Papyrus eServices

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Fact sheets pour l’utilisateur
Papyrus eServices
PAPYRUS E-SERVICES
Fact sheets pour l’utilisateur
 Papyrus Belgium
Bd International 55 / 33
1070 Bruxelles
+32 (0)2 529 85 22 • [email protected]
Papyrus est un fournisseur leader de produits graphiques, d’emballage et supplies.
Nous voulons rester leader pour vous et votre société soyez aussi en pole position.
Stock – Graphiques/Cartons/Envel./…
T: +32 (0)2 529 8572
E: [email protected]
Viscom Media
T: +32 (0)2 529 8580
Stalen
T: +32 (0)2 529 8598
Fabrication –
Graphiques/Cartons/Emballage
T: +32 (0)2 529 8574
Viscom Hard- & Software
T: +32 (0)15 405 040
Autres services
T: +32 (0)2 529 8511
Support eCommerce
Fabrication Enveloppes
T: +32 (0)2 529 8582
Les données sur les prises d’écran sont fictives et propres à une demo.
Les prix indiqués sur les exemples ne sont pas réels, ils sont imaginés pour pouvoir faire des différenciations dans les situations de
demo et n’ont aucune valeur.
Table des matières
Accès au site ................................................................... 3
Enregistrement Webshop ................................................ 4
Se connecter ................................................................... 5
Mot de passe oublié. ....................................................... 6
Retrouver rapidement un produit ..................................... 7
Recherche à la Google.................................................... 8
Assortiment navigator.................................................... 10
Ajouter rapidement ........................................................ 11
Demander un stock / prix .............................................. 12
Clôturer votre achat ....................................................... 13
Ligne de commande ...................................................... 13
Information de commande et Date de livraison ............. 14
Adresse de livraison ...................................................... 15
Coûts............................................................................. 15
Stock insuffisant ............................................................ 16
Découpe du papier ........................................................ 17
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Accès au site
En tant qu’utilisateur vous pouvez choisir pour un accès via le portail de
Papyrus www.papyrus.com ou via un url plus direct.
Site Portail: Choisissez Belgium de la liste des pays et chosissiez dans le
menu la langue désirée.
1 Papyrus portaal site
En utilisant un url direct vous gagnez du temps à chaque fois que vous
voulez accéder à notre sit. Dans la barre d’adresse de votre browser vous
tapez www.papyrus.com/befr.Quand le site est chargé vous pouvez le
conserver dans vos favoris pour avoir accès encore plus rapidement
après.
Votre enregistrement d’utilisateur est lié à la langue
Si vous vous êtes enregistré dans le shop français, vous
ne pourrez pas utiliser votre code utilisateur dans un
webshop d’une autre langue.
Si vous vous trompez lors de l’enregistrement, Envoyez
un email à [email protected] en demandant de
lier votre enregistrement à un autre shop.
3Help! [email protected]
Problème de stock? Consultez les produits alternatives ou [email protected]
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Enregistrement Webshop
Chaque client ou chaque employé d’un client Papyrus
peut s’enregistrer. L’enregistrement doit d’abord être
contrôlé par le service clients de Papyrus avant que
vous puissiez commander ou consulter des prix et des
stocks.
Cliquez le lien
d’enregistrement.
pour
ouvrir
le
formulaire
Les zones obligatoires seront en rouge dès le début
de l’encodage.
Complétez vos données personnelles et de la
société.
1.
2.
Choisissez votre code utilisateur
Choisissez votre mot de passe entre 6 et 24
caractères,un mix de minuscules et majuscules est
obligatoire.
3.
4. Tapez éventuellement un message
supplémentaire pour notre service clients
Les nouveaux clients sont invités à encoder ici
leur n° de TVA !!
Indiquez si vous voulez commander ou
uniquement consulter les données.
Vous ne pourez plus changer cette option par
la suite.
5.
Si vous vous enregistrez en tant que client,
consultez nos conditions de vente et cochez
l’option de confirmation.
6.
Si vous êtes un utilisateur dans une société déjà
cliente chez Papyrus, encodes ici votre code client.
7.
Confirmez les données de votre enregistrement
en choisissant l’option Sauvegarder
8.
Uniquement les sociétés ayant un n° de TVA
ou des gouvernements peuvent s’enregistrer
comme client
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Se connecter
Vous avez accès à notre catalogue sans vous connecter. Mais si vous
voulez demander des informations en tant que “client” le système va
vous demander votre code utilisateur et votre mot de passe.
1.
Encodez votre code utilisateur.
2.
Encodez votre mot de passe.
