Extension WebEx pour Lotus Notes

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Extension WebEx pour
Lotus Notes
Guide d’utilisation
Version : 2.20
Copyright
© 1997–2010 Cisco et/ou ses affiliés. Tous droits réservés. WEBEX, CISCO, Cisco WebEx, le logo CISCO logo et le logo Cisco
WebEx logo sont des marques de commerce ou des marques déposées de Cisco et/ou de ses filiales aux États-Unis ou à l'étranger.
Les marques tierces sont la propriété de leurs détenteurs respectifs.
Acheteurs finaux du Gouvernement des États-Unis. La documentation et les services qui s'y rattachent sont considérés commes des
"produits commerciaux", aux termes de la définition donnée par l'article 48 CFR paragraphe 2.101 au sens des Règlements des
Marchés Publics Fédéraux (FAR) 12.212 et paragraphes 227.7202-1 à 227.7202-4, nonobstant toute autre clause contactuelle FAR
ou autre dans laquelle le présent accord peut être incorporé, que le consommateur devra fournir aux utilisateurs finaux du
Gouvernement ou , si l'accord est direct, l'utilisateur final acquerra les services et la documentation uniquement avec les droits
octroyés à tous les autres consommateurs finaux conformément aux conditions ci-incluses. L'utilisation des services ou de la
documentation ou des deux constitue l'acceptation par le Gouvernement que les services et la documentation sont des produits
commerciaux et constitue l'acceptation des droits et des conditions ci-incluses.
102610
www.webex.fr
Table des matières
Chapitre 1 Mise en route............................................................................................................ 3 Chapitre 2 Installation et configuration des outils de productivité WebEx.......................... 5 Ouvrir la boîte de dialogue Paramètres WebEx....................................................................... 5 Installation des outils de productivité WebEx ......................................................................... 7 Configurer les outils de productivité WebEx........................................................................... 8 A propos de la boîte de dialogue Paramètres WebEx ............................................................ 12 À propos de l'onglet Compte .......................................................................................... 14 À propos de l'onglet Réunions instantanées ................................................................... 15 À propos de l’onglet Réunions programmées................................................................. 17 A propos de l'onglet One-Click ...................................................................................... 20 A propos de l'onglet Outils ............................................................................................. 21 désinstaller les outils de productivité WebEx ........................................................................ 22 Chapitre 3 Programmation d'une réunion............................................................................. 23 À propos de la page Programmer une réunion....................................................................... 23 Configurer une réunion et convier des invités ....................................................................... 24 Programmer une réunion ................................................................................................ 24 Inviter des participants.................................................................................................... 26 Spécifier la récurrence pour une réunion ........................................................................ 28 Utiliser des modèles de réunions .................................................................................... 31 i
Chapitre 4 Programmer pour un autre organisateur ........................................................... 33 Configuration avant de programmer pour un autre organisateur ........................................... 33 Programmer une réunion pour un autre organisateur............................................................. 34 Chapitre 5 Gérer une réunion ................................................................................................. 37 À propos de la gestion des réunions....................................................................................... 37 Modification d'une réunion programmée............................................................................... 38 Lancer une réunion................................................................................................................. 38 Annuler une réunion............................................................................................................... 39 Prendre part à une réunion ..................................................................................................... 40 Prendre part à une réunion en utilisant une invitation par message électronique........... 40 Prendre part à une réunion à partir de votre site de service ............................................ 41 Index ............................................................................................................................................. 43 ii
1
Mise en route
Chapitre 1
L'Extension WebEx pour Lotus Notes est un outil de productivité qui vous permet
de rapidement lancer, ajouter ou prendre part à des réunions WebEx en ligne depuis
Lotus Notes, sans avoir à passer par votre site de service WebEx, autrement dit le
site dont vous vous servez pour programmer et rejoindre des réunions en ligne.
Les outils de productivité WebEx sont automatiquement installés sur votre
ordinateur lorsque vous vous connectez au site de service WebEx et sont
automatiquement mis à jour dès que de nouvelles versions sont disponibles. Vous
pouvez également installer manuellement les outils de productivité. Pour en savoir
plus, consulte Installer les Outils de Productivité WebEx à la page 4.
Une fois les outils de productivité WebEx installés, les options WebEx vous
permettant de lancer ou d'ajouter une réunion apparaissent dans Lotus Notes.
L’Extension pour Lotus Notes permet aussi d’exécuter les actions suivantes dans
Lotus Notes :

accéder rapidement à Mon WebEx depuis votre site, qui comprend votre liste
personnelle de réunions, votre profil d'utilisateur ainsi que d'autres options liées
à votre compte

une fonction pour lancer une réunion instantanée One-Click (non disponible
pour tous les sites de service WebEx)

des modèles d'invitations aux réunions
Afin d'assurer la sécurité de vos réunions, l’Extension pour Lotus Notes utilise un
cryptage SSL (Secure Sockets Layer) 128 bits pour chiffrer toutes les données qu'il
envoie à et récupère de votre site de service WebEx.
Remarque : Avant d'utiliser l'Extension WebEx à Lotus Notes, assurez-vous que
Vous êtes familiarisé avec Lotus Notes.
Vous disposez d’un compte utilisateur sur votre site de service, c’est-à-dire le site sur lequel
vous organisez des réunions en ligne.
L’option d’Extension pour Lotus Notes est disponible sur votre site de service WebEx.
3
2
Installation et configuration des
outils de productivité WebEx
Chapitre 2
Vous pouvez installer les outils de productivité WebEx pour commencer ou prendre
part à des réunions instantanément avec One-click, Microsoft Office, les navigateurs
Internet, Microsoft Outlook, IBM Lotus Notes et les logiciels de messagerie
instantanée, ou pour programmer des réunions avec Microsoft Outlook ou IBM
Lotus Notes, sans avoir à vous rendre sur votre site de service WebEx.
Après avoir installé les outils de productivité WebEx, vous pouvez vous connecter à
votre compte WebEx et définir ses options, définir les options de réunion pour les
réunions instantanées et programmées, définir les préférences du panneau One-Click
et sélectionner les outils de productivité que vous utiliserez avec WebEx.
Le tableau suivant décrit les caractéristiques de l'installation et de la configuration
des options des outils de productivité WebEx :

Installer les outils de productivité WebEx En savoir plus… (à la page 7)

Ouvrir la boîte de dialogue Paramètres WebEx En savoir plus… (à la page 5)

Définir des options pour les outils de productivité WebEx En savoir plus… (à la
page 8)

Installer les outils de productivité WebEx En savoir plus… (à la page 22)
Ouvrir la boîte de dialogue Paramètres WebEx
Pour ouvrir cette boîte de dialogue à partir du menu Démarrer:
Cliquez sur Démarrer > Tous les programmes > WebEx > Outils de
productivité > Paramètres WebEx.
La boîte de dialogue Paramètres WebEx s'affiche.
5
Chapitre 2: Installation et configuration des outils de productivité WebEx
Pour ouvrir cette boîte de dialogue à partir du panneau One-Click:
1
2
Si le panneau One-Click n'est pas encore ouvert, effectuez une des opérations
suivantes:

Cliquez deux fois sur l'icône WebEx One-Click sur votre bureau.

