PowerPoint® Aide

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PowerPoint® Aide

PowerPoint®
Aide-mémoire
Dernière révision mars 2007
Aide-mémoire Powerpoint
Sommaire
1
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3
4
5
6
7
8
L’ESPACE DE TRAVAIL
3
LES MASQUES ET LES MODÈLES DE CONCEPTION
8
1.1
1.2
1.3
1.4
Les modes d’affichages
La barre des menus
Les barres d’outils
Le presse-papier
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
2.7
À quoi servent-il ?
Les différents masques
Paramétrer un masque de diapositives
Fermer le masque et travailler sur les diapositives
Créer un modèle de conception
Faire une nouvelle présentation
Utiliser un modèle de conception
8
8
8
9
10
10
11
CRÉATION, SUPPRESSION, MISE EN FORME DES DIAPOSITIVES
12
FORMES ET TRAITS
16
TABLEAUX, GRAPHIQUES, IMAGES ET VIDÉOS
19
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
Créer une nouvelle diapositive
Dupliquer, bouger, supprimer une diapositive
Jeu de couleurs des diapositives
Police, taille et attribut des caractères
Paragraphes et listes à puces
Arrière-plan
4.1
4.2
Insérer les formes et les traits
Modifier et placer
5.1
5.2
5.3
5.4
Les tableaux
Les graphiques
Les images
Sons et vidéos
12
12
12
13
13
15
16
17
19
19
20
20
ANIMATIONS, TRANSITIONS ET NAVIGATION
21
ENREGISTRER LA PRÉSENTATION
23
POWERPOINT ET LES AUTRES
24
6.1
6.2
6.3
Les animations
Les Transitions
Naviguer dans une présentation
8.1
8.2
Les collages avec liaison, l’exemple d’Excel
Word et PowerPoint
8.3
Intégrer d’autres diaporamas à une présentation
8.2.1
8.2.2
9
3
5
5
6
24
24
De Word vers Powerpoint ............................................................................................... 24
De Powerpoint vers Word ............................................................................................... 24
EN RÉSUMÉ POUR RÉUSSIR SES PRÉSENTATIONS
9.1
9.2
9.3
21
21
22
Quelques règles à respecter.
Ce qu’il faut surtout éviter
Ce qui est conseillé
10 INDEX
Isabelle Dutailly ‒ [email protected]
25
26
26
26
26
28
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2
1 L’espace de travail
Au démarrage PowerPoint affiche automatiquement une diapositive de titre et le Volet Office.
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1.1 Les modes d’affichages
PowerPoint propose plusieurs modes d’affichages avec lesquels
il faut jouer pour créer une présentation. On passe de l’un à
l’autre en cliquant sur les onglets du volet de gauche :
ou dans la barre en bas à gauche de la fenêtre :
Le mode normal est celui avec lequel on prépare le plus communément une présentation, il
affiche à gauche soit son contenu en texte (mode plan), soit une vignette (mode diapositives)
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et à droite la diapositive en cours telle qu’elle sera projetée, c’est le mode d’affichage par
défaut.
La trieuse de diapositives permet de voir la présentation dans sa globalité et, comme son
nom l’indique, de ranger les diapositives si nécessaires.
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On affichera le diaporama pour visionner la diapositive en cours avec ses animations ou pour
voir l’ensemble de la présentation et vérifier la navigation que l’on y aura introduite.
1.2 La barre des menus
Elle permet d’accéder aux menus déroulants de Powerpoint. Elle est toujours affichée.
Un clic sur l’étiquette du menu (les mots : Fichier, Édition, Affichage etc.) fait apparaître son
contenu. Attention les menus ne s’affichent peut-être pas en entier. Lorsqu’une une double
flèche apparaît :
automatiquement.
en bas du menu, laissez la souris dessus, le reste du menu se déroulera
Fichier est le menu pour créer, ouvrir, enregistrer, fermer, imprimer, mettre en
page en fonction de la destination (affichage à l’écran, impression sur transparent…),
créer une présentation à emporter. Il permet aussi d’envoyer le fichier vers le logiciel
de courrier électronique ou de fermer PowerPoint.
Édition : ce menu n’a rien à voir avec l’édition papier. En effet, il regroupe des
fonctions telles que : dupliquer, supprimer une diapositive, copier, coller, effectuer
des collages spéciaux comme le collage avec liaison, annuler, répéter ce que l’on
vient de rechercher, remplacer un terme, sélectionner tout…
Affichage : pour afficher des en-têtes et pieds de page, le Volet Office, des barres
d’outil particulières, afficher les masques des diapositives, les règles, les repères,
visualiser la présentation en noir et blanc (utile si elle doit être imprimée)…
Insertion : est utilisé pour insérer ou dupliquer des diapositives, ajouter des
images, des vidéos, des sons, des graphiques et des tableaux. Il permet aussi
d’insérer des commentaires sous la forme de « post it® » jaunes. A contrario des
commentaires ajoutés dans la zone sous la diapositive, ces « post-it » ne se verront
pas à la projection s’ils sont placés hors de la diapositive.
