Aufbewahrungsfristen - Empfehlungen

Empfehlungen zur Aufbewahrungsfrist für Privatpersonen
Kennen Sie dieses Problem auch: Im Keller oder auf dem Dachboden stapeln sich die
Ordner mit alten Unterlagen, wie Verträge, Kontoauszüge oder andere Urkunden. Doch wie
lange muss/sollte man diese als Privatperson aufbewahren?
Kontoauszüge/Bankunterlagen:
4 Jahre: Kontoauszüge, Bankunterlagen bei regelmäßigen Zahlungen.
3 Jahre: Kontoauszüge bei einmaligen Zahlungen, Sparverträge, Sparbücher und
Versicherungsrechnungen, Mietverträge und Nebenkostenabrechnungen. Versandhändler.
Möbelkaufbelege, möchten Sie diese allerdings später verkaufen, weil auch teuer eingekauft,
behalten. Das gilt auch für andere Gerätschaften.
2 Jahre: Haben Sie Grundbesitz, bewahren Sie Handwerkerrechnungen mit dem Ende des
Kalenderjahres der Rechnungsstellung. Arzt – Notar – Anwaltsrechnungen.
Schaffen Sie sich Neugeräte an, gelten Garantien von 2 bis mehrere Jahre.
Gebrauchsanweisungen so lange aufbewahren wie das "Ding" lebt.
Versicherungen: Sind diese gekündigt und ausbezahlt, entsorgen. Für eventuelle Rückfragen
(Finanzamt oder…) können Sie die Unterlagen gerne 2 Jahre aufbewahren.
Einkommenssteuererklärungen und – unterlagen:
Es wird Arbeitnehmern empfohlen, eine Aufbewahrungsfrist von mindestens 5 Jahren
einzuhalten. Das entspricht dem Zeitrahmen, in dem Steuerpflichtige für versehentlich
falsche Angaben in der Steuererklärung belangt werden können.
Besteht der Verdacht einer vorsätzlichen Steuerhinterziehung, kann dieser allerdings sogar
noch nach zehn Jahren geahndet werden. Unterlagen für die Berechnung der
Einkommenssteuer sollten daher besonders sorgfältig aufbewahrt werden, wenn der
Steuerbescheid nur vorläufig oder unter Vorbehalt einer Nachprüfung bewilligt wurde. Ergeht
ein Bescheid vom Finanzamt mit dem Vermerk “unter Vorbehalt der Nachprüfung” ist es
jederzeit möglich, dass das Finanzamt Belege anfordert. Dieser Vorbehalt ist auf dem
Einkommenssteuer-Bescheid vermerkt.
Ergeht dagegen der Steuerbescheid ohne Vorbehaltsvermerk und fordert das Finanzamt
nicht innerhalb eines Monats Nachweise an, ist der Bescheid “bestandskräftig”. Dann können
auch keine Fehler seitens der Finanzämter mehr korrigiert werden. Hierbei ist es auch
irrelevant, ob die Steuererklärung auf herkömmliche Weise oder auf elektronischem Wege
erstellt worden ist. Unabhängig hiervon ist aufzubewahren, was noch für spätere
Veranlagungszeiträume bedeutsam ist (z.B. Anschaffung von Arbeitsmitteln, deren
Anschaffungskosten auf mehrere Jahre verteilt werden).
Separate Aufbewahrungsfristen gibt es für Gewerbetreibende und Selbständige in § 257
Abs. 5 HGB und § 147 Abs. 4 Abgabenordnung sowie für Unternehmer i.S.d.
Umsatzsteuergesetzes in § 14 b Abs. 1 UStG. Selbstständige müssen ihre
Geschäftsunterlagen wie Bilanzen, Inventare, Ausgangsrechnungen und sonstige
Buchungsbelege zehn Jahre lang vorrätig halten. Die übrige geschäftliche Korrespondenz
muss immerhin noch sechs Jahre gehortet werden. Das Obige gilt natürlich nur für
Unterlagen, die ausschließlich für die Steuererklärung nötig sind. Kaufverträge und andere
Beweismittel sollte man entsprechend ihrer eigenen Aufbewahrungsfrist verwalten, siehe
unten.
Kaufquittungen/ Rechnungen:
Kaufquittungen sind nötig für Umtausch, Garantie und andere Zwecke. Je nachdem, wofür
man sie noch brauchen könnte, sollte man sie verschieden lange aufbewahren.
Quittungen von Dingen, auf die keine Garantie gewährt wird, bewahre ich üblicherweise auf,
bis ich den Gegenstand mehrmals benutzt habe, d.h. ich relativ sicher bin, dass ich ihn nicht
demnächst wegen Mängeln wieder umtauschen möchte.
