Dokumentation zum Thema Besprechungsmanagement

Transcription

Besprechungsmanagement
Version – 2014
⏐maas-training⏐ - 01.2014
Grundlagen der Gesprächsführung
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Merkmale guter Besprechungen
Gute Besprechungen sind durch einige wesentliche Merkmale
charakterisiert, die hier aufgelistet und erläutert werden sollen:
• Partnerschaftlichkeit: Nehmen Sie Ihren Gesprächs- und
Verhandlungspartner ernst und als Partner. Nur so können Sie sicher
gehen, die notwendige Ernsthaftigkeit in das Gespräch einzubringen
• Zielorientierung: Fragen Sie sich in der Vorbereitung stets, was Sie
erreichen wollen. Schreiben Sie sich Ihre Ziele auf und prüfen Sie vor
Ende des Gesprächs, ob Sie diese alle erreicht haben und ob Sie
selbst mit dem Ergebnis leben können
• Angemessene Atmosphäre: dies ist in der Regel eine gute
Atmosphäre. Nur selten dient eine schlechte Atmosphäre dem
Gesprächsziel
• Strukturierung: Geben Sie Ihrem Gespräch eine Struktur. Überlegen
Sie, welcher Aufbau Ihren Zielen dient
• Führung: Ein Gespräch und eine Verhandlung haben stets eine(n)
LeiterIn.
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Vorbereitung von Besprechungen
Gesprächsvorbereitung:
Folgende Themenpunkte sind in der Vorbereitung unbedingt zu
beachten:
• Welches ist das Thema, wie sieht die Tagesordnungsliste
(TOP) aus?
• Was ist das Ziel der Besprechung?
• Wie ist der Teilnehmerkreis zusammengesetzt?
- Wer sind die Entscheidungsträger?
- Wer ist das Fußvolk?
• Wann soll die Besprechung stattfinden? Und wo? (Ort, Zeit)
• Welche allgemeinen Regeln gelten in dieser Gruppe, bei
diesem Thema?
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Rollen / Ziele des Moderators
Grundsätzlich unterscheiden wir den neutralen, den tendenzierten
(geimpften) und den parteiischen Moderator:
Neutrale Moderatoren sind unparteiisch und fördern nur den
Gesprächsverlauf. Das Ergebnis ist ihnen gleichgültig.
Geimpfte Moderatoren haben ebenfalls das Ziel im Auge, wollen jedoch
unbedingt bestimmte Aspekte einbringen. Damit bestimmen sie einen
Teil des Ergebnisses mit.
Parteiische Moderatoren wollen ein ganz bestimmtes inhaltliches
Ergebnis. Sie versuchen, die Gruppe (massiv) in diese Richtung zu
beeinflussen.
• Ziel eines neutralen Moderators:
- strukturierte, faire Besprechung
⇒ Gesprächsleitungstechniken
• Ziel eines „geimpften“ Moderators:
- erwünschte Ergebnis des AG erziehen
⇒ Strategie und Manipulation
• Ziel eines parteiischen Moderators:
- Durchsetzung eigener Interessen
⇒ emotionale Kontrolle
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Basis-Regeln für die Gesprächs- und Verhandlungsführung
Zeitpunkt der Besprechung:
strategisch je nach Ziel zu setzten. In der Mittagszeit oder abends sind
die meisten GesprächsteilnehmerInnen unlustig und/oder müde. Dies
kann mir nutzen oder schaden. Des Abends sowie Freitags nachmittags
stehen TN oft auch unter Zeitdruck.
Raum:
Der Besprechungsraum sollte eine Mindestgröße von 2 bis 3 m2 pro
Person haben. Er sollte aber auch nicht wesentlich größer sein.
TOP:
Die Tagesordnung wird strategisch je nach Ziel aufgebaut. Interessante
Themen kann man an den Anfang packen (wenn man sie fair behandeln
und dabei in die Tiefe gehen will), man kann sie aber auch ans Ende
einer langen Besprechung setzen (dann ist eine differenzierte
Bearbeitung sehr unwahrscheinlich). Somit spielen die Reihenfolge wie
auch die Menge der Themen eine wesentliche Steuerungsrolle.
Fairerweise klärt man Ziele am Anfang !!
Weitere wichtige Hinweise
• ein Tisch erzeugt positive Atmosphäre und Diskussionsfreude
• Pausen sind eine angenehme Abwechslung und tragen zur
Steigerung der Effizienz bei
• gleichrangige Plätze erzeugen Kooperation
• angenehmes Raumklima, genügend Platz und regelmäßige Pausen
schaffen eine gute Arbeitsatmosphäre
• Nichtrauchen in den Besprechungen tut allen gut!
• Eine unstrukturierte Besprechung geht beinahe allen auf die Nerven,
eine strukturierte verkürzt die Besprechungszeit und schafft
Ergebnisse
• Die Gesprächsleitung ist verantwortlich für diese positiven Elemente!