Format regroupe toutes les opérations de mise en forme de polices et de
paragraphes, l’arrière-plan, l’application d’un modèle de conception dans ce cas il
affiche le Volet Office correspondant lequel permet aussi de déterminer les jeux de
couleurs.
Dans le menu Outils, on retrouvera notamment les fonctions orthographiques et les
fonctions qui permettrent de personnaliser Powerpoint (personnaliser et options).
Diaporama est un menu spécifique au logiciel. Il propose toutes les fonctions
d’animation, de minutage, de visualisation de la présentation.
Fenêtre : pour passer d’une présentation à une autre.
? : pour accéder à l’aide du logiciel.
1.3 Les barres d’outils
Généralement les barres d’outils affichées sont :
La barre Standard, elle regroupe les icônes des fonctions les plus utiles du logiciel :
créer, ouvrir, enregistrer, imprimer une présentation, correction orthographique
insertion d’un graphique (
) ou d’un tableau (
).
La barre Mise en forme dont les icônes vous permettront, comme le nom de la
barre l’indique, de mettre en forme la diapositive en choisissant une police de
caractère, sa taille et son style. Vous pouvez également, en cliquant à droite sur
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Conception, afficher le Volet Office adéquat pour mettre en forme de façon uniforme
le diaporama ou insérer une nouvelle diapositive.
Le menu Dessin qui s’affiche en bas de l’écran. Il concerne toutes les opérations sur
les formes.
À savoir
En appuyant sur la touche CTRL et en agissant sur la mollette, vous déclenchez le
zoom (avant ou arrière).
On peut retrouver les fonctions des différentes barres de la fenêtre PowerPoint dans
les menus, on peut également faire appel à certaines en utilisant des combinaisons
de touches ou raccourcis clavier. Ces raccourcis figurent dans les menus à droite.
Enfin on accède à ces fonctions « menus contextuels » par le clic droit de la souris.
1.4 Le presse-papier
Vous pouvez copier jusqu’à 24 éléments dans le presse-papier d’Office XP.
Les éléments sont visibles sur le presse-papier que vous avez affiché en passant par le menu
Affichage/Volet Office puis en sélectionnant l’option ad hoc dans ledit volet.
Pour copier un élément : sélectionnez-le puis cliquez sur l’icône
,
faites le raccourci clavier Ctrl+C ou enfin cliquez avec le bouton droit
de la souris, le pointeur étant sur l’élément sélectionné, et choisissez
Copier.
Pour coller un élément : double-cliquez sur celui-ci dans le pressepapiers à droite de l’écran. L e contenu est affiché dans le volet :
ou bien cliquez avec le bouton droit de la souris et choisissez Coller.
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Il est possible de modifier le contenu du presse-papiers en retirant au choix soit un
élément : cliquez dessus avec le bouton droit, puis Supprimer, soit l’ensemble en cliquant
sur le bouton Effacer tout.
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2 Les masques et les modèles de conception
2.1 À quoi servent-il ?
Les masques contiennent les informations de présentation générale des diapositives :
couleurs, traits, logos, type et mise en forme des caractères et tout élément répétitif comme,
par exemple, les boutons de navigation que l’on voudrait avoir sur chaque diapositive. Les
masques sont liés à une présentation, si l’on veut qu’ils resservent pour d’autres, il faudra
alors enregistrer la présentation en tant que modèle de conception.
Outre le fait que les masques permettent d’uniformiser la mise en page d’une présentation,
lui donnant ainsi un aspect plus « professionnel » et mieux fini, leurs modifications se
répercuteront sur toutes les diapositives. On pourra ainsi, par exemple, mettre à jour
automatiquement un diaporama en fonction de l’évolution d’une charte graphique ou d’un
logo.
2.2 Les différents masques
Il y a trois masques différents :
le masque de diapositives est le plus important puisque c’est celui qui sert à la mise
en page de la présentation
le masque de document pour paramétrer l’impression de la présentation : entêtes,
pieds de pages, nombre de diapositives par page…
le masque des pages de commentaires définit les caractéristiques des commentaires
apposés sous une diapositive.
2.3 Paramétrer un masque de diapositives
Lorsque vous affichez le masque de diapositive, PowerPoint affiche en fait deux masques :
celui de l’ensemble de la présentation et le masque de titre qui permet de donner une allure
différentes aux diapositives titre.
Menu Affichage/Masques, sélectionnez Masque des diapositives.
Le masque affiche du texte « vide » qui n’apparaît pas sur la diapositive projetée mais
permet de voir ce que l’on met en forme.
Cliquez sur l’une des zones cernées de pointillés pour la sélectionner. Lorsqu’elle est
encadrée d’une trame de petits points, il n’est pas nécessaire de sélectionner le texte pour le
modifier, tous les paramètres que vous définirez en passant par le menu Format/Police ou
par le bouton de la barre de Mise en forme s’appliqueront sur tout le texte.
