State of the Holdings Report March 2013

Transcription

État des fonds documentaires
État des fonds documentaires à Bibliothèque et
Archives Canada
Direction générale de la préservation de la collection
Division de la gestion de la collection
Version définitive
Avril 2013
Table des matières
Introduction .................................................................................................................................... 3
Portée des fonds documentaires analogiques de BAC ............................................................... 3
Portée des fonds documentaires numériques de BAC ............................................................... 3
Détermination du risque ................................................................................................................. 5
Le point sur les projets ................................................................................................................ 5
Gestion de la préservation des fonds documentaires de BAC ....................................................... 7
Stratégies et programmes .......................................................................................................... 7
Stratégie de migration et plan d’action relatifs aux anciens supports de stockage numériques
et ressources documentaires – 2013-2016 ................................................................................ 7
État des anciens fonds documentaires numériques ............................................................... 7
Documents touchés par la stratégie et le plan d’action .......................................................... 7
État actuel ................................................................................................................................ 8
Rapport sur l’état des fonds documentaires numériques par type de contenant .................. 9
Stratégie de migration des enregistrements audiovisuels ...................................................... 9
Stratégie de migration des films cinématographiques.......................................................... 10
Programme de préparation en cas d’urgence pour les collections ....................................... 10
Programme de surveillance de l’environnement .................................................................. 11
Cadre de gestion des risques ................................................................................................. 11
Traitement de restauration ................................................................................................... 11
Sensibilisation à la préservation (2012-2013) ....................................................................... 12
Nouvelles orientations .................................................................................................................. 12
Centres de services régionaux – Démarche de préservation .................................................. 12
Mesures prioritaires...................................................................................................................... 13
Annexes ......................................................................................................................................... 14
Annexe A – Tableau de bord de la confiance : Connaissance des fonds documentaires –
Aperçu ................................................................................................................................... 14
Annexe B – Installations et fonds documentaires – Aperçu ..................................................... 16
Annexe C –Statistiques sur la conservation (avril-novembre 2012)......................................... 24
Annexe D – Surveillance de l’environnement à BAC ................................................................ 26
Annexe E – Formation préventive ............................................................................................ 27
Annexe F – Nouveau modèle de métadonnées descriptives ................................................... 28
2
Introduction
En juillet 2012, Bibliothèque et Archives Canada (BAC) a publié un rapport sur l’état des fonds
documentaires analogiques. Le présent rapport, le deuxième de la série, a une portée plus
vaste puisqu’il porte aussi sur les fonds documentaires numériques de BAC, sur les risques
éventuels qui sont liés à leur préservation continue et sur les stratégies déployées pour
atténuer ces risques dans la mesure du possible.
Ces rapports donnent aux Canadiens un aperçu des fonds documentaires de BAC, des
principaux défis relatifs à leur préservation et des mesures prises par l’institution pour relever
ces défis.
Les rapports annuels présentent brièvement des projets parachevés ou en cours qui ont déjà
été annoncés ainsi que de nouvelles initiatives. Certaines sections du rapport sont traitées
chaque année, comme Tableau de bord de la confiance : Connaissance des fonds
documentaires – Aperçu (annexe A) et Installations et fonds documentaires – Aperçu
(annexe B), afin de recueillir continuellement de l’information et des faits sur notre collection.
BAC apprécie toujours les commentaires de ses pairs et du public canadien concernant la
préservation et la gestion de ses fonds documentaires. Pour commenter le rapport ou formuler
des recommandations, vous pouvez écrire un courriel à [email protected].
Portée des fonds documentaires analogiques de BAC
Les fonds documentaires analogiques de BAC comprennent des documents archivés et publiés
des secteurs gouvernemental et privé. En plus des livres et des documents textuels
traditionnels, BAC possède divers documents multimédias sur des supports variés, comme des
photographies, des œuvres d’art, des cartes et des documents audiovisuels. Le patrimoine
documentaire analogique de BAC qui est mis à la disposition des Canadiens couvre environ
430 km. Vous trouverez plus de renseignements sur la quantité de fonds documentaires
analogiques conservés à BAC dans le premier rapport sur l’état des fonds documentaires
(juillet 2012).
Portée des fonds documentaires numériques de BAC
BAC acquiert et préserve des ressources documentaires numériques non publiées (RDNNP)
depuis 1973, c’est-à-dire depuis la création de la Division des archives lisibles à la machine, qui
avait le mandat « d’acquérir et de conserver les documents ordinolingues [informatiques] ayant
une valeur archivistique et produits par le gouvernement fédéral et par le secteur privé1 ». La
responsabilité organisationnelle d’acquérir ce type de documents est décentralisée au sein de
l’institution depuis 1986, mais BAC a continué d’acquérir des documents numériques depuis ce
temps.
BAC recueille et conserve des ressources documentaires numériques publiées depuis
l’élaboration du projet pilote sur les publications électroniques, en 1995. Les fonds
documentaires publiés se divisent en trois catégories. La première comprend les objets
1
Archives publiques du Canada. 1981. Archives ordinolingues : Catalogue des fonds, p. 3.
3
numériques qui ont été acquis sur un support physique comme un CD ou un DVD et dont il
n’existe aucun exemplaire imprimé ou analogique, comme les disques, les logiciels, les
documents audiovisuels, etc. La deuxième regroupe les CD et les DVD offerts en supplément à
un objet analogique publié, comme les disques insérés dans la jaquette d’un livre, les trousses
multimédias, etc. La troisième comprend les documents numériques publiés dont BAC a fait
l’acquisition virtuellement au moyen de ses publications électroniques, de ses thèses
électroniques ou de ses applications de collecte sur le Web.
La complexité des fonds documentaires créés en format numérique pose un défi pour toutes
les institutions culturelles. La réception, l’authenticité, la sécurité, les serveurs de stockage,
l’accès et la migration sont quelques-uns des principaux éléments et activités nécessaires pour
assurer la préservation des fonds documentaires numériques à long terme et donner la
capacité de les utiliser à l’avenir.
4
Détermination du risque
Le point sur les projets
Le suivant fait le point sur les projets décrits dans la section « Détermination du risque » de
l’État des fonds documentaires de 2012.
