ASSEMBLEE GENERALE - aclai

1
L’A.C.L.A.I.
Association Canavéroise
Loisirs Activités Informations 1 Avenue Claude Debussy
94430 Chennevières sur Marne
N° SIRET: 480 786 235 00014
Tel : 01.45.94.52.61
Site internet : http://associationaclai.free.fr
COMPTE RENDU DE L’ASSEMBLEE GÉNÉRALE
du MARDI 05 novembre 2015 au théâtre Roger Lafaille à Chennevières
La Séance est ouverte à 14 H 45.
ORDRE du jour :
1 – Présentation du conseil d’administration
2 – Rapport d’activité 01/07 /2014 au 30/06/2015 et Bilan des inscriptions saison 2015/2016:
Monique Louste
4 – Rapport Financier 01/07/14 au 30/06/2015 : Beatrice Rey
5 – Site Internet : Christian Hauteur
6 – Projets 2015/2016 : Marie Claude Hauteur
7 – Renouvellement du Conseil d’Administration
Les membres du Conseil se sont présentés l’un après l’autre. Il s’agit de :
Marie-Claude Hauteur, présidente ; Jeannette Letient, vice-présidente ; Béatrice Rey, trésorière ;
Christiane Tepelos, secrétaire Annick Marie, secrétaire adjointe ; Monique Louste, chargée du fichier des
adhérents ; Marie France CHARTIER, chargée de la communication, Christian HAUTEUR webmestre.
Sur les 263 personnes actuellement inscrites (saison 2015/2016) à ce jour 88 étaient présentes et
118 représentées
Le compte rendu de cette assemblée pourra être consulté sur le site de l’Aclai : associationaclai.free.fr
Rapport Moral (01/07/14 au 30/06/2015)
Activités du 01/07/2014 au 30/06//2015 :
Rentrée octobre 2014 : les portes ouvertes d’une seule journée le 19/09/2014 furent très fructueuses,
enregistrement d’une bonne vingtaine de nouveaux grâce à notre présence au « Villages des Associations » et
à notre nouveau site internet – depuis l’envoi du programme saison 2014/2015 en avril : 35 nouveaux
adhérents.
Expo 14/18 : organisée par l’atelier Généalogie du 8/11 au 22/11/2014 – superbe travail de l’équipe de
généalogie en amont (environ 2 ans) et très gros succès.
Expo annuelle : 22 & 23 novembre 2014 au Théâtre Roger Lafaille – la fréquentation du samedi était assez
moyenne, celle du dimanche était meilleure – l’interdiction récurrente de publicité dans les rues de la commune
pose des problèmes, ce qui est sans doute à l’origine du manque de visiteur. Une publicité plus élargie serait
souhaitable.
1
2
Présences : A la Journée Solidarité organisée par le Conseil Général du Val de Marne en décembre 2014.
Au Printemps des peintres organisé par la Mairie en Mai 2015 – l’atelier 3D était présent.
Bilan des inscriptions au 30 Juin 2015 / 277 adhésions dont 226 femmes et 51 hommes (142 canavérois,
42 Ormessonnais, 91 autres départements et communes, 2 Parisiens).
Le rapport moral est approuvé à l’unanimité
Bilan des inscriptions saison 2015/2016
RENTREE octobre 2015 : les portes ouvertes, d’une seule journée, se sont déroulées le mardi 22/09/2015.
17 inscriptions enregistrées, en parti grâce à notre présence au Villages des Association et à notre site internet.
33 nouveaux adhérents. A la date d’aujourd’hui, nous sommes 263 adhérents – baisse par rapport à 2014.
La répartition est de 211 femmes pour 52 hommes.
Soit 143 Canaverois et 40 Ormessonnais, 78 autres communes et départements, 2 à Paris.
Les ateliers informatiques sont difficiles à remplir.
L’informatique (tous cours confondus) : 32 inscrits pour 9 animateurs.
Une baisse importante en informatique est constatée pour les niveaux 1, 2 et vidéo – en 2014, il y avait
49 inscrits toujours pour 9 animateurs – ils sont remerciés de continuer malgré un effectif de moins de 5
adhérents par cours.
Seuls les ateliers photos numériques et actualités numériques ont respectivement 10 adhérents par cours.
Activités intérieures et artistiques :
2 nouveaux ateliers pour 2015/2016 : -
-
collage de serviette en papier sur verre : animé par Annie Maupin,
assistée de Béatrice Rey et Suzanne Vaurette.
Tableaux fleurs pressées animé par Jeannick Stéphant.
Peinture sur porcelaine reste en tête : 38 personnes inscrites.