productivité > WebEx > One-Click.
Dans le panneau One-Click, cliquer sur Modifier les paramètres WebEx.
Pour ouvrir cette boîte de dialogue à partir de l'icône One-Click de la barre des
tâches :
1
Cliquez avec le bouton droit sur l'icône One-Click de la barre des tâches.
2
Sélectionner Paramètres WebEx dans le menu.
Pour ouvrir la boîte de dialogue Paramètres WebEx à partir de Microsoft Outlook ou
d'IBM Lotus Notes :
Dans le menu WebEx, cliquer sur Paramètres de compte.
Pour ouvrir cette boîte de dialogue à partir de Microsoft Office:
Dans Microsoft Word, Microsoft Excel ou Microsoft PowerPoint, cliquer sur
Paramètres WebEx.
Pour ouvrir cette boîte de dialogue à partir des logiciels de messagerie instantanée:
Cliquez sur WebEx > Paramètres WebEx.
6
Installation des outils de productivité WebEx
Si l'administrateur de votre site a activé les options des outils de productivité
WebEx pour votre site de service WebEx, tous les outils de productivité WebEx
sont automatiquement installés sur votre site. De plus, dès que des nouvelles
versions sont disponibles, les outils de productivité WebEx sont mis à jour
automatiquement.
Le processus d'installation installe tous les outils de productivité WebEx
disponibles, cependant, vous pouvez à tout moment modifier vos préférences au
sujet des applications à utiliser avec ces outils. Vous pouvez également modifier
d'autres préférences de compte WebEx et de réunion en définissant des options dans
la boîte de dialogue Paramètres WebEx. Pour en savoir plus, voir Configurer les
outils de productivité (à la page 8).
Si nécessaire, vous pouvez également télécharger et installer les outils de
productivité WebEx manuellement. Avant d'installer les outils de productivité
WebEx, assurez-vous que votre ordinateur dispose bien de la configuration
minimale décrite ci-dessous:

Microsoft Windows 2000, XP, 2003, Vista

Microsoft Internet Explorer 6.0 SP1 ou 7.0, Firefox 3.0 ou supérieur

Processeur Intel x86 (Pentium 400 MHz +) ou compatible

JavaScript et cookies activés dans le navigateur
Remarque : L'extension WebEx pour IBM Lotus Notes est intégrée à l'installation ou au
téléchargement des outils de productivité WebEx seulement si l'administrateur de votre site a
activé l'option Lotus Notes pour le site.
Pour installer les outils de productivité WebEx à partir de la page Configuration des
outils de productivité:
1
Connectez-vous à votre site de service WebEx.
2
Cliquez sur Mon WebEx> Configuration des outils de productivité (barre de
navigation de gauche).
La page Configuration des outils de productivité s'affiche.
3
En enregistrant sur votre bureau, cliquez sur Télécharger les outils de
productivité.
La boîte de dialogue Télécharger fichier apparaît.
4
Enregistrez le programme d'installation sur votre ordinateur.
Le nom du fichier d’installation est suivi d’une extension .msi.
5
Exécutez le fichier d’installation et suivez les instructions.
7
Une fois l’installation terminée, connectez-vous à l’aide de vos informations de
compte WebEx et vérifiez les paramètres dans la boîte de dialogue Paramètres
WebEx. Pour en savoir plus, voir Configurer les outils de productivité (à la page
8).
Pour installer les outils de productivité WebEx à partir de la page Téléchargements:
1
Connectez-vous à votre site de service WebEx.
2
Dans la barre de navigation de gauche, cliquer sur Assistance, puis sur
Téléchargements.
3
Dans la page Téléchargements, à côté du titre Outils de productivité WebEx,
cliquez sur Télécharger maintenant.
La boîte de dialogue Télécharger fichier apparaît.
4
Enregistrez le programme d'installation sur votre ordinateur.
Le nom du fichier d’installation est suivi d’une extension .msi.
5
Exécutez le fichier d’installation et suivez les instructions.
Une fois l’installation terminée, vous pouvez vous connecter à l’aide de vos
informations de compte WebEx et vérifier les paramètres dans la boîte de
dialogue Paramètres WebEx. Pour en savoir plus, voir Configurer les outils de
productivité (à la page 8).
Remarque : Les administrateurs système peuvent également effectuer des installations en masse
sur les ordinateurs de leur site. Pour en savoir plus, voir Guide d'administrateur IT pour le
déploiement en masse des outils de productivité sur
http://support.webex.com/US/PT/wx_pt_ag.pdf.
Configurer les outils de productivité WebEx
Pour configurer les options des outils de productivité WebEx :
1
8
Ouvrir la boîte de dialogue Paramètres WebEx. Pour en savoir plus, voir la boîte
de dialogue Paramètres WebEx (à la page 5).
2
Dans l’onglet Compte, connectez-vous à votre compte en spécifiant l’URL pour
votre site de service WebEx et en entrant votre nom d’utilisateur et votre mot de
passe. Pour en savoir plus, voir À propos de l’onglet Compte (à la page 14).
3
Cliquez sur Appliquer.
4
Cliquez sur l’onglet Réunions instantanées.
9
10
5
Spécifiez les options des réunions commencées instantanément à partir du volet
One-Click, de Microsoft Office, des navigateurs, des logiciels de messagerie
instantanée, des menus contextuels et de Microsoft Outlook ou d'IBM Lotus
Notes. Pour des informations complémentaires, voir À propos de l’onglet
Réunions instantanées (à la page 15).
6
Cliquez sur l’onglet Réunions programmées.
7
Spécifiez les options des réunions programmées à partir de Microsoft Outlook
ou d'IBM Lotus Notes. Pour des informations complémentaires, voir À propos
de l’onglet Réunions programmées (à la page 17).
8
Cliquez sur l’onglet One-Click.
9
Spécifiez les options pour le volet One-Click. Pour des informations
complémentaires, voir À propos de l’onglet One-Click (à la page 20).
10
Cliquez sur l’onglet Outils.
11
Sélectionnez les applications avec lesquelles utiliser les extensions WebEx. Pour en
savoir plus, voir À propos de l’onglet Outils (à la page 21).
A propos de la boîte de dialogue Paramètres WebEx
Pour accéder à cette boîte de dialogue
Pour accéder à cette boîte de dialogue à partir du menu Démarrer :
Cliquer sur Commencer > Programmes > WebEx > Outils de Productivité >
Désinstaller.
Pour accéder à cette boîte de dialogue à partir du panneau One-Click:
1
Si le panneau One-Click n'est pas encore ouvert, effectuez une des opérations
suivantes:

12
Cliquez deux fois sur l'icône WebEx One-Click sur votre bureau.

2
productivité > WebEx > One-Click.
Dans le panneau One-Click, cliquer sur Modifier les paramètres WebEx.
Pour accéder à cà la boîte de dialogue Paramètres WebEx à partir de l'icône
One-Click de la barre des tâches:
1
Cliquez avec le bouton droit sur l'icône One-Click de la barre des tâches.
2
Sélectionner Paramètres WebEx dans le menu.
Pour accéder à la boîte de dialogue Paramètres WebEx à partir de Microsoft
Outlook ou d'IBM Lotus Notes :
Dans le menu WebEx, cliquer sur Paramètres de compte.
Pour accéder à la boîte de dialogue Paramètres WebEx à partir de Microsoft Office:
Dans Microsoft Word, Microsoft Excel ou Microsoft PowerPoint, cliquer sur
Paramètres WebEx.
Pour accéder à la boîte de dialogue Paramètres WebEx à partir des logiciels de
messagerie instantanée:
Cliquez sur >Paramètres WebEx.
Onglets dans cette boîte de dialogue
La boîte de dialogue Paramètres WebEx contient les onglets suivants :