Savoir institutionnel
Plutôt que d’élaborer un système de gestion des collections intégré, BAC continue de chercher
des moyens de mieux faire connaître l’état des collections. Pour ce faire, l’institution établit des
priorités et planifie des projets de préservation qui sont fondés sur le savoir institutionnel et sur
l’utilisation de diverses bases de données indépendantes.
Déplacement des collections (395, rue Wellington. installation pour l’entreposage des
collections, remise en état du système d’extincteurs à eau)
La décision de déplacer les collections durant le projet de remise en état des systèmes
d’extincteur à eau a été réévaluée en raison des contraintes budgétaires et des échéanciers. Le
personnel espérait mieux connaître l’état de la collection et transférer certains documents,
mais le projet a pris une moins grande ampleur que prévu et BAC a dû revoir sa position et
adopter des stratégies de gestion des risques éprouvées. Jusqu’ici, 13 des 15 étages où des
documents de la collection sont conservés ont été réaménagés sans aucun incident. Le projet
devrait se terminer à la date prévue.
Sondages (Documents textuels (gouvernementaux et privés) 2008-2011)
Après avoir étudié les résultats des premier et deuxième sondages pilotes visant à préparer un
sondage à grande échelle en collaboration avec Statistique Canada, BAC a décidé de réorienter
le programme du sondage et de mettre l’accent sur des sondages et des recensements ciblés.
Les efforts seront donc axés sur des médias, des types de contenant, des collections et des
fonds précis. BAC, avec l’aide de Statistique Canada, a élaboré sa propre trousse de sondage.
Recensements (Bandes originales de microfilms au Centre de préservation, 2011)
Depuis la fin du premier recensement des bandes originales de microfilms au Centre de
préservation, BAC a préparé un vaste plan dans le but de connaître toutes les collections de
microformes en profondeur. La deuxième étape du projet, lancée en avril 2013, vise à obtenir
des renseignements détaillés sur l’état et le contrôle physique des microformes qui sont
conservés dans toutes les installations de BAC.
Recensements (Albums photographiques B10L2, 2011)
Le recensement est terminé et les séances de formation et le processus d’établissement de
priorités sont en cours. Le personnel a donc pu amorcer son travail sur les albums
photographiques. Des lignes directrices sur diverses activités de transfert et de stabilisation
sont élaborées pendant la mise en œuvre du projet. Les employés concentrent actuellement
leurs efforts sur le projet pilote de transfert et de traitement de 18 albums photographiques
2
Les boîtes B10L sont acides et très vieilles et leur état se détériore. Elles ne conviennent donc pas pour
entreposer des documents à long terme ou être mises à la disposition des clients.
5
faisant partie de la collection d’Affaires indiennes et du Nord. Les résultats du recensement
seront intégrés au plan de préservation à long terme.
Recensements (Textes religieux en langues autochtones, 2011)
À la fin du recensement des textes religieux en langue autochtone qui font partie de la
collection de livres rares, nous avons déterminé qu’il fallait restaurer 62 des 332 volumes pour
réparer des dommages et stabiliser des problèmes de fragilité. Les volumes ont été regroupés
par matériau de couverture et le traitement a commencé. Les restaurateurs de BAC ont traité
tous les livres à couverture en cuir (27 volumes) et s’attaquent maintenant aux pièces à
couverture en tissu ou en papier. Le projet devrait être parachevé d’ici la fin de l’exercice
financier 2012 2013.
6
Gestion de la préservation des fonds
documentaires de BAC
Stratégies et programmes
Le savoir institutionnel, le déplacement des collections, les sondages et les recensements
aident BAC à recueillir de l’information sur l’état des fonds documentaires et à prendre des
mesures appropriées qui font appel à certaines fonctions de gestion des collections décrites
dans le plus récent rapport. BAC continue de prendre d’autres mesures pour préserver la
collection.
L’évolution des technologies, les nouvelles pratiques exemplaires et la diversité des collections
obligent BAC à constamment mettre à jour, supprimer ou créer des programmes de gestion de
la collection.
La présente section fait le sommaire de plusieurs stratégies, initiatives et programmes
nouveaux et actuels dans le domaine de la gestion des risques.
Stratégie de migration et plan d’action relatifs aux anciens supports de stockage
et ressources documentaires numériques – 2013-2016
État des anciens fonds documentaires numériques
En 2012, BAC a analysé sa collection d’anciens documents numériques et a élaboré une
stratégie de migration. Voici un bref aperçu de la stratégie de migration et du plan d’action
relatif aux anciens supports de stockage et ressources documentaires numériques pour la
période 2013-2016, qui ont été approuvés en janvier 2013.
Documents visés par la stratégie et le plan d’action
La stratégie de migration et le plan d’action concernent trois catégories de RDNNP que BAC
gère comme des fonds ou des collections de documents d’archives numériques. Toutes les
catégories regroupent des ressources documentaires que BAC a acquises ou préservées sur
d’anciens supports physiques comme un disque compact, un ruban d’ordinateur ou un
dispositif semblable.
Les fonds documentaires mentionnés ci-dessous ne comprennent que les archives. Les
interventions portent sur ces documents, car nous avons suffisamment d’information pour
conclure que ces fonds documentaires risquent d’être perdus s’ils ne migrent pas
immédiatement vers de nouvelles technologies de stockage.
Les catégories sont les suivantes :

collection ou fonds de RDNNP qui ont été acquis, traités et stockés sur des bandes à
neuf pistes, des bandes à balayage hélicoïdal (cassettes de huit millimètres), des bandes
linéaires numériques (BLN) ou des bandes magnétiques au format ouvert pour servir de
copies de préservation au Centre de préservation de BAC. Ces bandes comprennent
7


tous les fonds documentaires numériques que l’institution a préservés et acquis du
gouvernement fédéral et du secteur privé depuis le début des années 1970;
collection ou fonds de RDNNP confiés « en dépôt3 » à BAC par des donateurs du secteur
privé. Ces fonds documentaires sont stockés sur divers formats4;
collection ou fonds de RDNNP acquis sur divers anciens supports physiques qui ne sont
toujours pas traités et qui constituent l’arriéré de documents numériques au niveau du
registre et des acquisitions de BAC5.