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Lenkungsmittel
verbale Lenkungsmittel:
• Spiegeln
• Fragen
• Zusammenfassen
non-verbale Lenkungsmittel:
• Mimik
• Gestik
• Tonfall
• Körperhaltung
• Kleidung
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Einsatzmöglichkeiten des Spiegelns
• Verstehen: hier geht es darum, sicherzustellen, daß die Aussage des
Gegenübers auch korrekt verstanden wurde. Einsatz: bei Unsicherheit
und / oder bei wichtigen Aussagen
• Zeit gewinnen: wollen Sie nicht sofort (oder gar nicht) antworten,
bietet sich das Spiegeln ebenfalls an. Sie könne einige Sekunden
gewinnen und dann unbewußt an der Antwort arbeiten.
• Atmosphäre schaffen: durch Spiegeln können Sie gute Atmosphäre
(„Sie fühlen sich also überfordert?“) ebenso erzeugen wie schlechte
(„Wolle Sie etwa sagen daß Sie jetzt schon überfordert sind?“). Es ist
Ihre Wahl
• Pointieren: redet jemand viel, sagt aber wenig, können Sie diese
Kernaussagen nochmals durch Spiegeln auf den Punkt bringen.
Wichtig bei Vielrednern und bei Strukturlosigkeit
• Festnageln: sagt jemand zwar etwas, legt sich aber in seiner Meinung
nicht fest: tun Sie es für ihn / sie („Sie sind also dafür?“)
• Gewichten: Wenn viele Argumente kommen, prüfen Sie die
Rangreihe („Am wichtigsten scheint Ihnen ... zu sein“)
• Aushorchen: Spiegeln verführt den Gespiegelten oft dazu, weitere
Inhalte nachzuschieben. Wenn Sie es gebrauchen können: setzen Sie
es ein!
• Interpretieren: Lesen Sie zwischen den Zeilen (beziehen Sie dabei
die Körpersprache des Gegenübers ein) und spiegeln Sie die
Botschaft, die insgesamt bei Ihnen ankommt. So kann ein
gesprochenes „Ja“ durch Mimik und Tonfall ein „Nein „ bedeuten.
Spiegeln Sie entsprechend („Ich habe das Gefühl, daß Sie noch
Probleme haben“)
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Die Gesprächsstruktur
Besprechungen sollten einer nachvollziehbaren Gesprächsstruktur
folgen. Dabei ist die K-A-U-B-Formel eine einfache Möglichkeit, jedes
Gespräch in eine sinnvolle Struktur zu bringen. Die vier Buchstaben
stehen im einzelnen für...
K=Kontaktphase
Hier wird zunächst der Kontakt zum Gesprächspartner/zur
Gesprächspartnerin hergestellt. Man sollte versuchen, durch einige
persönliche Worte (sog. "Eisbrecher" eine positive Beziehung zu seinem
Gegenüber herzustellen.
Beliebt sind allgemein Fragen nach dem Gesundheitszustand oder dem
Befinden, ob der Partner/die Partnerin den Weg gut gefunden hat u.ä.
Es gilt hier eine Grundregel: Man sollte nur jene Themen ansprechen, für
die man auch ein Grundinteresse aufbringt, ansonsten wirkt es sehr
schnell aufgesetzt und die positive Absicht verkehrt sich ins Gegenteil.
A=Aufmerksamkeitsphase
Nun ist es an der Zeit, dem Gegenüber die Gesprächsthemen zu
benennen. Im Allgemeinen wird hier die Tagesordnung (TO) vorgetragen
oder erst geklärt. Auch Informationen über das Ziel der Besprechung
sowie über den geplanten Zeithorizont sind gesprächsfördernd.
U=Unterredung
Dies ist nun das Gespräch selbst. Hat man mehrere Themen zu
besprechen, so arbeitet man diese der Reihe nach ab. Dabei sollten
Themen nicht vermischt werden. Zusätzlich zieht man nach jedem
Thema ein Zwischenfazit.
B=Beschluß
Am Ende eines Gespräches steht das Gesamtfazit. Alle wichtigen
Punkte, die man vereinbart hat, werden hier noch einmal wiederholt.
Merke: was der Partner/die Partnerin am Ende hört, wird in der Regel am
besten erinnert. Zudem sichert man hier noch einmal das Vermeiden von
Mißverständnissen ab.
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Gesprächssteuerung in der Besprechung
Der Besprechungsleiter wird zu Beginn der Besprechung die
Rahmenbedingungen und die Tagesordnung klären (siehe oben:
KAUB).Dann moderiert er den ersten TOP an und übergibt an den
Anmelder. Ab hier werden sich die Funktionen des Besprechungsleiters
meist auf das Führen der Redeliste, die Wahrung der Gesprächsdisziplin
und die Zwischenfazitierung beschränken. Selbst Beiträge zu bringen
heißt für die Besprechungsleitung (BL), sich selbst auf die Redeliste zu
setzen.
Am Ende des TOP zieht der BL eine Zusammenfassung, sichert sie im
Plenum ab und diktiert sie ins Protokoll.
Nun wird der nächste TOP anmoderiert – usw.
Am Ende der Besprechung moderiert der BL die Besprechung ab, ohne
noch einmal alle Vereinbarungen zu wiederholen (stehen im Protokoll).
Hier endet die Aufgabe der BL, es wäre nur noch das Protokoll
nachzureichen.
