success story

BI-Lösung
SUCCESS STORY
Business Intelligence der feineren Art
Maßgeschneiderte IT für einen „Global Player“ aus Deutschland
Im Jahr 1999 begann bei medi die Implementierung des ERP-Systems SoftM Suite. Die Module wurden sukzessive installiert,
nur die Auftragserfassung nicht, da medi
Bayreuth aufgrund der sehr speziellen und
breiten Produktpalette hier zu großen Anpassungsbedarf für eine Standardsoftware
sah und an der vorhandenen Eigenentwicklung festhielt. Am geringsten war der
Anpassungsaufwand im Rechnungswesen.
„schwierigen Land“ in Anspruch. Der Aufbau eines neuen Lagers, die Durchführung einer Inventur und der Datenabgleich
zwischen alter und neuer EDV – all das
kann sich da schon über ein paar Monate
hinziehen. Um eine Lösung zustande zu
bringen, die das medi-Geschäft mit eigentümlichen Gesetzen und Vorschriften in
Einklang bringt, braucht das Unternehmen
deutlich mehr Beratung durch SoftM-Mitarbeiter. So leisteten bei der Anbindung
der französischen medi-Tochter zwei mit
den landestypischen Eigenheiten vertraute
SoftM-Berater etwa vier Wochen lang
Schützenhilfe, bis auch hier die To-DoListe „erledigt“ war.
Angesichts dieser Problemkonstellation
rät Udo Kaiser allen Mittelständlern, die
sich internationalisieren, sich strikt „auf die
rechtlich nötigen Punkte“ zu beschränken.
Kaiser wörtlich: „Alles was nice to have ist,
sollte man dringend vermeiden, es verkompliziert die Sache.“
Internationalisierung: eine
Software für viele Länder
Einheitliche Unternehmenszahlen aus dem Hypercube
Das Bayreuther Unternehmen medi,
ein Hersteller medizinischer Hilfsmittel,
hat die IT am Stammsitz in Oberfranken
komplett erneuert und die Internationalisierung informationstechnisch umgesetzt. Für das Unternehmen ist „Business
Intelligence“ keine Vision, sondern Realität. Die BI-Lösungen von SoftM liefern
einheitliche Entscheidungsgrundlagen,
rasche Ad-hoc-Abfragen, eindrucksvolle Simulationen und realistische Planungen.
Parallel zu der Software-Implementierung in Bayreuth stellte sich schon ab
dem Jahr 2000 die Aufgabe, die in den
90-er Jahren gegründeten medi-Niederlassungen im Ausland „EDV-technisch und
organisatorisch näher an den Stammsitz
in Bayreuth anzubinden“, so IT- und Organisationsleiter Udo Kaiser. Der Reihe
nach wurden nun mehrere Länder mit den
jeweils benötigten Modulen der SoftM
Suite ausgestattet.
Wie aufwändig die Anbindung einer
europäischen Niederlassung ist, hängt ab
von der Zahl der Beschäftigten und den
Besonderheiten landestypischer Handelsund Steuergesetze. Nach Darstellung von
Udo Kaiser ist eine kleine Niederlassung
mit fünf bis acht Mitarbeitern innerhalb
von drei Monaten „erledigt“. In Holland und
Österreich, Länder, die mit ähnlichen Handels- und Steuergesetzen wie Deutschland
arbeiten, benötigte medi gerade mal eine
Woche lang einen Berater von SoftM.
Deutlich mehr Zeit nimmt die Anbindung einer großen Niederlassung in einem
beworbenen Produkten als Handelsvertreter, die mit den Tragemustern eher
knausern? Wenn die Controllerin Melanie Neuner eine Antwort auf diese Frage
sucht, navigiert sie per Mausklick durch
die Datenlandschaft des Unternehmens.
Es dauert nur wenige Augenblicke, bis sie
von globalen Zahlen zu einer Tabelle (auf
MS-Excel-Oberfläche) gelangt. Hier ist gegenüber gestellt, wie viel Geld einzelne
Vertreter eines Verkaufsgebietes in einem
Jahr in Form von Mustern aufgewendet
und wie viel Umsatz sie generiert haben.