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Les petits carrés blancs à chaque angle et au milieu des côtés sont des poignées de sélection
et permettent de modifier la zone dans un sens ou dans un autre.
Pour déplacer la zone sélectionnée : cliquer sur sa bordure et maintenir le bouton gauche de
la souris enfoncée. Le pointeur se transforme en en croix fléchée :
lorsque vous relâcherez le bouton de la souris.
. La zone se posera
Pour ne modifier qu’une partie du texte, il faut entrer dans la zone en cliquant dedans et
sélectionner ce qui est à changer. La bordure tramée se transforme en petites diagonales.
On peut sélectionner plusieurs zones de texte ou objets en maintenant la touche majuscule
du clavier enfoncée (la flèche blanche) et en cliquant sur chaque zone.
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Pour introduire une image ou une forme, cliquez sur le bouton voulu de la barre d’outils
Dessin en bas de l’écran.
Ces opérations peuvent se faire, bien évidemment, sur les diapositives et pas uniquement
sur les masques.
2.4 Fermer le masque et travailler sur les diapositives
Pour retourner sur la diapositive : cliquez sur Désactiver le mode masque de la barre
d’outils :
ou cliquez sur l’une des icônes de mode d’affichage en bas de l’écran.
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À savoir
Seules les zones de texte des cadres prédéfinis dans le masques seront affectées
par les paramétrages du masque. Toutes les autres zones créées par la suite
devront être configurées individuellement.
On peut paramétrer des effets d’animation et de transition sur le masque et les
changer sur une diapositive précise.
Il est préférable de ne pas changer le texte du masque.
2.5 Créer un modèle de conception
Que l’on parte d’une présentation existante ou d’un nouveau diaporama vierge de toute
information, la démarche est la même. Après avoir mis en forme le fond par ajout ou non
d’un arrière-plan et défini précisément le masque des diapositives : format des caractères,
éléments communs à toutes les diapositives, animations, liens, dans le menu
Fichier/Enregistrer sous, sélectionnez Modèle de conception. PowerPoint créera un
fichier avec l’extension : « .pot » qui se rangera automatiquement dans le dossier Modèles
de la suite Office Microsoft. Le modèle contiendra du texte « vide ».
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2.6 Faire une nouvelle présentation
Lorsque l’on veut créer une nouvelle présentation à partir du menu
Fichier/Nouveau, PowerPoint affiche à droite de la fenêtre le volet
Office Nouvelle présentation.
Il est divisé en quatre parties :
Ouvrir une présentation pour accéder à un fichier déjà créé. La
liste des dix dernières s’affiche, sinon il faut cliquer sur
l’icône Autres présentation en dessous de la liste.
Créer : une nouvelle présentation à partir de rien, un
diaporama basé sur un modèle de présentation existant ou
encore choisir l’assistant de Sommaire automatique qui
propose un « pré contenue » indicatif qu’il ne reste plus qu’à
personnaliser.
Créer à partir d’une présentation existante permet de se baser
sur un travail déjà sans risquer d’écraser le fichier et de
perdre l’original.
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Créer à partir d’un modèle pour utiliser un modèle soit proposé par Windows, soit
que l’on aura créé.
2.7
Utiliser un modèle de conception
Choisir dans le volet Office Modèles de conception celui que l’on veut et cliquer
dessus.
Toutes les diapositives seront mises en forme conformément au modèle.
À savoir
La mise en forme s’appliquant évidement à tout le texte : il faudra peut-être revoir
certaines diapositives, les caractères, même de corps identiques, n’occupant pas
tous le même espace (on dit qu’ils n’ont pas la même chasse).
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3 Création, suppression, mise en forme des diapositives
3.1 Créer une nouvelle diapositive
Cliquez sur Nouvelle diapositive dans la barre d’outils, l’étoile
de l’icône est remplacée par une croix. Le Volet Office NOUVELLE
DIAPOSITIVE
s’affiche, il permet de choisir une mise en page
automatique
reprenant,
hormis
la
caractéristiques définies dans le masque.
diapositive
vide,
les
À savoir : évitez le recours à la diapositive vide si vous
voulez
que
les
paramétrages
du
masque
s’appliquent automatiquement et que le titre soit
visible lorsque vous naviguez dans la présentation.
3.2 Dupliquer, bouger, supprimer une diapositive
Plutôt que de faire un copier-coller, il est plus simple de dupliquer
une diapositive si l’on veut la scinder en deux parce que, par
exemple, celle sur laquelle on travaille contient trop de texte. En
mode normal, plan ou diapositive, placez-vous sur la diapositive à
reproduire et allez dans le menu Insertion/Dupliquer la
diapositive. En mode Trieuse de diapositives, cliquez sur celle que
vous désirez dupliquer pour la sélectionner, vous pouvez passer
par le menu Insertion ou par Édition/Dupliquer ou encore faire
que vous sélectionnée.
le raccourci CTL+D. La nouvelle diapositive se placera à droite celle
Pour déplacer une diapositive : en mode Trieuse de
diapositives, cliquez sur celle qui vous intéresse,
maintenez le bouton de la souris enfoncée et
déplacez là à l’endroit voulu matérialisé par une
barre verticale.
