Anleitung zum wissenschaftlichen Arbeiten mit Word

Anleitung
zum wissenschaftlichen
Arbeiten mit Word
(meist Word XP, bei älteren Versionen aber nur
wenig anders)
von Jan Frähmcke
(mit Ergänzungen zu Word 2007 von Larissa Bieritz)
1 Einleitung
2
1
Einleitung............................................................................................................. 2
2
Die ersten Schritte ............................................................................................... 3
3
4
2.1
Gliederung.................................................................................................... 3
2.2
Inhaltsverzeichnis ......................................................................................... 4
2.3
Kopfzeilen .................................................................................................... 4
2.4
Arbeiten mit Formatvorlagen ........................................................................ 5
2.5
Kapitelname und Nummer in Kopfzeile ........................................................ 5
Nummerierungen von Abbildungen usw. ............................................................. 7
3.1
Abbildungen ................................................................................................. 7
3.2
Tabellen ....................................................................................................... 8
3.3
Gleichungen ................................................................................................. 8
3.4
Verweise auf Nummerierte Elemente ......................................................... 10
Nützliche Tipps und Short-Cuts ......................................................................... 10
4.1
Strg+A, F9 .................................................................................................. 10
4.2
Geschützte Leerzeichen ............................................................................. 10
4.3
Geschützte Bindestriche ............................................................................ 10
4.4
Bedingte Bindestriche ................................................................................ 11
4.5
Kleine Leerzeichen ..................................................................................... 11
4.6
Zeilenumbruch............................................................................................ 11
4.7
Erzwungener Seitenumbruch ..................................................................... 11
4.8
Formatierungs-Short-Cuts .......................................................................... 11
4.9
Sonderzeichen einfügen ............................................................................. 12
5
Origin-Tricks ...................................................................................................... 13
6
Schlusswort ....................................................................................................... 14
1 Einleitung
Die Geschichte von wissenschaftlichen Arbeiten ist eine Geschichte voller
Missverständnisse. Generationen von Studierenden und Assistenten haben sich mit
uneinheitlich formatierten Protokollen abgemüht. Diese Arbeit soll den Anfang zu
einem friedlichen Miteinander von Studierenden und Assistenten setzen, indem
einheitliche Standards gesetzt werden und Tipps zur effizienten Nutzung von Word
die Arbeit am Protokoll erleichtert.
2 Die ersten Schritte
Die folgenden Unterkapitel erklären den Einstieg in das Arbeiten. Am Ende dieses
Kapitels sollte eine bis auf Inhaltsverzeichnis, Kapitelüberschriften und Kopfzeilen
leere Datei entstanden sein, die als Vorlage für alle Protokolle dienen kann. Man
muss die folgenden Schritte also nur einmal durchführen.
2.1 Gliederung
Bei Protokollen oder sonstigen Arbeiten mit mehr als fünf Seiten bzw. drei Kapiteln
bietet sich eine Gliederung der Arbeit zu Beginn des Schreibens an. Dazu erstellt
man eine neue Word-Datei wechselt über Ansicht/Gliederung zur Gliederungsansicht, wo man seine geplanten Kapitelüberschriften zeilenweise eingibt.
Nachträgliches Hinzufügen ist sehr einfach, sodass "Einleitung", "Hauptteil",
"Schluss" auch schon erstmal reicht.
Alle eingegebenen Überschriften markiert man, und wählt nach Rechtsklick auf die
Markierung Nummerierung und Aufzählungszeichen. Im erscheinenden Dialogfeld
wählt man das Blatt Gliederung und aus der unteren Reihe der angebotenen
Vorlagen die zweite von links. Damit hat man nun zugleich auch festgelegt, dass
Unterkapitel als 1.1 usw. nummeriert werden und die Überschriften entsprechend
den Formatvorlagen (siehe Seite 5) formatiert sind.
