de zoom n’influence pas la taille des caractères à l’impression.
• Mise en forme des cellules
La largeur des colonnes et la hauteur des lignes
La largeur des colonnes (ou des colonnes sélectionnées) est changée en sélectionnant la
rubrique « largeur de colonne… » du menu contextuel. Même principe pour la hauteur d'une ou
de plusieurs lignes … Il suffit d'entrer la nouvelle valeur dans le champ et de cliquer sur la
touche « OK » .
Il est également possible d'amener le pointeur de la souris entre les en-têtes de colonnes ou les
en-têtes de lignes, de maintenir le bouton de gauche de la souris et de faire glisser le pointeur
pour agrandir ou diminuer la largeur ou la hauteur.
Les bordures
Le quadrillage de la feuille de calcul est destiné à faciliter l'introduction des données, il n'est pas
destiné à être imprimé.
Pour mettre une bordure à une cellule ou à une plage de cellules, il faut d'abord la (les)
sélectionner. Puis, à l'aide du menu contextuel, choisir la rubrique « Format de cellule ». Dans
cette fenêtre, il faut encore cliquer sur l'onglet « Bordure ».
La boîte de dialogue comporte plusieurs parties
de sélection :
Choisir dans « Style : » le style de la ligne.
« Couleur » sert à choisir une couleur pour la
ligne.
Dans « Bordure », sélectionner sur quel bord la
ligne sera tracée.
Remarque :
un clic sur le bouton
de la barre « Mise en
forme » affiche les options les plus fréquemment
utilisées …
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• Sélection de cellules - plage
Afin de gagner du temps lors de la mise en forme d'un tableau, vous pouvez sélectionner une
plage de cellules ou des plages de cellules non contiguës.
Une plage est un groupe rectangulaire comportant
plusieurs cellules. Elle est créée en cliquant sur une
cellule avec le bouton de gauche; sans relâcher le
bouton, vous déplacez la souris afin de définir la plage.
Ces coordonnées sont définies par l’adresse de la
cellule du coin supérieur gauche et l’adresse de la
cellule du coin inférieur droit, séparées par deux points
(dans la figure ci-contre, les coordonnées des deux
plages sont : B2:C4 et C6:C7) .
Bouton "tout sélectionner"
Des plages non contiguës peuvent être sélectionnées en même temps. Vous sélectionnez la 1ère
plage; pressez et laissez appuyer la touche ctrl; définissez la 2ème plage avec le curseur de la
souris; la 3ème plage, ... Quand toutes les plages sont sélectionnées, relâchez la touche ctrl. Ce
procédé est utile pour mettre une bordure, un format, ... sur un ensemble de cellules.
Une ligne peut être sélectionnée en
cliquant sur le numéro de ligne (même
principe pour une colonne).
• L'aperçu d'un document avant l'impression
Le bouton
permet de visualiser la page telle qu'elle apparaîtra à l'impression. La barre d'état
située au bas de l'écran affiche le numéro de la page courante et le nombre total de pages
contenues dans la feuille sélectionnée. Dans l'aperçu, le pointeur de la souris prend la forme
.
Indique le numéro de la page
et le nombre total de pages
Les boutons de la première ligne offrent plusieurs options :
affiche la page suivante.
Ces deux boutons sont désactivés quand le
tableau est « imprimable » sur une seule
affiche la page précédente
permet d'agrandir ou de réduire l'aperçu de l'image
lance l'impression du document
active la fenêtre « Mise en page » (cf page suivante)
affiche les marges du document
ferme l'aperçu et revient à la feuille Excel.
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Le bouton
active la fenêtre « Mise en page » qui permet la mise en page de la feuille.
Le document peut être imprimé en format
« Portrait » ou « Paysage »
Pour imprimer un tableau, qui déborde
légèrement sur une autre feuille, vous
pouvez essayer de cocher la case Ajuster,
La taille sera ajustée au dimension de la
page et la zone réduire/agrandir indiquera
le facteur de réduction.
L'onglet « Marges » permet de modifier les marges de votre document. Il est également possible
de sélectionner les options horizontalement et/ou verticalement pour centrer votre tableau par
rapport à la page.
L'onglet « En-tête/Pied de page » permet de personnaliser votre feuille en créant des en-têtes et
affiche la fenêtre « En-tête ».
des pieds de page. Un clic sur le bouton
Trois zones (section gauche, section centre et section droite) peuvent contenir le texte que vous
tapez. Vous pouvez également insérer un ou plusieurs codes (date du jour, nom du fichier, nom de
l’onglet de la feuille, numéro de page, total des pages, ...) en cliquant sur le bouton approprié.
Code de la date du jour
Choix de la police
Code du nom du fichier
Code du nom de la feuille
Quand vous revenez dans le mode
création
de
calcul,
une
ligne
« traitillée » apparaît. Elle indique un
« saut » de page.
Ligne de saut
de page
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• Se déplacer sur une feuille de calcul
La fenêtre affiche une portion de la feuille qui contient 256 colonnes et 65’536 lignes. Pour vous
déplacer vers une autre partie de la feuille, faites glisser le curseur ou cliquez sur les flèches
situées dans la barre de défilement.
