Auch VIPs sind Menschen Do`s and Dont`s bei VIP Events

Auch VIPs sind Menschen
Do‘s and Dont‘s bei VIP Events
Carsten Knieriem, Managing Director MCI Stuttgart
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for Event Management Circle, 20.02.2007, Nottwil
Übersicht
1. Standortbestimmung
2. Kategorien von VIPs
3. Auswahlkriterien
4. Ansprache und Einbindung
5. Do´s & Dont´s
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1. Standortbestimmung
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1. Standortbestimmung
•
Deutlich steigende Zahl an Events mit VIP-Beteiligung:
– Homogenität der Güter / der Anlässe
– Business über Beziehungen / Networking
– Auf- und Ausbau der Beziehung zur Öffentlichkeit
– Das besondere Erlebnis
•
VIP-Beteiligung am Puls der Zeit:
– VIPs erzeugen erhöhtes Interesse (Einladungsphase / Medien /
Öffentlichkeit)
– VIPs haben hohen medialen Impact (Meinungsbildner)
– VIPs dienen als Multiplikatoren
– VIPs repräsentieren einen gesellschaftlichen und/oder finanziellen
Stellenwert
! Inflationärer Gebrauch des Begriffs: ‘VIP’ (“Ticket VIP´s”)
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2. Kategorien von VIPs
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2. Kategorien von VIPs
Als Prominente (o.a. Celebrities) bezeichnen wir Personen die
in der Öffentlichkeit stehen und sich durch einen hohen
Bekanntheitsgrad sowie
eine hohe Medienwirksamkeit ausweisen.
Very Important Persons ! Prominente!
Als VIPs definieren wir Personen, welche durch ihren Status
und/ oder Ihre Bedeutung für den Veranstalter
einen direkten oder indirekten Mehrwert mit sich bringen.
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2. Kategorien von VIPs
VIP-Klassen
AAA- / V-VIPs: z.B. High Networth Individual, Bundeskanzler
A-Prominente: z.B. Hollywood Schauspieler, Ministerpräsident
B-Prominente: z.B. (in Anlehnung an B-Movie)
C-Prominente: z.B. (Big Brother / DSDS) / Pamela Anderson oder Tatjana Gsell
Arten von VIP‘s
Sponsoren, Mäzene, Förderer, Veranstalter, Kostenträger, Hausherr, Schirmherr,
Schauspieler, Musiker, Sportler, Staatsoberhäupter, Politiker, Adel, Industrielle,
Multiplikatoren, Wissenschaftler, Behördenvertreter, Gremienmitglieder, Presse, uvm..
" Die Klassifizierung divergiert von Event zu Event
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2. Kategorien von VIPs
VIPs aus Sicht der Agentur
1.
VIPs als geladene Gäste
– Multilevel VIPs / vom Kunden vorab definiert
2.
VIPs mit aktiver Rolle
– Spezifizierte strategische Einbindung
3.
VIPs als Veranstalter
– European Inventor of the Year
(Verheugen / Pompidou sowohl Veranstalter als auch VIP mit aktiver Rolle aufgrund ihres Status)
4.
No Show VIP
– Problemverursacher
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3. Auwahlkriterien
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3. Auswahlkriterien
Motivation der VIPs zur Teilnahme an Events
•
Unterstützung / Steigerung des eigenen Bekanntheitsgrades
•
Image
•
Income
•
Fun
•
Soziale Verantwortung / Charity (Bsp.: UNESCO)
•
Im Dienste der „eigenen Sache“
•
Sehen und gesehen werden
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3. Auswahlkriterien
Ziele des Veranstalters beim Einsatz von VIPs
• Information / Botschaft attraktiv vermitteln
• Veranstaltung für Teilnehmer, Medien und Öffentlichkeit interessanter gestalten
• Imagesteigerung
• Unterstützung der Kommunikationsziele
• Steigerung der Gästezahl
• Steigerung der Präsenz und Attraktivität eines Events
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3. Auswahlkriterien
Der ‚Einsatz‘ von VIPs
Die Definition des geeigneten VIPs
– Auswahl nach geplantem Einsatz und unter Berücksichtigung folgender Faktoren:
• Art des Events
• Globaler, nationaler oder regionaler Wiedererkennungsfaktor des VIPs
• Marken-Affinität
• Zielgruppen-Affinität
• Kommunikationsziel-Affinität
• Image
• Verfügbarkeit
• Zuverlässigkeit
• Budgetierbarkeit
• „Handlebarkeit“
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4. Ansprache und Einbindung von VIPs
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4. Ansprache und Einbindung von VIPs
Auch VIPs sind Menschen:
Abgesehen von einigen Ausnahmen sind VIPs Menschen wie wir
und wollen vor allem eines: Keine bösen Überraschungen !
