federation francaise de roller-skating

La Fédération Française de Roller Skating, propose à ses clubs affiliés, depuis
1998, la gestion télématique des licences, et depuis 2002, la saisie des licences sur
Internet, tout en conservant la maîtrise totale du système.
Suite logique du travail d’informatisation, le programme de saisie sur Internet
permet une gestion rapide et moderne des licences et une vision instantanée de toutes
les données transmises.
Cette démarche s’inscrit directement dans la politique de développement fédéral,
en offrant aux clubs des services en temps réels (consultation immédiate des
statistiques, des mouvements comptables, retour de licences sous 8 jours…).
Ce guide vous accompagnera dans vos différentes démarches administratives et
vous permettra, je l’espère, de vous familiariser avec ce système d’adhésion.
Ce système n’est pas figé, il est amené à évoluer notamment grâce aux remarques
que vous pouvez être amené à nous formuler et qui seront toujours les bienvenues.
Le Service Licences se tient à votre entière disposition pour vous aider à vous
familiariser avec ces nouvelles dispositions.
Je vous souhaite une belle et fructueuse année sportive.
Le Secrétaire Général
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SOMMAIRE
I) L’AFFILIATION D’UNE ASSOCIATION
A) Principe général
B) Première affiliation
C) Fiche signalétique du club
D) Renouvellement de l'affiliation
E) Non renouvellement de l'affiliation
F) Tarifs et validités
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II) ADHESION D'UNE PERSONNE
A) Principe général
B) Première adhésion
C) Fiche signalétique de l'adhérent
D) Renouvellement de l'adhésion
E) Tarifs et validités
F) Duplicata ou modification de licence
G) Catégories d'âges
H) Certificat médical
I)
Surclassement
J)
Mutation
K) Convention de prêt d'athlète
L) Les cartes journalières « Rollerday »
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III) LE FICHIER FEDERAL SUR INTERNET
A) Principe Général
B) Comment rentrer sur le système de saisie des licences ?
C) Code utilisateur et mot de passe
D) Codes associés
E) Imprimante
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IV) LA COMPTABILITE
A) Principe Général
B) Comment procéder au règlement ?
B.1 - Le prélèvement automatique.
B.2 - Le Prépaiement
C) Editions de documents comptables
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V) LES QUESTIONS QUE VOUS VOUS POSEZ
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I) AFFILIATION D'UNE ASSOCIATION
A) PRINCIPE GENERAL
Article II des statuts :
« La Fédération se compose des associations sportives, constitués dans les conditions
prévues par le Chapitre II du titre 1er de la loi 84-610 du 16 Juillet 1984, qui seules,
disposent de la qualité de membres.
La Fédération
se compose
d’associations
sportives
Sont invités à assister aux Assemblées Générales, dans les conditions fixées par les Statuts
et Règlement Intérieur, des personnes physiques licenciées à titre individuel, et des
membres d’honneur et bienfaiteurs dont la qualité est agréée par son Conseil
d’Administration ».
B) PREMIERE AFFILIATION
L'affiliation est un
contrat à durée
indéterminée réservée
aux associations
déclarées
L'affiliation est la forme du contrat qui unit la Fédération à ses clubs. Elle a une durée
indéterminée, et est renouvelée tous les ans par tacite reconduction sous réserve d’être à
jour de ses cotisations annuelles et de renvoyer son dossier d’affiliation.
Les informations et dossiers relatifs à une demande d'affiliation sont disponibles au siège de
la FFRS.
L'association qui souhaite s'affilier doit être régulièrement déclarée en préfecture avec
publication au journal officiel.
Procédure :
1 - Envoyer à la FFRS :
* un exemplaire des statuts du club et le récépissé de déclaration de l’association obtenu
auprès de la Préfecture (ou copie de l’insertion au JO)
* le procès verbal de l’Assemblée Générale constitutive, indiquant les coordonnées
complètes (adresse, téléphone et fax) du Président, du Trésorier et du Secrétaire.
2 - A réception de ces documents la Fédération transmet au Président de l'Association:
* le présent guide,
* le dossier d’affiliation.
3 - Le club retourne à la FFRS le dossier complété.
