DRUCKMARKT

DRUCKMARKT
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D I G I TA L P U B L I S H I N G I N P R I N T, M E D I E N , O F F I C E U N D W E B
Die Assets moderner Unternehmen
sind ihr jeweiliges Know-how und
die individuelle Beziehung zu ihren
Kunden. Diese Vermögenswerte
müssen sich in einer Welt der überschäumenden Informationsflut bemerkbar machen, sie müssen Profil
zeigen, um Profit generieren zu
können. Deswegen müssen die Mitarbeiter in den Unternehmen Kommunikations-Profis werden. Informations-Transfer und Kommunikations-Technologien gehören längst
zur Kernkompetenz am einzelnen
Arbeitsplatz. Publishing-, Präsentations-, Dokumentations- und Visualisierungstechnologien in den Büros
und die vielfältigen Möglichkeiten
der Druckdienstleister und Webprovider fließen immer mehr auf der
Basis gemeinsamer Werkzeuge und
Technologie zusammen.
Druckmarkt »documents« will sich
diesen Möglichkeiten als neues
Supplement intensiv widmen. Dabei
werden Überschneidungen zur klassischen Druckindustrie nicht ausbleiben – sie sind im Gegenteil sogar erwünscht, um deutlich zu
machen, welches Potenzial in den
jeweiligen Möglichkeiten steckt.
Leere Schreibtische,
Ablagekörbe und
Regale – sieht so die
Zukunft im Büro aus?
So bald sicher noch
nicht, aber sinnvoll
eingesetzte Dokumentenscanner sowie Software zum
Dokumentenmanagement sind erste
Schritte zum durchgehend digitalen
Prozess.
Nach einer Studie von Xerox gehen
immer mehr Betriebe dazu über,
Dokumente nur noch als »Pflichtübung« in Form von Papier zu archivieren. Immerhin zwei Drittel aller
deutschen Betriebe wandeln nach
der Studie ihre Dokumente in elektronische Form.
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Wie viel Multimedia muss sein? W Bislang wurde der Begriff Multimedia trotz seiner Vielfalt in der Namensbedeutung sehr eng gedeutet: als Kombination von Text,
Grafik, Stand- und Bewegtbild sowie Ton in einer auf Rechnern lauffähigen Präsentation, die allenfalls per Beamer in »Cinema-Feeling« überhöht wurde. Über die notwendige Integration von Office Publishing, Print und »multiple media« wurde viel
zu wenig gesprochen.
Von Dipl.-Ing. Hans-Georg Wenke
Storage Media,
Archiv
40 • Druckmarkt 40 • Februar 2006
Office
Documents
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Das schafft völlig neue Anforderungen und setzt eine andere Arbeitsweise voraus als bisher. Dabei ist
einer der wichtigsten Faktoren, dass
sich die bislang gerne noch aus so
genannten Qualitätsgründen gezogenen Grenzen zwischen »richtigem
Drucken« (das, was die grafische Industrie mit Schwerpunkt Bildreproduktion und Offsetdruck anbietet)
und »Office Printing« immer mehr
verschwimmen.
Multimedia
High-Quality
und High-Volume
Printing
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Offset und Office Printing
Konnte man vor wenigen Jahren
durchaus noch eine Grenze erkennen zwischen der visuellen Qualität
von »Gedrucktem« und »Kopierten«
(wozu auch Bürodrucker, sei es Laser
oder Tintenstrahl gehörten) ziehen,
so nimmt »Otto Normalleser« diese
Unterschiede heute faktisch nicht
mehr wahr. Und zwar, weil es sie nur
noch in der esoterischen Selbstbetrachtung einer auf sich bezogenen
grafischen Branche gibt, nicht mehr
im öffentlichen Bewusstsein.
Wer im Berufsleben steht und aktiv
am öffentlichen Leben teilnimmt,
hat heute täglich mindestens so viel
Selbstgedrucktes oder Kopiertes in
der Hand wie Offsetdrucke, schaut
fast mehr auf Displays von Mobiltelefonen oder PDAs/Organizern sowie Computerbildschirme als auf Papierseiten. Und der hört fast schon
mehr, in Telefonaten, im Radio, im
Fernsehen, als er liest.
Und immer mehr geraten »Brainworker«, also diejenigen, die beruflich in irgendeiner Art und Weise Informationen aufbereiten, ver- und
bearbeiten müssen, in die Klemme:
sie sind nicht nur Rezipienten, also
Leser, Hörer, Aufnehmende, Empfänger von Botschaften und Informationen; sie müssen diese auch quasi als
Redakteur, als Verleger, als »SenderIntendant« selbst produzieren.
Internet
Publishing
Doch allmählich wird klar: Multimedia ist auf der Silbe »media«, gleich
Übertragungsplattform, zu übersetzen. Denn die Aufgabe, die »alle
Welt«, sprich jedes Unternehmen
und jede aktive Einzelperson heute
haben, ist, auf vielen medialen Ebenen gleichzeitig zu kommunizieren
und sich zu präsentieren. Auf Gedrucktem ebenso wie im Internet,
per SMS genauso wie auf einer CDROM, im Fernsehformat parallel zur
Business-Präsentation nach PowerPoint-Manier. Alles parallel, möglichst aus der gleichen Quelle mit
identischen Inhalten und vor allem
stets up to date.
