Description de l`entreprise Défi

Une étude récente a
prouvé que les utilisateurs
d’ordinateur pouvaient
passer 20% de leur temps
de travail à télécharger et
à classer des informations
à la fois localement et sur
le réseau
Description de l'entreprise
Conseiller de neuf entreprises de Fortune
100 sur dix, Mercer est le leader mondial
du conseil en RH et du conseil, produits et
services financiers liés, y compris le conseil
en matière de retraite, de soins de santé et
avantages et d’investissement. Le savoir
constitue le métier principal de Mercer.
Dans le cadre de sa collaboration avec ses
clients, Mercer crée un impact positif
quotidien en améliorant la sécurité
financière et en matière de retraite, la
santé, le talent, la productivité et
l’efficacité du personnel au plan mondial.
Mercer compte plus de 19.000 employés
au service de ses clients dans plus de 180
villes réparties sur 40 pays dans le monde.
Défi
La gestion de l’information représente un
défi pour de nombreuses personnes et
organisations. Dans un monde numérique
où l’information croît de manière
exponentielle d’année en année, les petites
entreprises comme les grandes ressentent
le besoin de pouvoir compter sur un
système rapide, efficace et fiable capable
de classer, gérer, localiser et récupérer des
informations.
Le Butler Group, une entreprise de
recherche et d’analyse TI dont le siège
social se situe à Londres (Royaume Uni)
indique que l’on gaspille 10% du coût
relatif au personnel car les employés ne
trouvent pas les bonnes informations leur
et 25% de leur temps de travail à rechercher la
même information par après ; en outre, 40% des
employés déclarent qu’ils ne sont pas à même de
trouver les informations dont ils ont besoin pour
faire leur travail.
permettant de faire leur travail. Les stratégies de
classement, de recherche et de découverte inefficaces,
combinées aux pratiques individuelles incohérentes,
entravent la compétitivité de l’activité, diminuent les
marges et compromettent la qualité de la prestation de
services.
Ces conclusions sur la perte de productivité et le
gaspillage des salaires viennent conforter la position des
groupes Butler et Gartner, qui pensent tous deux que des
produits et pratiques de classement, de recherche et de
récupération communes devraient faire partie de l’arsenal
TI de chaque entreprise, car ces capacités permettent
d’exploiter l’information dont elles disposent déjà. De
plus, elles permettent également aux sociétés d’identifier
les opportunités, de réduire les risques et de récolter des
informations, soit ce que les travailleurs désirent
réellement faire...
En outre, la protection de l’information constitue un
problème majeur dans le monde numérique et Mercer
s’inquiète à juste titre de la « fuite » de l’information ;
une inquiétude renforcée par le fait que d’autres produits
sur le marché pistent les mots-clés et les résultats.
Mercer désirait que le produit sélectionné soit sûr et
conforme.
conforme
Etant donné le nombre de produits « gratuits » que les
utilisateurs individuels et les départements pourraient
être tentés de télécharger et l’impact que nombre de ces
produits non contrôlés peuvent avoir sur l’environnement
PC et réseau, sans parler des risques liés à la
confidentialité des donnés, Gartner et d’autres
recommandent fermement aux entreprises de
sélectionner et de déployer un produit commun
proprement validé, sûr et bénéficiant d’un support
informatique performant.
Projet
Mercer identifie son capital intellectuel inégalé
comme l’une des ses plus grandes ressources.
En mettant à profit ses atouts uniques de
manière prompte et efficace, Mercer améliore
sa productivité globale, réduit ses coûts de
prestation et augmente ses marges.
Pour être productifs, les employés doivent
accomplir des tâches qui correspondent à leur
niveau et, pour ce faire, ils doivent éviter de
passer leur temps à classer des informations
tout en étant capable d’accéder rapidement à
l’information à tout moment au sein de leur
environnement de travail multiple (notamment
les différents sites, ordinateurs portables et
réseaux).
Dans le même temps, Mercer a compris que
les coûts produit directs constituaient souvent
une composante mineure de l’équation
complexe « coût total de propriété ». Les
produits faibles coûts ou gratuits ne signifient
pas nécessairement gratuité ou faible coût de
propriété.
Pour le savoir, la matrice de décision unique de
Mercer a pris en compte toute une variété de
facteurs, dont la fonctionnalité, le support, la
facilité d’utilisation et la maintenance interne,
la compatibilité avec des types de fichier et des
applications internes importantes, soit une
série de facteurs qui permettent de connaître
le véritable coût de la propriété.
Lors de la phase initiale,
initiale la matrice de décision
a sélectionné 4 fournisseurs, dont 2 offraient
des produits « gratuits ». En évaluant les
performances et le coût total en fonction de la
matrice de critères, l’équipe d’évaluation a
réduit le nombre des candidats à 2, avant de
procéder à une évaluation approfondie des
finalistes.