In der Gliederungsansicht haben nun die Kapitelüberschriften die Nummern 1, 2, 3…
Um ein neues Kapitel einzufügen, setzt man hinter eine Überschrift einfach ein
[Enter] und das nächste Kapitel wird generiert.
Um Unterkapitel zu erstellen, erzeugt man ein neues Kapitel und kann dieses durch
horizontales Verschieben des Symbols vor der Kapitelnummer dieses um eine
gewünschte Anzahl von Ebenen verschieben.
Word 2007:
1. Überschriften wie gehabt zeilenweise aufschreiben
2. Markieren und folgendes zuweisen
a. auf Start einen Überschriftentyp (wohl erst einmal „Überschrift 1“)
b. durch Rechtsklick einen Nummerierungstyp
3. Für Unterkapitel Start/ Liste mit mehreren Ebenen auswählen
4. Für die jeweiligen Unterkapitel hat Word die Überschriften 2-∞ schon angepasst und
brauchen bei Bedarf nur noch ausgewählt werden
2 Die ersten Schritte
4
Anmerkung: Die Überschriften können durch Rechtsklick auf dieselbigen beliebig
geändert werden (Listeneinzug, Farbe etc)
2.2 Inhaltsverzeichnis
Nach der Erstellung einer Gliederung ist die Erstellung eines Inhaltsverzeichnisses
ein Klacks. An der Stelle, wo das Inhaltsverzeichnis hingehört, einfach bei
Einfügen/Referenzen/Index und Verzeichnisse das Blatt Inhaltverzeichnis auswählen
und mit OK bestätigen. Nach dem Hinzufügen neuer Kapitel oder Veränderung der
Seitenzahlen muss das Inhaltsverzeichnis aktualisiert werden. Dies geschieht durch
markieren und die F9-Taste.
Word 2007:
Hier
findet
man
das
Inhaltsverzeichnis
unter
Verweise.
Unter
Inhaltsverzeichnis/Inhaltsv. einfügen kann man wie zuvor handeln. Zusätzlich sind
Vorlagen dazugekommen. Diese kann man einfach auswählen und durch
Doppelklick und Tabelle aktualisieren, tja, halt aktualisieren.
2.3 Kopfzeilen
Die Kopfzeile sollte je nach Art des Protokolls/der Arbeit folgende Dinge enthalten:
Gruppennummer
Name(n)
Seitenzahlen (evtl. 5/34 oder 5 von 34)
Datum
Überschrift
des
Protokolls
(z.B.
"Protokoll
zum
Versuch
14
-
Reaktionskalorimetrie")
bei größeren Arbeiten Kapitelüberschriften
In die Kopfzeilenansicht wechselt man über Ansicht/Kopf- und Fußzeile. Hier kann
man über die sich öffnende Symbolleiste die Seitenzahl automatisch einfügen und
Formatierungen vornehmen. Mit der Schaltfläche Schließen gelangt man zurück zur
Normalansicht.
Sollen innerhalb des Dokumentes unterschiedliche Kopfzeilen erscheinen (z.B. wg.
Kapitelüberschriften,
Kapitel 2.5),
so
empfiehlt
es
sich,
im
Dokument
Abschnittswechsel (Einfügen/Manueller Wechsel) einzufügen und die Schaltfläche
Verknüpfung zum Vorherigen in der Kopfzeilenansicht zu deaktivieren, um im jedem
Abschnitt eine individuelle Kopfzeile zu haben.
2 Die ersten Schritte
5
Damit auf der ersten Seite keine Kopfzeile erscheint, muss man über Datei/Seite
einrichten/Layout
die
Option
Erste
Seite
anders
aktivieren
und
in
der
Kopfzeilenansicht die Kopfzeile der ersten Seite löschen. Dafür bietet es sich an, in
jedem Abschnitt mindestens eine leere Seite einzufügen ([Strg]+[Enter] fügt
Seitenumbruch ein), um die richtige Anzeige der Kopfzeilen in den verschiedenen
Absätzen zu überprüfen.
