Apisanté Infirmière

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Apisanté Infirmière

Manuel de Formation
Apisanté Infirmière
Télévitale –Formation Apisanté Infirmier – 1 / 20
Formation Apisanté
Document de Formation
Sommaire
Introduction et rappel des notions ...................................................................................................3
Dossier patient, pointage des séances/visites et facturation .............................................................3
Les séances ....................................................................................................................................4
La facture ........................................................................................................................................5
Principe de télétransmission ............................................................................................................6
Tiers payant et part complémentaire ................................................................................................6
Les deux modes de gestion de la part complémentaire ....................................................................7
a) La gestion unique ....................................................................................................................7
b) La gestion séparée ..................................................................................................................7
c) Exemple de création manuelle d’une convention pour la gestion Unique...................................7
d) Exemple de création manuelle de convention pour la gestion séparée .....................................7
Les différents types de feuille de soins électronique......................................................................9
Cas pratiques .................................................................................................................................. 10
Création d’une FSE sans Part AMC ............................................................................................... 10
Création d’une FSE avec tiers payant sur la part complémentaire en gestion Unique ..................... 11
Enregistrement des informations.................................................................................................... 14
Création d’une FSE avec DRE (Gestion Séparée) ......................................................................... 14
Visualisation des flux ..................................................................................................................... 18
Télétransmission ............................................................................................................................ 19
Formatage des Lots....................................................................................................................... 19
Envoi et Réception ........................................................................................................................ 19
Visualisation des informations........................................................................................................ 19
Télévitale – Formation Apisanté Infirmier – 2 / 20
Introduction et rappel des notions
Dossier patient, pointage des séances/visites et
facturation
Le dossier patient contient l’essentiel des informations nécessaires au suivi médical des patients ainsi
que les éléments utiles à la facturation des soins.
Dans les logiciels Apisanté, plusieurs possibilités sont offertes pour créer un dossier patient :



Création manuelle
Création par lecture de carte vitale
Création par déchargement de données patients issues d’un TLA (lecteur
ambulatoire)
Nous prendrons l’exemple d’un dossier créé par lecture de carte vitale.
Dans les Dossiers en Cours, cliquez sur le bouton [Carte Vitale].
Une fois la carte lue par le lecteur, le logiciel vous propose de créer un nouveau dossier pour ce
patient, ou de mettre à jour le dossier existant.
Dans le dossier, certaines informations sont obligatoires pour pouvoir ensuite créer une facture et une
FSE.
Les informations obligatoires de l’onglet Administratif sont :




Nom, Prénom et Civilité
La date de naissance
Le numéro de sécurité social
La qualité du patient (Assuré ou autres cas)
Les informations obligatoires de l’onglet Nature Assurance sont :



La nature d’assurance
Pour un Accident de Travail ou Accident, la Date d’Accident
Pour une Maternité, la Date Maternité.
Les informations obligatoires de l’onglet Caisse sont :


Justificatif des droits
Informations sur le Centre Payeur (AMO)
Les informations obligatoires de l’onglet Complémentaire sont :



La période
Présentation d’une attestation
Type de Gestion appliqué au dossier : Gestion Unique ou Gestion Séparée
Les informations de la rubrique Historique ne sont pas obligatoires pour établir une facturation.
La rubrique Prescription est la plus importante. Voici un exemple de saisi de cette rubrique :
Dans cette fenêtre les informations saisies sont obligatoires sauf la date de Demande d’Accord
Préalable (DAP) qui dépend des soins du patient.
La saisie du Dossier Patient est terminée, vous pouvez cliquer sur le bouton [Valider].
Les informations concernant la date de prescription, le nom du médecin, son numéro
ADELI et sa spécialité sont importantes et obligatoires pour les créations de FSE.
Les séances
Une fois le Dossier Patient paramétré, vous pouvez établir les séances/visites. Pour cela, plusieurs
possibilités depuis les Dossiers en Cours :