4 - La FFRS enregistre l’affiliation du club et transmet au Président son code utilisateur et
son mot de passe (Cf Page 10).
Utilisation d’Internet par le club pour la saisie des licences :
Internet pour saisir
les licences de vos
adhérents
Site Internet : www.ffrs.asso.fr rubrique « saisie des licences »
Le Président du club peut choisir de gérer le système, ou peut confier cette gestion à une ou
plusieurs personnes avec le principe du « code associé » (Cf Page 11).
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C) FICHE SIGNALETIQUE DU CLUB
Cette fiche représente la fiche d’identité du club.
« fiche structure » sur Internet.
D) RENOUVELLEMENT DE L'AFFILIATION
Grâce à vos codes d’accès, vous pouvez renouveler votre affiliation directement sur internet
à compter du 1er juillet (sous réserve du versement de son montant) dès la saisie de la
première licence.
Les licences pour la nouvelle saison ne peuvent être prises qu'une fois ce versement
effectué.
E) NON RENOUVELLEMENT DE L'AFFILIATION
3 situations possibles :
cessation d’activités,
radiation,
mise en sommeil
Extrait de l’article XV du Règlement Intérieur :
"En cas de dissolution, les clubs doivent adresser au secrétariat général de la FFRS le
procès verbal de l'Assemblée Générale au cours de laquelle cette dissolution a été
décidée"….
F) TARIFS ET VALIDITES (CF ANNEXE 1)
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II) ADHESION D'UNE PERSONNE
A) PRINCIPE GENERAL
Une licence unique
permettant de
pratiquer toutes les
disciplines de la
fédération, en loisir
ou compétition
En tant que membres de la Fédération, les clubs affiliés sont habilités à délivrer des
adhésions à la Fédération Française de Roller Skating.
Chaque adhérent recevra donc, par l’intermédiaire de son club, sa licence.
Attention ! Un adhérent ne peut posséder qu'une seule licence au sein de la
Fédération.
Cette licence unique permettra à l’adhérent d’être assuré et de pouvoir pratiquer, en
loisir ou compétition, toutes les disciplines de la fédération, quelque soit la discipline
(de base) mentionnée sur sa licence.
B) PREMIERE ADHESION
Un numéro de
licence attribué à vie
La personne qui adhère pour la première fois à la Fédération se voit attribuer un numéro
d'adhérent qu'elle conservera à vie.
Le Président du club peut gérer lui-même le système de saisie des licences, ou confier cette
gestion à une ou plusieurs personnes avec le principe du code associé (Cf. Page 11 "code
associé »).
Il est capital que
ces fiches soient
actualisées
Si la licence est déjà faite, lorsque les coordonnées, les activités pratiquées ou la
situation de l’adhérent change, le responsable de la structure doit en faire part par
écrit à la fédération pour permettre la mise à jour. Les modifications ainsi faites sont alors
enregistrées dans le fichier central des adhérents à la FFRS.
Cette actualisation permettra à tous les responsables de consulter un fichier des adhérents à
jour, et permettra également à chaque club, de disposer à tout moment du fichier exact de
ses adhérents.
C) FICHE SIGNALETIQUE DE L’ADHERENT
Cette fiche représente la fiche d’identité de l’adhérent
D) RENOUVELLEMENT DE L'ADHESION
La fonction
renouvellement
permet de gagner
du temps
La procédure de renouvellement de l'adhésion a été étudiée pour être le plus rapide
possible, il vous suffit de vous laisser guider dans le menu « saisie des licences » sur
Internet.
L'adhérent ayant toujours la possibilité de changer de club (Cf. Page 8 "mutation"), le
responsable de l'association devra s'assurer du consentement de l'intéressé avant de
renouveler son adhésion.
Le renouvellement de l'adhésion est aussi l'occasion d'actualiser les fiches des
adhérents.
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E) TARIFS ET VALIDITES (CF ANNEXE 2)
F) DUPLICATA OU MODIFICATION DE LICENCE
Possibilité d’obtenir
un duplicata ou une
modification de
licence (à demander
par écrit à la
fédération)
En cas de perte, un duplicata de la licence peut être demandé (par écrit ou mail) à la
fédération.
