Bearbeitungsanleitung JFW - Kreisjugendfeuerwehr Diepholz

Kreis-Jugendfeuerwehr
im Kreisfeuerwehrverband Landkreis Diepholz e.V.
Bearbeitungsanleitung für den
statistischen Jahresbericht der Nds. Jugendfeuerwehr
- Jugendfeuerwehrwart Nachdem Ihr die Einstellungen in Excel vorgenommen habt, die wir Euch auf unserer Internetseite beschrieben
haben, Ihr die Datei „VorlageJF.xlt“ herunter geladen und geöffnet habt, erscheint folgende Ansicht:
Jetzt klickt Ihr auf den Button „Eingabeformular öffnen“.
Es öffnet sich dieses Fenster:
Hier klickt Ihr nun oben links „Neuen Jahresbericht“ an, das Fenster erweitert sich auf diese Ansicht:
Auf „Vorjahr“ klickt Ihr dann, wenn Ihr einen fertigen Bericht verändern, oder erneuern wollt, bzw. im nächsten Jahr,
wenn Ihr diese Datei wieder verwenden möchtet. Da Ihr mit dieser Datei noch nicht gearbeitet habt, und einen
neuen Bericht erstellen wollt, klickt Ihr auf „Berichtsjahr“.
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Nun wird der Button „Eingabe“ sichtbar. Bitte anklicken!
Es erscheint ein neues Fenster:
Hier gebt Ihr die Ordnungsnummer Eurer Jugendfeuerwehr ein. Die Ordnungsnummer erfahrt Ihr bei Eurem Stadt-/
Gemeinde-Jugendfeuerwehrwart/in oder der Kreis-Jugendfeuerwehr. Die Trennung zwischen den einzelnen
Zahlen muss durch einen Punkt erfolgen! Nach der Eingabe auf „OK“ klicken.
Nach dem bestätigen der Ordnungsnummer erscheint folgendes Fenster:
Hier bitte die Felder ausfüllen gem. den Vorgaben.
Alle Datumseingaben erfolgen in dem Format dd.mm.yyyy!
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Das Feld „Dienstbetrieb eingestellt“ bitte nur dann ausfüllen, wenn es Eure Jugendfeuerwehr nicht mehr gibt, oder
sie vorläufig den Dienstbetrieb eingestellt hat. Wenn Ihr alle Felder ausgefüllt habt, klickt Ihr auf den neuen Button
„Übernehmen“.
Es erscheint das erweiterte Eingabefenster für die Daten:
Auch hier füllt Ihr die Felder gem. Vorgaben aus. Die Eingabe der Felder: - Internetseite, - eMail JFW, - Fax können
entfallen, wenn Ihr nichts dergleichen habt. Ansonsten bitte vollständig ausfüllen.
Das Feld „Erstellt am“ lässt sich nicht ausfüllen, hier wird bei Beendigung der Eingaben automatisch das Datum
eingesetzt.
Nachdem Ihr alle Felder ausgefüllt habt, klickt Ihr zur Sicherheit auf den Button „Übernehmen“ und dann auf den
Button „Daten eingeben“.
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Es öffnet sich ein neues Fenster, indem Ihr nun Eure Daten eingeben könnt.
Bitte nehmt Euch den statistischen Jahresbericht vom letzten Jahr und übertragt die Endzahlen in die
ersten Felder neben: „am 31.12.2004“ und überprüft die Spalte „gesamt“ mit dem Mitgliederstand des
Vorjahres auf dem alten Jahresbericht!
Alle Felder, die eine graue Zahl haben, sind Felder, die automatisch berechnet werden.
Beispiel für ein richtig ausgefülltes Fenster:
Sollte nach dem kompletten ausfüllen dieses Fensters unter einer oder beiden rechten Spalten das Wort „Falsch“
stehen, dann müsst Ihr die Angaben unbedingt korrigieren.
- Das Feld „gesamt“ unter der Spalte “Alter“ muss mit dem Feld „Gesamtzahl am 31.12.2005 - gesamt“
übereinstimmen.
- Das Feld „gesamt“ unter der Spalte „Austrittsgründe“ muss mit dem Feld „aus der JF wieder
ausgeschieden“ übereinstimmen!
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Wenn alle Eingaben stimmen, wechselt Ihr oben auf die nächste Eingabekarte „Aktivitäten der Jugendfeuerwehr“:
Hier klickt Ihr die Abfragen an, die für Eure Jugendfeuerwehr zutreffen. In den Feldern wo Ihr Zahlen eingeben
müsst, gebt Ihr die Teilnehmerzahl ein, also wie viel Personen die Jugendflamme erworben haben oder wie viele
Personen an Fortbildungen auf den unterschiedlichen Ebenen teilgenommen haben.
Wenn Ihr alle Angaben gemacht habt, wechselt Ihr auf die nächste Eingabekarte „Gruppenstunden im Berichtsjahr
der Jugendfeuerwehr“:
Im oberen Teil gebt Ihr die geforderten Zahlen ein.
Im unteren Teil tragt Ihr die Stunden ein, die Ihr mit Euren Betreuern, Ausbildern in den unterschiedlichen Ebenen
geleistet habt.
Wenn auch hier alle Angaben gemacht wurden, kommt die letzte Eingabekarte „Mitglieder der Feuerwehr“:
Nachdem Ihr nun auch diese Karte ausgefüllt habt, klickt Ihr auf „Übernehmen“.
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Der statistische Jahresbericht ist nun fertig und erscheint als komplette Ansicht:
In dieser Ansicht könnt Ihr keine Veränderungen vornehmen! Sollten Euch Fehler auffallen, klickt auf den Button
„Daten eingeben“ und ändert die Angaben in dem Eingabefenster! Wenn Ihr den Jahresbericht ausdrucken wollt,
geht oben im Excel Menü auf das Drucker Symbol, oder unter „Datei -> Drucken“.
Als letzten Arbeitsschritt speichert Ihr den Jahresbericht ab.
Klickt in der oberen Zeile des Excel Fensters auf die Diskette, oder unter „Datei“ auf „Speichern unter“. Sucht Euch
einen Dateiordner aus und speichert diesen Jahresbericht unter einem eindeutigen Namen ab,
z.B.: Stat-Bericht-JF-Muster-2005.xls.
Wichtig ist, das der Name Eurer Jugendfeuerwehr sowie das Jahresdatum im Dateinamen enthalten ist, damit Euer
Gemeinde-Jugendfeuerwehrwart und alle anderen Ebenen eine klare Erkennung Eurer Dateien hat.
Nun könnt Ihr den Jahresbericht per E-Mail, Diskette oder CD an Euren Stadt-/ oder GemeindeJugendfeuerwehrwart weiterleiten.
Für Rückfragen steht Euch die Kreis-Jugendfeuerwehrwartin Iris Specht gerne zur Verfügung.
Tel: (0421) 8 09 19 54, E-Mail: [email protected]
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