Import von Daten im Rechnungswesen

Import von Daten im Rechnungswesen
Bereich: FIBU - Info für Anwender Nr. 1103
Inhaltsverzeichnis
1.
Ziel
2
2.
Voraussetzungen
2
3.
Vorgehensweisen
3
3.1.
Agenda FIBU
3
3.2.
Agenda ANLAG
6
4.
Details
7
4.1.
Daten auf eine andere Mandantennummer übertragen
7
4.2.
DATEV-Archiv-DVD
7
4.3.
Nicht einlesbare Formate
8
4.4.
Textdatei (*.txt)
8
4.5.
XLS-/XLSX-Format: Sachkonten/Personenkonten
10
4.6.
Protokollierung
10
5.
Wichtige Informationen
10
Autor: BAS / 25.10.2016
© 2016 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
Seite 2
Info für Anwender Nr. 1103
1.
Ziel
Sie können diverse Daten (Buchungen, Sachkonten, Personenkonten usw.) in Agenda FIBU und
Agenda ANLAG einlesen. Dabei wird der Importvorgang durch den Dateinamen und das Format der
Importdatei bestimmt.
2.
Voraussetzungen
1. Datei speichern
Wenn Sie die Datei per E-Mail, USB-Stick, CD oder DVD erhalten, muss die Datei vor dem Einlesen
auf dem Rechner gespeichert werden.
2. Dateinamen und Format
Der Dateiname ist das wichtigste Kriterium für die Bestimmung des Importvorgangs.
§ Suchen Sie den Dateinamen in der Liste für Agenda FIBU bzw. ANLAG). Folgen Sie
anschließend dem Funktionsaufruf.
§ Wenn der Dateiname in der Liste nicht aufgeführt ist, bestimmt das Format der Importdatei die
weitere Vorgehensweise.
Tipp
So prüfen Sie das Format der Importdatei (Dateityp):
1. Datei markieren.
2. Rechte Maustaste: Eigenschaften.
3. Endung *.dat entfernen
Wenn DATEV-Buchungsstapel per E-Mail versandt werden, lautet die Dateiendung oftmals »*.dat«.
Um diese Dateien in Agenda FIBU einzulesen, müssen die Dateiendungen im Windows-Explorer
entfernt werden.
1. Datei markieren.
2. Rechte Maustaste: Umbenennen.
3. Die Endung ».dat« entfernen.
Autor: BAS / 25.10.2016
© 2016 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
Seite 3
Info für Anwender Nr. 1103
3.
Vorgehensweisen
3.1.
Agenda FIBU
3.1.1.
Dateien
Folgende Formate können in jedem Mandanten unabhängig von der Mandantennummer eingelesen
werden. Die Dateien werden zusätzlich zu den bestehenden Buchungen eingelesen.
DATEV-Format
Dateiname
Inhalt
EV0001 + ED0001 + ...
(Postversandformat)
Buchungen
Sachkonten
Personenkonten
»FIBU: Transfer | DATEVImport | Assistent«
Nr. 1195
Punkt 3.2
DV0001 + DE0001 + ...
(Postversandformat)
Buchungen
Sachkonten
Personenkonten
»FIBU: Transfer | DATEVImport | Assistent«
Nr. 1195
Punkt 3.2
DTVF_Buchungsstapel.csv
Buchungen
»FIBU: Transfer | DATEVImport | Assistent«
Nr. 1195
Punkt 2.2
DTVF_SKBeschrift.csv
Sachkonten
»FIBU: »Transfer | DATEVImport | Assistent«
Nr. 1195
Punkt 2.1
DTVF_GP_Stamm.csv
Personenkonten
»FIBU: »Transfer | DATEVImport | Assistent«
Nr. 1195
Punkt 2.1
Daten-Archiv-CD
Diverse
Nutzen Sie hierzu die
Anleitung.
Nr. 6076
*.dmt
DATEVDatensicherung
Nr. 1195
*.dvsdrw
DATEV-pro
Datensicherung
Nicht einlesbar. Nutzen Sie
hierzu die Anleitung zur
Datenübernahme aus DATEV
pro.