Word 2007:
Unter Einfügen/Kopfzeile/Kopfzeile bearbeiten gelangt man zum Bearbeitungsmenü.
Unterschiedliche Kopfzeilen lassen sich eingeben, wenn man die Seiten in
Abschnitte (Seitenlayout/Umbrüche/Abschnittswechsel) eingeteilt hat und man nach
Klicken auf Mit vorheriger verknüpfen den gewünschten Namen eingibt.
TIPP: Will man die Seitenzahl mit in der Kopfzeile angezeigt haben, sollte man
Seitenzahl einfügen statt Kopfzeile - so lässt sich noch der gewünschte Text
eingeben, andersherum leider bisher nicht…
2.4 Arbeiten mit Formatvorlagen
Um
die
gewünschten
Formatierungen
des Textes (Schriftart,
Schriftgröße,
Ausrichtung, Zeilenabstand) von vorneherein festzulegen und nicht auf jeden Absatz
neu anwenden zu müssen, bietet es sich an, mit Formatvorlagen zu arbeiten. Die
Überschriften haben schon eine Formatvorlage ("Überschrift 1", "Überschrift 2",
usw.). Der normale Text ist als "Standard" definiert.
Um die Formatierungen in einer Formatvorlage zu ändern, wählt man im Dialogfeld
Format/Formatvorlagen bei der entsprechenden Ändern aus, und stellt die
gewünschten Formatierungen ein.
Eigentlich immer sollte für normalen Text Schriftgröße 12, Blocksatz und 1,5-facher
Zeilenabstand eingestellt sein. Ein Abstand von 6 pt nach jedem Absatz ist
empfehlenswert.
Word 2007:
Ist vom Prinzip her genauso, nur dass alles übersichtlich(er) unter Start zu finden ist.
Ein Rechtsklick führt zum gewünschten Punkt Ändern.
2.5 Kapitelname und Nummer in Kopfzeile
Bestehende Kopfzeilen können auch durch Doppelklick angesteuert werden. Beim
mittleren Tabulator sollten zwei Felder eingefügt werden (Einfügen/Feld). Feldname
ist beide Male StyleRef. Der auszuwählende Formatvorlagenname ist Überschrift 1
oder 2, je nachdem, ob nur die Hauptüberschriften erscheinen sollen oder die zweite
2 Die ersten Schritte
6
Ebene auch noch. Das erste Feld bekommt als Feldoption (AbsatzNr. im
vollständigen Kontext einfügen). Das zweite Feld hat keine Option. So sieht es dann
aus. Man kann natürlich auch mehr Felder einfügen.
Tabelle 1: StyleRef
2 Die ersten Schritte
2.5 Kapitelname und Nummer in Kopfzeile
2.5 Die ersten Schritte - Kapitelname und Nummer in Kopfzeile
Etwas aufpassen muss man bei Kapiteln, die keine Unterkapitel haben.
Word 2007:
Diese ganzen Funktionen findet man, indem man den gewünschten Ort in der
Kopfzeile anklickt (zur Not mehrmals) und Schnellbausteine/Feld einfügt.
2.6 Seitenzahlen
Möchte man z.B. auf Seite 8 mit der Seitenzahlnummerierung bei „1“ beginnen, gibt
man bei Einfügen/Seitenzahlen/Seitenzahlen formatieren in das Kästchen Beginnen
bei die gewünschte Zahl ein. Ist zwar trivial, weil es jeder bestimmt schon einmal
gemacht hat, aber es ist wichtig für das automatisch aktualisierende Inhalts–
verzeichnis (2.2). Besonders einfach wird das Seitenzahleinfügen, wenn man sich
an die Abschnittswechsel aus 2.3 gehalten hat.