Le bouton [Pointer] qui permet de créer une séance/visite à la date du logiciel. (Vous pouvez
aussi utiliser la barre espace de votre clavier).
Le bouton [Séances] qui permet une gestion plus poussée des séances/visites.
La nouvelle fonction de [Planification], disponible depuis le Dossier Patient, sur la fenêtre
d’établissement de la prescription.
Nous allons prendre pour exemple une séance à la date du jour.
La facture
L’établissement de la facture est identique pour tous les modes de FSE. Une fois les séances/visites
pointées, vous pouvez vous rendre sur les Dossiers en Cours, bouton [Facturer/Enc].
Cliquez sur le bouton [Facturer] pour créer votre facture.
Note : Cliquer sur la liste déroulante à droite du bouton [Facturer] vous donne accès à
différentes sélections des séances/visites.
Valider cette fenêtre pour créer la facture.
Principe de télétransmission
La télétransmission consiste notamment en l’envoi de feuilles de soins et demandes de
remboursement sous forme électronique, aux organismes d’Assurance Maladie obligatoire et
complémentaires, ainsi que la réception des retours correspondants comme peut l’illustrer le schéma
ci-après :
Tiers payant et part complémentaire
Le Tiers Payant renvoie à la question : « Qui paye les soins au praticien ? »
Dans les logiciels Apisanté, la notion de Tiers Payant peut être définie dans le Dossier Patient,
rubrique Prescription mais aussi lors de la réalisation de la feuille de soins.
Si le tiers payant est appliqué, le praticien est remboursé par les organismes (le patient ne paye pas
directement le praticien).
Si le tiers payant n’est pas appliqué, le patient paye directement le praticien (le patient sera ensuite
remboursé par les organismes).
Le montant total des soins peut être, suivant les différents cas, séparés en plusieurs parts :

La part AMO ou part obligatoire : c’est le montant qui va être pris en charge par la
caisse. La demande de remboursement de cette part est effectuée sur la feuille de
soins.

La part AMC ou part complémentaire : c’est le montant qui va être pris en charge par la
Mutuelle ou la Complémentaire. La demande de remboursement de cette part peut être
effectuée sur la feuille de soins (gestion unique) ou via la Demande de
Remboursement Electronique (gestion séparée).
La répartition du montant total des soins entre ses parts dépendra des exonérations :
ALD, exo 5,...
Les deux modes de gestion de la part complémentaire
Dans le Cahier des Charges SESAM-VITALE 1.40, il existe deux modes de gestion de la part
complémentaire d’une facture (dans le cas de tiers-payant par exemple).
a) La gestion unique
C’est le cas de figure actuel, avec le Cahier des charges 1.31.
Le professionnel de santé va télétransmettre une feuille de soins électronique (FSE) vers les
organismes obligatoires (Caisse) comportant les deux parts : obligatoire et complémentaire.
En Gestion Unique, l’organisme complémentaire sera nommé : Mutuelle.
b) La gestion séparée
C’est la nouveauté du Cahier des Charges 1.40.
On parle d’éclatement de flux à la source, le professionnel de santé va télétransmettre :


une feuille de soins électronique (FSE) vers les organismes obligatoires (Caisses),
un nouveau flux directement adressé aux organismes complémentaires : une demande
de remboursement électronique (DRE).
De fait, le besoin d’informations, notamment pour déterminer l’adresse électronique d’envoi de cette
DRE, est plus important qu’en gestion unique.
En Gestion Séparée, l’organisme complémentaire sera nommé : Complémentaire.
c) Exemple de création manuelle d’une convention pour la gestion
Unique
Rendez-vous dans le menu Initialisation\Télétransmission\Gestions des Conventions\Gestions de
Convention.
Cliquez sur le bouton
. Sur la fenêtre de saisie des informations de la convention, dans le cadre
supérieur, les informations obligatoires à saisir sont :






