Bürokaufmann/Bürokauffrau Kaufmann/Kauffrau für - U

Sabine Knauer
Bürokaufmann/Bürokauffrau
Kaufmann/Kauffrau für
Bürokommunikation
Prüfungstrainer zur praktischen Prüfung
Informationsverarbeitung, Word 2010
Übungsaufgaben und erläuterte Lösungen
Aufgabenteil
Bestell-Nr. 2200
U-Form Verlag · Hermann Ullrich (GmbH & Co) KG
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auch immer – untersagt.
1. Auflage 2013 ∙ ISBN 978-3-95532-200-7
2
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Inhaltsverzeichnis
Seite
Einführung
Vorwort
6
Wie sieht die Abschlussprüfung
im Fach Informationsverarbeitung aus?
• Bürokaufmann/Bürokauffrau 7– 8
• Kaufmann/Kauffrau für Bürokommunikation
9 – 10
Grundsätze zur Lösung der Aufgaben
zur Textverarbeitung/Textformulierung und -gestaltung
• Hinweise zur Bearbeitung der Aufgaben 11
• Grundsätze der Textgestaltung
11
• Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung,
DIN 5008
11
• Grundsätze der Textformulierung
12
• Aufbau eines Geschäftsbriefes
13
• Vorlagen für Geschäftsbriefe nach DIN 5008
14 – 19
• Wie wird das Anschriftfeld beschriftet? 20 – 21
• Vorlage Interne Mitteilung (Beispiel)
21
Wie arbeite ich mit dem Download?
22 – 23
Aufgaben 1 – 18
27 – 83
Siehe Themenliste Seite 4 und 5
Hinweis:
Die Aufgaben bestehen jeweils aus einem Teil Textgestaltung und einem Teil
Textformulierung.
Da es sich um handlungsorientierte Situationsaufgaben handelt, sind diese Teile
einer Aufgabe nicht immer in gleicher starrer Reihenfolge gestellt, sondern
können auch in umgekehrter Reihenfolge Textformulierung und danach Textgestaltung erfolgen.
Die folgende Tabelle erleichtert Ihnen auf einen Blick die Orientierung.
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Inhaltsverzeichnis
Aufgabe
Inhalte
Textgestaltung
1.1
1
2.1
2
3.2
3
4.2
4
5.2
5
6.1
6
7.2
7
8.1
8
9.2
9
10.2
10
11.2
11
12.2
12
13.2
13
4
Seite
Textformulierung
Ausbildungsabteilung:
Gestalten und Formulieren eines
Ergebnisprotokolls
1.2
Vertriebsabteilung:
Messeeinladung:
Serienbrief – Datenquelle in Excel
2.2
Beschaffungsvorgang:
Formulieren und Gestalten eines
Geschäftsbriefes:
Lieferungsverzug
3.1
Personalwesen/Betriebsrat:
Einladung zu einem Betriebsfest:
Gestaltung des Anmelde­
formulars
4.1
Beschaffungsvorgang:
Gestaltung einer Checkliste zur
Rechnungsprüfung
5.1
Personalabteilung:
Erstellen eines Zwischenzeugnisses nach Korrekturvorgaben
6.2
Personalabteilung:
Interne Mitteilung:
Formatierung nach Vorgaben
7.1
Beschaffungsabteilung:
Meeting zum Thema Umweltschutz:
Formular erstellen:
Ergebnisprotokoll
8.2
Beschaffungsvorgang:
Tabelle in MS Word erstellen
und formatieren: Angebots­
vergleich
9.1
Personalabteilung:
Erstellen eines Formulars für
Abmahnungen
10.1
Personalabteilung:
Formular erstellen: Verpflichtungserklärung zur Wahrung des
Datengeheimnisses
11.1
Organisation einer Fachtagung:
Formatierung einer Tischvorlage:
Tagesordnung
12.1
Ausbildungsabteilung:
Werbung um Nachwuchskräfte:
Organisation „Tag der offenen
Tür“
– Erstellen der Datenquelle
13.1
Ausbildungsabteilung:
E-Mail an einen Dozenten
Vertriebsabteilung:
Messeeinladung:
Formulieren und Erstellen eines
Serienbriefes
Beschaffungsvorgang:
E-Mail an die Geschäftsleitung
Personalwesen/Betriebsrat:
Einladung zu einem Betriebsfest:
Formulieren und Gestalten der
Einladung
27 – 28
29 – 30
31 – 33
34
Beschaffungsvorgang:
Geschäftsbrief: Reklamation einer
Rechnung
35 – 38
Personalabteilung:
E-Mail an einen leitenden Mit­
