Telefonkontakt - Fakultät Wirtschafts

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Telefonkontakt
Kurz-Leitfaden
Telefonkontakt
Mentale Vorbereitung fürs
Telefongespräch
Tipps fürs Telefonieren
Career Service der WISO-Fakultät
Von-Melle-Park 9, 20146 Hamburg; Zimmer A 108
Telefon: 040 - 42838-2790;
Email:[email protected]
Stand 14.10.2007
Telefonkontakt
Die meisten Bewerber unterschätzen die Chancen, die der gezielte Einsatz des Telefons in
ihrem Bewerbungsvorhaben birgt: Lediglich 10 % greifen während der Stellensuche zum
Hörer. Die schweigende Mehrheit dagegen pirscht sich nur schriftlich an die begehrten
Arbeitgeber heran.
Viele haben Angst, bei einem Telefonat nicht die richtigen Worte zu finden oder einen
schlechten Eindruck zu hinterlassen. Dabei liegen die Vorteile klar auf der Hand:
Durch einen Anruf kann man sich bereits im Vorfeld der Bewerbungsmappenauslese positiv
von anderen Kandidaten abheben. Schließlich suchen die meisten Unternehmen heute
kontaktfreudige und kommunikative Mitarbeiter. Ein gut vorbereitetes Telefonat ist die beste
Möglichkeit, die eigene Kommunikationsfähigkeit direkt unter Beweis zu stellen.
Folgende Situationen bieten sich besonders für den Einsatz des Telefons im
Bewerbungsvorhaben an:
1. Informationen sammeln
Bevor Sie mit Ihrer Bewerbung beginnen, holen Sie möglichst viele Informationen über
das anvisierte Unternehmen ein. Schließlich wollen Sie sich als optimaler Problemlöser
für genau dieses Unternehmen präsentieren. Recherchieren Sie im Internet, rufen Sie die
Öffentlichkeitsabteilung des Unternehmens an. Lassen Sie sich eine Selbstdarstellung
der Firma, eine Pressemappe oder ähnliche Unterlagen zusenden. Bei großen Firmen
gibt es Broschüren und Mitarbeiterzeitungen für einzelne Geschäftsbereiche.
2. Kontakt aufnehmen / Informationsnachfrage / Vorbereitung
a. Sie haben ein interessantes Stellenangebot gelesen, wollen mehr
Informationen, und in der Anzeige ist telefonische Auskunftsbereitschaft oder
direkte Aufforderung zur Kontaktaufnahme signalisiert.
Bevor Sie Ihre Bewerbungsunterlagen einsenden, sollten Sie auf jeden Fall (!) bei dem in
der Anzeige genannten Ansprechpartner anrufen.
Nutzen Sie diese Möglichkeit, den ersten positiven Eindruck zu machen. Außerdem fällt
Ihnen nach einem Telefonat der erste Satz Ihres Anschreibens leichter. Der lautet dann
etwa so: "Vielen Dank für unser informatives Telefonat vom 1. August. Das Gespräch hat
mich weiter darin bestärkt, mich bei Ihnen um eine Stelle als Junior-Produktmanager zu
bewerben."
b. Sie versuchen telefonisch vorab zu klären, ob bei einem Arbeit- bzwPraktikumsgeber Bedarf nach PraktikantInnen besteht und Ihre Bewerbung auf
Interesse stoßen könnte.
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Der erste Anruf, der bei einer Initiativbewerbung unerlässlich ist, ist besonders schwer.
Deshalb muss er besonders gut vorbereitet sein. Voraussetzung ist, dass Sie selbst
möglichst genau wissen, wo Sie hinwollen, das heißt mit wem genau Sie sprechen
wollen. Mit welcher Abteilung möchten Sie Kontakt aufnehmen?
Sie müssen vorher wissen, was Sie wollen, was das Ziel Ihres Anrufs ist. Checkliste
erstellen: was will ich wissen? Welche Fragen könnten auf mich zukommen? (Stand des
Studiums; Inhalt des Studiums etc.)