Die Aufgaben des/der Besprechungsleiter/in
Vor der Besprechung:
• Die Rahmenbedingungen kläre und ggf nachbessern
• Die TN inoffiziell begrüßen
Kontaktphase:
• Die TN offiziell begrüßen
Aufmerksamkeitsphase:
• Die TO klären bzw auf eine bestehende TO verweisen
• Den ersten Anmelder vorwarnen
Unterredung:
• TOP 1 anmoderierten
• Redeliste führen
• Unklarheiten beseitigen
• Disziplin sicherstellen
• Zwischenfacites ziehen
• Gesamtfazit ziehen
• Protokoll diktieren
• Anmelder TOP 2 vorwarnen
• TOP 2 anmoderieren
• ...
Beschluss:
• Sitzung abmoderieren
• Auf Protokoll verweisen
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Muster einer Tagesordnung
TOP Thema
1
Traineeprogramm
2012
Ziel/e
• Information über den
Sachstand
• Fällen einer
Entscheidung
Anm.
Co
Zeitbed.
45’
2
• Fällen einer
Entscheidung bzgl
Einführung
Ms
60’
Projekt PERSOS
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Moderationstechnik
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Wozu Teamarbeit?
Die derzeitige rasante Veränderung der Arbeitswelt braucht Organisationen, die in
immer kürzerer Zeit in der Lage sein müssen, sich ständig wechselnden
Umfeldbedingungen und stetig wachsendem Konkurrenzdruck anzupassen. Dies
geht natürlich nur, indem die MA der Unternehmen in ihrer Vollen Motivation und
Qualifikation eingesetzt werden können.
Bisherige Arbeitsformen verhindern diesen effizienten Einsatz häufig, da sie Meinung
von MA nicht herausfordern, sondern geradezu mit Desinteresse bestrafen. Zudem
treten in Arbeitsgruppen immer wieder Tendenzierungsphänomene auf, die in
gleichgeschaltetem Denken und Verhalten enden. So paßt sich ein kreativer Kopf
letztendlich lieber an, als ständig mit Ärger gegen den Strom zu schwimmen.
Teamarbeitsmethoden sollen solche Tendenzierungs- und Normierungseffekte
verhindern.
Was ist ein Team?
`Teams sind gekennzeichnet durch folgende Bedingungen:
• Gemeinsame Arbeit an einer Sache
• Gegenseitige Abhängigkeit
• Quasi-demokratische Struktur
Solche Arbeitsbeziehungen benötigen eine andere, weniger hierarchische Form der
Führung, die gleichzeitig aktivieren und kreativitätsfördernd ist.
Im folgenden soll zunächst die Pinwandmethode nach Metaplan ® vorgestellt
werden.
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Die Rolle des Moderators
Für das Gelingen des Moderationsprozesses kommt dem Moderator wahrscheinlich
die entscheidende Funktion zu: Während die Inhalte von der Gruppe eingebracht
werden, ist der Moderator für die Struktur der Sitzung sowie für die Dokumentation
der erarbeiteten Inhalte verantwortlich. Durch das Arbeiten mit den richtigen Fragen
hilft er der Gruppe, zu vernünftigen Ergebnissen zu kommen, durch
Zusammenfassen und inhaltliche Pointierung bringt er selbst verschwommene
Inhalte in eine klare und verwendbare Form.
Die Rolle des Moderators kann zunächst einmal mit der eines Organisators
verglichen werden. Sowohl in der Vorbereitung der Moderationssitzung als auch in
der Durchführung kommt ihm die entscheidende Funktion zu: Er klärt das Ziel der
Moderation und somit den Auftrag, er bereitet die Dramaturgie vor, er sorgt dafür,
daß das notwendige Moderationsmaterial vorhanden und entsprechend vorbereitet
ist, letztlich trägt er somit die Gesamtverantwortung für das äußere Gelingen einer
Moderation.
Dann ist die Rolle des Moderators die des Leittieres. In jeder Gruppe kann nur einer
die Führung übernehmen. Diese Funktion kommt in der Moderation unbedingt dem
Moderator zu. Dabei erfüllt er diese Funktion allerdings nicht aus einem Selbstzweck
heraus, sondern nur zum Erreichen des Auftrages.
Dabei ist der Führungsstil eines Moderators gekennzeichnet einerseits durch
Klarheit, andererseits durch eine Mischung aus inhaltlicher Demokratie (die Gruppe
bestimmt den Inhalt und das Ergebnis) und formaler Direktivität (der Moderator legt
Zeiten fest, bestimmt die Reihenfolge der Meldungen, stellt die Fragen, setzt die
Arbeitsschritte).
Zusammenfassend am Ende dieses Abschnittes noch einmal die Aufgaben des
Moderators:
• Klärung des Auftrages und der Ziele der Moderation
• Erstellung der Dramaturgie
• Organisatorische Vorbereitung der Sitzung
• Einführung in die Thematik
• Setzen der Moderationsinhalte
• Steuerung des Diskussionsprozesses
• Pointierung der Inhalte und inhaltliche Klärung verschwommener Beiträge
• Verantwortung für die Visualisierung und Dokumentation der Ergebnisse
Die Materialien
Pinwand und Packpapier
Thesenpapier und Kommentarkarte (Rechteck)
Kleiner und mittlerer Kuller
Oval und Wolke
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Das Moderationsmaterial
Für die Durchführung einer Moderation stehen dem Moderator vielerlei Materialien
zur Verfügung. Die wichtigsten möchte ich an dieser Stelle darstellen, indem ich
sowohl auf die Funktion eingehe als auch den Metaplan-Standard darstelle.