Bei Neugeräten und vielen Anschaffungen gibt es eine Garantie von zwei oder mehr Jahren.
Die Kaufquittung ist hierzu unbedingt nötig. Die Aufbewahrungsfrist für diese Kaufquittungen
ist also die Garantiedauer. Empfohlen wird auch oft, sie ein Jahr länger aufzubewahren.
Gebrauchsanweisungen bewahrt man auf, solange das Gerät benutzt wird.
Die Verjährungsfrist bei Alltagsgeschäften beträgt in der Regel drei Jahre. Rechnungen vom
Versandhändler gehören ebenso dazu wie die für den Möbel- oder Computerkauf.
Für Verkäufer gilt eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist von Unterlagen, die den Verkauf
belegen.
Die Rechnungen über größere private Anschaffungen sind zusätzlich wichtig, um den Wert
des eigenen Hausstandes gegenüber der Hausratversicherung belegen zu können. In
diesem Fall sollte man die Quittung so lange aufbewahren wie den Gegenstand selbst.
Alternativ zu Kaufquittungen kann man auch den entsprechenden Eintrag im Kontoauszug
geltend machen, den man ohnehin drei Jahre lang aufbewahren sollte (s.u.).
Rechnungen von Ärzten, Anwälten und Notaren sollten zwei Jahre lang aufbewahrt werden.
Für Grundbesitzer gilt seit dem 1. August 2004 eine besondere Aufbewahrungsfrist von zwei
Jahren für Handwerkerrechnungen über Reparaturen oder Umbauarbeiten. Die
Zweijahresfrist beginnt dabei mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung
ausgestellt wurde. Hintergrund dieser Regelung ist die Bekämpfung von Schwarzarbeit.
Ansonsten sollte man Handwerkerrechnungen für 6 Monate aufbewahren, um
Gewährleistungen in Anspruch nehmen zu können.
Mietverträge:
Nach Beendigung des Mietverhältnisses sollten Mietverträge, deren Änderungen sowie
Übergabeprotokolle bis zur Verjährungsfrist nach drei Jahren aufbewahrt werden.
Nebenkostenabrechnungen können noch bis zu einem Jahr nach Erhalt angefochten
werden. Einmal bezahlt kann man sich von ihnen trennen. Wer aber einzelne Posten über
Jahre hinweg miteinander vergleichen möchte, der sollte die Nebenkostenabrechnung ca. 3
bis 4 Jahre aufbewahren. Nebenkostenabrechnungen sind auch wichtig, wenn Sie in
absehbarer Zeit Wohnbeihilfen beantragen müssen. In diesem Fall empfiehlt sich die
Aufbewahrung für zwei Jahre.
Wer ein Haus oder eine Wohnung kauft, sollte alle Rechnungen sammeln, da sie im Falle
eines Verkaufes helfen, den Wert des Hauses festzustellen.
Versicherungsunterlagen:
Unterlagen zu Versicherungen (Verträge, Änderungen, Statusberichte) soll man
grundsätzlich so lange aufbewahren wie die jeweilige Versicherung läuft. Anders verhält es
sich bei sogenannten Prämienschreiben, also den Unterlagen, in denen die Versicherung
den anfallenden Betrag für die Versicherungsleistungen einfordert. Diese Schreiben kann
man nach der Bezahlung wegwerfen.
Niemals wegwerfen sollte man folgende Unterlagen:
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Schul- und Ausbildungszeugnisse
Steuerbescheid (dient als Einkommensnachweis zur Vorlage bei anderen Behörden,
z.B. wegen Erziehungsgeld/ Elterngeld, Leistungen nach BAföG; enthält auch andere
wichtige Daten wie z.B. Zahlungen an die Rentenkasse)
Rentenbescheide
lückenlose Dokumentation des beruflichen Werdeganges durch Arbeitszeugnisse
oder Dienstzeitenbestätigungen
aktuell gültiger Personalausweis sowie Kopien von Reisepass, Personalausweis und
Führerschein
Geburtsurkunde
Taufschein
Heiratsurkunde
ärztliche Gutachten
Sterbeurkunden von Familienangehörigen
Unterlagen für die Rentenberechnung:
o Arbeitsverträge, Ausbildungsverträge
o Sozialversicherungsunterlagen (den jährlich vom Arbeitgeber versendeten
Sozialversicherungsnachweis)
o Gehaltsabrechnungen
o Schul-, Ausbildungs- und Studienbescheinigungen
o Immatrikulationsbescheinigungen, sozialabgabepflichtige Jobs vom Start der
Ausbildung
Urteile, Mahnbescheide, Prozessakten