- Sekretärinnen SERVICE

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Ausgabe 15/2004
Sekretärinnen
SERVICE
Editorial
Erfolgsideen für Büromanagement und Chefassistenz · www.gwi.de
Karriere
Auslaufmodell Führungskraft:
Neue Chefs braucht das Land ...
haben Sie schon einmal den Begriff
„Employability“ gehört? Wenn nicht,
wird er Ihnen in Zukunft sicher noch
öfter begegnen. Aber suchen Sie
nicht im Lexikon, es handelt sich
dabei um eine Eigenschöpfung der
Management-Literatur, die sich von
„employment“ = „Beschäftigung“
ableitet und so viel bedeutet wie
„Beschäftigungsfähigkeit“. Nur wer
genügend „Employability“ aufweist,
ist heute für den Arbeitsmarkt
attraktiv. Was heißt das konkret? Sie
müssen bereit sein, sich forwährend
in Ihrem Beruf weiterzubilden und
dürfen sich nicht auf Ihren einmal
erworbenen Fähigkeiten ausruhen.
Dazu gehört, dass Sie ständig beobachten, was sich in Ihrem Job ändert
und Ihre Kenntnisse den neuen Gegebenheiten anpassen. Dazu gehört
auch, dass Sie sich mit der veränderten Rolle der „neuen Chefs“ auseinandersetzen, über die wir im Beitrag
auf dieser Seite berichten.
Einen erfolgreichen Tag wünscht
Chefs als Architekten
Führungskräfte sollten durch ihr Beispiel
im Unternehmen eine Kultur des Entwickelns und Sich-Veränderns aufbauen.
Nur so verankert sich das Bewusstsein,
dass Lernen mit Erfolg und Anerkennung
verbunden ist auch bei den Mitarbeitern.
Nutzen Sie Ihr
Internet-Archiv:
www.gwi.de/office
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leader
München, 8. August 2004 · s-s
Die neuen Chefs sind offen für Veränderungen und verstehen stetigen Wandel als
Normalität. Sie ermutigen zur Übernahme
von Risiken. Sie denken bereichsübergreifend, d. h. sie sind auch in schwierigen Zeiten in der Lage, eine übergeordnete Perspektive bei der Analyse von Problemen
einzunehmen.
Chefs als einfühlsame Leader
Sie haben Verständnis dafür, wie Kunden
(dazu gehören auch die Mitarbeiter)
denken. Vor allem besitzen sie eine Distanz zur eigenen Machtposition.
Chefs als innovative Antreiber
Sie verbinden verschiedene Konzepte der
Innovation miteinander und fördern sie
innerbetrieblich. Eine Voraussetzung dafür
ist, dass sie ein neugieriges Unternehmen
erzeugen, das fantasievoll und rasch auf
Kundenwünsche eingeht und dabei den
üblichen Rahmen sprengt, um etwas Besonderes zu schaffen. Chefs müssen eine
große Rollenflexibilität aufweisen, um diesen Anforderungen gerecht zu werden.
Die neuen Chefs erzeugen Begeisterung
für Unternemen und Ziele und binden Mitarbeiter so ans Unternehmen. Sie fordern
Leistungen und fördern gleichermaßen.
Sie tolerieren Fehler und Misserfolge und
kommunizieren sie als Lernchance, gleichzeitig nehmen sie Feedback von anderen
vorbehaltlos an. Bei notwendigen Veränderungsprozessen verstehen Sie sich als
Moderator, der seinem Team hilft und
nicht als Führer, der anordnet.
2 Arbeitstechnik
4 Kommunikation
So setzen Sie Notizen effektiv ein
Heidrun Polegek, Redaktion
Chefs als Visionäre
2 Nachgefragt
Wie empfange ich Besucher richtig?