Was kann und was muss die Druckund Medienindustrie in Sachen Multimedia leisten können, um ihrem
eigenen Anspruch gerecht werden
zu können und ihren Kunden künftig
wirkliche Mediendienstleistungen
bieten zu können? Bisher wird
üblicherweise gerade einmal ein
Achtel, vielleicht auch noch zwei
Achtel, der medialen Leistungen
erbracht. Doch Kunden erwarten
mehr und werden diese Aufgaben
entweder selbst erledigen oder
quereinsteigende Dienstleister finden, die es tun.
Auf getrenntem Wege klappte dies
noch recht gut. Man ging zur Druckerei, um etwas drucken zu lassen.
Ins Studio, um Ton oder Film aufzunehmen. Zu einer Agentur, um etwas
gestalten zu lassen, zu neuen Internet-Dienstleistern, um die Homepage erstellen zu lassen. Und was
»im Büro« erledigt werden konnte,
machte man – oft mehr schlecht als
recht – eben selbst. Aus Daten, die
summa summarum längst zu einem
Chaos geführt haben, das zu ordnen
wohl nie mehr möglich ist. Vor allem
auch deshalb, weil es kaum jemanden gibt, der dieses Multi-Mediale
ganzheitlich (als Dienstleister) betreut, aufbereitet, unterstützt, standardisiert. Da ist die Tatsache, dass
es inzwischen Media Asset Management Lösungen gibt, fast schon wie
ein Hohn: Ja, ja, es gibt sie – und wer
soll sie einrichten, pflegen und up to
date halten?
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Apple machts möglich
Wenn dies kein Dienstleister tut, wer
sonst? Letzten Endes einmal mehr
jeder selbst. Ein Vorstoß kommt neuerdings – nicht unvermutet, dennoch in dieser Form selten so interpretiert – von Apple. Denn was bedeutet es, wenn die neuen Maschinen plötzlich trotz normaler »Jedermann-kann-sie-kaufen-Preise« die
Leistungsstärke haben, die dedizierte Workstations noch vor zehn, 15
Jahren selbst zum Investment von
einer Millionen Mark nicht im Ansatz bieten konnten?
Ironisch ausgdrückt heißt das: Apple
ist jetzt da angekommen, wo es vor
20 Jahren schon behauptet hat, zu
sein, ohne dies damals und zwischenzeitlich je wirklich gewesen zu
sein. Heute aber eben doch.
Ad hoc und on Demand
Und das bedeutet: die multimediale
Produktion wird sich »in die Breite
der Anwender« verlagern. Spezialisten aus Agenturen und Druckereien
geraten zunehmend in die Gefahr
der Isolierung. Weil sie für »normales Publishing« viel zu hohe Ansprüche stellen und – mit Verlaub – um
Dimensionen zu teuer sind. Und
obendrein umständlich sowie nervig, weil nie mit der Qualität zufrieden. Das spricht nicht dagegen, dass
diese Leistungen auch in Zukunft
benötigt werden – aber immer mehr
im Spezialfall, nicht mehr im Allgemeinen.
»Normal« wird immer mehr die adhoc- und On-demand-MultimediaProduktion sein. Das ist das Erstellen
einer Information, Dokumentation,
Präsentation oder Animation, die
mal eben sofort, schnell, einfach und
unaufwändig gedruckt wird. Sie
kann aber auch per Computer versendet werden, über das Handy oder
den PDA zumindest in Teilen zugänglich sein, und dessen Elemente
eignen sich vielleicht auch noch für
die Charts vom Seminar oder Kongress oder für die Pressemitteilung
und gelangen damit in den Druck
und den Hochglanzprospekt.
Wer hat die Medienkompetenz?
Wer aber ist hierfür Helfer, Dienstleister, Berater, Coach, Partner, Entwickler, Unterstützer – kurzum, wen
kann man mit dieser Aufgabe betrauen, wenn nicht nur sich selbst?
»Medienkompetenz« ist folglich gefragter denn je. Und das ist ein weites Feld an zukünftigen Aufgaben,
denen sich sowohl Werbeagenturen
als auch Druckereien jeglicher Couleur bisher erst in nur wenigen Ausnahmefällen genähert haben.
Denn wo gibt es wirklich die Werbeagentur, die in der Lage ist, Wordund Excel-Templates zu Preisen anzubieten, damit Kunden diese ohne
Budgetprobleme mal schnell in Anspruch nehmen kann? Die Agentur,
die PowerPoints erstellt, ohne Murren auch mit Arial als Standardschrift, und wenn es denn sein muss,
auch 12 Punkt Mittelachse? Wo ist
die Druckerei, die mal eben innerhalb von zwei, drei Stunden, ein Dutzend oder wenige hundert Handouts
liefert (außer den darauf spezialisierten Copyshops oder einigen Digitaldruckern, die diese Aufgabe
bravourös meistern)?
