Muster Lastenheft

Fachbereich Kinder-Jugend-Familie
für eine Fachsoftware zum Einsatz in allen Sachgebieten des
Fachbereiches Kinder-Jugend-Familie der Stadt Herne
Inhaltsverzeichnis
1
KO-Kriterien .................................................................................................................. 4
2
Allgemeine Anforderungen.......................................................................................... 6
3
2.1
Falleingabe ............................................................................................................................ 6
2.2
Stammdaten .......................................................................................................................... 6
2.3
Globale Datenbasis/-verwaltung ........................................................................................ 7
2.4
Globale Fallbearbeitung....................................................................................................... 7
2.5
Vordruckwesen ..................................................................................................................... 8
2.6
Buchhaltung ........................................................................................................................... 9
Technische Voraussetzungen ....................................................................................10
3.1
Technisch ............................................................................................................................. 10
3.2
allgemeine Anforderungen ................................................................................................ 10
4
Administrative Vorgaben ............................................................................................11
5
Anforderungen Kassenanbindung Stadt Herne (SAP) ............................................12
5.1
Grundvoraussetzungen ..................................................................................................... 12
5.2
Export Vorverfahren ........................................................................................................... 12
5.3
Import Vorverfahren ........................................................................................................... 12
6
Fachanforderungen WJH ............................................................................................15
7
Fachanforderungen Beistand-, Pfleg- u. Vormundschaften/UVK ............................16
7.1
Buchhaltung allgemein....................................................................................................... 16
7.2
Titel-/Unterhaltsverwaltung Beistand-, Pfleg- und Vormundschaften ......................... 16
7.3
Unterhaltsvorschussgewährung ....................................................................................... 16
7.4
Antragstellung, Erstberechnung, Bewilligung (UVK) ..................................................... 17
7.5
Integrierte Unterhaltsberechnung (Beistand-, Pfleg- und Vormundschaften) ........... 17
7.6
Beurkundungen (Beistand-, Pfleg- und Vormundschaften) ......................................... 17
7.7
Sorgeregister (Beistand-, Pfleg- und Vormundschaften) .............................................. 18
8
Fachanforderungen KiTa und Tagespflege ...............................................................19
9
Fachanforderungen JGH ............................................................................................20
9.1
Allgemein ............................................................................................................................. 20
9.2
Eingabemöglichkeit / Datenfelder der Straftatbestände ............................................... 20
10 Fachanforderungen ASD ............................................................................................21
10.1
Allgemein ............................................................................................................................. 21
10.2
Qualitätshandbuch.............................................................................................................. 21
11 Auswertung, Statistik & Berichtswesen ....................................................................22
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11.1
Allgemein ............................................................................................................................. 23
11.2
Wirtschaftliche Jugendhilfe................................................................................................ 24
11.3
Unterhaltsvorschusskasse ................................................................................................ 25
11.3.1
Kennzahlen zur Zielplanung...................................................................................... 25
11.3.2
Allgemein ..................................................................................................................... 25
11.3.3
IT.NRW – 512.Soziales.KJH ..................................................................................... 26
11.4
Beistand-, Pfleg- und Vormundschaften ......................................................................... 26
11.4.1
Kennzahlen zur Zielplanung...................................................................................... 26
11.4.2
Allgemein ..................................................................................................................... 27
11.4.3
LDS-Statistik Teil I 6 ................................................................................................... 27
12 Preisgestaltung ...........................................................................................................28
Seite 2 von 28
Allgemeines
Durch die Qualitätsentwicklung sowie Budgetentwicklung der vergangenen Jahre speziell im
Bereich der wirtschaftlichen Jugendhilfe des FB Kinder-Jugend-Familie ist deutlich
geworden, dass ein umfassendes Fach- sowie Finanzcontrolling und Berichtswesen
implementiert werden muss. Aus diesem Grund wurde im März 2013 eine Projektgruppe
beauftragt, die derzeit im Fachbereich Kinder-Jugend-Familie eingesetzte Software zu
analysieren sowie Rahmenbedingungen und Anforderungen an ein adäquates ADVVerfahren im Rahmen eines Lastenheftes zusammen zu stellen. Im Rahmen dieser
Projektgruppe wurde deutlich, dass bei der aktuellen Software einschneidende Änderungen
vorgenommen werden müssen. Daher wurde die Anschaffung einer neuen Fachsoftware
beschlossen. Im Rahmen dieses Projektes wurden die in diesem Dokument hinterlegten
Informationen zusammen getragen.
Zweck des Lastenheftes
Dieses Lastenheft dient zur Veranschaulichung aller im Fachbereich Kinder-Jugend-Familie
vorhandenen Anforderungen, die an eine Software in Hinblick auf Sachbearbeitung,
Controlling und Steuerung, Jugendhilfeplanung sowie Qualitätsmanagement in den
einzelnen Arbeitsbereichen gestellt werden.
Es soll dazu dienen, eine angebotene Software anhand der hier festgelegten Kriterien zu
beurteilen, eine Bewertung der Software durchzuführen und unter den angebotenen
Fachverfahren das für den Fachbereich Kinder-Jugend-Familie wirtschaftlichste sowie
geeigneteste auszuwählen.
Seite 3 von 28
1 KO-Kriterien
Die hier aufgelisteten Kriterien, welche aus allen Anforderungsgruppen zusammen
gefasst sind, sind sogenannte KO-Kriterien. Die Ziffern bilden keine Rangfolge, sie
dienen nur der Nummerierung. Kann ein Bieter die hier aufgeführten Kriterien nicht in
Gänze erfüllen, führt dies unmittelbar zum Anschluss aus dem weiteren Wettbewerb.
1. Bei Neuanlage eines Falles soll das Verfahren prüfen, ob entsprechende Stammdaten
bereits vorhanden sind und falls zutreffend standardmäßig mit diesen arbeiten. Die
Adressdatenbank muss hierfür global für alle Sachgebiete zugänglich sein.
2. Stammdaten, Leistungsdaten sowie Berechnungs- und Zahlungsdaten müssen
historisiert sein, d.h. sobald eine Änderung an den Daten vorgenommen wird, sollen
diese Änderungen protokolliert werden.
3. Statistische Merkmale, die sich aus der Adresse des Kindes/Jugendlichen ergeben,
sollen automatisch zugeordnet werden.
4. Die Mitzeichnungspflicht muss durch ein umfassendes und frei administrierbares
Sicherheitskonzept mithilfe eines 4-Augen-Prinzips gewährleistet werden (einschl.
Löschen von Datensätzen). Es kann eine hierarchische Bewilligungsstruktur bei
Überschreitung bestimmter Schwellenwerte (Finanzvolumen, Hilfeintensität, -dauer, etc.)
eingerichtet werden.
5. Datenbasen müssen global vorhanden sein und eigenständig administrier- bzw. änderbar
sowie aktualisierbar sein (sh. 3.3). Die Aktualisierung in den Fällen geschieht nach
zentralen Änderungen automatisch.
6. Ein Fall wird in der Hauptmaske komprimiert dargestellt.
7. Für die Arbeitsbereiche ASD, PKD und JGH werden die vorhandenen Workflows
abgebildet und die Datenerfassung erfolgt synchron zum Workflow. Die abgebildeten
Workflows sind an die durch den Auftraggeber definierten Prozesse anpassbar.
8. Es steht in allen Bereichen ein umfassendes Wiedervorlagesystem zur Verfügung,
welches administrierbare Wiedervorlagegründe sowie Anzeige- und Filterfunktionen
bietet. Nicht erledigte Wiedervorlagen können eskalieren mit automatisierter
Benachrichtigung von Vorgesetzten.
9. Das Vordruckwesen bietet eine konfigurierbare Platzhalterfunktion zum automatischen
Einfügen von Falldaten in zu druckende oder speichernde Dokumente, einschließlich der
Möglichkeit, Serienbriefe zu versenden.
10. Dokumente können bearbeitet werden, bevor sie in einem Fall gespeichert oder
ausgedruckt werden.
11. Es existiert eine Möglichkeit zur Erstellung von Korrekturberechnungen, um z.B.
Rückstände erfassen zu können (bei Fallübernahme o.ä.).
12. Vor Zahlläufen besteht die Möglichkeit, einen Test-/Prüflauf durchzuführen.
13. Das Verfahren ist für Ein- und Auszahlungen an das SAP-System der Stadt Herne
angebunden (sh. 5). Die Anforderungen des Fachbereiches Steuern und
Zahlungsabwicklung werden sowohl in haushalterischer als auch in buchhalterischer
Hinsicht bedient.
