Bürokaufmann/Bürokauffrau - U

Prüfungs-Quick-Check
Bürokaufmann/Bürokauffrau
Auflage 2014
© U-Form Verlag Hermann Ullrich GmbH & Co. KG · Cronenberger Straße 58 · 42651 Solingen
Telefon 0212 22207-0 · Telefax 0212 208963 · Internet: www.u-form.de · E-Mail: [email protected]
Bearbeitungshinweise
Die Aufgaben können in beliebiger Reihenfolge gelöst werden. Bei zusammenhängenden
Aufgaben mit gemeinsamer Situationsvorgabe empfehlen wir die Einhaltung der vorgegebenen Reihenfolge.
Als Hilfsmittel ist ein nicht programmierter, netzunabhängiger Taschenrechner ohne Kommunikationsmöglichkeit mit Dritten zugelassen.
1. Aufgabe
Situation
Carolina Cruzado ist als Vertriebsmitarbeiterin im Außendienst der Pit Bauer KG tätig. Mit ihrem Smartphone
und ihrem Notebook verfügt sie über leistungsstarke Endgeräte, mit denen sie sich in das Internet und das
Unternehmensnetz (Intranet) der Pit Bauer KG einloggen kann.
Mit der mobilen Datenkommunikation sind aber auch Risiken verbunden.
a) Welche Risiken bestehen für die Endgeräte selbst (Smartphone und Notebook)?
Erläutern Sie drei Gefahrenquellen.
b) Welche Möglichkeiten der Datenübertragung gibt es für mobilen Datenverkehr?
Nennen Sie drei Beispiele.
c) Welche Gefahren ergeben sich auf den Transportwegen der Daten (auf den Datenübertragungswegen)?
Erläutern Sie die Gefahren an drei Beispielen.
d) Schlagen Sie vier Schutzmaßnahmen vor, die der Datensicherheit im mobilen Datenverkehr dienen.
Du vermisst die Lösung? Die haben wir für Dich! Wir von U-Form sind sozusagen die
Lösungsexperten. Bei uns gibt es exklusiv Lösungserläuterungen zu den original IHK Prüfungen.
Und bei unseren Prüfungstrainern sind alle Lösungen gut und ausführlich erklärt, damit Du alles
verstehst und nachvollziehen kannst. So einfach ist die Lösung für die Lösung: www.u-form.de
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2. Aufgabe
Situation
Die Pit Bauer KG sieht Bedarf, das Personalmanagement auf einen zeitgemäßen informationstechnischen Stand zu bringen. Dazu soll ein neues Personalinformationssystem angeschafft werden.
a) Nennen Sie drei Hauptaufgaben des Personalmanagements.
b) Welche technischen Funktionen kann ein Personalinformationssystem im Rahmen dieser Aufgaben erfüllen?
Nennen Sie sechs Funktionen.
c) Erläutern Sie vier Vorteile, die softwaretechnische Lösungen im Personalmanagement bieten können.
d)
da) Sie haben als neuer Auszubildender in der Personalabteilung die Aufgabe, eine Liste zu erstellen, welche
Daten im Mitarbeiterprofil angelegt werden können. Nennen Sie sechs Beispiele.
db) Welche Funktionen muss das Personalinformationssystem bieten, um die Arbeiten eines Personalsachbearbeiters im Hinblick auf die unter da) genannten Daten zu verwalten? Nennen Sie sechs Beispiele.
Du willst Erfolg aber möglichst günstig? Dann haben wir die passende Lösung für Dich. In den U-Form
Rettungs- und Rundum-Sorglos-Paketen ist alles drin, was Du für eine sichere und gute Prüfungsvorbereitung
brauchst – gespart haben wir nur am Preis und nicht am Inhalt. Wo es die gibt? Unter www.u-form.de natürlich.
e) Im Rahmen des Personalmanagements sind Sie auch mit Aufgaben der Personalbeschaffung
betraut. Über das Personalinformationssystem soll das E-Recruiting-Verfahren verbessert werden.
ea) Erläutern Sie den Begriff „E-Recruiting“.
eb) Welche Vorteile bietet E-Recruiting dem Unternehmen? Erläutern Sie fünf Aspekte.