La façon la plus simple de supprimer une diapositive
consiste à la sélectionner en mode normal, plan ou
trieuse de diapositive et à appuyer sur l’une des
touches de suppression du clavier.
3.3 Jeu de couleurs des diapositives
Pour unifier les diapositives, PowerPoint a une fonction Jeu de couleurs accessible dans le
volet Conception des diapositives – jeu de couleurs. Vous pouvez ajouter les
vôtres en cliquant sur Modifier les couleurs en bas du volet.
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Pour modifier une couleur : cliquez dessus pour la
sélectionner, puis cliquez sur CHANGER
DE COULEUR.
Lorsque
changement à toutes les diapositives : APPLIQUER
PARTOUT,
vous l’aurez choisi, vous pourrez décider d’appliquer ce
ou seulement à celle en cours : APPLIQUER. Si vous désirez
utiliser régulièrement ce jeu de couleurs, cliquez sur le
bouton AJOUTER
COMME JEU STANDARD,
ainsi à chaque fois.
vous le retrouverez
3.4 Police, taille et attribut des caractères
Cliquez sur le triangle de menu déroulant de l’étiquette
caractère, sélectionnez-le. Faites de même pour sa taille.
Ou : passez par le menu Format/Police. La boîte de
dialogue Police vous donne un aperçu du caractère.
Pour les passer en gras, en italique ou les souligner :
sélectionnez le texte
Mise en forme :
souligner.
cliquez sur l’icône correspondante dans la barre
pour mettre en gras,
pour passer en italiques et
pour
Ou bien utilisez les raccourcis clavier : CTRL+G pour le gras, CTRL+I pour les italiques,
CTRL+U pour le souligné.
En cours de frappe, il est nécessaire d’activer la fonction au début de la saisie (par le
raccourci clavier ou un clic sur l’icône), puis de la désactiver à la fin de la même façon.
Les caractéristiques du texte figurent dans la barre d’outils Mise en forme. L’étiquette
blanche à gauche vous donne le nom du caractère, puis sa taille (ou corps).
Pour changer la couleur, sélectionnez le texte. Vous pouvez passer par le menu
Format/Police ou cliquer sur l’icône :
de la barre Dessin.
À savoir
Évitez les polices trop «exotiques » et contentez-vous des fontes les plus répandues
si vous devez présenter votre diaporama sur un autre ordinateur que le vôtre. Les
plus lisibles à l’écran sont les polices bâtons comme l’Arial que l’on trouve dans
tous les ordinateurs.
3.5 Paragraphes et listes à puces
PowerPoint n’est pas un traitement de texte ni un logiciel de mise en page, il n’offre pas
autant de possibilités que ces derniers en matière de mise en forme des paragraphes et des
polices. Par défaut il considère que tous les paragraphes sont en fait des listes à puce.
Pour paramétrer l’alignement des paragraphes vous pouvez soit cliquer sur les icônes de la
barre Mise en forme :
, soit passer par le menu Format/Alignement où vous
pourrez opter pour une justification des paragraphes à gauche et à droite ce qui n’est pas
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forcément une bonne option, PowerPoint gérant très mal les espaces entre les lettres et les
mots.
Pour une gestion plus fine des interlignes et des inter paragraphes, toujours dans le menu
Format, cliquez sur INTERLIGNE, il ne vous restera plus qu’à entrer les options désirées.
Le changement des puces par défaut se fait en passant par Format/Puces et Numéros.
Sélectionnez celle que vous désirez changer, puis cliquer sur COULEUR si c’est la seule
modification que vous voulez faire ou sur IMAGE ou CARACTÈRE pour changer la forme de la
puce.
Attention, si vous décidez que les puces proviennent de vos propres images, vous devez
savoir où les trouver sur votre ordinateur.
PowerPoint ouvre la bibliothèque des cliparts et vous demande d’en insérer un. Pour choisir
vos images à vous et non celles proposées par le logiciel.
1.
Cliquez sur le bouton
2.
Allez chercher le fichier
IMPORTER.
image dans le dossier dans
lequel vous l’avez rangé et
sélectionnez le fichier voulu.
Par défaut PowerPoint ouvre
le
dossier
Documents/Mes images.
3.
puce
Mes
Cliquez sur Importer. La
prend
la
forme
de
l’image que vous venez de
choisir.
La modification des retraits de paragraphes se fait en affichant les règles (menu Affichage).
Cliquez dans la zone dans laquelle se trouve le paragraphe à changer et déplacez les faisant
bouger les triangles vers la gauche où la droite à votre convenance. Le triangle du haut agit
sur les premières lignes, l’autre concerne les retraits des lignes suivantes du paragraphe.
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À savoir :
En pratique, faites ces opérations sur le masque, vous gagnerez du temps.
Pour les puces, choisissez des images de petit format sans trop de détails afin d’une
part qu’elles restent lisibles, d’autre part qu’elles n’alourdissent pas trop le fichier.
