Checkliste – Abiball

Checkliste – Abiball
Der Abiball - der Höhepunkt nach 12/13 Jahren Schulbank drücken. In diesem Kapitel versuchen wir
euch so viele Informationen und Tipps wie möglich zu geben - schließlich soll dieser (hoffentlich)
einmalige Tag eures Lebens so perfekt wie möglich verlaufen.
Wie bereits des Öfteren erwähnt, geben wir euch lediglich Ratschläge und Erfahrungen mit auf
den Weg, frei nach dem Motto: Alles kann, nichts muss. Wir hoffen trotz alledem, dass wir euch
bei der Organisation und Gestaltung eures Abiballs weiterhelfen können.
Datum
Bei der Wahl des Datums müssen einige Aspekte berücksichtigt werden. Empfehlen würden wir
euch einen Freitag oder Samstag zu wählen. Dann können alle berufstätigen Gäste ohne schlechtes
Gewissen so lange bleiben, wie sie wollen. Weiterhin solltet ihr euch vorher erkundigen, wie die
Meinung der geladenen Lehrer diesbezüglich ist. Es könnte passieren, dass diese nicht bereit sind,
an einem Wochenende zu einer “Schulveranstaltung“ zu erscheinen. In diesem Fall würde sich der
Freitag anbieten.
Stellt den geladenen Lehrern die Eintrittskarten als Abschiedsgeschenk umsonst zur Verfügung.
Somit werden sie eher motiviert an dem Ball teilzunehmen.
Außerdem hängt das Datum von der Verfügbarkeit eures Veranstaltungsortes ab. Achtet
ebenfalls auf eventuelle Parallelveranstaltungen in oder in der Nähe der Lokalität. Im
schlimmsten Falle, könnte es einen Mangel an Parkplätzen, Probleme wegen Lärmbelästigung
etc. geben.
Haltet euch in etwa an die Daten der vorherigen Jahrgänge.
Der Termin sollte ebenfalls außerhalb der Ferien und nicht an einem verlängerten Wochenende
liegen, da viel Gäste in den Urlaub gefahren sein könnten.
Veranstaltungsort (s.a. Checkliste ‚Veranstaltungsort’)
Die Wahl eines geeigneten Ortes für eines der wichtigsten Ereignisse im Leben, kann unter
Umständen sehr leicht, in manchen Fällen aber auch sehr schwierig werden. Wir präsentieren euch
nun drei verschiedene Kategorien:
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Aula oder andere Räumlichkeiten innerhalb der Schule
Vorteile
•
Der Ort ist euch vertraut und ihr könnt eure Möglichkeiten besser abschätzen. Die
Mietkosten entfallen.
Nachteile
•
Die Lokalität könnte nach 13 Jahren Schule etwas gewöhnlich oder langweilig wirken. Die
vorhandenen Räume haben nicht die gewünschte Kapazität oder sie bieten nicht das
gewünschte Ambiente für euren Ball.
Naheliegende Alternativen
•
Bürgerhallen, Sporthallen, Veranstaltungshallen
•
Hotels
•
Restaurants
•
Gemeindezentren/Jugendzentren
Vorteile
•
In Hotels oder Restaurants werden euch je nach Bedarf Servicekräfte zur Verfügung gestellt.
Die Verköstigung und Reinigung kann ebenfalls von diesen übernommen werden.
•
Viele organisatorische Angelegenheiten werden euch abgenommen. Auch Gemeindezentren
etc. bieten oftmals einen Reinigungsservice an.
Nachteile
•
Der Service in einem Hotel oder Restaurant hat seinen Preis. Auch städtische
Einrichtungen verlangen oft hohe Mieten.
Ruft bei eurer Stadt/Gemeinde an und informiert euch über die verschiedenen Möglichkeiten
und erkundigt euch gleichzeitig nach Mietpreis, Kapazität, Verfügbarkeit und Ausstattung.
