Manual Virtual PBX

Transcription

Manual Virtual PBX

Manuel d'utilisation
Business Voice Virtual PBX
Version 1.2
Ce document et son contenu sont propriété de upc cablecom Sàrl. Son utilisation n'est autorisée que
dans le cadre d'un projet de service réalisé avec upc cablecom Sàrl. Sans autorisation écrite de upc
cablecom Sàrl, il est interdit de copier ou de reproduire tout ou partie de ce document ou de laisser y
accéder ou s'en servir des tiers d'une autre manière.
© 2012 upc cablecom GmbH
Version du document: 1.2
Date de publication: 10/2012
Page: 1 de 41
Sommaire
1
1.1
1.2
Termes relatifs à la téléphonie via Internet ............................................................................................. 3
VoIP (Voice over IP) .............................................................................................................................................. 3
Virtual PBX .............................................................................................................................................................. 3
2
2.1
2.2
Introduction .................................................................................................................................................... 4
Mot de passe pour les administrateurs du vPBX ........................................................................................... 5
Aperçu du portail de l'administrateur du vPBX .............................................................................................. 6
3
Créer un compte utilisateur ........................................................................................................................ 7
4
Terminaux ..................................................................................................................................................... 10
5
Appel circulaire .............................................................................................................................................12
6
Numéro abrégé ............................................................................................................................................. 17
7
Prise d'appel ..................................................................................................................................................19
8
8.1
8.2
Administration fichier ..................................................................................................................................21
Mettre en service ou modifier une annonce .................................................................................................. 21
Musique d'attente ................................................................................................................................................ 23
9
9.1
9.2
9.3
Provisionner les appareils ........................................................................................................................ 24
Terminaux .............................................................................................................................................................. 24
Contrôle de provisionnement ........................................................................................................................... 26
Modèles de téléphone ......................................................................................................................................... 27
10
Téléfax .......................................................................................................................................................... 28
11
11.1
11.2
11.3
11.4
Questions fréquemment posées .............................................................................................................. 29
Comment fonctionne Fax2Mail /Web2Fax? .................................................................................................. 29
Qu’est-ce qu’une prise d'appel? ........................................................................................................................ 31
Quelles possibilités offre la fonction Administration fichier?.................................................................... 31
Qu'est-ce qu'un appel circulaire? ..................................................................................................................... 31
12
12.1
12.2
12.3
12.4
12.5
12.6
12.7
12.8
12.9
Annexe – pour les utilisateurs.................................................................................................................. 32
Configurer le compte utilisateur ...................................................................................................................... 32
Création du mot de passe – Mot de passe perdu ......................................................................................... 32
Pour vous enregistrer ......................................................................................................................................... 32
Aperçu de la vue de l'utilisateur....................................................................................................................... 33
Établir la liste des appels.................................................................................................................................... 34
Envoyer un fax ...................................................................................................................................................... 35
Configuration des transferts d'appel .............................................................................................................. 36
Répondeur (boîte vocale) ................................................................................................................................... 36
Numéro abrégé ..................................................................................................................................................... 38
13
Définitions .................................................................................................................................................... 39
14
Index ............................................................................................................................................................... 41
Page: 2 de 41
1
1.1
Termes relatifs à la téléphonie via Internet
VoIP (Voice over IP)
VoIP est l'acronyme de Voice over Internet Protocol (IP) et correspond à «téléphoner en utilisant le
protocole Internet». La voix et les informations s'y rattachant sont transmises à travers le réseau. La
plate-forme téléphonique de upc cablecom permet de relier le VoIP au réseau téléphonique traditionnel
(PSTN). La VoIP fonctionne avec tous les téléphones SIP ainsi que les téléphones DECT compatibles SIP
(SIP=Session Initiation Protocol).
1.2
Virtual PBX
Virtual PBX équivaut à un «central téléphonique virtuel». La solution Virtual PBX de upc cablecom
business offre un meilleur service qu'un central téléphonique traditionnel. Virtual PBX de upc cablecom
business est aussi bien adapté pour les petites entreprises avec quelques lignes téléphoniques que pour
les plus grandes entreprises avec plusieurs centaines de lignes. La solution de upc cablecom business
rend possible l'utilisation de plusieurs indicatifs avec le même central téléphonique. Associé à la plateforme de téléphonie de upc cablecom, Virtual PBX permet de combiner des téléphones SIP et des
téléphones DECT compatibles SIP avec des appareils téléphoniques traditionnels tels que des téléphones
analogiques, des portables et des téléfax.
Page: 3 de 41
2 Introduction
Le manuel d'utilisation du Business Virtual PBX (nommé ci-après vPBX) est là pour expliquer comment
utiliser le vPBX, aider à la mise en route et servir d'ouvrage de référence aussi bien à l'administrateur
qu'à l'utilisateur. Il permet de procéder aux configurations et aux réglages importants pour le quotidien.
