Prise en main d`EndNote

Transcription

X
logiciel de gestion de
références bibliographiques
(personal bibliographic software)
Frédérique Cohen-Adad – URFIST – novembre 2006
usages
A l’origine pour un public scientifique ayant des besoins importants en termes de :
- recherche de publications
- sauvegarde et gestion des résultats de la recherche
- production de documents avec citations et bibliographies
Fonctions d’importation et d’édition particulièrement développées
Orientation actuelle vers les environnements documentaires de type centre de
documentation de taille moyenne, intégration dans les sites web de bibliothèque pour
exploiter directement et de façon interactive les documents récupérés (1)
Lien entre données personnelles et intégration dans des catalogues plus importants
Aucun outil de gestion de bibliothèque (prêt, bulletinage, commandes)
(1)
Bruley Caroline. Les sites web des bibliothèques universitaires. BBF, 2003, t. 48, n° 4, p. 14-23.
caractéristiques
Logiciel de gestion individuelle de références bibliographiques constituant des bases de données
(library ou bibliothèques pour EndNote)
Bibliothèque : ensemble des références structurées en champs de description
Version X MacIntosh et Windows
Compatibilité totale des bibliothèques entre les 2 systèmes d’exploitation
Producteur : ISI ResearchSoft
Distributeurs en France :
Ritme Informatique (http://www.ritme.com/fr/produits/endnote/index.html)
Integral Software (http://www.intesoft.com/produits/fichefr/en.html)
A ce jour, plus de 70 logiciels bibliographiques se partagent le marché.
On consultera avec profit le comparatif publié en ligne (1) par Francesco Dell’Orso concernant 7
des logiciels de ce type parmi les plus répandus.
(1)
F. Dell’Orso. Bibliography Formatting Software: An Evaluation Template [On-line]. Juillet 2006. Disponible sur Internet :
<http://www.burioni.it/forum/ors-bfs/text/index.html>
fonctionnalités
BD
externes
Bibliographie
Importation automatique de
Exportation automatique de
Bibliothèques de
références
bibliographiques
Gestion de
fonctionnalités : bibliothèques et références
Capacité des bases :
- nombre de bibliothèques : illimité
- nombre de bibliothèques ouvertes simultanément : illimité
- nombre de références par bibliothèque : illimité
- nombre de champs par référence : 52 prédéfinis dont 7 personnalisables
- nombre de caractères par champ : 50 Ko soit environ 10 pages de texte
Gestion des références :
- saisie manuelle
- nombre de types de références disponibles : 41 dont 3 non définis
- possibilité de modification et de création de types de références
- interface de recherche avancée et possibilité de sauvegarde des équations de recherche
- outils de tri, outils de modification par lot
- index de capacité illimitée
~ 3 index prédéfinis sur les champs auteurs, titres de périodiques et mots clés
~ tous les champs sont indexables
- champs spécifiques pour les liens hypertextes, les DOI et les liens vers les fichiers PDF
- tous les champs gèrent les liens hypertextes et les liens vers les fichiers du disque dur de
l’ordinateur (à l’exception du champ image)
- gestion des images et de leurs légendes, graphiques et tableaux
fonctionnalités : import - export
Filtres
Styles
Bibliothèques de
références
bibliographiques
BD
externes
Bibliographie
Fichiers de connexion
Importation
automatique
insertion manuelle
de références
Exportation
automatique
fonctionnalités : importation
Importation automatique depuis différentes sources, bases de données, catalogues et
fichiers de bibliothèques universitaires
- 580 filtres disponibles
- possibilités de modification et de création de filtres illimitées
Connexion directe Z39-50
- plus de 830 fichiers de connexion prédéfinis
- possibilités de modification et de création de fichiers de connexion illimitées
Importation de fichiers en format tabulé (texte et tableur)
Importation directe depuis d’autres logiciels bibliographiques (ProCite, Reference Manager)
Importation directe entre bibliothèques EndNote
fonctionnalités : exportation - édition
Exportation et intégration automatique dans un traitement de texte de références
sélectionnées, dans un style de son choix
- plus de 2300 styles prédéfinis disponibles
- possibilités de modification et de création de styles illimitées
- création automatique de citations dans le texte et de bibliographie en fin de
document (fonction CWYW : Cite While You Write)
Exportation de listes bibliographiques créées automatiquement depuis les références
sélectionnées en différents formats de fichiers au choix :
- TXT
- RTF
- HTML
- XML
Exportation de références sélectionnées en conservant le style choisi par copier/coller
dans un traitement de texte (Copy Formatted)
Exportation de références depuis un traitement de texte avec création automatique
d’une bibliothèque « de voyage » (Traveling Library)
les principaux répertoires
Localisation : c:/Program Files/EndNote
Connections
fichiers de connexions aux bases extérieures (.enz)
Examples
bibliothèques de références
Filters
filtres d’importation (.enf)
Palm
fichiers de gestion d’accès aux bibliothèques depuis un PDA Palm OS
Spell
dictionnaires utilisés pour la correction orthographique
Styles
styles de références pour le formatage des citations et de
la bibliographie (.ens)
Templates
aide à la rédaction de manuscrits avec Word (.dot)
Term Lists
fichiers texte (.txt) de listes de titres de périodiques classés par
catégories (Chemical, Humanities, Medical), libellés en abrégé et
nom complet.