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3
3. Aufgabe
Situation
Die Pit Bauer KG hat am 15. März an den Bürofachhandel Ungerer GmbH in Frankfurt eine Rechnung über
2.125,00,00 € ausgestellt. Die Zahlungsbedingung lautete: „Zahlung innerhalb 14 Tagen nach Rechnungsdatum ohne Abzug“. Trotz Mahnung ist am 10. Mai noch kein Zahlungseingang festzustellen. In einer zweiten
Mahnung will die Pit Bauer KG den Betrag mit entsprechenden Verzugszinsen darstellen. Der Basiszinssatz
beträgt 0,12 % (Stand: 2. Halbjahr 2010).
Tage
Berechnen Sie
a) die Zinstage (30/360)
%
b) den zur Berechnung der Verzugszinsen zugrunde liegenden Zinssatz p. a.
€
,
,
c) die entsprechenden Verzugszinsen!
Du willst die original IHK-Prüfungen? Kein Problem. Die gibt es bei uns. Mit den original IHK-Prüfungen
vergangener Prüfungstermine bist Du gut gerüstet. Du weißt, welche Fragen wie gestellt werden und ob Du mit
der Bearbeitungszeit hinkommst. Wo es die Prüfungen gibt? Unter www.u-form.de - wo sonst.
4. Aufgabe
Prüfen Sie, welche Aktivität der Pit Bauer KG unter das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates in personellen
Angelegenheiten fällt! Tragen Sie die entsprechende Kennziffer in das Lösungskästchen ein.
1. Aufstellung einer Betriebsordnung
2. Einführung von Kurzarbeit
3. Festlegen von Zeit und Art der Entgeltauszahlung
4. Zusammenlegung von Betriebsteilen
5. Einführung eines Beurteilungssystems
6. Festlegen der Wochenarbeitszeit
Formel nicht gewusst? Rechenweg vergessen? Mit den Cleveren von U-Form findest Du die Lösung!
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mehr gibt es unter www.u-form.de
Hinweis
Quelle
Der vorliegende Prüfungs-Quick-Check enthält eine exemplarische Auswahl von Aufgaben und Lösungen
aus unseren entsprechenden berufsspezifischen Prüfungstrainern. Die Aufgaben wurden inhaltlich so
ausgewählt, dass sie möglichst lange Gültigkeit besitzen und allgemeines Prüfungswissen abfragen.
Prüfungstrainer
Abschlussprüfung
Bürokaufmann/-frau
Da unsere Prüfungstrainer in regelmäßigen Abständen aktualisiert und an den neuesten gesetzlichen
Stand angepasst werden, sind bereits Neuauflagen der hier als Aufgabenquelle genutzten Prüfungstrainer
erhältlich.
Bürowirtschaft und WiSo,
1. Auflage 2009,
ISBN 978-3-88234-030-3
Die aktuellen Auflagen finden Sie unter:
Informationsverarbeitung,
8. Auflage 2009,
ISBN 978-3-88234-195-9
www.u-form.de
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4
5. Aufgabe
Situation
Sie sind Mitarbeiter/in der Büro Will KG, die Büromöbel herstellt (u. a. Schreibtische, Schränke, Bürostühle) und
diese mit ergänzendem Bürozubehör (Handelswaren) vertreibt.
Kontieren Sie den unten stehenden Beleg vor, indem Sie die entsprechenden vierstelligen Kontennummern in
das T-Konto eintragen.
Hinweis: Einkäufe von Handelswaren (Zubehör), Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe sowie bezogene Fertigteile
müssen aufwandsorientiert und netto gebucht werden.
2400
2600
4400
4800
5000
5100
6080
6081
Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
Vorsteuer
Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
Umsatzsteuer
Umsatzerlöse für eigene Erzeugnisse
Umsatzerlöse für Handelswaren
Aufwendungen für Handelswaren
Bezugskosten für Handelswaren
Soll
Haben
RIVAL GmbH, Buchenerstr. 99, 68259 Mannheim
Büroorganisation RIVAL GmbH
Buchener Straße 99
68259 Mannheim
Büro Will KG
Siemensstraße 1
60594 Frankfurt am Main
Telefon: 0621 103044
Telefax: 0621 103049
RECHNUNG/AUFTRAGSBESTÄTIGUNG
Bei Zahlung/Rücksendung/Gutschrift unbedingt angeben
Kundennummer
12787
Rechnungs-Nr.