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Ein Gespräch mit dem Personalchef könnte zum Beispiel wie folgt ablaufen:
Personalreferentin: „Weber..“
Schmidt: „Guten Tag, Herr Weber, meine Name ist Elisabeth Schmidt. Ich rufe Sie aus
Hamburg an. Ich bin Diplomkauffrau und studiere zur Zeit an der Hochschule für
Wirtschaft und Politik „Internationale Wirtschaft“. Haben Sie gerade einen Moment Zeit,
oder paßt es Ihnen besser, wenn ich Sie noch einmal anrufe?“
Personalreferentin: „Worum geht es denn?“(etwas ungeduldig)
Schmidt: Es geht darum, dass ich mich bei Ihnen um ein Praktikum bewerben möchte. Ist
das möglich? Ich habe mich im Internet/auf der Kontaktmesse xyz über Ihr Unternehmen
informiert und würde gerne in Ihrer Abteilung als Praktikantin mitarbeiten“.
Wenn Sie sich initiativ bewerben, müssen Sie als erstes fragen, ob ihr Gesprächspartner
in diesem Augenblick Zeit hat. Vereinbaren Sie sonst einen Termin, an dem Sie noch
einmal anrufen können.
Ziel der ersten Kontaktaufnahme ist es, Interesse zu wecken und den Personaler
neugierig auf Ihre Bewerbungsunterlagen zu machen. Vielleicht schaffen Sie es, bereits
während des Telefonats persönliche Sympathie bei Ihrem Gesprächspartner zu
mobilisieren.
3. Nachfassen
Wenn Sie drei Wochen nach Einsendung der Unterlagen noch nichts gehört haben,
sollten Sie telefonisch aktiv werden und nachfragen, wie der Stand der Bewerberauswahl
ist. Viele Unternehmen legen sogar besonderen Wert darauf, dass Sie nachfragen! Sie
werten es als Desinteresse, wenn Sie sich nicht von selbst melden.
Nutzen Sie das Telefon also, um mit Ihrem Wunsch-Arbeitgeber in Verbindung zu
bleiben. Dabei sollte man immer eine Kopie seiner Bewerbung griffbereit neben dem
Telefon haben. Schließlich wissen Sie nach zwanzig Bewerbungen nicht mehr, wem Sie
genau was geschrieben haben. Seien Sie außerdem darauf vorbereitet, angeben zu
können, wie hoch Ihre Gehaltsvorstellung ist.
4. Nach einer Absage
Es gibt noch weitere Situationen, in denen Sie während Ihrer Bewerbungen zum Telefon
greifen sollten. Wenn Sie beispielsweise nach einem Vorstellungsgespräch eine Absage
erhalten, dürfen Sie ruhig nach den Gründen fragen (auf keinen Fall beleidigt oder
vorwurfsvoll! Schließlich wollen Sie ehrlich wissen, warum man sich nicht für Sie
entschieden hat). Aus den Begründungen erfahren Sie unter Umständen wichtige
Informationen für weitere Bewerbungen. Fragen Sie nach einem persönlichen Tipp, den
man Ihnen für Ihre weiteren Bewerbungen mit auf den Weg geben kann.
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Vorsicht vor unerwarteten Eindringlingen!
Auch Personalentscheider greifen während der Bewerberauslese zum Telefon. Sie rufen
ohne Vorwarnung bei Bewerbern an.
Wie reagiert der Kandidat auf diese unerwartete Situation? Mit wem lebt er zusammen, und
welchen Eindruck macht sein privater Hintergrund? Manche Personalleiter ziehen daraus
Schlüsse und entscheiden so, für wen sich eine Einladung zum Vorstellungsgespräch
wahrscheinlich nicht lohnt.