Préparez soigneusement le passage à Virtual PBX. Les instructions suivantes sont là pour vous aider. Si
vous avez des questions plus spécifiques, veuillez contacter notre Service Desk au 0800 844 800.
Les noms des personnes, les lieux, les e-mails, etc., cités à titre d'exemple sont purement fictifs. Toute
similarité avec des personnes, des lieux, des e-mails, etc., existants est une pure coïncidence ou à titre
indicatif.
Symboles et mises en relief
Pour les avertissements et les indications, le manuel d'utilisation utilise les symboles suivants:
Le point d'exclamation signale les indications devant
obligatoirement être suivies pour éviter tout mauvais
fonctionnement.
Trucs et astuces pour vous faciliter le travail.
Page: 4 de 41
2.1
Mot de passe pour les administrateurs du vPBX
Les administrateurs du vPBX configurent le Virtual PBX par le biais du portail en ligne de upc cablecom
business. Il y a deux niveaux d'autorisation:
– L'administrateur du vPBX peut procéder à tous les réglages.
– Utilisateur: Niveau d'autorisation restreinte
Notre service client vous donne les paramètres de connexion. Pour accéder au portail, utilisez le lien
https://web.e-fon.ch/cablecom/login.html.
Si vous avez oublié le mot de passe, indiquez dans le champ Identifiant adresse e-mail le nom
d'utilisateur et demandez un nouveau mot de passe. Pour conclure le processus, cliquez sur Envoyer la
demande. Un mail de confirmation vous est envoyé. Suivez les instructions qui y sont indiquées pour
sélectionner un mot de passe sûr pour accéder au portail.
Pour vous connecter, utilisez comme nom d'utilisateur l'adresse e-mail de l'administrateur du vPBX et le
mot de passe pour l'accès au portail.
Page: 5 de 41
2.2
Aperçu du portail de l'administrateur du vPBX
Manuel de démo de upc Nom de votre portail.
cablecom Sàrl
Appels
Liste de tous les appels en absence, sortants et entrants.
Paramètres
Configuration du transfert d'appel, des terminaux et des notifications.
Paramètres de
connexion et adresse
Gestion des paramètres de connexion et des données administratives
Abonnements
Aperçu des services et des options de Virtual PBX définis dans le contrat.
Déconnexion
Sortie du portail.
Gestion
Récapitulatif utilisateur Gestion de l'utilisateur, des numéros de téléphone, des terminaux, des
fonctions etc.
Appels circulaires
Appels circulaires à plusieurs niveaux avec basculement programmé.
Numéro abrégé
Gestion des numéros abrégés.
Prise d'appel
Prise d'appel sur un téléphone spécifique à l'aide d'un numéro abrégé.
Administration fichier
Téléchargement de messages (pour les appels circulaires) et de musique
d'attente.
Provisionnement
Configuration de l'auto-provisionnement de la téléphonie.
Page: 6 de 41
3 Créer un compte utilisateur
Chaque entrée du vPBX est définie par trois éléments:
– Utilisateur: Nom de la personne ayant accès au vPBX
– Numéro de téléphone: Numéro de téléphone vPBX attribué à l'utilisateur
– Terminal: Un ou plusieurs terminaux attribués à l'utilisateur
Constituez d'abord une entrée concernant la répartition des numéros. Le numéro que vous
choisissez pour être utilisé pour l'appel circulaire, ne doit pas déjà être attribué à un utilisateur.
Explication des symboles
Configuration des options spécifiques à l'utilisateur, telles que transfert d'appel, répondeur et
boîte vocale avec adresse e-mail.
Bloquer ou débloquer un utilisateur.
Modifications concernant l'utilisateur, attribution des terminaux et des numéros de téléphone,
activation du service de téléfax.
Effacer un utilisateur.
Page: 7 de 41
Pour créer un compte utilisateur, connectez-vous en tant qu'administrateur du vPBX sur le PBX virtuel
et allez sur Gestion dans la rubrique Récapitulatif utilisateur. Sélectionnez Créer un utilisateur.
Salutation
Sélectionner la formule d'appel souhaitée.
Prénom
Saisir le prénom de l'utilisateur.
Nom
Saisir le nom de famille de l'utilisateur
Adresse e-mail
L'adresse e-mail inscrite ici correspond au nom d'utilisateur, avec lequel
l'administrateur du vPBX et les autres utilisateurs peuvent accéder au
portail de upc cablecom business. Elle doit être unique.
Numéro
Sélectionner le numéro devant être attribué à l'utilisateur correspondant.