14. Fälligkeiten bei Sollstellungen werden automatisch vorgegeben, können aber im
Bedarfsfall manuell geändert werden.
15. Einzahlungen können abgesetzt werden, z.B. bei falscher Verteilung.
16. Fehlermeldungen sowie Logs über Sollstellungen und Zahlbarmachungen werden im
Verfahren gespeichert.
17. Das Verfahren ist lauffähig in einer provisionierten Citrix-Umgebung..
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18. Das Betriebssystem Windows Server 2008 R2 (64 bit) muss voll unterstützt werden.
19. Soweit für die Textverarbeitung auf andere Programme zugegriffen werden muss, wird
hierfür die Bürosoftware Microsoft Office 2010 voll unterstützt.
20. Das Verfahren benutzt ein bei der Stadt Herne im Einsatz befindliches Datenbanksystem
(MSSQL 2008 R2, MSSQL 2012 R2, Oracle 10, Oracle 12, Progress 10.2).
21. Es existiert eine Möglichkeit zum direkten Zugriff auf die Datenbank über das Verfahren
oder ein externes Hilfstool u.a. für die Ausführung von Scripts/Queries.
22. Es existiert eine interne Funktion oder externes Tool zur Durchführung von
turnusmäßigen Wartungsarbeiten an der Datenbank.
23. Berechtigungen innerhalb des Verfahrens können strukturiert vergeben werden. Die
Zugehörigkeit zu bestimmten Berechtigungsgruppen ist frei administrierbar. Die Gruppen
sind frei anleg- und editierbar. Eine Möglichkeit zur mehrstufigen hierarchischen
Administration jedes Zugriffes mit den Stufen lesend, schreibend und löschend existiert.
24. Massenverschiebungen von Fällen sind möglich. (z.B. bei Neuaufteilung von Bezirken).
25. Sachgebiete und Sachbearbeiterbereiche sind frei administrierbar. Auch spätere
Erweiterungen sind möglich.
26. Es besteht eine Übergabemöglichkeit von Falldaten von ASD/PKD an die WJH zur
Bewilligung und Zahlbarmachung der Hilfen, beinhaltet sein sollen mindestens Inhalt des
Hilfeplans, Weiterbewilligung, Daten des Hilfeträgers/Leistungserbringers inkl. Preise.
27. Es ist möglich, mehrere Zahlungspflichtige sowie -empfänger pro Fall mit jeweils
unterschiedlichen Vertragsgegenständsnummern (Kassenzeichen) zuzuordnen.
28. Das Verfahren unterstützt die Einrichtung von Sperren zur automatischen Verbuchung
von Einzahlungen (Vermeidung falscher Aufteilungen bei Geschwisterkindern mit der
Möglichkeit manueller Nachbuchung).
29. Bei Überzahlungen wird die Auszahlung automatisch einbehalten bzw. durch Übertrag
auf den Folgemonat verzögert ausgezahlt.
30. Die Erstberechnung wird unter Berücksichtigung und Aufteilung von Nachzahlungen und
Erstattungen an Sozialämter/Jobcenter durchgeführt.
31. Die Einkommensgruppen sowie –grenzen können frei administriert werden.
32. Die Ermittlung von Elternbeitrag und Verpflegungskosten geschieht datumsgesteuert,
Korrekturen mit automatischer Rückrechnung sind möglich.
33. Eine Funktion ermöglicht den Wechsel von Einrichtung/Tagespflege, Verpflegungskosten
oder Träger. Die relevanten Daten werden automatisch angepasst, bei Bedarf auch mit
Rückrechnung und Sollkorrektur.
34. Es ist möglich, im Verfahren bei Trennung/Heirat/Zusammenzug der Eltern eine neue
Vertragsgegenstandsnummer zu vergeben bzw. von gesamtschuldnerischer Haftung auf
Einzelhaftung (oder umgekehrt) umzustellen.
35. Es sind vorgefertigte Statistikbögen bzw. integrierte Statistikfunktionen zu allen gesetzlich
geforderten Statistiken nach den jeweils geltenden gesetzlichen Bestimmungen des
deutschen Rechts vorhanden.
36. Auswertungen müssen auch zu einem historisch vorgegebenen Stichtag (auch
rückwirkend) möglich sein.
37. Es müssen alle im Verfahren hinterlegten Leistungen, Prozesse, Adress- und Falldaten
zu statistischen Zwecken nach der hierarchischen Gebietsgliederung der Stadt Herne
sowie der für Fachplanung zugrunde gelegten Gliederungen auswertbar sein.
38. Das Auswertungsmodul beinhaltet eine Druckfunktion.
39. Auf Basis des aktuellen Fallbestandes ist es möglich, Hochrechnungen auf das aktuelle
Jahr durchzuführen..
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2 Allgemeine Anforderungen
2.1
-
-
-
2.2
-
-
-
Falleingabe
Automatische Vergabe eines Aktenzeichens bei Fallanlage, der angemeldete
Sachbearbeiter soll mit Bereich direkt im Fall eingetragen sein
o Es muss eine Möglichkeit geben, die Aktenzeichen auch manuell zu vergeben
sowie manuell einen anderen Bereich und Sachbearbeiter auszuwählen
Der Aufbau der Aktenzeichen muss frei konfigurierbar sein und es muss bei Anlage eines
Vorgangs automatisch vergeben werden.
Bei Auswahl eines Kindes/Jugendlichen sollen Eltern/Geschwister mit ausgewählt
werden, sofern diese schon in anderen Fällen beteiligt sind
Bei Neuanlage eines Falles soll das Verfahren prüfen, ob entsprechende Stammdaten
bereits vorhanden sind und falls zutreffend vorgebend mit diesen arbeiten. Die
Adressdatenbank muss hierfür global für alle Sachgebiete zugänglich sein.
Statistische Merkmale, die sich aus der Adresse des Kindes/Jugendlichen ergeben,
sollen automatisch zugeordnet werden
Pflichtfelder sollen frei definiert werden können, d.h. ohne Eingabe kann die
entsprechende Maske nicht gespeichert werden
Die Mitzeichnungspflicht muss durch ein umfassendes und frei administrierbares
Sicherheitskonzept mithilfe eines 4-Augen-Prinzips gewährleistet werden (einschl.
Löschen von Datensätzen). Es kann eine hierarchische Bewilligungsstruktur bei
Überschreitung bestimmter Schwellenwerte (Finanzvolumen, Hilfeintensität, -dauer, etc.)
eingerichtet werden.
Stammdaten
Folgende Informationen müssen in den Stammdaten zu Personen vorhanden sein:
o Anrede, Name, Vorname, Geburtsdatum, Geburtsort, Geburtsname, Geschlecht,
Staatsangehörigkeit, Anschrift
o Familienstand, ges. Vertreter, Herkunftsland, Personensorge, Telefon/Handy,
Mail,
Fax,
Geburtsstandesamt,
Geburtenbuchnummer,
Sterbedatum,
Bankverbindung (SEPA-Standard), vorr. gespr. Sprache i.d. Familie,
Strafunmündigkeit ja/nein, externe Aktenzeichen (Pol., StA, etc.)
o Vaterschaftsfeststellung (durch), KG-Anspruchsberechtigter, Beruf, Arbeitgeber
o Auskunftssperre, d.h. bei Öffnen des Falls oder der Personendaten muss direkt
signalisiert werden, dass für die betr. Person eine Auskunftssperre besteht.
Es muss eine Möglichkeit zur Eingabe des tatsächlichen Aufenthalts (falls ungleich
Meldeadresse) geben.
Ein Verweis auf evtl. Geschwisterkinder mit direkter Verknüpfung zu evtl. bestehenden
Fällen soll im Verfahren angezeigt werden.
Die Adressdatenbank muss global für alle Sachgebiete zugänglich sein.
Die Stammdaten müssen historisiert sein, d.h. sobald eine Änderung an den
Stammdaten (Name, Adresse, Geburtsdatum) vorgenommen wird, sollen diese
Änderungen protokolliert werden.
Werden Änderungen an den Stammdaten (Name, Vorname, Geburtsdatum, Adresse)
einer Person vorgenommen werden, werden alle Mitarbeiter, die einen gleichlautenden
Fall haben benachrichtigt
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2.3
-
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-
-
2.4
-
-
Globale Datenbasis/-verwaltung
Es müssen globale Datenbasen vorhanden sein, welche eigenständig administrier- bzw.