PowerPoint peut être très gourmand en mémoire.
3.6 Arrière-plan
L’arrière-plan peut être soit une couleur que vous définirez dans le JEU
texture, un dégradé ou une image.
DE COULEURS,
soit une
Pour avoir un arrière-plan composé de votre propre image.
1. Menu Format/Arrière-plan.
2. Choisir MOTIFS ET TEXTURES.
3. Onglet IMAGE, cliquez sur
Sélectionner une image
pour
aller
chercher
le
fichier, terminez par un clic
sur OK. Si vous désirez que
PowerPoint ne déforme pas
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l’image, coche «Verrouillez
les
proportions
PowerPoint
affiche
aperçu.
4. Le
fond
l’image.
s’est
un
appliqué
partout quand vous avez
cliqué
sur
Appliquer
le
partout
bouton
de
la
boîte de dialogue Arrière-plan.
À savoir :
PowerPoint affiche l’image telle quelle et ne la met pas en filigrane, il faut donc en
tenir compte pour que vos diapositives restent lisibles.
Il est préférable que votre image ait une taille proportionnelle à celle du support et
elle doit être légère pour ne pas ralentir la présentation.
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4 Formes et traits
PowerPoint étant un outil d’aide au discours, il offre des possibilités variées pour, soit
insérer des objets, soit représenter le texte sous une forme différente de celle du traitement
de texte.
4.1 Insérer les formes et les traits
On les retrouve dans la barre d’outil Dessin. Le principe consiste d’abord à choisir la forme
ou le trait, à dessiner à l’écran puis à choisir sa mise en forme : couleur, épaisseur du trait,
fond, terminaison des traits (flèches, losanges, boules…), ombre ou effet relief.
À savoir
Les effets ombres et 3D ne se cumulent pas : c’est l’un ou l’autre.
La barre d’outil Dessin : les icônes :
permettent de dessiner traits, flèches,
rectangles ou ellipses. On aura plus de choix de formes dans le menu
Formes automatiques. En cliquant sur les icônes suivantes, on insérera une zone de texte
(
), un WordArt pour faire des textes auxquels des effets spéciaux ont été ajoutés (
une image à partir de la bibliothèque d’Office (
) ou
). On changera les couleurs des éléments
sélectionnés avec les trois icônes suivantes (pot de peinture pour le fond, pinceau pour la
couleur du trait et A pour celle du texte).
Pour modifier l’épaisseur ou la forme d’un trait sélectionné on cliquera au choix sur :
(épaisseur),
(forme),
(terminaison des traits). Enfin pour rajouter une ombre ou un
effet de relief, on cliquera sur les deux dernières icônes.
Le menu Dessin de cette barre propose un menu déroulant qui répertorie l’ensemble des
actions réalisables directement en cliquant sur les icônes. La flèche blanche à sa droite doit
être enfoncée si l’on veut sélectionner un ou plusieurs éléments, enfin l’icône arrondie
permet de faire tourner des objets en cliquant sur les poignées de sélection qui, dans ce cas,
sont des petits ronds verts.
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4.2 Modifier et placer
Modifier : sélectionnez la forme ou le trait, des poignées de sélection doivent apparaître,
étirez les dans un sens ou un autre avec la souris. Pour changer l’orientation d’une bulle
comme celle-ci, cliquez sur le losange à la pointe de la bulle et faites glisser la souris pour
atteindre la position voulue.
Faire tourner : sélectionnez la forme ou le trait, cliquez sur l’icône rotation, les poignées de
sélection deviennent des ronds verts. La rotation se fait à partir du rond sur lequel vous avez
posé le pointeur.
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Placer les formes et les zones de textes les unes par
rapport aux autres : pour aligner différents éléments,
afficher les repères, menu Affichage/Grille et
repères. On peut paramétrer la taille de la grille et
indiquer que les objets s’aligneront tous dessus.
Les repères sont les grands traits pointillés qui
traversent l’écran en hauteur et en largeur. On les
déplace en cliquant dessus, un chiffre indiquant leur
emplacement doit s’afficher.
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Les deux repères et les grilles ne suffisent pas toujours. On peut avoir recours à des formes
qui serviront de gabarit pour placer les éléments les uns par rapport aux autres et seront
supprimés ensuite.
Ajouter du texte : sélectionnez la forme et tapez votre texte, une zone de texte sera créée
automatiquement.
Déplacer la forme, la zone ou le trait : indépendamment de l’usage de la souris, vous pouvez
faire bouger un élément avec plus de précision en utilisant les touches de déplacement du
clavier et encore plus finement avec la combinaison : CTRL+touches de déplacement.
Grouper : pour associer plusieurs éléments afin de les déplacer tous ensemble par exemple
ou de faire des copier-coller. Sélectionnez le premier élément, maintenez la touche
majuscule (la flèche blanche) enfoncée et cliquez sur les autres formes, puis lâchez la touche
majuscule et cliquez avec le bouton droit de la souris pour faire apparaître le menu
contextuel. Allez sur l’option GROUPER. Pour annuler le groupage, refaites la même opération.