3 Nummerierungen von Abbildungen usw.
3.1 Abbildungen
Abbildungen einzufügen geht gut über Copy-and-Paste aus fast allen gängigen
Programmen. Einige unterstützen diesen Weg nicht, sondern fordern den Umweg
über
die
Abspeicherung
von
Bildern
und
das
Einfügen
über
Einfügen/Grafik/Aus Datei. Um die Nummerierung von Abbildungen automatisch
erstellen zu können, sollten Bilder nur in der Zeile eingefügt werden.
Abbildung 1: Blaue Berge
Wenn es von Text umgeben sein soll, sollten Tabellen oder Textfelder benutzt
werden, in die die Bilder eingefügt werden.
Die Nummerierung ist sehr einfach machbar, indem das Bild angeklickt wird und über
Einfügen/Referenz/Beschriftung oder Rechtsklick/Beschriftung die Beschriftung mit
der Bezeichnung Abbildung eingefügt wird. Will man Abbildungen mit Abb., Figure
oder Fig. beschriften, kann man sich relativ einfach eine neue Bezeichnung
einrichten. Um bei längeren Beschriftungen und bei Verweisen im Text auf eine
Abbildung Probleme zu vermeiden, sollte direkt nach dem Einfügen das normale
durch ein geschütztes Leerzeichen zwischen "Abbildung" und der Nummer ersetzt
werden.
Mehrere Abbildungen
nebeneinander sollten
mit Tabellen realisiert
werden.
Abbildung 2: Helices
Abbildung 3: LH Bee II
8
Word 2007:
Die Handhabung ist identisch. Die Beschriftung an sich ändern (Farbe, Schriftart,
etc.) lässt sich bei Start/Formatvorlagen/Beschriftung/(Rechtsklick)Ändern.
3.2 Tabellen
Die Nummerierung von Tabellen ist der der Abbildungen sehr ähnlich. Die gesamte
Tabelle wird markiert und über Einfügen/Referenz/Beschriftung mit der Bezeichnung
Tabelle die Beschriftung eingefügt. Tabellenbeschriftungen stehen im Gegensatz zu
Abbildungen ÜBER der Tabelle.
3.3 Gleichungen
Um Gleichungen einzufügen, geht man entweder den langen Weg über
Einfügen/Objekt/Microsoft-Formel-Editor oder legt sich über Ansicht/Symbolleisten
/Anpassen/Befehle unter Einfügen per Drag-and-Drop das Icon für den Formel-Editor
mit in die Symbolleiste. Für Viele-Formeln-Schreiber und Short-Cut-Fanatiker bietet
sich die Definition eines Short-Cuts mit dem Button Tastatur im eben beschriebenen
Dialogfeld an.
Word 2007:
Für mich die beste Neuerung: Einfach Einfügen/Formel und man gelangt zu einer
sehr großen Auswahl an Vorlagen! Zwischen mathematischen und griechischen
Zeichen wechseln kann man über Symbole/Weitere/(obere Zeile)
1.
2.
Gleichungen sollten eigentlich immer nummeriert werden. Dazu gibt es in Word die
Funktion Beschriftung, die man mit einem Rechtsklick auf die Gleichung auswählen
kann. Word hat die Beschriftungen für Abbildungen, Tabellen und Formeln
vordefiniert. Soll die Beschriftung nicht Formel, sondern Gleichung heißen, so kann
diese hinzudefiniert werden. Die Beschriftung von Gleichungen sollte unter dem
ausgewählten Element positioniert sein.
9
Beispiel:
E
m c2
Gleichung 1
Gleichungen sollten immer etwas eingerückt oder sogar zentriert sein.
Die elegantere Methode ist, eine Tabelle bestehend aus 2 Spalten und einer Zeile
einzufügen, die linke Spalte auf 14.5 cm Breite zu vergrößern, die Umrahmung auf
ohne zu stellen und dann in die linke Zelle die Formel einzufügen. Die Tabelle
beschriftet man nun mit einer neu zu definierenden Beschriftung namens "(". Unter
der Tabelle erscheint nun: "(1". Man fügt ")" hinzu und verschiebt die Beschriftung in
die rechte Zelle. Beide Zellen werden zum Schluss noch zentriert ([Strg]+E) und die
Zeile unter der Tabelle gelöscht.