Une nouvelle carte sera alors envoyée.
Toute modification de licence en cours d’année, entraînant une réédition sera
facturée.
Dans ces deux cas, les frais de gestion seront de l’ordre de 3,05 €.
G) CATEGORIES D'AGE ( CF ANNEXE 3)
H) CERTIFICAT MEDICAL
Chapitre II du Règlement Médical :
Art 3622-1 du nouveau code de la santé publique, la première délivrance d’une licence
sportive est subordonnée à la production d’un certificat médical attestant l’absence de
contre-indication à la pratique des activités physiques et sportives.
Art 3622-2 du nouveau code de la santé publique, la participation aux compétitions est
subordonnée la présentation d’une licence sportive portant attestation de la délivrance
d’un certificat médical mentionnant l’absence de contre-indication à la pratique
sportive en compétition qui doit dater de moins d’un an.
Pour toute souscription de licence, il appartiendra à chaque association de conserver
les certificats médicaux de ses adhérents
Procédure lors de la saisie :
Le certificat médical
reste obligatoire
pour tous dès la
saisie de la licence
Î vous indiquez le nom du médecin et la date de délivrance du certificat.
A noter, ce certificat pourra vous être demandé lors de la manifestation au
moment de la présentation des licences. Vous devez donc conserver tous les
certificats médicaux.
ATTENTION : LA FEDERATION NE CONSERVE AUCUN CERTIFICAT MEDICAL
Le club doit conserver les
certificats médicaux de ses
adhérents
TOUT CERTIFICAT TRANSMIS AU SIEGE SERA SYSTEMATIQUEMENT RENVOYE
(excepté pour le double surclassement – Cf. ci-dessous)
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I) SURCLASSEMENT
Les conditions de
surclassement
répondent à des
règles précises
Qu'il soit simple ou double ; il s'applique uniquement aux licences enregistrées en
COMPETITION et est régi par l’article 9, Chapitre II du Règlement Médical de la FFRS.
Nous vous conseillons vivement de demander le surclassement, simple ou double, lors
de la prise de licence de l’adhérent (c’est à dire en début de saison), évitant ainsi une
nouvelle facturation dans le cadre d’une modification de licence en cours d’année, comme
défini à la page 6.
* LE SIMPLE SURCLASSEMENT
Tout patineur, déclaré apte, est en droit d'évoluer dans la catégorie immédiatement
supérieure à la sienne.
Un simple surclassement nécessite obligatoirement :
- un certificat médical d’aptitude au surclassement ou « à jouer dans la catégorie
immédiatement supérieure » (à conserver au sein du club)
Procédure sur le programme de gestion de saisie des licences :
Saisie du code S (= surclassement) sur la fiche licence.
Le surclassement impose donc obligatoirement la saisie du certificat médical au moment de
la prise de licence, ainsi que la saisie de l’autorisation parentale pour les mineurs.
* LE DOUBLE SURCLASSEMENT
Il reste exceptionnel et
réservé uniquement
aux garçons de 16 ans
et aux filles de 15 ans
Il est autorisé seulement pour les garçons âgés de 16 ans désirant évoluer dans la catégorie
Senior, et à titre exceptionnel pour les filles âgées de 15 ans.
Le double surclassement nécessite obligatoirement :
- le retour de la fiche de synthèse de double surclassement (disponible sur demande
à la FFRS) et de l’autorisation parentale pour les mineurs.
L’électrocardiogramme est obligatoire et exigé sur la fiche de synthèse.
La demande peut être faite avant l’âge de 16 ans pour les garçons et 15 ans pour les
filles.
Î Cette fiche sera obligatoirement validé par notre médecin fédéral ou un médecin
fédéral régional (liste disponible au siège de la fédération) et dès accord du médecin
fédéral, la licence sera expédiée au club.
Attention ! La licence avec double surclassement ne sera délivré qu’à partir de 16 ans
pour les garçons et 15 ans pour les filles.
Procédure sur le programme de saisie des licences :
Saisie du code D (= double surclassement) sur la fiche licence.