Compte En savoir plus... (à la page 14)

Réunion instantanée En savoir plus... (à la page 15)
13

Réunion Programmée En savoir plus... (à la page 17)

One-Click En savoir plus... (à la page 20)

Outils En savoir plus... (à la page 21)
À propos de l'onglet Compte
Les options de compte vous permettent de vous connecter à votre site de service
WebEx avec votre nom d'utilisateur et votre mot de passe.
14
Utilisez l’option...
Pour...
URL du site
Entrer l'URL du site de service WebEx à partir duquel les outils de
productivité ont été installés.
Nom d'utilisateur
Entrer le nom d'utilisateur pour un compte d'organisateur sur votre
site de service WebEx.
Mot de passe
Entrer le mot de passe du compte d'organisateur sur votre site de
service WebEx.
Mémoriser mon mot de
passe
Enregistrer le nom d'utilisateur et le mot de passe que vous avez
entrés afin de ne pas avoir besoin d'entrer votre nom d'utilisateur et
l'URL du site la prochaine fois que vous vous connecterez.
Mot de passe oublié
Ouvrir la page Aide à la connexion sur le site de service WebEx afin
d'obtenir un rappel de votre mot de passe.
Changer de mot de
passe
Ouvrir une boîte de dialogue permettant de spécifier un nouveau mot
de passe.
Langue
Vérifier la langue actuellement sélectionnée pour votre site de service
WebEx.
Langue
Vérifier le pays ou les paramètres locaux actuellement sélectionnés
pour votre site de service WebEx.
Fuseau horaire
Vérifier le fuseau horaire actuellement sélectionné pour votre site de
service WebEx.
Changer les paramètres
du site Web de service
WebEx
Ouvrir la page Mon WebEx > Mon profil sur votre site de service
WebEx et apporter des changements à votre profil.
Actualiser
Actualiser la boîte de dialogue Paramètres WebEx avec les
paramètres les plus récents du site de service WebEx.
À propos de l'onglet Réunions instantanées
Les options des réunions instantanées affectent les réunions commencées
instantanément à partir du volet One-Click, de Microsoft Office, des navigateurs,
des logiciels de messagerie instantanée, des menus contextuels et de Microsoft
Outlook ou d'IBM Lotus Notes.
Utilisez cette option...
Pour...
Type de service
Sélectionner le type de session Webex pour laquelle vous souhaitez
commencer une réunion.
Cette option énumère uniquement les types de sessions disponibles
pour votre site et votre compte utilisateur.
Sujet de la réunion
Entrer le sujet ou l’intitulé de la réunion.
Mot de passe de la
réunion
Demander aux participants d’entrer le mot de passe défini pour
prendre part à votre réunion.
Le site peut exiger que chaque mot de passe réponde à des critères
de sécurité tels qu’une longueur minimale et un nombre minimal de
lettres, chiffres ou caractères spéciaux.
Afficher cette réunion
sur le site WebEx
Inclure cette réunion dans le calendrier de réunion sur le site de
service WebEx.
Disponible pour les réunions, les réunions de vente et les sessions
de formation uniquement.
Lister session
d’assistance dans Salle
de réunion personnelle
Inclut cette session d'assistance dans votre liste de réunion dans
votre Salle de réunion personnelle sur le site de service WebEx.
Demander mon
approbation lorsque
quelqu’un rejoint la
réunion
Indiquer que la boîte de dialogue Demande de participation
apparaisse sur votre écran lorsque quelqu’un essaie de se joindre à
la réunion.
Disponible uniquement pour les sessions d'assistance.
Disponible uniquement pour les sessions d'assistance.
15
Pour...
Type de conférence
Sélectionner le type de téléconférence à utiliser :
Aucune : La réunion n’inclut aucune téléconférence ou elle inclut
une téléconférence pour laquelle vous informerez les participants par
une voie autre que votre service de réunion.

WebEx Audio : Indique que la réunion WebEx inclut une
audioconférence WebEx permettant d'utiliser votre téléphone ou
votre ordinateur comme périphérique audio pour participer à une
réunion. Si vous sélectionnez cette option, choisir l’une des
options suivantes pour WebEx Audio :

Afficher les numéros d'appel globaux : Sélectionner si
vous souhaitez fournir une liste de numéros— comme les
numéros gratuits ou locaux—que les invités d’autres pays
peuvent appeler pour se joindre à la téléconférence.

Les participants reçoivent un appel en retour : Si la
réunion comprend une téléconférence intégrée par rétro
connexion, à laquelle les participants prennent part en
donnant leur numéro de téléphone et en recevant un appel
en retour.

Les participants peuvent également se joindre à une
téléconférence avant son heure de début: Permet aux
participants d'appeler ou de rejoindre une conférence
WebEx audio avant l'heure de début de la réunion.
Remarque : Après avoir démarré une réunion, les participants ont le
choix de rejoindre en utilisant leur ordinateur comme périphérique
audio, en utilisant la voix sur IP, ou d'utiliser leur téléphone comme
périphérique audio.

Audioconférence Cisco Unified MeetingPlace : Indique que la
réunion inclut une conférence audio intégrée avec votre compte
de conférence Cisco Unified MeetingPlace audio. Si vous
sélectionnez cette option, choisissez le type de conférence :

Les invités appellent : Sélectionner si vous souhaitez que
les clients appellent un numéro pour rejoindre

Les participants reçoivent un appel en retour :
Sélectionner si vous souhaitez que les clients entrent un
numéro et reçoivent un rappel du service de conférence.
Un participant doit avoir une ligne téléphonique directe pour
recevoir un appel du service de conférence. Cependant, un
participant sans ligne téléphonique directe peut prendre part à
une audioconférence en appelant un numéro de téléphone de
connexion toujours disponible dans la fenêtre Réunion.
Remarque : L'option Conférence Cisco Unified MeetingPlace
Audio est disponible uniquement si vous possédez un compte
Cisco Unified MeetingPlace.

16
Autre téléconférence : Indique que la réunion inclut une
téléconférence fournie par un autre prestataire. Les instructions
que vous entrez dans la zone de texte s'affichent
automatiquement sur l'écran des participants dès qu'il rejoignent
la réunion.
Conseil : Un participant doit avoir une ligne téléphonique directe
pour recevoir les appels du service de téléconférence. Cependant, un
participant sans ligne téléphonique directe peut prendre part à une
téléconférence en appelant un numéro de téléphone de connexion
qui est toujours disponible dans la fenêtre Réunion.
Pour...
Code de suivi
Identifier un service, un projet ou d’autres informations que votre
organisation souhaite associer à vos réunions. Les codes de suivi
peuvent être en option ou requis, selon la configuration choisie par
l’administrateur de votre site.
Si l'administrateur de votre site vous demande de sélectionner un
code dans une liste prédéfinie, sélectionnez le code dans la liste
déroulante appropriée.
(Intégration CUVC pour Meeting Center uniquement) Entrez une URL
personnalisée pour créer une salle de réunions virtuelle dans laquelle
vous pouvez utiliser Cisco Unified Video.
ID réunion CUVC
Si vous laissez cette case vide, l'Identifiant WebEx Meeting est utilisé
par défaut.
Lorsque vous commencez une réunion WebEx, le panneau de CUVC
Video s'affiche automatiquement.
À propos de l’onglet Réunions programmées
Les options des réunions programmées affectent les réunions programmées à partir
de Microsoft Office ou d'IBM Lotus Notes.
Pour...
Type de service
Sélectionnez le type de réunion WebEx que vous souhaitez
programmer.
En plus des types de réunion standard, la liste peut inclure une ou
plusieurs des options suivantes, selon les paramètres de votre site :

Conférence Personnelle : Vous permet de programmer une
réunion Conférence Personnelle qui commence avec une partie
audio et qui inclut automatiquement une partie en ligne que vous
pourrez rejoindre plus tard. Vous devez disposer d'au moins un
numéro de compte Conférence Personnelle indiqué dans la
page Conférence Personnelle de > Mon WebEx pour pouvoir
utiliser ce type de réunion.