Vertriebscontrolling: Zahlen
und Zusammenhänge
Je nach Intuition und Anforderung
kann die Controllerin nun die Abfrage
verändern und sich ein detailreiches Bild
zur Thematik Vertreter/Produktmuster/
Umsatz verschaffen. Sie könnte beispielsweise herausfinden, ob die Aushändigung
der Produktmuster an Apotheken eine
größere Wirkung erzeugt als die Abgabe
in Sanitätshäusern. Den Abfrage-, Auswertungs- und Analysemöglichkeiten (auf der
MS-Excel-Standardoberfläche) sind kaum
Grenzen gesetzt.
Die Vereinheitlichung der Geschäftszahlen, die raschen Ad-hoc-Abfragen und
die verbesserte Logistik und Planung beruhen auf der Technologie des „OnLine
Analytical Processing“ (OLAP) und darauf
Die in vielen Unternehmen übliche Diskussion über die Qualität von Geschäftszahlen gehört am Bayreuther Stammsitz
von medi der Vergangenheit an. Wenn
heute Manager zu einem „Meeting“ zusammenkommen, gibt es keine Debatten
mehr, ob die von Teilnehmern errechneten
Zahlen überhaupt korrekt sind. Gesprochen
wird in Bayreuth ausschließlich über Zahlen,
die das Controlling täglich aus „Hypercubes“
(Datenwürfeln) entnimmt und nach Bedarf
und Berechtigung dem
Management in der
Geschäftsleitung und
in den Abteilungen zuGruppenleiterin Controlling Eva Hader (links),
gänglich macht.
Controllerin
Melanie Neuner: „Tägliche AuswerVerkaufen Vertreter,
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ERP Management 2 (2008) © GITO-Verlag
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aufsetzenden Auswertungstools. Bereits
seit Jahren nutzt medi das SoftM Suite
Tool für das Finanzcontrolling. Im Jahr
2003 entschied sich das Unternehmen,
den Bereich Business Intelligence weiter
auszubauen. SoftM bietet dafür ein breites
Lösungsspektrum.
Tägliche Auswertungen
Wie die Gruppenleiterin Controlling Eva
Hader betont, wollte medi Bayreuth mit
der Business-Intelligence-Funktionalität
„die Umsatzrentabilität steigern“, „Gewinnfresser identifizieren“ und „margenstarke Produkte puschen“. Die Bayreuther
legten auch großen Wert auf tägliche
Auswertungen, um überall im Unternehmen sofort auf drohende Engpässe (in der
Produktion) und mögliche Veränderungen
am Markt reagieren zu können.
Kurzportrait Medi
Die medi Bayreuth GmbH & Co.
KG produziert ein breites Spektrum an
„medizinischen Hilfsmitteln“, die international stark nachgefragt sind.
Die in Zusammenarbeit mit Ärzten
und Forschern entwickelten Produkte
machen vielen Menschen das Leben
wieder lebenswert. Bandagen unterstützen den Heilungsprozess nach Muskelzerrungen. Nahtlose Kompressionsstrümpfe helfen bei der Vermeidung
von Thrombosen. Wer einen Fuß verloren hat, kann mit einer Medi-Prothese
wieder laufen, ja sogar Sport treiben.
Auch das erste nachweislich wirksame
Mittel gegen „Phantomschmerzen“
stammt aus Bayreuth. Der Slogan „medi – ich fühl mich besser“ ist für viele
Patienten keine Phrase, sondern eine
höchst erfreuliche Realität.
In rund 50 Jahren hat Medi vier
Geschäftsbereiche mit einem Portfolio
von 80.000 Produkten aufgebaut. Allein in Bayreuth sind 800 Mitarbeiter
beschäftigt. Medi ist weltweit auf allen
Kontinenten präsent, in den ausländischen Niederlassungen arbeiten rund
350 Mitarbeiter. Die Firma ist ein Musterbeispiel für ein Unternehmen, das
mit innovativen Spezialprodukten zum
Erfolg des Exportweltmeisters Deutschland beiträgt.
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Über Jahre hat medi Bayreuth in den
relationalen Datenbanken der operativen
Systeme insgesamt mehr als 80 Millionen
„Faktdaten“ zusammengetragen. Um aus
dieser Datenflut einen Nutzen ziehen zu
können, kommt es entscheidend darauf
an, wichtige Indikatoren herauszuziehen, zu verdichten, in einem eigenen Datenspeicher zu sammeln und für rasche
Abfragen, Auswertungen und Analysen
zugänglich zu machen. Exakt das leisten
die BI-Lösungen.