Terminal
Sélectionner le terminal (téléphone) devant être attribué à l'utilisateur
correspondant.
Numéro du destinataire
Possibilité de restreindre le choix des numéros pouvant être appelés par un
utilisateur en particulier.
Activer l'envoi de fax
Donner l'autorisation à un utilisateur en particulier d'envoyer des
documents en format PDF à un téléfax.
Contrôle des finances
Donner à un utilisateur l'accès à la liste complète des factures.
Confirmer la création de chaque utilisateur en cliquant sur Créer un utilisateur.
En tant qu'administrateur du vPBX, pour pouvoir configurer les paramètres, veuillez aller sur la rubrique
Gestion de l'utilisateur et cliquer sur le symbole Comportement pour cet utilisateur.
Page: 8 de 41
La manière de configurer l'utilisateur est expliquée dans le chapitre 12.
En tant qu'administrateur du vPBX vous devez d'abord vous occuper de la configuration de base et
mettre en place un accès personnalisé.
L'administrateur du vPBX se trouve en mode utilisateur lorsque le nom de l'utilisateur
sélectionné apparait au dessus du menu. Autrement, il se trouve en mode administrateur.
Page: 9 de 41
4 Terminaux
Pour configurer les terminaux veuillez aller sur Récapitulatif utilisateur (chapitre 2.2). Cliquez sur le
terminal de l'utilisateur souhaité.
Les terminaux peuvent aussi être configurés à partir de la rubrique Paramètres (chapitre 2.2).
Allez ensuite sur la rubrique terminaux et cliquez sur le symbole correspondant pour configurer.
Page: 10 de 41
Configurer un ou plusieurs terminaux
Lors du paramétrage des terminaux, veuillez s.v.p. tenir compte du fait que pour la configuration des
téléphones IP, l'ID utilisateur, le mot de passe et les données du serveur proxy sont nécessaires. Des
indications non correctes peuvent avoir pour conséquence que la téléphonie ne puisse pas fonctionner
avec le terminal.
Pour des raisons de sécurité, les terminaux doivent toujours avoir un routeur/firewall NAT
placé en amont.
p. ex.: Nom du terminal
p. ex.: Numéro de téléphone
Saisir un mot de passe pour
l'utilisateur
Serveur Proxy (non modifiable)
Sélection de la langue (Codec)
Protocole
modifiable)
Choisir
anglais
entre
vocal
(non
allemand
et
p. ex.: Nom de l'entreprise ou
numéro de téléphone
Numéro devant être affiché
Numéro invisible (supprimé)
Code postal du lieu IMPORTANT
Page: 11 de 41
5 Appel circulaire
L'option appel circulaire est payante. Il est possible d'activer 1 ou plusieurs appels circulaires. En règle
générale, on emploie le ou les numéro(s) principal (aux) de façon à ce que les employés des divers
départements (p. ex. vente, service client etc.) puissent y répondre. Par définition, les numéros d'appels
circulaires ne sont attribués à aucun utilisateur en particulier. Un appel circulaire peut avoir différents
basculements programmés suivant la période. Il est possible de paramétrer jusqu'à 6 niveaux par jour.
Pour chaque niveau, il est possible de faire écouter une annonce, de faire sonner un ou plusieurs
téléphones en parallèle ou de permettre de laisser des messages sur la boîte vocale.
Pour l'attribution de l'appel circulaire, l'administrateur du vPBX peut seulement prendre les
numéros non attribués à un utilisateur. Par conséquent, il est préférable de s'occuper de la
conception de l'appel circulaire avant de déterminer les numéros des utilisateurs.
Appel circulaire
N° de téléphone
Nom
Affichage
Adresse e-mail pour la boîte vocale
0445788900
0445788900
0445788900
[email protected]
Délai d'attente
Utilisateur 1
Utilisateur 2
Niveau 1:
0s
Utilisateur 1
Utilisateur 2
Niveau 2:
10s
Utilisateur 1
Utilisateur 2
Appel circulaire: Niveaux
Utilisateur 3
Utilisateur 3
Page: 12 de 41
Installation et gestion de l'appel circulaire
Allez sur Appel circulaire - Créer un nouvel appel circulaire et sélectionnez le numéro pour lequel vous
souhaitez activer l'appel circulaire.
Il est seulement possible de sélectionner les numéros qui n'ont pas encore été attribués à un
utilisateur.
Page: 13 de 41
Numéro
Sélectionnez le numéro que vous souhaitez utiliser pour l'appel circulaire.
Nom
Donnez un nom à l'appel circulaire qui se rapporte à sa fonction, par ex.
Assistance technique.
Nom d'affichage
Choisissez le nom qui sera affiché sur les terminaux. Lors d'un appel, le nom
apparaît avant le numéro du correspondant.