Conférence Personnelle MeetingPlaceVous permet de
spécifier une Conférence Personnelle Cisco Unified
MeetingPlace qui utilise votre compte de Conférence Cisco
Unified MeetingPlace pour la conférence audio.
Sujet de la réunion
Entrer le sujet ou l’intitulé de la réunion.
Mot de passe de la
réunion
Demander aux participants d’entrer le mot de passe défini pour
prendre part à votre réunion.
Le site peut exiger que chaque mot de passe réponde à des critères
de sécurité tels qu’une longueur minimale et un nombre minimal de
17
Pour...
lettres, chiffres ou caractères spéciaux.
Si vous avez sélectionné Conférence Personnelle comme type de
réunion, le mot de passe par défaut est le code d'accès invité dans
votre compte numéro de Conférence Personnelle (PCN) qui est
indiqué pour cette réunion.
Exclure le mot de
passe de l’invitation
électronique
Exclure le mot de passe de réunion du courrier électronique qui est
envoyé à toutes les personnes invitées à votre réunion.
Afficher cette réunion
sur le site WebEx
Inclure cette réunion dans le calendrier de réunion sur le site de
service WebEx.
Disponible pour les réunions, les réunions de vente, les événements
et les sessions de formation uniquement.
Les invités peuvent
Autoriser les invités à accéder à la réunion un certain nombre de
participer à la réunion
minutes avant l’heure de début prévue.
X minutes avant l'heure
Remarque Si vous réglez cette option à 0 minutes, vous devez
de début
commencer la réunion pour que les invités puissent y accéder.
Autorise des
participants externes
Autoriser les invités connectés sur l'internet public à rejoindre votre
réunion. Si décoché, seuls les invités faisant partie du même réseau
peuvent rejoindre la réunion.
Remarque : Cette option n'est pas disponible pour les
utilisateurs Cisco Unified MeetingPlace.
ID réunion CUVC
(Intégration CUVC pour Meeting Center uniquement) Entrez une URL
personnalisée pour créer une salle de réunions virtuelle dans laquelle
vous pouvez utiliser Cisco Unified Video.
Si vous laissez cette case vide, l'identifiant de la réunion WebEx est
utilisé par défaut.
Lorsque vous commencez une réunion WebEx, le panneau de CUVC
Video s'affiche automatiquement.
Onglet Audio & Suivi
Les options qui affectent les conférences audio et leur suivi.
Pour...
Type de conférence
Sélectionner le type de téléconférence à utiliser :

Aucune : La réunion n’inclut aucune téléconférence ou elle inclut
une téléconférence pour laquelle vous informerez les participants
par une voie autre que votre service de réunion.

Téléconférence WebEx : Indique si la réunion comprend une
téléconférence intégrée. Si vous sélectionnez cette option,
choisissez l’un des types de téléconférence suivants :

18
Les participants reçoivent un appel en retour : Si la
réunion comprend une téléconférence intégrée par rétro
Pour...
connexion, à laquelle les participants prennent part en
donnant leur numéro de téléphone et en recevant un appel en
retour.

Les participants peuvent également se joindre à une
téléconférence avant son heure de début: Permet aux
participants d'appeler ou de rejoindre une téléconférence
avant l'heure de début de la réunion.

Numéro de conférence personnel : Affiche les comptes
conférence personnelle audio que vous avez paramétrés dans la
zone de Conférence Personnelle de Mon WebEx. Sélectionnez le
compte à associer à cette réunion. Vous pouvez créer jusqu'à trois
comptes.

Audioconférence Cisco Unified MeetingPlace : Indique que la
réunion inclut une conférence audio intégrée avec votre compte de
conférence Cisco Unified MeetingPlace audio. Si vous
sélectionnez cette option, choisissez le type de conférence :

Les invités appellent : Sélectionner si vous souhaitez que les
clients appellent un numéro pour rejoindre

Les participants reçoivent un appel en retour :
Sélectionner si vous souhaitez que les clients entrent un
numéro et reçoivent un rappel du service de conférence.
Un participant doit avoir une ligne téléphonique directe pour
recevoir un appel du service de conférence. Cependant, un
audioconférence en appelant un numéro de téléphone de
connexion toujours disponible dans la fenêtre Réunion.
Remarque : L'option Conférence Cisco Unified MeetingPlace
Audio est disponible uniquement si vous possédez un compte
Cisco Unified MeetingPlace.

Autre téléconférence : Indique que la réunion inclut une
téléconférence fournie par un autre prestataire. Les instructions
que vous entrez dans la zone de texte s'affichent automatiquement
sur l'écran des participants dès qu'il rejoignent la réunion.
Conseil : Un participant doit avoir une ligne téléphonique directe pour
recevoir les appels du service de téléconférence. Cependant, un
téléconférence en appelant un numéro de téléphone de connexion qui
est toujours disponible dans la fenêtre Réunion.
Code de suivi
Identifier un service, un projet ou d’autres informations que votre
organisation souhaite associer à vos réunions. Les codes de suivi
peuvent être en option ou requis, selon la configuration choisie par
l’administrateur de votre site.
Si l'administrateur de votre site vous demande de sélectionner un code
dans une liste prédéfinie, sélectionnez le code dans la liste déroulante
appropriée.
19
Onglet Inscription
Des options qui affectent la manière dont les inscriptions des participants sont
approuvées.
Pour...
Exiger l'inscription des
participants
Spécifie que tous les participants doivent s'inscrire à la réunion, afin
de leur autoriser ou de leur refuser l'accès à votre réunion. Un invité
ne peut pas participer à la réunion tant que vous n’avez pas accepté
sa demande d’inscription.
Cette option est disponible uniquement si l'option Les invités
peuvent se joindre à la réunion [x] minutes avant l'heure de
débutn'est pas cochée.
Accepter
automatiquement
toutes les inscriptions
Accepter automatiquement toutes les demandes d’inscription. Si cette
option n'est pas sélectionnée, vous devez accepter les demandes
d'inscription manuellement en utilisant les options de la page
Participants inscrits du site de service WebEx.
Cette option est disponible uniquement si l'option Les invités peuvent
se joindre à la réunion [x] minutes avant l'heure de début n'est pas
cochée et que l'option Demander l'inscription des invités est
sélectionnée.
Onglet Ressources
Options qui contrôlent l'utilisation des ressources dans les réunions.
Pour...
Modèles de l’onglet
Informations
Choisissez un modèle pour l'onglet Infos qui apparaît dans la zone
d'affichage du contenu durant la réunion. L’onglet Info contient des
informations sur la réunion, y compris son organisateur, les numéros
d’appel de téléconférence et le code organisateur (pour l’organisateur
seulement).
Remarque : Vous pouvez choisir un autre modèle uniquement si un
ou plusieurs modèles d'onglet Infos sont disponibles dans votre
service de réunion. Votre administrateur de site peut ajouter des
modèles à votre service.
Exécuter
automatiquement la
présentation avant que
l’organisateur se joigne
à la réunion
Exécuter automatiquement une présentation que les invités peuvent
visionner avant que l’organisateur se joigne à la réunion.
A propos de l'onglet One-Click
Les options One-Click affectent les fonctions du volet One-Click.
20
Pour...
Reste affiché
par-dessus le bureau
Avoir le volet One-Click affiché par dessus chaque application ou
programme ouvert sur votre ordinateur.
Afficher l'icône
One-Click dans la barre
des tâches
Afficher l'icône One-Click dans la barre des tâches.
Afficher la fonction de
programmation dans la
fenêtre One-Click
Afficher les liens Commencer la réunion programmée et
Programmer une réunion dans le panneau. L'un des liens vous
emmène sur les pages correspondantes de votre site de service
WebEx.
Microsoft Outlook ou
IBM Lotus Notes
Sélectionnez un programme de messagerie et de calendrier en tant
que carnet d'adresse par défaut. WebEx One-click s'intègre avec le
programme de messagerie que vous sélectionnez, ce qui permet
d'obtenir facilement les adresses électroniques de vos contacts.
Le fait de cliquer sur le volet WebEx One-Click ouvre un carnet
d'adresse du programme de messagerie que vous sélectionnez ici.
A propos de l'onglet Outils
Les options de cet onglet déterminent les programmes auxquels les extensions et les
raccourcis WebEx seront intégrés.
Pour...
Microsoft Outlook
Afficher les commandes et les boutons WebEx pour la
programmation des réunions ou pour commencer des réunions
One-Click avec Microsoft Outlook en utilisant les contacts et le
calendrier d'Outlook.
IBM Lotus Notes
Afficher les commandes et les boutons WebEx pour la
programmation des réunions ou commencer des réunions One-Click
avec IBM Lotus Notes en utilisant les contacts et le calendrier de ce
programme.
Utilisez WebEx avec
Microsoft Office
Afficher les boutons WebEx pour commencer une réunion One-Click
et partager automatiquement un fichier sélectionné ou un document à
partir des applications Microsoft Office suivantes:
Afficher le bouton dans
Internet Explorer