Cochez si vous désirez que les
informations de login soient mémorisées
durant la session afin de pouvoir vous
reconnecter rapidement.
3.
Confirmez votre logon en cliquant
sur le lien Connexion.
4.
Après une période d’inactivité votre session va se fermer
automatiquement pour des raisons de sécurité. Pour à
nouveau pouvoir consulter vous devrez refaire un login.
Directement après votre enregistrement, même si votre
société est déjà cliente chez Papyrus, vous ne pourrez
pas encore consulter des prix ou passer une commande.
Vous pourrez faire des transactions après avoir reçu de
notre service clients un email de confirmant le lien avec
notre système erp. Vous pourrez uniquement chercher
des produits!
Pour des utilisateurs dont la société n‘était pas encore
cliente, l’activation va prendre plus de temps pour
permettre de vérifier la check list, procédure obligatoire
pour Papyrus certifiée ISO 9001:2008.
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Mot de passe oublié.
Si vous avez oublié votre mot de passe, pas de soucis. Le password
reminder est là pour vous aider.
Encodez d’abord l’adresse email que vous avez
enregistrée.
Si, pour une adresse email, plus de 1 code utilisateur
a été enregistré vous devrez encoder ces codes
1.
2.
Cliquez sur le lien Envoyer
Vous recevrez un email de rappel.
1.
Vous recevrez un nouveau mot de passe unique.
Cliquez sur le lien Cliguez ici pour vous connecter
et être dirigé directement vers la page où vous
pourrez changer votre mot de passe.
2.
Papyrus prend la sécurité très au sérieux et ne vous
permettra pas de reprendre votre ancien mot de passe. Vous
devrez imaginer un nouveau mot de passe parce que notre
système garde en mémoire l’historique de vos mots de passe
afin que personne puisse emprunter vos codes d’accès.
Si vous ne recevez pas cet email ou ce n’était pas
vous qui a fait un reset de votre mot de passe,
envoyez un message à l’adresse indiquée.
3.
Les mots de passe doivent contenir entre 6 et 24
caractères. Un mix de minuscules et majuscules est
obligatoire.
Choisissez un mot de passe ni trop compliqué ni trop
simple. Ajoutez de préférence aussi un chiffre dans votre
code.
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Retrouver rapidement un produit
Papyrus eServices vous permet de trouver en quelques clics un produit
de notre gamme de milliers d’articles.
Retrouver rapidement un produit dépend des circonstances, si vous avez
déjà une idée précise de ce que vous cherchez.
Il y a 3 façons de retrouver et commander un produit:
C O M M A N D E Z
3
Champ de recherche.
Papyrus eServices est totalement indexé et vous permet de
retrouver très rapidement un produit parmi tout l’assortiment.
Quand vous commencez à taper un terme de recherche le
système va commencer à faire des recherches après 2 caractères.
Assortment navigator.
Ceux qui n’ont pas l’habitude de nos gammes peuvent
facilement naviguer à travers notre assortiment en choisissant
dans le menu Notre Assortiment et ainsi découvrir tous nos
produits classés par catégorie.
Ajouter rapidement.
Directement à partir de la palette de commande ajouter des
aticles sur base d’un numéro d’articles.
F A C O N S
Via Recherche
Via Assortiment
Ajout rapide
Ceux qui reçoivent une liste de n° d’articles de leur
package de calcul, travailleront rapidement avec Ajouter
rapidement.
Ceux qui ont une bonne idée de ce qu’ils recherchent
travailleront avec la fonction de recherche.
Ceux qui recherchent un “papier offset”, travailleront le
mieux en passant par Assortment navigator. En effet, le
terme « offset » fournirait trop de résultats.
Pour chaque commande vous recevrez une confirmation à l’adresse email
enregistrée dans votre profil.
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5.1
Recherche à la Google
Commencez par taper un terme de recherche et notre système
commence à filtrer les produits. Mais comme dans Google des termes
de recherche sommaires donneront un meilleur résultat que des termes
plus généraux. Papier, couchés, offset, etc comme termes de recherche
sont tellement courants que le résultat de la recherche est inutilisable.
En étant concret et en combinant le nom du produit, grammage et/ou
couleur vous obtiendrez des bons résultats.
1.
Encodez votre (vos) terme(s) de recherche.
Le système fait des recherches dans toute la base de données.
2.
Tous les articles correspondants ne sont pas montrés mais la plupart
d’eux. Vous avez aussi la possibilité, dans l’exemple ci-dessus, de voir
tous les produits qui répondent à la recherche. Pour vous donner
une idée du nombre de produits celui-ci est repris sous la liste (dans
ce cas 19). Si vous recevez un résultat de par ex. 50 il est souhaitable
d’encoder un terme de recherches plus spécifiques.
