Completing the PhD at the Medical University Innsbruck A. Doctoral

Completing the PhD at the Medical University Innsbruck
A. Doctoral thesis
Requirements for submission:
1. Completion of an independent research project.
Evidence: At least one publication in an international, peer-reviewed scientific journal, in which
the candidate is the first author. The status should be “in press” (accepted for publication). The
first-author
publication(s)
must
be
the
result
of
the
thesis
research.
If a publication is missing, a statement of the thesis committee must be submitted together with
the thesis, which explains why the data of the thesis have not been published yet (see also the
form Record of PhD Thesis Committee Meetings).
2. Completion of all required lectures and courses as stipulated in the Studienplan.
Evidence: Credits (Zeugnisse) from the MUI and/or certificates from other universities and
organizations containing the following information about the course: topic, date and duration
(hours, if possible ECTS point), grade or other indication of successful completion, name and
signature of responsible teacher or course leader, name of organization. A table listing all credits
(credit calculator) has to be presented with the original certificates.
3. OK from Thesis Committee.
Evidence: Record of PhD Thesis Committee Meetings with dates of all thesis committee meetings
signed by all committee members. In the final meeting, the committee members confirm that all
scientific requirements for submission of the thesis have been fulfilled. In addition, the candidate
and committee members select and propose suitable candidates for reviewers and examiners.
Selection of reviewers: The doctoral candidate and the advisor propose potential reviewers to the
other members of the thesis committee. These check whether the proposed reviewers meet the
requirements (see below) and are suitable to assure a competent, critical and objective review of
the thesis. After approval of the reviewers by the thesis committee, the candidate or the advisor
are encouraged to contact the potential reviewers to find out whether they are willing to review
the thesis within the expected time period.
4. Coordinator’s approval:
The coordinator confirms with his signature on the form Record of PhD Thesis Committee
Meetings (see below) that all requirements as stipulated in the Studienplan have been fulfilled.
Upon submission of the thesis, the VRL selects the reviewers based on the recommendation of
the thesis committee and officially invites the reviews.
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Structure and contents of the doctoral thesis:
The doctoral thesis may be structured in one of the following two forms:
1. Monograph describing the scientific problem and the results of the thesis research with
sufficient background and methodological detail to allow a stringent review of the thesis. The
sources of data and the contributions to the described experiments of other persons must be
clearly referenced.
2. Cumulative paper thesis: If the doctoral research resulted in two or more related publications
(first authorship paper (see above), plus at least one co-authorship paper), these manuscripts can
be included in a paper thesis. The publications are complemented by an in-depth introduction and
discussion, detailed experimental procedures, additional results (e.g. negative results and
preliminary data). The individual contribution of the candidate to research conducted in a team
(multiple author papers) has to be stated in detail for each publication in a brief introductory
paragraph.
Review of the doctoral thesis:
Each thesis shall be reviewed by two independent experts.
One scientist familiar with the candidates work (internal reviewer), who can be a member of the
thesis committee, but not the advisor. This reviewer must be a member of the respective PhD
program or of another PhD program of the Medical University Innsbruck.
One external scientist (from outside the Medical University Innsbruck) experienced in the area of
the thesis project. Neither the internal nor the external reviewer may be a coauthor of the
publications underlying the doctoral thesis.
The reviewers will assess the importance, novelty, quality and the presentation of the research, as
well as the candidate’s adherence to scientific and ethical standards, and her/his knowledge of the
relevant literature (for details see Instructions for PhD reviewers). Any points of critique will be
an issue at the defense (see below).
Resolution of conflicts:
In the case the candidate and the advisor do not agree as to whether the criteria for submission of
the thesis have been met, or on the selection of the reviewers, the thesis committee should try to
resolve the issue. If this fails, the program coordinator and ultimately the VRL can be addressed
to resolve the issue. In addition, the candidate has the right to consult and obtain help from a
student representative.