Des abréviations comme par exemple AT pour assistance technique
sont recommandées.
Allez sur Suivant. Inscrivez maintenant les basculements programmés pour les jours fériés et les jours
normaux. Cliquez pour cela sur le symbole correspondant. La fenêtre Modifier les basculements
programmés apparaît.
Page: 14 de 41
En appuyant sur Ajouter, dans l'élément de menu Modifier les basculements programmés, vous pouvez
programmer de nouveaux basculements et ajouter dans le sous-menu Modifier les basculements
programmés au maximum six niveaux.
L'option de l'appel circulaire appelée Modifier une action donne à l'administrateur du vPBX la possibilité
de choisir entre quatre actions.
Sur les
suivants
numéros
ou
terminauxChoisir le ou les terminaux devant sonner lors de l'appel circulaire
(touche contrôle + entrée) ou en inscrivant le numéro de
téléphone.
File d'attente
Attribuer l'appel circulaire à une file d'attente (Option: «Virtual
Call Center» nécessaire).
Sur la boîte vocale
Sélection du message de la boîte vocale
Avec l'annonce suivante
Choisir parmi les annonces disponibles, ayant été téléchargées.
Exemple :
Niveau 1
Faire sonner sur les terminaux suivants: Utilisateur 1, Utilisateur 2
Niveau 2
Faire sonner sur les terminaux suivants: Utilisateur 1, Utilisateur 2, Utilisateur 3
Niveau 3
Faire écouter une annonce indiquant que personne n'est joignable actuellement
Niveau 4
Activer la boîte vocale pour qu'un message puisse être laissé.
Si un appel circulaire est transféré sur la boîte vocale, le correspondant peut laisser un
message. Celui-ci est transmis à une adresse e-mail que vous avez choisi préalablement. Dès
qu’à un niveau l'option boîte vocale est choisie, il n'est plus possible d'ajouter d'autres niveaux.
Page: 15 de 41
Page: 16 de 41
6 Numéro abrégé
L'option numéro abrégé est payante et doit être activée. La rubrique Numéro abrégé se trouve dans
l'aperçu du portail de l'administrateur (chapitre 2.2).
Paramétrer les numéros abrégés
Cliquez sur Numéro abrégé et allez sur Gérer les numéros abrégés.
Saisissez les numéros abrégés
souhaités un par un ou par plage.
Les numéros abrégés déjà attribués et
ceux encore libres apparaissent et
peuvent être modifiés sous Numéros
abrégés – Présentation. Cliquez pour
cela sur le symbole correspondant au
numéro abrégé.
Attribuez à chaque utilisateur (interne
ou externe) le numéro abrégé qui lui
correspond puis enregistrez.
Le numéro abrégé est tout de suite activé. Par contre, la fonction affichage du poste occupé
n'est activée qu'un jour plus tard.
Page: 17 de 41
Laisser un message sur la boîte vocale avec un numéro abrégé
Avec étoile et un numéro abrégé, p. ex. *56, il est possible de laisser directement un message sur la
boîte vocale.
Page: 18 de 41
7 Prise d'appel
La prise d'appel permet notamment que certains membres d'une équipe puisse prendre en charge les
appels d'autres membres non disponibles. Elle fonctionne en composant un numéro abrégé que
l'administrateur du vPBX a déterminé et attribué à l'équipe respective.
Numéro: 0445788902
Numéro: 0445788903
Numéro: 0445788905
Utilisateur: User 2
Utilisateur: User 3
Utilisateur: User 5
Numéro abrégé: 02
Appel à la numérotation
abrégée 02
Groupe support 99
Recevoir l’appel sur le numéro
abrégé 99
Un appel entrant peut ainsi être pris en composant un numéro abrégé (par exemple 99) depuis un
téléphone appartenant à l'équipe.
Page: 19 de 41
Paramétrage de la prise d'appel
Nom
Donnez au groupe d'utilisateurs ou à l'équipe un nom par ex. Assistance
technique.
Numéro abrégé
Déterminez le numéro abrégé correspondant.
Sélection des
utilisateurs
Sélectionnez maintenant tous les utilisateurs appartenant à ce groupe ou à
cette équipe. Tous les membres du vPBX peuvent répondre aux appels passés à
un membre du groupe.
Page: 20 de 41
8 Administration fichier
Cet élément du menu se trouve dans l'aperçu du portail (Chapitre 2.2). Les fichiers avec les annonces et
la musique d'attente qui ont été téléchargés se trouvent sous la rubrique Administration fichier, ils
doivent être en format WAV et avoir une taille maximum de 3 Mo.