Numéro d’organisme : saisissez le numéro de la Mutuelle.
Libellé Organisme (champ situé à droite du premier) : saisissez le nom de la Mutuelle.
Type d’accord : choisissez Tiers Payant ou Hors Tiers Payant.
Type de Convention : saisissez RO.
Numéro Organisme AMC : saisissez le numéro de la Mutuelle.
Case Indicateur de Désactivation des STS : décochez cette case.
Validez par le bouton [OK].
d) Exemple de création manuelle de convention pour la gestion
séparée
Rendez-vous dans le menu Initialisation\Télétransmission\Gestions des Conventions\Gestions de
Convention.
. Sur la fenêtre de saisie des informations de la convention, saisissez les
informations en accord avec le document papier qui vous a été livré par la complémentaire (voir
l’exemple ci-dessous).
Exemple de Courrier :
Saisie Correspondante :
Validez par le bouton [OK] une fois la saisie terminée.
Les différents types de feuille de soins
électronique
Après avoir choisi la ou les séances à facturer pour le patient, le logiciel vous demande quel mode de
traitement vous voulez appliquer :
Le mode dégradé : seule votre carte CPS est insérée dans le lecteur au moment de la
télétransmission. Vous devez sélectionner la situation du patient dans la liste suivant cette fenêtre.
Pour plus d’informations sur ce mode, notre service technique pourra vous faire parvenir un cahier
technique.
Le mode sécurisé : la carte Vitale du patient et votre carte CPS sont insérées dans le lecteur de
carte au moment de la télétransmission. Vous avez par ailleurs importé toutes les données de ces
cartes via votre lecteur.
Le mode désynchronisé : Ce mode est principalement utilisé dans les centres de soins pour lesquels
il existe des cartes de personnel d’établissement. Ces dernières ne permettent pas de sécuriser les
FSE. L’employé établit une FSE désynchronisée que le professionnel de santé responsable/directeur
de centre sécurise par la suite.
Le mode visite : Au cabinet, votre carte CPS insérée dans le lecteur, vous créez et chargez une FSE
sur votre lecteur TLA. Au domicile du patient vous sécurisez la FSE en lisant la carte Vitale de
l’assuré. De retour au cabinet vous déchargez les données.
Cas pratiques
Création d’une FSE sans Part AMC
Une fois la facture réalisée et le mode de FSE sélectionné, ici sécurisé, la Feuille de Soins
Electronique s’affiche à l’écran :
Sur cette fenêtre de préparation à la FSE, nous allons paramétrer un Tiers Payant sur la part
obligatoire ou TP (AMO), et choisir un mode de règlement du patient par chèque.
Si le médecin prescripteur n’apparait pas sur cette fenêtre de FSE, vérifiez dans les
paramètres du médecin (menu Annexes…\Liste des Médecins) que le nom, le numéro
Adeli et la spécialité sont bien renseignées.
Si la notion de Tiers Payant sur la Part Obligatoire n’est pas présente sur la FSE (par exemple
), cliquez sur ce bouton.
Pour un Tiers Payant sur la part Obligatoire, sélectionnez Sur la Part Obligatoire uniquement et
cliquez sur le bouton [Ok].
Dans le cas où la notion de Tiers Payant a été paramétrée dans le Dossier Patient
comme vu précédemment, l’information est automatiquement récupérée sur la FSE.
Pour finir, sélectionnez si le patient est dans un cas d’Accident de droit commun.
Pour valider la FSE, cliquez enfin sur le bouton [Valider].
Sur la fenêtre suivante, après avoir vérifié la répartition des montants, cliquez sur le bouton
[Continuer].
Création d’une FSE avec tiers payant sur la part
complémentaire en gestion Unique
Dans ce cas, la demande de remboursement de la part complémentaire est effectuée sur la feuille de
soins transmise à l’Assurance Maladie Obligatoire. Il est donc obligatoire d’appliquer un tiers payant
sur la part complémentaire.
Les informations concernant le tiers payant et la mutuelle peuvent être renseignées respectivement
dans les rubriques Prescription et Complémentaire du Dossier Patient :
Rubrique Prescription :
Sélectionnez le type de tiers payant que vous souhaitez appliquer. Cette information est relative à la
notion de Tiers Payant appliqué sur la Fse.
Pour une Fse en Gestion Unique avec part complémentaire on peut choisir :
1.
2.
3.
4.
Pas de Tiers Payant.
Tiers Payant sur la Part AMO.
Tiers Payant sur la Part AMO + AMC.
Tiers Payant sur la Part AMC.
Rubrique Complémentaire :
Dans le cas où la carte vitale du patient est à jour :

Il n’y a rien à faire, les informations sont mises à jour par la Carte Vitale.
Dans le cas où la carte vitale du patient n’est pas à jour :

Cochez la case Présentation d’une attestation

Dans le champ Type, sélectionnez Gestion Unique.

Sélectionnez la Mutuelle dans la liste déroulante.