État actuel
BAC offre des services de gestion de ses anciens fonds documentaires et de gestion de la
préservation depuis 1973. Les fonds documentaires qui ont été acquis et traités par BAC
doivent être transférés sur de nouveaux supports de préservation, car certains supports sont
désuets ou le seront bientôt. Au cours des deux dernières années, la lecture des rubans et des
essais sur la migration de données ont permis de constater que les bandes à neuf pistes sont en
mauvais état en raison de la détérioration causée par l’hydrolyse de la couche de liant de
polyuréthane. Selon les estimations, jusqu’à 15 % des bandes à neuf pistes de la collection sont
touchées. La situation est très préoccupante, car ces bandes comprennent la version originale
des documents préservés dans la collection numérique de BAC.
La désuétude de la technologie aggrave une situation déjà critique. Les dérouleurs de bande
magnétique qui ont servi à copier les bandes à neuf pistes, les cassettes de 8 mm et les BLN ne
sont plus fabriqués. BAC dispose actuellement d’une quantité limitée de dérouleurs
fonctionnels pour faire migrer ces fonds documentaires vers un nouvel environnement de
stockage. Le matériel et les logiciels qui fonctionnent avec ces dérouleurs doivent être installés
sur de vieux ordinateurs personnels qui deviennent eux aussi désuets. En outre, il est très
difficile et coûteux de faire réparer les dérouleurs et les ordinateurs brisés.
Le tableau suivant résume brièvement l’état de la collection numérique ciblée. Il indique les
stratégies d’atténuation en cours et fournit de l’information sur l’état des fonds documentaires.
3
Les fonds documentaires « en dépôt » sont ceux qui ont été transférés physiquement ou électroniquement à
BAC, mais ils appartiennent encore légalement à une tierce partie. BAC demande au donateur s’il accepte la
migration des documents numériques vers un support approuvé. Ainsi, le problème de la désuétude est évité et les
documents seront accessibles si les droits de propriété sont légalement cédés à BAC. Le public n’a pas accès aux
documents qui n’appartiennent pas légalement à BAC.
4
Les contenants physiques acquis sont souvent désuets. Bon nombre de ces supports font partie de l’arriéré de
documents numériques non traités de BAC ou des documents en dépôt : des disquettes de 8, de 5 ou de 3,5 po;
des rubans de stockage de données numériques (DDS); des bandes audionumériques; des bandes à neuf pistes,
3480 et 3490 d’IBM; des cassettes de données DC, des cassettes d’un quart de pouce (QIC) et des
minicassettes (MC); des CD et des DVD; des disques ZIP et JAZ, etc.
5
Voir la note 4.
8
Rapport sur l’état des fonds documentaires numériques par type de contenant
Légende
Bon : Les fonds documentaires ne sont pratiquement pas endommagés.
Passable : Les fonds documentaires comportent de légers dommages qui ne nuisent pas à leur
utilisation principale.
Mauvais : Les fonds documentaires sont gravement endommagés; ils doivent être utilisés avec
précaution et faire l’objet d’un traitement.
À risque : Les fonds documentaires sont très endommagés et leur utilisation est restreinte, ou
la technologie devient rapidement désuète et il est nécessaire de prendre des mesures de
traitement en conséquence.
Type de contenant
Nombre
total de
contenants*
Énoncé
général sur
l’état des
fonds documentaires
5 055
À risque
2 822
À risque
Bandes à neuf pistes
Cassettes de 8 mm
Bandes linéaires
numériques
128
Mauvais
Bandes magnétiques
au format ouvert
1 303
Bon
Total
9 308
Atténuation
Préoccupations
Environnement
de stockage
approprié6
Environnement
de stockage
approprié
Environnement
de stockage
approprié
Environnement
de stockage
approprié
Hydrolyse du
support en
polyuréthane
Hydrolyse du
support en métal
Méthode employée
pour la migration
de l’information
Rien
La stratégie et le plan d’action précisent qu’il n’existe pour l’instant aucune solution rapide
permettant de régler le problème de la préservation des RDNNP acquises depuis 1973. BAC a
commencé la mise en œuvre d’un plan de migration pluriannuel de ces anciens fonds
documentaires.
Stratégie de migration des enregistrements audiovisuels
La stratégie de migration des enregistrements audiovisuels de BAC établit une méthode
systématique, rentable et axée sur les risques visant à faire migrer l’imposante collection de
contenu audio et vidéo analogique vers des supports numériques sur une période de 10 ans
allant de 2009 à 2019.
La hiérarchisation du contenu à numériser est essentiellement fondée sur le niveau de
désuétude de la technologie; elle témoigne du problème chronique de la rareté de
6
À l’heure actuelle, BAC entrepose les bandes originales dans une salle dont la température ambiante est de 18 °C
avec une humidité relative de 40 %.
9
l’équipement et de l’expertise nécessaires. Des facteurs comme les partenariats, l’offre de
services de copie dans le secteur privé, la valeur historique, l’état matériel des fonds
documentaires, la demande des clients, l’accessibilité et la possibilité de faire migrer des fonds
documentaires à l’aide d’une méthode de numérisation en série ont également été pris en
considération.
Jusqu’ici, 41 000 heures de contenu ont été numérisées. Plusieurs formats ont été entièrement
copiés, y compris : les bandes vidéo D2; les bandes sonores numériques; les minidisques; les
phonofils; une gamme de formats de dictée. La stratégie est maintenant axée sur les bandes
vidéo quadruplex, les bandes vidéo de ¾ po et les bandes sonores à bobines. L’annexe C ‒
Laboratoires de restauration donne plus de détails à ce sujet.
Stratégie de migration des films cinématographiques
Les activités de BAC visant à créer des copies de conservation des films cinématographiques
passent en mode numérique. Une stratégie de migration des films cinématographiques a été
approuvée en principe. Elle fournit une orientation sur la hiérarchisation des collections à
copier et elle établit les paramètres de la numérisation à BAC. L’institution commence à
acquérir les infrastructures nécessaires.
Dans le but de préparer le passage au copiage numérique, BAC a fusionné ses laboratoires de
films cinématographiques et de vidéos pour créer le laboratoire des images en mouvement.