arbeiter in Zeugnisange­legenheit
39 – 43
Personalabteilung:
Geschäftsbrief an einen Mit­
arbeiter
44 – 47
Beschaffungsabteilung:
Meeting zum Thema Umweltschutz:
Inhaltliche Erstellung des
Ergebnis­protokolls
48 – 49
Vertrieb:
Angebot per E-Mail unterbreiten
50 – 52
Personalabteilung:
Schriftliche Abmahnung auf
Geschäftsbriefvordruck
53 – 55
Personalabteilung:
Interne Mitteilung formulieren:
Verpflichtungserklärung –
Wahrung des Datengeheimnisses
56 – 58
Organisation einer Fachtagung:
Geschäftsbrief: Hotelreservierung
Ausbildungsabteilung:
Werbung um Nachwuchskräfte:
Organisation „Tag der offenen
Tür“ – Formulierung des
Einladungsschreibens als Serienbrief-Hauptdokument
59 – 62
63 – 64
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Inhaltsverzeichnis
Aufgabe
Inhalte
Textgestaltung
14.1
14
15.1
15
16.1
16
17.2
17
18.1
18
Seite
Textformulierung
Abteilungsorganisation:
Einteilung von Arbeitszeiten in
Schichten:
Erstellen einer Tabelle
14.2
Organisation:
Formatierung einer Briefdatei als
Serienbrief-Hauptdokument
Erstellen einer Datenquelle
Einfügen der Seriendruckfelder
und eines Bedingungsfeldes in
das Serienbrief-Hauptdokument
15.2
Eventorganisation:
Geschäftseröffnung:
Formatierung eines Einladungsschreibens
16.2
Personalentwicklung:
Organisation eines Workshops:
Anmeldeformular zu einem
Workshop entwerfen
17.1
Privatbrief mit geschäftlichem
Inhalt:
Formatierung eines Gratulationsschreibens an einen Geschäftsfreund
18.2
Abteilungsorganisation:
Interne Mitteilung an die Mit­
arbeiter
Organisation:
E-Mail an ein Postdienstleistungsunternahmen mit der Bitte
um ein Angebot: Thema:
Adresspflege
Eventorganisation:
E-Mail an einen Berater für
Eventmarketing:
Thema: Geschäftseröffnung
Personalentwicklung:
Organisation eines Workshops:
Interne Mitteilung: Einladung
Eventorganisation:
Organisation eines Empfangs in
einem Hotel:
E-Mail an das Hotel
65 – 66
67 – 71
72 – 75
76 – 78
79 – 83
Bildnachweis84
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Aufgaben
Hinweis:
Die gewählten Namen sind rein fiktiv.
Ähnlichkeiten mit bestehenden Unternehmen oder Personen sind zufällig.
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Aufgabe 1
Situation
Sie arbeiten als Sachbearbeiter/-in in der Ausbildungsabteilung der Kasimir Klacks & Co. KG,
Großhandel für Haustier-Pflegeprodukte, Am Storchennest 11, 07551 Gera.
Die letzte kaufmännische Zwischenprüfung offenbarte bei den Auszubildenden Schwächen in bestimmten Prüfungsgebieten. Aus diesem Grunde fand eine Besprechung statt, um über Maßnahmen
zu beraten, die Prüfungsleistungen der Auszubildenden im Hinblick auf die Abschlussprüfung zu verbessern. Sie wurden gebeten, über diese Besprechung ein Ergebnisprotokoll anzufertigen.
Teilnehmer der Besprechung:
Frau Bach, Ausbildungsleiterin, Leiterin der Besprechung
Herr Hastig, Betriebsrat
Herr Panitz, Kaufmännische Organisation
Frau Reinhardt, Bilanzbuchhalterin
Frau Özdemir, Auszubildendenvertreterin
Herr/Frau ... (Ihr Name), Protokollführer(in)
Ort der Besprechung:
Büro von Frau Bach
Datum und Uhrzeit nach eigener Wahl
Inhalt:
Folgende Punkte haben Sie sich notiert:
• In Einzelgesprächen mit den Auszubildenden ist zu klären:
Ursachen für Leistungsversagen (Betrieb, Schule, Familie)? Welche Hilfestellungen sind möglich?
• Einführung eines Werksunterrichtes, einmal wöchentlich während der Arbeitszeit, für alle kaufmännischen Auszubildenden. Fächer: Betriebslehre, Rechnungswesen (hier: größte Probleme!)