änderbar sowie aktualisierbar sein müssen:
o Amtliches Straßenverzeichnis mindestens von Herne
o Liste von statistischen Bezirken
o Personen-Adressdatenbank
o Kindergartenwohnbereiche
o Bundesweites Postleitzahlenverzeichnis
o Bankentabelle, herausgegeben von der Dt. Bundesbank, im SEPA-Format
o Düsseldorfer Tabelle
o ortsübliche Kindergartenbeiträge und Verpflegungskosten
o Kostenbeiträge der Wirtschaftlichen Jugendhilfe
o Kindergeldbeträge
o Pflegegeldsätze (inklusive Westfälische Pflegefamilie)
o Globale Festbeträge, z.B: ALG II, Beihilfen, Taschengeld, Bekleidungsgeld
o Beteiligtenarten
o Verzeichnis von Institutionen u. Behörden (Jugendämter, BA, Jobcenter,
Krankenkassen, Finanzämter, Rentenversicherungen – möglichst bundesweit)
Zentrale Daten müssen importiert werden können.
Eine Jugendhilfeanbieterverwaltung muss vorhanden sein. Es muss mindestens
Anschrift, Bankverbindung, Kontaktinformationen, Entgeltsätze, sowie Betriebserlaubnis
eingegeben werden können.
Es muss eine Pflegestellenverwaltung integriert sein. Es muss mindestens Anschrift,
Bankverbindung, Kontaktinformationen, Betriebserlaubnis Anzahl der Plätze sowie
Ausstattung eingegeben werden können.
Die Beteiligtenartentabelle muss frei zu jeder Adresse zuzuordnen sein. Bestimmte
Beteiligtenarten müssen gegen anlegen, löschen und bearbeiten geschützt werden
können.
Es muss eine Liste mit statistischen Bezirken existieren, d.h. dass bestimmte
Straßenzüge einer für Fachplanung erforderlichen Gebietsgliederung zugeordnet werden
können Die Zuteilung von Straßen zu einem Bezirk muss änderbar sein, wenn z.B.
Neuaufteilungen von Bezirken durchgeführt werden. Die Aktualisierung in den Fällen
geschieht nach zentralen Änderungen automatisch.
Globale Fallbearbeitung
Die Eingabemasken sind logisch gestaltet und anpassbar, das Verfahren unterstützt
Customizing in allen Sachgebieten.
Ein Fall wird in der Hauptmaske komprimiert dargestellt.
Für die Arbeitsbereiche ASD, PKD und JGH werden die vorhandenen Workflows
abgebildet und die Datenerfassung erfolgt synchron zum Workflow. Die abgebildeten
Workflows sind an die durch den Auftraggeber definierten Prozesse anpassbar.
Es existiert eine Historie des Falles mit allen erstellten Anschreiben/Dokumenten.
o Ablage im PDF-Format
o Kategorisierung und Filterung möglich (z.B. „nur Bescheide anzeigen“)
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-
-
-
2.5
-
-
-
-
-
-
Es existiert eine umfassende, sachgebietsübergreifende Suchfunktion (Zentrale
Auskunftsfunktion), deren Suchergebnisse unterschiedlich sortierbar sind.
Im Fall existiert ein Kommentar-/Bemerkungsfeld zur Eingabe von zusätzlichen
Informationen.
Es wird eine Übersicht über die Geschwister inkl. automatischem Verweis auf
existierende Fälle (über alle Sachgebiete hinweg) im Fall angezeigt.
Es steht in allen Bereichen ein umfassendes Wiedervorlagesystem zur Verfügung,
welches administrierbare, priorisierbare Wiedervorlagegründe sowie Anzeige- und
Filterfunktionen bietet. Nicht erledigte Wiedervorlagen können eskalieren mit
automatisierter Benachrichtigung des Vorgesetzten.
Die Erstellung eines komprimierten und ausführlichen Aktenvorblattes (auswählbar) ist
möglich.
Das Archivieren und physikalische Löschen von Fällen und anderen Datenbeständen
geschieht durch ein administrierbares 4-Augen-Prinzip.
Ein Sachbearbeiter hat die Möglichkeit, mehrere Fälle gleichzeitig (parallel) im Verfahren
zu bearbeiten.
Mehrere Sachbearbeiter können einen Fall öffnen, jedoch immer nur ein Sachbearbeiter
mit Schreibrechten.
Externe Dokumente können in den Fallverlauf eingebunden werden (Scans, Fotos, etc.)
Termine aus dem Verfahren können automatisch in den Kalender eines gängigen MailVerfahrens übernommen werden, alternativ kann ein Export/Import per ics-Datei o.ä.
durchgeführt werden.
Das Verfahren lässt sich intuitiv bedienen. Aufbau sowie Optik des Verfahrens
entsprechen ergonomischen Gesichtspunkten. Das Verfahren unterstützt die Benutzer
aktiv durch gestalterische Details bei der Sachbearbeitung.
Vordruckwesen
Es existiert eine Suchfunktion über die Vordrucke mit hinterlegtem Stichwortverzeichnis
o Bsp.: Suche nach „Kostenbeitrag“ findet z.B. „Kostenbeitragsrechnung“,
„Bescheid über Kostenbeitrag“, „Befreiung von Kostenbeitrag“, etc.
Das Vordruckwesen bietet eine konfigurierbare Platzhalterfunktion zum automatischen
Einfügen von Falldaten in zu druckende oder speichernde Dokumente, einschließlich der
Möglichkeit, Serienbriefe zu versenden.
Empfänger von Anschreiben können sowohl aus den Fallbeteiligten als auch aus der
gesamten Adressdatenbank ausgewählt werden. Auch eine freie Eingabe für einmalig
benötigte Empfänger ist möglich.
Das Vordrucksystem biete die Möglichkeit zur Ausgabe von Tabellen- bzw.
Berechnungsplatzhaltern
o z.B. Rückstandsberechnung, Kontrolllisten, Ersatzansprüche, Titel- und
Unterhaltsdaten etc.
Ein dynamisches Vordrucksystem ist vorhanden.
o „Textbausteine“ für oft benutzte Textpassagen oder Formulierungen
o Automatische Anpassung des Layouts je nach benötigten Bausteinen
Die Vordrucke werden bei Aufruf automatisch mit sachbearbeiterspezifischen Daten wie
Durchwahl, Mail, Zimmer, Sachgebiet, Anschrift, etc. gefüllt
Dokumente können bearbeitet werden, bevor sie in einem Fall gespeichert oder
ausgedruckt werden
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2.6
-
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-
-
-
-
-
Buchhaltung
Die Buchhaltung unterstützt das doppische Buchhaltungssystem komplett
o Eine Hinterlegung von Sachkonten, Forderungsarten, Ertrags-/Aufwandsarten,
Kostenarten, Kostenträgern sowie Kostenstellen muss sowohl für Einzahlungen
als auch Auszahlungen möglich sein
Die Kosten- und Leistungsrechnung muss voll unterstützt werden
Eine automatische Vergabe von Vertragsgegenständsnummern (Kassenzeichen) aus
einem Pool der Zahlungsabwicklung FB Steuern und Zahlungsabwicklung ist möglich
o Alternativ können die VG-Nummern mithilfe Modulo11 generiert werden
Die manuelle Eingabe einer Vertragsgegenstandsnummer (Kassenzeichen) ist möglich
o Es wird automatisch geprüft, ob die eingegebene VG-Nummer bereits in anderen
Fällen verwandt wird
Das Verfahren unterstützt die Eingabe von Ratenzahlungen
Es existiert eine Möglichkeit zur Erstellung von Korrekturberechnungen, um z.B.
Rückstände erfassen zu können (bei Fallübernahme o.ä.)
Bei buchhalterischen Tätigkeiten können automatisch Listen wie z.B. Annahme- ,
Auszahlungs- und Auszahlungsabsetzungsanordnungen erstellt werden
Vor Zahlläufen besteht die Möglichkeit, einen Test-/Prüflauf durchzuführen
Durchführung monatlicher und jährlicher automatischer Soll- und Anspruchsstellungen
o Entweder die Option, während der Soll- und Anspruchsstellungen im Fallbestand
zu arbeiten (Buchhaltung ausgenommen) oder Sollstellungs- und Anspruchsläufe
in unter 1 Zeitstunde, um den Ausfall von Arbeitszeit gering zu halten
Das Verfahren ist für Ein- und Auszahlungen an das SAP-System der Stadt Herne
angebunden (sh. 5). Die Vorgaben des Fachbereiches Finanzen werden erfüllt.