Selbiges könnt ihr mit Restaurants und Hotels machen. Fragt bei diesen außerdem nach
bestimmten Angeboten oder Servicepaketen. Erwähnt auf jeden Fall, dass ihr euren
Abiturabschluss feiert. Oftmals lässt sich dann noch etwas am Preis ändern.
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Ihr sucht das gewisse Etwas?!!
Ihr sucht zum krönenden Abschluss nach etwas Ausgefallenem? Dann versucht es doch einmal mit
diesen Beispielen:
•
Bowling Centers, Tennis- oder Skihallen etc.
•
Schlösser/Burgen
•
Schiffe
•
Treibhäuser
•
Alte Fabrikhallen
•
Angelhäuser
•
Stillgelegte Schwimmbäder
Vorteile
•
Ihr hebt euch von anderen Abiturjahrgängen ab.
Nachteile
•
Unter Umständen kann eine solch besondere Lokalität viele Probleme bezüglich
Genehmigungen, Infrastruktur, Finanzierung, Organisation und benötigter Technik mit sich
bringen.
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Einladungen
Bevor wir uns den Einladungen zuwenden, sind noch einige Fragen offen. Wer wird überhaupt
eingeladen? Müssen die Gäste zahlen? Wie viel sollten die Gäste zahlen und wie erhält man das
Geld? Gibt es Eintrittskarten und wenn ja, wie sehen diese aus???
Fragen über Fragen! Versuchen wir dieses Durcheinander Schritt für Schritt zu klären!
Wer sollte eingeladen werden?
Die Antwort auf diese Frage hängt natürlich in erster Linie von eurem Budget und der Größe eures
Veranstaltungsortes ab. Jedem Abiturienten sollte es aber zumindest möglich sein, seine engste
Familie einzuladen.
Um Reibereien und Ungerechtigkeiten zu vermeiden, schlagen wir vor, dass jeder Abiturient
eine bestimmte Anzahl an Gästen mitbringen darf. Kleinere Familien können dann notfalls
Karten an größere Familien abgeben. Außerdem könnt ihr anhand des Kartenverkaufs sehen,
wie viele Gäste erscheinen werden. Diese Information ist sehr hilfreich für die Planung des
Buffets und der Getränke.
Wie sieht die Finanzierung aus? Müssen die Gäste zahlen?
Für die Beantwortung dieser Fragen müsst ihr euch im Vorhinein über die anfallenden
Gesamtkosten im Klaren sein. Solltet ihr bereits Geld durch Oberstufenfeten etc. (Vorfinanzierung)
gesammelt haben, dann könnt ihr errechnen, wie viele Kosten noch gedeckt werden müssen. Dieses
Geld könnt ihr dann letztendlich auf eure Gäste verteilen.
Wie sollen die Einladungen/Eintrittskarten aussehen?
Generell seid ihr natürlich völlig frei in der Auswahl des Layouts. Vielleicht wäre es eine gute Idee,
wenn das Abimotto noch einmal aufgegriffen wird oder vielleicht sogar thematisch erweitert wird.
Entwerft und druckt eure Einladungen/Eintrittskarte rechtzeitig vor der Veranstaltung. Macht
gegebenenfalls einen Tischplan, bevor ihr mit dem Kartenverkauf beginnt und verteilt
entsprechende Tischnummern. Beginnt mit dem Kartenverkauf noch während der Schulzeit, dann
ist es einfach alle Leute zu erreichen. Außerdem könnt ihr noch eine Abendkasse einrichten.
Kassiert den Eintritt immer vor dem Abiball – am besten bei der Übergabe der Eintrittskarten! Und
lasst euch nicht vertrösten, denn nach dem Abiball, ist es unter Umständen schwierig die
Betroffenen zum Zahlen zu überreden.
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Was sollte auf den Einladungen stehen?
