Lessons Learned erfassen und dokumentieren „Projekt

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Lessons Learned erfassen und dokumentieren
„Projekt Retrospektiven“
28. Mai 2003
IESE
Fraunhofer
Institut
Experimentelles
Software Engineering
Andreas Jedlitschka
Sauerwiesen 6
D-67661 Kaiserslautern
Germany
Inhalt
IESE
? Sie haben sicher auch schon die Erfahrung
gemacht,
?dass die selben oder ähnliche Fehler im wieder gemacht
werden
?dass sie sich sagen: "Wenn ich das gewusst hätte"!
?dass sie sich fragen ob die gerade gemachte Erfahrung
auch für Andere von Nutzen wäre
? Projekt-Retrospektiven zur systematischen
Erfassung von Lessons Learned
?Zufriedene(re) Mitarbeiter ?
?Zugang zu ungenutzten Verbesserungspotentialen
Copyright © Fraunhofer IESE 2003
ViSEK - Projekt-Management
Kaiserslautern, 28. Mai 2003
Slide 1
1
Zitate
IESE
Georg Santayana (1863-1952) in Life of Reason, Reason
in Common Sense, Scribner's, 1905, page 284:
“Those who can not remember the past are
condemned to repeat it.”
Norman L. Kerth’s Prime Directive in Project
Retrospectives:
“Regardless of what we discover, we must understand
and truly believe that everyone did the best job he or
she could, given what was known at the time, his or her
skills and abilities, the resources available, and the
situation at hand.”
Slide 2
Was ist das?
IESE
? Retrospektive -> rückblickende Betrachtung
? Sie liefert eine ziel-orientierte, strukturierte
Vorgehensweise zur Sammlung von
?Wissen,
?Einsichten,
?Maßen und
?Dokumenten
aus abgeschlossenen Projektphasen
oder Projekten.
Slide 3
2
Warum?
IESE
Warum sollten wir Projekte rückblickend
betrachten?
? Rückblick auf Dinge die gut liefen ODER schief gingen
?Input von z.B. Risikomanagement
? Die Möglichkeit bieten, Erfahrungen in ehrlicher, objektiver
Art und Weise zu diskutieren
? Das Erfahrene/Gelernte in zukünftigen Projekten anwenden
?(Prozess-)Verbesserung
=> Erfahrungen, gemeinsam gewonnen aus Projekten
unterstützen individuelles und organisationales Lernen.
Slide 4
Was ist zu beachten?
IESE
? Halte nicht Ausschau nach Sündenböcken!!!
? Feedback muss positiv und konstruktiv sein.
? Andere nicht für ihre Fehler im Projekt tadeln.
?Blame the process not the people (Tom DeMarco)
? Obwohl die Gruppe die Schwachpunkte des Projektes
objektiv angehen muss, sind Retrospektiven zur
Unterstützung von Lernen aus Erfahrung gedacht.
? Vertraulichkeit muss gewahrt werden.
Wichtig ist auch:
? Das Ziel muss als gemeinsames Ziel empfunden werden
? Explizit machen von projektinterner Erfahrungen
? Durchführung vorgeschlagener Verbesserungen
Slide 5
3
Die 4 Schlüsselfragen
IESE
Kerth‘s vier Schlüsselfragen bzgl. der
Lerngemeinschaft und Verbesserung
? Was haben wir gut gemacht, was wir vergessen würden,
wenn wir es nicht diskutieren?
? Was haben wir gelernt?
? Was sollten wir das nächste Mal anders machen?
? Was gibt uns immer noch Rätsel auf?
Norman L. Kerth’s, Project Retrospectives:
Slide 6
Verantwortlichkeiten
IESE
Verantwortlichkeiten die für eine
Retrospektive benötigt werden
? Moderator (kein Projektmitglied), ist verantwortlich für
den Prozess, leitet die Meetings, gibt den Fokus vor und
bestimmt die Richtung.
? Projekt Manager, stellt Material bei, präsentiert Projektübersicht, unterstützt den Moderator, (schreibt Protokoll)
? Projekt Team Mitglied, nimmt aktiv teil
? Schriftführer, hat die wichtige Rolle all Entscheidungen
und Meinungen aus den Meetings zu dokumentieren.
Slide 7
4
Vorbereitung
IESE
Die Vorbereitung ist alles.
