Les Progiciels de Gestion Intégrés

Système d'Information de Gestion
Les Progiciels de Gestion Intégrés
Schéma fonctionnel de la gestion intégrée d'une PME
Les Progiciels de Gestion Intégrés
Un progiciel de gestion intégré (PGI) est un ensemble de modules applicatifs, généralement écrits par
un même éditeur, qui travaillent directement sur une base de données unique.
Deux critères permettent de comparer les PGI :
●
le degré d'intégration (DI) : capacité de fournir à
l'ensemble des acteurs de l'entreprise une image
unique, intègre, cohérente et homogène de
l'ensemble de l'information dont ils ont besoin pour
jouer pleinement leur rôle.
●
la couverture opérationnelle (CO) : la capacité à
fédérer l'ensemble des processus de l'entreprise dans
chacun des domaines qui la constituent, à partir d'une
approche transverse dans le but d'optimiser la
productivité.
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Un ERP (Entreprise Ressource Planning) est le type de progiciel intégré le plus avancé dans une
entreprise informatisée. Ses modules couvrent couvrent généralement ;
● la gestion comptable et financière ;
● le contrôle de gestion ;
● la gestion de production (type MRP, Manufacturing Resource Planning) ;
● la gestion des achats et des stocks ;
● l'administration des ventes ;
● la logistique (type DRP, Distribution Requirements Planning) ;
● la gestion de la trésorerie ;
● la paie, etc.
Pour être intégré, un progiciel de gestion doit principalement :
● émaner d'un concepteur unique ;
● garantir à l'utilisateur l'unicité de l'information, assurée par la disponibilité de l'intégralité de la
structure de la base de données à partir de chacun des modules, même pris individuellement;
● reposer sur une mise à jour en temps réel des informations modifiées dans tous les modules
affectés;
● fournir des pistes d'audit basées sur la garantie d'une totale traçabilité des opérations de
gestion;
● couvrir soit une fonction (ou filière) de gestion, soit la totalité du système d'information de
l'entreprise.
Avantages des PGI
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optimisation des processus de gestion
cohérence et homogénéité des informations
intégrité et unicité du Système d’information
mise à disposition d’un outil multilingue et multidevises (très adapté aux multi-nationales)
communication interne et externe facilitée par le partage du même système d’information
meilleure coordination des services et donc meilleur suivi des processus (meilleur suivi de
commande ou meilleure maîtrise des stocks par exemple)
normalisation de la gestion des ressources humaines (pour les entreprises gérant de
nombreuses entités parfois géographiquement dispersées)
minimisation des coûts (formation et maintenance)
maîtrise des coûts et des délais de mise en œuvre et de déploiement
mise à disposition, des cadres supérieurs, d’indicateurs nettement plus fiables que lorsqu’ils
étaient extraits de plusieurs systèmes différents
Inconvénients des PGI
Les PGI ne sont pas exempts d’inconvénients. Ils sont difficiles et longs à mettre en œuvre car ils
demandent la participation de nombreux acteurs (importance de la couverture opérationnelle); ils sont
relativement rigides et délicats à modifier (importance du degré d'intégration).
● coût élevé (cependant, il existe des ERP/PGI qui sont des logiciels libres, les seuls coûts
étant alors la formation des utilisateurs et le service éventuellement assuré par le fournisseur
du logiciel)
● le progiciel est parfois sous-utilisé
● lourdeur et rigidité de mise en œuvre
● difficultés d’appropriation par le personnel de l’entreprise
● nécessité d’une bonne connaissance des processus de l’entreprise
● nécessité d’une maintenance continue
● captivité vis à vis de l’éditeur
Choisir un ERP
Une étude du Syntec informatique a démontré que 62,5 % des entreprises ou des établissements
considèrent leurs projets de renouvellement ou d’acquisition d’ERP comme plutôt insatisfaisants. Les
principales raisons de cette importante insatisfaction sont les suivantes (elles peuvent se cumuler) :
● des besoins, des attentes ou des objectifs mal définis (18%)
● le déficit d’implication du management adéquat (11%)
● des projets mal préparés ou mal conduits (8%)
● des fonctionnalités inadaptées, sur ou sous dimensionnées (16%)
● des utilisateurs insuffisamment associés au projet (9%)
● des engagements mal définis, partiellement ou pas du tout respectés par les fournisseurs
(fonctionnalités absentes,…) (13%)
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des ressources humaines et/ou budgétaires qualitativement et/ou quantitativement
insuffisantes (12%)
● des technologies manquant de fiabilité ou difficiles à maîtriser (10%)
● la dimension stratégique du projet insuffisamment qualifiée et perçue (4%)
Pour l’entreprise, la valeur et les défis associés aux ERP résident dans l’obligation d’intégrer son
information et ses processus.
●
La sélection et l’évaluation de solutions ERP est un processus complexe à cause, entre autres,de :
● la difficulté à définir les besoins précis de l’entreprise et à les traduire en termes de
fonctionnalités et de performances.