Ein solches Vor-Vorstellungsgespräch ist auch eine Prüfungssituation und somit geeignet,
entsprechende Prüfungsangst hervorzurufen. Bleiben Sie ruhig, atmen Sie tief durch, und
sprechen Sie deutlich und flüssig, nicht zu langsam und nicht zu schnell. Erzählen Sie auf
Anfrage interessante Dinge, die für den Arbeitgeber wichtig sind, führen Sie Beispiele an,
vermitteln Sie gute Laune und Aktivität, und fassen Sie sich trotzdem kurz!
Chefs und Chefinnen habe wenig Zeit, freuen sich aber immer über ein interessantes
Gespräch.
Auch am späten Abend und am Wochenende sollten Sie auf solche Gespräche vorbereitet
sein. Klären Sie Ihre Familienmitglieder oder Mitbewohner auf, was im Fall eines Anrufs in
Ihrer Abwesenheit zu tun ist: freundlich reagieren, den Namen von Anrufer und Firma
aufschreiben, ebenso die Telefonnummer, einen Rückruf zu einer konkreten Zeit zusagen
und am Schluss für den Anruf danken.
Veranstalten Sie ruhig eine kleine Schulung mit allen, die möglicherweise Ihr Telefon
abheben! Sprechen Sie außerdem eine freundlich-verbindliche, professionell klingende
Ansage auf Ihren Anrufbeantworter.
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Mentale Vorbereitung Telefongespräch
1
Was will ich erreichen?
Schreiben Sie sich die Zielsetzung kurz vorher nieder und behalten Sie während des
Gesprächs dieses Ziel im Auge!
Listen Sie die Punkte auf, die Sie besprechen möchten.
→ Sie wollen einen Praktikumsplatz!
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Welche Einwände habe ich zu erwarten?
Aus Erfahrung mit anderen Telefonaten kennen Sie vielleicht Einwände.
→ Wir haben schon genug Praktikanten
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Wie kann ich diese Einwände widerlegen?
Überlegen Sie, wie Sie diese diplomatisch und effektiv beantworten können.
→ Sie bitten freundlich um einen Rat / eine Empfehlung.
4
Welche Argumente muss ich zur Hand haben?
Sorgen Sie dafür, dass Sie gute Gründe für das Gespräch auch belegen können. Überlegen
Sie sich Fakten, warum Sie dieses Gespräch führen.
→ Hat die Firma Kontakte zu Ihrem Land?
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Welche Unterlagen benötige ich?
Legen Sie alle nötigen Unterlagen, die für Ihr Gespräch wichtig sind, bereit.
→ Lebenslauf, Anzeige, Infos über die Firma
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Tipps fürs Telefonieren
Gute Vorbereitung ist wichtig:
- Sie signalisiert Aufmerksamkeit und Professionalität
- Denken Sie daran, dass Sie sich bei Ihrem Telefonanruf bereits in einer VorstellungsSituation befinden. Man gewinnt einen ersten Eindruck von Ihnen, macht sich ein Bild.
Dies kann dazu beitragen, dass man sich Ihre Unterlagen genauer anguckt, eventuell
wohlwollender prüft. (Wiedererkennungswert)
Zur Vorbereitung auf die Situation gehören weiterhin...
- der richtige (ungestörte!) Ort zum Telefonieren
- der günstige Zeitpunkt (nicht zur Mittagszeit und nicht Freitagmittag)
- die angemessene Vorbereitung schriftlicher Unterlagen
- die Möglichkeit, sich Notizen zu machen
- die Vorbereitung auf einen eventuellen Rückruf
Das bedeutet:
- Notizblock und Stift bereitlegen, um sich den Namen des Telefonpartners zu notieren.
- Achten Sie darauf, dass Sie ungestört und in ruhiger Umgebung sprechen können.
- Schreiben Sie auf, was Sie sagen wollen. Notieren Sie ganz oben den Namen Ihres
gewünschten Gesprächpartners, notfalls erkundigen Sie sich vorher nach der
korrekten Aussprache.