2 Faxabruf/Download
So finden Sie am Telefon die richtigen
Worte
4 Fitness
Zwei Tipps gegen Rückenschmerzen
Probleme mit Kollegen
3 Chefassistenz
Wie Sie Redner professionell
einführen
PC-TopTipp dieser Ausgabe:
Word: Symbolleiste mit eigenen
Formatvorlagen erstellen
www.gwi.de
Topthemen
Liebe Leserin, lieber Leser,
„Der klassische Vorgesetzte ist ein Auslaufmodell“, diese These vertritt die
Unternehmensberaterin Dr. Angelika
Hamann. Sie weist darauf hin: „Chefs
dürfen nicht nur als produktive Macher,
sondern müssen auch als ‘leader-learner’ fungieren.“
Sekretärinnen
SERVICE
Arbeitstechnik
Office-News
So setzen Sie Notizen effektiv ein
„Sekretärinnen“ jetzt
in München
Die Versuchung ist groß, vor allem wenn
es schnell gehen muss, den nächstbesten
Zettel zu nehmen, um eine Information
darauf sozusagen zwischenzulagern.
Trotzdem sollten Sie ihr widerstehen,
selbst wenn die nervende Kollegin neben
Ihnen schon Hektik verbreitet.
Führen Sie ein konsequentes
Notizsystem ein
■ Notizen, die sich auf laufende Vorgänge beziehen, übertragen Sie zusätzlich auf in diesem Fall wirklich sinnvolle
Notizblätter und legen sie gleich bei den
Vorgängen ab, zu denen sie gehören. So
haben Sie die Infos immer noch in Ihrem
Notizbuch, wenn mal ein Zettel verloren
geht oder aus der Mappe entfernt wird.
■ Am Abend sollte keine offene Notiz
mehr auf Ihrem Tagesblatt stehen. Alles
ist entweder erledigt oder in Aufgabenmappen übertragen worden.
■ Vollgeschriebene Notizbücher sollten
Sie aufbewahren, da sie Infos enthalten,
die Sie eventuell mal wieder brauchen
können.
Auch wenn es hoch hergeht, sollten Sie
bei einem konsequenten Notizsystem
bleiben, das so aussehen könnte:
Ein praktisches Beispiel
■ Alle Informationen, die Sie nicht
gleich am PC weiterverarbeiten können,
notieren Sie in einem A4-Merkbuch oder
auf einem A4-Notizblock. Beginnen Sie
jeden Morgen mit einer neuen Seite. Vermerken Sie dort jeweils das aktuelle
Datum. Notizen, die sich erledigt haben,
streichen Sie durch oder haken Sie ab.
Ein Geschäftspartner ruft an, weil er
einen Termin nicht einhalten kann. Ihr
Chef ist nicht erreichbar. Sie notieren das
im Merkbuch, legen dann eine Notiz in
die Mappe, in der Sie die Infos für Ihren
Chef sammeln, und ändern den Termin
im Terminkalender. Ist der Chef informiert, streichen Sie den Eintrag.
Wie empfange ich Besucher richtig?
Antwort der Redaktion
Auf dem Weg durchs Haus: Normalerweise geht man nebeneinander. Auf engen Gängen lassen Sie grundsätzlich
Gästen den Vortritt. Ist der Gast zum
ersten Mal in Ihrem Haus und er kennt
sich nicht aus, gehen Sie voran mit einer
Bemerkung wie „Darf ich vorausgehen,
um Ihnen den Weg zu zeigen?“. Beim
gemeinsamen Gang durch die Firma
geht der Gast rechts vom Gastgeber.
2 München,8.August 2004 · s-s
Kaffee kochen, Akten wälzen und Frühstücks-, Mittags-, Kaffeepause – hat das
Leben von Sekretärinnen nicht mehr zu
bieten? Durchaus! Franz Wittenbrink hat
mit seiner Musikrevue eine Hommage
an diesen Berufsstand geschaffen. Mit
Schlagern, Chansons und Evergreens
wird das Großraumbüro zum Tollhaus
und der Bürobote – das einzig männliche
Wesen weit und breit – gar zum Götterboten…
Noch bis zum 4. September ist das
Stück täglich ab 20 Uhr in der Komödie
zu sehen. Telefonische Kartenreservierung unter 089 292819 / 29161633.
Wir verlosen 10 Eintrittskarten für
eine Vorstellung von Sekretärinnen:
Schicken Sie eine E-Mail an sonja.
