Unified Messaging

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Unified Messaging – wofür?
„Von jedem Ort sollte jeder hierzu autorisierte Mitarbeiter mit jedem Endgerät jede notwendige
Information empfangen oder versenden können,“ erklärt der CIO eines Unternehmens mit über 4.200
Mitarbeitern an 30 Standorten, eines der Hauptziele der Modernisierung. Und hat damit bereits
beschrieben, was Unified Messaging von serVonic bietet: innovative und effiziente
Kommunikationsmöglichkeiten für modernste Anforderungen.
Die wichtigsten Vorteile von IXI-UMS Unified Messaging Server
„In dieser Branche sind schnelle Entscheidungen von enormer Wichtigkeit. Daher versuchen wir, mit der
rasanten technischen Entwicklung mitzuhalten, um unseren Mitarbeitern innovative
Kommunikationsmöglichkeiten zu bieten,“ begründet ein DV-Verantwortlicher in einem Finanzunternehmen
den Einsatz des IXI-UMS Unified Messaging Servers.
Zeitersparnis, Kosteneinsparung, Effizienzsteigerung heißen die Schlagworte. Was bedeutet das?
Ein universelles Endgerät: Der PC ist das universelle Endgerät für Kommunikationsmedien: E-Mail, Fax,
Anrufbeantworter und Kurznachrichten.
Einsparungen: Der Benutzer spart Zeit und das Unternehmen Geld: Einzelne Nachrichten müssen nicht mit
unterschiedlichen Endgeräten bearbeitet werden. Alle IXI-UMS Nachrichten sind E-Mails: Faxe sind E-Mails
mit grafischem Dateianhang, Sprachnachrichten sind E-Mails mit WAV-Datei Anhang und Kurznachrichten
sind E-Mails mit Text im E-Mail Body.
Erreichbarkeit: Der Benutzer muss sich keine Gedanken machen, wer ihn auf welche Art erreichen möchte,
oder wen er auf welche Art erreichen möchte, er empfängt und versendet alle Nachrichten – E-Mail, Fax,
Sprache, SMS – mit seinem gewohnten E-Mail System, z.B. MS Outlook oder Notes Client.
Einfaches Verwalten und Organisieren: Da alle IXI-UMS Nachrichten E-Mails sind, können die
vorhandenen Möglichkeiten des genutzten E-Mail Clients, z.B. MS Outlook oder Notes Client und
dazugehörigen E-Mail-Servers zum Verwalten und Organisieren der Nachrichten genutzt werden: Speichern,
Archivieren, Löschen, Beantworten, Weiterleiten, Kommentar mitgeben, Regeln einrichten. Alle Nachrichten
– E-Mail, Fax, SMS, Sprache – können in Dokumenten Management Systeme eingebunden oder an
Archivsysteme angebunden werden.
Effizienteres Arbeiten: Alle Arten von Nachrichten können in den Workflow einbezogen werden. E-Mails,
Faxe, Kurz- und Sprachnachrichten können ev. inklusive Kommentar weitergeleitet werden, in öffentlichen
Ordner abgelegt werden oder archiviert werden.
Regelbasierte Nachrichtenverwaltung: Regeln, die mit dem jeweiligen E-Mail Client eingerichtet werden
können, gelten auch für die Faxe, Kurz- oder Sprachnachrichten, z.B. Weiterleiten von Nachrichten im
Abwesenheitsfall.
Intuitives Bedienen: Der Benutzer kann die neuen IXI-UMS Unified Messaging Funktionen intuitiv
bedienen. Er arbeitet mit seiner gewohnten E-Mail Oberfläche, z.B. MS Outlook oder Notes Client. Er
empfängt und versendet alle Arten von Nachrichten mit dem gewohnten E-Mail Client, er muss kein neues
Programm erlernen.
Mobil unterwegs – immer und überall informiert: Der Benutzer kann sich automatisch, regelbasiert über
neu eingegangene Nachrichten – E-Mails, Faxe, Kurz- oder Sprachnachrichten – informieren lassen. Der
Benutzer kann von jedem Ort mit Handy, Telefon, Web oder WAP seine Nachrichten abrufen, abhören und
bearbeiten, z.B. weiterleiten, beantworten, löschen.
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Änderungen, Irrtümer und Druckfehler vorbehalten. Produktnamen sind eingetragene Warenzeichen bzw. Warenzeichen ihrer Hersteller.
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Die Vorteile im Einzelnen
Fax
„Die Möglichkeit, direkt in unserem Vertrags- und Buchhaltungssystem Faxe zu empfangen, erspart uns sehr
viel Zeit. Statt die Dokumente wie früher per Analogfax zu versenden und dann einzuscannen, um sie
elektronisch speichern zu können, senden wir die Dokumente per Fax direkt in die Vertragsverwaltung.
Diese kann dann das elektronische Fax direkt speichern,“ so ein DV-Verantwortlicher in einem
Finanzunternehmen.
Kosteneinsparung: Nutzt man IXI-UMS für Fax, spart man sich die Anschaffung von Faxgeräten und
Faxpapier.
Zeitersparnis: Der Weg zum Faxgerät sowie die Verteilung der Faxe entfällt.
Persönlich: Jeder Faxteilnehmer hat seine eigene Faxdurchwahl und erhält seine Faxe direkt in seinem
Posteingang.