Wo ist die Branche, die sich selbst
Druck- und Medien-Industrie nennt,
die bei 72 dpi nicht verzweifelt, sondern eine Lösung zur Hand hat? Wo
sind die Druckereien, die als Service
aus Katalogen Präsentationen automatisch rückverwandeln? Und wo,
um es auf die Spitze zu treiben, ist
die Druckerei oder Agentur, die Mikrofon und Musik-Elemente bereithält, um ein PDF multimedial zu
machen? Wo der Dienstleister, der
100.000 Kataloge, aber auch 1 Million SMS versendet, Mailinglisten verwaltet und an Stelle von Prospekten
genau so gerne e-Mails produziert?
Wie gesagt: es gibt Ausnahmen, positive Ansätze, etliche kreative Firmen, die es tun. Aber man muss sie
suchen wie die Nadel im Heuhaufen.
Herausforderung Multimedia
Das hängt auch damit zusammen,
dass die Ausbildung diesen konsequenten Schritt kaum geht und
»Multimedia« im neu und wohl verstandenen Sinne anbietet und reali-
siert. Man bedenke die Realität:Welche Berufsschule hätte denn überhaupt die personellen Kapazitäten,
dies zu lehren? Gibt es denn überhaupt die Fachleute, die eine Bodoni
nachts im Schlaf geweckt von Hand
zeichnen können und gleich danach
an einem 48-Spur-Mischpult ein
Sound-Composing bewerkstelligen?
Wo sind diese Lehrer? Nun, wenn es
sie nicht gibt, müssen die Schüler
sich selbst unterrichten. Was bleibt
ihnen anders übrig?
Multimedia ist im neu verstandenen
Sinne die eigentliche Herausforderung an die sich als Dienstleister verstehenden Unternehmen, nicht nur
die High-Tech-, High- Volume-, HighQuality-, High-Price-Segmente beizubehalten, auszubauen und zu profilieren. Es ist die Kunst der Unternehmensführung, eine neue Art des
High-Tech-Multi-Media-On-Demand
zu entdecken: die Alltagsaufgabe
berufsaktiver Menschen.
Freund und Helfer
Jahrhundertelang waren bei Kommunikationsaufgaben Druckereien
»Freund und Helfer«, Dienstleister
und Lieferanten. Seit Jahrzehnten
sind es die Werbeagenturen. Seit
einigen Jahren die Internet-Agenturen. Und heute – ja, wo sind sie
wirklich, die Multimedia-Provider
für das Lowcost-Budget und die
Normalansprüche?
Logbuch
www.druckmarkt.de
Der Druckmarkt Internet-Service
für die wesentlichen Branchen-Ereignisse.
Druckmarkt 40 • Februar 2006 • 41
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Akzeptanz elektronischer Dokumente wächst W Während in vielen Unternehmen
der große Teil externer Prozesse unverändert papierbasiert abläuft, haben sich elektronische Dokumente unternehmensintern mittlerweile etabliert. Das zeigt eine von
Xerox in Auftrag gegebene Studie zum Thema Dokumentenmanagement in der
Kundenkommunikation.
Der Studie zufolge archivieren 87%
der befragten deutschen Unternehmen Papierdokumente. Interne Unterlagen wie Verwaltungsakten, Statistiken, Analysen oder Geschäftsberichte werden dagegen nur noch
vereinzelt in Papierform vorgehalten.
Definitionssache: Was ist
eigentlich ein Dokument?
Im Vergleich zu früheren Studien
sieht der Großteil der Befragten
neben Papier auch elektronische
Dateien, e-Mails und Faxe als Dokumente an. Damit hat sich die Definition, was eigentlich ein Dokument
ist, im Bewusstsein merklich verändert. Auffällig auch, dass sich der
Anteil derjenigen, die MultimediaDateien einbeziehen, in den vergangenen zwei Jahren mit 77% fast verdoppelt hat. Lediglich neue Kommunikationsformen wie per SMS
versendete Bilder sind mit 19% noch
nicht als Dokumente akzeptiert.
Die insgesamt größere Akzeptanz
elektronischen Medien gegenüber
lässt auf einen Sinneswandel in den
Unternehmen schließen. Hier liegt
eine Chance zu weiterer Integration
der Welten von Papier und elektronischen Medien. Damit verbunden
sind häufig Einsparungen und Effizienzgewinne.
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Scanning ist die am weitesten
verbreitete Konvertierungsform
66% der befragten deutschen Unternehmen wandeln Papierdokumente in ein elektronisches Format
um, um die diesbezüglichen Prozesse zu beschleunigen. Dabei ist der
Scan mit 70% die bei Weitem meistgenutzte Möglichkeit. Weitere Optionen wie das Versehen der Dokumente mit Strichcodes sind den
Befragten durchaus bekannt (78%)
und werden ebenfalls eingesetzt,
um die Prozessgeschwindigkeit zu
steigern. Neue Methoden wie beispielsweise Data Glyphs sind jedoch
nahezu unbekannt. Der Prozess von
Vereinfachung und Beschleunigung
ist allerdings noch nicht abgeschlossen: 71% meinen, dass die Dokumentenprozesse ihrer Organisation
vereinfacht werden müssen.