[email protected] und beantworten Sie
uns folgende Frage: In welchen Städten
haben die Sekretärinnen schon getanzt?
Probleme mit
Kollegen
Nachgefragt
Leserfrage: Ich möchte wissen, wie
man Besucher richtig behandelt. Konkret: Wie halte ich die Tür auf, wer
geht vor, wie weise ich den Weg?“
Seit 1995 ist Sekretärinnen von Hamburg bis Berlin ein gefeiertes Kultstück. Jetzt läuft es in der Komödie
im Bayerischen Hof in München.
Auf der Treppe: Hier gilt das Gleiche
wie auf dem Weg durchs Haus. Auch als
Frau können Sie vorausgehen.
An der Tür: Sie öffnen die Tür, halten sie
für den Gast offen und lassen ihn zuerst
hindurchgehen.
Im Fahrstuhl: Der Gast betritt und verlässt den Fahrstuhl zuerst.
Beim Verlassen des Hauses: Der Gastgeber öffnet die Tür des Seminarraums
oder Büros, lässt den Gast zuerst hindurchgehen, geleitet ihn dann bis zum
Ausgang und wartet dort, bis er mit dem
Auto abfährt.
Nichts kann mehr zermürben als
der tägliche Kleinkrieg mit einer
Kollegin oder einem Kollegen,
die/der einem das Leben schwer
machen will.
Faxabruf/Download
Wenn Sie eine unübersichtliche Zettelwirtschaft verhindern wollen, sollten Sie
Notizen vermeiden. Auf die Schnelle auf
irgendeinem Blatt vermerkt, verschwinden die Info meist in der Versenkung.
Im Download „Kollegen“ geben
wir Ihnen das Rüstzeug, um derartige Konfliktsituationen in Zukunft
zu lösen. Sie können ihn kostenlos unter
www.gwi.de/office bei Downloads ➜Büro
& Kommunikation herunterladen oder
unter der Faxnr. 88761-507* abrufen
(Service-Hotline 01805 992277261*).
Ihre aktuellen Zugangsdaten für unseren Downloadbereich finden Sie im
Kasten auf Seite 1 unten links.
*12 Cent/Min.
www.gwi.de
Sekretärinnen
SERVICE
Recht im Office
Chefassistenz
Fax und E-Mail nicht
beweiskräftig
Wie Sie Redner professionell einführen
Wichtige Dokumente sollten Sie nicht
per Fax oder E-Mail versenden, denn
die Ansprüche an die Rechtswirksamkeit dieser Übertragungsformen sind
in der Praxis kaum einzuhalten.
Rechnungen und andere Mitteilungen
könnten heute zwar theoretisch auch
rechtskräftig elektronisch versandt werden, allerdings werden sie vor Gericht
nur selten als Beweismittel anerkannt.
Voraussetzung dafür wäre eine rechtsgültige digitale Signatur. Dieses Verfahren
hat sich aber bisher kaum durchgesetzt.
Das Bundesfinanzministerium weist
darüber hinaus darauf hin, dass Rechnungen sowohl beim Absender als auch
beim Empfänger in Papierform vorliegen müssen. Das können Sie beim Empfänger aber nicht kontrollieren. Es lässt
sich außerdem kaum nachweisen, dass
eine Mitteilung überhaupt beim Empfänger angekommen ist und auch
inhaltliche Manipulationen sind in
E-Mails leicht durchzuführen.
Sie sollten also nach wie vor wichtige
Dokumente per Post als Einschreiben/
Rückschein verschicken.
Infos zur digitalen Signatur finden Sie
unter: www.begin.de/deutsch/know/
recht/digital/elektrunter.htm.
Die Art und Weise, wie bei Meetings
oder Veranstaltungen Referenten vorgestellt werden, hat großen Einfluss
auf den Erfolg einer Rede.
Egal ob Sie einen Gastredner oder einen
Redner aus dem eigenen Hause vorstellen, Sie sollten dieser Einführung viel
Aufmerksamkeit widmen.
■
■
sich aus? Welche Qualitfikationen
hat er? Wie wirkt er?