4 x 3 34 y 4
(1)
Wer sich diese Arbeit jedes Mal sparen will, kann diese erstellte Tabelle per
Copy-and-Paste mehrmals ins Dokument kopieren und dann nur die Formel durch
Doppelklicken einzeln bearbeiten.
Word 2007:
Die Beschriftungsversion funktioniert hier leider nicht so einfach wie bei 2003. Man
kann den Umweg über eine 1x1-Tabelle gehen, denn dann lässt sich die Formel mit
„Formel“ beschriften. Dann allerdings kann man auch gleich die Tabellenversion
machen. Hierzu ebenso eine 2x1-Tabelle einfügen; unter Tabelleneigenschaften die
linke 14,5 cm, die rechte dann entsprechend kleiner (ca. 3,5 cm), sonst rutscht die
Nummerierung von der Seite…
Probleme, die bei mir aufgetaucht sind:
Die Nummerierung erschien nicht auf derselben Höhe wie die Formel
 Formel der Nummerierungshöhe anpassen, andersrum ging’s schlechter.
Es gab keine Zeile vor oder nach der Tabelle, die man löschen konnte,
sondern nur einen großen Abstand
 Text davor, danach und die Tabelle markieren, Absatz für vor und nach auf
0 pt setzen
Beim copy&paste wurde die Beschriftung nicht automatisch aktualisiert
 Tabelle nochmals markieren und F9 drücken
3.4 Verweise auf nummerierte Elemente
Auf Abbildungen, Tabellen, Gleichungen oder Kapitel automatisch zu verweisen
erspart viel Mühe. Über Einfügen/Referenz/Querverweis muss nur der Typ, auf den
verwiesen werden soll, ausgewählt werden, z.B. Abbildung. Dann wird eine
bestimmte Abbildung ausgewählt und je nachdem, ob die nur die Beschriftung und
Nummer (Abbildung 1) oder der gesamte Text (Abbildung 2: Helices) oder vielleicht
die Seitenzahl (siehe Seite 7) eingefügt werden soll, die Option eingestellt. Genauso
kann auch auf Kapitel (nummeriertes Element) oder manuell gesetzte Textmarken
(Einfügen/Textmarke) verwiesen werden.
Word 2007:
Einfügen/Querverweis
4 Nützliche Tipps und Short-Cuts
4.1 Strg+A, F9
Markieren
des
gesamten
Textes
und
danach
Aktualisierung
aller
Felder
(Nummerierungen, Inhaltsverzeichnisse, Querverweise). Vorsicht: F9 nicht mit Entf
verwechseln.
4.2 Geschützte Leerzeichen
Durch den Blocksatz kann es bei langen Wörtern in der nächsten Zeile zu breiten
Leerzeichen kommen. Bei Wörtern, die ein einheitliches Leerzeichen haben und
auch am Zeilenende nicht auseinander gerissen werden sollen, bieten sich
geschützte Leerzeichen an, die mit Strg+Shift+Leertaste gesetzt werden. Anbieten
tut
es
sich
auch
bei
Zahlen
und
den
dazugehörigen
Einheiten,
ausgeschriebenen Wörtern (AW) mit Abkürzung dahinter.