EXTF_Buchungsstapel.csv
Buchungen
»FIBU: Transfer | DATEVImport | Assistent«
Nr. 1195
Punkt 2.2
EXTF_SKBeschrift.csv
Sachkonten
»FIBU: Transfer | DATEVImport | Assistent«
Nr. 1195
Punkt 2.1.2
EXTF_GP_Stamm.csv
Personenkonten
»FIBU: Transfer | DATEVImport | Assistent«
Nr. 1195
Punkt 2.1.2
Autor: BAS / 25.10.2016
Funktionsaufruf
Hilfe
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Info für Anwender Nr. 1103
CSV-Format bzw. Excel-Format
Format
Inhalt
Funktionsaufruf
Hilfe
xxx.csv
xxx.xls
xxx.xlsx
Buchungen
»FIBU: Transfer | Daten einlesen |
Einlesen Buchungen (Freies Format)«
Nr. 1154
xxx.csv
Sachkonten
»FIBU: Transfer | Daten einlesen |
Einlesen Sachkonten«
Nr. 1154
xxx.csv
Personenkonten
»FIBU: Transfer | Daten einlesen |
Einlesen Personenkonten«
Nr. 1154
xxx.xls
xxx.xlsx
Sachkonten
Personenkonten
Nicht einlesbar. Ändern Sie den
Dateityp.
XLS/XLSX
Agenda-Format
Format
Inhalt
Funktionsaufruf
xxx.agf
Buchungen
»FIBU: Transfer | Daten einlesen | Einlesen
Buchungen (Freies Format)«
xxx.agf
Sachkonten
»FIBU: Transfer | Daten einlesen | Einlesen
Sachkonten«
xxx.agf
Personenkonten
»FIBU: Transfer | Daten einlesen | Einlesen
Personenkonten«
Sonstige Formate
Format
Hinweis
*.txt
siehe: Textdatei (*.txt)
*.azi
siehe: Sicherungen
*.ssi
siehe: Nr. 0550
Autor: BAS / 25.10.2016
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Info für Anwender Nr. 1103
3.1.2.
Sicherungen
Achtung
Die Datensicherung enthält feste Kanzlei- und Mandantennummern:
Kxxxxxx (= Kanzlei)
Mxxxxxx (= Mandant)
Die Nummern können nicht verändert werden. Die unter diesen Kanzlei- und
Mandantennummern gespeicherten Daten werden beim Einlesen der Datensicherung
überschrieben.
Format
Inhalt
für
Zeitraum
Anleitung
FIBUKxxxxxxMxxxxxxyyyy.AZI
Mandantendaten
einen
+ Buchungen
Mandanten
+ Sachkonten
+ Personenkonten
+ ggf. Anlag
ein oder
mehrere Jahre
»Tools |
Datenbestand
einlesen«
FIBUyyy.AZI
(FIBU Komplettsicherung)
Mandantendaten
mehrere
+ Buchungen
Mandanten
+ Sachkonten
+ Personenkonten
+ ggf. Anlag
ein oder
mehrere Jahre
»Tools |
Datenbestand
einlesen«
Im Register »Optionen« wird festgelegt, welche zentralen Daten und Mandantendaten eingelesen
werden sollen.
Empfehlung
Für das Einlesen von Datensicherungen ist bereits ein Standard vorbelegt. Wir empfehlen, diese
Einstellungen beizubehalten. Der Standard ist so eingestellt, dass die zentralen Stammdaten im
Zielverzeichnis nicht überschrieben werden (z. B. Kanzleidaten). Geänderte Einstellungen werden
benutzerbezogen gespeichert und beim nächsten Aufruf der Funktion wieder vorgeschlagen. Die
Optionen sollten deshalb vor dem Einlesen einer Datensicherung geprüft werden.
Tipp
Sie können eine Datensicherung auch auf eine andere Mandantennummer übertragen.
Autor: BAS / 25.10.2016
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Info für Anwender Nr. 1103
3.2.
Agenda ANLAG
3.2.1.
Dateien
Diese Dateien werden zusätzlich zu den bestehenden Anlagegütern eingelesen.
Folgende Formate sind in jedem Mandanten (unabhängig von der Mandantennummer) einlesbar:
Format
3.2.2.
Funktionsaufruf
Hilfe
xxx.xls
»Transfer | Daten einlesen | Excel
Import«
Nr. 2108
Inventarverzeichnis.xls
»Transfer | Daten einlesen | DATEV pro
Import«
Nr. 2105
Sicherungen
Sicherungen im Anlagevermögen entstehen über folgende Wege:
§ Sicherung in FIBU mit Option ANLAG
§ Sicherung in ANLAG
Beide Sicherungen haben dieselbe Bezeichnung, z. B. FIBUKxxxx1Mxxxx1.azi.
Hinweis
Falls Fibu-Daten in der Sicherung enthalten sind, werden diese nur eingelesen, wenn noch keine
FIBU existiert. Eine bestehende FIBU wird nicht überschrieben.
Format
Inhalt
für
FIBUKxxxxxxMxxxxxx.AZI
(Mandantensicherung)
Mandantendaten
Anlagevermögen
einen
Mandanten
»Tools | Datenbestand
einlesen«
FIBUxxx.AZI
(Komplettsicherung)
Mandantendaten
Anlagevermögen
mehrere
Mandanten
»Tools | Datenbestand
einlesen«
Autor: BAS / 25.10.2016
Anleitung
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Info für Anwender Nr. 1103
4.
