MODÈLE D`ORGANISATION, DE GESTION ET DE CONTRÔLE BRT

 MODÈLE D’ORGANISATION, DE GESTION ET DE CONTRÔLE en exécution de l’art. 6, alinéa 3, du Décret législatif 8 juin 2001, n° 231 BRT S.P.A. PARTIE GENERALE Approuvé par le Conseil d’Administration du 21 Mai 2014 INDEX PARTIE GÉNÉRALE INDEX PARTIE GÉNÉRALE .......................................................................................................................................... 2 PARTIE GÉNÉRALE ..................................................................................................................................................... 3 1. LE DECRET LEGISLATIF 8 JUIN 2001, N° 231 .............................................................................................................. 3 1.1 Introduction ............................................................................................................................................. 3 1.2 Cas d’infraction indiqués par le Décret.................................................................................................... 3 1.3 Les fondements de la responsabilité administrative de l’organisme ...................................................... 4 1.4 Les infractions commises à l’étranger ..................................................................................................... 6 1.5 La nature de la responsabilité de l'organisme et les sanctions s’y rapportant........................................ 6 1.7 L’exemption de la responsabilité: Caractéristiques du modèle d’organisation, gestion et contrôle ...... 7 2. LA SOCIETE ET SON SYSTEME DE CONTROLE INTERNE .................................................................................................... 8 3. L’ADOPTION DU MODELE ....................................................................................................................................... 9 3.1 Objectifs du Modèle ................................................................................................................................ 9 3.2 Code Éthique............................................................................................................................................ 9 3.3 Réalisation du Modèle ........................................................................................................................... 10 3.4 Modifications et mises à jour du Modèle .............................................................................................. 10 3.5 Infractions importantes pour la Société ................................................................................................ 11 3.6 Destinataires du Modèle ....................................................................................................................... 11 4. ORGANISME DE SURVEILLANCE .............................................................................................................................. 12 4.1 Qualités requises et composition .......................................................................................................... 12 4.2 Nomination, révocation, remplacement, déchéance, dédit.................................................................. 13 4.3 Activités et pouvoirs .............................................................................................................................. 14 4.4 Flux d’informations de/vers l’Organisme de Surveillance ..................................................................... 15 5. PRESTATIONS DE LA PART DES TIERS ........................................................................................................................ 16 6. LE SYSTEME DISCIPLINAIRE .................................................................................................................................... 16 6.1 Introduction ........................................................................................................................................... 16 6.2. Mesures disciplinaires ........................................................................................................................... 17 7. COMMUNICATION ET DIFFUSION DU MODELE........................................................................................................... 17 8. FORMATION DU PERSONNEL ................................................................................................................................. 17 2
PARTIE GÉNÉRALE 1. LE DECRET LEGISLATIF 8 JUIN 2001, N° 231 1.1 Introduction En date du 8 juin 2001 on a promulgué – en exécution de la délégation visée à l’art. 11 de la Loi 29 septembre 2000 n° 300 – le Décret Législatif n° 231 (dénommé par la suite le Décret), entré en vigueur le 4 juillet suivant, pour adapter la règlementation interne en matière de responsabilité des personnes morales à certaines Conventions internationales auxquelles l’Italie a depuis longtemps adhérées, telles que la Convention de Bruxelles du 26 juillet 1995 sur la protection des intérêts financiers des Communautés Européennes, la Convention également signée à Bruxelles le 26 mai 1997 sur la lutte à la corruption dans laquelle sont impliqués des fonctionnaires de la Communauté Européenne ou des États membres et la Convention OCSE du 17 décembre 1997 sur la lutte à la corruption des officiers publics étrangers dans les opérations économiques et internationales. Par voie de ce Décret, portant la « Règlementation de la responsabilité administrative des personnes morales, des sociétés et des associations même sans personnalité morale », un régime de responsabilité administrative à la charge des organismes (sociétés, consortiums, etc.) pour certaines infractions commises, dans l’intérêt ou au profit de ces derniers, a été introduite dans le système juridique italien. La nature de cette nouvelle forme de responsabilité des organismes est « mixte » car elle unit des aspects des systèmes de sanctions pénal et administratif. Selon le Décret, en effet, l’organisme est puni par une sanction de nature administrative, car il répond d’une infraction administrative, mais le système de sanctions se base sur le procès pénal: La contestation de l’infraction relève du ministère public et la sanction est imposée par le juge pénal. La responsabilité administrative de l’organisme est distincte et autonome par rapport à celle de la personne physique qui commet l’infraction et existe même si son auteur n’a pas été identifié, ou quand l’infraction est prescrite pour une raison autre que l’amnistie. En tout cas, la responsabilité de l’organisme doit toujours s’ajouter, et ne doit jamais remplacer, celle de la personne physique qui est l’auteur de l’infraction. Le champ d’application du Décret est très vaste et concerne tous les organismes dotés de personnalité morale, les sociétés, les associations même sans personnalité morale, les organismes publics économiques, les organismes privés concessionnaires d’un service public. La règlementation, en revanche, ne peut être appliquée à l’État, aux organismes publics territoriaux, aux organismes publics non économiques, et aux organismes qui exercent d’importantes fonctions institutionnelles (comme, par ex., les partis politiques et les syndicats). La norme ne fait pas référence aux organismes dont le siège n’est pas situé en Italie. Toutefois, à ce sujet, une ordonnance du Juge de l’Enquête Préliminaire du Tribunal de Milan (ord. 13 juin 2007 ; v. également JEP Milan, ord. 27 avril 2004, et le Tribunal de Milan, ord. 28 octobre 2004) a sanctionné, basant sa décision sur le principe de la territorialité, l’existence de la juridiction du juge italien en ce qui concerne les infractions commises par des organismes étrangers en Italie. 1.2 Cas d’infraction indiqués par le Décret L’organisme peut être appelé à répondre uniquement des infractions, que l’on appelle les infractions principales, indiquées par le Décret ou, quoi qu’il en soit, par une loi entrée en vigueur avant que le fait constituant l’infraction soit commis. À la date de l’approbation du présent document, les infractions principales appartiennent aux catégories indiquées ci‐après: – Les infractions commises dans les rapports avec l’Administration Publique (art. 24 et 25) ; –