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B. Final exam / Defense:
Requirements for taking the final exam / defense:
1. Completion of all required lectures and courses as stipulated in the Studienplan.
2. Completed positive review of the thesis
(Typically the final exam / defense can be scheduled one week after the thesis reviews were
returned to the Studienrektorat.)
Structure of the final exam/defense:
In the PhD study the final exam of the graduate student consists of two parts: (1) the defense of
the thesis project and (2) an examination about the program subject (see PhD Studienplan §8). In
the clinical PhD study only the defense is required.
The entire final exam is public and held in English (or in German in the clinical PhD). It should
be publicly announced well in advance and held at a time and location that allows interested
members of the MUI scientific community to participate.
Approximate duration 1 to 1 ½ hours.
Defense: In the defense the candidate gives a concise presentation of her/his research project
(approximately 20 minutes). The presentation is followed by an open discussion. Here the
candidate’s ability to defend the conclusions drawn from the experimental work, and her/his
overall understanding of the current state-of-the-art in this research field shall be evaluated.
Points of critique expressed by the referees of the thesis should be addressed.
Examination of program subject (in the PhD study): This part of the final exam evaluates the
candidate’s overall knowledge in the field of the Program, and her/his ability to apply this
knowledge to current scientific problems. Depending on the Program’s internal guidelines,
questions can be selected from a catalog (published on the Program home page) and/or from a
relevant publication presented to the candidate prior to the exam. In the latter case, the paper
presentation should have the elements of a journal club, but take no longer than 10 minutes. (It is
advisable to have all figures of the publication prepared in PowerPoint presentation and available
for possible questions. However, in the presentation the candidate should concentrate on the key
experiments and conclusions.) The presentation is followed by questions from the second
examiner and the other members of the board. Questions should relate to the publication but not
exceed the context of the Program’s learning objectives. The audience is encouraged to stay but
must not actively participate in the examination.
Examination board (roles and tasks of the members):
The examination board typically consists of a chair person and two members of the Program.
Acceptable are, among others, the candidate’s advisor and members of the thesis committee, as
well as examiners from outside. Where appropriate, the examination board can be complemented
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by additional members (e.g. referees of the thesis). Each member has her/his specific function
(see below), but should actively participate in all parts of the exam.
The chair person moderates the final exam/ defense and is responsible for the objective and fair
handling. She/he will open the final exam/ defense by introducing the candidate and the members
of the examination board, and then briefly reminding the audience of the examination’s
modalities (duration, roles of examiners, possibility to participate in discussion of defense but not
in examination of the program subject). The chair person is welcome to actively participate in the
questioning; although, she/he should not extend the scope of the examination beyond topics
raised by the examiners. After the final exam/ defense it is the chair person’s task to reach an
agreement with the examiners on the grades for each part of the final exam/ defense. She/he
informs the candidate of the results, completes the examination protocol and returns it to the
Vizerektorat für Lehre und Studienangelegenheiten.
The first examiner should be a specialist in the subject of the doctoral thesis research project.
Following the defense she/he asks questions related to the topic (e.g. relating the candidate’s
work and to the relevant recent literature). Moreover, the first examiner has to address any critical
comments raised in the referee’s reports that were not addressed explicitly during the candidate’s
presentation.
In the PhD study the second examiner’s task is to examine the ability of the candidate to apply
the knowledge taught in the program to relevant scientific problems. According to the program’s
policies, the examiner either asks questions, or chooses a recent publication related to topics
taught in the program’s core lectures, but not from the immediate field of the candidate’s own
research project. In the case the examination of the program subject is conducted as a paper
discussion, the selected publication will first be sent out for approval by the other members of the
examination board and then given to the candidate three days before the exam. After the brief
presentation of the article by the candidate, the examiner will ask specific questions relating to
the background and significance of the work, to the experiments, the choice of methods and to the
quality of the publication.