Die Pinwand
Die Arbeit des Moderators findet an der Pinwand statt: Sie dient der Visualisierung
der besprochenen Inhalte.
Pinwände sind in ihrer Größe standardisiert, jedoch gibt es zwei grundsätzliche
Ausführungen: zerlegbare und nicht-zerlegbare Wände.
Für eine typische Moderation werden in der Regel drei Pinwände benötigt, die so
zueinander angeordnet werden, daß ein unvollständiger Halbkreis entsteht.
Wichtig ist noch die Erwähnung, daß vor dem Transport der Wände alle Nadeln
unbedingt zu entfernen sind, um eine Beschädigung der Wände zu vermeiden.
Das Packpapier
Das Packpapier dient zur Bespannung der Pinwand. Es ist grundsätzlich niemals
ohne Packpapierbespannung zu arbeiten, da sonst eine versehentliche
Beschriftung der Pinwände möglich ist.
Das Packpapier ist die Arbeitsgrundlage. Es hat zwei Seiten: eine glänzende und
eine matte Seite. Aus Dokumentationsgründen ist grundsätzlich die matte Seite als
Vorderseite zu verwenden.
Das Packpapier wird auf folgende Art auf die Pinwand gespannt: Zur oberen Kante
der Pinwand sind 2 bis 3 cm Freiraum zu lassen, in dem die notwendigen Pinnadeln
ihren Platz finden. Das Packpapier ist mit insgesamt 5 Nadeln zu befestigen: 3 an der
Oberkante und 2 an der Unterkante.
Als Standardaufbau auf dem Packpapier ist wie folgt vorzugehen:
Oben links Thesenpapier mit der Arbeitsaufgabe, unten rechts-diagonal ein
Thesenpapier, wenn eine Gewichtung vorgenommen wird (Punktabfrage). Ebenfalls
unten rechts ein kleiner Kuller für die Seitenzahl. Der Rest der Wand steht zur freien
Verwendung.
Zur abschließenden Dokumentation ist das Packpapier von der Pinwand
herunterzunehmen, indem zuerst die beiden unteren Nadeln herausgezogen werden,
dann die linke obere Nadel, anschließend die Mittelnadel und die rechte obere Nadel.
Auf diese Art kann das Packpapier ohne Probleme mit einer Hand gehalten werden.
Das beschriftete und beklebte Packpapier ist mit dem Gesicht nach unten auf ein
leeres Packpapier zu legen, so ist mit allen beschrifteten Packpapieren zu verfahren.
Am Ende sind die Packpapiere einzurollen. Zum Verkleben der Rolle wird ein
(beschriftetes) Thesenpapier um die Packpapierrolle gewickelt und mit Prittstift
zusammengeklebt.
Die Thesenkarte
Die Thesenkarte dient
 zur Benennung der Arbeitsfrage bzw. des Arbeitsschrittes
 zur Benennung einer Punktabfrage
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Weitere Verwendungen für die Thesenkarte sind nicht zulässig.
Die Kommentarkarte
Die Kommentarkarte ist das Hauptarbeitsinstrument in einer Moderation: Auf ihr
werden alle Diskussionsbeiträge und Inhalte vermerkt. Wichtig ist, immer die gleichen
Farben von Karten für die gleichen Schritte einzusetzen. Insgesamt sind helle Karten
zu bevorzugen, weil diese bei der Dokumentation besser kontrastiert.
Beim Klumpen sind die Thesenkarten zusammenzuhängen, die inhaltlich eine
Verbindung aufweisen. Abgeschlossene Themenbereiche werden mit einem fetten
Markierstift umrahmt.
Der kleine Kuller
Der kleine Kuller dient ausschließlich der Markierung von Seitenzahlen (unten rechts
auf der Wand).
Der mittlere Kuller
Der mittlere Kuller dient als Überschriftenkarte für die zusammengestellten Klumpen.
Dabei sind Klumpen, die aus Einzelkarten bestehen, nur durch einen leeren Kuller zu
markieren, Klumpen mit mehreren Karten sind durch eine Überschrift zu benennen.
Diese Überschrift sollte zur gestellten Aufgabe bzw. Frage passen.
Die Wolke
Die Wolke dient lediglich für die Deckseite der Dokumentation und beinhaltet das
Thema der Moderation.
Der Schreibstift
Der Pinwand-Marker Nr. 1 als Hauptschreibstift ist das Schreibinstrument aller
TeilnehmerInnen. Es ist darauf zu achten, daß die benutzten Schreibstifte alle die
gleichen Farben haben sowie gefüllt sind.
Der Markierstift
Markierstifte sind das Handwerkszeug des Moderators. Sie dienen der Umrahmung
der Klumpen. Ansonsten werden alle Texte vom Moderator mit dem Schreibstift
geschrieben.
Die Nadeln
Für die Moderation benötigt man in der Regel etwa 100 Nadeln. Vorsichtshalber
sollte man jedoch etwa 400 bis 500 Nadeln im Koffer haben.