Details
4.1.
Daten auf eine andere Mandantennummer übertragen
Datensicherungen aus Agenda FIBU und ANLAG enthalten im Dateinamen immer eine feste Kanzleiund Mandantennummer. Beide Nummern können nicht verändert werden.
Dateiname
Kanzlei
Mandant
Lfd. Nummer der Sicherung
FIBUK00001M000015002.azi
1
15
2
FIBU004.azi
Alle Kanzleien Alle Mandanten
4
Um diese Daten von der ursprünglichen Kanzlei- und Mandantennummer auf eine andere Nummer zu
übertragen, gibt es zwei Möglichkeiten.
Möglichkeit 1 Im auslesenden System
Ursprünglichen Mandanten auf die neue gewünschte Mandantennummer kopieren. Anschließend
Datensicherung mit der neuen Mandantennummer erstellen.
Möglichkeit 2 Im einlesenden System
Mandant mit der Mandantennummer der Datensicherung einlesen (Achtung: entsprechende
Mandantennummer muss frei sein). Anschließend auf die gewünschte Mandantennummer kopieren.
4.2.
DATEV-Archiv-DVD
Nr. 6076 DATEV Pro: Datenübernahme DATEV-Archiv-DVD
Autor: BAS / 25.10.2016
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Info für Anwender Nr. 1103
4.3.
4.4.
Nicht einlesbare Formate
Format
Beschreibung
*.dmt
DATEV-Datensicherung
*.DVRSW
DATEV-pro-Datensicherung
AGC_MAN.csv
AGF_ABR.csv
AGF_ADRE.csv
...
gdpdu-00-00-0000.dtd
indes.xml
GDPdU-Daten
Textdatei (*.txt)
In Textdateien sind die Textfelder durch Trennzeichen getrennt. Häufige Trennzeichen sind Semikolon,
Komma oder Tabulator.
1. Trennzeichen ermitteln
Öffnen Sie die Datei mit einem Texteditor, um das Trennzeichen zu ermitteln:
1. Rechtsklick auf die Datei.
2. Datei über Kontextmenü mit Editor öffnen.
2. *.txt mit Trennzeichen Semikolon
Eine *.txt-Datei kann eingelesen werden, wenn als Trennzeichen Semikolon (;) verwendet wurde:
»Transfer | Daten einlesen | Einlesen Buchungen (Freies Format)«
»Transfer | Daten einlesen | Einlesen Sachkonten«
»Transfer | Daten einlesen | Einlesen Personenkonten«
Autor: BAS / 25.10.2016
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Info für Anwender Nr. 1103
3. *.txt mit anderen Trennzeichen, z. B. Komma oder Tabstopps
Falls ein anderes Trennzeichen vorhanden ist, kann die Datei umgewandelt werden.
1. Microsoft Excel (ohne Datei) öffnen.
2. Über
»Datei | Öffnen« die *.txt (Textdatei) auswählen.
3. Textkonvertierungs-Assistent: Option <Getrennt> wählen + <Weiter>.
5. Trennzeichen wählen.
Datenvorschau zeigt die Trennung. Dabei müssen die Werte in den einzelnen Spalten angezeigt
werden.
6. <Fertig stellen> + Datei speichern.
Autor: BAS / 25.10.2016
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Info für Anwender Nr. 1103
4.5.
XLS-/XLSX-Format: Sachkonten/Personenkonten
Dateien können im XLS- bzw. XLSX-Format nicht importiert werden. Die Dateien sind im CSV-Format
erneut zu speichern.
XLS-/XLSX-Format im CSV-Format speichern
1. Datei per Doppelklick öffnen.
Es öffnet sich Microsoft Excel.
2.
»Datei | Speichern unter«.
3. Dateiname:
Dateityp:
kann beibehalten werden.
»CSV-Trennzeichen getrennt« auswählen.
4. Klick auf Schaltfläche <Speichern>.
5. Datei gemäß Abschnitt CSV-Format bzw. Excel-Format importieren.
4.6.
Protokollierung
»Auswertungen | GoBD-Protokolle | Import«
Jeder Import wird im Protokoll dargestellt:
§ Buchungen
§ Sachkonten
§ Personenkonten
§ Kostenstellen
§ Kost-Buchungen
§ Kontoauszüge/BANK ONLINE
§ KASSENBUCH ONLINE
5.
Wichtige Informationen
Nr. 1104 Export von Daten im Rechnungswesen
Nr. 1250 GoBD in Agenda FIBU
Autor: BAS / 25.10.2016
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