Bilingual French-English Administrative Assistant Building Inclusive

Internal/External
Job Posting: Bilingual French-English Administrative Assistant
Building Inclusive Communities
Temporary Full-time (1.0 FTE or 5 days per week) 1 year maternity leave contract position
June 8, 2016
Family Service Toronto (FST) helps people face a wide variety of life challenges. For over 100
years we have been assisting families and individuals through counselling, community
development, advocacy and public education programs. We also work with a range of partners
to build a vibrant community social services sector. Family Service Toronto is a proud United Way
member organization. Our services are available to everyone who lives or works in Toronto.
Reporting to the Operations Manager, Building Inclusive Communities (BIC), the Bilingual
Administrative Assistant, Building Inclusive Communities is the first point of contact for all clients,
suppliers and visitors when they contact Family Service Toronto’s Developmental Service teams
(Options, Person-Directed Planning, Passport and Operations), either by phone or in person.
Working closely with the Operations Manager and other Administrative Assistants this role will
maintain a professional office environment and will ensure that office administrative processes
function smoothly. We are committed to developing a service team that reflects the diversity of the
population who live and work in the City of Toronto.
KEY RESPONSIBILITIES:
 Responsible for greeting, welcoming and directing all visitors and callers in a professional,
respectful, effective and courteous manner, both in English and in French
 Responds to distressed clients, provides reassurance and informs them of options for
assistance and/or involves the program duty day staff person or a manager
 Ensures client and FST confidentiality is maintained
 Creates and updates client records in electronic client databases
 Records team meeting minutes
 Types and edits prepared letters, reports, case summaries, memos, etc., as required
 Creates training and provides technical support for team’s use of Docushare and the
electronic client databases including the creation of user process manuals
 Provides technical support for phones, desktop/laptop, printer/photocopiers and shredders;
including the coordination of technicians as necessary
 Assists in monitoring data quality in electronic client databases in collaboration with the
Manager, BIC Operations
 Downloads, saves, and prints Passport applications from the Passport Portal
 Verifies accuracy of mapped scores and ensures traffic flow and sorting of mapped files.
 Enters and updates mapping scores and other required information in database and assists
in checking consistency of entries
 Assists with the development of quarterly MCSS reports
 Coordinates the online storage process, including: the provision of training and support to
temp staff who scan documents; Excel formatting to create file name library; verification of
file library on Docushare.
QUALIFICATIONS:
 One to two years community college or a combination of education and experience in a
relevant field
 One to three years of experience in reception and administrative functions
 Demonstrated skill in a customer service role
 Ability to sensitively and professionally respond to the needs of clients who are first time
callers, are calling in crisis, are repeat callers, etc. and the ability to maintain client and
organizational confidentiality
 Initiative and ability to manage competing demands and set priorities
 Good verbal and written communication skills in English and French
 Proficient computer skills (e.g., skills using Microsoft Word, Excel, PowerPoint Outlook
and Access)
 Accurate, 60 wpm typing skills
 Tact, diplomacy and flexibility in dealing with people in a variety of roles
 Ability to work as part of a team in a diverse environment
 Ability to work in and contribute to an environment which respects the human rights,
dignity and worth of all individuals
 Ability to work accurately with strong attention to detail in an environment with many
potential interruptions
 Demonstrated commitment to principles of social justice, equity, inclusion and cultural
competency
 Ability to work flexible hours (e.g., one evening per week)
 Familiarity with smartphone functionality and ability to troubleshoot issues
 Familiarity with the functionality of various types of hardware, including phones,
desktop/laptop computers, printer/photocopiers and shredders
 Experience creating training presentations and user manuals
LOCATION:
700 Lawrence Avenue West (Lawrence Square Mall)
SALARY RANGE:
Salary Grade 5, Bargaining Unit
$40,413 - $49,717
DEADLINE TO APPLY: No later than 5 p.m. June 22, 2016
Interested applicants are invited to submit a letter of application and resume, quoting File BIC
#17-16 to:
Human Resource Services,
Family Service Toronto,
#202 – 128A Sterling Road
Toronto, ON
M6R 2B7
OR e-mail: [email protected]
FST is committed to a policy of equity and inclusion.
In accordance with Ontario Human Rights Code, Accessibility for Ontarians with Disabilities Act,
2005, and FST’s Access and Equity policy, accommodation will be provided in all parts of the hiring
process. Applicants need to make their needs known in advance.
We thank all applicants and will contact the individuals selected for an interview. No phone calls
please.
www.familyservicetoronto.org
Affichage interne/externe
Offre d’emploi : adjoint administratif/adjointe administrative bilingue français-anglais
Créer des collectivités inclusives
1 poste contractuel temporaire à temps plein (1 ETP ou 5 jours par semaine), en
remplacement d’un congé de maternité
Le 8 juin 2016
Family Service Toronto (FST) aide les personnes à faire face à une grande variété de difficultés
de la vie courante. Depuis plus de 100 ans, nous venons en aide à des familles et à des
particuliers par le truchement de programmes de consultation, de développement
communautaire, de défense des droits et de sensibilisation du public. Nous collaborons
également avec une gamme de partenaires pour bâtir un secteur de services
sociocommunautaires dynamique. Family Service Toronto est fier d’être un organisme membre
de Centraide. Nos services sont offerts à toute la population qui vit et travaille dans la ville de
Toronto.
Sous la direction du directeur des opérations, Créer des collectivités inclusives (CCI), le ou la
titulaire du poste d’adjoint administratif bilingue, Créer des collectivités inclusives est le premier
point de contact de tous les clients, fournisseurs et visiteurs avec les équipes des Services aux
personnes ayant une déficience intellectuelle de Family Service Toronto (options, planification
gérée par la personne, passeport et opérations), que ce soit par téléphone ou en personne.
