MAPA Automate d`appel 2 - Ville de Saint-Martin-de-Crau

MARCHE PUBLIC
CAHIER DES CHARGES VALANT REGLEMENT DE LA CONSULTATION ACTE
D’ENGAGEMENT
Pouvoir adjudicateur : Commune de Saint Martin de Crau, BP 50001 – 13558 Saint Martin de Crau cedex. 04 90 47
17 29 04 90 47 34 52 www.ville-saint-martin-de-crau.fr [email protected] représentée par
Monsieur le Maire
Comptable assignataire : Monsieur le trésorier principal, Les Jardins des Alyscamps 3 boulevard Victor Hugo BP
60222 - 13637 Arles cedex
Procédure : Procédure adaptée ouverte en application de l’article 28 du code des marchés publics.
I – Objet du marché
Le présent marché a pour objet la mise en œuvre, la gestion, la mise à jour de la base de données et la maintenance
d’un système d'alerte téléphonique pour la diffusion de messages vocaux à destination des populations présentes sur
la Commune de Saint-Martin de Crau (environ 11 500 foyers) en cas d’évènements majeurs. Les communications ne
porteront que vers les téléphones fixes et l’envoi d’e-mails.
Le système retenu devra être externalisé donc correspondre à un logiciel dit « serveur client » placé en dehors de la
commune. Accessible par téléphone ou Internet, ce sont dans ce cas les lignes téléphoniques du prestataire
(plusieurs opérateurs indispensables) qui seront utilisées pour diffuser l’alerte.
La prestation comprendra :
-
L’assistance au démarrage : paramétrage des postes de travail, création et enrichissement annuel de la base
de données (listes de diffusion), élaboration des documents liés aux procédures d’installation et d’exploitation;
Mise en œuvre du système d’alerte téléphonique ;
Conseil et assistance auprès de la Mairie de Saint Martin de Crau ;
Formation des utilisateurs.
II – Durée du marché
La durée du marché se confond avec le délai d’exécution qui est de trois ans qui débute à l’admission de
l’installation.
Résiliation du marché :
Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de résilier le marché à sa date anniversaire moyennant un préavis de deux
mois signifié à l'autre partie par lettre recommandée avec accusé de réception.
Le contrat peut être résilié de plein droit par la commune sans indemnité et sans préavis en cas de manquement
grave après mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception ou pour un motif d’intérêt général.
(En cas de résiliation pour motif d’intérêt général par le pouvoir adjudicateur, le titulaire percevra à titre
d’indemnisation une somme forfaitaire calculée en appliquant au montant initial hors TVA, diminué du montant hors
TVA non révisé des prestations admises, un pourcentage égal à 3,00 %.)
D’autre part, en cas d’inexactitude des documents et renseignements mentionnés aux articles 44 et 46 du Code des
marchés publics ou de refus de produire les pièces prévues aux articles D. 8222-5 ou D. 8222-7 à 8 du Code du
travail conformément à l’article 46-I.1º du Code des marchés publics, il sera fait application aux torts du titulaire des
conditions de résiliation prévues par le marché.
Page 1 sur 7
III – Modalités du prix et de financement
Le délai de validité de l’offre est de 90 jours calendaires à compter de la date limite de réception des offres.
Le titulaire sera rémunéré sur le budget communal et payé dans les 30 jours dans les conditions de la comptabilité
publique après réception en mairie d’une facture détaillée en 3 exemplaires (sous réserve de sa recevabilité)
-
Plusieurs factures devront être établies à savoir :
o Une facture unique pour la mise en œuvre du système – Cette dernière sera payée lors de la mise en
service du système après vérification de sa fonctionnalité ;
o Une facture annuelle (établie à la date anniversaire du contrat) incluant le coût de la maintenance du
service (Gestion des données, fonctionnalités, infrastructures et services) ;
o Une facture concernant les communications à la suite de chaque campagne de diffusion de
messages vers les téléphones fixes et envoi de mails via le service de télé alerte ;
-
Votre offre peut comporter des variantes sur le dispositif qui peut être mis en place pour répondre au besoin
du présent marché, sur la qualité de diffusion des messages d’alerte et la mise en œuvre du système. La
réponse à la solution de base est obligatoire.