Étant donné que les technologies dans ces domaines sont convergentes, le laboratoire fusionné
permettra à BAC de mieux exploiter le matériel et l’expertise.
Programme de préparation en cas d’urgence pour les collections
À l’automne 2012, BAC a révisé son programme de préparation en cas d’urgence pour les
collections. La Division de la gestion des collections a créé un programme complet comprenant
un nouveau guide de gestion en cas de catastrophe, une équipe d’action pour l’intervention et
le rétablissement des collections (EAIRC), un plan de formation exhaustif et des stratégies de
mobilisation des employés dans l’ensemble de l’institution. Au cours des deux prochaines
années, BAC lancera un projet de hiérarchisation des fonds documentaires qui aidera à mener
les activités de sauvetage et de récupération et à élaborer les prochains plans d’évaluation des
risques.
Dans le contexte du nouveau programme centralisé, la section de BAC dans la région de la
capitale nationale (RCN) gérera et lancera, au cours des deux prochaines années, des séances
de formation à l’intention des employés des Centres de services régionaux. La dernière
formation du genre offerte aux régions remonte à 1999. Plusieurs réorganisations et de
nombreux changements d’employés sont survenus à BAC depuis ce temps.
La Direction générale de la préservation de la collection est déterminée à maintenir la
pertinence du programme de préparation en cas d’urgence. Celui-ci est examiné et mis à jour
chaque année par les membres de l’EAIRC et les coordonnées des personnes à avertir en cas
d’urgence sont vérifiées tous les trimestres. Le directeur de la Gestion des collections et le
directeur général de la Préservation de la collection approuvent le programme et l’orientation
chaque année.
10
Programme de surveillance de l’environnement
La majorité des fonds documentaires de BAC sont entreposés la plupart du temps. La
température et l’humidité relative dans les espaces d’entreposage ont un effet cumulatif sur la
durée de vie prévue de tous les documents des bibliothèques et des archives. BAC élabore une
nouvelle stratégie pour surveiller l’environnement dans ses 14 édifices satellites, surtout dans
les installations dont les moyens de contrôle de l’environnement sont limités. Des données
empiriques normalisées seront recueillies, comparées et analysées dans le but de mieux
connaître les espaces d’entreposage des collections, ce qui aidera BAC à prendre de bonnes
décisions de gestion. Bien que la lutte antiparasitaire soit un volet du processus de surveillance
de l’environnement dans les édifices, elle ne fera pas partie du programme puisqu’elle a
commencé avant cette initiative. Le programme de lutte antiparasitaire de BAC fonctionne
bien. À cet égard, voir l’annexe D – Édifices de BAC : aperçu de la surveillance de
l’environnement.
Cadre de gestion des risques
BAC continue de mettre au point une méthode de gestion des risques courus par la collection,
qui nous aidera elle aussi à prendre des décisions éclairées et à affecter les ressources de
manière à répondre aux besoins les plus criants et à optimiser les avantages. En 2010, BAC a
rédigé la première ébauche du cadre de gestion des risques (CGR). Cet examen global de nos
collections analogiques et de nos installations a fourni une vue d’ensemble des domaines qui
exigeaient une plus grande attention et des recommandations sur les stratégies d’atténuation à
adopter. La prochaine étape de l’analyse du CGR consistera à justifier les décisions qui ont été
prises pour corriger les lacunes cernées, qui feront partie des priorités des futurs plans.
D’autres recherches sur les évaluations des risques sont en cours. Elles permettront de cerner
et d’entreprendre les évaluations des risques prioritaires pour nos fonds documentaires. Les
évaluations aideront à connaître les plus grands risques, la nature des pertes possibles pour la
collection (argent, valeur historique ou sociétale, usage, etc.) et les mesures qui doivent être
préparées et mises en œuvre pour atténuer les risques. BAC utilisera l’information recueillie
pour dresser des plans de gestion.
Traitement de restauration
Comme le mentionne le rapport sur l’état des fonds documentaires de juillet 2012, les défauts
intrinsèques d’un document (p. ex. l’hydrolyse acide de la cellulose) et des facteurs externes
additionnels (comme la moisissure) ont des effets nuisibles. Les mesures d’entreposage
appropriées ne suffisent pas à réparer les dommages continus qui sont causés. Un traitement
de restauration exige une intervention mécanique ou chimique pouvant améliorer ou maintenir
les propriétés d’origine d’un objet et prolonger sa durée de vie utile pour qu’il soit accessible à
l’avenir.
Depuis avril 2012, des documents papier, des photographies et des œuvres d’art de la
collection de BAC sont passés par les laboratoires de restauration dans le cadre de programmes
comme la numérisation, les prêts, les expositions itinérantes, l’accès aux clients, les acquisitions
et le plan de préservation. Les traitements peuvent comprendre l’élimination des moisissures
pour faciliter l’accès immédiat, de légères réparations à des fins de stabilisation et des
traitements complets qui préservent la fonction originale de l’objet.
11
Le traitement des documents audiovisuels et des films cinématographiques comprend leur
examen et leur réparation en vue de produire des copies de conservation et de consultation. La
complexité de certains documents exige l’expertise de laboratoires spécialisés dans divers
médias, de gestionnaires de la collection, d’archivistes et de bibliothécaires. Les projets de
traitement sont donc réalisés à l’aide d’une méthode collaborative. L’annexe C – Laboratoires
de restauration donne plus de détails à ce sujet.
Sensibilisation à la préservation (2012-2013)
Le personnel est bien conscient que, pour assurer la consultation sécuritaire et la préservation
de la collection, il doit constamment mettre à jour ses connaissances sur les soins, la
manipulation et l’entreposage des fonds documentaires. Les pratiques exemplaires en matière
d’entretien préventif comprennent la formation permanente des employés. Ceux-ci peuvent
suivre une nouvelle séance de formation, un cours de recyclage ou un atelier pratique. En plus
de savoir comment prendre soin de la collection et la manipuler, les employés doivent avoir
une formation suffisante pour assurer leur propre sécurité. L’annexe E – Formation préventive
donne un aperçu de la formation offerte à l’interne aux employés en 2012-2013.