Puis sélectionnez les différentes garanties appropriées (honoraires, frais
d’accompagnement …)
Une fois la facture réalisée et le mode de FSE sélectionné, ici sécurisé, la Feuille de Soins
Electronique s’affiche à l’écran :
obligatoire et complémentaire ou TP (AMO+AMC), et choisir un mode de règlement du patient par
Tiers Payant.
Si la notion de Tiers Payant sur la Part Complémentaire n’est pas présente sur la FSE (par exemple
Pour un Tiers Payant sur la part Obligatoire, sélectionnez Sur la Part Obligatoire et sur la Part
Complémentaire et cliquez sur le bouton [Ok].
Dans le cas où le Tiers Payant a été paramétrée dans le Dossier Patient comme vu
précédemment, l’information est automatiquement récupérée sur la FSE.
La fenêtre Identification et Tarification de l’organisme complémentaire apparait :
Le numéro de mutuelle doit apparaitre en haut à droite de la fenêtre. Si celui-ci n’apparait pas,
saisissez-le manuellement.
Si les informations concernant le mutuelle ne sont pas présentes sur la carte vitale (et que le patient
vous a présenté sa carte de mutuelle) cochez la case L’assuré a présenté une attestation papier.
Dans la partie Sélection des formules pour le calcul de la part complémentaire cliquez sur le
bouton
. Sélectionnez la règle de calcul code 052 puis validez.
Ensuite, validez par le bouton [OK].
Pour finir, sélectionnez si le patient est dans un cas d’Accident de droit commun et sélectionnez le
mode de règlement (TIERS PAYANT).
Sur la fenêtre suivante, après avoir vérifié la répartition des montants, cliquez sur le bouton
[Continuer].
Enregistrement des informations
Le logiciel va automatiquement enregistrer les éléments relatifs à la Convention dans le dossier du
patient après réalisation de la première Fse.
Cette nouvelle fonction vous permet de ne saisir qu’une seule fois ces éléments et vous
permet un gain de temps pour vos prochaines Fse ou Dre.
En pratique : Une fois que vous avez réalisé une première FSE et/ou DRE, vous pourrez à partir de
la seconde valider directement la fenêtre ‘’Identification et Tarification de l’organisme complémentaire’’
qui apparaitra déjà saisie en intégralité. Le logiciel enregistre ces éléments pour chaque dossier
patient.
Dans le cadre de la Gestion Unique, cette fonctionnalité pourra être utilisée si les conventions
relatives ont été créées avec activation des STS.
Création d’une FSE avec DRE (Gestion Séparée)
Une FSE avec DRE (demande de remboursement électronique), donc en gestion séparée, est en fait
une Feuille de Soin Electronique pour laquelle il y a prise en compte de la Mutuelle du patient comme
vu précédemment, mais pour laquelle les flux sont séparés.

La FSE, qui prendra en compte les informations liées à la part obligatoire (Part AMO)
sera envoyée directement à la caisse concernée.

La DRE, qui prendra en compte les informations liées à la part complémentaire (Part
AMC) sera envoyée directement à la complémentaire concernée.
Les informations concernant le tiers payant et la mutuelle peuvent être renseignées respectivement
dans les rubriques Prescription et Complémentaire du Dossier Patient :
Rubrique Prescription :
Pour une Feuille de Soin Electronique couplée à une Demande de Remboursement Electronique
(Fse+Dre), on peut choisir :
1. Pas de Tiers Payant.
2. Tiers Payant sur la Part AMO.
Dans le cas d’une Fse + Dre, la notion de Tiers Payant dans le dossier réfère
uniquement à la part obligatoire. La notion de Tiers Payant relative à la Dre est gérée
directement sur celle-ci.
Rubrique Complémentaire :
Dans le cas où la carte vitale du patient est à jour :

Il n’y a rien à faire, les informations sont mises à jour par la Carte Vitale.
Dans le cas où la carte vitale du patient n’est pas à jour :

Cochez la case Présentation d’une attestation

Dans le champ Type, sélectionnez Gestion Séparée.

Sélectionnez la Complémentaire dans la liste déroulante.

