Rédaction d`un communiqué de presse

Rédiger et exploiter
vos communiqués
de presse
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Mémo Technique
Créée en 1999, Mémo Technique est une agence de rédaction spécialisée dans les
technologies de l’information. Elle s’appuie sur une équipe de rédacteurs salariés, qui
possèdent non seulement d’excellentes qualités rédactionnelles et des compétences en
traduction, mais surtout l’expérience et la connaissance de marchés en constante évolution.
Outre un certain talent et une grande capacité d’écoute, écrire demande du temps, du
calme et de la concentration. Conditions difficiles – sinon impossibles – à réunir au cours
d’une journée de travail en entreprise. Adeptes du télétravail, les rédacteurs de Mémo
Technique rédigent, à l’écart du bruit, des communiqués et dossiers de presse, des
témoignages clients, des livres blancs, des tribunes libres, des discours, des livres et de
nombreux documents.
Dans des domaines aussi différents que les ERP, le conseil, la finance, l'assurance, la Business
Intelligence, les télécommunications ou encore le développement durable, les clients de
Mémo Technique développent des concepts et des vocabulaires spécifiques. Les rédacteurs
de Mémo Technique savent transformer leurs idées en textes, leurs concepts en discours,
leurs arguments en outils de communication. Originaires d’univers professionnels variés, ils
maîtrisent l’art de la communication écrite appliquée aux problématiques d’entreprise.
Capables de prendre en charge tous types de projet rédactionnels, ls travaillent au quotidien
avec leurs clients et les accompagnent dans un monde en changement.
Jean-Christophe Latournerie
Directeur Associé
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Sommaire
Mémo Technique ....................................................................................................................... 2
Les outils des relations presse.................................................................................................... 4
Qu’est ce qu’un communiqué de presse ?................................................................................. 5
Rédaction d’un communiqué de presse .................................................................................... 6
Préparer la rédaction d’un communiqué............................................................................... 6
Méthode de rédaction ........................................................................................................... 6
La forme : ........................................................................................................................... 6
Le contenu.......................................................................................................................... 6
Le style :.............................................................................................................................. 7
Les illustrations :................................................................................................................. 7
Validation ............................................................................................................................... 8
Diffusion ................................................................................................................................. 8
La date d’envoi ................................................................................................................... 8
Le format d’envoi ............................................................................................................... 8
Le fichier d’envoi ................................................................................................................ 8
La publication ......................................................................................................................... 8
La relance ............................................................................................................................... 9
Évaluation............................................................................................................................... 9
En résumé................................................................................................................................... 9
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Les outils des relations presse
Les relations presse - ou relations avec les médias – sont l’une des composantes des
relations publiques qui regroupent les actions de communication non publicitaires menées
par une organisation (entreprise, institution, association…), une marque ou une personne
(publique, politique) auprès de ses publics cibles.
Les relations presse s’adressent à un public spécifique : les journalistes. Leur objectif est
d’entretenir avec cette cible des relations privilégiées, afin d’obtenir des citations et des
retombées rédactionnelles positives et valorisantes dans les médias. Les journalistes sont
des relais, des intermédiaires auprès de la cible finale de la communication que sont les
consommateurs, les clients, les citoyens, le grand public. L’émetteur doit leur proposer des
informations susceptibles d’intéresser leurs lecteurs ou auditeurs.
Les attachés de presse disposent d’une large palette d’outils pour établir des relations avec
les médias :
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le communiqué que nous allons présenter,
le dossier de presse,
le site dédié ou l’accès presse sur le site de l’émetteur,
les rencontres avec les journalistes : interviews, conférences, déjeuners, voyages…
la base de données des contacts privilégiés,
le press-book,
les outils d’évaluation des actions de presse
…
Chacun d’eux par sa forme et sa fonction, favorisera la transmission du message de
l’émetteur aux journalistes, de la manière la claire possible. L’attaché de presse choisira le
support le plus adapté à la nature et à l’intention du message à communiquer.
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Qu’est ce qu’un communiqué de presse ?
Un communiqué de presse est un document court adressé aux journalistes qui a pour objet
de diffuser un message factuel et d’actualité sur l’émetteur (annonceur). Il donne de la
visibilité à ses activités et lui permet d’entretenir une relation régulière avec les journalistes
qu’il a ciblé. Le communiqué doit être pertinent et intéresser les publics auxquels
s’adressent les journalistes destinataires.
Il ne délivre qu’une seule information liée à un événement précis : annonce, nomination,
réorganisation, partenariat, rachat, salon, événement stratégique, sortie d’un nouveau
produit, signature d’un nouveau contrat…et ne doit être envoyé qu’aux journalistes
directement concernés.