Things to do before the final exam / defense:
o The candidate and advisor send out an announcement/invitation for the defense.
o The office of the VRL sends copies of the thesis and of the referee’s reports to the
candidate and the members of the examination board.
C. Grades and certificate:
The final certificate (Abschlusszeugnis) will state the name of the student’s PhD program, and it
will show the cumulative grade of the thesis reviews, as well as the grades of the defense and the
final exam. A candidate passed all requirements for completing the PhD when all parts of the
review and final exams are graded positively. If the thesis, the defense, and the examination are
all graded with sehr gut (1), or if maximally one of the three grades is gut (2), the PhD degree can
be awarded with distinction (Auszeichnung) by the examination board.
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The grades are:
1
sehr gut
excellent
2
gut
good
3
befriedigend
average
4
genügend
pass
5
nicht genügend
failed
5
positive
negative
Abschluss des PhD Studiums an der Medizinischen Universität Innsbruck
A. Dissertation
Formale Voraussetzungen:
1. Abschluss eines eigenständigen Forschungsprojektes.
Als Nachweis dafür ist mindestens eine Veröffentlichung als ErstautorIn in einem
internationalen peer-review Journal vorzulegen. Bei noch nicht in PubMed gelisteten
Artikeln ist die Bestätigung des Editors über die Annahme des Manuskriptes zur
Veröffentlichung gemeinsam mit dem Manuskript vorzulegen. Die Veröffentlichung muss in
mittelbarem Zusammenhang mit dem Dissertationsprojekt stehen. Falls der/die KandidatIn
diese Voraussetzung nicht erfüllt, hat das Dissertationskomitee dazu schriftlich Stellung zu
nehmen und zu begründen, warum die Ergebnisse der Dissertation nicht veröffentlicht
wurden. (vgl. dazu das Formular Record of PhD Theses Committee Meetings)
2. Absolvierung aller im Studienplan vorgesehenen Lehrveranstaltungen.
Als Nachweis dafür dienen die offiziellen, von der MUI ausgestellten Zeugnisse über den
erfolgreichen Besuch von Lehrveranstaltungen, so wie Zeugnisse anderer tertiärer
Bildungseinrichtungen oder Organisationen. Solche Nachweise haben den Namen des/der
Studierenden, den Titel der Lehrveranstaltung, Umfang in Semesterwochenstunden
und/oder ECTS Punkten, sowie Datum der Lehrveranstaltung zu enthalten. Weiters hat die
Beurteilung die Note bzw. eine Bestätigung der erfolgreichen Teilnahme, sowie den Namen
des/der PrüferIn und die Bezeichnung der jeweiligen Einrichtung aufzuweisen. Alle
Lehrveranstaltungen sind tabellarisch im Credit Calculator (Formular) zu erfassen.
3. Positive Stellungnahme des Dissertationskomitees
Als Nachweis dient das Formular Record of PhD Committee Meetings ausgefüllt mit den
Daten der jährlichen Evaluations-Sitzungen und von den Mitgliedern des
Dissertationskomitees unterschrieben. Im letzten Treffen des Dissertationskomitees
bestätigt dieses, dass die wissenschaftlichen Voraussetzungen für die Einreichung der
Dissertation erbracht wurden. Weiters wird in dieser Sitzung der Vorschlag für geeignete
GutachterInnen und Mitglieder des Prüfungssenats erstellt.
Gutachtervorschlag: Der/die PhD KandidatIn und BetreuerIn schlagen dem Komitee
geeignete GutachterInnen vor. Diese überprüfen, ob die vorgeschlagenen GutachterInnen
geeignet sind, die Doktorarbeit fachlich kompetent, kritisch und objektiv zu begutachten
(siehe unten). Dem/der KandidatIn und dem/der BetreuerIn obliegt es, mögliche
GutachterInnen zu kontaktieren und deren prinzipielle Bereitschaft die Dissertation im
vorgegebenen zeitlichen Rahmen zu begutachten, vorab zu klären.