3.
Changez éventuellement le nombre de produits désirés et cliquez sur
l’icône Demander votre prix pour connaître le nouveau prix.
4.
Utilisez l’icône pour ajouter cet article à votre palette d’achats, vos
favoris ou pour consulter les prix et les stocks.
5.
Si vous utilisez le Ajouter à votre palette d’achats, celle-ci va
directement s’adapter
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Dans l’aperçu des produits vous pouvez
directement modifier la quantité et recalculer
votre prix en cliquant sur l’icône Demandez votre prix net/Refresh.
Comme dans Google en étant trop précis vous
n’obtiendrez pas de résultats.
Si vous n’êtes pas certain d’un terme de recherche,
mieux vaut encoder une partie du terme, mais
suffisamment pour éviter des cas comme exemple
suivant: (sil peut être silver, silber … mais aussi silk)
Si vous encodez un terme de recherche très général (ex.Gmund comme
nom de marque), des produits de différentes catégories seront
retrouvés.
Dans les résultats de recherche vous trouverez une liste des catégories
concernées de façon à pouvoir naviguer de façon plus précis. Vous avez
dans ce cas 3 possibilités de navigation:
1.
Montre une liste plus longue de produits qui correspondent au
résultat de la recherche (ou mieux encore: affinez votre recherche
pour obtenir un résultat plus concret)
2.
Montre tous les groupes de produits. En passant avec la souris sur un
groupe de produits vous verrez une courte définition.
Les catégories de produits sont également montrées afin de pouvoir
naviguer vers tout le groupe à partir de la sélection.
3.
Ouvre une liste de porduits d’une catégorie spécifique où apparaît le
terme de recherche.
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5.2
Assortiment navigator
Un bon aperçu est la moitié du travail. Notre assortiment navigator est
très clair. Durant votre recherche affinée dans les catégories vous gardez
l’aperçu
Pour chaque groupe de produits vous avez une
petite description. En cliquant sur un nom de
produits la fiche produit et la liste d’articles, à
partir de laquelle vous pouvez ajouter
directement un article sur votre palette
d’achats. Vous verrez également pour de
nombreux produits un tableau de gamme avec
formats, grammages et unités d’emballage.
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Help! [email protected]
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5.3
Ajouter rapidement
Les utilisateurs qui obtiennent de leur propre système erp une liste
d’articles à acheter, peuvent rapidement faire leurs achats en utilisant la
fonction Ajouter rapidement.
Durant l’ajout d’articles la disponibilité, les conditions de vente
minimales et le prix sont vérifiés. Vous gardez toujours un oeil sur vos
achats.
Cliquez sur l’icône Palette pour avoir accès à votre palette
d’achats.
Ajoutez votre article,
éventuellement le code
d’unité et des infos.
1.
2.
Cliquez sur l’icône
Modifiez si nécessaire
la quantité
3.
Vous avez ici 2 choix:
(1) Confirmez votre choix
et fermez votre palette
pour faire une nouvelle
recherche.
(2) Conservez la palette et
continuez la procédure
d’achat en allant à la caisse
4.
Optionel
Vous pouvez effacer
une liste de commande.
5.
Vous pouvez
transformer votre palette
d’achats en commande.
6.
Videz la palette pour
recommencer sans passez
commande.
7.
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6
Demander un stock / prix
A partir de chaque liste d’articles vous pouvez demander directement le
stock et le prix à l’aide de l’icône . A partir de cet écran vous pouvez
compléter votre commande.
1.
Si vous modifiez la quantité, (ou en changeant le code unité) le
bouton Calculer apparaît. Si vous cliquez dessus votre prix est
recalculé en fonction de la nouvelle quantité.
Recalculer n’est pas absolument nécessaire. Quand vous ajoutez le
produit à votre palette d’achats il est recalculé automatiquement.
2.
Cliquez sur l’icône pour ajouter le produit et la quantité encodée
à votre palette d’achat.
3.
Optionel: Cliquez sur l’icône
pour ajouter le produit à une
liste achats existante ou une liste
à créer.
En passant avec votre souris, dans une fenêtre active, sur un n°d’article,
nom ou description vous obtiendrez le tooltip avec la description
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Clôturer votre achat
Pour acheter les produits, vous devez passer par la caisse. Avant de
clôturer l’achat, le système fait un dernier check au niveau des stocks.
Vous activez l’achat soit en choisissant,
à partir de la palette d’achats l’option
Sauvegarder et Commander soit en
utilisant dans le menu principal le
bouton Commander.
