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Daten- und Dokumenten:organisation
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Anwenderbericht:
TeleSon GmbH,
München
Dr. Helmut Schmidt,
Geschäftsführer Teleson GmbH
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Klare Strukturen
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Aufgaben
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Anwenderbericht:
TeleSon GmbH,
München
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„Der häufigste Satz, den man noch vor Kurzem bei uns
intern zu hören bekam, war: „Wer hat die Akte xy?“,
meint Dr. Helmut Schmidt, der Geschäftsführer der TeleSon
Vertriebs GmbH in München, „Zum Glück sind diese Zeiten
nun endlich vorbei.“
Dr. Helmut Schmidt,
Geschäftsführer Teleson GmbH
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Die Lösungsrecherche
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Das Problem
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Das Unternehmen
Die Teleson Vertriebs GmbH, ist ein
erfahrenes und bundesweit agierendes Unternehmen der Energie- und
Kommunikationsbranche, mit Sitz in
München Pasing. Teleson ist einer der
Premiumanbieter der Branche und
vermittelt auf Privat-, Gewerbe- und
Großkunden zugeschnittene Verträge.
Sie hat mehr als 60 Mitarbeiter, viele davon sind in der Abwicklung von
Kundenanforderungen tätig.
Tatsächlich ist die Suche nach Akten,
die zu einem bestimmten Geschäftsvorfall gehören, ein weit verbreitetes
Phänomen. Dabei ist keineswegs
Nachlässigkeit der Grund für diese
zeitraubenden Recherchen, sondern
schlicht die Tatsache, dass ein Vorgang von verschiedenen Abteilungen
bearbeitet wird. Daher weiß niemand
so genau, wo sich ein bestimmtes Dokument gerade befindet. Das ist umso
ärgerlicher, wenn gerade ein Kunde
am Telefon ist, der wichtige Informationen braucht. So geht natürlich wertvolle Zeit verloren, wenn die Hotline einem Kunden Auskunft geben will und
die entsprechenden Papierdokumente nicht sofort auffindbar sind. Dann
ertönt der Ruf: „Wer hat die Akte xy?“.
Die Lösung des Problems lag für Teleson auf der Hand: Alle Dokumente
sollten digitalisiert und strukturiert abgelegt werden sein. Für jeden Mitarbeiter sollen Faxe und Post per Knopfdruck auffindbar und damit direkt
verfügbar sein. Eine solche Umstellung ist jedoch nicht ohne spezifisches
Know-How machbar. Die Suche nach
einem qualifizierten Partner begann
und Teleson wurde bald fündig: Die
Firma pro effectus GmbH erfüllte alle
Voraussetzungen. Ihre Produkte zur
Scannung und Archivierung deckten
alle Wünsche ab und durch die regionale Nähe war auch ein persönlicher
Support vor Ort möglich. Um den Mitarbeitern die Kundenakten in deren
spezifischen Arbeitsumfeld präsentieren zu können, wurde eine Verknüpfung mit dem eingesetzten CRM-Systemen Teleware vorgeschlagen.
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Organisation
und Unterstützung
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Die Lösung
Gemeinsam mit den Spezialisten der
pro effectus GmbH wurde eine Lösungsstruktur erarbeitet, die allen
Anforderungen gerecht wurde. Das
Kernstück ist eine zentrale Dokumentenplattform für die Speicherung und
gemeinsame Bearbeitung der unterschiedlichsten Dokumentarten. Die
Übergabe kann hierbei sowohl mit
automatischen Funktionen oder auch
interaktiv erfolgen.
Alle gespeicherten Dokumente sind
ohne großen Aufwand, jederzeit und
von jedem beliebigen Ort aus für die
Mitarbeiter verfügbar.
Der Zugriff erfolgt über verschiedene
Formen der Strukturierung, z.B. nach
Firma, nach Vorgang/Projekt/Auftrag,
nach Bearbeiter oder durch einen
Freitext bzw. Volltext.
Da die Dokumente mit dem bestehenden Umfeld (Daten und Systeme)
von Teleson gekoppelt sind, wird der
Bezug zu dem entsprechenden Geschäftsprozess hergestellt und ist sofort ersichtlich.
Das Gesamtziel des Projektes war
die Verbesserung der Unternehmensleistung. Um das zu erreichen genügt
aber nicht nur eine funktionale Anwendung – sie muss auch genutzt werden.
Dazu muss die einfache Bedienung
des Systems durch die Mitarbeiter
sichergestellt sein. Das wurde durch
spezielle Schulungen im Bereich der
Scannung erreicht. Mit der Anbindung
über das CRM System sind der Dokumentenzugriff und die Handhabung
für die Anwender so selbsterklärend,
dass sich die richtige Benutzung des
Systems von selbst einstellte.
Die Firma effectus GmbH lieferte nicht
nur die Software, sondern auch kompetente Unterstützung in allen Phasen
des Projektes, von der Zieldefinition,
über die Festlegung von Zeit- und
Kostenrahmen bis zur Etablierung
des Veränderungsprozesses im Geschäftssystem.
Diese zusätzlichen Dienstleistungen
im Rahmen des Projektes verhalfen
den Mitarbeitern zu einem effizienten
Systemeinsatz.
„Bei der Kundenbetreuung
wurden je Anfrage 10-15
Minuten für die Dokumentzugriffe benötigt. Täglich
gab es ca.100-150 Servicevorgänge – also eine große
Drucksituation. Heute wird
einfach auf die virtuelle
Kundenakte geklickt und die
wesentlichen Dokumente
sind sofort verfügbar“
meint Dr. Helmut Schmidt und weist
darauf hin, dass die langwierige Suche nach Akten heute zum Glück der
Vergangenheit angehört. Ein Kunde
kann am Telefon nun direkt mit der
gewünschten Information beliefert
werden – der Service hat sich deutlich
verbessert.
Der Einsatz des topfact-Systems hat
so direkten Einfluss auf die Leistungsfähigkeit des Unternehmens: Mit weniger Aufwand wird mehr erreicht, mehr
Zeit, mehr Konzentration auf das Wesentliche, mehr Kundenzufriedenheit.
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Dr. Helmut Schmidt,
Geschäftsführer Teleson GmbH
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„Prüfen Sie zunächst, welche
Tätigkeiten am häufigsten
vorkommen und welche Dokumente und Dateien am häufigsten benötigt werden. Mit diesen
Informationen beginnen Sie die
Umstellung. So erhalten Sie
das bestmögliche Ergebnis mit
dem geringsten Aufwand in der
kürzesten Zeit.“
Hersteller
pro effectus gmbh
Franz-Kriechbaum-Straße 2
D-83093 Bad Endorf
Was können wir für Sie tun?
+49 (0) 80 53 / 79 59 -19
[email protected]
www.topfact.de
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