Les infractions informatiques et le traitement illicite des données (art.24‐ bis) ; –
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Les délits de la criminalité organisée (art. 24‐ter) ; Les délits de faux en monnaie et cartes de crédit public et en timbres fiscaux (art. 25‐bis) –
Les délits contre l’industrie et le commerce (art.25‐ bis.1) ; –
Les infractions au droit des sociétés (art. 25‐ter) ; 3
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Les infractions à finalité de terrorisme ou de renversement de l’ordre démocratique (art. 25‐quater) ; –
Des pratiques de mutilation des organes génitaux féminins (art. 25‐quater.1) ; –
Les atteintes à la personnalité (art. 25‐quinquies) ; –
Les abus de marché (art. 25‐sexies) ; –
Les délits transnationaux (art. 10 loi n° 146 du 16 mars 2006) ; –
L’homicide et les dommages non intentionnels graves ou gravissimes, commis par violation des normes contre les accidents du travail et sur la protection de l’hygiène et de la santé sur le lieu de travail (art. 25‐septies) ; –
Les délits de recel, blanchissement, et utilisation d’argent, biens ou utilités de provenance illicite (art.25‐ octies) ; – Les infractions en matière de violation du droit d’auteur (art.25‐novies) ; –
Incitations à ne pas faire de déclarations ou à faire des déclarations mensongères à l’autorité judiciaire (art.25 – decies) ; –
Les délits environnementaux (article 25‐undecies) ; –
L’emploi de ressortissants de pays tiers dont le séjour est irrégulier (article 25‐duodecies). La liste des infractions indiquées plus haut est susceptible d’être modifiée et intégrée par le législateur. D’où l’exigence de vérifier constamment l’aptitude de ce système de règles qui constitue – comme on indiquera ci‐
après – le modèle d’organisation, de gestion et de contrôle, prévu par le Décret et utilisé pour la prévention des infractions. L’applicabilité et l’importance de chaque infraction feront l’objet d’approfondissement au paragraphe 3.5 « Infractions importantes pour la Société ». 1.3 Les fondements de la responsabilité administrative de l’organisme Les fondements de la nouvelle responsabilité sont indiqués à l’art. 5 du Décret: « L'organisme est responsable pour les délits commis dans son intérêt ou à son profit: a) Par des personnes qui exercent des fonctions de représentation, d’administration ou de direction de l’organisme ou d’une de ses unités d’organisation doté d’autonomie financière et fonctionnelle ainsi que de personnes qui exercent, même de fait, la gestion et le contrôle dudit organisme ; b) Par des personnes soumises à la direction ou à la surveillance d’un des sujets visés à la lettre a). L’organisme n’est pas responsable si les personnes indiquées à l’alinéa 1 ont agi dans leur intérêt exclusif ou de tiers ». Outre la commissionne d’une des infractions principales, d’autres obligations règlementaires doivent être intégrées pour l’organisme soit soumis à la sanction aux termes du D.Lgs. 231/2001. Ces critères supplémentaires de la responsabilité des organismes peuvent être distingués entre « objectifs » et « subjectifs ». Le premier critère objectif est complété par le fait que le délit a été commis par un sujet lié à l’organisme par un rapport qualifié. À ce propos on distingue entre: • Des sujets occupant un poste de haut niveau, à savoir de représentations, administration ou direction de l’organisme comme, par exemple, le représentant légal, l’administrateur, le directeur d’une unité d’organisation autonome, ainsi que les personnes qui gèrent, même uniquement de fait, ledit organisme. Il s’agit des personnes qui effectivement sont munies d’un pouvoir autonome de prendre des décisions au nom et pour le compte de l’organisme. Tous les sujets délégués par les administrateurs à exercer une activité de gestion ou de direction de l’organisme ou de ses sièges détachés sont en outre assimilables à cette catégorie ; 4
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Des sujets « subalternes », à savoir tous ceux qui sont soumis à la direction et à la surveillance des dirigeants. Les Employés et les Collaborateurs et les sujets qui, bien que ne faisant partie du personnel ont une mission à accomplir sous la direction et le contrôle des dirigeants, appartiennent à cette catégorie. Parmi les sujets externes intéressés, outre les Collaborateurs, on compte également les promoteurs et les Conseillers qui, sous mandat de l’organisme, exercent l’activité de ce dernier. Enfin, les mandats ou les rapports contractuels avec des sujets qui n’appartiennent pas au personnel de l’organisme sont importants, toujours dans le cas où ces sujets agissent au nom, pour le compte ou dans l’intérêt de l’organisme. Un autre critère objectif consiste dans le fait que l’infraction devra enfin être commise dans l’intérêt ou au profit de l’organisme. Les deux conditions requises sont cumulables, mais une seule suffit pour déterminer la responsabilité de l’organisme. L’ « intérêt » existe quand l’auteur de l’infraction a agi dans l’intention de favoriser l’organisme, indépendamment du fait que cet objectif ait été effectivement atteint. Le « profit » existe quand l’organisme a bénéficié – ou aurait pu bénéficier – d’un résultat positif, économique ou d’une autre nature de cette infraction. Selon la Cour de Cassation (Cass. Pén., 20 décembre 2005, n° 3615), on ne doit pas concevoir les concepts d’intérêt et d’avantage comme un concept unitaire, mais comme des concepts distincts, car la distinction évidente entre ce qui pourrait être considéré comme un éventuel gain préfiguré comme conséquence du fait illicite, par rapport au profit clairement obtenu grâce au résultat de l’infraction. C’est en ce sens que le Tribunal de Milan (ord. 20 décembre 2004), s’est également prononcé ; en effet selon ce dernier la mise au point de la conduite criminelle, visant à poursuivre d’une certaine utilité, est suffisante, indépendamment du fait que celle‐
ci ait été effectivement réalisée. La responsabilité de l’organisme existe non seulement quand il a tiré un profit pécuniaire immédiat de l'infraction commise, mais également dans le cas où, même en l’absence de ce résultat, le fait est motivé par l’intérêt de l’organisme. L’amélioration de sa position sur le marché ou la dissimulation d’une situation de crise financière, par ex, sont des cas qui impliquent les intérêts de l’organisme sans lui apporter cependant un avantage financier immédiat. Il est en outre bon de souligner que, si le délit est commis par des sujets qualifiés d’un organisme appartenant à un groupe, le concept d’intérêt peut être étendu, dans un sens défavorable, à la société chef de groupe. Le Tribunal de Milan (ord. 20 décembre 2004) a sanctionné que l’élément qui caractérise l’intérêt du groupe réside dans le fait que ledit intérêt n’appartient pas exclusivement à un des membres du groupe, mais à tous les sujets qui en font partie. C'est pourquoi on affirme que l’infraction commise par la société contrôlée peut être imputée à la société contrôlante, pourvu que la personne physique ait commis l’infraction – même par complicité – appartienne même sur le plan fonctionnel à cette société. Quant aux critères subjectifs d’imputation du délit à l’organisme, ces derniers concernent les instruments de prévention dont celui‐ci s'est dotés en vue d'empêcher la commission d’une des infractions prévues par le Décret dans l’exercice de l’activité d’entreprise. Le Décret, en effet, prévoit l’exclusion de l’organisme de la responsabilité, uniquement si ce dernier prouve: •