Sauf cas de force majeure dûment justifié, il sera appliqué une pénalité par jour ouvré de retard égale à 1% du
montant TTC de la commande ou de la partie des fournitures livrées en retard. Le montant cumulé des pénalités est
plafonné à 20 % du montant TTC du coût de l’installation du système et de la maintenance du service.
IV – Autres précisions
Le pouvoir adjudicateur n’impose aucune forme de groupement. Il est interdit aux candidats de se présenter plusieurs
fois en agissant à la fois en qualité de candidat individuel et de membre d’un ou plusieurs groupements.
Les documents en langue étrangère doivent être accompagnés d'une traduction certifiée conforme à l'original par un
traducteur agréé. La surfacturation des appels téléphoniques de la commune vers le titulaire du marché n'est pas
admise.
L’article 93 de la loi n° 2011-525 du 17 mai 2011 d e simplification et d'amélioration de la qualité du droit modifie
l’article L. 8222-6 du code du travail relatif à la lutte contre le travail dissimulé. Tout contrat écrit, passé par une
personne morale de droit public, devra désormais prévoir qu’une pénalité peut être infligée au cocontractant qui ne
respecterait pas les obligations prévues aux articles L. 8221-3 à L. 8221-5 du code du travail. Le montant des
pénalités est égal à 10 % du montant du contrat.
V – Description de la prestation :
En cas de survenue d’un risque majeur, la commune doit s’organiser pour mettre en place des mesures de
sauvegarde nécessaires auprès de la population. Pour ce faire, elle doit notamment mettre en place un Plan
Communal de Sauvegarde (PCS) qui permet d’organiser l’alerte, l’information, l’appui aux services de secours,
l’assistance et le soutien de la population.
Afin que le PCS soit le plus efficace possible, la Commune souhaite s’équiper d’un dispositif d’alerte, permettant
d’améliorer les moyens de communication à destination des personnes ou populations concernées.
L’enjeu est d’informer les personnes concernées par la diffusion rapide, localisée et adaptée d’une information précise
pour pouvoir suivre les consignes de sécurité.
Le dispositif devra être simple d’utilisation, rapide et fiable.
Le service fourni par le dispositif de mobilisation en cas d’alerte est un service de diffusion de messages vocaux
permettant d’alerter la cellule de crise et la population le plus rapidement possible.
Les principales fonctionnalités attendues :
• Administration ;
• Constitution des listes de diffusion mise à jour de la base de données annuellement ou de
manière exceptionnelle ;
• Elaboration des messages ;
• Diffusion des messages vocaux dans un laps de temps le plus court possible ;
• Disponibilité de la solution – il faudra préciser votre taux de disponibilité ;
• Ergonomie ;
• Confidentialité et sécurité.
Page 2 sur 7
V – 1 Paramétrage du service :
− création des comptes et droits d’accès (Personnes habilitées à utiliser le système)
− Moyens d’accès au système d’alerte (portail web, téléphone portable, …), préciser si vous imposez des services
surtaxés pour la mise en relation avec votre plateforme.
− Création de la base de données (liste des personnes à alerter)
o Collecte automatique depuis des annuaires publics ou autres fichiers (Nom, prénom, adresse, N° de
téléphones, adresse Email)
o Localisation géographique pour définir un périmètre d’alerte
o Prévoir une mise à jour annuelle
o Possibilité d’ajouter un usager à sa demande en Mairie ou via une page Internet, dans ce dernier cas
l’enregistrement devra être validé par le renvoi d’un Email.
Assistance pour la déclaration à la CNIL
V – 2 Diffusion des messages
La solution retenue doit permettre d’émettre des messages vocaux ou textes (courriels) vers des destinataires
rassemblés dans une ou plusieurs listes de diffusion préétablies via téléphone fixe ou courriel.