Cartes : 12 - broderies et tricot 13 & 12 - tableaux 3D 12, les autres ateliers vont de 5 à 10 adhérents.
Couture : l’atelier s’arrête – Arlette Absalon est vivement remerciée pour l’animation de cet atelier depuis plus de
25 ans.
Activités extérieures :
Les activités extérieures sont de plus en plus prisées
Promenade de santé : 60 inscrits
Randonnée
: 63 inscrits
Paris au fil des rues : 62 inscrits
P’tites randos
: 37 inscrits
2
3
SITE de l'ACLAI
Rappel de Christian Hauteur, responsable du site.
-
Le site sert à donner des renseignements sur les différents ateliers et activités.
C’est une vitrine sur l’extérieur et il est important que cette vitrine soit attractive.
Marie France Chartier, chargée de la com., passera dans chaque atelier afin de rencontrer les animateurs, revoir
les présentations et s’assurer que les photos changent régulièrement.
Les activités extérieures, Rando, Paris au fil des rues, Promenade de santé, fournissent des photos, par contre
les ateliers intérieurs sont un peu plus lents à ce sujet.
Quelques informations concernant l’informatique et les inscriptions :
Fréquentations des cours informatiques :
Les deux cours actuellement en place ne correspondent plus à la demande et aux besoins des adhérents.
Une réflexion sera nécessaire afin de voir comment créer des modules particuliers.
Il faut trouver de nouvelles idées pour la prochaine saison
Bulletin d’inscription en ligne :
Actuellement, il y a des difficultés pour décrypter certains bulletins d’inscriptions qui sont souvent illisibles,
ce qui donne un travail difficile aux responsables Béatrice Rey et Monique Louste et sont souvent une source
d’erreur
L’année prochaine, il sera envoyé un mail aux adhérents avec un lien pour remplir en ligne le bulletin
d’inscription. Pour ceux qui n’ont pas d’ordinateur ou ne savent pas faire, le matériel nécessaire et un instructeur
seront disponibles dans les locaux.
Rapport financier bilan du 01/07/14 au 30/06/2015
Compte d’Exploitation représentant l’année réelle d’activité du 01/07/2014 au 30/06/2015
Recettes : 18 155,99
5 371,63
9 117,50
Part° des adhérents à diverses activités (2616,13) + expo 2014 (2755,50)
Cotisations (au 30/06/2015)
2 200,00
Subvention de la mairie de Chennevières
250.00
Subvention de la mairie d’Ormesson
670.00
Subventions diverses (solidarité 380 & départementale 290)
546,86
Intérêts des livrets
3
4
Dépenses : 22 120,36
7 615,98
Activités extérieures (2144,50) + frais expo annuelle + frais de réception
(4181,71) + frais expo 14/18 (989,77)
2 902,69
Administratif : Edf (536,74) + loyers (636,01) + assurance (330,70) +
téléphone, internet, affranchis(1271,65)+ frais divers (7,60)+don (120)
1 140,58 Achats Matériel bureau (1114,59) + petit matériel
695,61 Frais ateliers
1 035,97 Fournitures de bureau + fournitures informatiques
352,52 Entretien (extincteur (97,45) + produits entretien (255,07)
3 867,00 Frais animateurs
3 000,00 Provisions/Travaux/ sanitaires dans le local du Bois l’Abbé
1 510,00 Provisions/Charges local Bois l’Abbé = 1 année
Déficit de 3 964,36 euros
Banque au 30/06/2015 : 1 473,99 €
Pour la seconde année, nous sommes en déficit :
-
Moins d’adhérents et autant de charges fixes, sinon plus.
Frais exceptionnels de l’exposition Atelier Généalogie sur la guerre de 14/18 au Fort de Champigny
Anticipation des travaux pour le local du Bois l’Abbé : provision de 3000 euros (voir devis et
factures en annexe) – travaux effectués et finis fin 2015/début 2016, la somme atteindra
probablement les 4000 euros.
Réserve financière de 42102 euros, nous vous rappelons que ce montant, qui peut paraître à priori élevé,
inclus :
-
-
- 18400 euros de provisions de charges impayées pour le local du Bois l’Abbé, pour lesquelles nous
sommes toujours en conflit depuis 2003, avec l’Organisme HLM « 3F », pour des travaux extérieurs à leur
charge, non réalisés, ce dernier ne répondant à aucun de nos courriers recommandés
. Nous leur devons 12 ans de charges, le loyer principal étant régulièrement payé : 13 € 63 mensuels
suivant la convention signée en 1972
Christian Hauteur rappelle que l’Aclai a signé une convention qui engage les parties pour une durée
de 3 ans renouvelable par tacite reconduction
Un rendez-vous est pris avec les 3F, le mardi 25/11/2015
- une provision de 3000 euros pour travaux intérieurs au Bois l’Abbé (changement des sanitaires,
toilettes, carrelage).