•
Datum/Zeit
•
Ort/Adresse
•
Wegbeschreibung inkl. Parkmöglichkeiten Nähere Hinweise zu öffentlichen Verkehrsmitteln
•
Kleiderordnung
•
Tischnummer (nur für den Fall, dass es eine Tischordnung gibt)
•
Name der Schule/des Veranstalters
•
Informationen zum Vorverkauf
•
Abilogo und Motto
•
Sponsoren
•
Name des DJs oder der Band
•
Rechtliche Informationen (z.B. kein Einlass unter 16 Jahren, Einlass nur mit
Personalausweis, etc.)
Programm (s.a. ‚Weitere Ideen’)
Das Programm des Abiballs ist der wichtigste Faktor für das Gelingen dieses Ereignisses. Wir haben
beschlossen, dieses Thema in zwei weitere Teile zu untergliedern.
„Offizieller“ Teil
Es gibt mehrere Möglichkeiten diesen eher formellen Teil des Abiballs zu gestalten. Viele Schulen
haben feste Traditionen oder sogar Vorgaben von der Schulverwaltung. Wir werden euch aber
trotzdem noch weitere Ideen mit auf den Weg geben, denn ein wenig Abwechslung kann ja
bekanntlich nie schaden.
•
Sektempfang
•
Feierlicher Einmarsch der Abiturienten mit anschließendem Eröffnungstanz (zum
Eröffnungstanz werden oftmals die Eltern der Abiturienten mit einbezogen)
•
Musikalische Gestaltung - Vielleicht habt ihr ein Schulorchester oder einen Schulchor zur
Verfügung. Andererseits wäre es natürlich auch eine ausgefallene Idee eine eigene Abiband
oder einen Abichor zu diesem Anlass zu gründen.
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•
Übergabe der Zeugnisse - Auch diesen Teil könnt ihr ganz individuell gestalten. Oft wird bei
der Übergabe ein Foto des jeweiligen Abiturienten auf eine Leinwand projiziert oder eine
bestimmte Musik wird gespielt. Schön wäre es, wenn ein Fotograph die Zeugnisübergabe von
jedem Abiturienten auf einem Foto festhält.
•
Reden - Wie wäre es denn mit einer Abschlussrede? Fragt doch einfach mal in eurer Stufe
rum, wer denn Interesse hätte, diese Rede zu halten. Vielleicht kann in dieser Rede noch
einmal das Abithema aufgegriffen werden oder mit einem Schauspiel ergänzt werden.
Oftmals kommt es auch vor, dass der jeweilige Schuldirektor oder Oberstufenlehrer ein paar
warme Worte an den Abiturjahrgang richten möchte. In diesem Fall, solltet ihr vorher klären,
wer wann und wie lange reden möchte. Dadurch könnt ihr den Ablauf besser planen.
•
Abendgarderobe - Besonders dieser Teil des Abiballs wirkt besonders gut, wenn sich alle
Abiturienten so richtig in Schale geworfen haben.
•
Tisch- und Sitzordnung - Ihr solltet euch überlegen, ob ihr während der Zeremonie
Sitzplätze anbietet oder ob es nur Stehplätze geben wird. Berücksichtigen solltet ihr
auch einen Bereich oder ein paar reservierte Sitzplatzreihen für die Abiturienten.
„Inoffizieller“ Teil
Der inoffizielle Teil ist eher etwas lockerer und geselliger. Normalerweise folgt er dem offiziellen Teil,
kann aber durchaus mit diesem den Abend über vermischt werden. Oftmals veranstalten die
Abiturienten eine Party mit einem DJ oder einer Band, es kann auch Tanzrunden zur Auflockerung
während des formellen Teils geben.
Eine andere Möglichkeit wäre, den Abend ein wenig interaktiver zu gestalten. Wie wäre es zum
Beispiel mit Spielen, welche Lehrer, Eltern und Abiturienten mit einbinden. Vielleicht lasst ihr euch
aber auch was Lustiges einfallen und führt ein kurzes Schauspiel oder einen Tanz auf. Sagt den
Leuten, die ihr für euer Programm benötigt rechtzeitig Bescheid, damit sie sich früh genug
vorbereiten könne.