Excel

PowerPoint

Word
Afficher un bouton WebEx qui vous permet de commencer des
réunions One-Click à partir de la barre d'outils d'Internet Explorer.
Afficher dans les menus Affiche une commande WebEx qui vous permet de commencer une
contextuels de Windows réunion One-Click et de partager automatiquement un fichier ou un
21
(nécessite un
redémarrage)
Pour...
document sélectionné par un raccourci contextuel disponible dans
l'Explorateur Windows.
Utilisez WebEx avec
Instant Messenger
Affiche des boutons et des commandes WebEx qui vous permettent
de commencer une réunion One-Click à partir d'un logiciel de
messagerie instantanée. Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs
des logiciels de messagerie instantanée suivants:
Afficher le bouton dans
Firefox

AOL

Google Talk

Lotus Sametime

Skype

Windows Messenger

Yahoo Messenger
Affiche un bouton WebEx qui vous permet de commencer des
réunions instantanées à partir de la barre d'outils de Firefox.
désinstaller les outils de productivité WebEx
Vous pouvez désinstaller les outils de productivité WebEx à tout moment.
Pour désinstaller les outils de productivité WebEx en utilisant les commandes du
menu Démarrer:
1
Cliquez sur Démarrer > Tous les programmes> WebEx > Outils de
productivité > Désinstaller
2
Cliquez sur Oui pour confirmer la désinstallation des outils de productivité
WebEx.
Pour désinstaller les outils de productivité WebEx en utilisant le Panneau de
configuration:
1
Cliquez sur Démarrer > Panneau de configuration.
2
Double-cliquez sur l'icône Ajout/suppression de programmes.
3
Cliquez sur Outils de productivité WebEx.
4
Cliquez sur Supprimer.
5
Cliquez sur Oui pour confirmer la désinstallation des outils de productivité
WebEx.
Remarque : La désinstallation des outils de productivité supprime tous les outils de productivité
et les raccourcis correspondants de votre ordinateur. Si vous voulez continuer à utiliser certains
outils de productivité mais désactiver les autres, modifiez les options dans la boîte de dialogue
Paramètres WebEx. Pour en savoir plus, voir Configurer les outils de productivité (à la page 8).
22
3
Programmation d'une réunion
Chapitre 3
Si vous souhaitez...
Consultez...
obtenir une présentation de la programmation Programmer une réunion (à la page 23)
d’une réunion à l’aide de l’extension pour
Lotus Notes
organiser une réunion
Configurer une réunion et convier des invités (à la
page 24)
À propos de la page Programmer une réunion
Avant de programmer une réunion en ligne à l’aide de l’Extension pour Lotus
Notes, considérez les points suivants :

L’Extension pour Lotus Notes fournit les options de base de programmation
d'une réunion. Certaines options disponibles sur votre site de service ne le sont
donc pas dans l’extension pour Lotus Notes. Pour ces options supplémentaires,
l’extension pour Lotus Notes utilise les paramètres du modèle que vous
sélectionnez pour la réunion. Pour en savoir plus sur les modèles de réunion,
voir Utiliser les modèles de réunion (à la page 31).

L’Extension pour Lotus Notes ne prend pas en charge les options de
« répétition » (récurrence) disponibles dans Lotus Notes. Pour en savoir plus,
voir Spécifier un modèle de récurrence pour une réunion (à la page 28).

Dans les invitations à une réunion que vous envoyez via Lotus Notes, l'heure de
début de la réunion est celle du fuseau horaire défini sur votre ordinateur, pas
celle du fuseau défini dans les préférences du site de service.

Sur votre site de service, toutes les heures de réunion correspondent au fuseau
horaire défini dans les préférences du site, quel que soit le fuseau horaire réglé
sur votre ordinateur. Pour en savoir plus sur la configuration des préférences de
votre site, consultez la documentation de votre site de service.
23
Chapitre 3: Programmation d'une réunion
Configurer une réunion et convier des invités
Consultez...
Organiser une réunion à l'aide de l'Extension
pour Lotus Notes
Programmer une réunion (à la page 24)
inviter des participants à une réunion
programmée
Inviter des participants (à la page 26)
En savoir plus sur l'organisation de réunions
récurrentes
Spécifier la récurrence pour une réunion (à la
page 28)
Comprendre les modèles de réunions
Utiliser des modèles de réunions (à la page 31)
Programmer une réunion
Les outils de productivité WebEx vous permettent de programmer des réunions à
l'aide de Lotus Notes sans avoir à passer par votre site de service WebEx. Pour
organiser une réunion en ligne à l'aide de l'extension WebEx pour Lotus Notes,
ouvrez une nouvelle requête de réunion puis précisez les informations et les
paramètres liés à votre réunion.
Pour programmer une réunion WebEx à l'aide de Lotus Notes
1
Dans votre agenda Lotus Notes, cliquez sur Programmer une réunion et
ajoutez les informations concernant la réunion.
L’onglet Nouvelle entrée de l'agenda s’affiche, ainsi qu’un bouton Ajouter
une réunion WebEx.
24
Précisez les informations
générales concernant la réunion
telles que :
2

objet

heure

emplacement

invités En savoir plus… (à
la page 26)

récurrence de la réunion
En savoir plus…
Une fois que vous avez indiqué les options générales de réunion, cliquez sur
Ajouter une réunion WebEx.
Précisez les options
WebEx concernant la
réunion, telles que le
mot de passe, les
paramètres audio et
l'enregistrement.
Si vous programmez une réunion pour un autre organisateur, un message disant,
"Vous programmez pour [nom organisateur]," l'indique dans la boîte de dialogue
des Paramètres WebEx.
3
Spécifiez les paramètres de réunion WebEx, puis cliquez sur OK.
4
Effectuez l'une des opérations suivantes, selon le cas :

Cliquez sur Enregistrer et envoyer les invitations pour envoyer les
invitations aux participants. Pour en savoir plus sur les invitations des
participants, voir Invitations des participants (à la page 26).