? Das Commitment des Managements ist notwenig z.B.:
?kein Mittel zur Mitarbeiterbeurteilung
?keine Konsequenzen für die Teilnehmer
?die Ergebnisse werden beachtet
? Ziel für die Retrospektive festlegen und kommunizieren
?Was erwarten wir als Ergebnis der Retrospektive?
? Teilnehmer bestimmen
? Gedächtnis der Teilnehmer auffrischen.
?Identifiziere statistische Informationen, die für die
Retrospektive wichtig sind, z.B. Budgetüberschreitungen,
Anzahl von Fehlern, Wechsel von Personal, ...
?Sowohl quantitative als auch qualitative Daten sollten
berücksichtigt werden.
Slide 8
Schritte
IESE
Projekteam
nimmt teil
füllt aus
??
??
nimmt teil
LL
!!!
!!!
review
?!
?!
Interview
Retrospektive
Meeting
re-use
bereitet vor
moderiert
hält
Moderator
aggregierte
Ergebnisse
Ergebnisse der
Retrospektive
Slide 9
5
Das Meeting
IESE
?
?
?
?
?
?
?
Vertraulichkeit betonen
Vorstellung der Teilnehmer
Ziele der Retrospektive und Verantwortlichkeiten
Zusammenfassung des Projektes
Was ist gut gelaufen?
Was ist weniger gut gelaufen?
Aktionen festlegen
? Einfache Benimmregeln beachten
?Ausreden lassen
?Meinungen anderer ohne Urteil akzeptieren
?Nur für sich selbst sprechen
?Keine Witze über andere Personen (im Raum)
Slide 10
Ergebnisse dokumentieren
IESE
?Die Dokumentation der Ergebnisse ist ein
wichtiger Teil der gemeinsamen Erfahrung
?sie ist ein natürliches Ergebnis der Retrospektive und
eine Ergänzung zum Wissen der Teilnehmer
?Struktur erleichtert Verwendung
?Aktionsplan, Lessons Learned,
?Die Dokumentation sollte eine kurze
Beschreibung des Projektes enthalten um den
Kontext nachvollziehen zu können
?Der Kontext ist wichtig, weil er die notwenigen
Informationen über die Vergleichbarkeit enthält
Slide 11
6
Lessons Learned
IESE
? Generell:
? Möglichst neutrale Beschreibung, Kontext ist essentiell
? 3 Typen von Lessons Learned
? Problem-Lösungspaare, Beobachtungen, Hinweise
? Problem-Lösungspaare
? geben dem Leser Auskunft über aufgetauchte Probleme sowie die
implementierten Lösungen.
? Struktur: Topic, Situation, Problem, Reason, Solution, (Source)
? Beobachtungen
? beschreiben spezifische Situationen im Projekt und den beobachteten
Einfluss
? Struktur: Topic, Situation, Observation, (Source)
? Hinweise
? helfen in Zukunft in ähnlichen Situationen gleich/anders zu reagieren
? Struktur: Topic, Situation, Hint, (Source)
Slide 12
Verbesserungen vorschlagen
IESE
? Augenmerk auf das nächste Projekt:
?wie wurden Probleme entdeckt/vermieden/gelöst
?positives, aber auch weniger positives
?Die größte (sichtbare) Gefährdung für den Erfolg des nächsten
Projektes sollte beseitigt werden.
? Klare Beschreibung der Gefährdung
? Vorschläge zu deren Vermeidung
? Nicht im Focus:
?Empfehlungen wie Verbesserungen gemessen werden können
?Suche nach dem ursprünglichen Grund für das Problem
?Probleme für das abgelaufene Projekt lösen
(Risikomanagement)
? Aktionsplan aufstellen und Aktionen durchführen
Slide 13
7
Letzte Worte
IESE
? Top-management commitment ist notwendig
? Lasse niemals ein Projekt ohne Retrospektive
? Alle Projekte enthalten Erfahrungen, gute
genauso wie weniger gute
? Suche nicht nach Sündenböcken
? Wichtig: Das Ritual
Slide 14
Ende
IESE
Andreas Jedlitschka
„Flexible Software für IT-basierte Geschäftsprozesse“
„Software-basierte Produkte und Dienste“
Fraunhofer IESE
Sauerwiesen 6
67661 Kaiserslautern
[email protected]
Slide 15
8

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