Remarque : Le défilement ne modifie pas la cellule active.
Pour faire défiler le contenu de la
fenêtre par ligne ou par colonne,
cliquez successivement sur l’une
des petites flèches à l’extrémité de
la barre de défilement verticale ou
horizontale.
Un
clic
au-dessus
ou
au-dessous,
respectivement à droite ou à gauche du curseur
de défilement décale le contenu de la fenêtre
d’un écran dans la direction choisie.
Curseurs de
défilement
Pour atteindre une cellule, vous pouvez utiliser
la fenêtre « Atteindre ». Pour l’activer, presser
F5
la touche de fonction
ou sélectionner la
commande « Atteindre » du menu « Edition ».
Remarque :
Pour revenir à la cellule A1, pressez
simultanément sur les touches ctrl / home.
• Nommer une cellule
Vous pouvez donner un nom à une cellule, à une plage, à une colonne ou à une ligne. Il est
parfois plus facile d'écrire et de lire des formules avec des noms qu’avec les références des
cellules. Les noms commencent obligatoirement par une lettre.
Exemple : =pvb-escompte au lieu de =B12-C14
Pour nommer une cellule, vous cliquez sur « Nom » dans le menu « Insertion », puis sur
« Définir » ou plus facilement :
- sélectionnez la cellule
Nom
donné
Zone
nom à
- cliquez sur la zone nom
la cellule B1
- entrez (dans la zone nom) le nom attribué à la cellule
- tapez sur la touche « Enter »
La liste déroulante de la zone nom
indique la liste des noms définis.
Bouton de liste déroulante
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• La saisie d’une formule - référence relative - référence absolue
Pour Excel, les instructions d’un calcul s’appellent des formules. Elles sont similaires à celles
utilisées en mathématiques. Les formules commencent toujours par le signe = . Au lieu de
nombres, vous utiliserez généralement les références des cellules. Une valeur obtenue à l’aide
d’une formule peut varier quand d’autres changent dans la feuille de calcul.
Dans Excel, certains opérateurs sont représentés différemment qu’en mathématique :
Maths
Excel
+
+
-
x
*
:
/
Exposant
^
Exemple : =D3/F5*100; =prixdevente + tva; =somme(A1:A10;B34)*4.5
Une référence identifie une cellule. Elle peut être relative (B1), mixte ($C4 ou F$5) ou absolue
($A$12).
Référence relative :
En D3, la formule entrée permet de calculer le prix à payer pour la durée d’un séjour en
montagne. La deuxième cellule à gauche (B3) est multipliée par la cellule immédiatement à
gauche du résultat (C3). Dans tout calcul de cette forme, il s’agit de référence relative.
Formule
En D4 et D5, les formules permettant de calculer le coût des repas et le salaire du guide sont
« similaires » à celle entrée en D3. Pour éviter de les retaper, vous pouvez utiliser la poignée de
recopie. Le glissement du pointeur de la souris vers la cellule D5 va copier la formule, dont les
références des numéros de lignes seront automatiquement adaptées (incrémentées).
+
Les références de la formule ont été correctement adaptées selon la direction de la plage de
recopie (ici, de ligne en ligne).
Remarques :
1)
2)
Pour savoir, combien coûte le séjour si vous restez quelques jours de
plus, il suffit de modifier les valeurs de la colonne B.
La cellule D6 contient la formule =somme(D3:D5) (cf page 12)
Page 12
Références mixte, absolue :
Pour connaître le pourcentage de chaque
poste par rapport aux frais totaux, vous
pouvez introduire dans la cellule E3 la formule
adéquate (=D3/D6*100).
Si vous copiez cette formule, vous
obtiendrez des messages d’erreur (#DIV/0)
indiquant une division par zéro.
Cette situation est normale. Si vous placez le curseur sur la cellule E4,
vous voyez que la formule renvoie bien à la valeur de D4, mais la deuxième référence ne
correspond pas au montant total, c’est la valeur de la cellule du dessous. Or la cellule D7 est
vide et à donc la valeur 0.
Pour corriger cette erreur, Excel ne doit pas décaler le numéro de la ligne de la deuxième
adresse vers le bas à chacune des recopies de la formule. Il est nécessaire d’utiliser une
référence mixte pour indiquer que la référence de la ligne ne doit pas être adaptée. La formule
à introduire en E3 avant de la recopier est : = D3/D$6*100
Quand le curseur est positionné sur une coordonnée, la touche
permet de changer
l’adressage d’une référence. Elle agit de manière cyclique : absolu ($A$5), mixte [ligne bloquée
(A$6)], mixte [colonne bloquée ($A5)], relatif (D4), …
• Remarque concernant la fonction =somme(…)
Le bouton « Somme automatique »
insère la fonction SOMME et propose une plage de
cellules à additionner. La plage proposée est entourée d’un traitillé. Celle-ci peut être modifiée en
redéfinissant une autre plage avec le bouton gauche de la souris.
Le symbole : signifie de ... à .... Cela correspond aux
coordonnées d’une plage.
Le symbole ;
représente
l’opérateur +.