8.1
Mettre en service ou modifier une annonce
Pour trouver les fichiers locaux en format WAV cliquez sur Rechercher. Le symbole validé (
) devant
une annonce signifie que celle-ci est déjà utilisée pour un appel circulaire. Avant d'effacer ou de modifier
une annonce, il faut la retirer de l'appel circulaire correspondant. Pour effacer une annonce de l'appel
circulaire, allez dans la rubrique appel circulaire sur Modifier et modifiez l'annonce ou la musique. En
cliquant sur le symbole validé, vous arrivez dans la configuration de l'appel circulaire dans laquelle
l'annonce est utilisée.
Écouter l'annonce
Écouter directement à partir du téléphone.
Renommer un fichier.
Effacer l'annonce.
L'annonce est utilisée pour l'appel circulaire.
Page: 21 de 41
Page: 22 de 41
8.2
Musique d'attente
Comme déjà signalé, les fichiers locaux en format WAV peuvent être téléchargés et enregistrés, si vous
avez un abonnement Musique d'attente. Le volume sonore des fichiers Musique d'attente peut être
modifié sur le PC par l'administrateur du vPBX avant le téléchargement.
Page: 23 de 41
9 Provisionner les appareils
Avec le système de provisionnement de upc cablecom business, il est uniquement possible de
provisionner automatiquement les téléphones Snom et Astra que vous avez obtenus par upc cablecom
business ou leur partenaire. Allez dans la rubrique Provisionnement pour obtenir un aperçu des
terminaux disponibles pour le provisionnement.
9.1
Terminaux
Avec le filtre de sélection, il est possible de faire apparaître des utilisateurs spécifiques ou des groupes
bien définis.
Sélectionnez l'appareil devant être provisionné en remplissant les champs nécessaires sous la rubrique
Liste terminaux puis appuyez sur Actualiser.
Page: 24 de 41
Afficher
Choisissez l'option de recherche souhaitée en haut à
droite.
Tous les terminaux
La liste de tous les terminaux apparaît.
Provisionnement automatique:
Un relevé de tous les terminaux sélectionnés ou la
mention «aucun terminal» apparaît pour indiquer les
terminaux qui ont été provisionnés automatiquement.
Sélectionner pour provisionnement
terminaux sélectionnés pour le provisionnement.
Provisionnement manuel
terminaux sélectionnés pour le provisionnement manuel.
Nom d'affichage
Chercher le nom du terminal.
Prénom
Chercher le prénom de l'utilisateur.
Nom de famille
Chercher le nom de famille de l’utilisateur
Actualiser
Démarrer la recherche
Page: 25 de 41
9.2
Contrôle de provisionnement
Mode de provisionnement Mettre sur ON pour que les données des utilisateurs dont le provisionnement
a été validé puissent être transmise pour la téléphonie.
PIN
La création d'un code PIN est facultative. Il doit alors être entré dans le
téléphone lors du provisionnement.
Activer provisionnement
pour X minutes
Veuillez choisir la période de temps adaptée pour le provisionnement. Les
téléphones ne peuvent être provisionnés que pendant cette période.
Sélectionnez Permettre aux utilisateurs de voir toute la liste de
provisionnement, pour obtenir le relevé de tous les utilisateurs qui ont été
activés pour le provisionnement.
Adresse(s) IP
Inscrivez toutes vos adresses IP publiques pour que le système de
provisionnement soit en mesure de reconnaître les téléphones pouvant être
provisionnés. Seuls les téléphones connectés à Internet par une adresse IP
publique sont susceptibles d'être provisionnés. Elles devraient normalement
apparaître automatiquement.
Page: 26 de 41
9.3
Modèles de téléphone
La liste des appareils pouvant être provisionnés se trouve dans la rubrique Modèles de téléphone du
menu de provisionnement.
Cliquez sur le symbole de la clé plate pour pouvoir programmer les touches de sélection abrégée.
Définissez les fonctions des touches, les numéros des destinataires et les noms devant être affichés sur
le téléphone. Les fonctions et les numéros choisis pour les touches sont adoptés pour l'ensemble des
terminaux.
En appuyant sur le menu de sélection, vous pouvez – si disponible – sélectionner le micrologiciel utilisé.
Page: 27 de 41
10 Téléfax
Cette option doit être activée pour chaque utilisateur souhaité en allant sur Récapitulatif utilisateur–
Créer un utilisateur . Les fonctions relatives à cette option sont expliquées dans la rubrique 12.6.
Page: 28 de 41
11 Questions fréquemment posées
11.1
Comment fonctionne Fax2Mail /Web2Fax?
Tous les utilisateurs peuvent mettre en service une connexion Fax2Mail.
Il suffit d'aller sur le portail sur Paramètres ou puis Notifications. Veuillez indiquer sous fax2mail
l'adresse e-mail adoptée pour recevoir les fax et le format souhaité.