4. Zustimmung des/der ProgrammkoordinatorIn
Durch seine/ihre Unterschrift auf dem Formular Record of PhD Committee Meetings
bestätigt der/die ProgrammkoordinatorIn, dass der/die KandidatIn alle formalen
Voraussetzungen gemäß Studienplan PhD an der MUI für das Einreichen der Dissertation
erfüllt hat. Basierend auf der Empfehlung des Dissertationskomitees wählt das
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monokratische Organ für Studienangelegenheiten die GutachterInnen aus und beauftragt
diese, das Gutachten zu erstellen.
Struktur und Inhalt der Dissertation:
Die Dissertation kann entweder als Monographie oder als kumulative Dissertation aufgebaut
sein.
1. Eine monographische Dissertation soll das wissenschaftliche Problem und die Ergebnisse
der Forschungsarbeit mit ausreichendem Hintergrund und methodischem Detail darstellen,
sodass diese eine umfassende Begutachtung der wissenschaftlichen Arbeit und Leistungen
im Rahmen der Dissertation ermöglicht. Datenquellen, verwendete Literatur und Beiträge
Dritter zu den Experimenten / Arbeiten der Dissertation müssen eindeutig dargestellt
werden.
2. Eine kumulative Dissertation kann eingereicht werden, sofern aus den
Forschungsarbeiten zur Dissertation wenigstens zwei Publikationen hervorgegangen sind
(davon mindestens eine mit dem/der KandidatIn als ErstautorIn). Diese Artikel werden
dabei durch eine umfassende Einleitung und Diskussion, einen ausführlichen Methodenteil
und ggf. durch zusätzliche Ergebnisse (z.B. negative Ergebnisse und vorläufige Daten)
ergänzt. Die Beiträge des/der KandidatIn zu den, meist mit mehreren Autoren
veröffentlichten Ergebnissen, sind für jede Publikation im einleitenden Teil detailliert
darzustellen.
Begutachtung der Dissertation:
Jede Dissertation muss von zwei unabhängigen fachlich geeigneten ExpertInnen
begutachtet werden.
Der/die interne GutachterIn soll gut mit der Arbeit des/der KandidatIn vertraut sein und
kann Mitglied des Dissertationskomitees sein; jedoch nicht der/die BetreuerIn der
Dissertation. Auf jeden Fall muss diese/r GutachterIn Mitglied eines PhD Programms an der
MUI sein.
Der/die universitäts-externe GutachterIn soll ein international anerkannte/r SpezialistIn aus
dem Fachgebiet der Dissertation sein. Keine/r der beiden GutachterInnen darf als KoAutorIn von Veröffentlichungen des/der KandidatIn aufscheinen.
In den schriftlichen Gutachten muss die wissenschaftliche Bedeutung, Neuheit, sowie die
Qualität der Experimente und deren Präsentation beurteilt und benotet werden. Zudem
müssen die Einhaltung wissenschaftlicher und ethischer Standards, sowie das
dokumentierte Wissen über den aktuellen Stand der Literatur des Forschungsgebietes der
Dissertation beurteilt und benotet werden (siehe auch Instructions for PhD thesis reviewers).
Eventuelle Kritikpunkte der GutachterInnen sind Gegenstand der Diskussion im Ramen der
Defensio (siehe unten).
Lösung von Konflikten im Zuge der Einreichung einer Dissertation:
Falls es zwischen KandidatIn und BetreuerIn zu Meinungsverschiedenheiten bezüglich der
Erfüllung der Voraussetzungen für die Einreichung einer Dissertation, oder der Wahl der
GutachterInnen kommt, ist es Aufgabe des Dissertationskomitees eine einvernehmliche
Lösung zu finden. Sollte dies scheitern, obliegt es dem/der ProgrammkoordinatorIn, und in
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letzter Instanz dem monokratische beauftragten Organ eine Lösung herbeizuführen.