Nach der Moderation ist darauf zu achten, daß die Nadeln aus den Pinwänden
herausgenommen und wieder in den Koffer gebracht werden. Vor Antritt der
Moderation sollte unbedingt darauf geachtet werden, daß eine ausreichende Anzahl
von Nadeln (siehe oben) vorhanden ist.
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Der Prittstift
Der Prittstift dient der Dokumentation. Man muß für eine Pinwand ca. ½ dicken
Prittstift rechnen, so daß immer eine ausreichende Anzahl von Prittstiften
(mindestens 5) im Koffer sein sollten.
Das Oval
Das Oval dient als Kommentierungskarte. Wird eine Moderationskarte näher
erläutert, so ist diese Erläuterung auf das Oval zu schreiben und dieses Oval an die
Moderationskarte zu pinnen.
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Der Moderationsauftrag
Die erste Aufgabe des Moderators besteht darin, sich einen klaren und
durchführbaren Moderationsauftrag zu holen. In der Regel sind
Auftraggeber nicht in der Lage, ihren Moderationsauftrag präzise zu
formulieren. Deshalb fällt diese Aufgabe dem Moderator zu.
Die präzise Formulierung des Moderationsauftrags wird vom Moderator
nach einer Besprechung mit dem Auftraggeber vorgenommen und
diesem zur Abzeichnung vorgelegt. Dabei hat der Moderator darauf zu
achten, daß es sich um einen durchführbaren Moderationsauftrag
handelt: Durchführbar sind immer nur jene Aufträge, die als Endergebnis
ein „Papier- und Bleistiftprodukt“ ergeben. So ist z.B. die Verbesserung
des Betriebsklimas kein umsetzbarer Moderationsauftrag. Ein
Moderationsauftrag könnte sein, Vorschläge zur Verbesserung des
Betriebsklimas zu sammeln.
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Die Dramaturgie
Nachdem der Moderationsauftrag eingeholt ist, erarbeitet der Moderator
eine zielgerichtete Dramaturgie. Als Dramaturgie wird der Ablaufplan der
Moderation in allen seinen Schritten und Facetten bezeichnet. Die
Dramaturgie umfaßt im einzelnen:
1.
2.
3.
Die Einstiegsfrage
Die Folgefrage
Alle weiteren Folgefragen
Weiter ist zu vermerken, mit welcher Methode die einzelnen Schritte
vollzogen werden (Kartenabfrage, Zurufabfrage, These, Punktabfrage )
und welcher Zeitbedarf für den einzelnen Schritt angesetzt wird (in
Minuten). Bei einer Teammoderation wird auch der Name des
verantwortlichen Moderators hinter den einzelnen Schritt gesetzt.
Ist es nicht klar, mit welchem Ergebnis ein Moderationsschritt endet, so
müssen mögliche Alternativergebnisse durchdacht und entsprechende
Folgefragen formuliert werden. Dies bezeichnet man als eine
sogenannte „verzweigte Dramaturgie“.
Vor Durchführung ist die Moderation unbedingt auf logische Stringenz
und auf Verständlichkeit zu prüfen. Alle in der Moderation aufgeführten
Fragen und Arbeitsschritte sind wörtlich zu notieren und genauso später
auf die Thesenpapiere zu übertragen. Es ist empfehlenswert, die Fragen
einer nicht beteiligte Person vorzulegen und diesee zu bitten, typische
Antworten zu geben. Nur wenn die Antworten zum gewünschten
Arbeitsergebnis passen, ist die Frage verwendbar.
Fragen, die unverständlich sind, und Fragen, die ungewollte Ergebnisse
produzieren, müssen unbedingt umformuliert werden!
Merke: Eine Moderation, die falsch ansetzt, ist in den wenigsten
Fällen noch korrigierbar!
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Eine Beispielmoderation
Nr. Aufgabe
1
Die Zusammenarbeit in der
Abteilung läuft mE...
(sehr) gut ..... (sehr) schlecht
2a Positiv:
Dennoch besteht in den
folgenden Bereichen
Verbesserungsbedarf...
2b Patt:
Gut klappt.....Schlecht klappt
Weiter mit 2a
2c Negativ:
Verbesserungsbedarf besteht
daher in den folgenden
Bereichen...
3
Für die folgenden Bereiche sollten
wir heute Lösungen suchen
4
Für den Bereich... habe ich
folgenden konkreten
Lösungsvorschläge...
...
Legende:
These:
KA:
KAG:
Zuruf:
Gew:
These
Kartenabfrage
Kartenabfrage in Gruppe
Zurufabfrage
Gewichtung
Zeit
10‘
Methode
These
Moderator
Ms
45‘
KA
Ms
10‘
Zuruf
Ms
45‘
KA
Ms
10‘
Gew
Ms
45‘
KAG
FS
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Die organisatorische Vorbereitung der Moderation
Der Moderator ist für das Handwerkszeug selbst verantwortlich. Dies
bedeutet, daß er dafür Sorge trägt, daß Moderationsmaterial in
ausreichender Zahl zur Verfügung steht. Im einzelnen bedeutet dies
folgendes:
• Es müssen genügend gefüllte Stifte vorhanden sein (je erwartetem
Teilnehmer ca. 2).