Hypercubes sind multidimensionale
Datenbanken. Über Datenaufbereitungsläufe werden Zahlen tagtäglich in den
Nachtstunden aus den Datenbanken der
operativen Systeme „herausgesaugt und
verdichtet“, so Eva Hader. Multidimensionale Daten entstehen dadurch, dass einem
Objekt mehrere „Dimensionen“ und einer
„Dimension“ mehrere Merkmale/Attribute
zugeordnet werden.
Obwohl in den „Hypercubes“ multidimensionale Daten gespeichert sind, ist
die Datenmenge im Vergleich zu den Datenbanken der operativen Systeme stark
reduziert. Daraus resultiert die Möglichkeit rascher Abfragen. Eva Hader: „Wir
erreichen eine schnellere Zugriffszeit auf
die Daten, da sie vorverdichtet sind.“ Erst
dann, wenn Detailinformationen gefragt
sind, kommt es per Drill-Through „zu
einem Durchgriff auf die Datenbanken
der operativen Systeme“, ergänzt Melanie
Neuner. Auch das geschieht ohne lange
Wartezeit in Sekundenbruchteilen.
Startschuss und erste Schritte
Der Startschuss für das BI-Projekt fiel
Mitte 2003. Damals begann man im Controlling mit dem Aufbau des ersten „Hypercube“ (Cube/Würfel steht mit seinen sechs
Seiten als Symbol für mehrdimensionale
Datenbanken, die inzwischen weitaus mehr
als sechs Dimensionen umfassen können).
Der erste Cube war ein „Kostenrechnungscube“, der zweite ebenfalls, jedoch mit
weniger Dimensionen.
Der Aufbau der ersten Cubes lief nicht
ganz ohne Komplikationen ab. Nach einigen Wochen mussten die Controllerinnen
noch einmal von vorne anfangen und die
Stammdaten neu strukturieren. Aufgrund
dieser Erfahrung empfiehlt Eva Hader allen
Unternehmen, die mit BI-Gedanken spielen,
zuerst „ihre Hausaufgaben“ zu machen und
die Stammdaten spezifiziert „in eine konsistente Form“ zu bringen.
Nicht minder wichtig ist nach Darstellung der Controllerin die klare und eindeutige Definition der Strukturen (Dimensionen
und Merkmale) beim Aufbau der Cubes.
Auch die Abfragen auf die vorverdichteten Daten müssten eindeutig spezifiziert
sein. Wenig hält Eva Hader dagegen von
einer Überfrachtung der Dimensionen und
Abfragen: „Jede weitere Dimension vervielfacht die Datenmenge und verlangsamt die
Reaktionszeit.“
Ersparnis an Zeit und
Diskussionen
„BI beschleunigt und vereinheitlicht
das Berichtswesen“, stellt Eva Hader als
größten Vorteil der BI-Lösung heraus. Die
tägliche Arbeit im Controlling werde „sehr
erleichtert“. Die einheitlichen Umsatzzahlen
ersparten dem Management „viele Diskussionen“ und den Fachabteilungen Zeit bei
der Analyse.
Mit BI ist die Akzeptanz der Controllerarbeit im Hause medi Bayreuth stark
gewachsen. Das Team unter Leitung von
Eva Hader versteht sich als Dienstleister und
erkundigte sich im Zuge der BI-Einführung
bei den „internen Kunden/Auftraggebern“
nach ihrem Informationsbedarf, bevor Hypercubes, Dimensionen und Abfragen definiert wurden. Inzwischen fragen die Manager die Controllerinnen, ob nicht diese oder
jene Abfrage noch möglich sei. In der Regel
dauert es nur einige Tage, bis eine neue
Dimension angelegt ist und die zusätzlichen
Daten für die gewünschten Abfragen und
Auswertungen verfügbar sind.
Die BI-Lösung bewährt sich auch in der
Außenwirkung. Eva Hader: „BI bringt viel
nach innen, deckt aber auch die gestiegenen Anforderungen der Wirtschaftsprüfer und Banken nach einem Risk Management System besser ab.“
Kontakt
SoftM Software und Beratung AG
Messerschmittstr. 4
D-80992 München
Tel.: +49(89) 14329-1199, Fax: 1113
[email protected]
http://www.softm.com
ERP Management 2 (2008) © GITO-Verlag