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Qu’avant de commettre le fait, l’organe directeur a adopté et appliqué de manière efficace des modèles d’organisation, de gestion et de contrôle aptes à empêcher les infractions de la même espèce que celle qui s’est produite ; Que la tâche consistant à veiller sur le fonctionnement et le respect des modèles ainsi que leur mise à jour a été confié à un organisme de l’organisme muni de pouvoirs autonomes d’initiative et de contrôle ; Qu’il n’y a eu aucun manque ou insuffisance de surveillance de la part de l’organisme susvisé. Les conditions susvisées doivent exister conjointement pour que la responsabilité de l’organisme puisse être exclue. Bien que le modèle fait fonction de cause d’impossibilité juridique d'infliger une peine aussi bien si l’infraction principale a été commise par un sujet occupant un poste de dirigeant, que si elle a été commise par un sujet occupant une position subalterne ; le mécanisme prévu par le Décret en matière de fardeau de la preuve est beaucoup plus sévère pour l’organisme dans le cas où l’infraction a été commise par un sujet occupant un poste de dirigeant. Dans ce dernier cas, en effet, l’organisme doit prouver que les personnes ont commis l’infraction en contournant frauduleusement le modèle ; le Décret demande donc une preuve de non‐pertinence plus forte, car l’organisme doit également prouver une conduite frauduleuse de la part des sujets hauts placés. Si les infractions ont été commises par des sujets occupant une position subalterne, l’organisme peut au contraire être tenu de rendre compte uniquement dans le cas où l’on constate que l’infraction a pu être commise 5
en raison de l’inexécution des obligations de direction ou de surveillance, quoi qu’il en soit exclue si, avant que l’infraction ait été commise, l’organisme s’est muni d’un modèle d’organisation, de gestion et de contrôle apte à empêcher les infractions appartenant à la même espèce que celle qui a été commise. Dans ce cas, il s’agit, d’une véritable culpabilité d’organisation: l’organisme a permis indirectement que l’infraction soit commise, en ne contrôlant ni les activités ni les comportements des sujets qui risquaient de commettre une infraction principale. 1.4 Les infractions commises à l’étranger En vertu de l’art. 4 du Décret, l’organisme peut être tenu de rendre compte en Italie d’infractions principales commises à l’étranger. Le Décret, toutefois, conditionne cette possibilité aux conditions suivantes, qui s’ajoutent naturellement à celles qui ont déjà été mentionnées: • Présence des conditions générales de recevabilité visées aux arts. 7, 8, 9, 10 du Code Pénal pour pouvoir poursuivre en Italie une infraction commise à l’étranger ; • l’organisme possède son siège principal sur le territoire de l’État italien ; • L’État du lieu où l’infraction a été commise n’entame pas de procédure à l’égard de l’organisme. 1.5 La nature de la responsabilité de l'organisme et les sanctions s’y rapportant La nature de la responsabilité introduite par le Décret fait l’objet d’une discussion. Même si elle est définie formellement comme étant « administrative », en réalité il s’agit d’une responsabilité très proche de la responsabilité pénale. Le système de sanctions prévu par le D.Lgs. 231/2001 est articulé en quatre types de sanction, auxquelles l’organisme peut être soumis lors de la condamnation aux termes du Décret: ƒ Sanction pécuniaire: Elle est toujours appliquée si le juge considère que l’organisme est responsable. Elle est calculée à l’aide d’un système qui se base sur des parts, dont le nombre et le montant sont déterminés par le juge: Le nombre de parts à appliquer entre un minimum et un maximum qui varient selon le cas, dépend de la gravité de l’infraction, du degré de responsabilité de l’organisme, de l’activité exercée pour éliminer ou atténuer les conséquences de l’infraction ou pour empêcher de commettre d’autres infractions; le montant de chaque part doit être au contraire établi, entre un minimum de 258,00€ et un maximum de 1.549,00 €, selon les conditions économiques et patrimoniales de l’organisme; ƒ Sanctions exclusives: Les sanctions prohibitives s’appliquent uniquement, outre les sanctions pécuniaires, si elles sont expressément prévues pour l’infraction pour laquelle l’organisme est condamné et, exclusivement uniquement dans le cas où il existe au moins une des conditions suivantes: 9
l’organisme à tiré un profit important de l’infraction, et cette dernière a été commise par un dirigeant, ou par un subalterne si l'infraction a pu être commise en raison de graves lacunes d’organisation ; 9
En cas de réitération des infractions. Les sanctions prohibitives prévues par le Décret sont: 9
l’interdiction d’exercer l’activité ; 9
la suspension ou la révocation des autorisations, licences ou concessions utilisées pour commettre l’infraction ; 9
L’interdiction de passer un contrat avec l’Administration publique, sauf pour obtenir les prestations d’un service public ; 9
l’exclusion de facilitations, financements, contributions ou allocations et l’éventuelle révocation de ceux qui ont été déjà octroyés ; 9
L’interdiction de faire connaitre les biens ou les services. Les sanctions prohibitives, qui peuvent être exceptionnellement appliquées avec des effets définitifs, sont temporaires, d’une durée qui varie de trois mois à deux ans, et ont pour objet l’activité spécifique de l’organisme concernée par l’infraction. Elles peuvent être appliquées également à titre 6
conservatoire, avant le jugement de condamnation, sur requête de Ministère Public, s'il existe de graves indices de la responsabilité de l’organisme et des éléments consistants et spécifiques qui portent à estimer l’existence d’un risque concret que d’autres infractions du même genre que l’infraction poursuivie soient commises ; ƒ confiscation: Le jugement de condamnation comporte toujours la confiscation du prix ou du profit de l’infraction ou d’autres utilités d’une valeur différente. Le profit de l’infraction a été défini par les Chambres Unies de la Cour de Cassation (voir Cass. Pén., S.U., 27 mars 2008, n° 26654) comme le bénéfice économique qui dérive directement et immédiatement de l’infraction, et qui est déterminé concrètement, net de l’utilité effective obtenue par la victime dans le cadre d’un éventuel rapport contractuel avec l’organisme ; les Chambres Unies ont en outre spécifié que cette définition ne comprend pas les paramètres concernant l’entreprise, ce pourquoi le profit ne peut être identifié avec le bénéfice net réalisé par l’entreprise (sauf dans le cas, prévu par une règlementation, où l’organisme a été placé sous administration judiciaire). Pour le Tribunal de Naples (ord. 26 juillet 2007) l’absence d’une diminution patrimoniale déterminée par le non paiement de sommes pour des frais que l’on aurait dû supporter, ne peut en outre être considérée comme étant étrangère au concept de profit ; ƒ Publication de la condamnation: Peut être décidée quand l’organisme est condamné à une sanction prohibitive ; elle consiste dans la publication de l’arrêt une seule fois, en extrait ou en entier, sur un ou plusieurs journaux indiqués par le juge dans la condamnation ainsi que dans l’affichage à la Mairie où l’organisme possède son siège principal, et a lieu aux frais de l’organisme. La prescription des sanctions administratives à la charge de l’organisme prend effet à compter de la cinquième année à partir de la date à laquelle l’infraction a été commise. La condamnation définitive de l’organisme est inscrite sur le registre national des sanctions administratives dérivant d’infraction. 1.6 Les procédures de modification de l’organisme Le Décret règlemente le régime de la responsabilité de l’organisme en cas de transformation, fusion, division et cession d’entreprise. En cas de transformation de l’entreprise, celle‐ci reste responsable pour les infractions commises avant la date à laquelle la transformation a pris effet. Le nouvel organisme sera donc destinataire des sanctions applicables à l’organisme d’origine, pour les faits commis avant la transformation. En cas de fusion, l’organisme issu de cette fusion, même par incorporation, répond des infractions dont étaient responsables les organismes qui ont pris part à la fusion. Si elle a eu lieu avant la conclusion de la procédure de constatation de la responsabilité de l’organisme, le juge devra tenir compte des conditions économiques de l’organisme d’origine, et non pas de celles de l’organisme issu de la fusion. Dans le cas de division, l’organisme séparé pour les infractions commises avant la date à laquelle la division a pris effet, reste responsable, et les organismes bénéficiaires de la division sont obligés solidairement au paiement des sanctions pécuniaires infligées à l’organisme divisé dans les limites de la valeur des fonds propres transféré à chaque organisme, sauf s’il s’agit d’un organisme auquel on a transféré en partie la branche d’activité dans le cadre de laquelle l’infraction a été commise ; les sanctions prohibitives s’appliquent à l’organisme (ou aux organismes) dans lequel a conflué ou est demeurée la branche d’activité où l’infraction a été commise. Si le partage a eu lieu avant la conclusion de la procédure de constatation de la responsabilité de l’organisme, le juge devra tenir compte des conditions économiques de l’organisme d’origine, et non pas de celles de l’organisme issu de la fusion. En cas de cession ou d’apport de l’entreprise dans le cadre de laquelle l’infraction a été commise, sauf le bénéfice préalable de discussion de l’organisme cédant, le cessionnaire est obligé solidairement avec l’organisme cédant au paiement de la sanction pécuniaire, dans les limites de la valeur de l’entreprise cédée et des sanctions pécuniaires qui résultent des registres comptables ou qui sont dues pour des infractions dont le cessionnaire avait, quoi qu’il en soit, connaissance. 