Bei diesem Teil des Abends solltet ihr in erster Linie das machen, was euch Spaß macht.
Schließlich habt ihr im vorherigen Teil bereits Haltung wahren müssen.
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Hier ein paar Ideen:
•
Tanz mit DJ oder Band
•
Buffet
•
Cocktailbar
•
Sketsche, Schauspiele, Tänze oder Spiele
•
Diashow mit Bildern der Oberstufenzeit
•
Vorführung des Abifilms
Essen und Getränke (s.a. Checkliste ‚Essen & Getränke’)
Bevor ihr euch für einen Caterer entscheidet, solltet ihr auf jeden Fall einige Kostenvoranschläge
besorgen. Ihr wollt ja schließlich kein Geld zum Fenster rauswerfen. Sobald ihr aber eure Auswahl
getroffen habt, solltet ihr euch langsam Gedanken über die Menu- und Buffetauswahl machen.
Prüft vorher, ob ihr über euren Veranstaltungsort an einen bestimmten Caterer oder die
hauseigene Küche gebunden seid.
Erkundigt euch bei eurem Caterer. Da dieser bestimmt schon einige Erfahrungen sammeln konnte,
wird er euch bestimmt ein euren Wünschen entsprechendes Buffet vorschlagen können. Werdet
aber auch selbst kreativ und überlegt, ob ihr die Buffetauswahl nicht sogar auf euer Abimotto
abstimmen könnt. Passt auch die Menükarten eurem Abimotto an und fragt euren Caterer, ob er
diese erstellen kann (das ist oft inklusive).
Was die Getränke betrifft, solltet ihr ähnlich vorgehen wie beim Caterer. Besorgt euch
Kostenvoranschläge von verschiedenen Getränkehändlern (sofern ihr mit der Wahl nicht an den
Veranstaltungsort gebunden seid) und handelt besonders die Bierpreise weiter runter. Nachdem ihr
eure Auswahl getroffen habt, solltet ihr mit dem Getränkehändler abklären, wann geliefert und
wann die Theke aufgebaut wird. Bei der Menge der Getränke solltet ihr euch auf den Rat des
Händlers verlassen. Prinzipiell sollte aber gelten: Lieber zu viel als zu wenig. Schließlich könnt ihr
nach Absprache alle übrig gebliebenen Getränke wieder an den Händler zurückgeben.
Oftmals ist Cola in Großmärkten im Angebot (ein Kasten für ca. €7). Kein Händler kann euch so einen
niedrigen Preis bieten. Sollte es logistisch möglich sein, so würden wir euch empfehlen Cola, Fanta
und Wasser nicht über den Händler sondern privat zu besorgen. Auch Sekt, Wein etc. sollte im
Großhandel besorgt werden.
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Service
Natürlich könnt ihr professionelle Servicekräfte engagieren. Allerdings dürfte das in eurem
Geldbeutel ein recht großes Loch hinterlassen. Fragt doch einfach mal bei der Stufe unter euch nach.
In vielen Schulen ist es mittlerweile Brauch, dass die zukünftigen Abiturienten des kommenden
Jahres der aktuellen Abiturientia bei Serviceangelegenheiten aushelfen. Somit ist jeder mal dran und
als kleine Motivation gibt es für alle Helfer Getränke und Buffet umsonst. Abraten möchten wir euch
von Helfern aus der Familie. Schließlich sollen diese doch mit euch zusammen diesen wichtigen Tag
eures Lebens feiern.
Sollte sich die Stufe unter euch zum Kellnern bereit erklären, so macht ein Treffen mit allen
Freiwilligen aus. Klärt ab wer wann, wo und wie lange eingesetzt ist und welche Kleidung getragen
werden sollte (s.a. Checkliste ‚Dienstplan’).