Page: 29 de 41
Allez ensuite sur Transfert d'appel et établissez le transfert, p. ex. au bout de 0 secondes sur Fax2Mail.
Web2Fax peut être utilisé par tous les utilisateurs «actifs». Il suffit de se connecter. Les administrateurs
du vPBX cliquent dans la rubrique Récapitulatif utilisateur d'un utilisateur sur Comportement pour cet
utilisateur. En haut à gauche apparait Envoyer téléfax. Allez sur Envoyer téléfax, choisissez un fichier
PDF à envoyer, composez le numéro du destinataire et terminez avec Envoyer.
Page: 30 de 41
11.2
Qu’est-ce qu’une prise d'appel?
La prise d'appel permet de répondre à des appels. Pour cela, un numéro abrégé est défini pour chaque
groupe ou les membres en faisant partie. Lire à ce sujet le chapitre 7.
11.3
Quelles possibilités offre la fonction Administration fichier?
Avec la fonction Administration fichier il est possible de télécharger des annonces pour l'appel circulaire
ou des morceaux de musique pour la musique d'attente. Pour cela, il faut que les fichiers soient
enregistrés localement sur l'ordinateur (au format: fichiers wav, 8kbit, 16hz, mono). La taille des fichiers
ne doit pas dépasser 3 Mo pour les annonces et 5 Mo pour la musique d'attente. Si la codification du
fichier n'est pas claire, il est possible de laisser un message sur la boîte vocale qui sera transmis par email. Ce fichier a une codification correcte.
11.4
Qu'est-ce qu'un appel circulaire?
La fonction appel circulaire sert à répartir des appels entrants. Par ce biais, les appels peuvent être
répondus par plusieurs ou même tous les collaborateurs (d'un département). Il est seulement possible
d'utiliser un numéro pour un appel circulaire, s'il n'est pas déjà attribué à un utilisateur. Il est
recommandé de choisir le plus tôt possible le numéro devant être utilisé pour l'appel circulaire. Le
numéro le mieux adapté est le numéro principal.
Vous trouverez de plus amples informations au chapitre 5
Page: 31 de 41
12 Annexe – pour les utilisateurs
12.1
Configurer le compte utilisateur
Les utilisateurs peuvent configurer leur compte vPBX selon leurs besoins spécifiques. Pour cela, il est
nécessaire que l'administrateur du vPBX ait ouvert le compte utilisateur (adresse e-mail).
12.2 Création du mot de passe – Mot de passe perdu
Sur https://mybusiness.upc-cablecom.ch/portal/hosted_PBX/HostedPBXLogin.html, il y a dans le
navigateur la rubrique Login. Allez sur Login pour créer un mot de passe.
Si vous ne réussissez pas à y accéder, veuillez vous adresser à votre administrateur du vPBX.
12.3 Pour vous enregistrer
Veuillez inscrire l'adresse e-mail qui vous a été donnée par votre administrateur du vPBX. Cliquez
ensuite sur le bouton Envoyer la demande.
Un mail vous est envoyé. Suivez les instructions qui y sont indiquées pour sélectionner un mot de passe
sûr pour votre accès au portail. Vous pouvez ensuite vous connecter sur le portail de upc cablecom
business.
Page: 32 de 41
12.4 Aperçu de la vue de l'utilisateur
Appels
Liste de tous les appels en absence, sortants et entrants.
Envoyer un fax
Envoi et réglages du téléfax.
Réglages
Configuration des transferts d'appel, des terminaux et des notifications.
Numéros abrégés
Récapitulatif des numéros abrégés.
Logout
Sortie du portail.
Page: 33 de 41
12.5 Établir la liste des appels
Définissez une période et établissez les listes d'appels:
Les listes peuvent être exportées vers Excel. Sélectionnez le type d'appel (en absence, sortant, entrant)
et la période. Cliquez ensuite sur Actualiser.
Pour télécharger vers Microsoft Excel cliquez sur Exporter.
Page: 34 de 41
12.6 Envoyer un fax
Numéro d'origine
Numéro de fax de votre entreprise Peut être n'importe quel numéro parmi
ceux attribués
Numéro du destinataire
Numéro de fax du destinataire
En-tête
Informations de l'en-tête du fax
Fichier à envoyer
Le fichier à envoyer (PDF) peut être téléchargé après avoir été sélectionné.
Page: 35 de 41
12.7 Configuration des transferts d'appel
Le système vous offre des solutions de rechange, si vous ne pouvez pas répondre à un appel.