Informieren Sie sich über das Thema des Vortrags und dessen Hintergründe und warum gerade diese
Person geeignet ist, darüber zu
sprechen.
Überlegen Sie sich, worauf sich die
Zuhörer freuen können. Was erwartet sie?
Ebnen Sie dem Redner den Weg
Wenn Ihre Einleitung professionell vorbereitet ist, schlagen Sie zwei Fliegen
mit einer Klappe: Sie erzeugen im Plenum eine positive Stimmung dem Referenten gegenüber und ebnen ihm so den
Boden für eine gute Rede. Außerdem
können Sie schon auf kleine inhaltliche
Highlights hinweisen und das Publikum
in gespannte Erwartung versetzen.
So bauen Sie eine gelungene
Einführung eines Redners auf
■
■
■
■
Sammeln Sie Informationen
■
■
Damit Sie einen Redner angemessen
einführen können, müssen Sie wissen,
mit wem Sie es zu tun haben. Bitten
Sie also ihn oder seine Assistentin
vorab um eine kleine Biografie.
Überlegen Sie sich eine Charakterisierung des Redners. Was ist er für
ein Mensch? Wodurch zeichnet er
■
Kurze Begrüßung und (ganz kurze)
Vorstellung der eigenen Person.
Überleitung zum Thema, ohne dabei
schon die Inhalte des Vortrags vorwegzunehmen.
Namensnennung des Referenten
(„Ich freue mich, Ihnen ...“).
Nähere Informationen zum Redner:
Funktion, Biografie, Persönlichkeit,
Qualifikation, Bezug zum Thema.
Kurzer Ausblick auf den Vortrag („Es
erwartet Sie ...“, „Ich garantiere
Ihnen ...“, „Freuen Sie sich auf ...“)
Tipp: Sie sollten diese Hinweise natürlich
auch anwenden, wenn Ihr Chef einen
Gastreferenten vorstellen muss und Sie
ihm bei der Vorbereitung assistieren.
GWI-Premiumser vice
Die Anforderungen, die das Bundesfinanzministerium an elektronisch übermittelte Rechnungen stellt, finden Sie
im Download „Rechnungen“, den Sie
kostenlos unter www.gwi. de/office bei
Downloads ➜ Büro & Kommunikation
herunterladen können. Ihre aktuellen
Zugangsdaten stehen auf Seite 1 im
Kasten links unten.
Zitat
Es ist närrisch, heute unglücklich zu sein,
nur weil du es in der Zukunft vielleicht einmal sein wirst.
Seneca, römischer Philosoph, Staatsmann und Dichter, 4 v. Chr. bis 65 n. Chr.
www.gwi.de
München,8.August 2004 · s-s
3
Sekretärinnen
SERVICE
Gedanken zum Schluss
Kommunikation
So finden Sie am Telefon
die richtigen Worte
Gerade weil der persönliche Kontakt fehlt, ist die Wortwahl beim Telefonieren so
wichtig, denn unpassende oder negative Äußerungen können nicht durch eine positive Körpersprache ausgeglichen werden.
Vermeiden Sie diese Formulierungen:
Ich muss Sie leider mit ... verbinden.
Bei mir sind Sie aber (leider) falsch.
Ich bin da im Moment überfragt.
Sagen Sie besser:
Ich verbinde Sie gerne mit ...
Ich verbinde Sie gleich mit Frau Y ...
Ich kümmere mich um die Sache und
melde mich so schnell wie möglich.
Herr X wird Sie gleich morgen früh
anrufen.
Ich kümmere mich gleich darum und
melde mich dann bei Ihnen.
Ich habe mich wohl falsch ausgedrückt.
Wie ist Ihr Name?
Ich schlage vor, dass wir das Problem
so lösen ...
Wann kann ich Sie anrufen?
Herr X ist heute nicht mehr zu sprechen.
Ich bin gerade nicht an meinem Platz.
Sie haben mich falsch verstanden.
Wie war noch Ihr Name?
Das ist nicht meine Schuld.
Kann ich Sie zurückrufen?