Nouvelles orientations
Centres de services régionaux – Démarche de préservation
Les Centres de services régionaux (CSR) de Bibliothèque et Archives Canada forment un réseau
d’installations d’entreposage régionales répandues dans l’ensemble du Canada qui gèrent les
documents opérationnels et les archives au nom des ministères et organismes fédéraux.
D’ici 2015, cinq CSR qui entreposent les documents à valeur opérationnelle seront fermés; les
trois autres (Atlantique, Manitoba et Pacifique) resteront ouverts. Ces derniers auront le
mandat de préserver les archives et les dossiers personnels.
Selon cette approche, la Direction générale de la préservation intégrera les fonds
documentaires des CSR dans le système d’inventaire de la gestion des collections. En outre, la
Direction générale de la préservation créera et soutiendra un programme de surveillance de
l’environnement qui devrait être mis en place en 2013. Depuis 2011, BAC surveille la présence
de parasites dans les CSR de l’Atlantique, du Manitoba et du Pacifique.
12
Mesures prioritaires
Voici les mesures prioritaires que BAC devra prendre en 2013-2014 :
Élaboration d’instruments de politique
 Élaborer le cadre de la politique de préservation
 Parachever la Directive sur les traitements de restauration des fonds documentaires
analogiques, ce qui exclut les documents audiovisuels
 Mettre à jour le cadre de gestion des risques
Collecte d’information
 Continuer d’orienter nos efforts sur l’acquisition de connaissances concernant les
parties de la collection qui exigent une meilleure compréhension de l’état des
ressources documentaires (p. ex. le recensement de la collection de globes terrestres
en 2013)
 Continuer d’élaborer le programme de sondages, déterminer quels projets de sondage
feront partie du plan de préservation à long terme portant sur les traitements
d’entretien et de restauration des œuvres et établir le niveau de priorité de ces projets
Mise en œuvre
 Poursuivre la préparation du déménagement à l’installation d’entreposage des
collections (IEC)
 Présenter un rapport sur les mesures qui ont été prises pour répondre aux
recommandations formulées dans la vérification de la gestion de l’inventaire
 Continuer la mise en œuvre de la stratégie de migration des enregistrements
audiovisuels
 Instaurer le programme de numérisation des images en mouvement
 Appliquer la stratégie de migration des anciens supports numériques
 Poursuivre l’intégration des CSR dans le cadre des stratégies de gestion des fonds
documentaires
 Poursuivre le travail de restauration et d’entretien dans le cadre du projet des albums
photographiques B10L
 Continuer le travail de restauration des traités écrits avec de l’encre ferrogallique qui a
été déclenché à la suite d’un sondage en 2006
 Emballer individuellement des volumes reliés rares pour en améliorer la préservation
Formation
 Poursuivre le perfectionnement du personnel dans le domaine de l’entretien préventif
13
Annexes
Annexe A – Tableau de bord de la confiance : Connaissance des fonds
documentaires – Aperçu
Les tableaux suivants font le point sur le niveau de confiance de BAC à l’égard de ses
connaissances concernant l’état de certains fonds documentaires.
Détails sur les fonds d’archives – Région de la capitale nationale (RCN)*
Type de document
Niveau de confiance
Microfilm (bandes originales)
Faible
En dépôt/Registre/Arriéré
Faible
Cartographique
Modéré
Art documentaire, photographique et philatélique
Modéré
Manuscrit de la musique
Modéré
Archives privées
Modéré
Audiovisuel
Élevé
Archives gouvernementales
Élevé
Manuscrit littéraire
Élevé
*Fonds documentaires conservés dans les régions d’Ottawa, de Gatineau et de Renfrew
Détails sur les fonds d’archives – CSR de l’Atlantique
Type de document
Audiovisuel
Cartographique
Électronique et numérique
Plans architecturaux7
Registre
Photographique
Textuel
Niveau de confiance
Faible
Faible
Faible
Modéré
Modéré
Modéré
Élevé
Détails sur les fonds d’archives – CSR du Manitoba
Type de document
Audiovisuel
Cartographique et plans architecturaux
Microfilm
Textuel
Registre
Photographique
Art documentaire
7
Niveau de confiance
Faible
Modéré
Modéré
Élevé
Élevé
Élevé
Élevé
Les dessins techniques sont compris dans les plans architecturaux.
14
Détails sur les fonds d’archives – CSR du Pacifique
Type de document
Textuel
Cartographique et plans architecturaux
Audiovisuel
Registre
Photographique
Niveau de confiance
Modéré
Modéré
Élevé
Élevé
Élevé
Détails sur les fonds documentaires publiés – RCN
Type de document
Thèses canadiennes (films et fiches)
Microfiches
Microfilms
Fonds documentaires non traités
Livres rares
Publications officielles canadiennes – provinciales
Publications officielles canadiennes – fédérales
Publications officielles étrangères et internationales
Jeunesse
Monographies
Journaux
Périodiques
Audiovisuel
Philatélique
Niveau de confiance
Faible
Faible
Faible
Faible
Élevé
Élevé
Élevé
Élevé
Élevé
Élevé
Élevé
Élevé
Élevé
Élevé
15
Annexe B – Installations et fonds documentaires – Aperçu
Centre de préservation – Gatineau (Québec)
Description des fonds documentaires
Archives : registre (non traités) et documents permanents : documents textuels des secteurs
gouvernemental et privé; divers médias (œuvres photographiques, artistiques et
audiovisuelles); documents électroniques et numériques
Publiés : livres rares; monographies de la Bibliothèque du Congrès et copies de préservation
fédérales de publications officielles canadiennes (POC)
Statistiques sur la circulation : de janvier à décembre 20128
Type de demande
Externe (consultation par des clients)
Interne (aux fins de traitement)
Nombre total de contenants
Contenants ayant circulé9
30 028
31 393
61 421
Examen annuel de 2012
• Des monographies choisies et des POC ont été transférées dans la voûte 42 et rangées à
l’aide du nouveau système d’entreposage à haute densité afin de préparer le
déménagement de la collection à l’IEC.
• Préparer une liste de documents textuels gouvernementaux au niveau du registre (non
traités) pouvant être transférés à l’IEC.