La solution retenue sera une solution entièrement externalisée pour permettre la diffusion de messages vocaux ou
courriels dans un laps de temps le plus court possible (inférieur à 60 minutes) vers toute la population.
Le déclenchement du dispositif doit être le plus rapide et le plus simple possible : charge au prestataire de présenter
la solution la plus appropriée. Ce déclenchement doit se faire depuis un PC, un téléphone fixe ou un téléphone
mobile.
La Mairie de Saint Martin de Crau sera particulièrement attentive aux différents processus proposés pour les
fonctionnalités :
• De déclenchement ;
• De réémission ;
• De gestion des appels non aboutis (occupation, absence, dérangement) ;
• De gestion des appels reçus par l’utilisateur final (réécoute, acquittement) ;
• D’édition d’une main courante assurant la traçabilité des appels (aboutis et non aboutis) ;
• D’administration pour la mise à jour des numéros de téléphone, la gestion des listes et des priorités.
V – 3 Elaboration des messages
Les messages peuvent être des messages préenregistrés ou des messages enregistrés en temps réel, à partir d’un
téléphone fixe ou mobile. Ils doivent pouvoir être modifiés à tout instant (y compris en cours d’alerte).
V – 4 Constitution des listes de diffusion
Ces listes seront constituées à partir :
• D’informations fournies par la Commune
• D’informations déjà existantes (type fichier ou banque de données)
Les listes de diffusion peuvent être globales ou sectorisées par domaine (personnes âgées, professionnels,
établissements publics…)
Elles doivent être faciles d’administration : création, suppression, modification, export vers d’autres applications (type
tableur), choix de la liste (par défaut la liste choisie pour la diffusion est l’alerte globale).
V – 5 Administration
La solution retenue devra permettre un suivi de la campagne d’alerte, en cours de campagne et en fin de campagne.
La solution devra offrir la possibilité de :
• Visualiser à tout moment le message en cours de diffusion
• Modifier le message en cours de diffusion
• Suivre l’avancement en temps réel des appels (état, réémission,…)
• Transmettre un compte rendu en fin de campagne (main courante)
• Conserver les résultats des campagnes
• Elaborer des rapports statistiques
V – 6 Disponibilité de la solution
La solution devra être accessible 24h sur 24h, 7 jours sur 7 et 365 jours par an pendant une durée de 3 ans et
devra être capable d’alerter le plus rapidement possible la population.
Page 3 sur 7
V – 7 Confidentialité et sécurité
Le dispositif doit gérer des profils utilisateurs permettant d’attribuer des autorisations distinctes sur les modules ou les
données en fonction de l’appartenance à un groupe utilisateurs (déclenchement du dispositif, mise à jour de la base,
sorties statistiques…).
A tout moment, les profils et groupes d’utilisateurs doivent pouvoir être modifiés.
L’accès à la solution doit être intégralement protégé par un code utilisateur et un mot de passe.
Les opérations effectuées par les utilisateurs doivent être tracées et conservées pour consultation.
V – 8 Performances du dispositif
Le prestataire devra préciser les performances du dispositif proposé sur la base de résultats obtenus par le système
dans des situations de risques et d’usages analogues à celles rencontrées par la Mairie de Saint Martin de Crau.
Le prestataire détaillera dans son offre les moyens mis en œuvre pour diffuser ces messages et indiquera le nombre
de messages qu’il peut diffuser par 10 minutes.
V – 9 La recette de la solution
Les fiches de recette sont de la responsabilité du prestataire qui devra, dans sa réponse, préciser les modalités de
déroulement des tests.
Ces fiches devront inclure :
_ Des tests concernant l’interface utilisateurs
_ Des tests permettant de simuler les différentes fonctionnalités attendues et offertes
_ Des tests d’enrichissement et de modification de la base de données (listes de diffusion).
V – 10 Conditions d’hébergement et d’exploitation
Le prestataire détaillera les conditions d’hébergement et d’exploitation de la solution permettant de garantir les accès
simultanés et une disponibilité 7jours/7 et 24h/24.