Son objectif principal est d’interpeller le journaliste à qui il est adressé afin de l’inciter soit à
écrire un article, soit à assister à un événement, soit à prendre contact pour demander de
plus amples informations. Les journalistes reçoivent chaque jour un grand nombre
d’informations, votre communiqué doit donc se démarquer des autres grâce à une
rédaction particulièrement soignée.
Un communiqué de presse se présente sous la forme d’une page A4 ou deux pages
maximum.
Il est le complément du dossier de presse qui présente plus en détails l’objet de la
communication (produit, entreprise, personne, marque…) et par les autres outils cités cidessus.
Sa rédaction doit être objective, claire et concise, et il doit servir de base de travail au
journaliste ou pouvoir être repris tel quel. Son ton est neutre et factuel, sa rédaction doit
respecter des règles simples et précises.
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Rédaction d’un communiqué de presse
Préparer la rédaction d’un communiqué
La personne en charge du communiqué doit avant tout réunir les informations nécessaires à
sa rédaction auprès de l’émetteur du message. La technique de questionnement utilisée
pour concevoir un message est le « QQOQCP » ou « règle du Quintilien ». Soit les 6 questions
incontournables :
Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment/combien ? Pourquoi ?
Elles permettent d’aborder les différentes composantes d’une information à transmettre,
auxquelles devra répondre le communiqué de presse. Les réponses à ces questions doivent
être dans le brief de l’émetteur et complétées si besoin par le rédacteur…
Méthode de rédaction
La rédaction d’un communiqué de presse suit un certain nombre de règles simples.
La forme :
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Il est à l’en tête de l’organisation : papier en tête, logo
Il mentionne son objet « Communiqué de presse »
Il est daté
Il peut donner des indications de diffusion : diffusion immédiate, ou avec une date
ultérieure si le communiqué est sous embargo.
Il donne clairement, à la fin du communiqué, les coordonnées complètes (mail,
téléphone, adresse postale…) du contact presse, qu’il soit en interne ou en externe
(agence de relations presse).
Le contenu
Le communiqué propose un seul message essentiel. Le contenu doit être hiérarchisé, les
informations les plus importantes et les plus récentes sont données au début, puis elles sont
développées dans le corps du texte. C’est le principe de la pyramide inversée. Les 6
questions de la règle du Quintilien servent de fil conducteur lors de la rédaction du
communiqué.
a) Le titre doit attirer l’attention du journaliste
Il est le premier contact avec le journaliste, il doit capter son attention, et lui donner envie
de poursuivre sa lecture. Il est explicite et informatif, attractif, court et précis, il donne le
ton. Il doit être également compris à la première lecture.
Le titre peut être « incitatif » afin d’accrocher le journaliste, mais il est préférable de rester «
informatif » et de laisser le journaliste l’adapter en fonction du ton qu’il aura choisi.
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b) Le chapô donne les informations les plus importantes
Le premier paragraphe, le « chapô » (ou chapeau) présente le message essentiel qui servira
de fil conducteur.
Il comporte 2 ou 3 lignes, et doit donner envie de rentrer dans l’information. Il résume les
points importants du communiqué en répondant (en fonction du contexte) à 4 questions :
qui ? quoi ? quand ? où ?
c) Le corps du communiqué précise l’information
Ensuite, l’information est complétée en quelques paragraphes. Ils la justifient et montrent
son intérêt en développant l’information par ordre d’importance en répondant également
aux questions comment ? et pourquoi ?
Les paragraphes peuvent être séparés par des intertitres qui soulignent les idées principales
et permettent au journaliste de balayer rapidement le communiqué.
Une citation de l’émetteur, un extrait d’interview ou encore l’avis d’un expert peuvent
illustrer et souligner l’information.
Les informations pratiques sont détaillées en fin de communiqué : adresse d’un événement,
prix et disponibilité d’un produit, numéro vert ...
Puis, un rappel des points clés de l’émetteur ou des sociétés citées sous forme d’un « à
propos de » ou « boilerplate » permet de conclure le texte et de situer le contexte de
l’information.
Le style :
Le style doit être simple, direct et neutre, sans superlatifs. Les phrases sont courtes, le ton
informatif. Les
Le respect de la grammaire et de l’orthographe est un point très important. Il ne faut donc
pas hésiter à faire relire et corriger le texte avant sa diffusion.
Le langage utilisé doit être simple et accessible, les jargons sont à éviter car ils compliquent
la compréhension du message.
Les illustrations :
Il est possible de joindre des visuels au communiqué représentant l’objet du communiqué,
les légendes seront précisées. Attention au format des fichiers joints dans le cas de l’envoi
par mail.