● la difficulté à évaluer l’adéquation d’un ERP et des services associés avec les attentes réelles
de l’entreprise ; cela requiert l’analyse approfondie de centaines ou même de milliers de
critères fonctionnels et techniques.
● la difficulté à comparer les avantages des différentes solutions PGI envisageables.
● la difficulté à appréhender les risques pris en cas de compromis (car finalement aucune des
solutions n’est réellement idéale).
Ce processus de choix d’un ERP induit dans tous les cas la nécessité :
● de définir clairement les objectifs stratégiques et opérationnels du projet
● d’exprimer précisément et objectivement les vrais besoins fonctionnels
● d’évaluer méthodiquement toutes les solutions possibles
● de se doter des moyens adéquats de conduite de la démarche
● de s’assurer du soutien fort des niveaux appropriés de management
● de rester indépendant et objectif quelle que soit l’étape du processus
● d’appréhender les enjeux politiques et de gérer les conflits d’intérêts.
Mise en oeuvre d'un ERP
Lors de l'implantation d'un ERP les deux maîtres mots sont : PLANIFIER et SIMULER.
Planifier, parce qu'il faut coordonner et ordonnancer un très grand nombre de tâches réalisées par
une très grande variété de profils différents et prendre en compte une très grandes quantités de
paramètres.
Simuler, parce que devant un projet aussi vaste et complexe, aucun des intervenants n'est capable
d'appréhender l'impact d'une option sur le comportement global du progiciel.
La mise en place d'un ERP nécessite 12 phases qui produisent chacune, des « délivrables » Les
phases ne se déroulent pas uniquement de façon séquentielle, mais une phase ne peut démarrer
sans qu'un minimum de délivrables aient été produits.
Source : ERP et PGI Jean -Louis Tomas -Dunod 2007
Une grande entreprise peut compter jusqu’à 5 ans pour effectuer tous les changements
organisationnels et techniques qu’exige un ERP.
Le "coût total de possession" comprend les coûts liés à la mise en application (le matériel, les
logiciels, les outils de base de données, les frais de consultation, les coûts relatifs au personnel et à
la formation) et les coûts d’exploitation (maintenance, supports).
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Ces solutions entraînent non seulement des changements techniques profonds, mais aussi des
modifications fondamentales dans le mode de fonctionnement de l’entreprise.
Les employés devront adopter de nouvelles tâches et responsabilités. Ils devront apprendre à
maîtriser un nouvel ensemble de processus et comprendre comment l’information qu’ils entrent dans
le système peut impacter directement d’autres secteurs de l’entreprise.
L’apprentissage et la formation sont étroitement liés à la réussite d’un ERP.
Le marché français des ERP
SAP ( System,Applications and Products for dataprocessing)
SAP est un progiciel de gestion intégré, en informatique et management,
Ce progiciel intègre un certain nombre de modules
Logistique
Module MM
Le module MM (Material Management) concerne la gestion des articles d'un point de vue achats et
gestion des stocks.
Y sont intégrées des notions telles que :
● Le calcul des besoins, des réapprovisionnements (MRP - Material Requirements planning)
● La gestion des achats (contrats, demandes d'achats, etc. , commandes de biens, de services)
● Mouvements de stocks (réception de marchandises , Valorisation des stocks en intégration
avec FI )
● Contrôle des factures
● Gestion des stocks ( entrées, sorties, transferts de stocks )
● Gestion des emplacements magasin (WM Warehouse Management)
● Inventaire
Module PP
Le module PP (Production Planning) concerne la gestion de la Production.
Y sont intégrées des notions telles que :
● La planification de la production
● Le calcul des besoins (MRP I)
● PIC, PDP, MRP II
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Plan Industriel et Commercial : prévision des ventes (au niveau entreprise)
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Plan Directeur de Production : prévision de la production (au niveau usine)
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Calcul des besoins et des ressources (hommes et machines)
Planification des capacités
Contrôle de la fabrication
Suivi de la production
Calcul du coût de revient
Gestion des nomenclatures
Gestion des gammes
Module PS
Le module PS (Project Systems) concerne la gestion des projets.
● Structuration des projets
● Suivi de coûts et budgets
● Planning et calendrier
● Planification des capacités
● Intégration avec PM, PP et CO
● Système d'information
● Interface avec MS Project et Excel
● Testing
Module SD
Le module SD (Sales and Distribution) concerne l'administration des ventes.