• Es müssen genug Markierstifte vorhanden sein (am besten in jeder
Farbe 2).
• Es müssen genügend Prittstifte (mindestens 5) vorhanden sein.
• Empfehlenswert sind 500 Moderationskarten, 30 Thesenkarten, 30 bis
50 Blatt Packpapier, 100 Kommentarkarten, 50 kleine Kuller, 100
mittlere Kuller, 400 bis 500 Nadeln, mindestens 3 Pinwände.
• Die Stifte sind auf Ihren Füllgrad zu prüfen!
Der Moderator trifft entsprechend zeitig am Moderationsort ein, um
räumliche Vorbereitungen zu treffen:
Die Pinwände werden aufgebaut und entsprechend gestellt, Stühle für
die TeilnehmerInnen werden im Halbkreis angeordnet, der
Moderationskoffer wird aufgebaut.
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Die Moderation selbst
Die Moderation gliedert sich in mindestens 3 Hauptschritte:
1.
2.
3.
Anmoderation
Einzelne Moderationsschritte
Abschlußpräsentation
Wir wollen die Moderationsschritte nun im einzelnen näher betrachten:
1.
Die Anmoderation
In der Anmoderation bewältigt der Moderator eine sehr schwere
Aufgabe: Er stellt eine Beziehung zu der Gruppe her und schafft die
entsprechende Arbeitsatmosphäre. Im einzelnen beinhaltet dies:
• Sich selbst vorstellen und die TeilnehmerInnen sich vorstellen lassen
(dies kann durch Unterstützung einer Pinwand gemacht werden)
• Die sachliche Einführung in das Thema
• Die Benennung des Moderationsziels
• Die Erklärung des einzusetzenden Arbeitsmaterials inkl. kleiner
Schreibübung
2.
Die einzelnen Arbeitsschritte
Der Moderator arbeitet nun jeden einzelnen, in der Dramaturgie
festgelegten Arbeitsschritt ab, ohne davon durch Kreativität
abzuweichen. Beim Vortragen der Arbeitsschritte sind die auf den
Thesenpapieren benannten Inhalte wörtlich zu benennen, dabei ist
jeweils auf das entsprechend abzuarbeitende Thesenpapier zu zeigen.
Im Allgemeinen gilt Kreativität als etwas Positives. In der Moderation
sollte sie jedoch -vor allem beim Vortragen der Aufgabenstellungunbedingt unterbleiben, da man sich schnell zu Erläuterungen hinreissen
läßt, die entweder bereits das Ergebnis beeinflussen oder aber die
TeilnehmerInnen verwirren. Dadurch entsteht häufig ein derart starker
Erklärungsbedarf, daß man in Erklärungsnot gerät und so einen Verlust
der Autorität als Moderator riskiert.
Zudem ist es einfacher und für die TeilnehmerInnen auch
nachvollziehbarer, nur das auch wirklich auf den Pinwänden stehende
vorzutragen.
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In der Moderation können unterschiedliche Methoden verwendet werden,
auf die im einzelnen eingegangen werden soll:
a)
Die These
Die
These
dient
der
Stimmungsabschätzung
in
einer
Moderationsgruppe. In der Regel werden hier Thesen, wie z.B.: „Das
Image der Universität Ochtrup ist ...“, durch vier Ausprägungsgrade (z.B.
sehr gut, gut, schlecht, sehr schlecht) von den Teilnehmern durch
Kleben eines Bewertungspunktes vorgenommen. Die These ist immer
dann wichtig, wenn bei der Moderation eine Grundannahme über die
Einstellung der TeilnehmerInnen zu einem bestimmten Thema gemacht
wird, ohne diese vorher abgeprüft zu haben. Ergibt die These ein
unerwartetes Ergebnis, so muß dieses unerwartete Ergebnis mit der
verzweigten Dramaturgie entsprechend aufgefangen werden.
Das Image der Uni Ochtrup ist...
sehr gut
++
b)
gut
+
schlecht
-
sehr s.
--
Die Kartenabfrage
Für AnfängerInnen besonders geeignet ist die Kartenabfrage: Hier
werden den Teilnehmern Karten entsprechender Anzahl ausgeteilt und
sie werden gebeten, zu der moderierten Frage ihre Antworten selbst auf
die Karten zu schreiben. Die Karten werden anschliessend vom
Moderator eingesammelt, ohne sich die Inhalte vor Abarbeitung im
einzelnen anzuschauen. Vor Abarbeitung ist eine offensichtliche
Durchmischung der eingesammelten Karten notwendig. Die Karten
werden dann im einzelnen vom Moderator abgearbeitet, indem die
Inhalte der Gruppe gezeigt und gleichzeitig vorgetragen werden. Sodann
wird versucht, an den Pinwänden eine inhaltliche Struktur mit den Karten
zu erarbeiten.
c)
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Die Zurufabfrage
Die Zurufabfrage ist weitaus schwieriger als die Kartenabfrage, denn hier
werden die TeilnehmerInnen direkt um eine Antwort gebeten. Aufgabe
des Moderators ist es, die gegebenen Antworten in wenigen Worten
zusammenzufassen und auf eine Karte zu schreiben bzw. durch den CoModerator schreiben zu lassen. Die geschriebene Karte wird dann vom
Moderator wie bei der Kartenabfrage in eine systematische Struktur an
die Pinwand gebracht.
d)
Die Punktabfrage/Gewichtungsfrage
Immer dann, wenn in einer Moderation eine Entscheidung gefällt werden
muß (z.B. Auswahl von einzelnen Themengebieten aus einer größeren
Gruppe)
wird
die
Punktabfrage
benutzt.