Nachholbedarf bei
Dokumentenmanagement
Ein Drittel der befragten Unternehmen konvertiert keine Papierdokumente. Hier besteht Nachholbedarf:
Die überwiegende Mehrheit (97%)
sieht in einem effizienten Dokumentenmanagement einen signifikanten
Wettbewerbsvorteil, da beschleunigte Prozesse gerade bei der Kundenkorrespondenz deutliche Zeitvorteile bringen. Zeit ist hier
gleichzusetzen mit Kundenzufriedenheit und Kosteneinsparungen:
64% der Befragten sehen einen direkten Zusammenhang zwischen
der benötigten Prozesszeit und der
Zufriedenheit des Kunden. Allerdings können 72% nicht abschätzen, wie groß das durch schnellere
Prozesse realisierbare Sparpotenzial
ist. Analog dazu sind die Kosten für
Dokumentenprozesse noch weitgehend unbekannt: 92% der Befragten
können nicht einschätzen, wie viel
ihr Unternehmen beispielsweise für
Kundenkommunikation und -prozesse ausgibt. Dies bestätigt die Ergebnisse der IDC-Studie von 2003: dort
waren 90% der befragten Manager
nicht in der Lage, die Kosten für ihr
Dokumentenmanagement
abzuschätzen.
Marika Ellermann, Marketing Manager von Xerox Global Services in
Deutschland, deutet die Ergebnisse
der Ovum-Studie wie folgt: »Papier
wird uns noch lange als Informationsträger begleiten, die überwiegende Mehrheit der Menschen hat
eine viel engere emotionale Bindung
zum Papier als zu anderen Medien.
Allerdings kommen immer mehr
neue, elektronische Dokumentenformen hinzu, die Vorteile wie Geschwindigkeit und Kosteneffizienz
bieten. Umso wichtiger ist es für die
Unternehmen, klare Prozesse zu
schaffen, um den maximalen Nutzen
aus ihrem individuellen Dokumentenmix zu ziehen. Andernfalls werden Einspar- und Effizienzpotenziale
verschenkt.«
V www.xerox.de
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Druckermarkt
Der Markt für Laserdrucker in
Deutschland ist in den ersten
neun Monaten des Jahres 2005
im Vergleich zum Vorjahreszeitraum um 26,1% gewachsen. In
anderen europäischen Ländern
lag die Rate ähnlich hoch. Nach
den Analysen der Marktbeobachter von IDC war vor allem
ein starker Zuwachs im Farbmarkt mit 59% der eindeutige
Wachstumstreiber. Insgesamt
wurden laut IDC in Deutschland
in den ersten neun Monaten
2005 rund 1,04 Millionen PagePrinter abgesetzt (Vorjahr: 0,82
Millionen).
Marktführer ist offensichtlich
nach wie vor HP, OKI und Kyocera beanspruchen für sich jeweils zweite und dritte Plätze in
verschiedenen Bereichen, die
nach Farbe, Monochrom und
Geschwindigkeit der Drucker
definiert werden.
Insgesamt zeigten die vergangenen Monate nach Einschätzung von Kyocera, dass von den
Segmenten im Einstiegsbereich
Schwarzweiß das Segment 1115 Seiten pro Minute an Bedeutung verliert. Die Segmente 1620 und 21-30 S/min. machen
inzwischen rund 84% des
Schwarzweißmarktes aus und
wachsen weiter.
OKI Printing Solutions führt den
guten Absatz an Farbseitendruckern auf den anhaltenden
Trend für Inhouse Colour Printing zurück. Danach wollen
Unternehmen Drucke für Marketing und Sales, Broschüren,
Flyer oder Banner im eigenen
Büro herstellen.
V www.okiprintingsolutions.de
V www.kyoceramita.de
ADOBE ACROBAT 3D-DATEN
Ab sofort ist Adobe Acrobat 3D, eine
Software für die Abstimmung von
3D-Inhalten in Dokumenten, verfügbar. Das neue Mitglied der AcrobatProduktfamilie ermöglicht es, 3D-Daten schnell und sicher mit als PDFDokumente zu verteilen, zu nutzen
und mit dem Adobe Reader abzustimmen. Anwender aus der technischen Dokumentation, dem Maschinenbau, der Automobil- und
Luftfahrt-Industrie sowie Architekten
und Bauingenieure konvertieren 3DModelle aus allen gängigen CADFormaten und integrieren sie in plattformübergreifend nutzbare PDF-Dateien. So können mit Hilfe von Acrobat 3D-Konstruktionen auch für
nicht-technische Anwendungen genutzt werden, ohne dass auf die original CAD-Applikationen zugegriffen
werden muss.
V www.adobe.de
URHEBERRECHTSABGABE
Um die geforderten Abgaben auf
Computerdrucker abzuwenden, hat
Epson zusammen mit Canon, HP,
Kyocera und Xerox eine GfK-Studie
(Gesellschaft für Konsumforschung)
in Auftrag gegeben, die den Anspruch der Verwertungsgesellschaft
zum Schutze des Urhebers entkräftet,
in der eine Abgabe auf Drucker damit
begründet wird, dass »Drucker für
die Erstellung von Vervielfältigungen
bestimmt und geeignet sind«. Die VG
Wort stützt sich auf die Bestimmung
und Eignung von Druckern ganz
pauschal. Geeignet sind die Drucker,
aber ob sie dazu auch genutzt werden, das wollten die Druckerhersteller herausfinden. Befragt wurden im
letzten Herbst über 1.000 Personen
von denen ca. 150.000 Seiten gedruckt wurden. Die Studie untersuchte das Druckverhalten am Arbeitsplatz sowie zu Hause.