À savoir
Placez plutôt les formes en dehors des zones de texte, sinon, lorsque vous voudrez
la déplacer, la forme occupera automatiquement tout l’espace.
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5 Tableaux, graphiques, images et vidéos
5.1 Les tableaux
Se limiter à des petits tableaux sans calculs, PowerPoint n’est pas vraiment fait pour ça, en
outre un grand tableau sur PowerPoint sera illisible à la projection. Pour des tableaux plus
complexes, il est préférable de faire des copier-coller d’Excel dans le logiciel de
présentation, voire de mettre un lien vers un fichier Excel si le tableau est vraiment grand.
Pour
insérer
un
tableau :
menu
Insertion/Tableau,
indiquer le nombre de lignes et de colonnes, appuyez sur
OK.
Le tableau s’affiche ainsi que la barre d’outils tableau. Si
l’icône DESSINER
UN TABLEAU
(le premier crayon à gauche) est
active (enfoncée), désactivez-là en cliquant dessus pour
saisir du texte.
Pour mettre en forme le tableau, sélectionnez
la ou les cellules concernées et cliquez sur
les icônes de la barre d’outils.
À savoir
Pour que le tableau n’ait plus aucune bordure, il faut le sélectionner entièrement.
5.2 Les graphiques
Ne pas les compliquer pour qu’ils restent lisibles. La forme n’est pas indifférente en fonction
de ce qui vous désirez montrer, ainsi :
les secteurs sont pratiques pour représenter proportions et pourcentages, ils ne
doivent pas avoir plus de sept secteurs sous peine de ne plus rien montrer du tout
les courbes sont parfaites pour des séries et des évolutions
les histogrammes ou barres sont préférables pour comparer des valeurs
, PowerPoint ouvre un petit tableau Excel
Pour insérer un graphique : cliquez sur l’icône
dans lequel vous allez pouvoir saisir les données. Un graphique en barre est affiché. Pour
modifier le type de diagramme, les couleurs, les caractères, il doit être sélectionné par un
clic. La barre d’outils GRAPHIQUE est affichée en haut de l’écran, cliquez sur les icônes dont
vous avez besoin pour le mettre en forme.
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5.3 Les images
Vous pouvez soit insérer des images de la bibliothèque :
, soit aller en chercher d’autres
dans votre ordinateur, menu Insertion/Images à partir du fichier. La barre d’outils
IMAGES s’affiche.
Pour supprimer une partie de l’image qui serait en trop, recadrer le sujet principal par
exemple, il faut la rogner. Le rognage, comme son nom l’indique, consiste à découper les
bords de l’image selon une ligne droite. Pour ce faire, sélectionnez l’image et cliquez sur
l’outil de rognage. À l’approche de la poignée de sélection, le pointeur prend la forme de
l’outil de rognage :
T:
, dès que vous cliquez sur la poignée, il se transforme en une sorte de
gardez le doigt sur le bouton de la souris et « poussez » le pointeur jusqu’à ce que la
partie de l’image que vous désirez ôter disparaisse. Cela n’affecte pas le fichier d’origine.
5.4 Sons et vidéos
Si la présentation doit se faire sur une autre machine, attention, possède-t-elle les logiciels
qui permettront de lire ces fichiers ? Les plus courants sont : Real, Windows Media Player et
Quicktime (ce dernier plutôt dans le monde Macintosh), souvent, mais pas toujours, installés
sur les PC. Menu Insertion/Films et son, sélectionnez l’option voulue : vidéos, son de la
bibliothèque, piste audio d’un CD, fichier son… puis sélectionnez le fichier où allez le
chercher en fonction de l’option.
S’il s’agit d’un fichier son, PowerPoint affichera automatiquement une image de hautparleur, dans le cadre d’une vidéo, vous verrez simplement un rectangle noir. Dans les deux
cas, le logiciel vous demande si vous désirez que le fichier se joue automatiquement à
l’ouverture de la diapositive.
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6 Animations, transitions et navigation
6.1 Les animations
Elles agissent sur les éléments de la diapositive. PowerPoint en propose de nombreuses que
l’on peut accompagner ou non de sons.
Une fois le volet Personnaliser l’animation affiché à droite de l’écran, sélectionnez
l’élément à animer en cliquant dessus, puis allez à l’exploration des effets en cliquant sur
Ajouter un effet. Si vous laissez l’option Aperçu automatique cochée, vous verrez
aussitôt le rendu. Vous pouvez modifier une animation dans le volet : vitesse, début,
caractéristiques, et l’ordre en cliquant sur les flèches du bas du volet.
21
Néanmoins, testez toujours « grandeur nature » en revenant sur votre présentation et en passant par
le mode d’affichage Diaporama et évitez les animations trop personnalisées si vous n’êtes
pas sûrs que la machine qui projettera la présentation possède la même version du logiciel
que vous.
