Pas-à-pas : écrire à plusieurs destinataires avec Outlook

Pas-à-pas
Pas-à-pas
Envoyer un courriel à plusieurs destinataires avec Outlook
Les captures d’écran sont faites avec la version Outlook 2003, mais le procédé reste le
même pour les versions antérieures et est similaire avec Outlook Express.
Objectif : pouvoir envoyer le même message à plusieurs personnes simultanément.
Il faut y penser : selon les cas les destinataires n’ont pas forcément à connaître l’adresse
des autres personnes.
Les fonctions du logiciel que l’on utilisera :
Contact
Copie cachée (CCI)
Comment faire..................................................................................................................... 1
1.
À partir des contacts (carnet d’adresse) ........................................................................ 1
2.
En les saisissant au fur et à mesure .............................................................................. 2
3.
Envoyer le message ...................................................................................................... 2
Pourquoi envoyer un courriel multi destinataires en CCI ? .................................................... 2
Quand envoyer un courriel avec des adresses apparentes pour tout le monde ? ................... 2
Comment faire
Créer un nouveau courriel en cliquant sur le bouton :
1. À partir des contacts (carnet d’adresse)
Cliquer sur l’icône de carnet d’adresses :
Choisir les adresses, soit en cliquant individuellement sur chacune en maintenant
la touche Ctrl enfoncée pour en sélectionner plusieurs, soit en les « noircissant »
avec la souris.
Cliquer sur le bouton
Les adresses s’ajouteront toutes dans le champ CCI, séparée par un point-virgule :
Isabelle Dutailly — [email protected] — www.dutailly.net
Février 2007
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Pas-à-pas
2. En les saisissant au fur et à mesure
Si le champ d’adresse CCI n’est pas affiché, dans la fenêtre de
message, cliquer sur le menu Afficher/Champ CCI :
Il s’affichera dans la zone d’adresses du message.
Taper les adresses séparées par un point virgule :
Dans les deux cas, il est absolument inutile d’ajouter une adresse dans le champ A :
3. Envoyer le message
Cliquer sur Envoyer. Lorsque des adresses ne sont pas valables pour une raison ou un
autre, Outlook envoie un message d’erreur signalant le problème. Si le message n’a pas pu
partir pour cette raison, il faudra corriger ou supprimer les adresses fautives.
Pourquoi envoyer un courriel multi destinataires en CCI ?
Lorsque les destinataires ne se connaissent pas, il n’est pas opportun de diffuser
leurs adresses à tout va et cela peut être très mal apprécié des personnes qui
reçoivent les messages.
Envoyer un courriel avec toutes les adresses accessibles pour tout le monde
reviendrait à envoyer un courrier papier sur lequel on indiquerait les adresses
postales de toutes les autres destinataires dudit courrier. Ça ne viendrait à l’idée de
personne de faire cela la plupart du temps.
Lorsqu’un des destinataires répond en cliquant sur le bouton Répondre à tous
du logiciel, tout le monde reçoit sa réponse même si elle n’intéresse que
l’expéditeur sauf si les adresses sont en copie cachée.
Quand envoyer un courriel avec des adresses apparentes pour tout le
monde ?
Dans un cadre familial ou amical pour que chacun puisse récupérer les adresses
des autres membres du « clan » et que tous puissent répondre à tous.
Dans un cadre professionnel dans deux cas précis :
•
en interne parce qu’il serait discourtois (et maladroit souvent) de cacher les
destinataires d’un courriel envoyé à plusieurs personnes de l’entreprise,
•
en externe lorsqu’il s’agit, par exemple, de signaler à un client où à un
fournisseur de l’état de son dossier.
Isabelle Dutailly — [email protected] — www.dutailly.net
Février 2007
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