00022
Artikelnummer Artikelbezeichnung
Menge
11450
11451
45780
55903
Standard-Ordner 8,0 cm schwarz
Standard-Ordner 4,2 cm schwarz
Bürohefter bis zu 30 Blatt
Magnetic Flipchart
Collicos
Datum
12.01.20..
Einzelpreis
EUR
Gesamtpreis
EUR
600
400
250
50
1,39
1,36
12,86
75,00
834,00
544,00
3.215,00
3.750,00
5
20,00
Warenwert
Verpackung
Fracht
Nettowert
19 %-USt
Gesamtbetrag
8.343,00
100,00
157,00
8.600,00
1.634,00
10.234,00
Zahlungsbedingungen: binnen 30 Tagen netto Kasse
binnen 10 Tagen 2,5 % Skonto
Bei Rücksendung der Verpackung schreiben wir Ihnen 80 % des Wertes gut.
Bankverbindung
Südwestbank BLZ: 600 907 00 Kto-Nr.: 11 654 372
Steuernummer: 838/2542/1947
USt-IDNr.: DE278145239
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Prüfungs-Quick-Check
Bürokaufmann/Bürokauffrau
Lösungen
Auflage 2014
1. Aufgabe – Prüfungsbereich Bürowirtschaft/Kommunikationsprozesse und
Datenverarbeitung
Auszug aus dem Prüfungstrainer Abschlussprüfung Bürokaufmann/Bürokauffrau, Kapitel 3, Aufgabe 16,
1. Auflage 2009, ISBN 978-3-88234-030-3
a)
Risiken für die Endgeräte
– Diebstahl oder Verlust des Notebooks oder Smartphones:
Frau Cruzado geht täglich mit sensiblen Daten um, die sie auf ihren Geräten verarbeitet und speichert.
Dadurch dass sie immer unterwegs ist, besteht – neben der üblichen Gefährdung der Daten – das Risiko,
dass ihr Notebook oder ihr Smartphone gestohlen werden oder verloren gehen. Es besteht so die Gefahr
des Datenverlusts oder der Datenkorruption.
– Insbesondere durch E-Mail-Verkehr (Spams) können Computerviren, Trojaner oder Würmer eingeschleppt
werden.
– Die Installation unerlaubter Software kann ebenfalls zur Verbreitung von Viren, Trojanern oder Würmern im
Netz und auf Endgeräten führen, wodurch es zu Datenverlust und Systemausfall kommen kann.
b)
Möglichkeiten der Datenübertragung im mobilen Datenverkehr
–
–
–
–
c)
Mobilfunknetz
Festnetz
Internet
Mietleitungen
Gefahren auf den Datenübertragungswegen
– Abhören:
Durch Abhören können sensible Daten an Unbefugte gelangen, Verlust der vertraulichen
Daten, Gefährdung von Persönlichkeitsrechten und der Anonymität sind möglich.
– Datenmanipulation
z. B. bei Bankdaten: Zahlen oder Namen können geändert werden
– Erzeugung überhöhter Kosten auf der Seite des Mobilfunks (Overbilling)
z. B. durch unerwünschten Datenempfang
– Bedrohung durch Attacken auf das Unternehmensnetz
mit den Folgen massiver Störungen des Netzes (und eingeschränkter Verfügbarkeit)
d)
Schutzmaßnahmen
– Zugriffssicherung auf das Gerät durch ein Passwort (pre-boot password)
– Datenverschlüsselung auf dem Endgerät und auf externen Speichermedien, damit sensible
Daten nicht gelesen werden können
– Einsatz von Anti-Viren-Software
– ausschließliche Nutzung gesicherter Netzverbindungen (z. B. IP-VPN – Internet ProtocolVirtual Private Network),
– Deaktivierung von Bluetooth- und Infrarot-Schnittstellen
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2. Aufgabe – Prüfungsbereich Bürowirtschaft/Personalwirtschaftliche Prozesse
Auszug aus dem Prüfungstrainer Abschlussprüfung Bürokaufmann/Bürokauffrau, Kapitel 4, Aufgabe 8,
1. Auflage 2009, ISBN 978-3-88234-030-3
a)
Das Personalmanagement hat vielfältige Aufgaben zu erledigen, z. B. geeignete Mitarbeiter zu rekrutieren,
administrative Aufgaben zu erfüllen bis hin zur Entgeltabrechnung und ggf. Auflösung des Beschäftigungsverhältnisses. Darüber hinaus sind Aufgaben der Aus- und Weiterbildung effizient zu steuern und deren Erfolg zu
kontrollieren.