Î la licence reste alors en attente de validation et ne sera expédiée qu’après retour de
la fiche de synthèse et accord du médecin fédéral
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J) MUTATION
La procédure de
mutation répond à des
règles précises pour les
compétiteurs
Tous les adhérents sont libres de changer de club.
Cependant, il existe une procédure précise qui doit être respectée lors d’un
changement de club pour un compétiteur.
Attention ! si cette procédure n’est pas appliquée, le club d’accueil ne pourra pas
saisir la licence de l’intéressé car le programme bloque systématiquement le
renouvellement d’un licencié compétiteur lors d’un changement de club.
La procédure de mutation est régie par l’article XIV du Règlement Intérieur de la
FFRS.
Elle concerne uniquement les licenciés enregistrés en compétition.
Il n’y a pas de procédure de mutation pour les licenciés enregistrés en loisir.
Procédure pour le licencié compétiteur souhait changer de club soit pour la nouvelle
saison, soit en cours de saison (Informations à communiquer à vos adhérents) :
-
Important: adresser une
lettre de démission au club
quitté en recommandé et
copie de cette lettre à la
fédération
Adresser au club quitté sous pli recommandé avec accusé réception, la lettre de
démission de l’intéressé et en adresser une copie à la fédération (en spécifiant son
motif ) dans les délais de mutation établis par les comités nationaux (Cf Annexe 4).
A noter : toute demande de mutation envoyée « hors-délai » doit se justifier par une
situation exceptionnelle (déménagement, dissolution de club, cessation d’activité du
club, mutation professionnelle..).
- Envoyer à la FFRS le formulaire de mutation complété (document joint à la licence
initiale et que le club quitté doit retourner soit à l’adhérent, soit au club d’accueil)
Î Dès réception de ces documents, la fédération valide l’autorisation de mutation et
débloque ainsi la licence.
Î Le club d’accueil peut alors procéder au renouvellement de la licence de
l’intéressé.
Le renouvellement de la licence ne pourra être réalisable que lorsque la
mutation aura été validée par la fédération
La mutation a
un coût
Périodes de mutation et tarifs (Cf Annexe 4)
K) CONVENTION DE PRET D'ATHLETE
Pour les cas de force majeure, des conventions de prêt d'athlète peuvent être établies entre
deux clubs (article XIV du Règlement Intérieur + Article 620 Règlement CNRH).
L'athlète faisant l'objet d'un prêt reste licencié dans son club d'origine.
Pratiquer dans
un autre club en
restant lié à son
association
Le prêt d'athlète n’est possible que pour les licences enregistrées en compétition, et
fera l'objet d'une mention particulière sur la licence.
Procédure :
-
Adresser à la FFRS AVANT LE 31 DECEMBRE de l’année sportive en cours le
formulaire de prêt d’athlète dûment complété (ce document est joint à la licence
initiale) en spécifiant son motif.
Î Dès réception et après avis du comité national concerné, la fédération valide
l’autorisation de prêt avec indication de sa durée.
Î Le club d’origine reçoit alors la licence de l’intéressé avec indication du prêt.
Toute convention ne sera officielle qu'après l'affiliation des clubs concernés.
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L) « ROLLERDAY »
Achat des cartes journalières «Rollerday»
Ces cartes vous permettent d’assurer des personnes non licenciées lors de manifestations,
randonnées, initiation roller etc…
Une pratique à la
journée permettant
d’assurer vos
adhérents sur des
manifestations non
compétitives
Elles ne peuvent en aucun cas être utilisées sur des compétitions.
Î Fonction disponible sur le minitel ou internet. Les « rollerday » étant regroupées par 5
sur un document A4, la quantité commandée devra obligatoirement être un multiple de 5.
Î Le club devra commander ses rollerday par minitel ou internet 8 jours minimum
avant la date de la manifestation (sinon la commande ne sera pas effectuée).
Î L’achat des cartes journalières générera un mouvement comptable au débit du
compte du club.