le vocabulaire EndNote
Library
(.enl)
bibliothèque ou base EndNote
Reference Type
type de référence
Reference
notice ou référence bibliographique
Field
champ de description bibliographique
Term Lists (.txt)
listes de termes indexés
Output Styles (.ens)
styles d’édition
Import Filters (.enf)
filtres d’importation
Connection Files (.enz)
fichiers de connexion
(Style/Filter/Connection) Manager
gestionnaire de …
Templates (.dot)
modèles
la bibliothèque
création d’une nouvelle bibliothèque
ouverture d’une bibliothèque existante /fermeture
menu File
affichage
des
références
prévisualisation de la référence dans le style choisi
nb de références affichées/nb total de références
enregistrement de la bibliothèque complète
avec son répertoire .Data en un unique fichier compressé .enlx
les références
créer
afficher
supprimer
rechercher
rechercher un terme
dans une référence
référence suivante/précédente
afficher toutes les références
afficher/cacher
les références sélectionnées
trier
modifier/déplacer
le contenu d’un champ
insérer une image/un objet (.jpg, .xls, .ppt, .pps…)
rechercher les doublons
lier à une page web
lier à un fichier interne
les références
identifiant unique
sélection du
type de référence
afficher/cacher
les champs
vides
champs descriptifs
prédéfinis
les types de références (Reference Type) - 1
Journal Article
Article dans une publication en série (revue, périodique)
Book
Livre, ouvrage écrit par un ou plusieurs auteurs
Book Section
Contribution (article, chapitre…) dans un ouvrage ou congrès
Manuscript
Manuscrit
Edited Book
Ouvrage collectif d’un ou plusieurs éditeurs scientifiques
ou n° special d’une revue
Magazine Article
Article dans un magazine
Newspaper Article
Article dans un quotidien, article de presse
Conference Proceedings
Actes de congrès
Thesis
Thèses, mémoires, travaux universitaires
Report
Rapport
Personal Communication
Communication non publiée
Ancient Text
Texte ancien
Dictionnary
Dictionnaire
Encyclopedia
Encyclopédie
Computer Program
Programme informatique, logiciel
les types de références - 2
Web Page
Site (page) web ou ftp
Audiovisual Material
Document audiovisuel
Film or Broadcast
Document cinématographique, film, ou radiophonique
Artwork
Production artistique, œuvre d’art
Map
Carte
Patent
Brevet
Hearing
Audition, publique ou juridique
Bill
Projet de loi
Statute
Loi, règlement
Case
Affaire juridique
Grant
Bourse
Figure
Illustration, image, diagramme
Chart or Table
Graphique ou Tableau
Equation
Equation
les types de références - 3
Classical Works
Ouvrage classique
Conference Paper
Communication, rapport de conférence
Electronic Book
Livre électronique
Electronic Journal
Périodique électronique
Government Document
Rapport, document administratif ou gouvernemental
Legal Rule/Regulation
Réglementation, texte législatif ou juridique
Online Database
Base de données en ligne
Online Multimedia
Œuvre multimedia en ligne
Unpublished Work
Ouvrage non publié
Electronic Article
Article électronique
Generic
Type de référence propre à EndNote, reprend tous les champs
descriptifs (52)
Unused 1/2/3
Types de références non définis (3 nouveaux types)
quelques remarques
Remarques sur certains types de références
Book : ouvrage écrit par un ou plusieurs auteurs, appartenant ou non à une collection.