1.7 L’exemption de la responsabilité: Caractéristiques du modèle d’organisation, gestion et contrôle Le Décret se limite à règlementer certains principes généraux en ce qui concerne le modèle d’organisation, gestion et contrôle, sans en fournir cependant des caractéristiques spécifiques. Le modèle opère en tant que cause d’impossibilité juridique d'infliger une peine uniquement s’il est: 7
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efficace, ou raisonnablement en mesure d’empêcher l’infraction ou les infractions commises ; effectivement appliqué, ou si son contenu a été appliqué dans les procédures d’entreprise et dans le système du contrôle interne. Quant à l’efficacité du modèle, le Décret prévoit qu’il doit répondre aux exigences suivantes: • Indiquer les activités dans le cadre desquelles les infractions prévues par le Décret pourraient être commises ; • Prévoir les protocoles spécifiques visant à programmer la formation et l’application des décisions de l’Organisme concernant la prévention des infractions ; • déterminer les modalités de gestion des ressources financières aptes à empêcher que des infractions soient commises ; • prévoir des obligations d’information vis‐à‐vis de l’organisme chargé de surveiller le fonctionnement et le respect du Modèle ; • introduire un système disciplinaire interne en mesure de sanctionner le non respect des mesures indiquées dans le Modèle ; • à propos de la nature et de la dimension de l’organisation, ainsi que du type d’activité, prévoir des mesures aptes à garantir le déroulement de l’activité conformément à la loi et à découvrir et éliminer en temps utile les situations de risque. En outre, pour qu’il soit efficacement appliqué, le Modèle, à propos des cas d’espèce considérés, demande des vérifications périodiques et des modifications, le cas échéant, concernant des violations qui se sont produites et des modifications de l’organisation ou de l’activité ainsi qu’un système disciplinaire adéquat (art. 7, alinéa 4). Il est enfin prévu que, dans les Organismes de petites dimensions, le devoir de surveillance puisse être accompli directement par la direction (art. 6 alinéa 4). L’adoption d’un modèle préventif est une possibilité que la loi a introduite, en la confiant à la libre appréciation de l’organisme. Il est, toutefois, le seul instrument que possède l’organisme pour accomplir une action de prévention des infractions, prouver son innocence et éviter les sanctions prévues par le Décret. 2. LA SOCIETE ET SON SYSTEME DE CONTROLE INTERNE BRT S.p.A. est une entreprise en mesure de satisfaire les exigences de distribution et de logistique de toutes les entreprises qui veulent se servir d’un seul interlocuteur pour le stockage, la manutention, le transport et la livraison de leurs expéditions en Italie, en Europe et dans le Monde. Les points de force de BRT sont une organisation diffuse et flexible. La diffusion et la flexibilité permettent d'être particulièrement proches du marché de manière à répondre à n'importe quelle demande d'intervention de la clientèle en en connaissant les réelles exigences de distribution. BRT a obtenu en 1997 la certification de son Système de Gestion pour la Qualité actuellement conforme à la norme UNI EN ISO 9001:2008. Au cours de 2011 elle a obtenu deux prix importants pour ses systèmes de gestion couvrant toute la structure territoriale: •
Certification de conformité à la norme ISO 14001:2004 relative à l’Environnement ; •
Certification de conformité à la spécification OHSAS 18001: éd. 2007 relative à la Santé et la Sécurité des travailleurs. Le système de gouvernance d’entreprise de la Société est articulé ainsi: •
Assemblée: Elle délibère sur les matières que la loi lui réserve ainsi que sur les autorisations requises par le Statut pour les actes des administrateurs ; •
Conseil d’Administration: la Société est administrée par un Conseil d’Administration composé de six membres et investi des plus amples pouvoirs pour l’administration ordinaire et extraordinaire de la Société, qui sont choisis même parmi les sujets autres que les représentants légaux des associés. Le Conseil 8
d’Administration peut déléguer ses attributions au Président, à un ou plusieurs conseillers délégués ou à un comité exécutif en établissant les tâches, les pouvoirs et les émoluments ; •
Collège des Commissaires aux Comptes: Veille sur le respect de la loi et du Statut, des principes de la correcte administration et, notamment, sur l’adéquation de l’organisation administrative et comptable adoptée par la Société et son fonctionnement concret. Le Collège des Commissaires aux Comptes se compose de trois commissaires effectifs et suppléants ; •
Contrôleur Légal: Le contrôle comptable sur la Société est exercé par une société de révision inscrite sur le registre prévu à cet effet. 3. L’ADOPTION DU MODELE Conformément aux dispositions du Décret, la Société, par une décision du Conseil d’Administration du 22 septembre 2011 a adopté son modèle d’organisation, gestion et contrôle (nommé ci‐après le « Modèle »), mis à jour par la suite par une délibération du jj mois année. L’adoption d’un Modèle de la part de la Société constitue une manière de renforcer et d’améliorer son système de contrôle interne et, en général, sa gouvernance d’entreprise. L’objectif principal du Modèle consiste à créer un système organique et structuré de principes et de procédures de contrôle, en mesure d’empêcher, le cas échéant, que les infractions prévues par le Décret soient commises. Le Modèle constitue le fondement du système de gestion de la Société et met en place le processus de diffusion d’une culture d’entreprise caractérisée par la loyauté, la transparence et la légalité. 3.1 Objectifs du Modèle La Société ‐ sensible à l’exigence de garantir des conditions de précision et de transparence dans la gestion des affaires et des activités de l’entreprise, pour protéger sa position et son image, les attentes de l’actionnaire et du travail de ses salariés – a considéré que l’adoption du présent Modèle d’organisation et de gestion prévu par le Décret était conforme à sa politique d’entreprise. Le Modèle se propose, en outre, de poursuivre les objectifs suivants: •
Fournir une information adéquate aux salariés, à tous ceux qui agissent sur mandat de la Société, ou sont liés à la Société par des relations importantes aux fins du Décret, sur les activités comportant le risque que des infractions soient commises ; •
Répandre une culture d’entreprise basée sur la légalité, car la Société condamne chaque comportement non conforme à la loi ou aux dispositions internes, et notamment aux dispositions contenues dans son Modèle ; •
Diffuser une culture du contrôle et de la gestion des risques ; •
Réaliser une organisation efficace de l’activité de l’entreprise, notamment en ce qui concerne la formation des décisions, leur transparence et leur traçabilité, la responsabilisation des ressources servant à prendre ces décisions et leurs applications, la prévision des contrôles, des devis, ainsi que sur la gestion de l’information interne et externe ; •