Es existiert eine Möglichkeit zur Eingabe periodischer sowie auch von
Einzelsollstellungen sowie –zahlbarmachungen
Zusammengehörige Forderungen und Zahlungen müssen in einem Konto darstellbar
sein, z.B. nach Zeitraum, Forderungen, etc. gefiltert
Es gibt die Möglichkeit zum Import von Geschäftspartnernummern, welche vom FB
Steuern und Zahlungsabwicklung generiert werden, z.B. im Rahmen der Ist-Rückführung
Eine Auszahlung ist wahlweise auch nur von periodisch gebuchten Sätzen oder manuell
gebuchten Sätzen möglich
o z.B. monatliche Auszahlung ↔ Rechnungsbuchung
Fälligkeiten bei Sollstellungen werden automatisch vorgegeben, können aber im
Bedarfsfall manuell geändert werden
Eine automatisierte Erstellung von fallbezogenen Zahllisten zum Soll-Ist-Vergleich ist
möglich, sowohl für Auszahlungen als auch Sollstellungen und Einzahlungen sowohl für
Zahlungspflichtige als auch –empfänger
Einzahlungen können abgesetzt werden, z.B. bei falscher Verteilung
Das Verfahren kann eine interne Verrechnung zwischen diversen Sachgebieten und
anderen Stellen innerhalb der Stadt Herne abbilden
o WJH – BPV – UVK – AVP – Fachbereich Soziales, etc.
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3 Technische Voraussetzungen
3.1
-
3.2
-
Technisch
Das Verfahren ist lauffähig in einer provisionierten Citrix-Umgebung
Das Betriebssystem Windows Server 2008 R2 (64 bit) muss voll unterstützt werden
Die Bürosoftware Office 2010 wird voll unterstützt
Das Verfahren benutzt ein bei der Stadt Herne im Einsatz befindliches Datenbanksystem
(MSSQL 2008 R2, MSSQL 2012 R2, Oracle 10, Oracle 12, Progress 10.2)
Das Verfahren ist kompatibel zu einer virtualisierten Umgebung (zur Zeit VMWare
vSphere v5)
Das Verfahren ist Web-fähig (kompatibel mit Internet Explorer 11+)
Das Verfahren bietet eine Schnittstelle zu gängigen Mailverfahren (zur Zeit IBM Notes
8.5.3)
Die Nutzung von Thin Clients wird unterstützt
allgemeine Anforderungen
Die Möglichkeit zur Erweiterung des Systems für externen Zugriff über Citrix NetScaler ist
vorhanden
Die Anmeldung am Verfahren kann per Single-Sign-On mit einer PassthroughAuthentifizierung in Abgleich mit dem Active Directory geschehen
Eine Anbindung an ein anderes SQL-basiertes Verfahren zum Abgleich von
Benutzerdaten o.ä. ist möglich
Es existiert eine Workflow-Komponente (z.B. für Termine) mit automatischen Export zu
einem gängigen Mailverfahren.
Das Versenden von Mails aus dem Verfahren heraus ist möglich (Mail-Formular/mailtoLink o.ä.)
Die einzelnen Module des Verfahrens sind untereinander kompatibel. Der
Datenaustausch zwischen den Modulen geschieht reibungslos und umfassend. Die
Daten der einzelnen Module sind miteinander verknüpft.
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4 Administrative Vorgaben
-
-
-
-
-
-
Die Adminstration des Benutzerverzeichnisses bietet die Eingabe diverser Daten wie z.B.
Zimmernummer, Gebäude, Durchwahl, E-Mail, Vorgesetzter, etc.
Berechtigungen innerhalb des Verfahrens können strukturiert vergeben werden. Die
Zugehörigkeit zu bestimmten Berechtigungsgruppen ist frei administrierbar. Die Gruppen
sind frei anleg- und editierbar. Eine Möglichkeit zur mehrstufigen hierarchischen
Administration jedes Zugriffes mit den Stufen lesend, schreibend und löschend existiert.
Es existiert eine automatische Archivierungs- und Löschfunktion (monatlich) sowie die
Möglichkeit zum manuellen Löschen.
o Die Löschfunktion ist physikalisch, d.h. alle Falldaten werden bei Löschung inkl.
aller Dateien sowie Beteiligter (wenn nicht in anderen Fällen) gelöscht.
Massenverschiebungen von Fällen sind möglich. (z.B. bei Neuaufteilung von Bezirken)
Sachgebiete und Sachbearbeiterbereiche sind frei administrierbar. Auch spätere
Erweiterungen sind möglich.
Die freie Administration von statistischen Kennzeichen ist möglich.
Ein administrierbarer „Schnittstellengenerator“ zur Erstellung und Anpassung von
Kassenschnittstellen zur Datenübergabe existiert.
Es existiert eine Möglichkeit zum direkten Zugriff auf die Datenbank über das Verfahren
oder ein externes Hilfstool (z.B. SQL Management Studio) u.a. für die Ausführung von
Scripts/Queries.
Es existiert eine interne Funktion oder externes Tool zur Durchführung von
turnusmäßigen Wartungsarbeiten an der Datenbank.
Es ist möglich, vorhandene Datenfelder im Frontend des Verfahrens umzubenennen.
o Abstimmung auf Begrifflichkeiten der Stadt Herne
o Beispiel: Fachkennziffer (FKZ) ↔ Vertragsgegenstandsart (VG-Art)
Fehlermeldungen sowie Logs über Sollstellungen und Zahlbarmachungen werden im
Verfahren gespeichert.
„Bearbeitungsgrundlagen“ / „Rechtsgrundlagen“ / „Hilfegründe“ sind für alle Sachgebiete
differenziert administrierbar.
Es besteht die Möglichkeit, konfigurierbare „Dashboards“ für bestimmte Positionen
(JHPL, Controlling, Fachbereichsleitung etc.) mit den hierfür angepassten Inhalten
(Kennzahlen, Auswertungen, Zielerreichungsgrade etc.) zur Verfügung zu stellen.
Bereitstellung von Updates im Rahmen von gesetzlichen Änderungen, in der Regel vor
Zeitpunkt des Inkrafttretens, spätestens jedoch 6 Wochen danach.
Die Hotline des Bieters ist zu den bei der Stadt Herne gültigen Servicezeiten telefonisch
und per Mail erreichbar (Mo.-Do. 8-16 Uhr, Fr. 8-13 Uhr)
Der Support verfügt über ein Ticket-System zur Einsichtnahme in laufende Anfragen.
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5 Anforderungen Kassenanbindung Stadt Herne (SAP)
Anmerkung: Ein potenzielles Verfahren muss die kompletten unter diesem Punkt
aufgeführten Anforderungen erfüllen sowie insbesondere die u.g. gesetzlichen
Bestimmungen einhalten.
5.1
Grundvoraussetzungen
Die Anbindung einer buchungsrelevanten Software an das SAP-System
(Kommunalmaster DZBW) unterliegt den Erfordernissen gesetzlicher Bestimmungen
der GO NRW, GemHVO NRW. u.a.:
• Vier-Augen-Prinzip (§ 93 Abs. 4 GO NRW, § 30 Abs. 3 GemHVO NRW)
• Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) nach § 27 Abs. 5 GemHVO
NRW
• Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführung (GoBS)
•
§ 31 GemHVO NRW
• Geschäftsanweisung der Finanzbuchhaltung der Stadt Herne (GA FiBu)
5.2
Export Vorverfahren
Schnittstellentypen MDAT / IDAT
(Standard-Schnittstelle des SAP-Templates Kommunalmaster der Datenzentrale
Baden-Württemberg (KM-DZBW)
MDAT = Stammsatz - Geschäftspartner und Vertragsgegenstand
IDAT = Bewegungsdatensatz - Sollstellungen und Gutschriften
WICHTIG:
Jeder übergebene Bewegungsdatensatz muss vom Vorverfahren eindeutig
referenziert (Primärschlüssel) und auch u.a. bei Gutschriften intern verwaltet werden
können.
5.3
Import Vorverfahren
IST-Rückführung (PSCD)
Aus SAP (PSCD) werden Zahlungseingänge an ein Vorverfahren übergeben, die
intern im Vorverfahren dem bereits exportierten Bewegungsdatensätzen zugeordnet
werden, so dass diese in einem „internen Kassenkonto“ sichtbar sind.
Hinweis: Ein detailliertes Fachkonzept zur Anbindung der Kassenschnittstellen wird
bei Bedarf zur Verfügung gestellt (vgl. für Softwareanbieter zur Realisierung der
Kassenschnittstelle MDAT/IDAT gem. Schnittstellenbeschreibung)
Seite 12 von 28
Checkliste für Softwareanbieter zur Realisierung der
Kassenschnittstelle MDAT/IDAT gem. Schnittstellenbeschreibung
(Übersicht der genutzten Datenfelder)
MDAT:
Lfd.