Y sont intégrées des notions telles que :
● La gestion des appels d'offres
● Les offres
● Les contrats
● Les commandes clients
● Les expéditions et livraisons
● La facturation
● Système d'information commercial
● Les remises en nature
● Détermination des prix
● Schéma partenaire / Rôle partenaire
● la gestion des prix par produit (exemple : 2000€/ produit et 1800 si on en commande 10)
Autres modules
QM : Gestion de la qualité (Quality Management)
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Planification de la qualité
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Plan d'inspection
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Contrôle qualité, documentation
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Certificats qualité (entrée / sortie de marchandises)
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Gestion des réclamations qualité (Avis QM, Réclamations fournisseurs ,, Réclamations
clients , Réclamations internes )
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Description du référentiel technique, postes techniques et équipements
Maintenance préventive et curative
Gestion des Demandes d'Intervention
Traitement des ordres de maintenance
Gestion des confirmations d'achèvements
Gestion des historiques
Gestion des coûts de maintenance
Gestion des réparations avec re-valorisation des articles
PM : Gestion de la maintenance (Plant Maintenance)
CS : Gestion des services (Customer Services)
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Le Module CS couvre les fonctions du module PM en y ajoutant la gestion des services
PLM : Gestion de cycle de vie des produits (Product Life-cycle
Management)
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Gestion de l'environnement
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Gestion des risques (transport de matière dangereuse, étiquetage de produits dangereux) :
EH&S
Gestion des données liées à l'hygiène industrielle
TRA : Gestion des transports entrants et sortants
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Gestion des transports
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Gestion des frais de transports
WM : WareHouse Management
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Gestion globale des entrepôts
HUM : Handling Unit Management
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Gestion des unités de manutention
Gestion comptable
Module FI
Le module FI ("Financial" ou "comptabilité financière") contient toutes les écritures des ventes et
achats, lesquelles se déversent dans la comptabilité générale via la comptabilité client ou
fournisseur.
● FI-GL : Comptabilité générale (General Ledger)
● FI-AR : Comptabilité clients (Accounts Receivable)
● FI-AP : Comptabilité fournisseurs (Accounts Payable)
● FI-AA : Comptabilité des immobilisations (Asset Accounting)
● FI-TR : Gestion de trésorerie et comptabilité bancaire
● FI-TV : Gestion des déplacements (Travel)
● FI-FM : Comptabilité budgétaire (Funds Management)
● EC-CS : Consolidations
Module CO
Le module CO (Controlling) concerne le contrôle de gestion.
● CO-OM : Contrôle des frais généraux
● CO-OM-CEL : Comptabilité des natures comptables
● CO-OM-ACT : Gestion des types d'activités
● CO-OM-STA : Gestion des ratios statistiques
● CO-OM-CCA : Comptabilité analytique des centres
● CO-OM-ABC : Activity-Based Costing
● CO-OM-OPA : Ordres de frais généraux
● CO-OM-PRO : Projets de frais généraux
● CO-OM-IS : Système d'information
● CO-PC : Contrôle des coûts par produits
● CO-PC-PCP : Calcul du coût de revient par produit
● CO-PC-OBJ : Calcul analytique des supports de coûts
● CO-PC-ACT : CCR réel/ledger articles
● CO-PC-IS : Système d'information du contrôle des coûts de produit
● CO-PA : Compte de résultat et analyse par segment de marché
Le module CO-PA est un module de contrôle de gestion. Il permet de faire une analyse du compte de
résultat par segment de marché. Ce module permet de récupérer les coûts provenant des différents
objets analytique pour pouvoir les analyser sous différentes dimensions. C’est principalement un outil
d’analyse qui est basé sur les composantes de valeurs et non sur les comptes comptables. Ce n’est
donc pas un outil comptable. Une autre fonctionnalité de CO-PA est la construction budgétaire. Ce
module permet aussi de pré-budgéter les ventes et le résultat. Pour certaines données prébudgétées, une copie des données existantes est réalisée et ces données sont projetées dans le
futur, revalorisées, corrigées manuellement et distribuées suivant la méthode top-down jusqu’à
l’obtention d’un pré-budget des ventes et du résultat.
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EC-PCA : Comptabilité des centres de profits
Le module EC-PCA est un module de comptabilité par centre de profit. Il permet de présenter des
éléments bilantiels et des comptes de résultat complets par centre de profit.
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Autres modules
Trésorerie / Gestion financière (TR Treasury)
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gestion des flux de trésorerie
gestion des paiements
Gestion des Investissements financiers (IM Investments Management)
Maintenance préventive et curative
Traitement des ordres de maintenance
Gestion des confirmations d'achèvements
Gestion des historiques
CATS (Cross Application Time Sheet) : Feuille de saisie des temps permettant de lier
différents modules (PS, HR, CO...)
BW (Business Information Warehouse)
EDI (Electronique Data Interchange)
Ressources Humaines
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Module HR (Human Resources)
PA - Données de base personnel
PA-BEN - Gestion de la rémunération
PA-EMP - Gestion des employés
PA-INW - Incentive wages
PA-PAY - Gestion de la paie
PA-TIM - Suivi du temps de travail
PA-TRV - Suivi des frais de déplacement
PD - Gestion des compétences
PD-OM - Gestion de la structure HR de l'entreprise
PD-PD - Suivi des carrières
PD-RPL - Planification des réservations de salle
PD-SCM - Gestion des séminaires et conférences
PD-WFP - Gestion de la workforce
PB - Recrutement de personnel
ESS - Employee self-service (accès intranet pour les employés)
MSS - Manager self-service
TEM - Gestion des formations et évènements
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