4.3 Geschützte Bindestriche
Ähnlich wie bei Leerzeichen gibt es geschützte Bindestriche. Wichtig z.B. bei 3.5 1010
kg, was als 3.5 10-10 kg besser aussieht. Shortcut: Strg+Shift+Minus
Word 2007:
Falls es nicht funktioniert, über Strg+Shift+Getrenntstrich+hochstellen
11
4.4 Bedingte Bindestriche
Lange Wörter können von Word automatisch getrennt werden. Dabei wird an besonders unsinnigen Stellen getrennt. Daher sollte man lieber am Ende des Schreibens sich die Zeilenumbrüche manuell ansehen und bei auffällig großen Leerzeichen
in der vorherigen Zeile ein Wort trennen. Das geht mit nem Bindestrich, aber sollte
sich der Zeilenumbruch doch aus irgendeinem Grund noch verschieben hat man
Trennungsarte-fakte, die nicht gut aussehen. Bedingte Bindestriche (Strg+Minus)
erleichtern das nochmalige Durchsuchen. Sie werden nur gesetzt, wenn wirklich
getrennt wird.
Word 2007:
Ob automatisch oder manuell: einstellbar unter Seitenlayout
4.5 Kleine Leerzeichen
Wenn in einer Arbeit viele Zahlen größer als 10000 sind, sollte man überlegen, ob
man
nicht
solche
Zahlen
> 10 000
mit
einem
kleinen
Leerzeichen
als
Tausendertrennung einfügt. Gerade bei wenigen Nullen (2 134 678.1 ist besser als
2134678.1)bietet sich das an. Dieses Zeichen findet man bei den Sonderzeichen
(1/4 Em-Abstand). Da bietet sich auch ein Shortcut an, den man aber noch belegen
muss. Strg+Leertaste bietet sich an, ist aber bisher mit irgendner Fkt. belegt, die
niemand braucht, also: Überschreiben!
4.6 Zeilenumbruch
Shift+Enter beendet die Zeile aber nicht den Absatz. Kann mit Blocksatz aber
teilweise
etwas
4.7 Erzwungener Seitenumbruch
Strg+Enter
4.8 Formatierungs-Short-Cuts
Strg+Shift+f macht Fett
Strg+Shift+k macht kursiv
Strg+Shift+q macht KAPITÄLCHEN
Strg+Shift+u macht Unterstreichung
komisch
aussehen
12
Strg+Shift+b macht den nächsten B chsta e griechi ch nicht entdeckt/möglich?!
Strg+1 macht einfachen Zeilenabstand
Strg+5 macht 1.5-fachen Zeilenabstand
Strg+2 macht doppelten Zeilenabstand
4.9 Sonderzeichen einfügen
Sonderzeichen haben einen vierstelligen Hex-Code, der eingegeben und mit Alt+c
bestätigt das Sonderzeichen einfügt. Einige Beispiele:
Å 00c5
≤ 2264
× 00d7
≥ 2265
± 00b1
→ 2192
≈ 2248
↔ 2194
5 Origin-Tricks
keine Ordnung und erst recht keine Garantie für Vollständigkeit:
Verweis auf andere Worksheets innerhalb eines Projektes:
Statt col(A) wird Data1_A angegeben, wenn auf die Spalte A im Data1Worksheet verwiesen werden soll.
Diagramme in Word einfügen:
Rechtsklick an Rand des Graphen oder Edit und dann Copy Page auswählen
Punkte statt Komma als Dezimaltrenner:
Tools/Options/NumericFormat, wenn erstmal eingestellt, wirkt es bei jedem
Originstart, bis es wieder zurückgestellt wird. Ein Umformatieren von in Word
eingefügten Graphen funktioniert damit mit einem kurzen Doppelklick.
Hintergrundfarbe ändern:
Plot-Details/Display/Base-Color auch transparent (gut für PowerPoint)
Rechentricks:
Umrechnung eines Absorptionsspektrums von der nm-Skala auf eine WellenzahlSkala:
A( ) = A( ) *
2
Spektren spiegeln:
Neue x-Spalte einfügen mit = 2 *
0
- col(x)
6 Schlusswort
Diese Datei soll ständig erweitert werden, aber auch nicht zu groß. damit es noch
übersichtlich bleibt. Wer Verbesserungsvorschläge, Anregungen für neue Kapitel
oder sogar selbstgeschriebene Absätze hat, kann mir diese gerne zukommen lassen.