Frau Bach wird Herrn Dipl.-Hdl. Frank Hammertal von der hiesigen Berufsschule bitten, ab
1. Dezember 20.. den wöchentlichen Werksunterricht zu übernehmen.
• Frau Özdemir möchte ein E-Learning-Programm für Rechnungswesen anschaffen und findet, dass
das Ausbildungsunternehmen zusätzliches Lernmaterial zur Prüfungsvorbereitung bestellen sollte.
Sie ist bereit, sich über Lernprogramme und Lernmaterial in diesem Bereich zu informieren. Sie wird
gebeten, Ende November Frau Bach konkrete Anschaffungsvorschläge zu unterbreiten.
• Frau Reinhardt (Bilanzbuchhalterin) will Auszubildenden individuell Hilfestellung in Buchführung
geben, nähere Bedingungen sind noch zu klären.
Aufgabe
1.1
Schreiben Sie ein Ergebnisprotokoll über diese Besprechung. Ein Beispiel für die Gestaltung
finden Sie in Aufgabe 2, Seite 30. Überschrift über das gesamte Dokument: Ergebnisprotokoll
(in Fett).
1.1.1 Protokollkopf: in tabellarischer Form (siehe Beispiel zu Aufgabe 2, Seite 30 hier im Aufgabenteil)
1.1.2 Thema der Besprechung: Fügen Sie das Thema in Fettdruck unter dem Protokollkopf ein.
Lassen Sie davor und danach zwei Leerzeilen Abstand.
1.1.3 Formulieren Sie den Protokolltext. Angaben zu den Inhalten siehe Situationsbeschreibung.
1.1.4 Gestalten Sie den Schluss des Protokolls.
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Aufgabe 1
1.2
Frau Bach beauftragt Sie, eine E-Mail an Herrn Frank Hammertal zu schreiben und anzufragen,
ob er bereit ist, den Werksunterricht zu übernehmen. Öffnen Sie die Datei Aufgabe_1.2_Textformulierung und formulieren Sie den Text der E-Mail. Speichern Sie die Datei unter einem von
Ihnen gewählten Namen als Lösung ab.
E-Mail
Aufgabe_1.2_Textformulierung
Aufgabe_4.2_Textformulierung
An …
[email protected]
Cc …
Betreff:
Katharina Mai
Ausbildungsabteilung
Kasimir Klacks & Co. KG
Am Storchennest 11
07551 Gera
E-Mail: [email protected]
Homepage: www.kasimir-klacks.de
Telefon: 0365 8536-0 (Durchwahl -386)
Fax:
0365 8349
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Amtsgericht Gera HRA 6249
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Sabine Knauer
Bürokaufmann/Bürokauffrau
Kaufmann/Kauffrau für
Bürokommunikation
Prüfungstrainer zur praktischen Prüfung
Informationsverarbeitung, Word 2010
Übungsaufgaben und erläuterte Lösungen
Lösungs- und
Erläuterungsteil
Bestell-Nr. 2200
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Technische Vorbemerkungen
Lösungen
Programmversion MS Office 2010
Zum Download
Zu allen Aufgabenteilen finden Sie fertige Lösungsdateien zum Download unter
www.u-form.de/addons/2200.zip
Vergleichen Sie diese Lösungen mit den von Ihnen selbst erstellten Lösungen und
lesen Sie die Erläuterungen dazu hier im Lösungsteil.
Technische Vorbemerkungen
In den Erläuterungen zu den Lösungen werden die einzelnen Schritte nur stichwortartig in Kurzform
dargestellt, um den Zusammenhang der Lösung nachvollziehen zu können. Es wird davon ausge­
gangen, dass Ihnen aus der Arbeit mit Office 2010 die Grundlagen geläufig sind.
Das Anwendungsfenster bei Office 2010 zeichnet sich durch ein Menüband aus, mit Schaltflächen
und Symbolen, aus denen die Funktionen leicht zu erkennen sind.
Register
Gruppe
In Word 2010 kann der Arbeitsbereich individuell eingerichtet werden. Es können Register
hinzugefügt und unter diesen Registern eigene Gruppen eingerichtet werden. (Siehe dazu unter
Datei – Optionen – Menüband anpassen.)
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Lösung Aufgabe 1
Lösung_1.1
Kasimir Klacks
Großhandel für HaustierPflegeprodukte
Am Storchennest 11
07551 Gera
Ergebnisprotokoll
Ort
Büro von Frau Bach, Ausbildungsleiterin
Datum
13. November 20..
Uhrzeit
14:00 Uhr – 14:45 Uhr
Teilnehmer
Frau Bach, Ausbildungsleiterin
Herr Hastig, Betriebsrat
Herr Panitz, Kaufmännische Organisation
Frau Reinhardt, Bilanzbuchhalterin
Frau Özdemir, Auszubildendenvertreterin
Herr/Frau … [Ihr Name], Protokollführer(in)
Thema:
Fördermaßnahmen für kaufmännische Auszubildende
Für die kaufmännischen Auszubildenden erscheinen zusätzliche Fördermaßnahmen notwendig. In Einzelgesprächen wird Frau Bach Ursachen für Lernschwierigkeiten nachgehen,
um gezielt Hilfestellung leisten zu können.