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Validation
Une fois le communiqué rédigé, il doit être formellement validé par l’émetteur avant d’être
diffusé.
Diffusion
Le communiqué peut alors être envoyé aux journalistes concernés par cette information.
La date d’envoi
La date d’envoi est importante et doit tenir compte de plusieurs points :
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La date de l’information, de l’événement dont il est question, le communiqué doit être
transmis ni trop tôt, ni trop tard par rapport à cette actualité
En cas d’information « sous embargo », les consignes liées à sa diffusion doivent être
clairement précisées
Les dates de bouclage des supports sollicités, en fonction de leur parution : quotidienne,
hebdomadaire, mensuelle…sont à connaître,
La date de la conférence de rédaction des supports choisis. C’est au cours de celle-ci que
sont choisis les thèmes qui seront développés dans les éditions suivantes,
Les délais d’acheminements du courrier en cas d’envoi papier
Le format d’envoi
Les communiqués sont le plus souvent envoyés par mail. Mais les journalistes étant très
sollicités, il faut respecter certaines règles d’envois, notamment en attachant de
l’importance au format des fichiers.
La solution la plus simple est d’insérer le communiqué directement dans le corps du mail
En cas de fichier attaché, il faut alors s’assurer qu’il est enregistré dans un format décodable
par la plupart des logiciels courants. Ex : format « .rtf » au lieu de « .doc » (Word), ou format
PDF,
Pour les illustrations, il est conseillé de ne joindre que des images en 72 dpi, et de proposer
les fichiers en haute résolution en téléchargement via des liens vers le site de l’émetteur.
Il est aussi primordial d’annoncer clairement l’objet du mail dans l’intitulé qui doit être
informatif.
Le fichier d’envoi
En fonction du domaine d’activité, du type d’émetteur, la base de données utilisée pour
l’envoi des communiqués doit être suivi et mise à jour régulièrement de façon à adresser les
bons messages aux bonnes personnes.
La publication
Un communiqué peut également être mis en ligne sur des sites spécialisés qui sont consultés
par des journalistes.
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La relance
Une fois le communiqué transmis, la relance n’est pas à négliger. Faut-il la faire par mail ou
par téléphone ? Cela dépend de la relation entretenue avec les journalistes. Dans les deux
cas, elle permet d’augmenter la visibilité de l’information. Il s’agit donc de contacter chaque
journaliste, de s’assurer qu’il a bien reçu le document, et de lui proposer des compléments
d’information ou des illustrations supplémentaires. Il est important de s’assurer que
l’information l’intéresse afin de pouvoir en mettre en avant les points clés.
Le contact téléphonique participe à la bonne relation qu’il est important d’établir avec les
journalistes.
Évaluation
Évaluer une action de communication permet de l’améliorer.
Dans le cas du communiqué, analyser ses retombées permet de repérer les points pouvant
être reconsidérés lors du communiqué suivant. L’efficacité d’un communiqué se mesure à
partir du nombre d’articles valorisants parus, de la participation à une manifestation ou du
degré de satisfaction des participants. Les études de l’évolution de la notoriété ou de l’image
de l’émetteur en sont aussi des indicateurs.
En fonction des résultats obtenus, il est donc important de se questionner sur les cibles
d’envois, sur la pertinence du contenu, sur l’argumentation proposée, sur la période d’envoi.
En résumé
Le communiqué de presse est un outil qui permet de délivrer une information brute, précise
et d’actualité auprès des journalistes. Sa rédaction et son exploitation suivent des règles
simples, son évaluation permet d’en améliorer l’efficacité.
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Collection en pratique
La collection « en pratique » a pour objet de préciser la portée des différents outils de
communication écrite, ainsi que leurs composants et méthodes de mise en oeuvre. Conçus
par les rédacteurs de Mémo Technique, ces documents s’appuient notre expérience et notre
réflexion.
L’écrit est une composante essentielle de la communication d’entreprise en particulier dans
les secteurs technologiques innovants. Les entreprises se doivent d’exposer et d’expliquer
inlassablement, leurs idées, leurs concepts et leurs stratégies. Face à une sophistication
croissante des approches, des solutions et des technologies développées par ces entreprises,
le marché, c’est-à-dire les clients, les prospects mais aussi les analystes et les journalistes,
sont souvent circonspects voire méfiants. Le besoin d’expliquer, de détailler, de documenter
est ainsi de plus en plus pressant, et l’écrit l’outil de communication le plus précis et le plus
efficace.
La lecture des ouvrages de la collection en pratique vous aidera à choisir judicieusement les
outils de votre communication écrite et à les mettre en oeuvre avec efficacité.
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