Die nach anerkannten empirischen
Methoden erfolgte Umfrage der GfK
hat dabei ergeben, dass weniger als
5% der ausgedruckten Seiten in
schutzwürdige Urheberrechte Dritter
eingreifen können. Die Umfrage
macht also deutlich, dass auch im
digitalen Zeitalter nur eine unwesentliche Anzahl aller gedruckten
Seiten überhaupt Urheberrechtsrelevanz besitzt. »Dieser geringe Anteil
ist nicht geeignet, um eine Geräteabgabe auf alle Drucker und sämtliche
damit erstellten Ausdrucke zu rechtfertigen,« so Henning Ohlsson, Leiter
der Geschäftsführung der Epson
Deutschland. »Wir
wünschen uns nun
verantwortungsvolles
Handeln des Gesetzgebers und der Verwertungsgesellschaft. Denn eine Entscheidung für die Abgabe ist eine
Entscheidung gegen die Kunden, die
Hersteller und den Standort Deutschland«, kommentiert Ohlsson.
V www.epson.de
DOKUMENTENSUCHE
Ziel der Toshiba Software e-BRIDGE
Viewer ist die beschleunigte Dokumentensuche auf dem PC und im
Netzwerk. Anwender können in bis
zu 2.000 gefundenen, chronologisch
aufgelisteten Dokumenten blättern.
Der e-BRIDGE Viewer ergänzt die
Toshiba Lösung e-Filing, eine Dokumenten Management-Anwendung.
V www.toshiba.de/tec
SCANNER FÜRS BÜRO
Xerox bietet mit der DocuMate-Serie
nun auch Scanner für das Büroumfeld an. Über eine 50 Blatt fassende
Dokumentenzufuhr können je nach
Modell bis zu 66 Seiten pro Minute
im Duplexmodus gescannt werden.
Per Knopfdruck kann ein Scan beispielsweise auf Fax, e-Mail, CD, Drucker, Netzlaufwerke oder eine Computeranwendung erfolgen. Die
Scanner bieten eine Auflösung von
600 x 1.200 dpi. Neben Dokumenten, Bildern und Fotos können die
Einzugsscanner auch scheckkartenähnliche Dokumente verarbeiten.
V www.xerox.de
PAPIER-PC VERBINDET
Der französische Papierhersteller
Clairefontaine hat mit PaperPC ein
Papier mit digitalem Stift vorgestellt,
das eine direkte Verbindung von Papier und Bildschirm herstellen soll.
Damit werde das Versenden von
handschriftlichen Texten als e-Mail,
Fax, SMS über Handy und PC möglich, so das Unternehmen. Wichtigster Baustein des PaperPC ist das spezielle Anoto-Papier. Dieses Papier ist
mit sehr kleinen Rasterpunkten versehen: auf einer Fläche von 1,8 mal
1,8 mm sind 36 Rasterpunkte zur
Unterstützung des Lesevorganges
aufgebracht. Der digitale Stift »filmt«
die Schreibbewegungen und liest
Skizzen sowie Texte ein. Die dazu
gehörige Software MyNotes konvertiert die Handschrift in ein Wordfile oder als Jpeg-Datei. Zurzeit
werden Französisch, Englisch und
Deutsch unterstützt. Die Übertragung
des Geschriebenen erfolgt beim
PaperPC via Bluetooth an das Handy
oder den PC. Der spezielle Notizblock
sieht aus wie ein handelsübliches
Schreibheft. Auf dem Umschlag befindet sich eine Art Tastatur, mit der
Befehle ausgeführt und handgeschriebene Texte versendet werden
können. Die Kosten für den Block
werden je nach Ausführung mit acht
bis 20 € beziffert. Der digitale Stift
sei ab 180 € zu erhalten.
V www.clairefontaine.com
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Gescannt für alle Zeiten?
W
Das papierlose Büro ist trotz immenser Digitalisie-
rungsbemühungen noch längst nicht Wirklichkeit. Im Gegenteil produziert die Wirtschaft heute wesentlich mehr Papier-Output als noch vor zwanzig Jahren. Gesetze,
Verordnungen und Nachweispflichten erfordern das Vorhalten sämtlicher Informationen – und zwar lückenlos. Digital ist jedoch erlaubt, zum Teil sogar erwünscht.
Milliarden von Dokumenten in Form
von Angeboten und Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen, Rechnungen und Belegen aller Art verstauben in kaum noch messbaren Regalkilometern in ebenso wenig zählbaren Ordnern. Eine Tatsache, die Unternehmen weder lieben, noch beeinflussen können.