Appliquer toutes les mesures nécessaires à réduire le plus possible et en peu de temps le risque de la commission d’infractions. 3.2 Code Éthique La Société s’est munie d’un Code Éthique (Annexe A) dont l’objectif premier consiste à diffuser et communiquer aux Salariés et aux collaborateurs les valeurs de la Société, qu’ils doivent respecter. L’honnêteté, l’intégrité, le respect des lois, des règlements et des codes déontologiques constituent les valeurs fondatrices de la culture d’entreprise et de l’activité accomplie par la Société. Le Modèle implique le respect du Code Éthique, et forme avec ce dernier un corpus de normes internes visant la diffusion d’une culture basée sur l’éthique et la transparence de l’entreprise. Le Code Éthique de la Société, avec toutes ses reformulations à venir, est rappelé ici intégralement et constitue le fondement essentiel du Modèle, dont les dispositions s’intègrent avec ce qui y est prévu. 9
3.3 Réalisation du Modèle Le Modèle de BRT S.p.A. a été élaboré en tenant compte de l’activité que la Société a concrètement exercée, de sa structure, ainsi que de la nature et des dimensions de son organisation. Il est également entendu que le Modèle sera sujet aux actualisations qui s’avèreront nécessaires, selon l’évolution à venir de la Société et du contexte dans lequel celle‐ci devra opérer. La Société a procédé à une analyse préliminaire du cadre de son entreprise et, par la suite, à une analyse des zones d’activité qui présentent un risque potentiel en ce qui concerne la commission des infractions indiquées par le Décret. On a notamment analysé: L’histoire de la Société, son environnement, le secteur d’appartenance, l’organisation de l’entreprise, le système de gouvernance d’entreprise, le système des procurations et des délégations, les rapports juridiques existant avec des sujets tiers, le milieu de travail, les usages et les procédures formalisées et diffuses dans la Société pour le déroulement des opérations. En vue de la préparation du présent document, conformément aux dispositions du Décret et avec les Lignes Directrices pour la construction des modèles d’organisation, gestion et contrôle aux termes du D.Lgs. 8 juin 2001, n. 231, promulguées par Confindustria dans la version de mars 2008, la Société a donc procédé: •
À l’identification des procédés, sous‐procédés ou activités de l’entreprise où l’on pourrait commettre les infractions principales indiquées dans le Décret, par des interviews avec les Responsables des Fonctions d’entreprise ; •
À l’auto‐évaluation des risques (ce que l’on appelle risk self assessment) que des infractions soient commises et du système de contrôle interne en mesure d’empêcher des comportements illicites ; •
À l’identification d’instruments de contrôle appropriés, qui existent déjà ou à mettre en place dans les procédures opérationnelles et les pratiques d’entreprise, nécessaires à la prévention et à l’atténuation du risque que les infractions visées au Décret soient commises ; •
À l’analyse de son système de délégations et de pouvoirs et d’attribution des responsabilités. En ce qui concerne les éventuels homicides et de dommages non intentionnels graves ou gravissimes commis en violation de la règlementation contre les accidents du travail (art. 25‐septies du Décret), la Société a procédé à l’analyse de l’environnement de son entreprise et de toutes les activités spécifiques accomplies, ainsi qu’à l’évaluation des risques qui y sont liés d’après des vérifications réalisées conformément aux prévisions du D.Lgs. 81/2008 et de la règlementation spéciale s’y rapportant. 3.4 Modifications et mises à jour du Modèle Le Modèle doit être modifié ou intégré en temps utile par la déliberation du Conseil d’Administration, même sur proposition de l’organisme de Surveillance, quand: •
Des changements significatifs ont eu lieu dans le cadre règlementaire, dans l’organisation ou dans l’activité de la Société ; •
Que des violations ou des contournements des prescriptions qui y sont contenues ont eu lieu, ce qui en prouve l’inefficacité en vue de la prévention des infractions. À cet effet, l’OdV reçoit des informations et des signalisations de la Direction Générale et du Personnel au sujet des modifications intervenues dans le cadre de l’organisation de l’entreprise, dans les procédures et dans les modalités d’organisation et de gestion de l’entreprise. Si les modifications, comme des éclaircissements ou des mises au point du texte, de nature exclusivement formelle devaient s’avérer nécessaires, l’Administrateur Délégué de la Société peut s’en occuper de façon autonome, en informant l’Organisme de Surveillance, et en le rapportant sans tarder au Conseil d’Administration. En tout cas, les événements éventuels qui demandent la modification ou la mise à jour du Modèle doivent être signalés par l’Organisme de Surveillance par écrit au Conseil d’Administration, pour que ce dernier puisse exécuter les délibérations qui lui incombent. Les modifications des procédures d’entreprise nécessaires à l’application du Modèle sont réalisées par les Fonctions intéressées. L’Administrateur Délégué mettra donc à jour, le cas échéant, la partie spéciale du Modèle ; ces modifications feront l’objet d’une ratification de la part du premier Conseil d’Administration possible. 10
L’Organisme de Surveillance est constamment informé sur la mise à jour et la mise en train des nouvelles procédures opérationnelles et peut exprimer librement son avis sur les modifications apportées au Modèle. 3.5 Infractions importantes pour la Société Compte tenu de la structure et des activités exercées par la Société, le management impliqué dans l’analyse a indiqué les infractions principales ci‐après comme étant importantes: •
Les délits commis dans la relation avec l’Administration Publique (art. 24 et 25) ; •
Les délits informatiques et le traitement illicite des données (art.24‐ bis) ; •
Les délits de la criminalité organisée (art. 24‐ter) ; •
Les délits de faux en monnaie et cartes de crédit public et en timbres fiscaux (art. 25‐bis) •
Les délits sociétaires (art. 25‐ter) ; •
Les délits contre la personnalité individuelle (art. 25‐quinquies) ; •
L’homicide et les dommages non intentionnels graves ou gravissimes, commis par violation des normes contre les accidents du travail et sur la protection de l’hygiène et de la santé sur le lieu de travail (art. 25‐
septies); •
Les délits de recel, blanchissement, et utilisation d’argent, biens ou utilités de provenance illicite (art.25‐ octies) ; •
Les délits en matière de violation du droit d’auteur (art.25‐novies) ; •
Incitations à ne pas faire de déclarations ou à faire des déclarations mensongères à l’autorité judiciaire (art.25 – decies) ; •
Les délits environnementaux (article 25‐undecies) ; •
L’Emploi de ressortissants de pays tiers dont le séjour est irrégulier (art. 25‐duodecies); •
Les délits transnationaux (art. 10, Loi 16 mars 2006, n°146). Le présent document indique, dans la Partie spéciale suivante, pour chaque catégorie d’infractions importantes pour BRT, les activités de la Société considérées comme étant sensibles à cause du risque de commission des infractions appartenant à l’espèce de celles qui sont énumérées, et prévoit pour chaque activité sensible des principes de prévention et des instruments de Contrôle. La Société évalue constamment l’importance pour le Modèle d’éventuelles infractions supplémentaires, aussi bien celles qui ont été prévus que celles qui le seront dans le Décret. 3.6 Destinataires du Modèle Les destinataires du Modèle sont: – Tous les administrateurs et ceux qui exercent des fonctions de représentation, d’administration ou de direction de l’organisme ou d’un de ses unités d’organisation doté d’autonomie financière et fonctionnelle ainsi que de personnes qui exercent, même de fait, la gestion et le contrôle dudit organisme ; –
Tous ceux qui entretiennent avec la Société un rapport d’emploi salarié, y compris ceux qui sont détachés, en Italie et à l’étranger, pour exercer l’activité ; Tous ceux qui collaborent avec la Société, en vertu d’un rapport d’emploi parasalarié (collaborateurs engagés avec un contrat de collaboration à un projet, prestataires de travail temporaire, intérimaires, etc.). Le Modèle s’applique également à ceux qui, bien que n’étant pas liés à la Société par un rapport d’emploi salarié ou para‐salarié, agissent sous la direction ou la surveillance des dirigeants de la Société. L’Administrateur Délégué et les Directeurs /Responsables qui entretiennent des rapports avec contreparties se coordonnent avec l’Organisme de Surveillance pour établir les éventuelles catégories supplémentaires de destinataires du Modèle, relativement aux rapports juridiques et à l’activité exercée par ces derniers à l’égard de la Société. 11