Feld
Nr.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
19
23
25
26
27
28
29
31
34
35
36
39
40
64
94
99
Beschreibung
SAP-System
Mandant
Buchungsart
Buchungsschlüssel
Erfassungsdatum
Buchungszeilennummer
Geschäftsjahr
Identifikationsschlüssel
Vertragsgegenstand
Geschäftspartnernummer
Personenart
Name 1
Name 2
Name 3
Name 4
Anredetext
Akademischer Titel
Suchbegriff 1
Ort
PLZ Ort
PLZ Postfach
Postfach
Strasse
Hausnummer
Länderschlüssel
Bezeichnung
Vertragsgegenstand
Kontenfindungsmerkmal
Infofeld 1
Geschäftspartnergruppierung
Datenherkunft
Geburtsdatum
Forderungsart/FART4/FKZ
Satzendekennzeichen
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IDAT:
Lfd.
Feld
Nr.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
15
16
18
19
20
23
26
27
28
29
30
32
40
45
46
47
52
79
Beschreibung
SAP-System
Mandant
Buchungsart
Hauptvorgang
Teilvorgang
Erfassungsdatum
Laufende Nummer
Geschäftsjahr
Host-Verarbeitungsdatum
H-Schlüssel des Users
Datenherkunft
Vertragsgegenstand
Währung
Betrag
SAP-Steuerkennzeichen
Fälligkeitsdatum
Positionstext
Belegart
Belegreferenz
Korrespondierende
Belegreferenz
Mahnsperre
Buchungskreis
Kostenstelle
Sachkonto
Gemeindeschlüssel
Merkmal Sonderverarbeitung
Belegdatum
Buchungsdatum
Forderungsart/FART4/FKZ
Satzendekennzeichen
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6 Fachanforderungen WJH
-
-
Es existiert eine Plausibilitätsprüfung für Leistungsbewilligungen über das 18.
Lebensjahr hinaus, die direkt nach Eingabe der Daten automatisch durchgeführt wird
Das Verfahren zeigt nach Zuständigkeitsprüfung einen Hinweis auf die geltenden
Vorschriften zu Kostenerstattungen
Der Kostenbeitrag wird unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorgaben und
Verwendung der vorhandenen Stammdaten automatisch berechnet
Alle Leistungen werden tagesgenau abgerechnet
Es besteht eine Übergabemöglichkeit von Falldaten von ASD/PKD an die WJH zur
Bewilligung und Zahlbarmachung der Hilfen, beinhaltet sein sollen mindestens Inhalt des
Hilfeplans, Weiterbewilligung, Daten des Hilfeträgers/Leistungserbringers inkl. Preise
Es gibt eine Möglichkeit zur Rückgabe oder Kenntlichmachung nicht korrekt geführter
Fälle an den ASD/PKD
Es existiert eine Anzeige über den Umfang der bewilligten Leistungen des ASD. Es wird
eine Verwaltung des zur Verfügung stehenden Kontingents ermöglicht.
Das Prinzip der Mitzeichnung bzw. Genehmigung muss im Verfahren abbildbar sein. Es
kann eine hierarchische Bewilligungsstruktur bei Überschreitung bestimmter
Finanzvolumen eingerichtet werden. Beispiel:
o < 4000 € oder < 6 FLS/Woche Hilfevolumen
Teamleitung
o 4000-5000 € u./o. > 6 FLS/Woche Hilfevolumen
Abteilungsleitung
o > 5000 € Hilfevolumen
Fachbereichsleitung
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7 Fachanforderungen Beistand-, Pfleg- u. Vormundschaften/UVK
7.1
-
-
-
7.2
-
7.3
-
Buchhaltung allgemein
Das Erfassen von Rückständen über unterschiedliche Zeiträume hinweg unter
Berücksichtigung von Forderungserlassen ist möglich.
Es existiert eine Plausibilitätsprüfung bzw. Vergleichsrechnung z.B. von Ansprüchen im
Vergleich mit Unterhaltsrückstand. Bei Fehler wird eine Meldung angezeigt.
Es ist möglich, mehrere Zahlungspflichtiger sowie -empfänger pro Fall mit jeweils
unterschiedlichen Vertragsgegenstandsnummern zuzuordnen.
Zahlungsansprüche können für die Auszahlung von laufenden Zahlungen und
Rückständen in frei definierbaren Rangfolgen priorisiert werden (Vorrangig, nachrangig
80%, nachrangig 60%, etc.)
Das Verfahren unterstützt die Einrichtung von Sperren zur automatischen Verbuchung
von Einzahlungen (Vermeidung falscher Aufteilungen bei Geschwisterkindern mit der
Möglichkeit manueller Nachbuchung)
Die
Anpassung
von
Bankdaten
sowie
buchungsrelevanter
Daten
(z.B.
Verwendungszweck) ist für Zahlungsempfänger auch für die Vergangenheit möglich.
Es gibt eine Möglichkeit zur Berechnung von Verzugs- und Stundungszinsen mit
automatischem Aufschlag.
Erstattungen bei Überzahlungen mit automatischer Erstellung des Buchungsbelegs sind
im Rahmen einer Soll-Ist-Berichtigung möglich.
Bei Überzahlungen wird die Auszahlung automatisch einbehalten bzw. durch Übertrag
auf den Folgemonat verzögert ausgezahlt.
Titel-/Unterhaltsverwaltung Beistand-, Pfleg- und Vormundschaften
Im Fall wird eine Titelhistorie geführt, in der Titel, Urkunden, Beschlüsse o.ä.
chronologisch aufgelistet werden.
Die Eingabe von Titeln geschieht selbstberechnend und dynamisch auf Grundlage
zentral hinterlegter Tabellen. Manuelle Korrekturen sind möglich.
Titel werden automatisch angepasst, wenn zentrale Änderungen an den relevanten
hinterlegten Festbeträgen vorgenommen werden.
Es können auch weitere Unterhaltsarten erfasst werden
o z.B. Sonderbedarf, Mehrbedarf, freiwillige Zahlung
Unterhaltsvorschussgewährung
Im Verfahren wird eine Leistungshistorie geführt, in der unterschiedliche geleistete
Unterhaltszahlungen erfasst werden
Es existiert eine Bewilligungshistorie, in der ersichtlich ist, wann welcher Schritt
eingeleitet wurde
Es
kann
ein
Soll-Ist-Vergleich
zwischen
Unterhaltsvorschusszahlungen,
Rückforderungen sowie übergeleiteten UH-Ansprüchen durchgeführt werden
Eine Funktion zur Erstellung von Ratenzahlungs-/Tilgungsplänen mit > 100 Raten
besteht
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7.4
-
7.5
-
7.6
-
Antragstellung, Erstberechnung, Bewilligung (UVK)
Die Antragstellung geschieht mit Berücksichtigung laufender Unterhaltszahlungen,
Renten und Sozialleistungen
Die Erstberechnung wird unter Berücksichtigung und Aufteilung von Nachzahlungen und
Erstattungen an Sozialämter/Jobcenter durchgeführt
Bescheide werden mit fallbezogenen Berechnungsdaten erstellt
Die Rückforderung von unrechtmäßig erhaltenen Leistungen kann abgebildet werden
Die Überleitung von Unterhaltsansprüchen ist im Verfahren abbildbar
Fälligkeitsdaten etc. werden automatisch in die Buchhaltung übertragen
Die individuelle Neufestsetzung, Eingabe von Einbehalten, Einstellung, Rückforderung
und zeitweiser Einstellung ist möglich
UVG-Leistungen werden monatlich berechnet
Integrierte Unterhaltsberechnung (Beistand-, Pfleg- und
Vormundschaften)
Das Verfahren berechnet automatisiert den Unterhalt anhalt des unterhaltsrechtlich
bereinigten durchschnittlichen monatlichen Einkommens
Die Unterhaltsberechnung geschieht nach den Vorgaben der Düsseldorfer Tabelle
Es kann eine Bedarfskontrollrechnung durchgeführt werden
Das Verfahren hat eine Funktion zur Ermittlung des Selbstbehaltes
Eine Mangelfallberechnung kann im Verfahren durchgeführt werden
Das Verfahren berücksichtigt Quotierungen
Bedarfe werden nach Dynamisierung oder Festbeträgen durch das Verfahren ermittelt
Das Verfahren führt die Berechnung der Haftungsanteile für Mehrbedarf durch, d.h. für
KiTa-Beiträge, Nachhilfe, etc.