Le reste de la réserve (environ 18000euros) étant destinés au remplacement de nos différents matériels
indispensables à la continuité de nos activités (un four à porcelaine vaut 3000 euros par exemple…)
Ce niveau de réserve nous permet d’absorber les déficits probables des prochaines années, si l’inscription de
nos adhérents reste au niveau actuel, voire diminue
Les comptes sont approuvés à l’unanimité
4
5
Calendrier 2015/2016
Présences :
Au Village des associations organisé par la Mairie de Chennevières : samedi 5 septembre 2015
Prochainement :
EXPO Généalogie : Guerre de 14/18 : samedi 7/11 au mardi 17/11/2015 (après Chennevières recherches
historiques sur les soldats d’Ormesson) au Centre Culturel d’Ormesson.
EXPO annuelle : samedi 28 /11 & dimanche 29/11/ 2015 au Théâtre Roger Lafaille .
Journée solidarité organisée par le Conseil Général du Val de Marne : samedi 28/11/2015 au Centre Jean
Moulin.
A la fête de l’Hiver organisée par la Mairie de Chennevières : du 19 au 27 décembre 2015, plusieurs ateliers se
relayeront dans le Châlet prêté par la Mairie – une demande de volontaire est faite pour les 26 et 27 décembre.
Sortie de fin d’année : le 10 mai 2016 - coût : 45,50 euros + car environ 15€ par personne soit au total 60€50
Un car de 55 places est prévu, la sortie ne se fera que si le car est rempli.
Lieu : entre Toucy et Moutier dans l’Yonne – promenade en autorail et restaurant – inscription à partir de
décembre 2015 à mi janvier 2016 date à laquelle il faudra s’engager avec le prestataire
L’Aclai subventionnera certainement une partie des frais. Plus de renseignements début Décembre
Réinscriptions des anciens adhérents : envoi des nouveaux programmes saison 2016/2017 en avril 2016
DATE BUTOIR de réinscription : le 15 Juin 2016. Il est important de respecter cette date, nous vous
donnons priorité, de façon à pouvoir organiser les Portes Ouvertes de septembre 2016 pour les nouveaux
adhérents, certains ateliers sont remplis rapidement et aucune place n’est réservée.
Les inscriptions seront, au plus tard, closes au 15 décembre 2016.
Questions diverses
Une personne a suggéré une augmentation de la cotisation ainsi que du coût des ateliers, la réponse est
négative.
Marie Claude Hauteur est à la recherche de deux animatrices bénévoles ou rémunérées en « chèque emploi
associatif » pour les ateliers « couture » et « tricot » - Michèle Caillet se propose pour animer l’atelier TRICOT
Pour la saison 2016/2017
Christian Hauteur rappelle la visite du musée de la gendarmerie à Melun le jeudi 4 décembre 2015.
Une personne demande pourquoi la salle du théâtre Roger Lafaille ne reste pas ouverte entre 12 H et 14 H,
pendant l’exposition annuelle – une réponse est donnée : il y a interdiction de manger et boire dans cette salle.
De plus le Théâtre ferme toujours ses portes entre 12h & 14h
Il est demandé aux animateurs des activités extérieures de nous procurer des photos pour l’exposition annuelle
Des « Hommes » sont également demandés pour le vendredi 27 novembre afin d’aider à installer les
panneaux, les tables … au Théâtre Roger Lafaille. Plusieurs se sont immédiatement proposés!
5
6
Élections
L’assemblée générale se termine par le renouvellement des membres du Conseil ;
Conformément aux Statuts de l’Association, les renouvellements se font par tiers –
3 membres sortants :
Marie Claude Hauteur – Annick Marie – Béatrice Rey.
Ces 3 membres se représentent.
Ces candidatures au conseil d’administration sont approuvées à la majorité des voix
L’ordre du jour étant épuisé, la Présidente déclare la fin de l’Assemblée Générale à 15 H 40
La Présidente : Marie-Claude HAUTEUR
La Secrétaire de séance : Christiane TEPELOS
Suite à cette assemblée le Conseil s’est réuni le 05 novembre 2015 pour désigner son Bureau.
Ont été désignés :
Présidente, Marie Claude Hauteur
Vice-présidente, Jeannette Letient
Trésorière, Beatrice Rey
Chargée du fichier, Monique Louste
Secrétaire, Annick Marie
Secrétaire adjointe, Christiane Tepelos
Communication et information, Marie France Chartier
Chargé du site web et de l’informatique, Christian Hauteur
6