1. Vor dem Eintrittstermin - Technische Universität Darmstadt
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1. Vor dem Eintrittstermin - Technische Universität Darmstadt
CHECKLISTE FÜR FÜHRUNGSKRÄFTE Einführung neuer Mitarbeiter/innen Diese Checkliste gibt Hinweise für die Vorbereitung des Arbeitsplatzes, für die ersten Tage nach dem Eintritt in die TU Darmstadt sowie zu Einarbeitungsgesprächen. Die dort aufgeführten Punkte sind als Anregungen zu verstehen, das heißt, dass diese sicherlich mehr oder weniger relevant für den individuellen Einarbeitungsfall sind. Der Vollständigkeit halber haben wir auch augenscheinlich selbstverständliche Aspekte mit aufgeführt. Wichtig ist: - Sich ausreichend Zeit für die Einführung des/der neuen Mitarbeiters/in zu nehmen, um ihn/ sie so möglichst gut in die TU Darmstadt zu integrieren. - Ein/e konkrete/n Ansprechpartner/in für den/die neue/n Mitarbeiter/in in Form eines/einer Paten/in zu benennen, der/die besonders in der ersten Zeit auf kurzem Wege helfen kann. - In bestimmten Abständen Einarbeitungsgespräche mit dem/der neuen Mitarbeiter/in zu führen. (Gesprächsleitfaden: https://www.intern.tudarmstadt.de/media/dez_vii/personalentwicklung_daten/neue_beschaeftigte_einfuehren/leitfadengespraechsfuehrung.pdf) - Einige Punkte lassen sich an den Paten/ die Patin delegieren; die Einarbeitungsgespräche sollten Sie als Führungskraft aber selbst führen. 1. Vor dem Eintrittstermin 1.1. Organisatorischer Bereich 1.1.1. Unterlagen für das Personaldezernat Personalbogen Bitte senden Sie diesen möglichst mit dem Einstellungsantrag an das Personaldezernat. Personalbogen: http://www.intern.tu-darmstadt.de/dez_vii/d7_formular/index.de.jsp Arbeitsvertrag fristgerecht Ggf. unterschriebenen Arbeitsvertrag zurück an das Personaldezernat senden. Aktuelle Stellen-/ Tätigkeitsbeschreibung Bitte senden Sie diese möglichst mit dem Einstellungsantrag an das Personaldezernat. 1.1.2. Ansprechpartner/innen Pate/Patin an Einstellung der/des neue/n Mitarbeiter/in erinnern Mitarbeiter/in informieren, beim wem er/sie sich am ersten Arbeitstag melden soll Pate/Patin vorstellen 1.1.3. Infrastruktur Verkehrsanbindungen RMV, DB: http://www.intern.tu-darmstadt.de/dez_iv/nachhaltigkeit_2/unterwegs/oepnv/einleitung_opnv.de.jsp Mobilitätsmanagement: Jobticket, Parkmöglichkeiten, Mitfahrbörse etc. Parken: http://www.intern.tu-darmstadt.de/mobilitaetsmanagement/index.de.jsp Lageplan: http://www.tu-darmstadt.de/universitaet/orientierung/lageplaene/index.de.jsp Hotel-/Wohnungssuche Willkommen und Wohnen: http://www.intern.tu-darmstadt.de/wohnengaestehaeuser/index.de.jsp Stand: 07.01.2016 Seite 1 von 5 CHECKLISTE FÜR FÜHRUNGSKRÄFTE Einführung neuer Mitarbeiter/innen 1.1.4. Arbeitsplatz vorbereiten Schreibtisch funktionsfähig vorbereiten Stuhl (zusätzlichen Stuhl/Tisch je nach Funktion) zur Verfügung stellen Lichtverhältnisse prüfen Schreibtischlampe zur Verfügung stellen Sonnenschutz prüfen Bei Problemen Dez V - F Technischer betrieb und Energiemanagement: http://www.intern.tudarmstadt.de/dez_v/stoermeldung_notruf/stoermeldung_1/stoermeldung_verschickt.de.jsp Heizung, Fenster, Schloss prüfen Bei Problemen Dez V - F Technischer betrieb und Energiemanagement: http://www.intern.tudarmstadt.de/dez_v/stoermeldung_notruf/stoermeldung_1/stoermeldung_verschickt.de.jsp. Schlüssel für das Büro zur Verfügung stellen Dez. IV: http://www.intern.tu-darmstadt.de/dez_iv/d4_formulare/formulare_2.de.jsp Mülleimer + Mülltüte prüfen PC funktionsbereit zur Verfügung stellen (fachspezifische Programme installiert + Lizenzen vorhanden, Internetzugang funktionsfähig, Benutzer Account eingerichtet: Benutzername und Passwort notiert; funktionierender Monitor/ Drucker/ Scanner/ Maus/ Tastatur/ USB- Stick/ etc. zur Verfügung stellen) Hinweis: Die TU ID wird nach Aufnahme des/der neuen Mitarbeiters/Mitarbeiterin automatisch vergeben. Dem Mitarbeiter/ der Mitarbeiterin wird nach Vergabe der ID, die TU ID und das Passwort per Schreiben zugesendet. HRZ: http://www.hrz.tu-darmstadt.de/id/tuid/index.de.jsp Antrag für einen Bildschirmarbeitsplatz an Personaldezernat stellen (bei Bedarf) Dez. VII: http://www.intern.tu-darmstadt.de/dez_vii/d7_formular/index.de.jsp E-Mail Account einrichten lassen (Test- Mail schreiben, intern sowie extern) HRZ: http://www.hrz.tu-darmstadt.de/mail/e_mail/index.de.jsp Zugang zu Corporate Design / Formulare Kommunikation und Medien: http://www.tu-darmstadt.de/kommunikation_und_medien/corporate_design_1/index.de.jsp Telefon funktionsgerecht zur Verfügung stellen (Name im Telefonverzeichnis & Informationssystem der TU), Durchwahl prüfen HRZ: http://www.hrz.tu-darmstadt.de/persoenlicher_arbeitsplatz/telefon/index.de.jsp Büromaterialien zur Verfügung stellen (z.B. Bleistifte, Büroklammern, Kalender, Klammeraffe, Kulis, Lineal, Locher, Marker, Notizblock, Ordner, Papier, Post- It, CD-/ DVD-Rohlinge, Schere, Stifte, Spitzer, Tacker, Tesa, Tipp- Ex etc. + spezielle Stempel) Türschild anfertigen (bei Bedarf) Türschild: http://www.intern.tudarmstadt.de/dez_iv/immobilienvertraege_und_flaechenmanagement/beschilderungen_1/beschilderungen.de.jsp Visitenkarten anfertigen (bei Bedarf) Visitenkarten: http://www.tu-darmstadt.de/kommunikation_und_medien/corporate_design_1/schriften_und_vorlagen/index.de.jsp Stand: 07.01.2016 Seite 2 von 5 CHECKLISTE FÜR FÜHRUNGSKRÄFTE Einführung neuer Mitarbeiter/innen 1.1.5. Kolleginnen und Kollegen vorbereiten Neuen Mitarbeiter/Neue Mitarbeiterin ankündigen o Name o Aufgabenbereich o auf Mithilfe der Kolleg(inn)en aufmerksam machen o Eintrittsdatum mitteilen o Arbeitsplatz und Telefonnummer bekannt geben Gespräche zur Vorstellung des/ der neuen Mitarbeiters/ Mitarbeiterin in der jeweiligen Abteilung anmelden und ggf. Termine absprechen 1.2. Fachlicher Bereich Einarbeitungsplan erstellen und Kollegen/innen informieren Erläuterung des Fachgebiets der Abteilung (Schwerpunkte) Schulungsplan erstellen (bei Bedarf) Organigramm der Abteilung erläutern Funktionen erläutern/Arbeitsbereich eingrenzen ggf. Tätigkeitsbeschreibung aushändigen Überblick über die bereichsinternen Abläufe geben Stand: 07.01.2016 Seite 3 von 5 CHECKLISTE FÜR FÜHRUNGSKRÄFTE Einführung neuer Mitarbeiter/innen 2. An dem Eintrittstermin Arbeitsvertrag spätestens am Eintrittstermin mit Tätigkeitsbeschreibung aushändigen Arbeitsvertrag unterzeichnen lassen und die für die Personalunterlagen bestimmte Ausfertigung an das Personaldezernat zurücksenden 2.1. Rundgang durch die Organisation Räumlichkeiten, Abteilungen, Sanitäranlagen kennenlernen Vorgesetzte, Kollegen/innen (besonders Kollege/ Kollegin, der/die die Einarbeitung übernimmt bzw. weitere Ansprechpartner), Büroleitung, Personalleiter/in, Personalrat, Gleichstellungsbeauftragte/r, Schwerbehindertenvertretung, Ansprechpartner aus Personaldezernat für Abrechnungsfragen und personalrechtliche Fragen (beispielsweise zum Arbeitsverhältnis) vorstellen Standorte und Bedienung von Fax, Kopierer, sonstigen Geräten zeigen Über Sicherheitshinweise (Verbandskasten, Feuerlöscher, Fluchtwege, Alarmanlage, Erste Hilfe Beauftragter und der Unfallverhütung allgemein) informieren 2.2. Klärung von Rahmenbedingungen Dez. VII: http://www.intern.tu-darmstadt.de/dez_vii/d7_formular/index.de.jsp (Es empfiehlt sich, die nachfolgenden Informationen auf mehrere Tage zu verteilen) Über Arbeitszeiten, Pausen, Arbeitszeiterfassung informieren Arbeitszeit: http://www.intern.tu-darmstadt.de/dez_vii/infosaz_1/arbeitszeit.de.jsp Über Krankmeldungen und Vertretungsplan informieren Krankheit: http://www.intern.tu-darmstadt.de/dez_vii/infosaz_1/arbeitsunfhigkeit.de.jsp Über Unfallschutz von und zur sowie während der Arbeit informieren Erholungsurlaub Urlaub: http://www.intern.tu-darmstadt.de/dez_vii/infosaz_1/index~5.de.jsp#text__opt__m__bild_ Dienstfahrzeug (falls im Einzelfall notwendig) zur Verfügung stellen Dienstfahrzeug: http://www.intern.tu-darmstadt.de/dez_iv/nachhaltigkeit_2/unterwegs/auto/dienstfahrzeuge/dienstfahrzeuge.de.jsp Über Datenschutz und Schweigepflicht aufklären Abläufe der Informationsweitergabe erläutern Organigramm feststehende Termine wie z.B. regelmäßige Besprechungen bekanntgeben Über zentrale Stellen informieren (z.B. Vervielfältigungsstelle, Zentrale Poststelle (karo5 -3228), ggf. externer Kurierdienst, Presse- und Informationsstelle (Referat Kommunikation, karo5)) Hinweise auf Fortbildungen für Mitarbeiter/ innen geben http://www.intern.tu-darmstadt.de/dez_vii/pe/pe_weiterbildung/index.de.jsp Über Hochschulsport informieren Stand: 07.01.2016 Seite 4 von 5 CHECKLISTE FÜR FÜHRUNGSKRÄFTE Einführung neuer Mitarbeiter/innen http://www.usz.tu-darmstadt.de Über Kinderbetreuung informieren https://www.intern.tu-darmstadt.de/servicestellefamilie/kinderbetreuung/index.de.jsp Über Nebentätigkeiten aufklären http://www.intern.tu-darmstadt.de/dez_vii/infosaz_1/nebenttigkeiten.de.jsp Über Beratungsstellen informieren https://www.intern.tu-darmstadt.de/servicestellefamilie/beratungundservice/index.de.jsp Telefonservice erklären Vermittlung -1601 http://www.hrz.tu-darmstadt.de/persoenlicher_arbeitsplatz/telefon/index.de.jsp Über Umgang mit dienstlichen und privaten Telefonaten informieren http://www.hrz.tu-darmstadt.de/persoenlicher_arbeitsplatz/telefon/sprachdienste/neuregelung_privatgespraeche/index.de.jsp Über HRZ Telefonverzeichnis informieren https://www.idm.tu-darmstadt.de/dwi/search.tel.index.vtlr Über Bibliotheks-Ausweis informieren http://www.ulb.tu-darmstadt.de/service/bibliotheksausweis_1/index.de.jsp Über Mensen informieren http://www.studentenwerkdarmstadt.de/index.php/de/essen-und-trinken/mensen-und-bistros 2.3. Einarbeitung am Arbeitsplatz Hilfsmittel (Bücher, Online-Material zum Einlesen) zur Einarbeitung zur Verfügung stellen (wenn vorhanden) Über Teilnahme an Orientierungsveranstaltung informieren (wenn vorhanden) Möglichkeiten zur selbständigen Informationssuche anbieten Möglichkeiten zum Informationsaustausch, z.B. auch mit anderen neuen Mitarbeitern/innen anbieten Möglichkeiten der Autonomie (z.B. selbständige Anordnung von Arbeitsschritten etc.) in der Gestaltung der Arbeit aufzeigen Hinweis auf die Seite des Sekretariatsnetzes (Informationen zu Verwaltungsprozessen) http://www.sekretarianet.tu-darmstadt.de/ 3. Einführungsgespräche (1) Orientierungsgespräch nach spätestens 4 Wochen (2) Feedbackgespräch nach spätestens 2 Monaten (3) Abschlussgespräch 3 Wochen vor Ablauf der Probezeit* * Wenn die Probezeit kürzer als 6 Monate ist, fallen Feedback- und Abschlussgespräch zusammen. Stand: 07.01.2016 Seite 5 von 5