L’ensemble des Destinataires ainsi définis, est tenu à respecter, diligemment, les dispositions contenues dans le Modèle et les procédures dans les instruments d’application du Modèle. Le Modèle est communiqué aux Destinataires, en utilisant les modalités établies au paragraphe 7 « Communication et diffusion du Modèle ». 4. ORGANISME DE SURVEILLANCE Conformément à l’art. 6 du Décret, la Société confie à un Organe prévu à cet effet (Organisme de Surveillance) autonome, indépendant et compétent en matière de contrôle des risques liées à l’activité exercée par la Société et aux profils juridiques s’y rapportant. L’Organisme de Surveillance a le devoir de surveiller constamment: •
le respect du Modèle de la part des destinataires, indiqués au paragraphe précédent ; •
l’efficacité du Modèle pour empêcher que les infractions visées au Décret soient commises ; •
l’application des prescriptions du Modèle dans le cadre de l’exercice des activités de la Société ; •
la mise à jour du Modèle, si on relève la nécessité de le mettre à jour, en raison des changements survenus à la structure et à l’organisation d’entreprise, aux activités exercées par la Société ou au cadre règlementaire de référence. L’Organisme de Surveillance adopte ses règles, qui sont définies dans un Règlement (Règlement de l’Organisme de Surveillance), en en approuvant les contenus et en le présentant au Conseil d’Administration. 4.1 Qualités requises et composition Chaque membre de l’Organisme de surveillance doit être exclusivement sélectionné selon les qualités requises ci‐après: •
Autonomie et indépendance: l’autonomie et l’indépendance de l’Organisme de Surveillance, comme de ses membres, constituent des éléments clé pour que l’activité de contrôle soit efficace. Les concepts d’autonomie et d’indépendance n’ont pas une définition valable dans l’absolu, mais doivent être déclinés et encadrés dans l’ensemble opérationnel dans lequel ils doivent être appliqués. Du moment que la mission de l’Organisme du Surveillance consiste à vérifier le respect, dans l’activité de l’entreprise, des protocoles appliqués, sa position dans le cadre de l’organisme doit garantir son autonomie contre toute forme d’interférence et de conditionnement de la part n’importe quel membre de l’organisme et notamment de la direction opérationnelle, compte tenu surtout que la fonction exercée s’exprime également à travers la surveillance de l’activité des organes de direction. Par conséquent, l’Organisme de Surveillance est inclus dans la structure organisationnelle de la Société sur la position hiérarchique la plus élevée possible et rend compte, dans l’accomplissement de sa fonction, uniquement au Conseil d’Administration. En outre, pour garantir davantage l’autonomie de l’Organisme de Surveillance, le Conseil d’Administration met à la disposition de ce dernier des ressources de l’entreprise, d’un nombre et avec des compétences proportionnelles aux tâches qui lui ont été confiées ; dans le cadre de l’élaboration du budget d’entreprise, il approuve une dotation adéquate de ressources financières, proposée par l’OdS, dont ce dernier peut disposer pour toute exigence nécessaire au déroulement correct des tâches (par ex. conseils d’expert, déplacements, etc.). L’autonomie et l’indépendance de chaque membre de l’Organisme de Surveillance doivent être déterminées selon la fonction accomplie et les tâches qui lui sont attribuées, en indiquant la personne et la chose dont il doit être autonome et indépendant pour pouvoir accomplir ces tâches. Par conséquent, chaque membre ne doit pas occuper de rôles décisionnaires, opérationnels et de gestion en mesure de compromettre l’autonomie et l’indépendance de tout l’OdS. En tout cas, les qualités requises d’autonomie et d’indépendance impliquent que les membres ne se trouvent même pas sur une position potentielle, de conflit d’intérêts personnels avec la Société ; •
professionnalisme: l’Organisme de Surveillance doit posséder, des compétences techniques et professionnelles appropriées à ses fonctions. Par conséquent, l’OdV doit comporter des sujets dotés de professionnalismes appropriés en matière économique, légale et d’analyse, de contrôle et de gestion des risques d’entreprise. Notamment, l’Organisme de Surveillance doit posséder les capacités techniques nécessaires pour exercer l’activité de contrôle et d’expertise. En vue de garantir les professionnalismes utiles ou nécessaires pour l’activité de l’Organisme de Surveillance, et de garantir le professionnalisme de 12
l’Organisme (outre, comme il a été déjà dit, son autonomie), cet Organisme de Surveillance dispose d’un budget spécifique lui permettant de se procurer, le cas échéant, en‐dehors de l’organisme, des compétences qui complètent les siennes. L’Organisme de Surveillance peut ainsi, à l’aide de professionnels externes, se doter de ressources compétentes, par ex. en matière juridique, d’organisation d’entreprise, comptabilité, contrôles internes, finance et sécurité sur les lieux de travail, etc. ; •
Continuité d’action: l’Organisme de Surveillance accomplit constamment les activités nécessaires à la surveillance sur le Modèle avec un effort adéquat et les pouvoirs d’enquête nécessaires. La continuité d’action ne doit pas être considérée comme un « fonctionnement incessant », du moment que cette interprétation imposerait nécessairement un Organisme de Surveillance composé exclusivement de membres internes de l’organisme, alors qu’au contraire, ceci provoquerait une réduction de l’autonomie indispensable qui doit caractériser l’Organisme. La continuité d’action comporte que l’activité de l’OdS ne doit pas se limiter à des rencontres périodiques de ses membres, mais qu’elle doit être organisée selon un programme d’activités et de d’actions constantes de vérification et d’analyse du système des contrôles préventifs de l’organisme. En appliquant ces principes à l’entreprise et compte tenu de la particularité des tâches de l’Organisme de Surveillance, ce dernier se compose, sous une forme collégiale, de 3 membres, dont au moins 2 externes à la Société, et un d’entre eux est nommé président. Avec la délibération du 22 septembre 2011, le Conseil d’Administration de la Société a nommé l’Organisme de Surveillance, composé comme suit : •
M. Fabrizio Fregni (Président) •
Me Marco Moretti •
M. Massimo Mattei 4.2 Nomination, révocation, remplacement, déchéance, dédit Le Conseil d’Administration nomme l’Organisme de Surveillance, motivant la disposition qui concerne le choix de chaque membre, après avoir vérifié des qualités requises visées aux paragraphes précédents ; cette décision se basera non seulement sur les curricula mais également sur les déclarations officielles et spécifiques délivrées directement par les candidats. Après l’acceptation formelle des sujets qui ont été nommés, la nomination est communiquée à tous les niveaux de l’entreprise, par une communication interne. En vue de garantir l’application efficace et constante du Modèle, ainsi que la continuité de l’action, la durée du mandat est de trois ans, elle peut être renouvelée deux fois au max, par une délibération du Conseil d’Administration. La révocation du mandat de l’OdS peut avoir lieu uniquement par une délibération du Conseil d’Administration pour les motifs suivants: •
la perte des qualités requises visées aux paragraphes précédents ; •
l’inexécution des obligations concernant le mandat ; •
Le manque de bonne foi et de diligence dans l’exercice du propre mandat ; •
Le manque de collaboration avec les autres membres de l’OdS ; •
l’absence injustifiée à une ou plusieurs réunions de l’OdS. Chaque membre de l’OdS doit communiquer au Conseil d’Administration la perte des qualités requises visées aux paragraphes précédents. Le Conseil d’Administration révoque la nomination du membre de l’OdS qui n’est plus apte et, après une motivation adéquate, veille immédiatement à le remplacer. L’incapacité ou l’impossibilité d’exercer son mandat constitue une cause de déchéance du mandat. 13
