Sage implementiert Personalverrechnung und Zeiterfassung bei AIDA

dpw-Lösungen in der Praxis
Individuell gelöste Anforderungen sind das Schlagobers-Häubchen einer guten Lösung:
Sage implementiert Personalverrechnung und Zeiterfassung bei AIDA
Die AIDA ist eine wahre Wiener Institution. Hinter der scheinbar zeitlosen Fassade der bekannten Kaffehäuser
steckt aber moderne Technik, für die Zufriedenheit der Mitarbeiter und damit auch der Gäste. Daher erhielt
Sage den Auftrag, eine neue Zeiterfassung und Personalverrechnung zu implementieren. In kürzester Zeit wurde eine individuell angepasste Lösung für Gastronomie und Produktion umgesetzt.
Es gibt wohl kaum ein Wiener Kind, das nicht schon eine
Topfengolatsche in der AIDA verzehrt hat, während die
Erwachsenen einen AIDA-Kaffee mit dem berühmten
Schlagobers-Häubchen genossen haben. Die unverändert geradlinige Einrichtung der Filialen, die Servierinnen
in ihren rosa-braunen Kostümen, der geschwungene
Schriftzug des Logos – das alles ist wohl vertraut. Denn
die AIDA ist wahrlich eine Wiener Institution. 1925 war
die Geburtsstunde der Chocolaterie u. Gross-Konditorei
„AIDA“, als Rosa und Josef Prousek ihren 8 Jahre zuvor
in der Porzellangasse gekauften Konditoreibetrieb mit
dem neuen Namen AIDA umgründeten. Weitere Filialen
folgten und schon 1948 war die Filiale Wollzeile die erste
Kaffeekonditorei Österreichs mit einer Espressomaschine. AIDA importiert selbst Kaffeebohnen aus den besten
Anbaugebieten von Brasilien, Guatemala, Costa Rica und
Nicaragua, die zwei- bis dreimal wöchentlich selbst in
Wien mild geröstet werden.
1973 wurden Produktion und Verkauf getrennt, seit 1976
werden die beliebten Topfengolatschen, eine große Auswahl an Kuchen und Torten, sowie Sandwiches für den
pikanten Gusto in der Zentrale im 21. Bezirk produziert
und zweimal täglich frisch ausgeliefert. Heute hat AIDA
26 Filialen in Wien und 2 in Niederösterreich. Von den
rund 350 Mitarbeitern sind circa zwei Drittel im Verkauf
und unterliegen somit dem Kollektivvertrag im Gastgewerbe, das andere Drittel arbeitet als Konditoren in der
Produktion.
Projektvorgaben: Erhaltung der Hardware, 2 Kollektivverträge, einfache Bedienung
Die Zufriedenheit der Mitarbeiter hat einen hohen Stellenwert bei AIDA. Nachdem die bestehende Lohn- und
Gehaltsverrechnung sowie die Zeiterfassung nicht mehr
zufriedenstellend waren - so konnte zum Beispiel keine
(vorläufige) Monatsabrechnung gemacht werden, wenn
ein Mitarbeiter einmal die Eingabe im Kommt/Geht-System vergessen hatte – wurde im Sommer 2010 beschlossen, eine ganz neue Lösung zu suchen. Die neue Lösung
sollte für die Mitarbeiter keine Umstellung bedeuten, also
dieselben Funktionen wie früher haben und leicht zu bedienen sein, das betraf vor allem die Mitarbeiter in der
Küche und das Servierpersonal. Des Weiteren sollte die
bestehende Hardware-Landschaft wie Kassensysteme
und das Kommt/Geht-System erhalten bleiben. Die Wahl
fiel auf die Sage GmbH, die mit ihrer Lösung dpw-Software alle Bereiche des Personalmanagements abdeckt,
und zwar vom KMU bis zum Konzern.