Vorbereitung vor der Veranstaltung
Natürlich gibt es vor dem Abiball noch einige weitere Dinge, die geplant und bedacht werden
müssen. Unter den folgenden Punkten findet ihr noch einige Ideen, Tipps und Anregungen für die
Gestaltung eures Abi Balls.
Dekoration
Damit eure Location eine persönliche und gemütliche Note bekommt, solltet ihr euch überlegen, wie
ihr den Raum dekorieren wollt. Hier bietet es sich an, die Dekoration eurem Abimotto anzupassen
oder den ganzen Abend eventuell unter einem bestimmten Thema laufen zu lassen.
Bei der Tischdekoration solltet ihr euch vorher über Form und Größe der Tische informieren,
damit später noch genug Platz für Teller und Gläser bleibt. Für die Tischdekoration könnt ihr zum
Beispiel Blumen bestellen - kleine Gestecke gibt es schon ab 5 € pro Stück. Ansonsten könnt ihr
auch einzelne Blumen in Vasen aufstellen. Teelichter und Kerzen (-> informiert euch vorher über
Brandschutzbestimmungen) schaffen eine angenehme Atmosphäre.
Eurer Kreativität sind wie immer keine Grenzen gesetzt. Auch die Bühne könnt ihr entsprechend
eurem Thema und dem Programm gestalten. Allerdings müssen auch hier bestimmte Regeln
bezüglich des Brandschutzes eingehalten werden. Außerdem ist darauf zu achten, dass die
Dekoration gerade auf der Bühne niemandem im Wege ist.
Bei alledem ist es eine gute Idee vorher nachzufragen, was in den Räumlichkeiten schon alles
vorhanden ist und gegebenenfalls genutzt werden kann. So könnt ihr Geld sparen. Überlegt euch am
besten schon vorher, wie viel ihr ausgeben wollt und schaut dann, wie ihr eure Vorstellungen am
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günstigsten verwirklichen könnt. Wichtig ist auch rechtzeitig festzulegen, wer wann auf – bzw.
abbauen hilft und wer die Besorgungen tätigt.
Musik
Musik ist, wie auf jeder Feier, eine der wichtigsten Komponenten. Ihr könnt einen DJ engagieren,
eine Band mieten oder eure eigene Schul – oder sogar Abi Band spielen lassen.
Auf jeden Fall solltet ihr euch zuvor über Programm und Musik der Band bzw. des DJs (s.a.
Checkliste ‚Band & DJ’) informieren und darauf achten, dass auch für alle etwas dabei ist. Weiterhin
müsst ihr vorher absprechen, welches Equipment benötigt wird und wer es mitbringt. Fragt auch
hier bei eurer Lokalität nach, was schon vorhanden ist und gestellt werden kann.
Zu bedenken sind hier die allgemeinen Kosten für Band oder DJ als auch eventuelle Zusatzkosten
für die Ausrüstung. Sprecht auch ab, wann und wie bezahlt wird.
Technik
Für euer Programm werdet ihr mit Sicherheit technische Unterstützung benötigen. Macht am besten
eine Liste mit den benötigten Dingen, sobald euer Programm steht. Damit könnt ihr dann zu den
Verantwortlichen eures Veranstaltungsortes gehen und absprechen, was davon umsetzbar ist. Dabei
könnt ihr auch gleich klären, was von der Location gestellt werden kann und was ihr selbst noch
besorgen müsst.
Technische Ausrüstung kann man bei darauf spezialisierten Firmen mieten. Wichtig ist auch hier
rechtzeitig Kosten festzusetzen und gegebenenfalls Versicherungen abzuschließen. Während des
Abends sollten auch ein oder zwei kompetente Personen verantwortlich für die Technik und deren
Bedienung sein, um Beschädigungen zu vermeiden. Es kann sein, dass von den Räumlichkeiten sogar
Techniker gestellt werden.