Ligne de commande
Dans cet écran de commande vous pouvez ajouter des informations
supplémentaires par ligne de commande ou des informations générales
pour la commande complète.
1.
Avant de pouvoir clôturer une commande il faut éliminer les
messages d’erreur apparus durant la validation.
En cliquant sur l’icône
on ouvre une fenêtre avec les possibilités
qu’offre Papyrus pour éliminer le message d’erreur (voir topic 8).
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2.
On peut encoder une remarque par ligne de commande. Vous
pouvez par exemple encoder votre propre n° de référence ou une
référence client en cliquant sur Remarques.
3.
Vous pouvez ajouter des instructions de coupe en cliquant sur Coupe
(voir topic 9).
4.
Vous pouvez voir des informations complémentaires sur le produit
en cliquant sur l’icône
. Vous rendrez l’écran de commande plus
clair en cachant les informations supplémentaires avec l’icône .
5.
Encore maintenant vous pouvez modifier la quantité commandée
d’une ligne de commande en cliquant sur . Vous confirmez le
changement en cliquant sur .
6.
Aperçu des coûts de la commande (total)
Information de commande et Date de livraison
1.
Encodez si nécessaire votre propre information.
2.
Pour votre comptabilité vous pouvez aussi encoder des infos facture.
3.
Pour chaque société nous avons enregistré des heures d’ouverture
AM et PM par jour. Dans le cas où, exceptionnellement, vous voulez
encoder d’autres heures vous pouvez le faire ici.
Une nouvelle ligne = Shift + Enter
4.
Si vous désirez enlever vos marchandises en nos magasins à HalleLembeek, choisissez l’option Enlèvement. Dans ce cas des frais de
transport ne sont bien sûr pas comptés.
Même en cas d’enlèvementvous devez attendre la
confirmation de votre commande afin de garantir les
quantités et date.
5.
On peut passer une commande avec une date de livraison plus
éloignée. Vous devez choisir la date dans le calendrier (la taper
n’est pas possible).
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Adresse de livraison
L’adresse de livraison habituelle enregistrée chez Papyrus est utilisée de
façon standard. Vous pouvez avoir plusieurs adresses de livraison.
Vous pouvez également encoder une adresse de livraison différente de
celles enregistrées dans le système, pour cette commande.
Choisissez
l’option Autre
adresse de livraison
1.
Encodez
l’adresse de livraison
2.
3.
Confirmez
Coûts
Avant de finaliser votre commande, nous vous indiquons clairement
tous les frais supplémentaires, ainsi que le coût total de la
commande.
Nonobstant par exemple qu’un coût “pour petites
commandes” peut être ajouté à votre commande pour
des commandes qui tombent sous la valeur limite de
commande, ce coût ne sera pas repris sur votre facture
si vous avez ajouté une 2ème commande à une
commande encore ouverte (la fonction .merge orders) et
ainsi dépassé la valeur minimale de commande.
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8
Stock insuffisant
A la dernière phase de votre commande le stock demandé est validé une
dernière fois. Ce qui était de stock le matin peut avoir été vendu d’ici le
soir.
Par ligne de commande vous pouvez recevoir un message d’erreur. Pour
chaque ligne vous devez prendre une décision. Les lignes avec un
message de validation à vérifier sont reconnaissables par un
rouge.
Haut de l’écran il est indiqué ce que vous avez demandé pour quand et
combien. Pour l’article concerné un nombre d’alternatives sont
proposées en fonction des autres lignes de la commande et des
disponibilités.
1.
Choisissez une alternative parmi
(1)une nouvelle date de livraison pour la quantité totale
(2) une livraison partielle de 3 pacquets au plus tôt
ou
(3) supprimez l’article de la commande pour pouvoir finaliser les
autres lignes de commande.
2.
Confirmez votre choix
Les options offertes peuvent différer de l’écran présenté
en exemple suite à des disponibilités ou spécifications
du produit.
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Découpe du papier
Vous pouvez faire couper le papier par nos soins. Vous pouvez calculer le
format de coupe et les coûts de la coupe en cliquant l’option Découpe
sur la ligne de coupe.
Après avoir confirmé la demande de coupe une ligne de coupe pour les
lignes de commande concernées va apparaître.
Vous pouvez modifier une ligne de coupe ou la supprimer en cliquant
sur l’information de coupe afin de rouvrir la fenêtre de coupe.
Pour supprimer la ligne de coupe vous avez l’option Supprimez la
demande de coupe. N’oubliez pas de confirmer.
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