Edition des cartes journalières « Rollerday »
Î Le club recevra ses planches de cartes journalières. Ces cartes seront numérotées de
façon chronologique, personnalisées au nom du club et comporteront :
- le titre « ROLLERDAY »
- un numéro
- la date de validité (date de la manifestation)
- l’organisateur (numéro du club)
- les coordonnées du pratiquant (à remplir manuellement par le pratiquant ou
l’organisateur)
Affectation des cartes journalières « Rollerday »
Î Lors de la manifestation, l’organisateur devra renseigner manuellement les cartes.
Î La partie « A REMETTRE AU PRATIQUANT » sera distribuée à chaque participant.
Î l’organisateur conservera l’autre partie.
Retour des Rollerday
Î Seules les planches complètes (feuille A4) peuvent être retournées à la fédération pour
remboursement.
Î Le nombre de planches retournées ne devra pas dépasser 50 % de la quantité
commandée
Î L’enregistrement du retour de ces planches générera un mouvement comptable au crédit
du compte club (crédit avoir).
Tarif (Cf Annexe 2)
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III) LE FICHIER FEDERAL SUR INTERNET
A) PRINCIPE GENERAL
La Fédération garde la maîtrise totale de ses règles d'adhésion et d'affiliation, avec les
objectifs suivants :
-
Enregistrement
des licences en
temps réel
mieux connaître les clubs et les adhérents
mieux communiquer avec les adhérents
envoyer à chaque adhérent sa licence par l’intermédiaire du club
simplifier les opérations administratives et financières.
Depuis le bureau de l'association ou de tout autre lieu, le responsable du club a la capacité
de se connecter directement avec le fichier fédéral et notamment d'y enregistrer les
changements qui lui sont propres : création et renouvellement des adhésions…
Les statistiques seront instantanément mises à jour, et les tableaux de bord correspondant
peuvent être consultés par les responsables à tout moment.
L'enregistrement se faisant en tant réel, un licencié peut être comptabilisé comme
adhérent, avec connaissance de son numéro, et être assuré dès cet instant, sous réserve
de remplir les conditions médicales.
B) COMMENT RENTRER SUR LE SYSTEME DE SAISIE DES
LICENCES ?
Par internet,
retenez le site
www.ffrs.asso.fr puis
« saisie des licences »
-
Connectez vous sur le site de la fédération www.ffrs.asso.fr
Entrez dans le sommaire et cliquez sur « saisie des licences »
Saisir code utilisateur et mot de passe
Laissez vous guider par les indications de l’écran.
Toutes les informations que vous validerez seront enregistrées directement sur le fichier
fédéral.
C) CODE UTILISATEUR ET MOT DE PASSE
Dès que vous entrez dans le programme de saisie des licences, il vous est demandé votre
code utilisateur puis votre mot de passe.
Confidentialité des
codes d'accès
Attention ! ! ! votre mot de passe est confidentiel, vous devez y prêter la plus grande
attention car il permet à celui qui le possède de saisir les demandes de licences.
Il est envoyé exclusivement au Président du club.
Vous avez la possibilité de changer votre mot de passe si celui-ci ne vous convient pas.
Pour cela, vous devez suivre les instructions à l’écran.
Si vous perdez ou oubliez votre mot de passe, faites le savoir au Département Licences,
un nouveau mot de passe vous sera communiqué par courrier.
Aucun mot de passe ne sera communiqué par téléphone.
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D) CODES ASSOCIES
Possibilité de
déléguer votre
mot de passe
Le Président du club a la possibilité de déléguer à d’autres personnes de son choix l’accès
au service, notamment pour la saisie des licences. Chacune de ces personnes aura la
possibilité de créer son propre mot de passe.
Cette délégation peut être faite pour une durée déterminée, et peut être annulée à tout
moment par le Président. Le programme conserve en mémoire les coordonnées des
auteurs de chacune des opérations faites ainsi que la date et l’heure de l’opération.
La fonction permettant de créer ces codes est prévue sur le système. Il vous suffit de suivre
les instructions à l’écran.
E) IMPRIMANTE
Vous pouvez bien évidemment imprimer les pages écrans (listing de vos adhérents,
comptabilité, fiche licence, ….) comme n’importe quel document de votre ordinateur, sans
devoir paramétrer votre imprimante de façon particulière.