Fitness
Zwei Tipps gegen Rückenschmerzen
Neues Bewegungstraining
Gesunder Bürostuhl „Swopper“
„Moving“ ist ein Bewegungstraining, das
Sie während Ihrer Arbeit durchführen
können. Beispiel: Legen Sie die Arme auf
die Oberschenkel und lassen Sie Kopf,
Schultern und Oberkörper langsam in
dieser Reihenfolge herabsinken. Richten
Sie sich aus diesem Katzenbuckel in umgekehrter Reihenfolge Wirbel für Wirbel
wieder auf. Übung mehrmals wiederholen.
Mit dem „Swopper“ bringen Sie Bewegung in Ihr Büroleben. Dieser Stuhl ist
einem großen Gymnastikball nachempfunden. Er ist in alle Richtungen beweglich
und ermöglicht so dynamisches Sitzen.
Sie trainieren Ihre Rückenmuskulatur
sozusagen im Sitzen. Mediziner bestätigen die positiven Auswirkungen des
Swopper auf Muskulatur, Bandscheiben,
Gelenke und Venen. Darüber hinaus
macht das Sitzen auf ihm wirklich Spaß.
In Ihrer nächsten Ausgabe
➜ www.moving.de
➜ ww.w.br-online.de/umwelt-gesundheit/
thema/ruecken/index.xml
➜ www.aeris.de
Sekretärinnen
SERVICE 16/2004
Karriere
In sechs Schritten zum Traumjob
Faxabruf/Download
Das ABC der VIP-Betreuung
Kommunikation
Wie Sie sich für Fehler elegant entschuldigen
4 München,8.August 2004 · s-s
Sagen Sie,
was Sie denken
Warum fällt es vielen Frauen so
schwer, jemandem zu sagen, dass er
im Unrecht ist?
Untersuchungen zeigen immer wieder,
dass besonderes Frauen damit Probleme haben, in Gesprächen eindeutig
Stellung zu beziehen. Noch schwieriger
ist das, wenn es sich beim Gegenüber
um einen Vorgesetzten handelt. Grund
dafür ist sicher die eher auf Ausgleich
und Harmonie ausgerichtete Erziehung,
die Mädchen selbst heute noch
erhalten. Auch der Wunsch, akzeptiert
zu werden, spielt eine Rolle nach dem
Motto „Wenn ich Kritik übe, sieht mich
mein Gegenüber in einem negativen
Licht.“ Schluss damit! Sie sollten es ab
sofort klar sagen, wenn jemand im
Unrecht ist. Wenn Sie das richtig tun,
geht das ganz ohne Gesichtsverlust für
den anderen:
1. Stellen Sie zuerst Positives heraus:
„Ich finde, Sie haben da einen interessanten Punkt angesprochen ...“
2. Nun weisen Sie darauf hin, wo der
andere falsch liegt: „Das wäre eine
gute Idee/ein guter Einwurf, wenn
nicht.../ aber diese Tatsachen sprechen dagegen: ...“
3. Stellen Sie Harmonie her: „Können
Sie da mit mir übereinstimmen?“
„Geben Sie mir in diesem Punkt
Recht?“
Sekretärinnen SERVICE.
Erfolgsideen für Büromanagement und
Chefassistenz
Herausgeber: GWI Gesellschaft für
Wirtschaftsinformation GmbH & Co. OHG,
Kapuzinerstraße 9, 80337 München
Tel.: 089 231103-0, Fax: 089 231103-50
Internet: www.gwi.de/office
Geschäftsführung: Renate Dempfle, Lutz Bandte
Verlagsleitung: Diplom-Volkswirt Oliver Bresch
Chefredaktion (V.i.S.d.P.):
Rechtsanwältin Dr. Stephanie Kaufmann
Redaktion: Dipl.-Kffr. Heidrun Polegek
Rechtsanwältin Sonja Althoff
Der Inhalt dieses Briefes dient nur zur Information des
Empfängers. Alle Informationen nach bestem Wissen,
jedoch ohne Gewähr. Wiedergabe – auch auszugsweise – nur mit schriftlicher Einwilligung des Herausgebers. Erscheinungsweise zweimal im Monat.
www.gwi.de