•
Ansprache der ausgewählten Personen:
Vorab: Definition der 5 W´s beim Kontakt mit dem VIP (= kohärente Kommunikation)
–
Direkter Kontakt: Adäquate Ansprache
–
Indirekter Kontakt: Agenturen, Netzwerke, etc.
–
Schriftliches Briefing: (Kundeninfo, Ziele, Art, Dauer,…)
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4. Ansprache und Einbindung von VIPs
Die individuelle Betreuung beginnt bereits mit der ersten Kontaktaufnahme
1.
Kontaktanbahnung
–
Frühzeitige Kommunikation - so direkt wie möglich
–
Zeitliche und inhaltliche Abstimmung - so früh wie möglich
–
Verbindliche Kommunikation - so präzise wie möglich
–
Protokollarisches Procedere abfordern / definieren - so korrekt wie möglich
(Verhaltensregeln gegenüber dem VIP sowie zwischen VIP und Publikum definieren)
–
Einladungsprocedere - so nachhaltig wie möglich:
3 stufig: 1.) “Block The Date” versenden
2.) Einladung versenden
3.) Bestätigung versenden (mit individuellem Ablauf)
Alle bezüglich des ‘Einsatzes’ relevanten Daten müssen beinhaltet sein
Hotel / Transfer / Pflicht- und Nebenprogramme / Dresscodes / etc.
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4. Ansprache und Einbindung von VIPs
2.
Vertragsabschluss
–
–
3.
mit VIP direkt
mit Agentur
Vor Ort
–
–
–
–
–
Make it personal
Persönliche Betreuung: One face to the VIP
Individuelle Ablaufagenda für VIP
Achtung: Begleitperson
Als Ansprechpartner immer erreichbar sein
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4. Ansprache und Einbindung von VIPs
4.
Follow Up
–
Kontakt pflegen
–
Nachbereitende Maßnahmen wie. z.B.
•
•
•
•
Danksagungen um das temporäre Verhältnis abzurunden
Versand von Belegexemplaren, Pressetexten etc.
Kleine veranstaltungsbezogene Give Aways, Präsente oder Fotodokumentationen
Regelmäßige Information
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5. Die Do´s and Dont´s
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5. Die Do’s
“Stell’ sie Dir in Unterwäsche vor”
–
Genaues Casting, Briefing und Schulung der “VIP-Beauftragten”
–
Professioneller, verbindlicher, zielgerichteter Umgang mit den VIPs
–
Briefing wiederholen
–
Einhalten der definierten Hierarchien und Kommunikationsstrukturen
–
Individuelle Beschäftigung mit den einzelnen VIPs
Individuelles Timing Masterpläne und Checklisten / Worst Case Szenarien
–
Maximale Flexibilität vor Ort
–
Ggfs. räumliche und inhaltliche Abgrenzung der VIPs
–
Rahmenprogramme für Begleitung, separates Handling Chauffeure und “Gefolge”
–
Ausfallversicherung abschließen (Event / Künstler)
–
Persönliches Follow up
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5. Die Dont´s
•
Ansprache-Fallen
– Kein Gießkannen-Prinzip bei der Anfrage
– “Ich weiß nicht” oder “zwischen 14 und 15 Uhr”
– Wechselnde Ansprechpartner
– Inkorrekte Ansprache/ Schreibweise
•
Organisations-Fallen
–
Selbstregistration von VIPs
–
Fehlende VIP-Lounge
–
Security-Thematik nicht im Vorfeld mit den zuständigen Verantwortlichen klären (z.B. Waffenbesitz,
Evakuierungspläne, Sicherheitscodes)
–
Unzureichende Beachtung der Rahmenbedingungen des Veranstaltungsortes (G8 in Davos)
–
Nicht vorhandene separate Akkreditierung sowie Bereiche und spezielle Timeslots für Presse
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5. Die Dont´s
•
Kultur-Fallen
–
•
Kulturell unterschiedlich belegte Symbole und Umgangsformen
• Aberglaube (z.B. Tischnummer 13 / 4)
• Farbgebungen (z.B. schwarz/ weiß alsTrauerfarbe)
• Sitzordnung
• Protokoll
• Tischmanieren
• etc.
Kosten-Fallen
– Reisekosten
– Sonderanforderungen
– Wer zahlt was (Kunde / Management)
– Etc.
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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit
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Stuttgart, October 2006
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If you tell me. I’ll forget
If you show me. I might remember
If you involve me. I’ll understand
Benjamin Franklin
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