Puis sélectionnez les différentes garanties appropriées (honoraires, frais
d’accompagnement …)
Une fois la facture réalisée et le mode de FSE sélectionné, la Feuille de Soins Electronique s’affiche à
l’écran :
obligatoire et réaliser une Demande de Remboursement Electronique (DRE).
Si la notion de Tiers Payant sur la Part Obligatoire n’est pas présente sur la FSE (par exemple
Pour un Tiers Payant sur la part Obligatoire, sélectionnez Sur la Part Obligatoire uniquement et
cliquez sur le bouton [Ok].
Dans le cas où la notion de Tiers Payant a été paramétrée dans le Dossier Patient
comme vu précédemment, l’information est automatiquement récupérée sur la FSE.
Cochez ensuite la case DRE située en haut à droite de la fenêtre d’élaboration de la feuille de soins.
La fenêtre Identification et Tarification de l’organisme complémentaire apparait :
Le numéro de l’organisme complémentaire doit apparaitre en haut à droite de la fenêtre. Si celui-ci
n’apparait pas, saisissez-le manuellement.
Cochez la case Tiers payant AMC si vous souhaitez appliquer un tiers payant sur la part
complémentaire. Dans ce cas vous serez remboursé par l’organisme Complémentaire.
Cochez la case Hors Tiers Payant AMC si vous n’appliquez pas le tiers payant sur la part
complémentaire. Dans ce cas le patient doit vous régler la part Complémentaire, il sera ensuite
remboursé par l’organisme Complémentaire.
Si les informations concernant la complémentaire ne sont pas présentes sur la carte vitale (et que le
patient vous a présenté sa carte d’assurance complémentaire) cochez la case L’assuré a présenté
une attestation papier.
Dans la partie Sélection des formules pour le calcul de la part complémentaire cliquez sur le
bouton
. Sélectionnez la règle de calcul indiquée sur l’attestation papier puis validez.
Ensuite, validez par le bouton [OK].
Pour finir, sélectionnez si le patient est dans un cas d’Accident de droit commun et sélectionnez le
mode de règlement (TIERS PAYANT).
Après avoir vérifié la répartition des montants, cliquez sur le bouton [Continuer].
Visualisation des flux
Ce tableau de bord des feuilles de soins électroniques est l’interface depuis laquelle vous centralisez
toutes les opérations relatives à vos transmissions de FSE.
Accédez à cette interface depuis le tout à l’écran, à partir du bouton
et choisir Visualisation des flux.
Par ce tableau de bord, vous pouvez :





Sélectionner et personnaliser les filtres et les critères sur la base desquels seront triées et
choisies les données figurant dans la liste située à droite.
Visualiser dans cette liste les feuilles de soins et demandes de remboursement créées. La
colonne Etat permet de connaître instantanément la situation de FSE (à envoyer, en
attente d’ARL, etc.).
Présenter un résumé de la feuille de soins sélectionnée dans la liste (partie gauche de la
fenêtre).
Bénéficier de la fonction d’envoi différé par un clic sur le bouton Facture. Cette dernière
ne sera pas prise en compte lors de la mise en lots.
Imprimer un large choix d’éditions : Quittance, Imprimé Cerfa, bordereau, etc. par le
bouton Imprimer vous donne accès à un large choix d’éditions : Quittance, Imprimé
Cerfa, bordereau, etc.
FSE.
pour obtenir un descriptif détaillé des différents états des
Télétransmission
Pour pouvoir envoyer les informations générées précédemment, vous devez dans un premier temps
les regrouper en lot puis les envoyer via votre Boite aux Lettres de Télétransmission.
Pour ces opérations, il est obligatoire que votre lecteur de carte soit branché et que
votre carte CPS soit insérée.
Formatage des Lots
Depuis l’écran des Dossiers en Cours, cliquez sur le bouton [Télétransmission], puis [Formatage et
Télétransmission].
Cliquez ensuite sur le bouton [OK] pour formater les lots en attente.
Saisissez ensuite le code porteur de votre carte CPS.
Envoi et Réception
Depuis l’écran des Dossiers en Cours, cliquez sur le bouton [Télétransmission], puis [Envoi Lots
Formatés].
Sur la fenêtre qui apparait avec le logo du fournisseur de Boite aux Lettres de Télétransmission,
cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la procédure de Télétransmission.
Visualisation des informations
Pour visualiser les paiements qui ont été versés par les organismes depuis les Dossiers en Cours,
cliquez sur le bouton [Télétransmission], puis [Visualisation des Paiements].
Vous pouvez aussi visualiser les Bordereaux de retours qui sont générés à chaque Télétransmission
en vous rendant depuis l’écran des Dossiers en Cours sur le bouton [Télétransmission], puis
[Visualisation des Flux].
Dans cette fenêtre, cliquez sur le bouton [Imprimer] puis sur [Edition des bordereaux paiements
Noémie].

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