Berechnungen für Volljährige können durchgeführt werden
Im Verfahren wird eine Berechnungshistorie geführt, in der ersichtlich ist, wann welche
Berechnungen durchgeführt wurden
Beurkundungen (Beistand-, Pfleg- und Vormundschaften)
Das Verfahren unterstützt die Aufnahme sämtlicher gesetzlich vorgeschriebener
Urkunden gem. § 59 SGB VIII
Die Änderung von bereits vorhandenen oder Erstellung zusätzlicher Urkunden ist über
das Verfahren oder externe Tools auch durch den Auftragnehmer möglich
Das Verfahren führt eine automatische Berechnung bei Unterhaltsurkunden für die drei
Altersstufen durch (dynamische Beurkundung)
Neben laufender kann auch eine rückwirkende Erfassung von Unterhaltsverpflichtungen
durchgeführt werden
Korrespondenzen zu ausgestellten Urkunden mit Auswahlmöglichkeit des jeweiligen
Empfängers können im Verfahren erstellt werden
Das Verfahren speichert die Urkunde direkt im Fall
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7.7
-
Sorgeregister (Beistand-, Pfleg- und Vormundschaften)
Das Verfahren ermöglicht die Aufnahme von Urkunden über das gemeinsame
Sorgerecht und automatische Übernahme dieser Urkunden in das Sorgeregister
Fremdbeurkundungen können im Sorgeregister erfasst werden
Die Erstellung von Negativbescheinigungen ist möglich
Das momentan vorhandene Sorgeregister kann aus dem aktuellen Verfahren in das neue
Verfahren migriert werden
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8 Fachanforderungen KiTa und Tagespflege
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-
-
Die Betreuungsstufen können frei administriert werden, d.h. Altersstufe (U2/Ü2/Ü3),
Gruppenform, Mittagsverpflegung, BuT
Die Einkommensgruppen sowie –grenzen können frei administriert werden
Nach Eingabe aller relevanten Einkommensdaten berechnet das Verfahren automatisch
den Beitrag, wobei manuelles Überschreiben möglich ist
Die jeweils gültigen Elternbeiträge können frei administriert werden, gestaffelt nach Alter,
Betreuungsform und Einkommen
Die Ermittlung von Elternbeitrag und Verpflegungskosten geschieht datumsgesteuert,
Korrekturen mit automatischer Rückrechnung sind möglich
Funktion zur Erstattung von ersparten Verpflegungskosten tagesgenau pro Kind mit
automatischer Berechnung sowie Übergabe der Sollabgänge an die Kassenschnittstelle
Eine
Funktion
ermöglicht
den
Wechsel
von
Einrichtung/Tagespflege,
Verpflegungskosten oder Träger. Die relevanten Daten werden automatisch angepasst,
bei Bedarf auch mit Rückrechnung und Sollkorrektur
Das Verfahren zeigt einen Hinweis bei eventueller Beitragsfreiheit an, d.h. bei
Altersstufenwechsel, letztem KG-Jahr o.ä.
Es ist möglich, einen begrenzten Zugriff für KiTa-Leitungen der Stadt Herne zur
Verfügung zu stellen. Hierbei werden Stammdaten, Gruppenform, Anmeldungen,
Ummeldungen sowie Abmeldungen durch die Leitungen selbst durchgeführt. Die weitere
Fallbearbeitung wird durch die Erhebungsstelle für Elternbeiträge durchgeführt. Ein
Zugriff auf Einkommensgruppen etc. darf für die KiTa-Leitungen nicht möglich sein.
Fälle im Verfahren werden getrennt nach KiTa und Tagespflege geführt, falls Kinder in
einer Einrichtung sind und zusätzlich Tagespflege beziehen
Das Verfahren ist in der Lage, detaillierte Listen bei Datenübergabe an die Kasse
auszugeben, in denen Zusatzinformationen wie Einrichtung, Einkommensgruppe, etc.
wählbar sind
Es ist möglich, im Verfahren bei Trennung/Heirat/Zusammenzug der Eltern eine neue
Vertragsgegenstandsnummer zu vergeben bzw. von gesamtschuldnerischer Haftung auf
Einzelhaftung (oder umgekehrt) umzustellen
Das Verfahren ermöglicht die Zusammenfassung mehrerer Kinder unter einem „Fall“
bzw.
einer
„Familienübersicht“.
Ein
Aktenzeichen
sowie
eine
Vertragsgegenstandsnummer wird automatisch zugeordnet.
Es existiert eine zentrale Anmeldedatei, in welcher alle An-, Ab- sowie Ummeldungen
erfasst sind, um eine schnelle Ermittlung von Betreuungsplätzen sicher stellen zu
können.
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9 Fachanforderungen JGH
9.1
-
-
9.2
-
-
-
Allgemein
Es soll die Möglichkeit gegeben sein, bei jedem Klienten mehrere Strafverfahren parallel
eingeben zu können inkl. weiterer entsprechender Arbeitsschritte
Aktenzeichen der Staatsanwaltschaft sollen dem jungen Menschen zugeordnet werden
können
Aufgrund von möglichen Zuständigkeitswechseln muss ersichtlich sein, welche Fachkraft
welchen Straftatbestand bearbeitet hat. Daher sollte bei der Abfrage des
Straftatbestandes ein automatischer Abruf von Informationen der zu dieser Zeit
fallführenden Fachkraft erfolgen:
o Fachkraft
o Gemeinde
o ASD
o Aktenzeichen
Die Zusammenlegung von verschiedenen Verfahren soll möglich sein
Eingabemöglichkeit / Datenfelder der Straftatbestände
Eingangsdatum
Verfahrensart (Auswahlbutton: Einstellung, Polizeimitteilung, Diversion, Anklage,
Strafunmündigkeit)
Aktenzeichen Staatsanwaltschaft, Gericht, Polizei
Tatvorwurf, -zeit, -ort
Auswahlbutton: Kind, Jugendlich, Heranwachsend
U-Haft (ja/nein), wenn ja, Öffnung eines neuen Feldes
o Derzeitiger JVA Aufenthalt
o U-Haftvermeidung (ja/nein)
Datenfeld Inhalt des Kontaktes
Telefonnotiz, Gesprächsnotiz, Fax
Verknüpfung/Übersicht zu aktuell laufenden Leistungen der Jugendhilfe
Strafverfahren
o Eingabemöglichkeiten/Datenfelder der Hauptverhandlung (einzeln auswertbar)
Verfahrensart
(auswählbar:
vereinfachtes
Jugendverfahren,
Jugendgericht, Jugendschöffengericht, Jugendkammer)
Datum der Hauptverhandlung (autom. Übernahme in Lotus Notes)
Amtsgericht (Auswahl: Herne, Wanne, Bochum, Andere)
Teilnahme an der Hauptverhandlung (ja/nein)
Ergebnis
der
Hauptverhandlung
(Auswahl:
Urteil,
Beschluss,
Jugendstrafrecht, Allgemeines Strafrecht, Freispruch)
Frei definierbare Auswahlmöglichkeiten zum Ergebnis des Ausgangs des Strafverfahrens
(Mehrfachnennungen möglich / einzeln auswertbar)
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10 Fachanforderungen ASD
10.1 Allgemein
-
-
-
Es ist eine Schnittstelle vorhanden, die automatisch Falldaten vom ASD an die WJH
übergibt, beinhaltet sein sollen mindestens Inhalt des Hilfeplans, Weiterbewilligung sowie
Daten des Hilfeträgers/Leistungserbringers, d.h. alle angeforderten Angebote für die
Maßnahme inkl. Preise
Die Fallhistorie soll inklusive der jeweils bearbeitenden Fachkraft geführt werden
ASD und WJH arbeiten innerhalb des Verfahrens „gemeinsam“ in einem Fall, aber in
getrennten Arbeitsbereichen. Beispiel:
o Bewilligung ASD > Benachrichtigung WJH > Bescheidung WJH
Das Verfahren zeigt eine Benachrichtigung im Verfahren an oder sendet eine E-Mail bei
Fristablauf für bestimmte Prozesse, Teilprozesse, Hilfeplangespräche o.ä
Es ist eine Funktion zur automatisierten Erstellung und Historisierung von Genogrammen
anhand der Falldaten vorhanden
Soweit die Datenerfassung sich an den Teilprozessen orientiert, erhält der User einen
Hinweis, wenn er einen Teilprozess abschließen will, obwohl er noch nicht alle relevanten
Datenfelder ausgefüllt hat.