Wachsender Speicherbedarf
durch Finanzvorschriften
Die weiter wachsenden Kilometer
an Regalen und Papiertonnen sind
den immer umfangreicher werdenden Dokumentationspflichten und
Vorschriften zu verdanken, nach denen Geschäftsprozesse haarklein
nachvollziehbar sein müssen. Nicht
nur, dass auf nationaler Ebene die
Steuergesetzgebung Vorgaben hat,
die peinlich genau Steuern, Reisekostenabrechnungen oder Fahrtenbücher kontrollieren und Jahre zurück verfolgen will. Hinzu kommen
international gültige Dokumentationspflichten wie etwa Basel-II. Die
Regeln treten in der Europäischen
Union offiziell zwar erst Ende 2006
in Kraft, finden aber bereits heute
praktische Anwendung. Dabei unterwerfen sich die Banken härteren
Offenlegungspflichten der eigenen
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Kapitaldecke sowie umfangreichen
Dokumentationen bei der Vergabe
von Krediten. Für Unternehmen hat
das ebenfalls die Konsequenz penibler Dokumentation aller Fakten, um
von den Banken überhaupt einen
Kredit oder aber zu günstigen Konditionen zu erhalten.
In der Folge entsteht generell mehr
Dokumentationsbedarf – es müssen
immer mehr Informationen gespeichert werden. Auch wenn Finanzämter digitale Dokumente inzwischen
akzeptieren, liegen die Hürden für
die komplette elektronische Buchhaltung dennoch sehr hoch.
Vorteil Digitalisierung
Papier altert, lässt sich nicht wieder
herstellen und benötigt Platz. Dokumentenscanner sind deshalb bei dieser Flut an Informationen die erste
Stufe eines systematischen Dokumentenmanagements.
Scanner erfassen gedruckte Information jeglicher Art. Dokumentenscanner dienen dabei speziell der
raschen Erfassung großer Mengen
an Belegen in möglichst kurzer Zeit.
Sie werden schon länger bei Banken
und Versicherungen eingesetzt, um
etwa Zahlungsbelege rasch zu erfassen und dauerhaft zu speichern.
Auch Bibliotheken und öffentliche
Einrichtungen nutzen die speziellen
Dokumentenscanner, um Informa-
Theoretisch könnte ein Büro so aussehen: leere Ablagekörbe und
Regale. Voraussetzung sind Dokumentenscanner, die alle Belege
digitalisieren, und entsprechende
Software, die das Dokumentenmanagement übernimmt.
tionen platzsparend und effizient archivieren zu können. Waren bisher
Unternehmen der Finanzwelt die
klassische Klientel für Scanner dieser Art, setzen heute Unternehmen
aller Branchen Scanner ein, um ihre
Prozesse zu digitalisieren.
Dokumentenscanner: Fünf
Leistungsklassen
Dokumentenscanner unterscheiden
sich von herkömmlichen Flachbettscannern aufgrund ihrer Konstruktion. Flachbettscanner sind für das
Scannen einzelner Vorlagen bei hoher Auflösung geeignet. Dokumentenscanner sind üblicherweise als
Durchzugscanner konstruiert: Vorlagen werden eingezogen, unter dem
Sensor durchgeführt, erfasst und im
Papierauffang ausgelegt. Die meisten Scanner können dabei dank
zweier CCD-Sensoren Vorder- und
Rückseite gleichzeitig einlesen. Einige Modelle sind zudem eine Kombinationen aus Durchzugs- und Flachbettscanner, um etwa gebundene
Dokumente erfassen zu können.
Die Qualität der Scans ist angesichts
der Aufgabenstellung nicht vorrangig – Durchsatz und Effizienz stehen
im Vordergrund, ebenso wie die
Fähigkeit, auch schlechte Vorlagen
verarbeiten zu können. Zudem sind
Dokumentenscanner formatvariabel, um Dokumente von der Visitenkarte bis zum Format DIN A3 erfassen zu können.
documents
Dabei verfügen Dokumentenscanner über einen Dokumenteneinzug,
den Feeder, der einen Blatteinzug
mit einer Geschwindigkeit ab 10 Seiten pro Minute ermöglicht. Tagesdurchsätze von 8.000 bis 38.000
Seiten (bei 80 S/min) werden so erreicht. Dabei lassen sich die Modelle
nach ihrer Scangeschwindigkeit in
fünf Klassen unterteilen:
• Workgroup 5-20 S/min.
• Department 20-36 S/min.
• Low Level 50 S/min.
• Medium Level 50-80 S/min.
• High Level über 80 S/min.
Dokumentenscanner der genannten
Leistungsklassen werden von Herstellern wie Fujitsu, HP, Kodak oder
Canon angeboten. Markteinsteiger
ist seit diesem Jahr Xerox mit entsprechenden Systemen.
Aufgrund der hohen Geschwindigkeit arbeiten die Systeme mit Bildoptimierungswerkzeugen, um bei einer
durchschnittlichen Auflösung von
200 dpi bis 300 dpi eine optimale
Qualität zu gewährleisten. Schnittstellen für die Datenübertragung an
Computersysteme sind SCSI oder
USB 2.0.
Zu den typischen Merkmalen professioneller Dokumentenscanner zählen beispielsweise die automatische
Bildausrichtung, automatische Textkorrektur und das Erstellen von PDFDateien. Diese werden beim Scannen direkt durch ein OCR-Werkzeug
bearbeitet. Für das korrekte Einziehen der Blätter sorgen bei CanonScannern Ultraschallsensoren, die
den gleichzeitigen Einzug mehrerer
Der Arbeitsplatzscanner
Kodak i40 wird
ab sofort mit
einem neuen
Spezialeinzug
angeboten. Damit können Formulare, Ausweise, Versicherungs- und
Kreditkarten, Führerscheine und
ähnliche Dokumente digitalisiert
werden.