High Performance HR-Software
Sage konnte alle Anforderungen erfüllen und AIDA mit
einem umfassenden Angebot überzeugen: die Personalverrechnung dpw-Lohn deckt beide Kollektivverträge ab
(also Gastgewerbe und Konditoren) und berücksichtigt
außerdem noch innerbetriebliche Vereinbarungen, die
vom Betriebsrat eingefordert wurden. Das Modul für Zeitmanagement dpw-Zeit bietet Schnittstellen zu den bereits
existierenden Touch-Screens für die Zeiterfassung, sodass für AIDA keine zusätzlichen Hardware-Investitionen
erforderlich waren, ein wichtiges Kriterium im Projekt.
Umsetzung: gemeinsam neue Funktionen für Gastgewerbe und Produktion realisiert
AIDA hatte einige spezielle Anforderungen, die gemeinsam mit den Spezialisten von Sage individuell entwickelt
und angepasst wurden. Philipp Mozorits, Key Account
Manager bei Sage, sieht diese Herausforderung sehr positiv: „Die speziellen Anforderungen waren für unsere Entwickler ein echter Ansporn. Gemeinsam mit AIDA haben
wir unsere Lösung um neue Standardfeatures erweitert,
die jetzt alle Anforderungen von Gastronomie und Hotellerie erfüllen“. Als erstes wurde die Personalverrechnung
umgestellt, die mit 1.1.2011 erfolgreich in Betrieb ging.
Als besondere Funktion wurde hier die Tronc-Abrechnung
realisiert, ein Gewinnbeteiligungssystem das im Kollektivvertrag Gastgewerbe verankert ist. Dabei steht dem Mitarbeiter ein Gehaltsanteil zu, der sich aus dem jeweiligen
Umsatz seiner Filiale berechnet.
Im Projekt Zeiterfassung bewiesen die Spezialisten von
Sage ihr umfassendes Know-how, um die Anforderungen
von AIDA vollständig und in kürzester Zeit umzusetzen:
die Mitarbeiter von AIDA bekamen von der Umstellung
kaum etwas mit, ihr gewohnter Touch-Screen blieb erhalten. Sie melden sich nun mit einem Code an und erhalten
auf dem Bildschirm sofort ihre gesamten Mehrstunden,
Zeitsalden und die Urlaubstage angezeigt. Frau Susanne
Kiss, verantwortlich für die gesamte Lohn- und Gehaltsverrechnung bei AIDA, betont die gute Zusammenarbeit:
„Anfang Februar ging die Zeiterfassung ohne Testphase in Betrieb, weil das alte System zu diesem Zeitpunkt
nicht mehr zur Verfügung stand. Die guten Kontakte zu
den Spezialisten von Sage haben uns in dieser intensiven
Projektphase sehr geholfen, sodass die Umstellung gut
geklappt hat“.
Nutzen: zufriedene Mitarbeiter sorgen für zufriedene
Gäste
Das Projekt wurde trotz des knappen Zeitplans termingerecht umgesetzt, in den nächsten Monaten erfolgen
nach Bedarf noch Feinabstimmungen. Daniel Prägant,
Operationsmanager AIDA, betont vor allem den Nutzen
für die Mitarbeiter: „Tagtäglich, das ganze Jahr hindurch
auch an Sonn- und Feiertagen, sorgen unsere Mitarbeiter
mit viel Engagement für das Wohl der Gäste. Und wenn
wir unsere Gäste mit dem Schlagobers-Häubchen am
Kaffee verwöhnen wollen, so müssen wir auch auf unser Personal schauen. Daher modernisieren wir laufend
den Betrieb, um für bestmögliche Arbeitsbedingungen
zu sorgen. Die Personalverrechnung läuft nun wieder
korrekt und pünktlich. Die Touch-Screens sind einfach
im Alltag zu benutzen und jeder bekommt übersichtlich
seine Zeitsalden angezeigt. Und auch an die Zukunft denken wir schon ein wenig, denn mit den Touch-Screens
könnten unsere Mitarbeiter künftig selbst Dienstgänge
buchen. All das wertet die gute und eigenverantwortliche
Zusammenarbeit auf“.
Sage Software GmbH
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