Es wird beschlossen, einmal wöchentlich während der Arbeitszeit einen Werksunterricht in
den Fächern Betriebslehre und Rechnungswesen abzuhalten. Frau Bach versucht, Herrn
Dipl.-Hdl. Frank Hammertal zu gewinnen, den wöchentlichen Werksunterricht zu übernehmen.
Frau Özdemir wird bis Ende November d. J. Frau Bach konkrete Anschaffungsvorschläge für
ein E-Learning-Programm für Rechnungswesen sowie für zusätzliche Ausbildungsmaterialien unterbreiten.
Frau Reinhardt bietet an, die Auszubildenden im Bereich Buchführung individuell zu unterstützen. Es ist noch zu klären, in welchem Rahmen sich diese Hilfe bewegen soll.
Gera, 15. November 20..
6
Protokollführer(in
Sitzungsleiterin
Unterschrift
Bach
Verteiler:
Teilnehmer der
Besprechung
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Lösung Aufgabe 1
Protokollarten
Protokolle sind Niederschriften über den Verlauf und die Ergebnisse von Konferenzen, Verhandlungen,
Besprechungen usw. Sie dienen dazu, das festzuhalten, was dort besprochen und beschlossen worden
ist. Das Protokoll hat damit dokumentarischen Charakter. Es wird in der Regel im Präsens verfasst.
Je nachdem, wie ausführlich protokolliert wird, unterscheidet man
• wörtliche Protokolle
• ausführliche Protokolle (Verlaufsprotokolle)
• Kurzprotokolle
• Ergebnis- und Beschlussprotokolle
Bei wörtlichen Protokollen wird jeder Rede- oder Diskussionsbeitrag eines Teilnehmers wörtlich auf­
genommen und wiedergegeben. Dies ist vor allem bei Parlamentsdebatten und bedeutsamen natio­
nalen und internationalen Verhandlungen, aber auch bei wichtigen Versammlungen von Verbänden
und Organisationen üblich. Die Aufnahme und Ausfertigung derartiger Protokolle leisten besonders
ausgebildete Parlaments- und Verhandlungsstenografen.
Ausführliche Protokolle (Verlaufsprotokolle) geben den Fortgang der Verhandlungen wieder sowie
wesentliche Beiträge, Einwände, Argumente. Die Namen der Redner werden dabei ebenfalls genannt.
Die Redebeiträge werden in der Form der indirekten Rede wiedergegeben. Aus einem ausführlichen
Protokoll ist ersichtlich, wie es zu bestimmten Ergebnissen und Beschlüssen gekommen ist.
Kurzprotokolle beschränken sich in der Darstellung des Verlaufs einer Sitzung auf die wichtigsten
Punkte, sodass klar wird, wie es zu bestimmten Ergebnissen und Beschlüssen gekommen ist. Es
­handelt sich um eine verkürzte Form des Verlaufsprotokolls.
Ergebnis- und Beschlussprotokolle geben lediglich die Ergebnisse, Anträge und Beschlüsse wieder.
Es kann daraus nicht nachvollzogen werden, wie es zu den Beschlüssen kam.
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Lösung Aufgabe 1
Lösung_1.2
An …
[email protected]
Cc …
Betreff: Werksunterricht für unsere kaufmännischen Auszubildenden
Sehr geehrter Herr Hammertal,
unsere Auszubildenden brauchen Ihre Hilfe! Wären Sie bereit, einmal wöchentlich –
möglichst schon ab 1. Dezember d. J. – in den Fächern Betriebslehre und
Rechnungswesen den Werksunterricht zu übernehmen?
Nähere Fragen, wie z. B. die Gruppenstärke, Ausbildungsjahr, Ausbildungsberufe
sowie Ihre Konditionen könnten wir in einem persönlichen Gespräch klären. Über
Ihren Anruf würde ich mich sehr freuen.
Katharina Mai
Ausbildungsabteilung
Kasimir Klacks & Co. KG
Am Storchennest 11
07551 Gera
E-Mail: [email protected]
Homepage: www.kasimir-klacks.de
Telefon: 0365 8536-0 (Durchwahl -386)
Fax:
0365 8349
Amtsgericht Gera HRA 6249
8
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