12.8 Répondeur (boîte vocale)
Le répondeur de vPBX permet d'assurer qu'aucun appel ne soit perdu lorsque vous êtes absent, si votre
ligne est occupée ou si votre liaison Internet ne fonctionne pas. Lorsque vous activez la boîte vocale, un
correspondant peut laisser un message. Vous recevez les messages vocaux par e-mail et vous pouvez
les écouter gratuitement, partout où vous avez accès à vos e-mails.
Sélectionnez dans le menu Paramètres et allez sur Notifications. Veuillez saisir la formule d'appel par ex.
Chère Madame ainsi que l'adresse e-mail à laquelle les messages vocaux doivent être envoyés. Si vous
utilisez le numéro pour recevoir les fax par e-mail, veuillez s.v.p. indiquer une adresse e-mail pour les fax.
Pour conclure, cliquez sur Enregistrer.
Page: 36 de 41
12.8.1
Fonctions de la boîte vocale
– Enregistrer votre message personnalisé.
– Les correspondants peuvent laisser un message vocal lorsque vous êtes absent, si votre ligne est
occupée ou lorsque votre téléphone n'est pas connecté.
– Notification par e-mail en cas de nouveaux messages vocaux, écoute gratuite des messages reçus,
partout où vous avez accès à vos e-mails.
– Interrogation à distance de la boîte vocale.
12.8.2
Configuration de la boîte vocale
Enregistrer votre message personnalisé
888
0
Avec la ligne téléphonique de upc cablecom, composez le numéro abrégé 888. Vous entendez
ensuite le menu principal de la boîte vocale.
Choisissez l'option 0 pour accéder aux réglages de votre boîte mail. Vous entendez ensuite le
menu de configuration de la boîte vocale.
Les options suivantes s'offrent à vous
1
2
3
4
5
*
Enregistrer un message personnalisé pour lorsque vous n'êtes pas joignable.
Enregistrer un message personnalisé spécifique pour lorsque votre ligne est occupée.
Enregistrer votre nom pour utiliser le message standard.
Enregistrer un message personnalisé temporaire.
Modifier le mot de passe pour pouvoir aussi accéder à votre boîte vocale depuis une autre ligne
téléphonique.
Retourner au menu principal
Page: 37 de 41
12.8.3
Écouter les messages vocaux
Veuillez noter que les messages vocaux qui vous sont laissés ne restent enregistrés que pendant une
courte période. L'envoi des messages vocaux à votre adresse e-mail, permet de garantir qu'aucun
message ne vous échappe.
Par e-mail
Veuillez vérifier vos e-mails. Après avoir été laissé, les messages vocaux sont immédiatement envoyés
par e-mail sous forme d'un fichier audio en format WAV. Les fichiers WAV peuvent être lus directement
sur l'ordinateur avec toutes les applications multimédia habituelles.
Par téléphone
888
1
En utilisant le terminal relié à votre ligne de upc cablecom, composez le numéro abrégé 888.
Si vous utilisez un autre terminal, veuillez composer le numéro 043 500 9999. Vous entendez
ensuite le menu principal de la boîte vocale.
Si vous avez des nouveaux messages: veuillez composer le 1 pour les écouter.
(Si vous n'avez pas de nouveaux messages, vous pouvez écouter avec cette option vos anciens
messages).
Vous avez aussi les options suivantes:
3
Fonctions avancées (fonction non disponible)
4
Écouter les anciens messages
5
Réécouter un message
6
Écouter le message suivant
7
Effacer un message / restaurer un message effacé
8
Faire suivre un message (fonction non disponible)
9
Enregistrer un message
*
Aide
#
Une fois que vous avez écouté vos messages, vous pouvez mettre fin à la communication en
appuyant sur la touche dièse #.
12.8.4
Interrogation à distance de la boîte vocale
Appelez le 043 500 9990, on vous demandera ensuite de composer le numéro de la boîte vocale. Après
vous devez entrer votre code PIN. (Le code PIN se trouve dans le portail sous la section notifications).
12.9 Numéro abrégé
Grâce au numéro abrégé affiché les utilisateurs peuvent voir si l'interlocuteur interne appelé téléphone
déjà ou si le poste est libre. Pour configurer la fonction affichage du poste occupé, regardez dans les
manuels d'utilisation des terminaux correspondants sur www.e-fon.ch/support.
Page: 38 de 41
13 Définitions
Administrateur du Administrateur du central téléphonique virtuel ou du vPBX de upc cablecom business.
vPBX
Adresse IP
Adresses de réseaux informatiques basés sur l'Internet Protocol (IP).
Appel circulaire
Possibilité de distribuer les appels sur plusieurs terminaux, lorsque la distribution a
été prédéfinie.
Boîte vocale
Possibilité d'enregistrer un message vocal Avec le vPBX de upc cablecom business,
les messages vocaux sont transmis, en règle générale par e-mail, à une adresse
préalablement définie.