- Ziehen Sie sich so an, als würde Ihnen Ihr Gesprächspartner gegenüber sitzen.
- Machen Sie ein paar Stimmübungen. Aufrechtes Sitzen oder sogar Stehen macht die
Stimme freier und fester, weil Sie besser atmen können. Sie sprechen automatisch
gedrückter, wenn Sie den Hörer zwischen Schulter und Wange klemmen.
- Rufen Sie nur an, wenn Sie sich selbst gut fühlen.
- Hörer nicht zu dicht, nicht zu weit halten.
- Ein angenehmes Gesprächsklima erzeugen; persönliche Atmosphäre schaffen:
- Fragen, ob Ihr Gesprächspartner gerade Zeit hat (wenn er/sie gehetzt ist, haben Sie
wenig Chance auf Erfolg),
- Namen des Gesprächspartners nennen (aber nicht zu oft) -> dadurch schaffen Sie
eine vertraute Situation
- Sprachliche Barrieren berücksichtigen: informieren Sie ihr Gegenüber, wenn Sie
sprachlich unsicher sind z.B. wenn Sie nicht Deutsche/r sind. Fordern Sie Ihr
Gegenüber auf, langsam und deutlich zu sprechen.
- Es ist gut, Worte persönlicher Anerkennung einzubinden: „Danke, dass Sie sich
gemeldet haben“ „Danke, dass Sie sich Zeit genommen haben“ dabei sollten Sie
allerdings nicht übertreiben.
-
Zeigen Sie Interesse am Umfeld Ihres angestrebten Arbeitsplatzes.
Lächeln Sie ab und zu im Gespräch, damit strahlen Sie Freundlichkeit aus.
Fremdwörter / Superlative vermeiden.
Unterbrechen Sie nie abrupt.
Hören Sie genau und aktiv zu.
Artikulieren Sie deutlich, d.h. betonen Sie die Endsilben.
Sprechen Sie in kurzen Sätzen, d.h. gönnen Sie sich Atempausen.
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Die ersten Sekunden entscheiden über Sympathie oder Antipathie, d.h. die Begrüßung ist
sehr wichtig!!
- Gruß (Guten Morgen, guten Tag, guten Abend)
- Eigenen Vor- und Nachnamen nennen (langsam und deutlich gesprochen!)
- Woher Sie kommen (Universität; Ort)
- Ihr Anliegen
- Evtl.: was beinhaltet der letzte Briefwechsel? (für das Nachhaken, falls Sie die
Bewerbung bereits an die entsprechende Person geschickt haben)
Fassen Sie sich kurz!
- nach maximal 3-5 Sätzen und einer Ankerfrage („ist das möglich?“) lassen Sie ihr Gegenüber zu Wort kommen
- dadurch erhalten Sie wichtige Informationen über die Bedürfnisse und die Situation Ihres
Gegenüber (vielleicht ist er oder sie gar nicht der richtige Ansprechpartner oder hat
gerade keine Zeit)
Genauigkeit ist ein weiteres, wichtiges Kriterium für ein erfolgreiches Gespräch:
- gerade, wenn Abmachungen getroffen werden, ist es wichtig, genau mitzuschreiben und
hinzuhören und sich notfalls zu versichern, ob das, was man verstanden hat, stimmt.
- Nachfragen kostet nichts!
- Hören Sie also sehr konzentriert zu
- Haken Sie höflich nach und präzisieren Sie die Absprache, bis beide genau wissen, was
sie voneinander erwarten
An den Abschluss eines Gespräches gehört eine kurze Zusammenfassung.
Falls Sie nicht über die direkte Durchwahl an ihren Gesprächspartner gekommen sind,
fragen Sie nach, ob Sie ihn/sie direkt erreichen können und wie, falls Ihnen nach dem
Gespräch noch Fragen einfallen sollten.
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