Chaque composant de l’OdS peut se retirer à tout moment, en le communiquant par écrit à l’Administrateur Délégué et aux membres de l’OdS. L’Administrateur Délégué le communique lors du premier Conseil d’Administration possible. En cas de déchéance ou de retrait d’un des membres de l’OdS, le Conseil d’Administration veille immédiatement, collégialement ou par le biais de l’Administrateur Délégué, à remplacer le membre qui est devenu inapte. 4.3 Activités et pouvoirs L’Organisme de Surveillance se réunit tous les trois mois et chaque fois qu’un des membres en a demandé la convocation aux autres, en justifiant l’opportunité de cette convocation. Chaque réunion de l’OdS est verbalisée. Pour accomplir les tâches qui lui ont été attribuées, l’Organisme de Surveillance est investi de tous les pouvoirs d’initiative et de contrôle sur chaque activité de l’entreprise et niveau du personnel, et rapporte exclusivement au Conseil d’Administration, par le biais d’un de ses membres. Les tâches et les attributions de l’OdS et de ses membres ne peuvent être contrôlés par aucun autre organisme ou structure d’entreprise, étant entendu que le Conseil d’Administration peut vérifier la conformité entre l’activité concrètement exercée par l’Organisme et le mandat attribué à ce dernier. En outre l'OdS, à l’exception des dispositions de la loi qui prévalent, a libre accès – sans besoin d’aucun consentement préalable – à toutes les Fonctions et Organes de la Société, afin d’obtenir tous les éléments ou les informations estimés nécessaires pour s’acquitter de ses tâches. L’Organisme de Surveillance exerce ses fonctions en se coordonnant avec les autres Organes ou Fonctions de Contrôle de la Société. En outre, l’OdS se coordonne avec les Fonctions d’entreprise responsables des activités sensibles pour tous les aspects concernant la mise en place de procédures d’application du Modèle. L’OdS peut en outre se servir de l’aide et du support du personnel salarié et de conseillers externes, notamment pour des problèmes qui demandent la collaboration de compétences d’expert L’Organisme de Surveillance organise son activité selon un plan d’action annuel, à travers lequel on a programmé les initiatives à entreprendre pour évaluer l’efficacité et l’effectivité du Modèle ainsi que la mise à jour de celui‐ci. Ce plan est présenté au Conseil d’Administration. L’Organisme de Surveillance définit son budget annuel et le soumet à l’approbation du Conseil d’Administration. L’Organisme de Surveillance, pour contrôler l’application effective du Modèle, est doté de pouvoirs et de devoirs qu’il exerce aux termes de la loi et des droits individuels des travailleurs et des sujets intéressés, articulés comme suit : •
Accomplir ou faire accomplir, sous sa surveillance directe et sa responsabilité, des inspections périodiques ; •
Accéder à toutes les informations concernant les activités sensibles de la Société ; •
Demander les informations ou présenter des documents concernant des activités sensibles à tout le personnel salarié de la Société et, le cas échéant, aux Administrateurs, au Collège des Commissaires aux Comptes et aux sujets mandatés, conformément à la règlementation en matière d’accidents du travail et de protection de la sécurité et de la santé sur les lieux de travail ; •
Demander des informations ou présenter des documents ayant trait aux activités sensibles aux experts, Partenaires de la Société et, en général, à tous les sujets destinataires du Modèle ; •
Vérifier les principaux actes de la société et les contrats conclus par la Société ayant trait aux activités sensibles et à la conformité de ces derniers avec les dispositions du Modèle ; •
Proposer à l’Organe ou à la Fonction qui détient le pouvoir disciplinaire, d’adopter des sanctions nécessaires, visées au paragraphe 6 « Le Système Disciplinaire »; •
Vérifier périodiquement l’efficacité, l’effectivité et la mise à jour du Modèle et, le cas échéant, proposer au Conseil d’Administration les éventuelles modifications et mises à jour ; •
Définir, en accord avec la Direction des Ressources Humaines et Organisation, les programmes de formation du personnel dans le cadre des matières sur le D.Lgs. 231/2001 ; 14
•
Rédiger, au moins chaque trimestre, un rapport écrit au Conseil d’Administration, avec les contenus minimum indiqués au paragraphe 4.4 « Flux d’information de /vers l’Organisme de Surveillance »; •
En cas de faits graves et urgents, qui sont constatés lors de leurs activités, informer immédiatement le Conseil d’Administration ; •
Se coordonner avec les Directeurs/Responsables qui entretiennent des rapports avec contreparties pour localiser les types des dentinaires du Modèle relativement aux rapports juridiques et à l’activité accomplie par ceux‐ci vis‐à‐vis de la Société. 4.4 Flux d’informations de/vers l’Organisme de Surveillance L’Organisme de Surveillance a l’obligation de rapporter au Conseil d’Administration, de deux modes différents: •
Sur une base continue, pour des exigences spécifiques, même d’urgence ; •
Sur une base semestrielle, par un rapport écrit qui illustre les informations spécifiques suivantes: -
Un résumé de l’activité, des contrôles effectués par l’OdS au cours de la période et des résultats de ces derniers ; -
Les éventuelles divergences entre les Instruments d’application du Modèle et le Modèle ; -
Les éventuels nouveaux domaines pour commettre les infractions prévues par le Décret ; -
Les signalisations reçues par les sujets externes ou internes concernant les éventuelles violations du Modèle et les résultats des vérifications concernant ces signalisations ; -
Les procédures disciplinaires activées sur proposition de l’OdS et les éventuelles sanctions appliquées ; -
L’évaluation générale du Modèle et de l’effectif fonctionnement de ce dernier, avec d’éventuelles propositions d’intégrations et d’améliorations sur la forme et le contenu ; -
Les éventuelles modifications du cadre règlementaire de référence ; -
Le compte‐rendu des frais supportés. Le Conseil d’Administration, le Président et l’Administrateur Délégué ont le droit de convoquer l'OdS à tout moment. L'OdS a, à son tour, le droit de demander, par le biais des Fonctions ou des sujets compétents, la convocation des Organes sociaux susvisés pour des raisons urgentes. Les rencontres avec les Organes auxquels l'OdS rapporte, doivent être verbalisés et la copie des procès‐verbaux doit être conservée par l'OdS et par les Organes impliqués à chaque fois. L’Organisme de Surveillance, en outre, informe le Collège des Commissaires aux Comptes, au moins chaque année, au sujet de l’application du Modèle, de son fonctionnement, de sa mise à jour et des faits et événements importants qu’il a constatés. Notamment, l’OdS: -
Signale au Collège des Commissaires aux Comptes chaque lacune qu’il a constatée au sujet de l’organisation, de l’efficacité et du fonctionnement des procédures ; -
Il rend compte au sujet des violations du Modèle de la part des Administrateurs ou d’autres destinataires du Modèle. Tout le personnel de l’entreprise ou les sujets externes destinataires de ce document doivent communiquer directement avec l’Organisme de Surveillance pour signaler des cas d’infractions ou d’éventuelles violations du Modèle, par le biais de la poste interne réservée ou par courrier électronique dédié. Poste interne
Courrier électronique Adressée au Président de l’Organisme de Surveillance Via E. Mattei n. 42 ‐ 40138 Bologne (BO)
[email protected]
Les signalisations doivent être ponctuelles, précises et doivent décrire de façon circonstanciée des faits et des personnes qui font l’objet de la signalisation. 15
Les signalisations susmentionnées doivent être obligatoirement évaluées par l’Organisme de Surveillance qui active un processus de constatation de la vérité et du bien‐fondé de la signalisation reçue. Outre les signalisations susmentionnées, il faudra impérativement transmettre à l'OdS, par le biais de canaux de courriers électroniques et de poste ordinaire susvisés: -