Cliquez sur Enregistrer comme brouillon et invitez ultérieurement les
participants à la réunion programmée.
L’Extension pour Lotus Notes contacte votre site de service WebEx et ajoute la
réunion programmée à :
25

Votre calendrier Lotus Notes

la liste des réunions sur la page Réunions Mon WebEx de votre site de
service WebEx

votre page Salle de réunion personnelle, si votre compte en comprend une
Remarque : Vous pouvez modifier tous les paramètres de votre réunion après l’avoir
programmée. Pour en savoir plus, voir Modifier une réunion programmée (à la page 38).
Inviter des participants
Lorsque vous utilisez l’Extension pour Lotus Notes pour programmer une réunion,
vous pouvez inviter des invités en les sélectionnant dans l'un de vos carnets
d’adresses Lotus Notes. Vous pouvez également inviter des invités qui ne sont pas
dans une liste de contacts Lotus Notes en indiquant leur adresse électronique.
Une fois que vous avez invité un participant à une réunion programmée, il reçoit un
message d'invitation. L'invitation comprend les informations sur la réunion,
notamment son mot de passe, ainsi qu'un lien sur lequel l'invité peut cliquer pour
participer à la réunion.
Pour envoyer une invitation à une réunion
26
1
Si vous avez programmé une réunion à l'aide de l'extension WebEx pour Lotus
Notes, ouvrez l'entrée de calendrier correspondante dans votre calendrier Lotus
Notes.
2
Cliquez sur l'icône Carnet d'adresses pour sélectionner le nom des invités, ou
saisissez manuellement leur nom.
Dans le panneau Invités,
sélectionnez ou saisissez le
nom des invités.
Remarque : Les participants invités via l'extension WebEx pour Lotus Notes n'apparaissent pas
dans la liste des invités à la réunion sur votre site de service WebEx.
Vous trouverez ci-dessous un exemple de message électronique d’invitation :
Toutes les informations que vous
ajoutez à l’invitation apparaissent
ici.
27
Pour plus d'informations sur l'invitation de participants dans Lotus Notes,
reportez-vous à l'aide de Lotus Notes.
Spécifier la récurrence pour une réunion
Vous pouvez utiliser la fonction de répétition de réunion de Lotus Notes pour
spécifier une récurrence de réunion. Par exemple, vous pouvez indiquer qu'une
réunion se répète tous les mercredis à 14H00 jusqu'à une date spécifique.
L’Extension pour Lotus Notes programme la réunion à chacun des jours spécifiés
dans l'option de périodicité.
Cependant, selon votre service, il se peut que les répétitions de réunion ne soient pas
prises en charge dans Lotus Notes.
Pour spécifier la récurrence pour une réunion en ligne :
1
Si vous avez programmé une réunion à l'aide de l'extension WebEx pour Lotus
Notes, ouvrez l'entrée de calendrier correspondante dans votre calendrier Lotus
Notes.
La boîte de dialogue Options de répétition s’affiche. Pour obtenir des détails sur
la prise en charge des options de récurrence dans l’extension WebEx pour Lotus
Notes, voir Récurrence dans l’extension WebEx pour Lotus Notes (à la page 29).
2
28
Spécifiez les options dans la boîte de dialogue, puis cliquez sur OK.
Assistance pour la récurrence dans l'extension WebEx pour Lotus Notes
Le tableau suivant montre la façon dont les chemins récurrents Lotus Notes sont
gérés dans WebEx pour Réunions WebEx et pour les réunions Conférence
Personnelle WebEx.
Réunions WebEx
Type
Option Lotus Notes
Converti à l'option Réunion WebEx
[Fréquence
quotidienne]
Chaque 1er-31ème jour
Pour les réunions Meeting Center et
Sales Center :
Chaque 1ère-8ème semaine, le :
[Dimanche, Lundi, Mardi, Mercredi,
Jeudi, Vendredi, Samedi]
[Fréquence
hebdomadaire]
Pour les événements Event Center et
les sessions de formation Sales Center
:
Chaque semaine le : [Dimanche, Lundi,
Mardi, Mercredi, Jeudi, Vendredi,
Samedi]
Si vous programmez une réunion qui se
répète toutes les X semaines, avec X
supérieur à 1, la réunion sera
programmée correctement dans Lotus
Notes mais apparaîtra comme une
réunion Semaine sur votre site de
service WebEx.
[Fréquence
mensuelle]
Chaque 1er-12ème mois du 1er
-31ème jour
Chaque 1er-12ème mois du 1er -31ème
jour
Décompter à partir de la fin du mois
Non pris en charge
Chaque 1er-12ème mois le [1er,
2ème, 3ème, 4ème, dernier] [Dim,
Lun, Mar, Mer, Jeu, Ven, Sam]
Chaque 1er-12ème mois le [1er, 2ème,
3ème, 4ème, dernier] [Dim, Lun, Mar,
Mer, Jeu, Ven, Sam]
Chaque année
Annuel
Chaque 1ère- 10ème année
Personnaliser
paramètres personnalisés
Si vous programmez une réunion qui se
répète toutes les X années, avec X
supérieur à 1, la réunion sera
programmée correctement dans Lotus
Notes mais apparaîtra comme une
réunion annuelle sur votre site de
service WebEx.
Non pris en charge.
29
Type
Option Lotus Notes
Converti à l'option Réunion WebEx
Commencer de date en date
Si la période de temps est supérieure à
une année, elle est convertie en une
année.
Démarrer à partir de la date continuer
pendant X fois
année.
Ne pas déplacer
Non pris en charge.
Déplacer sur Vendredi
Non pris en charge.
Déplacer sur Lundi
Non pris en charge.
Déplacer sur le jour le plus proche de
la semaine
Non pris en charge.
Supprimer
Non pris en charge.
Date de fin
Précisez les
exceptions
Réunions Conférence Personnelle WebEx
Type
Option Lotus Notes
Convertie en Option Réunion
Conférence Personnelle WebEx
[Fréquence
quotidienne]
Tous les jours
[Fréquence
hebdomadaire]
Chaque 1er-12ème mois du 1er
-31ème jour
chaque mois le [1er, 2ème, 3ème,
4ème, dernier] [Dim, Lun, Mar, Mer,
Jeu, Ven, Sam]
Décompter à partir de la fin du mois
Non pris en charge
Chaque 1er-12ème mois le [1er,
2ème, 3ème, 4ème, dernier] [Dim,
Lun, Mar, Mer, Jeu, Ven, Sam]
Chaque 1ère semaine le [Dim, Lun,
Mar, Mer, Jeu, Vend, Sam]
Annuel
Chaque 1ère- 10ème année
Non pris en charge
Personnaliser
paramètres personnalisés
Non pris en charge
Commencer de date en date
année.
Démarrer à partir de la date continuer
pendant X fois
année.
[Fréquence
mensuelle]
Date de fin
30
Type
Précisez les
exceptions
Option Lotus Notes
Convertie en Option Réunion
Conférence Personnelle WebEx
Ne pas déplacer
Non pris en charge.
Déplacer sur Vendredi
Non pris en charge.
Déplacer sur Lundi
Non pris en charge.
Déplacer sur le jour le plus proche de
la semaine
Non pris en charge.
Supprimer
Non pris en charge.
Remarque : Pour modifier ou supprimer une répétition de réunion dans Lotus Notes, procéder
comme suit :
Lorsque vous modifiez une réunion répétitive, tel que reprogrammer sa date ou modifier les
options de réunion, les changements que vous effectuez pour une instance unique de la
réunion doit être appliquée à toutes ses instances pour que les changements prennent effet sur
votre site Web de service. Si les modifications ne sont appliquées qu'à une seule instance, la
mise à jour est effectuée dans Lotus Notes, mais pas dans le calendrier sur votre site.
Si vous annulez une instance individuelle d’une répétition de réunion, l’instance est
supprimée dans Lotus Notes mais conservée dans votre calendrier. Vous devez supprimer
toutes les instances d'une répétition de réunion dans Lotus Notes pour supprimer la réunion
du calendrier.