10.2 Qualitätshandbuch
-
-
Für die Arbeitsbereiche ASD, PKD und JGH werden die vorhandenen Workflows des
Qualitätshandbuches abgebildet und die Datenerfassung erfolgt synchron zum Workflow.
Die abgebildeten Workflows sind an die durch den Auftraggeber definierten Prozesse
anpassbar.
Es soll eine Möglichkeit geben, diese dediziert auswerten zu können und hierüber
Statistiken, Bezirks- und Personalplanungen zu fertigen
Das Verfahren ermöglicht die eigenständige und vereinzelte Anpassung aller Workflows
aufgrund von Änderungen auch im Nachhinein
Anmerkung: Das Qualitätshandbuch befindet sich in nicht aktueller Form als Anlage zu
diesem Lastenheft. Dieses Dokument unterliegt dem stetigen Wandel und kann erst bei
Auftragsvergabe in der endgültigen Version übergeben werden.
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11 Auswertung, Statistik & Berichtswesen
Alle unter diesem Punkt zusammengefassten Statistiken und Kennzahlen werden permanent
neu entwickelt und sollen frei definierbar sein. Diese sind einmal vierteljährlich auszuwerten.
Änderungen sind zusätzlich zumindest einmal pro Jahr, teilweise auch unterjährig
erforderlich. Für den zukünftigen Leitungs- und Steuerungsprozess sind alle Statistiken,
Auswertungen und Kennzahlensets von höchster Priorität und müssen umfassend
ausgewertet werden können.
Umfassend ausgewertet werden müssen mindestens folgende Datenbestände:
• Vorhandene Kennzahlen
• Stammdaten
• Adressdaten und Sozialräume
• Buchhaltungsdaten
• Trägerdaten
• Leistungsdaten
• Falldaten
• NKF-Daten (Produkte, Kostenarten etc.)
• Mitarbeiter- und Bereichsdaten
• Bearbeitungsdauer
• Teilprozesse
• Qualitätsziele
• Zielerreichungsgrade
Alle Daten müssen unter anderem sozialraumbezogen, historisiert und stichtagsbezogen
ausgewertet werden können. Weiterhin sind viele Kennzahlen noch in der Entwicklung, so
dass eine Anpassung aller Workflows, auswertbarer Eingabefelder sowie mindestens der
oben genannten Datenfelder ermöglicht werden muss.
Die Auswertungen sollen den Administratoren sowie einem Mitarbeiter für
Qualitätsmanagement jederzeit für eigene Zwecke oder zur weiteren Aufbereitung zur
Verfügung stehen. Einzelne Abfragen sollen auch mehreren Mitarbeitern zugänglich sein.
Die Erstellung/Auswertung soll bei definierten Auswertungen sofort im Verfahren zur
Verfügung stehen. Zukünftige Änderungen oder Erweiterungen sollen beim Auftraggeber im
eigenen Haus durchführbar sein.
Die folgenden Anforderungen sind daher zwar erforderlich, aufgrund des nicht
abgeschlossenen Entwicklungsprozesses jedoch nur beispielhaft und nicht abschließend.
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11.1 Allgemein
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-
-
-
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Als Anlage sind 18 Kennzahlen beigefügt. Diese Kennzahlen können als automatisierter
Bericht durch die Software erstellt werden. Die Kennzahlen können zu beliebigen
Zeitpunkten „Per Knopfdruck“ ausgewertet werden, für jeden Zeitpunkt und/oder
Zeitraum nach Inbetriebnahme der Software.
Es sind vorgefertigte Statistikbögen bzw. integrierte Statistikfunktionen zu allen gesetzlich
geforderten Statistiken nach den jeweils geltenden gesetzlichen Bestimmungen
vorhanden:
Statistikbogen 1 (HzE)
Statistikbogen 5.1 sowie 5.2 (Adoptionen)
Statistikbogen 6 (Beistandschaften/Soziale Dienste)
Statistikbogen 7 (Inobhutnahmen)
Statistikbogen 8 (Kindeswohlgefährdung)
UVG-Statistik
Vorgefertigte Statistik IKVS (InterKommunales VergleichsSystem)
Das Verfahren bietet eine Funktion zur Erzeugung von Statistikdateien zur elektronischen
Übermittlung an die Statistikstelle von IT.NRW oder andere Stellen.
Die Ergebnisse durchgeführter Auswertungen können zur weiteren Bearbeitung nach
Excel/Word/PDF exportiert werden.
Auswertungen müssen auch zu einem historisch vorgegebenen Stichtag (auch
rückwirkend) möglich sein.
Statistiken bzw. Abfragen, die mit unterschiedlichen Programmversionen erstellt wurden,
müssen zu allen folgenden Programmversionen kompatibel sein.
Es müssen alle im Verfahren hinterlegten Leistungen, Prozesse, Adress- und Falldaten
zu statistischen Zwecken nach der hierarchischen Gebietsgliederung der Stadt oder für
die Fachplanung zugrunde gelegten Gliederungen zur Personal- und Ressourcenplanung
auswertbar sein.
Die Qualitätsziele sollen im Hinblick auf entstandene Kosten und Zielerreichungsgrad
auswertbar sein, die Ergebnisse müssen auf die Träger herunter gebrochen werden.
Bei allen Bereichen vorbereitete Auswertungen zu Statistiken und Kennzahlen und
Möglichkeit eigene Abfragen zu ergänzen.
Das Auswertungsmodul beinhaltet eine Druckfunktion.
JGH: Auswertung aller von der JGH genannten Parameter pro
Mitarbeiter/gesamt/Wohnort, Kennzahlen ; Statistikbogen HzE für Betreuungsweisungen,
ASD: LDS Statistik mit automatischer Auswertung pro Mitarbeiter/Team/Gesamt;
Auswertung aller Parameter des Qualitätshandbuches pro Mitarbeiter/Team/Gesamt und
Wohnort; Kennzahlen Auswertungen; Auswertung nach Qiel und Zielerreichung und
Träger.
PKD: Auswertungsmöglichkeit wie ASD, Statistikbögen (HzE, ION, 8a); weitere
Parameter wie Schulungen, Prüfungen u.a. Kennzahlen.
Adoption: LDS Statistikbogen für Adoption und Auswertung dazu; weitere Parameter zu
z.B. Beratungen, Wurzelsuche, Betreuungen während Adoptionspflege und nach
erfolgter Adoption.
Familienbüro: Statistikauswertungen, Kennzahlen, Eingabe § 16 Fälle, Schnittstelle WJH
für eingekaufte 16er Fälle bei externen Trägern.
Grundsätzlich muss die Möglichkeit gegeben sein, Kennzahlen und Abfragen zum
Qualitätsmanagement zu erstellen, zu ändern oder zu erweitern.
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11.2 Wirtschaftliche Jugendhilfe
-
-
-
-
Monatliche „Standard“-Auswertungen/-Listen
o Neufälle
o Einstellungen
o Weiterbewilligungen
o etc.
Es ist eine Funktion oder Auswertung möglich, welche die momentan anfallenden
monatlichen Kosten auf Basis des aktuellen Fallbestandes errechnet.
Es ist eine Hochrechnung der voraussichtlichen Jahreskosten anhand der zu einem
beliebigen Stichtag im System laufenden Hilfen möglich, unabhängig vom
vorraussichtlichen jeweiligen Ende der Hilfen.
Das Verfahren ermöglicht eine Hochrechnung der voraussichtlichen Jahreskosten
anhand der tagesaktuell im System laufenden Hilfen, d.h. nur bis zum Ende des
aktuellen Bewilligungszeitraumes gerechnet.
Hochrechnungen auf das Quartal oder tageweise bis zum 31.12. des lfd. Jahres
anhand bestehender Fälle (Kosten, Leistungseinheiten etc.) sind möglich.
Es können NKF-Produktberichte ausgegeben werden, sortier- und filterbar nach
Kostenstellen, Sachkonten, Produktbereichen, Kostenarten.
Trägerorientierte Abfragen zur Feststellung von Fallzahlen, Zu- und Abgängen,
Falldauer sowie Fallkosten können durchgeführt werden.