Für die steigende Nachfrage nach
Scans im mittleren Leistungssegment hat Canon den DR-5010C entwickelt. Er kann Vorlagen bis zum
Format DIN A3 auch doppelseitig
einlesen. Die Software CapturePerfect 3.0 bietet Funktionen wie PDFVerschlüsselung und Scan-to-Email.
50 Seiten pro Minute im Format
DIN A4 bei 200 dpi bewältigt der
DR 5010C im Schwarzweißmodus
als auch in Farbe. Die maximale
Auflösung liegt bei 600 dpi und
bietet auch bei der Farbwiedergabe
optimale Qualität.
Digitale Archive W Das Volumen digital
gespeicherter Daten nimmt permanent
zu. Jetzt wurde die erste Testphase für
die Langzeitarchivierung digitaler Informationen abgeschlossen.
Das langfristige Archivieren von digitalen Informationen birgt immer größeBlätter verhindern. Die Feeder fassen zwischen 50 und 1.000 Blatt für
die serielle Verarbeitung.
re Herausforderungen. Mit der steigenden Zahl an elektronischen Veröf-
e-Mails drucken und ablegen?
Betriebssysteme machen ältere Daten schnell nicht mehr nutzbar. Und viel-
fentlichungen wächst auch die Notwendigkeit der zuverlässigen Aufbewahrung. Aber immer neue digitale Dateiformate, Rechnertypen und
fach gibt es noch keine gesicherten Erkenntnisse, wie lange Datenträger
Mit dem Scan alleine ist es jedoch
nicht getan. Um die daraus entstehenden Datensätze zu verwalten,
empfiehlt sich eine spezielle Software. Die wiederum löst nicht die
Frage der Speicherung. CDs und
andere Medien unterliegen genauso
wie Papier der Alterung. Dies betrifft
die Medien und die mechanischen
Komponenten der Lesegeräte. Zudem stellt sich die Frage, welche
Dateiformate wann überhaupt noch
lesbar sind. Die Aufbewahrungspflichten etwa bei Versicherungen
und Behörden erstrecken sich über
Jahrzehnte, oft genug Jahrhunderte.
Hier steht noch immer die Mikroverfilmung am Ende der Dokumentationskette. Die Brücke vom Mikrofilm
in die digitale Welt schlagen dann
wiederum Mikrofilmscanner.
Nun wird sicherlich nicht jeder seine
Daten per Mikrofilm archivieren,
doch
DokumentenmanagementSysteme sind überall in Betracht zu
ziehen. Schließlich wird ohnehin bereits ein erheblicher Teil der Korrespondenz elektronisch abgewickelt.
e-Mails auszudrucken und in Ordnern abzulegen, kann nicht Sinn der
Übung sein. Eher wird man die zu
archivierenden Belege digitalisieren
und speichern.
V www.canon.de
wirklich halten (siehe Tabelle). Ein in Deutschland neues, vom Bundesministerium für Bildung und Forschung unterstütztes, Projekt versucht jetzt, das
Problem der digitalen Langzeitarchivierung in den Griff zu bekommen.
Das in den letzten Jahren registrierte Aufkommen digitaler Publikationen
stellt gerade Bibliotheken (wie die Deutsche Bibliothek), die zur Archivierung gesetzlich verpflichtet sind, vor erhebliche Probleme. Neben den
Bibliotheken sind aber auch generell alle Archive (auch in der freien Wirtschaft) und Museen betroffen. Durch die Retrodigitalisierung – die Digitalisierung analoger Publikationen und Dokumente – entstehen immer größere Datenbestände, die auf physikalischen Speichermedien aufbewahrt und
verwaltet werden müssen.
Lebensdauer einiger Datenträger
Medium
Lebensdauer
Bücher auf säurefreiem Papier mit säurefreier Tinte
mehrere hundert Jahre
Bücher auf säurehaltigem Papier (Bücher des 19. und 20. Jh.)
70 – 100 Jahre
Herkömmliche Bücher
100 – 200 Jahre
Zeitungspapier
10 – 50 Jahre
Mikrofilm
bis 500 Jahre
Optische Speichermedien
25 – 100 Jahre
Disketten
5 – 10 Jahre
Magnetbänder
bis 30 Jahre
Mit dem so genannten »kopal-System«, das auf der CeBIT 2006 erstmals
der breiten Öffentlichkeit präsentiert wird, sollen digitale Daten nicht nur
langfristig aufbewahrt werden können, es soll darüber hinaus auch die zukünftige Verfügbarkeit gesichert werden. Die technische Lösung wird in
einer Kooperation von Bibliotheken, der Gesellschaft für wissenschaftliche
Datenverarbeitung Göttingen und IBM Deutschland erarbeitet. Das System
soll künftig mit standardisierten Schnittstellen betrieben werden. Die Software für die Einspeisung in das System und die Abfrage von archivierten
Objekten soll zudem als Open Source-Lizenz veröffentlicht werden.