Darüber hinaus sind weitere Vorgangsweisen um UG 2002 in der geltenden Fassung
vorgesehen. Der/die KandidatIn hat dabei das Recht, Beistand durch die StudentInnenVertretung in Anspruch zu nehmen.
B. Rigorosum / Defensio:
Voraussetzungen für das Rigorosum/Defensio:
1. Positives Absolvieren aller im Studienplan PhD vorgeschriebenen Lehrveranstaltungen.
2. Positive Begutachtung der Dissertation.
(Typischerweise kann das Rigorosum eine Woche nach Einlangen der Gutachten im
Vizerektorat für Lehre und Studienangelegenheiten angesetzt werden)
Struktur des Rigorosums/Defensio:
Im PhD Studium besteht das Rigorosum aus zwei Teilen: (1) Der Defensio der Dissertation
und (2) einer Fachprüfung über das Gebiet des Dissertationsprogramms (siehe §8,
Studienplan PhD). Im Klinischen PhD Studium wird zum Abschluss lediglich eine Defensio
durchgeführt.
Das gesamte Rigorosum/die Defensio ist öffentlich und in englischer Sprache (in deutscher
Sprache für das Klinische PhD) abzuhalten. Dazu sind Zeitpunkt und Ort so zu wählen und
frühzeitig anzukündigen, dass interessierten Angehörigen der MUI und der
wissenschaftlichen Gemeinde eine Teilnahme möglich ist.
Die Dauer des gesamten Rigorosums ist ca. 90 Minuten.
Defensio: In der Defensio gibt der/die KandidatIn eine konzise Präsentation der
wissenschaftlichen Arbeit (ca. 20 Minuten). Im Anschluss daran findet eine kritische
Diskussion statt, deren Ziel es ist zu überprüfen, ob der/die KandidatIn die Ergebnisse und
Schlussfolgerungen der Dissertation verteidigen kann und den aktuellen Stand der
Wissenschaft beherrscht. Eventuelle von den GutachterInnen gestellte Fragen und
Kritikpunkte sind dabei zu beantworten.
Fachprüfung (im PhD Studium): In der öffentlichen Fachprüfung beweist der/die
KandidatIn sein/ihr allgemeines Wissen im Gebiet des PhD Programms und die Fähigkeit,
dieses Wissen auf aktuelle wissenschaftliche Probleme anzuwenden. Entsprechend der
internen Regelungen des jeweiligen PhD Programms können Fragen aus dem Gebiet des
jeweiligen Programms (z.B. Fragekatalog) gestellt werden, und/oder aus einer
entsprechenden aktuellen Publikation entnommen werden. Im zweiten Fall präsentiert
der/die KandidatIn die Publikation in Art und Weise eines Journal Clubs zu Beginn der
Teilprüfung (ca. 10 Minuten). (Für die Fachprüfung empfiehlt es sich, die Präsentation auf
die wichtigsten Experimente zu beschränken, jedoch alle Abbildungen in einer PowerPoint
Präsentation für die Diskussion parat zu haben) An die Präsentation schließen die Fragen
des/der ZweitprüferIn und der anderen Mitglieder des Prüfungssenats an.
Die
Zuhörerschaft ist angehalten, auch an der Fachprüfung teilzunehmen, kann jedoch in
diesem Prüfungsteil keine Fragen stellen.
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Aufgaben und Rollen des Prüfungssenats:
Der Prüfungssenat besteht üblicherweise aus einem/r VorsitzendEn und zwei Mitgliedern
des PhD Programms. Erlaubt sind, unter anderen, der/die BetreuerIn und Mitglieder des
Dissertationskomitees. Gegebenenfalls kann der Prüfungssenat erweitert werden, sodass
z.B. Gutachter der Dissertation, eingebunden werden können. Jedes Mitglied des
Prüfungssenats hat spezifische Aufgaben, soll aber aktiv in allen Teilen der Prüfung
mitwirken.