La solution d’hébergement doit permettre de garantir un fonctionnement fiable du système, pour cela il devra répondre
aux critères suivants :
− Localisation du data center de préférence sur le territoire national ;
− Sécurisation physique et énergétique des locaux adaptés à l’usage ;
− Sécurité logique du data center pour garantir la protection des données ;
− Garantie de confidentialité des données collectées ;
− Possibilité pour la commune de récupérer à tout moment l’ensemble des données lui appartenant sous
un format informatique automatisable (Tableur type Excel ou base de données Accès) ;
− La capacité de la plateforme en terme de nombre d’alertes / heure devra garantir qu’une campagne
d’alerte est réalisée sur 80% du périmètre sélectionné en moins de 2 heures.
En cas de non disponibilité de la plateforme, merci de préciser les garanties de temps de rétablissement, le niveau
d’information fournit aux clients.
V – 11 Formation des utilisateurs
Le prestataire proposera un plan de formation visant à assurer une connaissance d’utilisation parfaite du produit pour
faire face à toutes les demandes et réaliser toutes les fonctionnalités du produit, et pour remédier en cas de difficultés
ou incidents liés à son utilisation.
Pour ce faire :
− Une documentation d’utilisation en français devra être fournie ;
− Une formation devra être effectuée avant la mise en service de la plateforme ;
− Une assistance devra être fournie pour garantir la bonne utilisation du système, celle-ci devra être définie en
terme de :
• Moyens utilisées (hotline, …), précisez si vous imposez des services surtaxés pour la mise en relation avec
votre support ;
• Etendue horaire (24h/24h, 7jours sur 7 ou autre)
Le prestataire assistera la Mairie dans l’élaboration des documents réglementaires nécessaires à la CNIL, si
nécessaire.
Le calendrier de réalisation sera élaboré conjointement entre le prestataire et la Mairie de Saint-Martin de Crau.
Page 4 sur 7
VI – Liste des documents à joindre impérativement dans l’offre :
Les imprimés DC 1 et DC2 (*) ;
Le présent cahier des charges dûment daté et signé ;
Le devis détaillé
Le mémoire technique précisant les moyens techniques et humains, le détail du système proposé et sa
fonctionnalité.
Une attestation de fourniture des déclarations sociales et de paiement des cotisations et contributions de
sécurité sociale, prévue à l’article L. 243-15 du code de sécurité sociale, émanant de l'organisme de
protection sociale chargé du recouvrement des cotisations et des contributions datant de moins de 6 mois
(articles D 8222-5-1° du code du travail et D. 243- 15 du code de sécurité sociale) ;
Le pouvoir adjudicateur ou l’entité adjudicatrice s’assurera de l’authenticité de cette attestation, auprès de
l’organisme de recouvrement des cotisations de sécurité sociale ;
Les attestations et certificats délivrés par les administrations et organismes compétents prouvant que les
obligations fiscales et sociales ont été satisfaites ou l’état annuel des certificats reçus (formulaire NOTI2) ;
Un R.I.B.
Les prix suivants devront apparaitre dans le devis :
- Prestations de mise en place de la solution
- Abonnement annuel avec contrat d’abonnement sur une période de 3 ans, renouvelable, engagement de maintenir
la solution pendant une durée minimale de 3 ans.
- Coûts de communication
Le devis devra préciser les modalités de révision des prix suivant l'application d'indice(s) représentatifs de la
prestation pour la partie abonnement et communications. Le prix de l'installation et sa mise en œuvre est
ferme.
(*) Les imprimés DC 1, DC 2 et NOTI 2 vierges sont à télécharger sur www.minefe.gouv.fr
(**) Si ces attestations ne sont pas jointes à l’offre et que le candidat est sur le point d’être retenu, il devra
impérativement les adresser au Pouvoir Adjudicateur dans un délai qui ne peut être supérieur à 10 jours à compter de
la date de réception de la demande. A défaut de fournir ces documents et conformément au Code des Marchés
Publics, le marché sera attribué au candidat suivant.
