Checkliste Planung Abschlussfeier (pdf ) - Rhein-Sieg

ABIBÄLLE UND ABSCHLUSSFEIERN
IN DER RHEIN-SIEG-HALLE
Die Abschlussprüfungen stehen zwar noch aus, doch danach wollen Sie das Geleistete und
die Jahre des Lernens ordentlich feiern. Die Organisation einer großen Veranstaltung
bedeutet jedoch zunächst einmal viel Arbeit, schnell ist ein wichtiger Punkt vergessen. Um
Sie zu unterstützen, haben wir eine Checkliste entworfen, worauf das Planungs-Team bei
den Vorbereitungen achten muss.
Etliche Aufgaben übernimmt das Team der Rhein-Sieg-Halle für Sie und sind
entsprechend markiert. Für die Punkte ohne Häkchen, ist eine enge Abstimmung
zwischen Ihnen und uns nötig.
Auf unsere Erfahrungen können Sie natürlich auch bei den Punkten, die von Ihnen als
Veranstalter übernommen werden müssen, zurückgreifen – wir beraten Sie gerne in allen
Aspekten rund um Ihren Abiball oder Ihre Abschlussfeier.
Aufgabe
Veranstalter
VERANSTALTUNGSKONZEPTION /
-PLANUNG
• Location für die Abschlussfeier und für die
anschließende Party
• Raumplanung
• Bestuhlungsplan (Gala oder Bankett, inkl.
Bereitstellen aller Tische, Stühle, Stehtische)
• Tischordnung mit Plan und Nummern
• Koordination aller Dienstleister (z.B. Techniker,
Caterer, Florist, Designer) und des Personals
KOSTEN / VERSICHERUNG / GENEHMIGUNG
• Veranstaltungskalkulation
• Anmelden der Veranstaltung bei den Behörden
• Übernahme aller Nebenkosten
(Strom, Wasser, Reinigung etc.)
• Anmelden GEMA und Übernahme Gebühren
• Veranstalterhaftpflichtversicherung
übernimmt
die RSH
erledigt ?
Aufgabe
Veranstalter
DRUCKSACHEN / DOKUMENTATION
• Design und Druck der Eintrittskarten
• Fotodokumentation, Fotograph
• Videodokumentation, Filmteam
DEKORATION
• Gestaltung des Eingangsbereichs
• Gestalten von Bühnenbildern,
Bühnenaufgängen/-abgängen
• Saaldekoration
• Tischdekoration, Blumenschmuck
TECHNIK
• Beschallungstechnik inkl. Mikrofonen
und Mischpult
• Präsentationstechnik
• Lichttechnik für die Bühne und die Tanzfläche
• Effekttechnik
• Technikpersonal
AUF- / ABBAU
• Betreuen und Überwachen des gesamten
Auf- und Abbaus
• Einrichten der Garderobe
• Auf-/Abbau der Bühne und der Tanzfläche
inkl. Soundcheck
• Auf-/Abbau Rednerpult, Beamer, Displays
• Endreinigung
CATERING
• Buffet oder Menü nach Wunsch
• Sektempfang inkl. Servicepersonal
• Getränkeangebot
• Getränke- und Menükarten
• Eindecken der Tische in Weiß inkl. Gläsern
übernimmt
die RSH
erledigt ?
Aufgabe
Veranstalter
SICHERHEIT
• Veranstaltungssicherheit
(Rettungs- und Fluchtwegplan)
• Sicherheitspersonal und Ordnerdienst
PERSONAL
• Sanitätsdienst
• Empfangspersonal im Einlassbereich
• Servicepersonal (Buffet, Menü, Getränke)
• Garderobenpersonal
• Toilettenservice
• Auf-/Abbaupersonal
• Licht-/Tontechniker
PROGRAMM
• DJ und LJ inkl. Kanzel und Mischpult
• Erstellen eines Rahmenprogramms
(z.B. Live-Musik, Comedy, Tanz)
• Betreuen von Künstlern, Moderatoren
DURCHFÜHRUNG
• Organisation des Kartenvorverkaufs
• Organisation der Einlasskontrolle inkl.
Abendkasse / Ein-Auslasskarten,
Veranstaltungsbändchen
• Steuern des Programmablaufs und der
Veranstaltungsleitung
• Nachbereiten der Veranstaltung
übernimmt
die RSH
erledigt ?