• Isoler les documents gouvernementaux sur divers supports qui sont encore à l’étape du
registre (non traités) pour en déterminer le nombre et choisir le meilleur endroit pour
les entreposer.
• Continuer le traitement de l’arriéré de documents au niveau du registre.
• En raison du vieillissement des systèmes, nous avons commencé des travaux
mécaniques dans la chambre froide no 13 qui devraient être terminés en mars 2013. La
température à l’intérieur de la voûte sera fixée à -10 oC plutôt qu’à -18 oC afin de
produire un environnement froid et stable qui sera plus viable à l’avenir. Des travaux
mécaniques dans la chambre froide no 14 sont prévus au cours du prochain exercice
financier.
•
•
Les monographies publiées et les copies de préservation de POC seront transférées dans
l’IEC.
L’examen des documents qui se trouvent dans les voûtes et qui en sont encore à l’étape
du registre est en cours (arriéré d’acquisitions et disposition).
8
Pour le moment, BAC ne fait circuler aucune copie de préservation du patrimoine documentaire publié, car le
déménagement dans l’IEC approche. Les statistiques ne comprennent que les archives et les livres rares.
9
Un contenant peut comprendre de nombreuses pièces (p. ex. des boîtes, des dossiers, etc.) ou une seule (p. ex.
un dossier, un emballage individuel, un cadre, un volume relié, etc.).
16
Centre de préservation de pellicule de nitrate (CPPN) – Ottawa (Ontario)
Archives : films cinématographiques et négatifs de photographies
Type de demande
Contenants ayant circulé
183
276
459
•
1 134 images panoramiques de régiments ont été numérisées au CPPN dans le cadre du
projet de numérisation de portraits et seront rendues accessibles avec la technologie
JPEG2000.
•
Le projet de numérisation des portraits sur place est en cours (numérisation de qualité
propre à la préservation pour réduire la manipulation des originaux).
Centre d’archives de Renfrew – Renfrew (Ontario)
Archives : documents textuels des secteurs gouvernemental et privé
Publiés : cartographique
Type de demande
24 797
4 323
29 120
•
Une note de service portant sur la disposition a été signée; BAC demandera à plusieurs
institutions culturelles d’examiner le contenu et de déterminer si les documents qui
seront retirés de la collection font partie de leur mandat d’acquisition.
• Projet de disposition de dossiers du ministère de la Défense nationale – le recensement
des documents (200 travées) est terminé; une note de service portant sur la disposition
a été envoyée au bibliothécaire et archiviste du Canada.
17
Installation d’entreposage des collections – Gatineau (Québec)
Description des fonds documentaires (quand l’installation sera fonctionnelle)
Archives : dossiers de service du personnel de la Deuxième Guerre mondiale et documents
textuels des secteurs gouvernemental et privé
Publiés : monographies, copies de préservation de publications en série et de publications
officielles; journaux imprimés
Type de demande
S. O.
S. O.
S. O.
• Le parachèvement de l’aménagement intérieur est prévu au printemps.
• Le déménagement des collections vers l’IEC devrait débuter en juin 2013.
•
•
Les monographies publiées et les copies de préservation de POC seront transférées à
l’IEC.
L’examen des documents qui se trouvent dans les voûtes et qui en sont encore à l’étape
du registre est en cours (arriéré d’acquisitions et disposition).
395, rue Wellington (APBN), Ottawa (Ontario)
Publiés : copies de préservation de monographies de la Bibliothèque du Congrès; exemplaires
de consultation d’œuvres musicales, de journaux, de monographies, de publications en série et
de publications officielles; références et microformes
Type de demande
28 146
48 842
76 988
•
•
•
BAC a intégré la collection de monographies indiennes à ses fonds documentaires selon
les besoins; les autres documents constitueront une collection qui sera offerte à une
université.
La séparation rétrospective des copies de préservation et de consultation des
documents publiés est en cours.
La préparation intellectuelle et matérielle de la collection de journaux qui sera
transférée à l'IEC a pris fin en octobre 2012.
18
• Une équipe de préparation de la collection de l’IEC travaille à la séparation rétrospective
des copies de préservation et de consultation des documents publiés.
• À l’automne 2011, des enregistrements musicaux sur divers formats ont été transférés
au Centre de préservation; environ 130 mètres linéaires de documents (d’autres pièces
suivront) ont été entreposés dans diverses voûtes en fonction de l’espace et de
l’environnement nécessaires.
Tour Jean Edmonds (TJE), Ottawa (Ontario)
Publiés : monographies de la Bibliothèque du Parlement et de la Bibliothèque du Congrès;
publications en série
Les statistiques sur la circulation à la TJE sont comprises dans les statistiques du 395, rue
Wellington, qui ont été présentées précédemment.
•
•
La séparation et la préparation des collections de copies de préservation et de
consultation se sont terminées en septembre 2012. Les copies de préservation seront
transférées à l’IEC tandis que les copies de consultation iront au 395, rue Wellington.
La collection de la Bibliothèque du Parlement qui sera transférée a été emballée et
déplacée afin de libérer de l’espace pour séparer les collections.
Examen annuel 2011
•
•
BAC quittera la TJE lorsque l’IEC pourra être occupée.
L’équipe de l’IEC n’a pas encore séparé les copies de préservation et de consultation de
documents rétrospectifs. Les copies de consultation seront retournées au
395, rue Wellington; les copies de préservation iront à l’IEC.
79, avenue Bentley, Ottawa (Ontario)
Archives : documents textuels du secteur gouvernemental
Type de demande
0
0
0
•
Les journaux ont été préparés et mis dans des boîtes, le catalogue a été mis à jour et les
journaux ont été transférés au 151, avenue Bentley.
19
•
Les collections d’archives de l’avenue Leeds se trouvent maintenant au
79, avenue Bentley.
•
BAC quittera les édifices de l’avenue Bentley lorsque l’IEC pourra être occupée.
151, avenue Bentley – Ottawa (Ontario)
Publiés : Journaux imprimés individuels et reliés
Type de demande
3
2
5
•
Les journaux ont été préparés et emballés dans des boîtes et la mise à jour du catalogue
est terminée.
•
•
BAC quittera les édifices de l’avenue Bentley lorsque l’IEC pourra être occupée.