b)
In einem Personalinformationssystem kann eine digitale Personalakte angelegt werden, durch Erfassen, Speichern, Verarbeiten und Anzeigen aller Daten, die in einer Papierakte angelegt werden. Außerdem bietet das
elektronische Medium die Möglichkeit der elektronischen Datenübertragung sowie der Selektion bestimmter
Daten nach Suchbegriffen.
c)
Die schnelle und zentrale Erfassung und Verarbeitung von Informationen ohne doppelte Erfassung von Daten
ist ein wichtiges Kriterium einer effizienten informationstechnischen Unterstützung. Personalinformationssysteme ermöglichen den dazu befugten Anwendern einen schnellen Zugriff zu allen benötigten Daten.
Im Workflow werden über das Intranet Genehmigungsprozesse standardisiert abgewickelt (z. B. Arbeitszeitregelungen, Urlaub, Freistellungen). Aktualisierungen von Personaldaten (z. B. Adressänderungen) können
seitens der Mitarbeiter erledigt werden (Employee Self Service).
d)
da) Daten, die im Mitarbeiterprofil angelegt werden (Beispiele):
– Stammdaten
– Ausbildungsdaten
– Qualifikationen, Fortbildung, Trainings
– Soft Skills
– Stellenbeschreibung der aktuellen Tätigkeit
– Beurteilungen bei Personalgesprächen, Zielvereinbarungen
db) –
–
–
–
–
–
Speicherung von Dokumenten
Bearbeitung von Dokumenten
Vergabe von Zugriffsrechten
Selektionsfunktionen im Rahmen einer Datenbanknutzung
Übernahme von gescannten Dokumenten im System
Erstellen von Listen und Tabellen
e)
ea) Die Personalbeschaffung findet immer häufiger über das Internet statt. Entweder die Unternehmen weisen
offene Stellen auf ihrer Homepage aus oder die Rekrutierung erfolgt über Online-Stellenmärkte. Außer der
Stellenausschreibung umfasst E-Recruiting den gesamten Workflow der Personalbeschaffung, d. h. alle
Phasen des Kommunikationsprozesses im Bewerbungsverlauf zwischen Bewerber und Recruiter.
eb) Die Vorteile von E-Recruiting liegen vor allem in folgenden Punkten:
– ein erheblicher Zeitvorteil im Kommunikationsprozess (schnelle Reaktionsmöglichkeiten der Kommunikationspartner)
– Kommunikationsprozess ist interaktiv – Rückfragen bzw. Rückmeldungen sind schneller möglich
– weite Verbreitung (ggf. weltweite Bewerberansprache)
– kostengünstiger als Ausschreibungen in Printmedien
– flexible Präsenz in den elektronischen Medien (so lange, bis ein geeigneter Bewerber gefunden ist)
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3
3. Aufgabe – Prüfungsbereich WiSo/Grundlagen des Wirtschaftens
Auszug aus dem Prüfungstrainer Abschlussprüfung Bürokaufmann/Bürokauffrau, Kapitel 5, Aufgabe 5.18,
1. Auflage 2009, ISBN 978-3-88234-030-3
a)
Berechnen der Zinstage nach der deutschen (kaufmännischen) Zinsmethode
Rechnungsdatum 15. März, Zahlungsvereinbarung 14 Tage netto
= 29. März (Fälligkeitsdatum); Zahlungsverzug ab 30. März:
Zinstage vom 30. März bis 10. Mai = 41 Tage
Tage
4 1
Für jeden Verzugstag sind Verzugszinsen zu zahlen, d. h. vom 30. März bis 10. Mai –
wobei der Monat März nach dieser Zinsmethode (30/360) nur mit 30 Tagen gerechnet wird.
Falls im Laufe des Tages am 10. Mai Zahlung erfolgen würde, würde auch dieser
angebrochene Tag bei der Berechnung der Verzugszinsen mitzählen.
Die Zinstage berechnen sich in dieser Aufgabe wie folgt:
30. März
30 Tage im April
10 Tage im Mai
Zinstage insges.
1 Tag
30 Tage
10 Tage
41 Tage
Bei der Berechnung der Verzugszinsen wird häufig auch die Effektivzinsmethode angewandt.