Travaillant en étroite collaboration avec le directeur des opérations et d’autres adjoints
administratifs, le titulaire tient un environnement de bureau professionnel et veille au bon
fonctionnement des processus administratifs de bureau. Nous tenons résolument à former une
équipe de service diversifiée, à l’image de la diversité de la population qui vit et travaille dans la
ville de Toronto.
RESPONSABILITÉS :
 Saluer, accueillir et diriger tous les visiteurs et les personnes qui téléphonent, de manière
professionnelle, respectueuse, efficace et courtoise, dans les deux langues officielles
 Répondre aux clients en difficulté, les rassurer et les renseigner sur les options
d‘assistance ou faire appel au membre du personnel de jour en fonctions ou à un
gestionnaire du programme
 Veiller au respect de la confidentialité des renseignements du client et de FST
 Créer et mettre à jour les dossiers des clients dans les bases de données électroniques
des clients
 Prendre note des comptes rendus des réunions d’équipe
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Taper et modifier des lettres rédigées au préalable, des rapports, des résumés de cas, des
notes de service, etc., au besoin
Créer une formation et fournir un soutien technique pour l’utilisation de Docushare et des
bases de données électroniques des clients par l’équipe, y compris la création de manuels
de l’utilisateur
Fournir un appui technique pour les téléphones, les ordinateurs de bureau/ portables,
l’imprimante, les photocopieuses et les déchiqueteuses, y compris la coordination des
techniciens si nécessaire
Contribuer à la surveillance de la qualité des données dans les bases de données
électroniques des clients en collaboration avec le gestionnaire, opérations CCI
Télécharger, sauvegarder et imprimer les demandes d’inscription au programme Passeport
à partir du portail Passeport
Vérifier l’exactitude des notations cartographiées et assurer la fluidité de la circulation et le
tri des dossiers cartographiés
Saisir et mettre à jour les notations cartographiées et d’autres renseignements requis dans
la base de données et aider à vérifier l’uniformité de la notation
Participer à l’élaboration de rapports trimestriels destinés au MSSC (ministère des Services
sociaux et communautaires)
Coordonner le processus de stockage en ligne, y compris l’offre de formation et de soutien
au personnel temporaire qui numérise les documents; la mise en forme dans Excel pour
créer la bibliothèque de noms de fichiers; la vérification de la bibliothèque de fichiers sur
Docushare.
QUALITÉS REQUISES :
 Une ou deux années d’études dans un collège communautaire ou une combinaison
équivalente d’études et d’expérience dans un domaine pertinent
 Une à trois années d’expérience dans des fonctions de réception et d’administration
 Compétence démontrée dans le service à la clientèle
 Capacité de répondre avec sensibilité et professionnalisme aux besoins des clients qui
téléphonent pour la première fois, qui sont en état de crise, qui font des appels répétés,
etc., et capacité de respecter la confidentialité du client et de l’organisme
 Initiative et capacité de gérer des demandes concurrentes et d’établir des priorités
 Aptitudes à communiquer avec aisance en français et en anglais, à l’oral et à l’écrit
 Bonnes connaissances en informatique (par ex. utilisation de Microsoft Word, Excel,
PowerPoint Outlook et Access)
 Capacité de taper 60 mots à la minute, avec précision
 Tact, diplomatie et souplesse dans l’interaction avec des particuliers à divers titres
 Capacité de travailler en équipe dans un milieu diversifié
 Capacité de fonctionner à l’intérieur d’un milieu de travail respectueux des droits de la
personne, de la dignité et de la valeur de tout être humain, et d’y contribuer
 Capacité de travailler avec précision en accordant une grande attention aux détails dans
un milieu où les interruptions peuvent être fréquentes
 Adhésion démontrée aux principes de justice sociale, d’équité, d’inclusion et de
compétence culturelle
 Capacité à travailler selon un horaire souple (par ex. un soir par semaine)
 Familiarité avec les fonctionnalités du téléphone intelligent et capacité de résoudre les
problèmes
 Familiarité avec le fonctionnement des différents types de matériel : téléphones,
ordinateurs de bureau/portables, imprimantes/photocopieuses et déchiqueteuses

Expérience dans la création de présentations de formation et de guides de l’utilisateur
EMPLACEMENT :
Square)
700, avenue Lawrence Ouest (Centre commercial Lawrence
ÉCHELLE SALARIALE :
Salaire de niveau 5 de l’unité de négociation
40 413 $ – 49 717 $
DATE LIMITE DE PRÉSENTATION : le 22 juin 2016, avant 17 h
Les candidates et candidats intéressés sont invités à faire parvenir leur curriculum vitae et une
lettre d’accompagnement sur lesquels sera inscrit le numéro de dossier BIC #17-16 à l’adresse
suivante :
Services des ressources humaines
Family Service Toronto
128A, chemin Sterling, bureau 202
Toronto (Ontario) M6R 2B7
ou par courriel, à : [email protected]
FST adhère à une politique d’équité et d’inclusion.
Conformément au Code ontarien des droits de la personne, à la Loi de 2005 pour les personnes
handicapées de l’Ontario et à la politique en matière d’accès et d’équité de FST, des
aménagements seront offerts à toutes les étapes du processus d’embauche. Les candidates et
les candidats doivent préciser à l’avance quels sont leurs besoins.
Nous remercions toutes les personnes qui soumettront une demande et communiquerons avec
les candidates et les candidats retenus aux fins d’entrevue. Prière de ne pas faire de suivi
téléphonique.
www.familyservicetoronto.org