Tous les documents seront préparés physiquement et intellectuellement, puis ils seront
emballés dans des boîtes en vue du déménagement à l’IEC.
Macoun (chemin Pink) – Gatineau (Québec)
Publiés : copies de préservation des POC provinciales et municipales; publications officielles
étrangères et internationales (POEI); Organisation des Nations Unies pour l’Éducation, la
Science et la Culture (UNESCO)
Type de demande
0
0
0
•
•
•
Les POEI ont été placées dans des boîtes, mais elles sont encore à l’édifice Macoun.
Les copies de préservation des POC (territoriales, provinciales et municipales) ont été
préparées physiquement et intellectuellement; elles sont prêtes pour le déménagement
à l’IEC.
BAC conservera une copie de préservation à l’IEC et les copies de consultation ont été
offertes aux provinces.
20
•
BAC a acquis 2 100 boîtes de documents de la Cour de l’Échiquier qui ont été produits
entre 1768 et 1970.
•
•
•
•
L’édifice Macoun sera abandonné quand l’IEC pourra être occupée.
Des POEI sont expédiées au Centre de services régional du Québec (CSRQ) pour y être
entreposées; nous attendons l’approbation du retrait de la collection.
Les copies de préservation des POC (provinciales et municipales) seront transférées à
l’IEC.
Les publications officielles provinciales et territoriales font partie des documents qui
seront retirés de la collection; note d’information sur la proposition de continuer de
conserver et de recueillir seulement une copie de préservation.
1255, avenue Leeds – Ottawa (Ontario)
Archives : documents textuels gouvernementaux et privés
Type de demande
90
90
180
•
BAC a préparé les fonds documentaires de l’avenue Leeds, les a mis dans des boîtes et
les a retirés de l’édifice. Les fonds documentaires seront temporairement entreposés au
79, avenue Bentley et au Centre d’archives de Renfrew jusqu’à ce que l’IEC puisse être
occupée.
•
•
•
Il faut quitter l’édifice de l’avenue Leeds d’ici décembre 2012.
Les documents textuels gouvernementaux seront transférés à l’IEC.
Les documents textuels privés seront transférés au Centre d’archives de Renfrew.
Centre de services régional du Pacifique (CSRP) – Burnaby (Colombie-Britannique) –
Niveau trois10
Archives : Registre (non traités), acquisitions (non traitées) et documents permanents :
documents textuels gouvernementaux; divers types de médias (photographique et
audiovisuel); registres; cartes et plans architecturaux; documents électroniques et numériques
10
Niveau trois = Mauvaise qualité : L’endroit n’est pas approprié pour entreposer des documents de la collection.
La température et l’humidité varient substantiellement en fonction des conditions extérieures : la température est
généralement supérieure à 25 °C, mais elle peut atteindre plus de 30 °C dans certains édifices; l’humidité relative
varie de 20 % à 75 %.
21
Type de demande
1 144
0
1 144
Les fonds documentaires d’Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (RG10) qui
se trouvent au CSRP sont souvent demandés
•
Mise en œuvre du programme de lutte antiparasitaire intégré à l’hiver 2011.
Centre de services régional du Manitoba à Winnipeg – Niveau 3
Archives : Registre (non traités) et documents permanents : documents textuels
gouvernementaux; divers types de médias (photographique, artistique, audiovisuel, microfilm)
Type de demande
760
0
760
•
•
Le CSR du Manitoba continue d’intégrer les fonds d’archives de l’ancien CSR des Prairies
et du Nord-Ouest dans ses fonds d’archives. Les problèmes de préservation sont réglés
au fur et à mesure.
Centre de services régional de la Région de la capitale nationale – Ottawa (Ontario)
Archives : Documents textuels du gouvernement; dossiers du personnel
Type de demande
26
0
26
•
L’exercice de planification et d’établissement des coûts est toujours en cours.
22
•
•
La conception d’un plan visant à emballer les dossiers relatifs à la Seconde Guerre
mondiale et à les déménager est en cours.
Les documents seront transférés à l’IEC quand l’édifice pourra être occupé.
Centre de services régional du Québec à Québec
Publiés : copies de préservation de monographies, POEI; mises à jour sur feuillets mobiles
Type de demande
S. O.
S. O.
S. O.
•
Le retrait des POEI et des feuillets mobiles de l’inventaire a été approuvé; le processus
est en cours.
•
•
•
Attente de l’approbation pour retirer les POEI et les mises à jour sur feuillets mobiles de
l’inventaire.
Les copies de préservation seront transférées à l’IEC quand l’édifice sera prêt à être
occupé.
Monographies – Des copies de préservation (des nouvelles pièces) continueront d’être
mises dans des boîtes et expédiées à Québec pour y être entreposées jusqu’à ce que
l’IEC puisse être occupée.
Centre de services régional de l’Atlantique à Halifax (Nouvelle-Écosse) – Niveau 3
Archives : Registre (non traités) et documents permanents : documents textuels
gouvernementaux; divers types de médias (photographique; audiovisuel; cartographique;
dessins architecturaux et techniques; documents électroniques et numériques)
Type de demande
247
0
247
•
23
Annexe C – Statistiques sur la conservation (avril-novembre 2012)
Laboratoires de traitement pour la conservation des documents analogiques
Le tableau suivant indique le nombre de pièces qui ont subi un traitement contre la moisissure,
qui ont été évaluées ou qui ont fait l’objet d’un traitement de conservation.
Médias
Volumes reliés
Cartes et manuscrits
Documents imprimés et
dessins
Photographies
Peintures
Total
Moisissure
10
8 88711
Évaluation
75
48
Traitement
820
2 669
1
171
489
0
0
8 898
62
62
418
100
100
4 178
Laboratoires de traitement pour la conservation des documents audiovisuels
Le tableau suivant indique le nombre de documents audiovisuels qui ont été copiés.
Médias
Heures copiées
Quadruplex (vidéo)
¾ pouce (vidéo)
Satellites (vidéo)
Cassettes (audio)
Bandes à bobines (audio)
Total
587
2 433
339
6 817
4 562
14 738
To12 de bandes
originales
23,480
97,322
13,527
15,075
9,354
158,758
To accessibles
1,770
5,513
0,291
0,546
0,403
8,523
Laboratoire de conservation des films cinématographiques
Le tableau suivant présente la quantité de films cinématographiques ayant été traités ou
copiés.