Les informations expressément indiquées dans la Partie Spéciale du présent document ; -
Les nouvelles concernant les mesures disciplinaires et les sanctions appliquées ou les procédures de mise aux archives de ces mesures avec les motivations s’y rapportant. Outre la fréquence et les modalités avec lesquelles ces communications sont transmises à l’OdS, ce dernier prévoit également des types d’informations supplémentaires que les Responsables impliqués dans la gestion des activités sensibles doivent transmettre à travers une procédure opérationnelle spécifique et/ou l’intégration des procédures existantes. L’OdS adopte des mesures adéquates per garantir la confidentialité quant à l’identité de celui qui transmet des informations à l’organisme, pourvu que ces dernières soient véridiques et utiles pour identifier des comportements qui divergent de ce qui est prévu dans les procédures du Modèle et du système de contrôle interne. Toutefois les comportements visant uniquement à ralentir l’activité de l’OdS doivent être sanctionnés de façon opportune. La Société garantit les déclarants de bonne foi contre toute forme de représailles, discrimination ou pénalisation et, en tout cas, la confidentialité quant à l’identité du déclarant est garantie, sous réserve des obligations légales et de la protection des droits de la Société ou des personnes accusées à tort ou de mauvaise foi. 5. PRESTATIONS DE LA PART DES TIERS Les prestations de biens, travaux ou services, qui peuvent concerner des activités sensibles, de la part de tiers (par exemple, d’autres sociétés), doivent être règlementées sous forme de contrat par écrit. Le contrat entre les parties doit prévoir les clauses suivantes: •
l’obligation de la société prestataire d’attester la véridicité et l’exhaustivité des documents présentés et des informations communiquées à la Société en vertu des obligations légales ; •
l’engagement de la société prestataire à respecter, durant la durée du contrat, les principes inspirateurs du Modèle et du Code Éthique, ainsi que les dispositions du D.Lgs. 231/2001 et à opérer conformément à ceux‐
ci ; •
l’obligation d’obtempérer aux éventuelles demandes d’informations, données ou nouvelles de la part l’OdS de la Société. Le contrat doit en outre prévoir le droit de BRT de procéder à l’application de formes de protection (par ex. la résolution du contrat, l’application de pénalités, etc.), lorsque l’on a constaté une violation des points précédents. 6. LE SYSTEME DISCIPLINAIRE 6.1 Introduction La Société condamne tout comportement qui diverge, non seulement de la loi, du Modèle, des Instruments d’application du Modèle et du Code Éthique, mais également si ce comportement est mis en place dans l’intérêt de la société ou dans l’intention de lui procurer un profit. Toute violation du Modèle ou des Instruments d’application du Modèle, quel qu’en soit l’auteur, doit être immédiatement communiquée, par écrit, à l’Organisme de Surveillance, sans préjudice des procédures et des mesures qui relèvent du titulaire du pouvoir disciplinaire. Le droit/devoir de signalisation incombe sur tous les destinataires du Modèle. Après avoir reçu la signalisation, l’Organisme de Surveillance doit immédiatement mettre en place les vérifications nécessaires, tout en maintenant la confidentialité du sujet vis‐à‐vis duquel il agit. Après avoir effectué les analyses et les évaluations opportunes, l’OdS communiquera les résultats au titulaire du pouvoir disciplinaire, qui donnera le coup d’envoi de la procédure pour procéder aux contestations et à l’éventuelle 16
application des sanctions, étant entendu que les éventuelles sanctions disciplinaires sont appliquées par les Organes d’entreprise compétents, en vertu des pouvoirs qui leur sont attribués par le Statut ou les règlements internes de la Société, conformément à la règlementation du travail. À titre d’exemple, les comportements suivants constituent des infractions disciplinaires: • la violation, même par des abstentions et en collaboration avec d’autres, des principes du Modèle et du Code Éthique et des Instruments d’application du Modèle ; • la rédaction, éventuellement en collaboration avec d’autres, de documents qui ne sont pas véridiques ; • La facilitation, par abstention, de la rédaction de la part d’autres, de documents mensongers ; • la soustraction, la destruction ou l’altération de documents pour se soustraire au système des contrôles prévu par le Modèle ; • l’obstacle aux activités de surveillance de l’OdS ; • L’empêchement à l’accès aux informations et aux documents requis par les sujets préposés aux contrôles des procédures et des décisions ; • la réalisation de n’importe quelle conduite apte à tromper le système de contrôle prévu par le Modèle. 6.2. Mesures disciplinaires Le Modèle constitue un ensemble de règles que le personnel doit respecter, en matière de règles de comportement et de sanctions: Chacune de ses violations, par conséquent, comporte l’application de la mesure disciplinaire et des sanctions s’y rapportant. Tout le personnel salarié (ouvriers, employés, cadres et dirigeants) lié à la Société par n’importe quel contrat de travail (à plein temps ou à temps partiel), avec ou sans lien de subordination (même de nature parasubordonnée) est tenu à respecter les dispositions contenues dans le Modèle. Pour les détails des mesures disciplinaires voir l’Annexe C « Système Disciplinaire ». La Société a en outre adopté un « Règlement disciplinaire pour le personnel salarié » aux termes de l’art. 7 l. 300/1970 (Statut des Travailleurs) et en application de la Convention collective nationale du Transport routier de Marchandises et Logistique. 7. COMMUNICATION ET DIFFUSION DU MODELE La Société soutient la communication du Modèle par des modalités aptes à en garantir la diffusion et la connaissance effective de la part de tous les Destinataires, tels qu’ils ont été indiqués dans le paragraphe 3.6 « Destinataires du Modèle ». Le Modèle est communiqué, aux bons soins de la Direction Générale et du Personnel, à travers les moyens estimés les plus opportuns (ex. tableau d’affichage de l’entreprise, envoi par courriel, etc.), y compris le système intranet de l’entreprise. Des modalités aptes à certifier la réception du Modèle de la part du personnel de la Société sont prévues par la Direction Générale et du Personnel, après avoir consulté l’Organisme de Surveillance. L’Organisme de Surveillance détermine, après avoir consulté le Directeur Général et du Personnel et la Direction de la Zone d’Entreprise à laquelle le contrat ou le rapport font référence, les modalités de communication du Modèle aux sujets externes, Destinataires du Modèle, et les modalités nécessaires à respecter les dispositions qu’il contient. En tout cas, les contrats qui règlementent les rapports avec ces sujets doivent prévoir des clauses spéciales qui indiquent clairement les responsabilités concernant le non respect des politiques d’entreprise de la Société, du Code Ethique et du présent Modèle. La Partie Générale du Modèle est à la disposition de tous les sujets intéressés à travers sa publication sur le site internet de BRT S.p.A. 8. FORMATION DU PERSONNEL La Société prévoit l’application de programmes de formation, dans le but de garantir la connaissance effective du Décret, du Code Éthique et du Modèle de la part de la Société (dirigeants, salariés, membres des organes sociaux). La participation aux programmes de formation susdit est obligatoire. Le niveau de formation est 17
caractérisé par une approche et un degré d’approfondissement différents, relativement à la qualification des sujets intéressés, au niveau d’implication de ces derniers dans les activités sensibles indiquées dans le Modèle et à l’accomplissement de missions qui peuvent influencer la santé et la sécurité sur le lieu de travail. L’Organisme de Surveillance veille, en accord avec la Direction Générale et du Personnel, que le programme de formation soit approprié et réalisé de façon efficace. Les initiatives de formation peuvent avoir lieu même à distance ou en utilisant des systèmes informatiques. La formation du personnel, pour l’application du Modèle, est gérée par la Direction Générale et du Personnel, en étroite coopération avec l’Organisme de Surveillance. 18