VII – Modalités de remise de l’offre
Les dossiers sont à adresser à Monsieur le Maire, service commande publique, BP 50001 – 13558 Saint Martin de
Crau cedex sous simple enveloppe portant OBLIGATOIREMENT la mention « marché Système d’Alerte NE PAS
OUVRIR » et doivent être reçus avant les date et heure précisées dans l’avis d’appel public à la concurrence. Les
offres électroniques ne sont pas autorisées.
VIII – Critères de jugement des offres
A – Critères de sélection des candidatures :
Capacités professionnelles, techniques et financières (appréciées à partir du DC2)
B – Critère(s) pondéré(s) de jugement des offres :
o
Valeur technique appréciée sur mémoire, présentant notamment (60%) :
L’architecture détaillée de la solution clairement explicité : moyens techniques et humains mis
en œuvre, redondance des plateformes, reprise en cas de sinistre
Le nombre et la qualité des personnes assurant l’exploitation
Les dispositifs de maintenance préventive et évolutive.
Un bilan d’exploitation (fréquence à définir) permettant de suivre la qualité du service rendu
(nombre d’incidents, fréquence des incidents, pilotage des commandes ponctuelles de
modification du service…)
Une note explicative (en langue française) sur le fonctionnement pour les utilisateurs
(description des actions à effectuer pour mettre en œuvre le système, diffuser les messages .
o Prix (40 %) :
Le prestataire établira un devis détaillé correspondant au coût de la prestation dans son ensemble, faisant apparaître
le nombre de journées de travail, les coûts journaliers du ou intervenants ainsi que les frais annexes.
Page 5 sur 7
Coûts à détailler :
- Mise en service du système ;
- Modification du paramétrage à la demande de la commune ;
- Mise à jour de la basse de données pour y intégrer des modifications ;
- Coût d’abonnement ou d’utilisation du service ;
- Coût d’alerte pour les appels vers les fixes, les e-mails et le détail de la tarification ;
- Maintenance ;
- Formation.
IX – Documents constituant le marché par ordre de priorité :
-
Le présent cahier des charges dûment complété date et signé par la personne habilitée
Le devis détaillé, précisant les délais et la formule de révision
Le mémoire technique
Le contrat de maintenance
En cas de discordance entre le cahier des charges et le mémoire où le contrat, les clauses du cahier des charges
seront prioritaires.
X – Demande de renseignements :
-
Les renseignements techniques sont à solliciter auprès de M. TEODORI Tel : 04 90 47 17 29, poste 6558,
courriel : [email protected]
-
Les renseignements administratifs sont à solliciter auprès de M. VINCENTELLI, Tel : 04 90 47 17 29 poste
6505 ou 6508, Télécopie : 04 90 47 34 52, Courriel : [email protected]
XI – Date limite de remise des offres :
La date limite de remise des offres est celle précisée dans l’avis d’appel public à la concurrence.
XII – Engagement (À compléter impérativement par le candidat)
Nom, prénom et qualité du signataire : …………………………………………………………………………….
Adresse professionnelle : ……………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………..
Téléphone : ……………………………………Télécopie : ………………………………………….
Mail : ……………………………………………………..…@.......................................
Agissant pour mon propre compte ;
Agissant pour le compte de la société (indiquer le nom et l’adresse) :
…………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………
N° SIRET : ……………………………… N° individuel d’identificat ion à la TVA ……………………………….
Après avoir pris connaissance du cahier des charges ci-joint des documents qui y sont mentionnés,
M’engage sans réserve et conformément aux clauses et conditions du présent document, à exécuter la
prestation demandée au(x) prix figurant sur mon devis ci-joint
Fait à …………………………………………………….., le ………………………………………………
(Signature date et cachet de la personne habilitée à engager la société)
Page 6 sur 7
(Réservé à l’administration)
Marché n° :
Est acceptée la présente offre pour valoir engagement
Fait à Saint Martin de Crau, le ………………………
Le Maire,
Page 7 sur 7