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IV – LA COMPTABILITE
A) PRINCIPE GENERAL
La comptabilité dans le programme de gestion des licences a été étudiée pour :
Un suivi comptable
assuré à tout
moment
-
enregistrer les transactions financières entre les clubs et la Fédération
alléger les procédures à tous les niveaux
pouvoir produire des documents comptables.
A tout moment, le club a la possibilité d’interroger et d’imprimer la liste des
mouvements comptables le concernant, et de connaître la position de son compte vis à
vis de la Fédération.
Choisir son mode de
règlement
Dans un premier temps, le club doit opter pour un mode de règlement précis que vous
signalez sur votre dossier d’affiliation.
Le choix du mode de règlement est obligatoire en préambule de toute affiliation ou de
toute prise de licence.
B) COMMENT PROCEDER AU REGLEMENT ?
Deux possibilités s'offrent au club :
* Soit le prélèvement automatique.
* Soit le prépaiement.
B.1) Le prélèvement automatique
C’est la solution la plus simple car elle évite la gestion des chèques. De plus et en fonction
de la date de saisie des licences, les clubs peuvent bénéficier d’un délai de paiement leur
constituant une réserve de fonds, le prélèvement s’effectuant le 1er jour ouvrable de chaque
mois.
Simplicité et
fiabilité du
prélèvement
automatique
Pour bénéficier du prélèvement automatique, il suffit de remplir une autorisation de
prélèvement délivrée par la FFRS, et de joindre un relevé d’identité bancaire ou
postal .
A chaque licence enregistrée, la somme à débiter apparaît à l’écran, et le club connaît
donc à tout moment la situation financière de son compte.
Le montant total qui sera prélevé est fixé au 30 de chaque mois et le prélèvement sur
le compte du club s’effectue généralement entre le 10 et le 15 du mois suivant.
B.2) Le prépaiement
Prépaiement :
risque de
blocage
A défaut du prélèvement, vous pouvez choisir le prépaiement : le club adresse à la
Fédération un chèque dont il détermine lui-même le montant, avant de saisir ses licences.
Ce montant est considéré comme un crédit permettant au club la saisie des licences jusqu’à
concurrence de la somme versée. Pour utiliser le prépaiement, il est nécessaire d’alimenter
régulièrement le compte du club dont le solde est affiché en permanence sur l’écran.
Cette solution est lourde et risquée, car elle peut entraîner des blocages dès la prise de la
licence si le compte n’est pas réapprovisionné.
C) EDITION DE DOCUMENTS COMPTABLES
Chaque club a la possibilité d’éditer :
Î sa position comptable. Cette édition reprendra tous les mouvements enregistrés
sur le compte depuis la date ou la saison souhaitée.
Î la liste des licences prises dans la journée ou sur une période déterminée.
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V – LES QUESTIONS QUE VOUS VOUS POSEZ
La Fédération reste-t-elle maître des règles d’adhésion ?
OUI !
Oui ! L’Assemblée Générale et le Conseil d’Administration fixeront toujours les
règlements.
Le Centre Serveur qui conçoit et fait fonctionner le programme informatique, et qui
héberge notre fichier, ne fait qu’appliquer informatiquement les règlements en vigueur.
Un contrat très précis lie la Fédération avec cette société.
Est-on obligé d’avoir internet au club ?
OUI !
La Fédération ne saisit pas les licences.
Tout club doit donc saisir les licences de ses adhérents, via internet.
Tout bordereau de demande de licence sera renvoyé.
J’ai perdu mon mot de passe, que dois-je faire ?
Le signaler par
écrit à la FFRS
Adressez-vous à la Fédération par lettre ou fax qui vous réexpédiera vos codes d’accès.
Aucun code d’accès ne sera transmis par téléphone.
L’ancien président, qui a démissionné, refuse de me donner le mot de
passe !
Le signaler par
écrit à la FFRS
Vous devez envoyer un courrier à la Fédération en joignant le compte rendu de
l’Assemblée Générale qui a élu le nouveau Président. Un nouveau mot de passe sera
envoyé par courrier au nouveau président du club et l’ancien mot de passe sera alors
inutilisable.
Si vous vous posez d’autres questions sur le fonctionnement de ce système,
n’hésitez pas à contacter le Département licences
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