V www.kopal.langzeitarchivierung.de V www.ibm.com/de
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Weltenbummler über’s Meer W Mit vier Clubschiffen und 211.000 Passagieren im
Jahr 2004 ist AIDA Cruises die Nummer 1 im deutschen Markt für Seereisen. Auf den
Clubschiffen sorgen Hochleistungs-Multifunktionssysteme von Ricoh für die Produktion der täglichen Bordzeitung und den Dokumentendruck in der Verwaltung.
Die Organisation einer solchen
»schwimmenden Stadt« erfordert
eine Unmenge an Dokumenten
»und bringt eine permanent hohe
Belastung der Geräte mit sich«, so
Herwig Pauger, AIDA Purchasing
Manager und zuständig für den Einkauf und die Ausrüstung im Hotelbereich der Schiffe.
Jedes der vier AIDA Clubschiffe ist
mit zwei leistungsfähigen, vernetzten Ricoh Aficio-Multifunktionssystemen (MFPs) mit Finisher und PrintScan-Option ausgestattet. Hinzu
kommen pro Schiff zusätzlich fünf
Aficio-Tischkopierer als Arbeitsplatzgeräte. Eine Ausnahme macht nur
die AIDAblu, das größte Schiff der
Flotte, mit gleich zehn Ricoh Systemen und einer eigenen Druckerei.
»Auf einem System läuft die gesamte Verwaltungsarbeit einschließlich
der Rechnungen für die Gäste, auf
dem anderen die Produktion unserer
AIDA Tageszeitung«, erläutert Herwig Pauger. Diese Aufgaben lasten
jedes der beiden Systeme monatlich
mit zwischen 100.000 und 120.000
Druckseiten aus. So muss tagtäglich
die Zeitung mit Berichten über Persönlichkeiten an Bord, das Unterhaltungsprogramm und den wichtigsten Nachrichten aus dem Ticker der
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Rund 35% Marktanteil machen die
Rostocker AIDA Cruises zum deutschen Spitzenanbieter von Seereisen. Aufmerksam beäugt von den
etablierten Kreuzfahrt-Anbietern,
setzt AIDA seit 1996 auf ein neues
Konzept und bietet Kreuzfahrten mit
modernem Programm und Ambiente
– ohne steife Traditionen, Schlips
und Kragen. Hinter den Kulissen erfordert die Erfolgsstory jedoch ein
enormes Engagement, um die Passagiere zufrieden zu stellen. Immerhin
können bis zu 5.400 Gäste auf den
vier Clubschiffen gleichzeitig
unterwegs sein.
Deutschen Presseagentur (dpa) produziert werden, damit die Gäste die
Lektüre pünktlich vor ihrer Kabinentüre finden.
Internationale Betreuung
Zur Entscheidung für die Aficio-Systeme hat neben der technischen
Qualität und Zuverlässigkeit auch
die Betreuung durch den RicohPartner M&U Bürokommunikation in
Rostock sowie die Ricoh-Zentrale
beigetragen. Bernd Röwer, M&UGeschäftsführer kennt die Anforderungen einer Anwendung auf See.
»Die Systeme müssen der Belastung
standhalten. Im Fall der Fälle muss
eines der Systeme die Kapazität des
anderen mit übernehmen können,
denn weitab von jeder Infrastruktur
hat die Verfügbarkeit der Druckproduktion einen besonderen Stellenwert.« Da Offiziere zur See gewohnt
sind, Wartungsarbeiten möglichst
selbst durchzuführen, hat M&U die
Zuständigen an Bord mit allen technischen Unterlagen versorgt. »Sollten die Kommunikationsoffiziere die
Wartung oder kleinere Störungen
nicht allein oder mit Hilfe der RicohFerndiagnose erledigen können, koordinieren wir gemeinsam kurzfristig einen Technikereinsatz.«
Ob Barcelona, Istanbul, Kreta oder
Gran Canaria – M&U-Techniker fliegen ein, wenn sie gebraucht werden. Zweimal im Jahr (meist solange
die Schiffe in europäischen Gewässern liegen) führt der M&U-Service
die große Wartung durch. »Aber
auch die Lieferung eines Aficio-Systems nach Singapur für ein AIDASchiff haben wir mit Ricoh schon
koordiniert«, sagt Röwer über die
internationale Zusammenarbeit.
Herwig Pauger bestätigt die gute
Zusammenarbeit mit der Frankfurter
Ricoh-Zentrale. »Die technische Lösung mit hochvolumigen Geräten
hat sich als sehr wirtschaftlich erwiesen«, bilanziert er.
Die Zufriedenheit mit den MFPs Aficio 1060/1075 war auch der Grund,
dass erste Systeme auf der AIDAvita
im April 2005 in einem italienischen
Hafen gegen neue Aficio 2075 Systeme vereinbart wurden.
Und auch an Land bewähren sich
Ricoh-Systeme bei AIDA Cruises:
Detlef Albrecht, Manager Administration, schwört auf die Hybridsysteme Aficio 1232C für Schwarzweiß
und Farbe, die am Rostocker Unternehmenssitz und im Marketing in
Neu-Isenburg eingesetzt werden.
V www.ricoh.de