Utiliser des modèles de réunions
Un modèle de réunion stocke tous les paramètres de réunion préférés. Vous pouvez
ainsi rapidement programmer ou démarrer une réunion en ligne en choisissant le
modèle sans avoir à sélectionner les mêmes paramètres pour chaque réunion que
vous programmez. Cependant, un modèle ne stocke pas les paramètres pour le sujet,
le mot de passe, la date et l’heure.
Lorsque vous programmez une réunion à l’aide de l’Extension pour Lotus Notes,
vous pouvez sélectionner un des modèles de réunions que vous avez enregistrés sur
votre site de service.
Remarque :
Bien que l’Extension pour Lotus Notes ne fournisse qu’un sous-ensemble de toutes les
options que vous pouvez utiliser pour une réunion en ligne, toutes les options sont prédéfinies
dans un modèle, qu’elles apparaissent ou non dans l’extension pour Lotus Notes. Par
exemple, si vous définissez des privilèges particuliers pour les invités, ces privilèges seront
définis pour la réunion, même si les paramètres des privilèges des invités ne sont pas
disponibles dans l’Extension pour Lotus Notes.
Après avoir programmé une réunion, vous pouvez modifier son modèle.
31
Pour afficher les informations détaillées d'un modèle :
1
Cliquez sur le bouton Configuration dans la barre d'outils de Lotus Notes et
choisissez Modèles de réunions.
Votre liste des modèles de réunions enregistrés sur votre site de service
s’affiche. Vous trouverez ci-dessous un exemple de la liste des modèles d’un
utilisateur :
2
32
Sélectionnez un modèle, puis cliquez sur Afficher.
4
Programmer pour un autre
organisateur
Chapitre 4
Vous pouvez programmer une réunion WebEx au nom d’un autre organisateur, si ce
dernier vous a donné les autorisations nécessaires.
Par exemple, si vous êtes l’adjoint administratif d’un directeur qui souhaite
organiser régulièrement des réunions WebEx, le directeur peut vous désigner pour
programmer les réunions en son nom. Vous pouvez programmer, modifier et
annuler les réunions concernant cet organisateur.
Configuration avant de programmer pour un autre
organisateur
Avant de pouvoir programmer une réunion WebEx pour un autre organisateur,
assurez-vous que tous deux :

avez un compte organisateur WebEx. Contactez l’administrateur de votre site
WebEx pour obtenir un compte organisateur.

disposez de la même version de l’Extension WebEx pour Lotus Notes installée
sur votre ordinateur.
L’organisateur doit procéder comme suit :

vous donner la permission de programmer des réunions WebEx. L’organisateur
fait ceci sur le site Web de service WebEx.

vous donner la permission d’utiliser son agenda Lotus Notes. en vous
choisissant comme délégué dans Lotus Notes.
33
Chapitre 4: Programmer pour un autre organisateur
Programmer une réunion pour un autre organisateur
Si l'organisateur vous a donné toutes les autorisations nécessaires, vous pouvez
programmer une réunion en son nom.
Pour programmer une réunion dans Lotus Notes pour un autre organisateur :
1
Dans le menu Agenda , choisissez Ouvrir l'agenda d'un autre utilisateur.
La boîte de dialogue Ouvrir un calendrier apparaît.
2
Sélectionnez Autre, puis le nom de l'organisateur.
L'agenda de l’organisateur s’affiche comme onglet sur votre propre agenda.
Conseil : La prochaine fois que vous programmerez une réunion pour cet organisateur, et
pendant toute la durée de validité de vos autorisations, vous pourrez sélectionner le nom de
l'organisateur directement à partir du menu du calendrier.
3
Sélectionnez une date et une heure sur le calendrier de l’organisateur.
La boîte de dialogue Entrée de calendrier apparaît.
4
Cliquez sur Ajouter une réunion WebEx en haut à gauche de la boîte de
dialogue Entrée de calendrier.
34
Chapitre 4: Programmer pour un autre organisateur
Si vous programmez une réunion pour un autre organisateur, un message l’indique dans la boîte de
dialogue Paramètres WebEx.
5
Programmer la réunion.
Vous pouvez aussi annuler ou modifier la réunion que vous avez programmée.
35
5
Gérer une réunion
Chapitre 5
Consultez...
obtenir un aperçu de la gestion d’une réunion A propos de la gestion des réunions (à la page
37)
modifier une réunion programmée dans Lotus Modification d'une réunion programmée (à la page
38)
Notes
Commencer une réunion programmée
Lancer une réunion (à la page 38)
annuler une réunion programmée
Annuler une réunion (à la page 39)
Participer à une réunion
Rejoindre une réunion (à la page 40)
À propos de la gestion des réunions
Après avoir programmé une réunion à l’aide de l’Extension pour Lotus Notes, vous
pouvez la gérer et notamment, effectuer les actions suivantes :

modifier la réunion; les modifications apportées à la réunion dans Lotus Notes
sont automatiquement répercutées sur votre site de service.

démarrer la réunion dont vous êtes l’organisateur

annuler la réunion dans Lotus Notes tout en la supprimant de votre site de
service