Edited Book : ouvrage collectif avec un éditeur scientifique, ou numéro spécial d’une revue.
Book Section : article ou chapitre publié dans un ouvrage ou une conférence.
Conference Proceedings : ouvrage publié à l’issu d’un congrès (actes de congrès).
Attention : un article dans une conférence doit être saisi comme « Book Section ».
Web Page : document édité sous une forme électronique (site Web ou ftp).
Si le document est à la fois imprimé sur papier et sous forme électronique, il faut le saisir
comme un document imprimé et ajouter son adresse électronique (champ URL).
Chart or Table : le contenu du champ Image est géré comme un tableau dans le
traitement de texte utilisé pour générer la bibliographie : légende (tableau n°)
suivi de l’image, tableau ou graphique.
Figure et Equation : le contenu du champ Image est géré comme une figure dans le
traitement de texte utilisé pour générer la bibliographie : légende (figure n°)
suivi de l’image, tableau ou graphique.
quelques remarques
Remarques sur les champs Author et Title du Generic
Author : catégorie regroupant 4 champs
Author : le ou les noms des auteurs qui ont la responsabilité principale du contenu du
document, personne physique ou collectivité
Secondary Author, Tertiary Author : selon le type de références, Éditeur scientifique
(Editor), coordonnateurs des travaux et responsables de la publication de l’ouvrage
(Series Editor)
Subsidiary Author : selon le type de références : Traducteur (Translator), Acteurs
(Performers), etc.
À ne pas confondre avec l’éditeur commercial (Publisher)
Title : catégorie regroupant également 4 champs
Title : Titre principal
Secondary Title : selon le type de références : titre du document hôte : titre de périodique
(Journal), d’ouvrage (Book Title), de conférence (Conference Name) ou de collection
(Series Title), etc.
Tertiary Title : Titre de collection quand le Secondary Title est déjà utilisé.
Alternate Title : Autre titre du périodique (titre abrégé), champ réservé aux périodiques.
quelques remarques
Remarques sur les champs URL, PDF, Image et Caption
URL et PDF : champs spécifiquement réservés à la gestion des adresses externes (URL) et des
adresses internes (fichiers sur disque dur). Les fichiers et pages web sont ouverts
automatiquement par les fonctions Open URL et Open PDF.
Image : champ dédié aux images, tableaux, graphiques. Ils pourront être intégrés par la
suite dans un document word avec la commande Find Figure(s) qui fonctionne
spécifiquement sur ce champ.
Caption : champ contenant la légende, indissociable du champ Image.
Le contenu de ce champ est utilisé pour retrouver une image lors d’une
commande Search.
Ces champs ne peuvent contenir qu’une seule donnée : une seule adresse URL, un seul fichier PDF ou
une seule image, graphe… pour que l’ouverture automatique des fichiers fonctionne.
Les images sont placées dans un répertoire (.Data) de même nom que la bibliothèque qui les contient
(exemple : bibliothèque Paleo.enl, répertoire images : Paleo.Data).
conventions d’écriture : les règles à respecter
Author
saisir tous les noms d’auteurs de la façon la plus complète possible
séparateur auteur : marque de paragraphe ou point-virgule
séparateur nom – prénom : virgule
mettre toujours le nom avant le prénom
initiales de prénoms : points ou points espaces
collectivités auteurs: faire suivre le nom d'une virgule
Year
saisir la date de publication sur 4 chiffres
possibilité d'ajouter du texte (in press, en préparation, etc.)
Journal
entrer si possible le titre en entier
Pages
ne pas écrire p. ou pp.
