Drei Anlagen – eine Verwaltung

Drei Anlagen – eine Verwaltung
Der Sportpark Heppenheim und seine Finest-Fitness-Clubs in Weinheim und
Hemsbach sind perfekt organisiert
High quality Fitness an Geräten oder in Kursen, Outdoorangebot, Kinderbetreuung, Rehasport, BGM,
Wellness mit Sauna und Beauty, eine gemütliche Lounge zum Verweilen und - sehr beliebt - Tennis
in der Halle oder auf der Außenanlage. Der Sportpark Heppenheim bietet den Menschen in der
Region ein vielfältiges und hochwertiges Sport- und Erholungsprogramm und kommt damit gut an,
wie die steigenden Mitgliederzahlen beweisen. Die Folge: 2009 hat Inhaber Stefan Stadler mit dem
Finest Fitness Weinheim die zweite, 2012 mit dem Finest Fitness in Hemsbach die dritte Anlage
eröffnet. Neben der excellenten Betreuung der Mitglieder, modernsten Fitnessgeräten sowie einer
hochwertigen Ausstattung ist der Einsatz verschiedener Softwarekomponenten ein Schlüssel zum
wirtschaftlichen Erfolg der Clubs. Stefan Stadler vertraut dabei auf die Lösungen der sysTeam GmbH
aus Dortmund.
„Wir haben in der Anfangszeit die Tenniscourts
auf einer Magnettafel verwaltet und die
Spinningkurse über Exceltabellen geführt“,
erläutert
Jan
Kahlert
(Foto
unten),
Bereichsleiter für die Mitglieder-Verwaltung,
Tennis und Junior im Sportpark. Das Angebot
wurde größer, die Mitglieder und das Personal
mehr und irgendwann ließen sich die vielen
Termine für Räume, Plätze und Personal nicht
mehr „auf dem Papier“ managen.
Zunächst kam ein Terminplaner, der eigentlich
für Arztpraxen konzipiert wurde, zum
Einsatz. Als sich dieser als nicht
ausreichend entpuppte bediente man
sich bei einem Anbieter aus der
Fitnessbranche, doch auch diesmal
konnte die Software die sehr komplexen
Anforderungen des Unternehmens nicht
ausreichend erfüllen.
Seit 2013 vertraut der Sportpark den
Lösungen von sysTeam und fühlt sich
dort sehr gut aufgehoben: „Neben den
Software- und Hardwareprodukten gefällt uns
besonders die gute Kommunikation mit den
Mitarbeitern von sysTeam“, lobt Jan Kahlert.
Und weiter:„Bei sysTeam hat man immer ein
offenes Ohr für unsere Wünsche und
Verbesserungsvorschläge.“
In einer multifunktionalen Anlage wie dem
Sportpark kommt dem Zeitmanagement eine
große Bedeutung zu. Hier nutzt der Sportpark
die Lösungen des sysTeam Reservation
Managers. Zum Beispiel müssen Tennis-Courts
und Trainerstunden für Mitglieder, Treatments
im Wellnessbereich, freie Plätze für aktute
Tagesgäste
oder
Zehnerkarteninhaber
individuell gesteuert werden. Dazu natürlich
auch die Termine auf der Trainingsfläche
und im Kursbereich. „Die Mitarbeiter
am Empfang müssen auf einem Blick
sehen, wo was frei ist und z.B. wann
welcher Trainer zur Verfügung steht
usw“,
erklärt
Kahlert.
Im
Tagesaufgaben
besser
planen
und
koordinieren, zumal er alle drei Anlagen
betreut.
Um den Aufwand der Mitgliederverwaltung so
gering wie möglich zu halten, wird diese
komplett über die Zentrale in Heppenheim
gesteuert. Auch die Daten und Infos der beiden
Satelitenanlagen in Hemsbach und Weinheim
werden auf dem Server in Heppenheim
eingespielt. So hat die Geschäftsführung
jederzeit den Überblick und spart zudem noch
zusätzliches Personal in der Verwaltung.
Stefan Stadler, Geschäftsführer Sportpark
Umkehrschluss haben auch alle Mitarbeiter die
Möglichkeit von zuhause aus, ihre Einsatzeiten
und
Termine
einzusehen.
Je
nach
Verantwortung können sie die Pläne nur
einsehen oder wie zum Beispiel die Teamleiter
auch von zuhause aus bearbeiten.
Besonders praxistauglich ist die Möglichkeit,
dass die Mitarbeiter am Empfang ihren
Kollegen Nachrichten im System hinterlassen
können. Dafür wurde eine Ressource
„Rückrufkalender“
angelegt,
die
die
Mitarbeiter zweimal täglich aufrufen müssen
um zu schauen, ob dort eine Aufgabe für sie
hinterlegt ist. Ein weiters Beispiel für den
effizienten Einsatz von Softwarelösungen ist
eine Resource für den Haustechniker. Alle
Mitarbeiter haben darauf Zugriff und können
ihm Notizen hinterlassen. So kann dieser seine
Als ein Highlight der großen Anlage in
Heppenheim gilt die Trainingsfläche im
Fitnessbereich, die mit Technogym-Geräten
ausgestattet ist. Da sysTeam hier eine direkte
Schnittstelle programmiert hat, müssen
Mitgliederdaten nur einmal eingepflegt
werden. Auch mit der Hardware, die sysTeam
über Partner anbietet, ist man seitens der
Verantwortlicenh des Sportparks sehr
zufrieden. 3 Feig Leser sowie einer von Gantner
haben sich als äußerst zuverlässige
Komponenten im Bereich Zugangskontrolle
und Schließsysteme bewährt. Nicht zuletzt
sorgen anfällige Lösungen im Check-in-Bereich
und in den Umkleiden immer wieder für Ärger
Fall mit dazu beitragen, dass der Sportpark
sowie die beiden Finest-Anlagen als Premium
Clubs wahrgenommen werden.
Weitere Einsatzbereiche für die sysTeam
Softwarelösungen sind zum Beispiel auch das
Kassensystem
(Heppenheim),
die
Gehaltsabrechungen und Provisionen für
Freiberufler sowie die Auslastung von Solarien.
Unterm Strich bleibt festzuhalten: Je mehr ein Unternehmen wächst, umso
komplexer werden die Aufgaben an eine Software. Mit der sysTeam GmbH
aus Dortmund hat man beim Sportpark einen Partner gefunden, der dem
Unternehmen dort Lösungen anbietet, die im Tagesgeschäft für Entlastung
bzw. reibungslose Abläufe sorgen.