6.2 Les transitions
Elles interviennent sur le passage entre diapositives. Comme les navigations, elles se règlent
à partir du volet Office, mais cette fois-ci il s’agit, bien évidemment du volet Transition.
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6.3 Naviguer dans une présentation
Il y a trois manières complémentaires de naviguer dans un diaporama, outre le fait de passer
d’une diapositive à la suivante.
Pour commencer on créera une diapositive de sommaire sur laquelle on fera des liens avec
chaque première diapositive d’un chapitre. Sélectionnez le texte, bouton droit de la souris,
choisissez Paramètres des actions/lien hypertexte vers/Diapositive, il ne reste
plus qu’à sélectionner la diapositive voulue dans la liste. Les liens hypertexte sont
systématiquement soulignés.
Pour pouvoir revenir à la diapositive de sommaire, ou aller à une diapositive bien précise
(précédente, suivante) au cours de la présentation. Vous pouvez insérer, de préférence sur le
masque si cela doit affecter toutes les diapositives, une image, la sélectionner et la
paramétrer comme précédemment à votre convenance.
Lorsque vous présentez votre diaporama, vous pouvez accéder au menu de navigation en cliquant
avec le bouton droit de la souris sur la diapositive puis en sélectionnant « Aller à ».
22
2007
7 Enregistrer la présentation
7.1 PPT ou PPS, quelle différence ?
Vous pouvez enregistrer votre présentation sous plusieurs formes. Le format par défaut est
un fichier « .ppt » qui nécessite l’ouverture préalable de PowerPoint pour pouvoir être
affiché. Mais on peut aussi l’enregistrer de façon à éviter cette étape à l’ouverture.
Il faut enregistrer la présentation sous la forme d’un fichier avec l’extension « .pps ». Par la
suite vous pourrez ouvrir directement la présentation en double-cliquant sur le fichier ou la
modifier en l’ouvrant à partir de PowerPoint. Ce fichier sera vu aussi bien avec un Macintosh
que sur un PC doté du logiciel. Toutefois, dans certains cas, il faudra, avec un ordinateur
Apple, ouvrir le logiciel au préalable avant d’afficher le diaporama.
Menu Fichier/Enregistrer sous, sélectionnez le type de fichier DIAPORAMA POWERPOINT.
7.2 Package pour cédérom
Cette fonction est apparue dans la version 2003 du logiciel. Elle permet de réunir tous les
fichiers liés à la présentation, d’ajouter si nécessaire d’autres dioparamas ou un le « viewer »
et de graver le tout sur un CD à démarrage automatique si on veut. Elle n’est accessible que
si lorsque le logiciel a fait l’objet d’une installation complète et non standard (cas le plus
courant hélas).
Avant on trouvait une fonction équivalente sous le nom « Présentation à emporter ».
Dans les deux cas, il importe de tester le tout au préalable pour vérifier si rien ne manque et
si les liens vers les fichiers externes se font bien. Par exemple on utilisera une clé usb avant
de gaspiller un cédérom.
2007
23
8 PowerPoint et les autres
8.1 Les collages avec liaison, l’exemple d’Excel
Travailler un graphique sous Excel est plutôt plus confortable qu’avec PowerPoint. Le mieux
consiste donc à faire un collage avec liaison. Sélectionnez le graphique dans Excel et copiezle. Revenez dans PowerPoint, Édition/Collage, choisissez l’option Coller avec liaison
Le graphique se mettra automatiquement à jour en fonction des changements opérés dans le
diagramme source.
À savoir
Le collage avec liaison fonctionne entre tous les logiciels de la suite Office Microsoft
de la même façon.
8.2 Word et PowerPoint
Vous pouvez récupérer du texte de PowerPoint dans Word et réciproquement.
8.2.1
De Word vers Powerpoint
Dans Word, votre texte doit être impérativement mis en forme avec des styles Titre1, Titre2
etc. Le plus simples consiste à envoyer votre document vers PowerPoint (menu Fichier). Word
génère automatiquement les sommaires à partir des paragraphes de style Titre1, Titre 2….
Le logiciel créera des diapositives dont les titres seront ceux des paragraphes titres de
niveau 1 et les contenus les autres titres et les paragraphes à puces ou numérotés. Il ne
restera plus qu’à travailler le masque ou à appliquer un modèle de conception et revoir la
mise en page pour animer une peu votre présentation.
8.2.2
De Powerpoint vers Word
Pour
récupérer
le
texte
d’une
présentation
PowerPoint dans Word, celle-ci ne doit pas avoir
été faite à partir de la mise en page de diapositive
vide. Affichez le mode normal ou le plan, dans le
menu Fichier, sélectionnez Envoyer vers Microsoft
Word, cochez l’option PLAN uniquement. Vous
récupérerez le texte de la présentation sous une
forme qui vous permettra de le retravailler. Dans
les autres cas de figure vous aurez des images de
texte inutilisables avec un traitement de texte.
Sinon il est toujours possible de faire un copiercoller
du
texte
dans
la
colonne
de
gauche
(affichage normal ou plan) de PowerPoint vers
Word.