Keywords
utiliser toujours le même séparateur : marque de paragraphe, point-virgule, / ou \
sont reconnus par défaut comme délimiteurs dans la Keywords Term List
rechercher l’homogénéité (majuscules ou minuscules, avec ou sans accents …)
paramétrage général : EndNote Preferences
menu Edit/Preferences…
Reference Types
sélection des champs
affichés par
type de référence
Display Fields
affichés dans
les bibliothèques
Duplicates
utilisés pour le
dédoublonnage
paramétrage général : EndNote Preferences
Attention : le paramétrage des Préférences est actif pour toutes les bibliothèques,
toute modification intervient sur les références, les styles et les filtres.
Libraries
choix d’une bibliothèque particulière à l’ouverture du logiciel
Display Fonts
paramétrage de l’affichage : police et taille des caractères
(est sans effet sur les styles)
Reference Types
choix d’un type de référence (type de document) à l’ouverture
modifications des champs descriptifs associés à chaque type de
référence (Modify Reference Types)
Temporary Citations paramétrage du format des citations temporaires (délimiteur,…)
Display Fields
paramétrage de l’affichage des références d’une bibliothèque
(5 champs possibles)
Duplicates
sélection des champs utilisés pour comparer les références
(dédoublonnage)
Folder Locations
localisation des répertoires de filtres, de styles et des fichiers de
connexion
Term Lists
paramétrage des préférences sur les listes de termes
...
paramétrage général : Reference Types
menu Edit/Preferences…/Reference Types/Modify Reference Types
Generic : modèle général listant tous les champs pour l’ensemble des types de références
sélection du type de référence
champs
ordre des champs déterminé de
façon immuable par le Generic
le choix du type de référence
détermine les champs associés
possibilité de modification de
l’intitulé de champ, de création
et de suppression de champs
Rappel :
les modifications sont
effectives pour toutes
les bibliothèques
la recherche de références
References/Search References...
sélection du champ sur lequel se fait la recherche
par défaut : Any Field, soit « tous les champs »
sélection d’opérateurs de comparaison
par défaut : Contains, soit « contient »,
avec troncature gauche/droite
opérateurs booléens And, Or et Not
sauvegarde de l’équation de recherche
rappel d’une équation sauvegardée
(répertoire Searches, extension .enq)
Set Default : sauvegarder les choix de champs
Restore Default : revenir à la dernière sauvegarde
insertion de tabulation et/ou marque de paragraphe
Add : ajouter un bloc de recherche en fin d’interface
Insert : ajouter le bloc au-dessus du bloc actif
Delete : supprimer un bloc
la recherche de références
References/Search References...
sélection de la bibliothèque
parmi l’ensemble des bibliothèques
ouvertes
respect de la casse
terme exact : pas de troncature
Search Whole Library : rechercher dans toutes les références de la bibliothèque
Add to showing references : ajouter les résultats à ceux de la recherche précédente
Search showing references : rechercher uniquement dans les résultats de la recherche précédente
Omit from showing references : rechercher en excluant les résultats de la recherche précédente
les listes de termes
Tools/Open, Define, Link Term Lists
ouvrir les liste de termes :
Authors
Journals
Keywords
ou liste personnelle
créer/mettre à jour les listes de termes
associer le champ d’intérêt à la liste de
termes correspondante (création de
l’indexation automatique)
les listes de termes
Tools/Define Term Lists
sélection de la bibliothèque
créer, renommer, supprimer une liste
mettre à jour les listes
importer/exporter les listes
associer la liste au(x) champ(s)
d’intérêt
choix des séparateurs de termes
les listes de termes : Journals Term List
Tools/Open Term Lists/Journals Term List
titre complet du périodique
titre abrégé avec ponctuation
titre abrégé sans ponctuation
autre titre disponible
les importations
Filtres d’importation
Filter Manager
Bibliothèques de
références
bibliographiques
BD
externes
Fichiers tabulés
Fichiers de connexion Z39-50
Connection Manager
fichiers texte (ASCII)
format taggué
fichiers texte (ASCII)
format non taggué
importation : filtres
File/Import
sélection du fichier
à importer
gestion des doublons
gestion du code source des caractères
(par défaut : No translation
ANSEL : format MARC
Unicode UTF-8, UTF-16, etc.)