Participer à la réunion pour rencontrer les participants
37
Chapitre 5: Gérer une réunion
Modification d'une réunion programmée
Lorsque vous programmez une réunion avec l’Extension pour Lotus Notes, vous
pouvez utiliser Lotus Notes pour la modifier à tout moment. Par exemple, vous
pouvez changer l'heure de début, spécifier un nouveau mot de passe, choisir une
option de téléconférence différente, etc. Après avoir modifié une réunion
programmée, l’Extension pour Lotus Notes envoie une invitation actualisée aux
participants que vous avez invités à la réunion et met à jour les informations
concernant la réunion sur votre site de service.
Important :
Si vous modifiez une réunion à l'aide de votre site de service plutôt qu'avec l'Extension pour
Lotus Notes, vos modifications n'apparaissent pas dans Lotus Notes. Par exemple, si vous
changez l'heure de début de la réunion à l’aide de votre site, l'heure de début restera
inchangée dans votre calendrier Lotus Notes. Par conséquent, il est recommandé d'utiliser
exclusivement Lotus Notes pour modifier une réunion.
Lorsque vous utilisez Lotus Notes pour modifier une répétition de réunion, les modifications
apportées à une seule instance de cette réunion doivent être appliquées à toutes les autres
pour mettre appliquer les modifications sur le site de service. Si les modifications ne sont
appliquées qu'à une seule instance, la mise à jour est certes effectuée dans Lotus Notes, mais
pas dans l'agenda.
Pour modifier une programmée :
1
Dans votre calendrier Lotus Notes, ouvrez l’entrée pour la réunion programmée.
2
Modifiez les informations et changez les options dans l'écran Réunion > de
l'entrée de calendrier, si besoin.
3
Cliquer sur Modifier la réunion WebEx pour modifier les données ou changer
les options dans la boîte de dialogue Paramètres de la réunion.
4
Cliquer sur Enregistrer et envoyer les invitations.
L’extension pour Lotus Notes contacte votre site de service et met à jour la
réunion sur le site. Un message apparaît, confirmant la mise à jour de votre
réunion.
Remarque : Vous ne pouvez pas modifier le modèle d'une réunion programmée.
Lancer une réunion
Pour les organisateurs de réunions
38
Lorsque vous programmez une réunion à l'aide de l'Extension pour Lotus Notes,
vous pouvez démarrer la réunion de l'une des manières suivantes :

Dans votre agenda Lotus Notes, ouvrez l'élément de réunion, puis cliquez sur le
bouton Démarrer ou copiez et collez le lien pour démarrer la réunion dans votre
navigateur Web.
Cliquez sur Démarrer ou
faites un copier-coller du
lien dans votre
navigateur pour lancer la
réunion.
Remarque : Le lien qui s'affiche dans votre entrée de calendrier concerne uniquement les
organisateurs de la réunion. Le lien qui apparaît dans l'invitation envoyée aux participants
est différent ; c'est un lien sur lequel ils peuvent cliquer pour prendre part à la réunion.

Connectez-vous à votre site de service, puis lancez la réunion à partir de votre
page Mes réunions.
Pour plus d'informations sur le lancement d'une réunion programmée sur votre
site de service, référez-vous à la documentation fournie sur le site.
Annuler une réunion
Pour annuler une réunion en ligne que vous avez programmée dans Lotus Notes,
utilisez simplement les options d’annulation disponibles dans Lotus Notes. Tous les
participants que vous avez invités à la réunion reçoivent automatiquement un avis
d'annulation.
L’Extension pour Lotus Notes contacte également votre site de service et annule ou
supprime la réunion du site. Un message apparaît, confirmant que votre réunion a
été supprimée de votre site de service. Vous recevez également un avis électronique
d'annulation.
39
Important :
Si vous annulez une réunion en utilisant votre site de service plutôt que l’Extension pour
Lotus Notes, la réunion n’est pas automatiquement annulée dans votre calendrier Lotus
Notes. Il est donc recommandé d'annuler les réunions à partir de Lotus Notes plutôt que de
votre site de service.
Si vous annulez une instance individuelle d’une répétition de réunion, l’instance est
supprimée dans Lotus Notes mais conservée dans votre calendrier. Vous devez supprimer
toutes les instances d'une répétition de réunion dans Lotus Notes pour la supprimer du
calendrier.
Pour plus d'informations sur l’annulation d’une réunion dans Lotus Notes,
reportez-vous à l'aide de Lotus Notes.
Prendre part à une réunion
Pour les invités
Si l'organisateur d'une réunion vous invite en utilisant Lotus Notes, vous recevez un
message électronique d'invitation contenant un lien sur lequel vous pouvez cliquer
pour prendre part à la réunion. Vous pouvez également prendre part à une réunion
directement à partir de votre site de service.
Prendre part à une réunion en utilisant une invitation par message
électronique
Pour prendre part à une réunion, ouvrez d’abord l’invitation à la réunion dans votre
boîte de réception de courrier électronique. Si vous utilisez Lotus Notes, vous
pouvez également ouvrir l’entrée de calendrier pour la réunion. Cliquez ensuite sur
le lien pour prendre part à la réunion.
L'illustration suivante montre un exemple d'invitation à une réunion dans Lotus
Notes.
40
Cliquer sur ce lien pour
prendre part à la
réunion.
Si vous utilisez un autre programme de messagerie prenant en charge le format
iCalendar, tel que Lotus Notes, votre invitation peut inclure un fichier .ics. Vous
pouvez cliquer sur ce fichier pour ajouter une réunion à votre calendrier.
Prendre part à une réunion à partir de votre site de service
Au lieu d'un programme de messagerie, vous pouvez prendre part à une réunion en
vous rendant sur votre site de service. Si la réunion est listée, rechercher son entrée
sur le site en utilisant l'agenda de la réunion ou la liste des sessions. Vous pouvez
également entrer le numéro de la réunion sur le site si la réunion y est listée. Vous
pouvez obtenir le numéro de la réunion en consultant le message électronique
d’invitation ou en contactant l’organisateur de la réunion.
Pour en savoir plus sur la participation à une réunion programmée sur votre site de
service, consulter la documentation sur le site.
41
Index
A G annulation de réunion - 39
gestion d’une réunion, aperçu - 37
B I Boîte de dialogue Paramètres WebEx - 5, 12
général - 12
ouvrir - 5
Installer des outils de productivité WebEx - 5, 7
invitation par courrier électronique - 26
inviter des participants à une réunion - 26
C L code de suivi - 12
Compte - 12
options - 12
Compte WebEx - 12
Lancer une réunion - 38
D désinstaller les outils de productivité WebEx - 22
E Extension pour Lotus Notes - 23
Programmation d'une réunion - 23
Extensions Webex pour les applications - 5
M mettre à jour - 38
une réunion programmée - 38
modèle de réunion - 31
modèles de réunions - 31
afficher les détails - 31
spécifier dans la programmation des réunions 31
modifier une réunion - 38
mot de passe - 12
N Nom d'utilisateur - 12
43
O options de répétition de réunion non prises en charge
- 29
Outils de productivité - 5, 7, 22
désinstaller - 22
installer - 7
Raccourcis - 5, 7
suppression de l’ordinateur - 22
Outils de productivité WebEx, installation - 5, 7
ouvrir - 5
Boîte de dialogue Paramètres WebEx - 5
P participants à une réunion, inviter - 26
participants, invitation à une réunion - 26
prendre part à une réunion - 40, 41
à partir du site de service WebEx - 41
sur invitation par message électronique - 40
programmer des réunions - 34
pour un autre organisateur - 34
programmer des réunions pour un autre organisateur
- 33
présentation - 33
programmer une répétition de réunion - 28
programmer une réunion - 23, 26, 31
inviter les participants - 26
présentation - 23
spécifier un modèle de réunion - 31
R Raccourcis - 5, 7, 22
téléchargement - 7
répéter les réunions - 28
réunion - 28, 38, 39, 40
annuler - 39
commencer - 38
modèle de récurrence - 28
modifier - 38
participer à - 40
réunions instantanées - 12
44
options - 12
réunions programmées - 12
options - 12
S se connecter au compte - 12
spécifier - 28, 31
modèle de récurrence de réunion - 28
modèle de réunion - 31
modèle de réunion par défaut - 31
supprimer la réunion. Voir Annuler la réunion - 39
T télécharger les outils de productivité WebEx - 7
téléconférence - 12
U un autre organisateur - 34
programmer des réunions pour - 34
URL du site - 12
V Volet WebEx One-Click - 22