Hier
wird
die
Entscheidungsfrage wörtlich formuliert, vom Moderator auf ein
Thesenpapier gebracht und an die Pinwand geheftet. Die Thesenkarte
ist außerdem durch 3 Klebepunkte zu versehen, um deutlich zu machen,
daß es sich hier um eine Punktabfrage handelt. Der Moderator zeigt den
TeilnehmerInnen auch, wohin sie die Punkte zu kleben haben. Dabei
zeigt er dies an jedem gesetzten Klumpenfeld.
Mit folgenden Themen sollten wir
uns weiter beschäftigen:..:
Als Richtlinie für die Anzahl der auszuteilenden Punkte gilt: Anzahl der
gesamt vorhandenen Klumpen durch 2 bis durch 3. Insgesamt sollte
man aber nicht mehr als etwa 4 Punkte austeilen, da das ganze
Ergebnis sonst unübersichtlich wird.
Wichtig ist, daß die Thesenabfrage zur Anzahl der ausgeteilten Punkte
paßt! So darf z.B. nicht passieren, daß man den TeilnehmerInnen
folgende Frage stellt „Welches ist für mich der wichtigste Punkt“ und
dabei den TeilnehmerInnen 3 Klebepunkte austeilt. Der wichtigste Punkt
kann immer nur einer sein, so daß auch nur 1 Klebepunkt ausgeteilt
werden darf.
Ebenso ist auch die Erkenntnis wichtig, daß die TeilnehmerInnen solche
Kleinigkeiten durchaus wahrnehmen und diese Sachen dem Moderator
28
nachtragen. So besteht sehr schnell die Gefahr, daß man seine Autorität
in der Gruppe verliert.
e)
Tätigkeitslisten
In Tätigkeitslisten faßt man die vereinbarten Aufgaben tabellarisch
zusammen und ordnet Sie jeweils Terminen und Verantwortlichen sowie
Beteiligten zu. Die Tätigkeitslisten können sich immer nur auf
anwesende Personen beziehen. Die vereinbarten Aufgaben müssen
operational formuliert, also konkret und meßbar sein.
Ein Beispiel:
Nr.
1
2
...
3.
Augabe
Ausbildungsinhalte tabellarisch
zusammen-stellen
Mittelbedarf berechnen
Wer
Wb
Wann
31.10.98
KLM
15.11.98
Die Abschlußpräsentation
Nach jedem moderierten Schritt wird eine Zwischenpräsentation
erarbeiteten Ergebnisse vorgenommen. Dabei trägt man zuerst
gestellte Aufgabe wörtlich vor, anschließend benennt man
Ergebnisse (Überschriften der Klumpen bei Kartengruppen, Inhalt
Einzelkarten bei Einkarten-Klumpen).
der
die
die
der
Am Ende der Gesamtmoderation wird noch einmal kurz der
Gesamtverlauf der Moderation den TeilnehmerInnen gegenüber
dargestellt.
Merke:
Diese absolut letzte Abschlußpräsentation in der Gruppe sollte auf
keinen Fall 5 bis 8 Minuten übersteigen, da sonst die
TeilnehmerInnen ihre Geduld verlieren!
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Die Dokumentation
In den Pausen wie auch am Ende der Moderation hat der Moderator
dafür
Sorge
zu
tragen,
daß
das
erarbeitete
Ergebnis
dokumentationsfähig vorbereitet wird. Dies bedeutet vor allem, daß die
einzelnen Karten mittels Prittstift auf das Packpapier geklebt werden.
Fertig bearbeitete Packpapiere sind abzunehmen und mit dem Gesicht
nach unten - abgedeckt durch ein leeres Packpapier - auf den Boden zu
legen. Dann ist die gesamte Dokumentation zusammenzurollen und per
Klebeband bzw. Thesenpapier zu verschließen.
Anschließend kann das Ergebnis mittels des erarbeiteten Packpapiers
selbst bzw. mittels einer Fotografie oder einer Folie anderen
Personengruppen zugänglich gemacht werden.
Dabei ist jedoch zu beachten, daß Leute, die selbst nicht an der
Moderation teilgenommen haben, in der Regel mit dem Ergebnis nichts
anfangen können. Daher ist eine Präsentation durch den Moderator
unbedingt notwendig.
Bei der Präsentation steht der Moderator so, daß er für keine der
anwesenden Personen die Präsentationswände verdeckt. Dies bedeutet
in der Regel, daß man sich etwa ½ Meter vor den Wänden neben der
gerade präsentierten Moderationswand aufhält (wobei man sich am
besten rechts neben die Wand stellt, wenn man auf der rechten Seite
präsentiert, und links neben die Wand stellt, wenn man auf der linken
Seite präsentiert). Die Front des Moderators ist grundsätzlich zur Gruppe
gerichtet und nicht zu den Inhalten auf der Wand (dies bedeutet, daß
man die Inhalte einigermaßen beherrschen sollte). Während des
Vortrags ist jeweils mit der flachen Hand und dem ausgestreckten Arm
auf die gerade präsentierten Inhalte zu zeigen.