Hierbei werden Kalenderjahr und Zinsmonat mit den tatsächlichen Tagen angesetzt.
b)
c)
Berechnen des Verzugszinssatzes
Nach § 288 BGB Abs. 2 beträgt der Zinssatz für Entgeltforderungen beim zweiseitigen Handelskauf 8 % p. a. über dem aktuellen Basiszinssatz von (in der Aufgabe
vorgegeben) 0,12 % = 8 % + 0,12 % = 8,12 % p. a.
Berechnen der Verzugszinsen – Formel nach der kaufmännischen Zinsmethode:
Z = (K · p · t)
100 · 360
=
2.125 € · 8,12 · 41
100 · 360
= 19,651 € ⬇ 19,65 €
%
,
8 1 2
€
,
1 9 6 5
– Formel nach der Effektivzinsmethode:
Tageszinsen =
Kapital · Zinssatz · Tage
100 · 365 (oder bei Schaltjahren: 366)
In Deutschland ist keine bestimmte Zinsmethode vorgeschrieben. In der Aufgabenstellung sollte daher immer
die Zinsmethode genannt werden, nach der die Verzugszinsen zu berechnen sind. Dies gilt auch für die
Berechnung der Verzugszinsen in der kaufmännischen Praxis: Auch hier sind klare Vereinbarungen zu treffen.
4. Aufgabe – Prüfungsbereich WiSo/Mitarbeiter im Betrieb
Auszug aus dem Prüfungstrainer Abschlussprüfung Bürokaufmann/Bürokauffrau, Kapitel 7, Aufgabe 7.06,
1. Auflage 2009, ISBN 978-3-88234-030-3
Auswahlantwort 5. ist richtig.
5
Der Betriebsrat hat nach dem Betriebsverfassungsgesetz ein Mitbestimmungsrecht in
– sozialen Angelegenheiten, wie Regelung von Arbeitszeit und Pausen, Zeit und Ort der Auszahlung der Arbeitsentgelte, Urlaubsplanung, Berufsausbildung, Gruppenarbeit, Verwaltung von betrieblichen Sozialeinrichtungen, Betriebsordnung, Festlegung von Akkord- und Stücklohnsätzen und Aufstellung von Entlohnungsgrundsätzen sowie Einführung von neuen Entlohnungsformen (BetrVG § 87 ff.)
– personellen Angelegenheiten, wie Einstellung, Umgruppierung, Versetzung und Entlassung
von Betriebsangehörigen, Beurteilungsgrundsätzen, Personalfragebogen (BetrVG § 92 ff.)
– wirtschaftlichen Angelegenheiten. Hier besteht keine echte Mitbestimmung, jedoch müssen geplante Betriebsänderungen, wie Einschränkung oder Stilllegung des Betriebes, Verlegung an einen anderen Ort, Zusammenschluss
mit anderen Betrieben, grundlegende Änderung des Beriebszwecks, Einführung grundlegend neuer Arbeitsmethoden
dem Betriebsrat mitgeteilt und mit ihm beraten werden (BetrVG § 111).
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4
5. Aufgabe
Soll
Buchung zu Beleg 4
Es handelt sich um eine Eingangsrechnung der Rival GmbH über gelieferte
Handelswaren, die zum Zubehör zählen. Sie werden aufwandsrechnerisch,
aufwandsorientiert oder just in time gebucht, jedoch auf einem besonderen
Konto „6080 Aufwendungen für Handelswaren“.
6 0 8 0
Haben
4 4 0 5
6 0 8 1
2 6 0 0
Eine Besonderheit ist bei dieser Rechnung zu beachten, nämlich den getrennten Ausweis von Verpackung und
Fracht (Bezugskosten oder Anschaffungsnebenkosten). Der Kontenplan der Büro Will KG sieht für deren Erfassung das Unterkonto „6081“ vor.
Unterkonten geben zusätzliche Informationen über den Aufwand – hier über den Aufwand für Handelswaren. Die
getrennte Erfassung ermöglicht es dem Kaufmann, einmal auf den Warenpreis (z. B. durch Änderung des Lieferers), andererseits auf die Anschaffungsnebenkosten (z. B. durch Selbstabholen oder Änderung des Frachtführers
bzw. Spediteurs) Einfluss zu nehmen.
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