Kosten pro Fall und Hilfeart; Abbildung Produktgruppe/Hilfeart mit Anzahl Fällen und
Kosten; Abfrage nach Trägern, Laufzeit, Kosten und Hilfeart; Abfrage nach QM Ziel
(muss durch ASD im Hilfeplan und im Protokoll für WJH ergänzt werden, ebenfalls
bei Beendigung Zielerreichungsgrad des QM Zieles
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11.3 Unterhaltsvorschusskasse
11.3.1 Kennzahlen zur Zielplanung
-
Durchschnittliche Bearbeitungszeit von Aufnahme des Falles bis zur Entscheidung über
den UV-Antrag pro Jahr
Anzahl der Widersprüche im Jahr
Verhältnis
der
realisierten
Unterhaltszahlungen
zu
den
ausgezahlten
Unterhaltsvorschussleistungen (sog. Rückholquote in %) im Jahr
Anzahl der Neuanträge
Anteil der unterhaltsbezuschussten Kinder an der Alterskohorte (0-5 jährige und 6-11
jährige Kinder)
Durchschnittliche Bearbeitungszeit von Aufnahme bis zur Entscheidung über den UVAnträge
durchschnittliche Leistungslänge in Monaten
Anzahl der Klagen (Widerspruch gegen UV-Entscheidungen zur Zeit nicht mehr, aber
ggf. demnächst wieder möglich)
Anzahl der titulierten Fälle an Gesamtfällen
Verhältnis
der
realisierten
Unterhaltszahlungen
zu
den
ausgezahlten
Unterhaltsvorschussleistungen (sog. Rückholquote in %)
11.3.2 Allgemein
-
-
Erstellung monatlicher Statistiken über Anzahl Fälle, Neuzugänge, Abgänge usw.,
Auszahlungen und Einzahlungen bei verschiedenen Kostenstellen
Aufbau eigendefinierter Auswertungen / Queries nach allen beliebigen Kriterien
(Falldaten, Kontodateien, Ein- u. Auszahlungen usw.)
Zur Verfügungsstellung von Variablen- und Feldnamenslisten zur Erzeugung eigener
Abfragen
Übergabemöglichkeiten der Statistik- und Auswertungsergebnisse an pdf-Ausgabe bzw.
an Excel zur Weiterverarbeitung
Flexible Auswertungsmöglichkeiten nach Datenfeldern
Sozialräumliche Darstellung der Hilfe-empfänger, der titulierten Unterhaltsbeträge und
der tatsächlichen Zahlungshöhen
Auswertung der laufenden Fälle nach Datum der letzten Fallbearbeitung
Summe der Einzahlungen/Erträge im Kalenderjahr
o pro Zahlungspflichtiger/Jahr
o pro Sachbearbeiter/Jahr,
o aller Sachbearbeiter/Jahr
Budgetplanung: Laufende Kontrolle der bei voreingestellten Kostenstellen im laufenden
Haushaltsjahr vereinnahmten bez. verausgabten Beträge im Abgleich mit dem
Haushaltsansatz bei dieser Kostenstelle
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11.3.3 IT.NRW – 512.Soziales.KJH:
Statistische Angaben über Unterhaltsleistungen im Berichtsjahr
-
-
Das Verfahren ist in der Lage, die von der Behörde „Information und Technik NordrheinWestfalen“
(IT.NRW)
definierten
statistischen
Auswertungen
bezüglich
Unterhaltsleistungen im Berichtsjahr zu liefern.
Beispiele:
o Grund für die Einstellung der Unterhaltsvorschuss-Leistungen bei nichtehelichen
Kindern
o Gesamtdauer des Leistungsbezuges bei Kindern miteinander verheirateter, aber
dauernd getrennt lebender Eltern
o Zahl der Fälle, in denen die Prüfung ergab, dass Unterhaltsansprüche des Kindes
auf das Land übergegangen sind
11.4 Beistand-, Pfleg- und Vormundschaften
11.4.1 Kennzahlen zur Zielplanung
-
-
-
Anzahl der durch Urkunde oder gerichtlich festgestellten Vaterschaften im Jahr
Quote der titulierten Unterhaltsansprüche in % am Gesamtbestand laufender Fälle im
Jahr
Summe der monatlichen und jährlichen Gesamteinzahlungen/-erträge für jeden Beistand
und als Gesamtsumme
Anzahl der neu eingerichteten Vormund- und Pflegschaften
Anzahl der eingestellten Vormund- und Pflegschaften
Kinder/Jugendliche sind an der Auswahl des Vormunds beteiligt in % (nur Beistand-,
Pfleg- und Vormundschaften)
Quote der abgesandten Informationsangebote zu Beistandschaften an nicht verheiratete
Mütter (besser: Anzahl Beratungen außerhalb von Beistandschaften)
Anzahl Beistandschaften
Anzahl der durch Urkunde oder gerichtlich festgesetzten Unterhaltstitel1
Anzahl erstellter Urkunden ohne Sorgeerklärungen
Unterhaltseinzahlungen/-erträge ohne Direktzahlungen
Anzahl der erstellten Sorgeerklärungen
Vormundschaften:
Anteil bestellte Vormundschaften, gesetzliche Vormundschaften und Pflegschaften
Anzahl aufgenommene und eingestellte Vormundschaften und Pflegschaften
Anzahl der Kontakte mit Mündeln aufgeteilt nach Hausbesuchen, Kontakten im sozialen
Umfeld des Mündels (z.B. Schule), im Jugendamt und sonstige Kontakte (später ggf.
umsetzbar)
Durchschnittliche Anzahl der Kontakte je Mündel
Anzahl der durch Urkunde oder gerichtlich festgestellten Vaterschaften
Quote der titulierten Unterhaltsansprüche am Gesamtfallbestand (i.d.R. verdrängt durch
Kostenbeitragsforderung der WJH)
Kinder/Jugendliche sind an der Auswahl des Vormunds beteiligt in % (derzeit nicht
abbildbar)
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11.4.2 Allgemein
-
-
Erstellung monatlicher Statistiken über Anzahl Fälle, Neuzugänge, Abgänge usw.,
Auszahlungen und Einzahlungen bei verschiedenen Kostenstellen.
Aufbau eigendefinierter Auswertungen / Queries nach allen beliebigen Kriterien
(Falldaten, Kontodateien, Ein- u. Auszahlungen usw.)
Bereitstellung von Variablen- und Feldnamenslisten zur Erzeugung eigener Abfragen
Übergabemöglichkeiten der Statistik- und Auswertungsergebnisse an pdf-Ausgabe bzw.
an Excel zur Weiterverarbeitung.
Sozialräumliche Darstellung der Hilfeempfänger, der titulierten Unterhaltsbeträge und der
tatsächlichen Zahlungshöhen.
Auswertung der laufenden Fälle nach Datum der letzten Fallbearbeitung
Summe der Einzahlungen/Erträge im Kalenderjahr
o pro Zahlungspflichtiger/Jahr
o pro Sachbearbeiter/Jahr,
o aller Sachbearbeiter/Jahr
Aufstellung aller Fälle mit Buchhaltungsdaten pro Sachbearbeiter mit Summenausweisung der Fallzahlen mit Buchhaltungsdaten pro Sachbearbeiter.
Aufstellung aller Fälle ohne festgestellte Vaterschaft pro Sachbearbeiter (kein Vater im
Fall vorhanden)
11.4.3 LDS-Statistik Teil I 6:
Bestehende Pflegschaften und Vormundschaften am Jahresende
-
-
in gesetzlicher Vormundschaft getrennt nach männlich/weiblich und ausländischen
Jungen und Mädchen
in bestellter Vormundschaft getrennt nach männlich/weiblich und ausländischen Jungen
und Mädchen
in bestellter Pflegschaft getrennt nach männlich/weiblich und ausländischen Jungen und
Mädchen
o davon in Unterhaltspflegschaft getrennt nach männlich/weiblich
Bestehende Beistandschaften am Jahresende getrennt nach männlich/weiblich und
ausländischen Jungen und Mädchen
Begründung der gemeinsamen Sorge im Berichtsjahr durch von beiden Elternteilen
abgegebene Sorgeerklärungen
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12 Preisgestaltung
Die Bieter werden dazu aufgefordert, die Preisgestaltung ihres Produktes offen zu legen. Um
hier eine bessere Vergleichbarkeit zu schaffen, ist eine Aufteilung der Kosten nötig.
Dabei soll eine Trennung geschehen nach folgenden Gesichtspunkten:
•
•
•
•
•
•
Grundkosten des Produktes (Grundpreis)
Kosten für evtl. vorhandene Erweiterungsmodule
Preis für einen Dienstleistungstag (1 Manntag)
Preis für den Support (über den Rahmen der „Hotline“ hinaus gehend)
Jährliche Kosten im Rahmen der Wartungsverträge
Projektierter Gesamtpreis (Überschlagsberechnung)
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