sélection du filtre d’importation
en fonction de la BD d’origine
du fichier à importer
importation : filtres
File/Import/Import Option
EndNote Library
Import d’une bibliothèque EndNote dans une autre
EndNote Import
Import de fichiers texte déchargés depuis des BD en ligne ou
exportés depuis EndNote en format EndNote (tags EndNote)
Refer/BibIX
Import de fichiers texte exportés depuis des BD Unix : Refer et BibIX
ProCite
Import de fichiers texte exportés depuis ProCite
Tab-Delimited
Import de fichiers tabulés (champs séparés par une tabulation)
Reference Manager (RIS)
Import de fichiers texte exportés depuis Reference Manager
ISI-CE
Import de fichiers texte déchargés depuis le site web de l’ISI
Multi-Filter (Special)
Import de fichiers texte issus de plusieurs BD différentes en même
temps et identifiables par EndNote
EndNote Generated XML
Import de fichiers au format XML
Other Filters
Accès à tous les filtres prédéfinis du répertoire Filters
Use Connection File
Import du fichier connect.log généré par une connexion Z39-50
le gestionnaire de filtres
Edit/Import Filters/Open Filter Manager...
marquage en tant
que favori : sera
présent dans le
menu Import Filters
options
d’affichage :
par favoris
ou par producteurs
affichage des
informations
générales
producteur de la base de données
sélection du filtre
afficher
modifier le filtre
informations
générales
nombre de filtres affichés/filtres disponibles
avec leur localisation
les filtres : paramètres
Edit/Import Filters/Open Filter Manager...
sélection du filtre/Edit
About This Filter : informations sur le filtre
nom du filtre
catégorie
options
paramétrables
instructions pour la
sauvegarde du fichier
à importer
(ici pour PubMed :
fichier texte taggué)
importation : connexion Z39-50
Protocole Z39-50 : sessions entre un client et un ou plusieurs serveurs
(BD, catalogues de bibliothèques, etc.) par l’intermédiaire d’une seule
interface ou passerelle web.
Interrogation de BD/catalogues en temps réel depuis l’interface d’interrogation
de EndNote : permet ainsi de s’affranchir de la connaissance des différentes interfaces
d’interrogation propres à chaque BD/catalogues
Fichiers de connexions (.enz) spécifiques de chaque BD/catalogues
Téléchargement direct des références dans la bibliothèque
Pour en savoir plus sur le protocole Z39-50 :
site officiel http://lcweb.loc.gov/z3950/agency/
portail du réseau MSH http://www.msh-reseau.prd.fr/EspaceTravail/z39-50.jsp
Tools/Connect/Connect...
sélection de la base
par son nom
ou son producteur
informations
sur la base
sélectionnée
Tools/Connect/Connect.../PubMed
1/interface Search de EndNote
2/nombre de résultats
3/affichage
intermédiaire
des références
avant transfert dans
la bibliothèque finale
sélection de la
bibliothèque finale
importation : fichiers tabulés
Import de données non tagguées, provenant généralement de tableurs type Excel ou
de traitements de texte.
Ce sont obligatoirement des fichiers texte, précédés d’une ligne indiquant le
type de référence et les champs à importer.
Le séparateur de références est un retour chariot.
Filtre d’importation : Tab Delimited. C’est un filtre prédéfini et non modifiable.