Mètres linéaires de films traités
26,5 mètres
Nombre de films copiés13
125
11 La plupart des traitements contre la moisissure sont effectués sur les dossiers d’archives en fonction des
demandes d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels.
12 To = Téraoctet.
13 Avant, un film était considéré comme entièrement préservé si les trois étapes de la copie étaient terminées
(négatif, bande originale dans les archives et copie de consultation). Une nouvelle démarche est utilisée cette
année puisqu’une seule copie est nécessaire pour la numérisation.
24
Laboratoires de conservation des documents audiovisuels et des films cinématographiques
Le tableau suivant indique le nombre de pièces qui ont été évaluées.
Catégorie
Vidéo
Audio
Film
Nombre total de pièces
évaluées
3 044
528
11 466
25
Annexe D – Surveillance de l’environnement à BAC
Aperçu de la surveillance de l’environnement
Le tableau suivant donne un aperçu de la surveillance de l’environnement à BAC dans chaque
édifice.
Nom de l’édifice
395, rue Wellington
Surveillance actuelle
Enregistreurs de données,
hygrothermographes
Tour Jean Edmonds
Enregistreurs de données
79, avenue Bentley
151, avenue Bentley
Macoun (chemin Pink)
Centre de services
régional – CSR
Centre de services
régional – Pacifique
Centre de services
régional – Winnipeg
Centre de services
régional – Halifax
Centre d’archives de
Renfrew
Installation
d’entreposage des
collections
Place de la Cité
Centre de préservation
Centre de préservation
de pellicule de nitrate
Nous ne sommes pas encore responsables de
cet édifice; surveillance des parasites
seulement pour le moment
Création d’un système automatisé
Enregistreur de données, hygrothermographes
Surveillance prévue
Maintien des
pratiques actuelles
Sans objet – sera
laissé vacant lorsque
l’IEC sera occupée
Sans objet – sera
Sans objet – sera
Sans objet – sera
Enregistreurs de
données réseautés
Enregistreurs de
Enregistreurs de
Enregistreurs de
Maintien des
pratiques actuelles
Construction en cours
Enregistreurs de
Maintien des
pratiques actuelles
Maintien des
pratiques actuelles
Maintien des
pratiques actuelles
26
Annexe E – Formation préventive
Formation préventive
Le tableau suivant décrit les séances de formation préventive offertes par BAC.
Titre de la formation
Soins et manipulation des
œuvres d’art conservées
dans la chambre forte
Soins et manipulation
Soins et manipulation
Atelier sur les objets
encadrés
Soins et manipulation –
IEC
Programme de
préparation en cas
d’urgence pour les
collections
Atelier de formation sur
les interventions en cas
d’urgence pour les
collections
Moisissures
Programme de protection
respiratoire
Atelier sur les montages
surhaussés
Atelier sur l’emballage de
volumes reliés – IEC
Conservation permanente
Description
Soins et manipulation des tableaux, des miniatures et des
globes terrestres à l’intention des employés des services de
circulation qui n’ont pas l’habitude de manipuler des médias
spécialisés
Cours de recyclage sur les soins et la manipulation des
documents textuels à l’intention du personnel de l’AIPRP
Soins et manipulation des documents textuels, des œuvres sur
papier et des médias mixtes à l’intention des employés
réaffectés
Directives et techniques concernant le rangement spécialisé
des photographies encadrées à l’intention du personnel
responsable de l’entretien des collections
Cours pour les nouveaux employés qui se joignent au projet de
l’IEC
Cours d’introduction destiné aux membres et aux dirigeants de
l’équipe d’action pour l’intervention et le rétablissement des
collections; il comprend des directives sur les moisissures et
présente des méthodes d’intervention et de rétablissement
des collections dans diverses installations de BAC
Directives et exercices pratiques conçus pour améliorer la
capacité décisionnelle de l’équipe d’intervention en cas
d’urgence
Plusieurs séances offertes à tous les employés de BAC et à des
partenaires externes
Création d’un blogue sur les moisissures sur le site SharePoint
de BAC
Les employés qui pourraient travailler avec des fonds
documentaires contaminés par la moisissure ont fait des essais
d’ajustement des appareils respiratoires
Directives et techniques concernant le rangement spécialisé
d’œuvres fragiles ou problématiques exigeant des montages
surhaussés à l’intention du personnel responsable de
l’entretien des collections
Directives et techniques à l’intention du personnel de l’IEC sur
la préparation de divers emballages en papier et en
polyéthylène qui sont faits sur mesure pour des volumes reliés
Formation commune à toutes les spécialités du domaine de la
conservation visant à aborder les questions de la planification
de la relève et du perfectionnement professionnel
27
Appendice F – Nouveau modèle de métadonnées descriptives
Un des principaux éléments d’une gestion solide des fonds documentaires est la capacité de
récupérer les documents. Cette capacité varie en fonction du niveau de contrôle exercé par une
institution sur l’emplacement des documents et de la facilité avec laquelle elle peut retrouver
ces derniers. Comme de nombreuses autres grandes institutions d’archives ailleurs dans le
monde, BAC n’a décrit qu’une partie de ses fonds documentaires au niveau des pièces ou des
dossiers. À titre d’exemple, le nombre de documents textuels gouvernementaux a explosé au
cours des trois dernières décennies. L’application de méthodes traditionnelles exigeant
beaucoup de ressources a fait en sorte que BAC a continué d’accumuler des retards
relativement à la description des fonds documentaires. Un rapport interne produit en 2007
montre que la quantité de documents traités a tendance à baisser depuis les années 1980. Au
début de cette décennie, plus de 80 % des acquisitions étaient entièrement décrites chaque
année. En 1990, cette proportion n’était plus que de 50 %. Elle n’a jamais atteint 10 %
depuis 1996, quand 25 % des documents gouvernementaux acquis ont été traités. BAC élabore
actuellement un nouveau modèle de métadonnées descriptives dans le but d’améliorer sa
capacité de repérer les fonds documentaires.
28

State of the Holdings Report March 2013

Transcription

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