Werden Zwischenfragen von den Teilnehmern und Zuhörern gestellt, so
ist ebenfalls mit der Hand auf die Themen zu zeigen, zu denen gerade
die Zwischenfrage gestellt wird.
Bei Präsentation wie bei Moderation gilt eine wichtige Grundregel:
Den absoluten Vorrang hat die Gruppe! Konkret bedeutet dies, daß der
Moderator sich mit der Methode so gut auskennen muß, daß er sich
wirklich der Gruppe zuwenden und kleinste Störungen sofort bemerken
kann und dann auch auf diese einzugehen bereit ist!
30
Steuerungsmittel in der Moderation
Da der Moderator die Leitung der Moderation hat, sollte er sich in jedem
Fall um die Steuerung der Gruppe bemühen. Dazu wendet er
sogenannte Steuerungsmittel an.
Wir unterscheiden zwei Formen von Steuerungsmitteln:
1.
2.
die sogenannten verbalen Steuerungsmittel und
die sogenannten non-verbalen Steuerungsmittel
Die verbalen Steuerungsmittel werden grundsätzlich von non-verbalen
Steuerungsmitteln (Mimik, Gestik, Tonfall) unterstützt. Allerdings sollte
der Einsatz von non-verbalen Steuerungsmitteln zum eigenen Typ
passen und nicht gekünstelt wirken!
Als wichtigste verbale Steuerungsmittel sind zu nennen:
1.
Fragen stellen:
„Wer fragt, der führt“ so ein alter Spruch des Volksmundes. In der Praxis
bedeutet dies, daß der Moderator durch gezielte Fragen die Gruppe in
eine ganz bestimmte Themenrichtung lenken kann. Dies bedeutet
allerdings auch, daß die TeilnehmerInnen durch gezielte Fragen den
Moderator in jede Richtung lenken können. Wenn sich zwischen
Personen Frage-Antwort-Spiele entwickeln, so hat der Moderator
spätestens nach der dritten Rede-Gegenrede zwischen die Diskutanten
zu gehen (bildlich gesprochen) und durch Fragen diese Diskussion zu
steuern.
Fragen sind präzise zu stellen, man sollte niemals Doppelfragen stellen.
Unterstützt werden kann eine Frage mit einer gestischen und mimischen
Aufforderungsgeste (Hand nach vorne, Augenbrauen hochziehen etc.)
2.
31
Das aktive Zuhören
Das aktive Zuhören als stärkstes Steuerungsmittel bedeutet das
Spiegeln des von den TeilnehmerInnen gebrachten Inhaltes. Dabei kann
der Inhalt vollständig gespiegelt werden, es sind allerdings auch
Tendenzen und Interpretationen möglich. Aktives Zuhören ermöglicht die
Lenkung in fast jede Richtung.
3.
Zusammenfassungen/Fazitieren
Immer dann, wenn TeilnehmerInnen zu wichtigen Zwischenschritten und
Zwischenergebnissen gelangt sind bzw. wenn Arbeitsschritte
abgeschlossen sind, sollte der Moderator ein Fazit ziehen. Dies erhöht
vor allem die Merkfähigkeit der TeilnehmerInnen, macht aber auch ein
Voranschreiten in der Moderation deutlich und hat somit auch
motivierenden Charakter.
Wichtig ist, daß der Moderator ständige Präsenz in seiner Steuerung
zeigt. Da dies eine hohe konzentrative Belastbarkeit darstellt, ist auch für
den Moderator nach etwa 45 Minuten eine kleine Pause nötig. Auch hier
gilt der alte Leitsatz: „Nur Übung macht den Meister“.
32
Unangenehme Situationen in der Moderation
Immer wieder kann man als Moderator in unangenehme Situationen
geraten. Das wichtigste in solchen Situationen ist, daß man sich selbst
sagt, daß man diese Situation schon bestehen werde.
Im Laufe der Zeit wird jeder Moderator Strategien entwickeln, um auch in
unangenehmen Situationen zu bestehen. Daher ist jede Schwierigkeit
auch als Lernfeld zu sehen.
Zum Abschluß noch ein Tip:
Lassen Sie sich niemals verrückt machen von irgendwelchen
Aktionen der TeilnehmerInnen, sondern beobachten Sie genau
und überlegen Sie dann in Ruhe, welche notwendigen Schritte
Sie einleiten. Seien Sie ganz bei der Sache und versuchen Sie
niemals, darüber nachzudenken, was als nächstes passieren
könnte. Es ist besser, das gegenwärtige richtig zu machen, als
sich auf die Zukunft vorzubereiten!
Moderation im Team - Literatur
Klebert, K. et al. (1987 erste Auflage) Die Kurz-Moderation. Hamburg
2009
Klebert, K. et al. (1987 erste Auflage) Moderationsmethode. Hamburg
2007
33

Dokumentation zum Thema Besprechungsmanagement

Transcription

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