Identifiant un problème
grandissant, Mercer s’est engagé
en 2008 dans un projet majeur dont
l’objectif était de sélectionner et
déployer une technologie commune de
classement et de recherche sur
l’ensemble de ses entités commerciales
dans le monde.
Au cours de la phase de tests détaillés, chaque
produit a été évalué en fonction d’un grand
nombre de critères techniques et fonctionnels.
La conclusion de l’équipe était clairement en
faveur de Copernic pour « son puissant moteur
de recherche, son interface utilisateur conviviale
et intuitive et son prix compétitif ».
Plus particulièrement, au premier trimestre
2009, Mercer a choisi Copernic Desktop Search
Corporate Edition pour être son produit de
classement et de recherche commun à
l’ensemble de l’entreprise.
Puis Mercer a procédé à un déploiement pilote
dans sa succursale de Chicago. Ce projet pilote
comprenait également la participation
d’utilisateurs supplémentaires présents dans le
monde entier pour totalement valider l’ensemble
des aspects du produit Copernic Desktop Search.
De plus, le pilote a servi à valider les processus
que le groupe TI avait mis en place en matière
de communication, de formation et de support
du service technique. Durant cette période
pilote, le groupe Mercer Global TI a recueilli les
impressions des utilisateurs et a réalisé quelques
petits ajustements dans ses processus de
déploiement afin de résoudre certains petits
problèmes.
Le déploiement mondial a débuté en mars 2009.
La solution
Résultats
(CDS)
Lancé en 2004, CDS est maintenant utilisé par plus de 3
millions de personnes dans plus de 50 pays, et ce en 4
langues différentes.
Ce produit primé a été conçu sur la base d’études
d’utilisation et d’innombrables heures de réactions
permanentes d’utilisateurs. CDS a été reconnu par PC
World, CNET et d’autres experts du domaine comme la
technologie la plus rapide pour scanner les disques durs,
réseaux et disques partagés et créer un index relié à tous
les fichiers d’un utilisateur, pas uniquement ceux
contenus dans l’application où l’outil de recherche se
trouve.
La recherche intuitive rapide de CDS représente un
résultat direct de la fonction de classement « toujours
allumé » contrôlée par l’utilisateur. En réalité, grâce à un
volet de visualisation, l’utilisateur ne doit même pas
ouvrir le document pour en voir un aperçu. CDS trouve
simplement ce qu’il a déjà archivé pour vous: tout ce que
vous avez à faire, c’est insérer vos mots-clés dans une
barre d’outils.
Les nombreuses fonctionnalités de CDS répondent aux
besoins des novices comme des experts et ses
puissantes capacités de gestion rencontrent les exigences
des équipes TI les plus exigeantes :
Indexation rapide et complète
Fonctions de visualisation, de transfert et de réponse
de courriel
Résultats
Ré lt t instantanés
i t t é « pendant
d t lla ffrappe »
Correction de demande de type « Voulez-vous dire »
Visualisation incorporée de fichiers vidéo
Aperçu rapide d’images, PDF, PowerPoint, e-mails,
excel et de nombreux autres types de documents
Stratégies de groupe flexibles et directes pour une
facilité d’administration et de maintenance
Intégration aisée au sein des intranets existants
Interface utilisateur intuitive
Mercer a très rapidement remarqué que le
personnel trouvait CDS facile à installer, à
adopter et à utiliser. Une des raisons à cela
est que contrairement à certains produits où
les « vieilles » données doivent être
chargées spécifiquement dans le produit
pour être utilisées, puis un nouveau
protocole d’utilisation adopté pour gérer
l’information sur l’ensemble de l’entreprise,
et ce à chaque fois, la technologie
d’indexation de Copernic classe
automatiquement les anciennes données
une seule fois, puis classe automatiquement
et progressivement les nouvelles données.
L’employé n’a rien à faire si ce n’est réfléchir
aux résultats de la recherche.
Mercer estime que l’employé moyen
passe au minimum [25%] de temps
en moins à classer et à chercher.
Ce plus indéniable obtenu au cours des
[6] premiers mois d’utilisation a fourni
un retour sur investissement immédiat
bien supérieur au coût direct de CDS.
« Le ROI obtenu en utilisant le Corporate
Desktop Search de Copernic a été immédiat
et facile à réaliser. Il s’agit de l’un de nos
projets TI les plus réussis et j’aurais aimé le
faire plus tôt », a déclaré Haroon
Suleman, Enterprise Architect, Global TI.
« Il est très utile que nous disposions tous
d’une approche commune aux tâches
quotidiennes que représentent le classement
et la recherche. »
Pour plus d’information et pour découvrir
comment Copernic peut aider votre
entreprise et ses employés, merci de
contacter
Vincent Douville, Directeur des ventes,
[email protected]