Der/die Vorsitzende moderiert das Rigorosum/die Defensio und stellt den objektiven und
korrekten Ablauf sicher. Er/sie eröffnet das Rigorosum/die Defensio mit der Vorstellung
des/der KandidatIn und dem Prüfungssenat und erinnert alle Anwesenden an die
Modalitäten (Dauer, Aufgaben der PrüferInnen, die Möglichkeit sich an der Diskussion der
Defensio, nicht aber jener der Fachprüfung zu beteiligen). Der/die Vorsitzende ist
eingeladen, sich an Fragen und Diskussion zu beteiligen, ohne jedoch dadurch das
festgelegte Fachgebiet zu erweitern. Im Anschluss an das Rigorosum/die Defensio ist es
Aufgabe der/des Vorsitzenden mit den PrüferInnen Konsens über die Beurteilungen der
Teilprüfungen sowie über die Gesamtbeurteilung der Dissertation zu erzielen, die
Prüfungsprotokolle zu vervollständigen und unterschrieben an das Vizerektorat für Lehre
und Studienangelegenheiten weiter zu leiten.
Der/die HauptprüferIn ist eine SpezialistIn auf dem Fachgebiet der Dissertation. Er/sie
überprüft im Rahmen der Defensio das Wissen des/der KandidatIn im jeweiligen
Forschungsgebiet
(z.B.
Aspekte
der
wissenschaftlichen
Arbeit
und
der
Hintergrundliteratur). Überdies hat der/die HauptprüferIn all jene Kritikpunkte der
GutachterInnen anzusprechen, die nicht bereits im Rahmen des Vortrages von dem/der
KandidatIn beantwortet wurden.
Im PhD Studium überprüft der/die ZweitprüferIn, in wie weit der/die KandidatIn das
programmspezifische Fachwissen auf wissenschaftliche Fragestellungen außerhalb des
Spezialgebietes der Dissertation anwenden kann. Dieser Prüfungsteil kann gemäß den
programmspezifischen Regeln mittels Fragen oder anhand eines relevanten
wissenschaftlichen Artikels abgewickelt werden. Dieser soll die Kernfächer des Programms
behandeln, nicht aber unmittelbar aus dem Forschungsgebiet des/der KandidatIn stammen.
Wenn ein Forschungsartikel als Zweitprüfungsteil vereinbart wurde, ist der von dem/der
ZweitprüferIn ausgewählte Artikel zuerst dem Prüfungssenat zur Genehmigung vorzulegen
und dem/der KandidatIn drei Tage vor dem Rigorosum zu übermitteln.
Die letzten Schritte vor dem Rigorosum/ der Defensio:
• Der/die KandidatIn und BetreuerIn sorgen für die öffentliche Ankündigung des
Rigorosums.
• Das Vizerektorat für Lehre und Studienangelegenheiten sendet die Prüfungsunterlagen
(Dissertation, Gutachten und Formulare) an den/die KandidatIn und die Mitglieder des
Prüfungssenates.
C. Noten und Zeugnis
Das Abschlusszeugnis enthält die persönlichen Daten und die Programmzugehörigkeit
des/der Studierenden, sowie die Gesamtnote der Gutachten und Teilnoten des Rigorosums,
sowie die Gesamtbeurteilung der Dissertation. Das PhD Studium an der MUI ist erfolgreich
abgeschlossen („bestanden“), wenn sowohl die Gutachten, als auch beide Teilprüfungen des
Rigorosums positiv beurteilt wurden.
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Wenn die Gesamtnote der Gutachten und die Teilnoten des Rigorosums sehr gut (1) lauten,
oder wenn maximal eine Teilnote mit gut (2) beurteilt wurde, kann der Prüfungssenat eine
Auszeichnung (“mit Auszeichnung bestanden”) verleihen.
Notenskala:
1
sehr gut
excellent
(und Übersetzung)
2
gut
good
3
befriedigend
average
4
genügend
pass
5
nicht genügend
failed
10
positiv
negativ