Einfache Verwaltungs- und Bearbeitungsmöglichkeiten: Die vorhandenen E-Mail Funktionen können
auch für Faxe genutzt werden, z.B. Weiterleiten, Speichern, Löschen, Archivieren. E-Mail Suchfunktionen
können für Faxe angewendet werden: Mit der optional angebotenen OCR-Funktion wird der grafische
Faxanhang in Text im E-Mail Body umgewandelt.
Unternehmensweite, abteilungsweite und individuelle Faxdeckblätter: Individuell gestaltete
Faxdeckblätter können eingerichtet werden. Das jeweilige Deckblatt wird als html-Datei am Render
Connector hinterlegt. Versendet der Benutzer ein Fax, wird das Deckblatt inklusive dynamischen Inhalten,
beispielsweise aus Mail-Feldern oder der Vcard, eingesteuert. Der Fax-Briefkopf beinhaltet somit einen
festen Teil und einen dynamischen Teil, der mit den individuellen Daten des Users gefüllt wird. Ebenso kann
eine beliebige Unterschrift in den Faxkopf integriert werden. Der feste Bestandteil des Faxkopfes kann
unternehmensweit, abteilungsweit oder für jeden Benutzer hinterlegt werden.
Least Cost Routing: Für ausgehende Faxe kann Least Cost Routing genutzt werden.
Anrufbeantworter
Individueller Anrufbeantworter: Mit IXI-UMS Voice bietet serVonic den Benutzern einen individuellen,
persönlichen Anrufbeantworter mit Fernabfrage. Der Benutzer kann eine individuelle Ansage hinterlegen und
diese jederzeit – auch von unterwegs - ändern. Er hört sich seine Nachrichten diskret am Telefon an.
Fernzugriff: Der Benutzer kann neu eingegangene Anrufe jederzeit und von überall abhören und
bearbeiten, z.B. weiterleiten, beantworten oder löschen.
Einfache Verwaltungs- und Bearbeitungsmöglichkeiten: Eingehende Anrufbeantworternachrichten
werden im Posteingang als E-Mail mit WAV-Datei-Anhang gespeichert. Die Nachrichten können wie E-Mails
verwaltet, gespeichert, weitergeleitet werden. E-Mail-Regeln, z.B. Weiterleiten im Abwesenheitsfall, können
auch für Anrufbeantworternachrichten genutzt werden.
Integration in den Arbeitsprozess: Sprachnachrichten können in den elektronischen Arbeitsprozess mit
einbezogen werden: Die Nachrichten können z.B. inklusive Kommentar weitergeleitet oder z.B. in einem
öffentlichen Ordner abgelegt werden.
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Kurznachrichten
„Diese bequeme Möglichkeit, einem Adressaten schnell eine wichtige Mitteilung aufs Handy-Display zu
schicken, nutzen die Mitarbeiter untereinander sehr gern,“ berichtet ein zuständiger Diplom-Ingenieur in
einem Rechenzentrum über den Einsatz von IXI-UMS SMS.
Schnell und Komfortabel: Wer den IXI-UMS SMS Dienst nutzt, kann schnell und komfortabel
Kurznachrichten vom PC aus versenden. Er tippt die Nachricht an der Computertastatur, das lästige Tippen
am Handy entfällt.
SMS über Festnetz: Ein Teilnehmer unterwegs kann einen IXI-UMS Teilnehmer am Arbeitsplatz mit einer
Kurznachricht erreichen, die direkt als Mailtext in den elektronischen Posteingang des Empfängers zugestellt
wird. Dazu muss der Teilnehmer unterwegs auf seinem Handy nur die Kurznachricht verfassen und als
Empfänger die Nummer des IXI-UMS Teilnehmers eingeben. Die Text-Nachricht wird dann zuerst über
Mobilfunk und dann über ISDN an den IXI-UMS Server zugestellt.
Einfache Verwaltung und Bearbeitung: Eingehende Kurznachrichten erhält der Benutzer in seinem
Posteingang. Er kann die E-Mail Funktionen wie Weiterleiten, Antworten, Löschen, Speichern auch auf seine
Kurznachrichten anwenden.
Information unterwegs: Der Benutzer kann sich unterwegs via SMS über neu im Posteingang
eingegangene Nachrichten informieren lassen.
Alert-Funktion: Eine automatische Benachrichtigung per SMS an das Handy wird im Notfall, z.B. bei
Systemstörungen, geschickt
Mobil unterwegs: immer und aktuell informiert
„Mit dem IXI-UMS haben wir unsere Mobilitätsstrategie abgerundet," resümiert der CIO eines Unternehmens
mit über 4.200 Mitarbeitern an 30 verschiedenen Standorten, zufrieden. „Faxe und E-Mails lasse ich mir
unterwegs von meinem persönlichen Anrufbeantworter vorlesen. Dadurch bin ich auch ohne PC immer über
Wichtiges informiert und kann schnell und papierlos weitere Arbeitsschritte anstoßen.“
Immer und aktuell informiert: Der Benutzer kann sich unterwegs über neu eingegangene Nachrichten
informieren lassen. Er kann sich automatisch Nachrichten regelbasiert weiterleiten lassen.
Zugriff und Bearbeitung unterwegs: Der Benutzer kann sich von unterwegs mit Handy, Telefon, WAPHandy oder Web in seinen Posteingang einwählen und sämtliche Nachrichten – E-Mail, Fax, Sprach- und
Kurznachrichten – abhören bzw. lesen. Er kann die Nachrichten bearbeiten, z.B. beantworten, weiterleiten,
löschen.
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