Sprecht den Ablauf des Abends mit den Verantwortlichen im Voraus ab, damit alles zur rechten
Zeit eingesetzt wird.
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Über die folgende technische Ausrüstung solltet ihr euch Gedanken machen:
•
Beamer und Leinwand - Wann wird die Leinwand gebraucht? Wo befindet sie sich im Raum?
Kann sie jeder sehen? was wird auf dem Beamer abgespielt? Wann?
•
Zuspieler - Auf was werden die Daten abgespielt? Laptop, DVD-Player, Videogerät? Welche
Formate? Laufen alle DVDs etc. auf der Anlage?
•
Licht - Wann und wo wird Licht eingesetzt?
•
Gibt es bestimmte Special Effects zu einem bestimmten Anlass? - Stellt einen zeitlichen
Ablauf für die Techniker auf!
•
Musik – Wie wird die Musik präsentiert? Wann? Für Tanzrunden sollte die Musik schon
vorher festgelegt und bereitgehalten werden, damit es kein Durcheinander gibt!
•
Mikrophone – Welche Art von Mikrophonen wird benötigt? Wie viele und zu welcher Zeit?
•
Beschallungsanlage, Lautsprecher, Verstärker etc. – Was benötigt ihr für euer Programm?
Was benötigen Band oder DJ? Macht vor der Veranstaltung auf jeden Fall einen Soundcheck!
Bei der Nutzung technischer Geräte müsst ihr unbedingt aufpassen, keine Stolperfallen durch
herumliegende Kabel entstehen. Alle Kabel sollten mit Klebeband fixiert werden.
Bilder
Eine schöne Idee ist es auch den Abend von einem professionellen Photographen auf Bildern
festhalten zu lassen. Adressen von Photographen in eurer Umgebung findet ihr im Telefonbuch,
Internet oder vielleicht hat jemand von euch schon Kontakte.
Viele Photographen bieten diesen Service umsonst an und benötigen dann lediglich Platz um die
Bilder auszustellen und zu verkaufen. So kann sich jeder die Bilder aussuchen, die er gerne haben
möchte. Ansonsten könnt ihr auch digitale Bilder machen lassen. Informiert euch am besten in eurer
Gegend, welche Möglichkeiten es gibt.
Eine gute Idee ist es, Bilder am Eingang zu machen, um sicher zu gehen, dass alle Gäste auch einmal
abgelichtet werden. Ihr könnt auch eine bestimmte Kulisse (vielleicht passend zu eurem Thema)
aufbauen, vor der sich dann jeder, der möchte fotografieren lassen kann.
Macht euch vorher ein Bild von der Professionalität des Photographen und welche Art von Bildern er
macht.
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Auf – und Abbau (s.a. Checkliste ‚Dienstplan’)
Bei solchen Veranstaltungen ist es immer wichtig vorher festzulegen wer wann für was
verantwortlich ist. Das bezieht sich auch auf den Auf – und Abbau. Jemand von euch muss Zeiten
festlegen. Geht sicher, dass jeder einen Dienstplan erhält und diese auch überall ausgehängt sind.
Denkt daran die Arbeit möglichst gerecht zu verteilen und wichtige Aufgaben zuverlässigen
Personen zuzuteilen. Jemand von euch sollte bei allem den Überblick haben, um sicherzustellen,
dass alles glatt verläuft.
Es muss festgelegt werden:
•
wer was mitbringt?
•
wer wann wo sein muss?
•
wann am Veranstaltungsort auf – bzw. abgebaut werden kann? (Informiert euch hier über
eventuell entstehende Mehrkosten in Sachen Miete etc.)
•
ob ihr professionelle Hilfe braucht? (z.B. von Hausmeister und Techniker) Sprecht die Zeiten
deswegen zuerst mit den zuständigen Personen ab!
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