DECT
Digital Enhanced Cordless Telecommunications est une norme pour les téléphones
sans fil ainsi que pour la transmission de donnés sans fil en général. La norme DECT
est définie par l'ETSI sous la référence EN 300 175.
Firmware
On parle de Firmware aussi bien pour le logiciel d'exploitation pour différents
appareils ou composants (p.ex. téléphone portable, télécommande, disque dur,
imprimante), que pour les logiciels fondamentaux d'un ordinateur (p.ex. le BIOS), qui
est indispensable sur la carte mère pour pouvoir lancer et utiliser le système
d'exploitation proprement dit.
Hard phone
Les téléphones filaires fonctionnant avec la technique Voice-over-IP et les téléphone
sans fil (voir DECT).
IVR (Interactive L'IVR est une option pouvant être intégrée dans le vPBX permettant de mettre en
Voice Response) place une navigation téléphonique, comme par exemple la numérotation
multifréquence (pour l'administration composer le 1, pour le Service Desk le 2 etc.).
Cette fonction peut être utilisée pour un ou plusieurs numéros.
Mise en attente ouMise en attente d'un appel en cours par exemple pour consulter un autre
«hold»
interlocuteur.
Musique pendant Avec la fonction Mise en attente, un correspondant peut mettre une communication
l'attente
en cours en position d'attente. En général, le correspondant entend dans ce cas-là
une annonce ou une musique d'attente.
Network Address
Translation, NAT
(ou IP
Masquerading)
Dans les réseaux informatiques, il s'agit d'un terme générique pour décrire un
procédé consistant à remplacer automatiquement des champs d'adresses non
routables par d'autres paquets de données, ce qui permet une liaison avec d'autres
réseaux. Le procédé sert aussi de dispositif de sécurité et est employé pour séparer
le réseau interne du réseau externe. En général, le NAT est configuré sur un router.
Numéro de
téléphone
Séquence de chiffres composée pour contacter un correspondant lors d'un appel
téléphonique. Appelé aussi numéro d'appel.
Poste servant
d'intermédiaire
Il est possible d'intégrer un standard téléphonique dans le vPBX de upc cablecom
business. L'utilisateur choisi à cet effet peut en cliquant sur sa souris répondre à des
appels et les transmettre en utilisant la fonction drag and drop.
Prise d'appel
Possibilité de répondre à des appels entrants, arrivant sur des appareils occupés au
moment de l'appel.
Provisionnement, Les données de configuration sont transmises automatiquement au téléphone.
provisionné
Soft phone
Informatique permettant la téléphonie. Il faut différencier entre le logiciel du réseau
téléphonique commuté (RTC ou de l'anglais PSTN) pour téléphones fixes et les
Page: 39 de 41
logiciels de téléphonie par Internet.
Téléphonie par
Internet
voir chapitre 1.1.
virtual PBX
(vPBX) de upc
cablecom
business
Central téléphonique virtuel.
Voice over IP,
VoIP
Téléphoner par Internet.
Page: 40 de 41
14 Index
A
Accès au portail ........................................................ 5
Administrateur du vPBX ......................................... 5
Administration fichier ............................................ 21
Annonce..................................................................... 21
Aperçu du portail de l'administrateur du vPBX 6
Appel circulaire ........................................................ 12
Appels ....................................................................... 34
M
Mise en attente ou..................................................39
Modèles de téléphone ........................................... 27
Musique d'attente................................................... 23
N
NAT ............................................................................39
Numéro abrégé ........................................................ 17
B
Basculements programmés .................................. 14
Boîte vocale ............................................................. 36
P
Prise d'appel ............................................................. 19
Provisionnement.....................................................24
C
Contrôle de provisionnement.............................. 26
Créer un compte utilisateur .................................. 7
S
Soft phone ................................................................39
D
T
DECT .......................................................................... 39
Téléfax.......................................................................28
Terminaux .................................................................10
F
Fax2Mail.................................................................... 29
V
H
Virtual PBX ................................................................. 3
VoIP.............................................................................. 3
Hard phone .............................................................. 39
W
Web2Fax? .................................................................29
Page: 41 de 41

Manual Virtual PBX

Transcription

Documents pareils

Résiliation du raccordement au câble et des produits upc cablecom

Eric Tveter nommé nouveau Managing Director de

TOP MODELS / AMOUR, GLOIR ET BEAUTÉ….

Fiche informative DigiCard (CI+)

LUNETTES DE SOLEIL AVIATEUR

Deggendorf, 01. Dezember 2015 Objet: Nouvelles raisons sociales

Partenariat stratégique entre Cablecom et Dipl. Ing. Fust AG Orange

Communique de presse un nouveau magazine de