Exemple : Fichier Word.txt
*Journal Article
Author<Tab> Year<Tab> Title<Tab> Secondary Title<Tab> Volume<Tab>Number<Tab> Pages<Tab>
Matsha, T.//Aioun, J.//Baly, C.→2002→Human papillomavirus→Journal of Clinical Pathology→55→→587-590
Saretzki, G. →2001 →Telomerase activity in cervical smears→ Analytical Cellular Pathology →23 →1→39-43
Exemple : Fichier Excel.txt
l’exportation
Styles
Style Manager
Bibliothèques de
références
bibliographiques
création d’une liste
bibliographique avec citations
dans un document word
fonction CWYW
Bibliographie
Formats prédéfinis
Text File (.txt)
Rich Text Format (.rtf)
HTML (.html)
XML (.xml)
création d’une liste
bibliographique
indépendamment
d’un document word
les styles
Edit/Output Styles/
créer un style
modifier le style : affichage
des paramètres du style en cours
accéder au gestionnaire de styles :
sélection/édition de tous les filtres
disponibles dans EndNote
4 styles proposés par défaut
style actif : Annotated
les styles : le gestionnaire de styles
Edit/Output Styles/Open Style Manager
marquage en tant
que favori : sera
présent dans
le menu
Output Styles
options
d’affichage :
par favoris
ou par
catégories
catégories
sélection du style :
styles propres à
chaque revue
et styles EndNote
afficher/modifier
le style
Style Preview :
visualisation du style
choisi
ou Style Info :
informations sur le style
nombre total de styles au choix
les styles : le gestionnaire de styles
Edit/Output Styles/Open Style Manager/Edit
identification
du style
édité
paramétrage:
citations
bibliographie
notes de bas
de page
figures et
tableaux
sélection des champs et
caractères spéciaux
d’écriture
style spécifique
pour chaque
type de références
Generic :
style appliqué
par défaut
les styles : écriture
Edit/Output Styles/Open Style Manager/Edit/
Bibliography/Templates/Insert Field
caractères spéciaux :
End of Paragraph : saut de ligne avec un paragraphe
Tab : tabulation
Forced Separation : séparer des informations dépendantes |
Link Adjacent Text : espace insécable : la chaîne de caractères
et l’intitulé de champ sont liés
Singular/plural : choix automatique entre singulier et pluriel
sélection des champs à
insérer dans le style
…
…
fonction CWYW
Outils dans Word
Find Citations : trouver depuis Word les citations à insérer
Go To EndNote : ouvrir automatiquement EndNote depuis Word
Format Bibliography : sélection du style et paramétrage du format
Insert Selected Citation(s) : insérer les références sélectionnées
Edit Citation(s) : paramétrage des citations (insertion de texte, modifications, etc.)
Insert Note : ajout de notes (ne fonctionne que pour les bibliographies numérotées)
Edit Library reference(s) : affichage de la bibliothèque d’où proviennent les références
Unformat Citation(s) : revenir au format temporaire des citations
Remove Field Codes : supprimer les codes CWYW (formatage ultérieur impossible)
Export Traveling Library : créer une bibliothèque spécifique du document
Find Figure(s) : rechercher les références comprenant des illustrations/tableaux
Generate Figure List : créer les listes de figures et tableaux
Cite While You Write Preferences : paramétrer les préférences d’ouverture, raccourcis
clavier et localisations des illustrations/tableaux
Aide
fonction CWYW
Outils dans EndNote
Return To Word Processor : basculer de EndNote à Word
Format Bibliography : sélection du style et paramétrage du format
Insert Citation : insérer automatiquement dans Word les références sélectionnées
ressources
site officiel : http://www.endnote.com/
version de démonstration : http://www.endnote.com/endemo.asp
guide de l’utilisateur Mac : http://www.endnote.com/support/helpdocs/EndNote9MacManual.pdf
guide de l’utilisateur PC : http://www.endnote.com/support/helpdocs/EndNote9Manual.pdf
manuel pour EndNote 9 (en anglais) de l’Université de Queensland
http://www.library.uq.edu.au/endnote/introtutorial9/index.html /
guides et FAQ de la bibliothèque de l’Université de Queensland
http://www.library.uq.edu.au/endnote
manuel de la bibliothèque de l’université Laval, février 2006
http://www4.bibl.ulaval.ca/EndNote/Endnote_tutoriel.pdf
support de formation de l’URFIST de Bretagne et Pays de Loire, EndNote 9, par M.L. Malingre
http://www.uhb.fr/urfist/Supports/EndNote/endnote.htm
Gérer sa bibliographie avec EndNote, ressources documentaires de l’INRA Nantes
http://www.nantes.inra.fr/information_scientifique_et_technique/ressources_documentaires/
gerer_sa_bibliographie_avec_endnote
manuel de la médiathèque scientifique de l’Institut Pasteur EndNote 7 (MacIntosh)
http://www.pasteur.fr/infosci/biblio/formation/endnote7/endnote7.pdf
informations du portail de l'Institut Pasteur concernant les logiciels bibliographiques
http://www.pasteur.fr/infosci/biblio/formation/lobib.html
répertoire des logiciels personnels de gestion documentaire, de J.P. Lardy, URFIST de Lyon
http://urfist.univ-lyon1.fr/logiciels_gestion_doc.html

Prise en main d`EndNote

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