2007
24
8.3 Intégrer d’autres diaporamas à une présentation
Menu Insertion/Diapositives à partir d’un fichier, choisissez la présentation,
vous pouvez décider d’incorporer toutes les diapositives ou n’en choisir que quelques unes.
25
À savoir
Les diapositives intégrées à la présentation en cours reprendront la mise en forme
du diaporama d’arrivée.
2007
9 En résumé pour réussir ses présentations
9.1 Quelques règles à respecter.
Ne jamais oublier que PowerPoint n’est pas un traitement de texte, mais un outil
d’aide la parole. il faut, en conséquence, rédiger en fonction du support qui ne se
prête pas aux longs textes mais permet en revanche des phrases non rédigées et des
mots isolés mis en relief par des éléments (formes, images…) et des animations.
Toujours créer une diapositive de titre présentant d’entrée de jeu l’objet de la
présentation.
Prévoir une diapositive de sommaire, que l’on pourra compléter de boutons de
navigation permettant d’y revenir à partir de n’importe quel endroit de la
présentation.
Toujours mettre le titre des diapositives dans la zone de titre.
Chaque diapositive doit avoir un titre parlant différent des autres de façon à pouvoir
naviguer facilement dans la présentation.
Relire et faire relire : les fautes sautent aux yeux à la présentation en public.Toujours
tester la présentation avant y compris sur le support externe (disquette, zip,
cédérom, fichier récupéré via internet) où on l’aura enregistré.Respecter les normes
typographiques : une espace avant les ponctuations hautes ( ;, : ? et !), une espace
après toutes les ponctuations, pas d’espace avant ou après les apostrophes.
Respecter la taille minimum des caractères qui doit être de :

33 pt pour un niveau 1

18 pt pour le corps du texte.
26
À savoir : un point mesure 0,035 cm
9.2 Ce qu’il faut surtout éviter
Les couleurs claires sur fond clair : illisibles dans une projection sur écran de toile.
Des camaïeux fins de couleurs : l’affichage sur un autre moniteur ou sur un écran de
toile peut changer les couleurs et vos belles nuances disparaître.
Remplir à tout prix la diapositive jusqu’en bas, sauf si on ne veut pas que les
dernières lignes soient lues du public. S’il y a beaucoup de texte, il faut le rédiger
autrement ou scinder la diapositive.
Supprimer les marges.
L’abus de couleurs fluos.
Une série de diapositives ne contenant que des symboles, sans titre surtout si les
images sont pâles sur un fond clair.
Les mélanges de polices et les abus de couleurs différentes.
Des sons avec chaque animation.
Des animations sur chaque élément de chaque diapositive.
Des transitions entre chaque diapositive.
9.3 Ce qui est conseillé
D’utiliser les caractères dits spéciaux : ç majuscules, œ, majuscules accentuées.
2007
Pour les obtenir ainsi que les autres caractères spéciaux, il faut maintenir la touche Alt
enfoncée et taper en même temps son code sur le pavé numérique à droite.
Il n’y a que quelques lettres à retenir, cela devient vite une habitude. Malheureusement cela
ne fonctionne pas avec les portables qui n’ont pas de pavé numérique.
À
Alt+0192
Ç
Alt+128
É
Alt+144
È
Alt+212
Œ
Alt+0140
œ
Alt+0156
Le code des caractères figure dans la table des caractères de Windows, en bas à droite de la
fenêtre.
27
2007
10 Index
A
Affichage Diaporama, 22
Arrière-plan, 5
C
Caractères spéciaux, 28
Cellule de tableau, mise en forme, 20
Conception, 6
Couleurs, 8, 12, 15, 16, 27
courbes, graphique en, 20
D
Déplacer un élément, 18
Dessin, 6, 9, 13, 16
Diagramme Voir graphiques, Voir graphiques
Diaporama PowerPoint, 24
Dupliquer, 5, 12
E
M
Majuscules accentuées, 28
Masque, 5, 8, 9, 10, 12, 15, 23, 25
Mise en page automatique, 12
Mode normal, 3, 12, 25
Modèle de conception, 5, 8, 10, 11, 25
O
Orientation, 17
P
Poignées de sélection, 9, 16, 17, 21
Présentation à emporter, 5
R
Repères, 5, 17, 18
Rogner une image, 21
S
Excel, 20, 25
G
Graphique, 5, 25
grilles, 18
Grouper, 18
Scinder une diapositive Voir Dupliquer, Voir
Dupliquer
Secteurs, graphique en, 20
T
H
Histogrammes, graphique, 20
J
Jeu de couleurs, 13
jeux de couleurs, 5
Taille minimum des caractères, 27
Titre, 12, 27
Trieuse de diapositives, 4, 12
V
Vidéo, 21
W
L
Lien hypertexte, 20, 23
Liens hypertexte, 10, 23
Word, 25
Z
Zone de texte, 16, 18, 19
2007
28

PowerPoint® Aide

Transcription

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